档案是一种具有独特价值的信息资源，它所承载的国家、民族、社群、个体的过往历程正是集体记忆所要留存、追溯的对象。[1]干部人事档案又有其特殊性和重要性，在职称晋升、干部选拔任用等方面发挥着重要作用，可以作为全面考察和认识了解一名干部的重要参考之一。一份材料完备齐全、信息真实有效、记载翔实准确的人事档案，能够全面反映干部的德、能、勤、绩、廉等情况，是干部任免工作公平、顺利进行的强有力的保障[2]，是组织管理干部的基础和依据。
一、我国干部人事档案的发展历程
干部人事档案的管理工作可以追溯到抗日战争时期，得益于当时革命根据地的不断发展。1940年，中央组织部通知各地区将应归属于党中央的干部档案移送给中央组织部集中保管。至此，在全国范围形成了干部人事档案管理制度。[3]但是因为在特殊历史时期，条件环境等因素不允许，干部的很多材料没能得到完整保留。
（一）干部人事档案建设阶段
中华人民共和国成立后，我国的干部人事档案工作经历了一段艰难的历程。1956年8月，中央组织部召开第一次全国干部档案工作座谈会，讨论制定了我国干部人事档案工作的第一部法规《干部档案管理工作的暂行规定》，标志着干部档案工作走上了正规化道路。[4]随后的10年，我国干部人事档案工作经历了稳步的发展后，又经历了“”阶段，在当时的特殊时期，干部人事档案工作受到了很大的冲击。
（二）干部人事档案恢复发展阶段
改革开放以来，国家建设逐渐步入正轨，干部人事档案工作也得到了恢复发展。1980年12月，在中央组织部召开的第二次全国干部档案工作讨论会上制定了《干部档案工作条例》《关于加强干部档案工作的意见》和《干部档案整理办法》等文件。[5]这一时期，干部人事档案工作得到了稳步的发展。
（三）干部人事档案规范化建设阶段
1990年12月，中央组织部召开第三次全国干部档案工作会议，修订了部分干部档案管理规章制度，建立了干部档案分级管理权限，档案工作得以规范化建设，国家公务员队伍和流动人员的档案管理也得以开展，档案管理水平得到提高。
（四）干部人事档案审核阶段
2005年11月，随着中央组织部第四次全国干部档案工作会议的召开，干部人事档案管理工作的重点从以整理档案材料为主，转变为更好地服务干部人事管理工作。2003年开始，中央组织部在部分省市推行试点，开展干部人事档案审核工作，2006年推广到全国范围。（五）干部人事档案专项审核阶段在全国组织工作会议上强调，“党要管党，首先是管好干部；从严治党，关键是从严治吏”[6]。从严管理干部，最基础的就是对干部人事档案严格管理。为全面落实党的十八大从严治党、从严监督管理干部的要求，2014年10月，中央组织部开始部署干部人事档案专项审核任务，要求在全国范围内开展干部人事档案清理核查工作。2019年又部署开展审核前期未在审核范围内的干部人事档案工作。2019年修订后的《党政领导干部选拔任用工作条例》要求，对拟提拔的干部人选进行考察，查阅干部人事档案是第一步，考察后形成的材料需要放入干部人事档案并及时整理归档，对干部人事档案管理工作给予了高度重视。
二、某机关及其下属事业单位干部人事档案专项审核凸显的问题
2014年的干部人事档案专项审核工作，主要人群范围是公务员和参照公务员管理的人员，国有企业、机关、事业单位领导班子及中层以上的干部群体，以审核干部的“三龄两历一身份”信息为重点，即对干部的出生日期、学历、工作时间、入党时间以及工作经历，还有家庭主要成员及社会关系等实施严格审核。本文以某机关及其下属事业单位2014年的干部人事档案专项审核工作为例，对专项审核中发现的干部人事档案工作面临的问题进行分析。
（一）干部人事档案信息记载前后不一致
1.“三龄”信息不一致
“三龄”即“年龄、工龄、党龄”，在某机关及其下属事业单位干部人事档案材料中，“三龄”不一致的情况较为普遍。以某单位为例，此次共审核1960人，发现736名干部存在人事档案记载“三龄”填写信息与组织掌握信息不一致的情况。其中年龄即出生时间不一致的有329人，占总审核人数的16.79%；干部参加工作时间不一致的有279人，占总审核人数的14.23%；入党时间不一致的有107人，占总审核人数的5.5%。年龄不一致。按照档案管理要求，年龄的认定应该以干部人事档案中最早记载的出生日期材料来认定。年龄不一致的现象主要表现在：出生日期填写不规范，没有统一公历或农历的填写方式，导致年龄相差一到两个月。此外有些干部为了某些利益涂改年龄，如入团、入伍材料上填写的年龄比后面干部任免表填写的年龄大，分析原因推断，这些干部在入团、入伍时没有达到年龄，为了自身利益而涂改年龄。参加工作时间不一致。参加工作时间的认定，影响到工龄的认定，关系着机关、事业单位职工的工资薪级、养老保险等各种待遇。审核中发现，工龄不一致，存在以下几种原因：一是某些干部在刚参加工作时在某单位做临时工，填写时误将参加临时工工作时间认为是正式参加工作时间；二是某些档案管理人员不认真负责，在干部的工资调整表、任免表上将参加工作时间填写错误；三是组织原因，没有及时对干部的参加工作时间进行认定。入党时间不一致。入党时间不一致现象也时有发生，缺少入党时间认定的材料，《入党申请书》没有及时归档，还有某些干部或组织在认定入党时间时不是以吸收为预备党员时间为准，而是将转正时间作为入党时间，组织上没有认真核实。
2.其他信息不一致
姓名不一致。这一现象出现较多的是在有曾用名的干部人事档案中。干部履历表中曾用名未填写，造成前后记载不一致。还有姓氏用简化字代替，用同音字代替。比如，“傅”写成“付”，虽然同音，但属于两个不同的汉字。家庭情况不一致。这一现象在机关事业单位比其他单位发生的频率要高。主要原因是机关、事业单位干部大多仅仅在入职或调动任免时填写干部履历表，当配偶、子女状态发生变化时，没有及时更改，与现实情况不一致。
（二）材料缺失
“两历”即工作经历、学习经历，“身份”即是否为干部身份。在审核过程中发现以下几方面存在较为严重的认定材料不齐全现象。一是学历学位材料缺失。缺少学历学位证书复印件、学生入学登记表等重要材料。主要有缺少某一阶段学历学位材料，如读硕、读博完成学习后材料没有及时归档；有些是在职学习只取得了学位没有学历，和履历表填写不一致；此外还有海外留学回国没有经过学位学历认证，缺少相关认证材料。二是身份材料缺失。因为特殊历史时期，有些干部身份材料缺失，如无转干材料而无法对干部身份进行认定。有的材料缺少组织认定程序，材料缺公章日期等。此外，在机关、事业单位中，随着工龄的增加，干部薪级工资每年也会相应地调整，形成的工资调整表需及时归入个人档案作为后序工资调整的依据。而审核中发现，某些干部工资调整表缺失不连续。还有一些干部其他材料缺失，如入团材料、奖惩材料、干部任免表等。
（三）其他问题
有些干部人事档案信息有明显的涂改痕迹，在入团、入党、入伍、学籍、任免等重要认定材料中涂改现象偶有发生。此外，有个别干部人事档案整本缺失，追踪到该干部之前任职的单位，发现该干部人事档案仍存放于之前的单位。这也是因为档案管理不规范，没有健全的档案转递制度，在人员调动后，没有及时将档案转出。
三、当前机关、事业单位干部人事档案管理工作中存在的主要问题
目前机关、事业单位干部人事档案管理中存在着以下几个方面的问题。
（一）对干部人事档案管理工作重视程度不够
在干部人事档案专项审核工作开展之前，对其重视程度不够。有些单位平时疏于管理，接到审核任务后，只能突击整理档案，这导致了档案材料缺失、归档不及时的现象产生。此外，机关、事业单位编制普遍紧张，没有配备专门的档案管理人员；经费及空间有限，没有专门的档案保管室，基础硬件设施较差，即使有往往条件也比较简陋，空间狭小，不通风，导致档案材料在存储过程中发霉、溃烂，造成档案材料的缺失，影响档案的保管和使用。特别是当前机关、事业单位，离退休人员多，此部分人员档案材料陈旧，如果保管不善，很容易发霉，产生污渍，造成档案缺失。
（二）干部人事档案管理工作机制不健全
通过此次干部人事档案审核，发现很多机关、事业单位档案管理工作机制尚不健全，如人事档案管理规定欠缺，或是相关规定年久未修订，不能适应目前的管理工作。现有制度中没有明确哪些材料需要归入档案、具体由哪个部门负责、归档时效如何、档案转递流程和手续等细节问题。除人事档案管理规定外，相关的配套制度也有所欠缺，如档案借阅查阅制度、保密制度等。有些单位，因为没有完善的规章制度，干部的个人档案随便查阅，有的领导干部的档案甚至还保管在本人手上，这就为涂改个人信息提供了机会，造成档案材料前后不一致。
（三）干部人事档案管理人员的业务能力不高，责任心不强
审核过程中发现，机关、事业单位档案管理人员很多是身兼数职，不是档案管理专业出身，有些甚至没有参加过档案管理专业培训，缺乏相关的知识背景，不了解现代化的档案管理知识。某些档案管理人员责任心不强，没有及时将档案材料整理归档，日积月累，很容易造成档案材料积压缺失。此外因为业务水平不高，对档案材料的鉴别能力有限，干部提交的档案材料没有经过鉴别审核就放入个人档案，造成档案前后不一致现象时有发生，影响了人事档案管理工作的进行。
（四）干部人事档案管理方式方法不科学，信息化程度不高
目前机关、事业单位档案管理工作大多还处于原始的管理阶段，仅有单一的纸质档案材料，没有实现数字化、信息化管理。一个单位，特别是规模上千人的单位，传统的档案管理方式，管理效率低下，档案信息停留在纸质档案材料中，没有与干部人事信息系统关联，干部个人信息发生改变时，不能及时变更，这也导致干部人事档案材料容易与现实情况不一致。
四、改进机关、事业单位干部人事档案管理的建议
针对机关、事业单位档案管理目前存在的问题，就新形势下如何开展机关、事业单位档案管理工作，提出几点建议。
（一）提高重视程度，合理配置干部，广泛宣传
在干部提拔和考察任免中，人事档案发挥着举足轻重的参考作用。因此要正确认识档案管理工作，提高重视程度。不仅是工作人员要加强认识，单位领导更是要高度重视，提高站位，把干部人事档案管理工作和单位人才队伍建设联系起来，加强档案管理队伍建设。按照规定，每管理1000人的档案配备1名专职档案管理人员。[7]有业务指导任务的单位，需配备相应的业务指导人员。拨出经费建立专门独立的档案室，改善档案室存档条件。按要求，每千卷档案需20~25平方米的库房面积，库房内设置空调，祛湿、灭火等设施。[8]将配备配齐档案管理人员等能否执行到位作为领导干部年度考核的重要指标之一。加强档案知识宣传力度，在单位内部营造良好的工作氛围，可以制作档案手册分发给每位职工，让职工熟悉哪些材料需要归入个人档案，有利于促使职工及时地将个人材料转递给管理部门归档，便于高效地开展工作。
（二）加强档案管理制度建设，推进规范化进程
完善的制度是保证一项工作有序开展的前提。完善的档案管理规章制度，有利于档案材料的完整收集，保证档案材料的严肃性、公信力，从而确保科学、规范、高效地利用档案。机关、事业单位要制定相应的“档案管理规章制度”“档案查阅借阅制度”“保密制度”等一系列规章制度。如在规章制度中要明确档案管理人员原则上要为党员干部；明确查阅档案需要有2人同时在场；档案归还时，要做好查档记录，完整准确地记录查档人，同时对归还的档案要仔细检查，确保归还时完整。明确干部档案的转递制度，档案转递需要有专人负责，并走机要文件，不得由个人擅自转送。从源头上保证材料的真实性、准确性、规范性和完整性。
（三）加强人才培养力度，提升档案管理人员的理论知识水平与业务能力
第一，要加强专业人才引进力度。在档案管理队伍建设中，要加强引进有档案专业知识背景、有相关专业技能的人才。第二，要加大专业培训力度。定期对现有档案管理人员进行业务培训，使他们不断提高自身的理论知识水平和专业技能。第三，创造机会，促进交流。相关单位间、行业内也可不定期举办各种座谈会，交流本单位在档案管理中存在的问题与工作经验，促进相互学习。第四，档案管理人员自身也要提高责任心，自觉提升专业素质和能力，多阅读档案管理方面的书籍，自觉参加继续教育培训，取得相应的职业资格。
（四）创新管理模式，大力推进档案数字化建设和信息资源利用
传统的档案管理模式，仅有纸质档案材料，需要档案管理人员对档案材料进行收集、整理并审核鉴别。当需要利用档案时，也只能翻阅纸质档案材料。过程烦琐，对人力、物力都是较大损耗。随着互联网信息化时代的到来，应不断地创新档案管理模式，推进干部人事档案管理工作的现代化水平。建立以信息化为核心的现代化档案管理体系，实现档案的在线查询、借阅以及整理、增补环节的数字化处理，全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化。[9]一是干部档案管理系统要逐步实现档案电子化管理。借助现代化电子设备，将需要归档的材料扫描为电子材料，形成电子档案，实现人事档案纸质与电子档案并存管理。[10]应在对影像与文字类档案进行分类收集、梳理的基础上，完成索引与目录的信息化，使之便于检索利用。二是建立干部人事档案数据库系统。档案数据库系统可以与人事档案相关联，把干部档案基本信息全部录入信息系统，如干部基本情况、学历学位情况，工作经历、职称职级、考核情况、奖惩情况、社会关系等信息，并且可以根据机关、事业单位的实际情况，增加数据信息库中的相关字段信息。在这个过程中一定要注意档案信息的准确性和实用性。系统可以由干部本人登录数据库系统录入基本信息，再由干部档案管理人员核对本人的人事档案信息，确保数据库信息准确无误。在今后的干部选任、提拔、晋升、考核等有变化时，档案管理人员要及时更新数据库系统里的信息，保证数据库中信息的准确和有效，实现干部人事档案动态管理。
[参考文献]
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[9]顾彩霞.高校人事档案信息化管理之我见[J].黑龙江档案,2010(6):38.
作者:张蓓 单位:中国医学科学院北京协和医学院助理研究员
