一、为什么要实现档案管理的信息化建设
实现档案管理工作效能的提升，信息化建设是有效手段之一。目前我国档案管理中存在许多弊端，诸如管理效能低，耗用时间长等，而信息化建设正是解决这些问题的最好办法。信息化建设的目的是转变档案管理重点，不仅仅限于保管和单一利用，还包括信息资料的采集、管理和多元化服务等多种，这样档案管理部门就从一个较为封闭的职能部门，具备了更多的开放性特点，这对于档案资料的丰富和信息的科学高效配置有积极作用。对于任何一个单位的领导者来说，其要制定管理决策，或是进行常规管理，都需要以被管理人员的档案信息资料为依据，如果档案资料真实、完整、提供及时，则就能够为领导决策的制定提供更多参考，有助于提升领导个人工作能力，档案管理的目的借助于信息化建设得以更好的实现。档案的作用通过信息化建设可以更充分的体现出来，也可以说信息化建设是档案资料实现更多价值的有效途径。通过档案管理信息化建设，那些需要使用档案资料的人可以更方便的达成目的，只要在互联网上认证个人信息，就可以调取相关资料，而不是必须到档案管理所在地去查阅。对于档案管理人员来说，信息化建设大大节约了他们的工作时间，人工操作减少，取而代之的是计算机操作，以计算机和互联网为载体，档案信息资源的利用价值大大提升，而且有更多的人可以直接体会到档案信息服务的便捷性，因而人们对于档案的关注度会更高，档案管理工作得到的重视会更多。
二、档案管理信息化建设的策略分析
（一）不断提升档案系统整体水准
档案管理信息化的首要要求是实现信息资料的集成化，信息化建设要求应当贯穿于档案管理的整个系统，而且应当重点体现在系统的关键节点上，系统各环节要衔接得当、运转流畅。如果系统中几个节点尤其是重点节点出现问题，则档案管理的整个系统都会受到影响。当然这并不是说所有节点的管理水准都要达到统一标准，有的管理节点可能较易操作，因而容易收到成效，而有的管理节点实际操作难度较高，则见效会较慢。有的单位管理基础较好，信息化建设速度较快，就可以先在这些单位进行试点，结合试点情况在更大范围内进行推广，当然也有可能有一些节点无法融入到整体系统中，则需要继续做出改进。
（二）确保档案信息管理人员业务能力符合档案信息化建设要求
实现档案建设的信息化，前提要求之一是要配备足够的、符合要求的信息管理人才，而目前大部分档案管理单位中，负责档案管理工作的一般是档案管理专业的人才，而实现信息化建设，现有人员的资质不符合要求，他们日常工作中一般是采用传统档案管理方式，对信息技术了解不多，能够既具备档案管理知识、又有信息技术基础的人才非常少，与档案管理的信息化建设要求存在就较大缺口。可以从以下几方面解决这一问题，第一是学校应当对档案管理专业作出改革，要结合档案信息化具体目标来调整教育内容、形式和方法，以培养更多的综合性管理人才；第二是对于现有的档案管理人员，应当开展各种职业培训，按照档案管理信息化要求逐步优化他们的职业素质；第三是应当引进更多的综合性人才，改变现有档案管理人员结构单一的现状，通过人力资源的不断丰富来为档案管理的信息化建设提供保障。
（三）为档案管理信息化建设提供技术支撑和充足资金
除了综合性档案管理人才外，要实现档案管理的信息化建设，还需要在技术方面加大投入，这是确保档案资料信息完整和高效使用的必要前提。第一，应当为档案管理信息化建设提供技术支撑。应当在地方财政资金预算中专项列支档案信息化所需资金，同时聘请专职机构来负责档案信息化建设工作；第二，除了软件配备到位外，硬件设施也不可或缺，包括对档案资料进行信息化处理的计算机和系统软件等，要对当前所采用的档案信息管理系统进行升级改造和更新；第三，高度重视档案信息安全基础建设，信息化建设意味着档案信息载体不再是纸质资料，而是成为电脑中的数据，因此在应用信息管理系统时，必须安装所要求的杀毒软件，应用防火墙和监控技术，并定期维护升级，避免系统出现漏洞。
（四）实现档案数据库资料的应有价值
应当根据国家对档案信息化管理的要求来探索研发科学的档案管理系统，同时各地区和各行业部门的管理系统应当能够实现信息共享和传递，对于选择自行开发或是购买管理软件的单位，要求如下：第一，管理系统软件应当具备统一标准，目前管理软件一般是开放式的，这样在管理时既有一定独立性也可随时进行调整。所购进、配备的设备应当以国际标准为准，这样管理系统可以在任何环境下应用，选取的通信网络要有一定互联性，这有利于网络信息的更快流通；第二，在承担范围之内，所选取的管理系统软件应当是最先进的，当然并不是说最先进的系统就是最完美的，还要考虑到系统技术水准是否与档案管理工作实际相吻合，先进系统的标准是操作简单，效率高，功能丰富，同时可以随时进行维护。还需要注意一点，就是所引进的系统要具备一定使用周期，不能频繁更新换代，要兼顾系统的技术价值和经济价值，用尽可能小的成本获取最大收益，既不能使档案管理单位承担过多经济负担，也要尽量贴合信息化建设要求。
三、结语
当前我国经济和科技信息技术不断发展，对于档案管理提出更高要求，而信息技术的不断更新也是档案管理实现发展的有利时机。档案管理人员应当认真思考和领会信息化建设的总体要求，并在个人实际工作不断努力落实，档案管理机构应当在软件和硬件两方面为信息化建设做好准备，同时引进更多专业人才，积极提高现有人员能力水准，才能使档案管理工作效能真正实现突破。
作者：刘艳琴 单位：吕梁市科学技术情报研究所
