一、学校档案的内容分类
1、教学综合类。
上级教育主管部门和学校下达的指导性、指令性文件材料。包括教育改革、招生计划、毕业分配等方面的计划、指示、规定和办法等。
2、教学管理类。
各种教学管理制度、教学计划、教学大纲以及教学质量检查、教学竞赛活动、教学观摩、课堂教学和考试质结等原始资料。
3、教学研究类。
教学改革方案、教研室教研活动计划、教学方法研究和总结;合格课程、重点课程、课堂教学质量测评、优秀课程建设等材料。
4、师资类。
教师队伍建设规划、师资需求、培训、业务考核、教师发展培养规划、职务评聘材料及教师个人业务档案等。
二、年级教学档案具有鲜明的教学一线的特点
1、档案的内部性和原始性。
学校教学档案大多是系年级教学管理和教学实践活动中自然形成的历史记录,并为其直接管理和使用,一般不经过文书专业处理部门的收发登记,其中不带文号的资料居多。
2、内容的专业性和多学科性。
由于学校年级的设置、学科划分比较细致,各年级在课程设置、教学内容、学时分配、教学方法等方面有所不同,因而这些教学档案材料表现出很强的专业性和多学科性。
3、运行的周期性和成套性。
教学档案,不是以自然年度为周期,而是以学期或学年,甚至更长的时间为周期。如学期或学年度工作计划、总结、招生计划、某一课程的授课计划、学生统计报表等。
4、资料形式呈现多样性。
教学档案的内容丰富,载体形式多样化,除了纸质的文件材料、教学计划、大纲、学生成绩,还有照片、录音、录像、课件等记录材料。
三、学校档案的具体内容与管理方法
1、传统纸质档案管理
学校办公室在每年度结束后，将一年的学校办公文件印刷本、原稿、审阅意见书等，按照档案的归档要求，集中整理立卷移交给综合档案室，归档文件材料必须完备、整齐、系统，符合规范要求。归档时认真、仔细填写每卷的目录表，以及双方签字的移交清单。将已经处理完毕的各种文件材料，将其中具有查考利用价值的文件收集齐全按照文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系进行分类、组卷后移交学校相关的档案部门。通过严格的价值鉴定，区分出这些档案的价值，最总根据其价值确定重要程度和保管期限。然后根据相关的的分类方法并根据其重要程度、保存期限分别进行立卷。同时将每一卷档案填好备考表，将卷内的缺点和缺少的内容一一注明。在保管上纸质档案要注意其对环境的要求。首先是其库房温湿度：温度14度至20度；相对湿度应在百分之五十至百分之六十之间。其次库房内要有有效的防护措施，例如防火、防水、防潮、防霉等“八防”。
2、电子档案管理
具有长期保存价值的电子文件需要归档保存。电子文件的归档，是通过计算机整理好的电子文件和它所生存的环境条件一并转存在电子存储载体（如磁盘、光盘）上加以保管。电子文件归档后形成电子档案。电子档案是一个全新的事物，具有与传统载体档案不同的许多特性。由于电子档案存储载体信息容量很大，档案的软盘、光盘的排架长度与占用空间小，海量存储、传输快，便于检索，无限距离传输等特点，所以它对保管场地的面积要求不高。但电子档案的保管方式比传统载体档案的保管方式要复杂很多，它所具有的缺点也是不能忽视的：
（1）电子档案载体寿命仍需实践进一步验证；
（2）电子档案对环境的依赖程度较高；
（3）电子档案安全保护措施比较复杂；
（4）电子档案的原始性、真实性难以保证。
因此，我国《电子文档归档与电子档案管理规范》明确指出：“具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件，如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档”，这说明现阶段文件的归档仍应以纸质文件为主，两种载体的长期并存和实行“双套制”管理是必然的。
①电子文件收集
《归档文件整理原则》、《电子公文归档管理暂行办法》等规定，为新的档案载体形式的管理提供了工作目标和依据。电子文件形成后，要保证收集积累过程中的电子文件齐全、准确、完整、有效。注意修改过程中及时更换最新版本。
（1）电子文件收集范围。
电子文件的收集范围为应该作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。
（2）电子文件格式。
单位形成的同一类型的电子文件格式应统一要求。文本文件采用XML、WORD、PDF、RTF、TXT格式，图象文件采用TIFF、JPEG格式，视频或多媒体文件采用MPEG、AVI格式，声音文件采用MP3、WAV格式等等。
②电子文档的规理整合
齐全性、准确性、完整性、一致性；收集范围、保管期限、密级，每项都是做好归档工作的前提。归档电子文件按时间、类别区分，以件为单位分项目进行整理脱机存储在光盘、硬盘、U盘等载体上。
四、针对目前中学档案管理存在的问题与对策
1、针对认识不够,加强领导重视,提高认识
在中学校教学中，存在学院教学部门领导对教学档案管理工作重视不够，经费投入不足，就连做教学档案的人员也有相当一部分认识不清楚，同时各教职工对档案工作在教学科研中的重要性认识不到位，由此，出现不能及时的将原始第一手材料移交到教学档案管理人员手里等现象。针对以上现象我们首先应成立教学档案管理工作领导小组，分管教学的年级长任组长，由教务处处长任副组长，配置具有专业知识、专职档案管理人员，负责对教学档案建设与管理进行全面的业务工作，最后应重视对教学档案工作的宣传，增加人员的档案意识。
2、针对教学档案实体分类构建的不完善，加强分类构建
大部分中学校都没有专门的组织机构，因此对教学档案实体分类不完善，不全面，针对这种情况，我们应按学年度，由年级、班级、教学研究室三级分别进行收集、整理和归档，按电子文件和纸制文件的不同载体分别归档、保管。
3、针对教学档案管理队伍素质偏低，加强专职管理人员素质
由于对教学档案管理工作的重视不够，使得学校未配置专职教学档案管理，未形成素质优良、结构合理、科学有效的教学档案管理队伍。档案管理人员的学历结构、年龄结构、职称结构不尽合理。针对这一现象，我们应重视人才培养，提高人员素质，加强教学档案管理人员的业务培训。应创造条件，有计划、有目的地加强对教学档案管理人员的业务培训，促使他们学习档案专业知识，掌握档案工作的原则、方法，提高教学档案工作水平；学习教学规则，了解教学活动，熟悉教学档案的具体内容，教学文件材料形成的规律及特点，确保教学档案的完整、准确、系统，学习计算机知识、掌握信息化管理，实现教学档案管理工作的标准化、现代化。
