谈医院项目电子档案管理和数字化办公

2022-09-21 16:46:02 来源:写作指导

【摘要】本文结合综合性三甲医院信息化改革中的工作实践,从多角度对电子档案的优势和面临的挑战进行探讨,重点就数字化管理在基建项目档案中的实践创新提出若干思考,并提出了相对应的管理建议,仅供参考。

【关键词】医院;项目档案;电子化;数字化办公

大数据、云计算、人工智能、5G等新兴技术快速发展,数字技术正以前所未有的速度融入人类的生产、生活之中,给人类生活带来广泛而深刻的影响。我国数字技术发展日益蓬勃,为各行各业注入更多活力,加快助力行业发展。与此同时,为更好应对疫情等公共卫生突发事件,各级政府多渠道进一步加强了对公立医院基础设施建设的支持力度。尤其对于综合性三甲医院而言,新建及改、扩建项目不断上马,随之产生大量项目资料。基建档案是一个项目从立项批复、前期报批报建、招投标、开工建设,最后到竣工验收所有环节的真实记录,其为医院领导决策和日后基础设施维护提供了重要依据。如何利用电子化、信息化等新兴数字技术让档案资源“活起来”,既是医院提质增效的内在需求,也是时展带给医务工作者的“必修课”。

一、项目电子档案的概念

(一)国家法律法规对项目电子档案的界定。新修订的《中华人民共和国档案法》已于2021年1月1日正式生效实施,其明确电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以电子形式作为凭证使用。首次设立档案信息化建设专章,要求机关、团体、企事业单位和其他组织积极推进电子档案管理信息系统建设,与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)中明确,电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和储存的数字格式的各种信息记录。《建设项目档案管理规范》(DA/T28—2018)对项目电子档案予以进一步明确,是指项目建设过程中产生的具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。项目电子文件在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。电子文件一经正式归档即为电子档案。

(二)医院项目电子档案。医院项目档案是指医院实施的各类项目形成的档案,有着复杂的内涵。首先,医院项目内容涵盖广,比如:基本建设项目、设备采购和安装项目、技术改造项目、使用财政资金建设的社会发展项目、经济发展项目等;其次,类别较多,比如:新建、改建、扩建以及装饰装修;最后,项目的规模大小、建设周期、实施方法各不相同。医院项目档案就是在项目推进全过程中形成的医疗、科研、检测、图片、音频、视频等电子文件。医院若能将庞大的电子文件与数字化办公相结合,深挖资料背后所蕴藏的价值,将大大节省人力、物力成本,提升医院管理效率。

二、档案电子化和数字化办公优势

(一)储存空间要求低。在储存技术日益发达的今天,硬盘、光盘、磁带等大容量储存设备已经普及。以市面上常见的5T移动硬盘为例,其重量不足0.5kg,厚度仅2cm,却可以储存上百万张高清图片和工程图纸。按照一个档案盒内约有100页资料估算,一个移动硬盘可储存上万卷项目档案,为医院节省出更多空间用于医疗业务,同时也降低了传统档案资料的日常维护成本。 

(二)信息处理效率高。首先,电子化办公能提升工作效率。传统档案管理信息查找时,由人员从庞大的资料内寻找出所需要的资料,通常要花费很多时间。而采用大数据存储之后,只需要将相关词汇录入计算机内,即可在短时间内搜索出相关资料;其次,数据迁移速度极快,移动硬盘等储存设备的传输速度是按秒计算,范围在每秒20~90MB/s之间,这为海量档案内容的共享和使用创造了良好条件,避免了纸质档案只能一对一,难搬运、易损坏的缺点。

(三)内容利用不受限。“云储存”让档案的管理和利用摆脱了时间、空间的制约,电脑端、平板端、手机端等多端口切入让使用者无论何时何地都可以建立和使用电子资料。借助“云计算”,能避免人工统计带来的误差和低效,由系统自动生成数字化统计报告,多口径、多角度进行分析,实时分享给使用者。医院管理人员有了多维基础数据的参考,能更好地发现工作的薄弱点,制定应对策略,提高管理效率。

三、档案电子化和数字化办公面临的挑战

(一)从管理角度出发。首先,医院往往对项目档案管理重视不够,重物轻人、重事轻人的观念仍然存在。目前医院存在以下问题:文书档案多,科技档案、专门档案少;纸质档案多,音像档案、电子档案少;管理有待进一步规范。其次,纸质档案进行电子化是借助扫描仪等设备将其制作为电子文档,再由专人上传信息系统之中。但以工程图纸为例,其扫描往往需要大型专业设备,在本单位难以独自操作完成。医院项目档案管理人员往往身兼数职,旧档案基数庞大,新档案与日俱增,难免出现心有余而力不足的情况。

(二)从资料收集的角度出发。信息化办公系统的搭建和数据更新维护需多方参与。医院内部,基建部门常为项目建设主要实施和管理部门,但项目建设还涉及信息、设备、后勤、宣传等多部门参与,可能存在收集盲区,资料收集难免出现大而不全的情况。医院外部,需要勘察、设计、监理、施工等单位的配合,而对新系统使用方式方法的学习以及项目日常情况的更新均会增加相应工作人员的额外工作量,在具体推进时难免遭遇抵触情绪,从而影响信息系统的使用效果。

(三)从储存介质角度出发。电子档案与传统载体档案一样,其保存期限并非永久。理论上固态硬盘、移动硬盘、光盘等存储介质均具有较强稳定性,只要环境条件适合,均能长期保存海量数据。但实际情况中,要保证储存环境长期恒定并非易事,酸碱度、温湿度、强磁场的变化,都能引起盘面的涂料变化,扇区损坏。同时移动硬盘抗摔打、抗震性能较差,都有可能造成储存数据丢失的可能。

(四)从风险管控的角度出发。电子档案也存在安全风险管理的问题,表现为在开放的互联网环境中,数据资源容易受到网络病毒和黑客的攻击。尽管当下一些企业开始使用杀毒软件,对网络安全起到一定的保护作用,但是这种维护系统需要及时更新和升级,需要花费大量的资金。另外,部分企业管理者不重视技术安全更新和换代,导致企业电子档案资源面临较大的风险隐患。

四、面对挑战的应对策略

(一)完善制度明确责任。一是进一步完善电子档案和信息化系统管理制度。明确收集范围,解决哪些应收、谁来收、如何收的问题,并把相关工作纳入年度考核内容;二是明确责任。明确对接单位主要负责部门,主要对接人,将责任落实到人头,落到实处;三是注意多部门联动,增强工作的主动性。主动对接医院相关部门,同一项目多角度分析收集,尤其是各类协调会议、图纸会审、设计变更等需多方参与的情况,确保档案的全面性、完整性。

(二)加强人才队伍建设。加强对医院电子档案和系统管理人才的培养。随着信息技术的发展,医院档案管理部门对从业人员的要求也越来越高。一方面,需要从业人员自身具有较强的信息识别意识;另一方面,需要从业人员拥有较强的电子信息技术运用能力,医院应加强对综合型电子档案管理人才的培养。医院应为档案管理人员参与更多培训课程提供条件,拓展其视野,提高其综合业务能力。

(三)加强安全风险管控。保障项目相关信息和数据的安全性。通过系统数据传输加密、认证、密钥等安全措施实现信息和数据的安全传输和存储。尤其是信息化系统,针对不同层次的用户,设定不同级别的用户权限,保证系统安全性及数据的真实性和可靠性。可借助专业力量对系统和服务器进行定期维护、升级,查杀病毒木马,保障安全性。对于储存的档案应多处备份、异地备份,应定期对磁性载体进行抽样检测,对照目录查看文件是否残缺、损坏,必要时扩大抽检范围。

(四)在实践中检验档案管理质量。注重提升电子档案的利用率,建立信息系统,为档案内容的查询和使用提供便利。常用常新,用实践来指导和检验档案管理工作是否满足现实需求,也通过项目档案作用的发挥来增强单位项目档案意识。基于此,项目信息化系统平台的建立已成为许多综合性三甲医院志在必行的选择。

五、信息系统电子化办公实践探索

(一)开展的意义。综合性三甲医院项目管理主要面临多项目、多参建方的建设现状,建设规模大、周期长、资金量大、成本控制严格、审批手续繁琐。医院要实现对项目全过程的有效控制和管理,面临职责多、任务重、难度大的挑战。在此背景下,德阳市人民医院开始计划搭建一个实用、信息共享的管理信息系统,其能够提高基建管理工作质量和效率,强化建设过程规范性,加强廉政建设,强调基建工作的全盘性、计划性,实现工作的流程化、信息化、痕迹化,对提高基建工作效率和管理水平具有重大意义。同时,现今国内新冠疫情仍然存在零星散发态势,在常态化做好疫情防控的今天,数字化办公大幅减少了人员面对面交流的需要,其优势同样得以体现。

(二)予以基础保障。医院为保障信息系统和电子化办公工作的顺利开展,应给予两方面的基础保障:一是予以资金保障。档案资料信息化具有较强的专业性和技术性,尤其在建设初期,对软、硬件均有一定要求,后期服务器、系统的维护也需借助第三方专业团队的协助。因此,医院可将相关费用纳入年度预算,投入一笔长期、稳定的资金,为档案资料的电子化及信息化运用奠定扎实的基础。二是予以制度保障。没有规矩,不成方圆,特别是针对信息化运用的工作细则,应凸显其特点,如访问权限规定、安全维护规定、服务器管理规定等,并将责任层层分解,落实到人,以此确保医院电子档案管理和应用的制度化和规范化。

(三)医院基建项目信息化系统开发运用。

1.前期系统部署。该工作是一个千头万绪、逐步探索的过程,医院可寻求第三方专业单位参与系统平台和组织构架搭建工作。数据库的搭建应稳扎稳打,逐步实施。医院可先行挑选较大或典型的基建项目,将项目立项数据、报批报建标准流程、项目概算数据、合同签约金额、总控进度计划数据、会议纪要、项目施工关键节点资料等数据维护到系统。

2.系统模块建立。按照基建推进顺序和主要内容进行全方位梳理,系统平台可分为11个模块:项目前期管理、设计管理、项目投资管理、项目采购管理、合同管理、洽商变更、施工管理、沟通联系管理、项目进度管理、质量安全管理、验收管理。根据实际需要,每个模块向下再形成子项,如洽商变更还可以再细分为设计变更、经济签证单、技术核定单等。确保所有重点环节和关键节点均纳入模块,从而保障后续项目档案资料录入的完整性和全面性。

3.账号权限分配。医院可根据项目管理组织成员构架,赋予人员对应权限,发放账号和密码。外部参建单位人员基数大且流动性强,有勘察、设计、监理、施工等各参建方,建议每个单位发放一个账号,由各单位指定的负责人管理,统一协调资料的录入和使用工作。同时,结合人员的职位、职权,不同人员在不同模块具有不同权限,可分为:不可看、可新建、可查看与己相关、可查看所在部门所有数据、可查看与己相关项目数据、可查看所有。

4.多场景应用和反馈机制。项目数字化系统的应用空间得以拓展,包含电脑端、手机端、平板端,对项目情况的掌握和管理不再局限于现场。发起流程、申请批复、现场情况检查、设备和材料检验单、数字化简报等均可在系统中完成,实现无纸化办公。参建各方能及时通过文字、图片、影像资料等方式上传项目最新成果文件和现场情况。医院领导、临床使用科室、后勤管理部门可通过系统实时掌握项目推进进度。针对院方发现的问题,相关方也可以第一时间作出调整或解决,并通过系统予以即时反馈。以上所有工作均通过系统自动留痕,真正做到了项目资料有记录、好查找、可追溯。

5.长效机制建设。信息化平台的运用还可延伸到项目运营、维护阶段。单位应让数字化内容的建立、使用、维护形成长效机制,让数据库的价值得以持续发挥。项目结束后,建设单位将项目电子档案数据作为数字化资产移交给运营单位,为建成后的项目运维提供参考与决策性数据,实现了“建养一体化”。后期运营中,基于电子档案大数据建立病害分析模型,指导后续中修大修,并且反向验证设计情况,为其他改扩建项目优化设计方案提供借鉴,从而进一步发挥数字资源辅助决策和参考的价值。详情见图1。医院项目信息化系统开发运用是一个逐步探索的过程,目前相关工作仍在不断完善之中,虽不能全面总结系统实施情况,但从目前来看,已经起到了管理信息化、规范化、流程化的示范作用,对于新项目的开展具有一定借鉴意义。

六、结语

档案资源建设管理既是党和国家对档案部门和档案人的职责要求,也是单位开展工作时参考和决策的重要依据,更是人民群众的现实需要,丰富、完整、高效、安全的档案资源系统将惠及社会发展的方方面面。开展电子档案信息化系统平台工作是推动全流程电子档案体系建设的基础和前提,也是打通全流程数字化办公的关键之举,对于促进档案资源工作全面、可持续、高质量发展具有重要的意义。

作者:陈俊杰 单位:德阳市人民医院