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档案信息化建设和档案管理浅谈

2021-01-13 09:25 来源:档案管理论文 人参与在线咨询

摘要:档案信息化是档案管理现代化的重要途径和目标,具有很多优势,对现阶段档案管理能力的提高具有重要意义。该论文主要分析档案信息化建设和档案管理的相关问题,对目前档案信息化和档案管理存在的问题进行分析,提出应对策略,供参考。

关键词:档案信息化;档案管理;思考

近几年数字信息技术不断发展和进步,档案信息化建设也成为未来发展的必然趋势。档案信息化建设的主要目的是实现档案管理的现代化,推进档案信息资源共享,更好地开发利用档案信息资源,充分发挥档案信息的作用和价值,为经济社会发展服务。

1档案信息化建设概述

档案信息化是指采用信息技术方法配置档案管理基础设施,构建档案信息数据库,利用网络平台作为基础和支持,对档案信息资料进行处理、存储、管理和利用。经济社会正在加快发展,信息化发展速度也在不断提高,信息资源也成为目前主要的战略资源。档案属于原生信息资源,发挥的作用也越来越重要。档案信息化的主要作用就是全面应用网络信息技术,对档案信息资源进行处理、存储和管理,为经济社会发展提供有力的基础条件和服务。一般来说,档案信息化分为档案信息数字化、档案信息网络化和档案信息一体化三个方面,有机融合接收信息、传递信息、存储信息和使用信息[1]。档案信息化建设主要分为两个方面:一方面是档案本身内容信息化,另一方面是对相关档案进行整合。比如,城市建设档案信息化建设的主要目标是在新型技术不断发展的背景下,将城市建设档案和社会系统进行结合,不仅可以在社会中推广,还可以和其他社会信息进行融合,在社会系统中进行充分利用,进而提高社会服务能力和水平,促进二者共同发展和进步。

2档案信息化建设和档案管理发展现状

2.1缺乏对档案信息化建设的认识。现阶段档案信息化建设的管理模式发生了巨大改变,档案服务也随之发生变革。但是很多档案管理人员缺少对档案信息化建设的认识,对档案管理也缺乏足够的重视。档案信息化建设的重要性主要有三个方面:一是实现档案管理现代化,有效提高相关业务部门的工作效率。二是提高档案查找的便捷性和时效性,提升档案管理效率,为社会大众提供更好的服务。三是提高档案资源的共享性,进而提高组织和社会效率。但目前,很多工作人员并没有清楚地认识到这些优点和特性,这也导致档案管理工作在推进时受到一定的限制,有的在逐渐下降,进而对档案管理工作效率产生不利影响[2]。

2.2没有正确利用信息资源。档案信息化建设的一个重要不足是未能充分利用档案信息资源。传统的档案管理理念认为档案管理只是对档案进行长期保管,为后续的查找和利用提供方便。但是现代档案管理模式和过去比起来有很大的差异,现代管理理念认为档案管理可以实现资源共享,关注的方向也在向资源利用方面发展,有效利用档案资源的同时也可以提供更多的方便,促进社会发展。但是管理人员缺少对这一观念的正确认识,重点关注对象还是档案保存,档案资源利用率的提升停滞不前,降低了档案管理效率,也导致了档案管理水平的相对下降。

2.3相关部门信息化水平不够高。由于不同地区经济发展存在差异,档案管理信息化建设也各不相同,同时档案管理人员的水平也不尽相同,导致管理部门信息化水平也各有差异,这些都会对档案管理工作的水平和效果产生影响。虽然有一部分管理部门已经开始利用计算机进行档案管理,信息化水平也较高,但是仍然有很大一部分管理部门采取的是单机操作,网络技术并没有得到充分利用,信息化建设和档案管理效率也受到不同程度的影响,档案管理水平和能力也有所欠缺,档案资源也缺乏有效利用[3]。

2.4远程利用存在缺陷。档案信息远程利用是目前档案管理工作的重要环节之一,也是档案信息化建设的重要节点。但目前还有一些不足,档案的保密管理和信息公开都存在一定的难度。一是档案公开比较迟缓。档案信息资源具有覆盖面广、完整性强、具有一定涉密性等特点,因此,档案公布和公开是档案远程利用的一个重要条件。但在具体工作中,档案信息公开还没有得到全面落实,远程查看也有较多限制。二是档案信息远程利用效率较低,档案信息大部分都是以目录或是文本的形式进行储存和保管,但是很多信息格式不规范、不兼容,利用不便。三是还未建立完善的远程利用机制。现阶段,经济社会发展和城市建设体系还不完善,对档案信息进行远程利用的理想目标还有很长一段时间才能实现,档案信息远程利用和档案信息化建设存在脱节现象[4]。

3提高档案信息化建设和档案管理水平的有效对策

3.1进一步增强信息化意识。档案信息化其实就是观念信息化。档案信息化建设最主要的力量就是档案管理人员的工作意识和积极性,管理人员的工作主动性和信息化建设水平具有紧密联系。因此,管理人员应建立正确的档案信息化意识,充分认识档案信息化建设的重要意义,提高自身工作责任感和使命感,充分重视档案信息化建设工作,努力做好有关工作。所以,在推进档案信息化时,档案信息化意识的能动作用发挥着作用和价值,也是目前档案信息化建设的重要动力[5]。

3.2提高信息化管理水平。建立数字档案,对档案进行数字化管理,是推进档案信息化的重要基础。应加大软硬件设施设备的投入,建设主要基于独立服务器的网络数据库系统,大力推进存量档案数字化和增量档案电子化,建立一定规模的数字档案资源,对档案进行数字化管理,提高档案管理服务的水平和能力,为实现档案信息化奠定坚实的物质基础。应提高信息化管理能力和水平,根据档案管理法律法规,建立完善的管理制度,依法管理档案;转变管理模式,将传统的管理方法向现代化管理方法进行转变,实现提高信息化管理水平的目标[6]。

3.3建立有效的远程查阅体系。3.3.1开展远程查档服务。建立档案网站,充分发挥档案网站的作用和特点,上传可以公开的档案资料,实现远程查档用档,推进档案信息资源共享。3.3.2提高档案信息远程服务能力。明确档案信息公开级别、标准和程序,规范档案信息公开格式,提高网站信息的标准化和规范化水平。档案管理部门对本地资源进行整合时,主要通过特定的链接,不断扩充档案信息资源。3.3.3以做好线下服务为补充。如果档案信息不能公开在网络中,此时需要结合相关程序确认档案利用者的身份信息,一对一地进行远程查档咨询服务。3.3.4出具异地档案证明。遵循试点运行、不断深入和稳定推动的原则,采用签订协议等方式,同相关档案馆进行更进一步的合作,促进合作的顺利开展。不断尝试和改进异地档案证明的手段和方法,利用数据技术、备份等功能,促进档案证明向传真形式和网络打印方向发展,节省档案利用者时间,提高档案信息远程利用的效率[7]。

3.4提高信息化服务水平。随着档案信息化水平的不断提高,档案管理工作也要遵循良好的服务理念,确保信息化管理控制机制能满足实际需要,实现信息化发展目标,特别是建立更加完善的服务体系,充分发挥数字档案的作用和价值,促进档案信息化建设工作的进一步发展。在网络信息技术不断发展的新时代背景下,我们应高度重视并大力推进档案信息化,及时发现档案信息化建设中存在的问题和不足,牢固树立档案信息化管理理念,转变传统的档案管理模式,加强档案信息化管理基础设施设备建设,理顺档案信息化管理体制机制,大力推进档案数据库系统建设、档案数字化、档案远程利用和档案信息资源共享,提高档案信息化管理的能力和水平。

作者:薛立杰 单位:吉林省洮南市档案馆

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