摘要：在国际海洋石油工程项目中，文档管理是业主和分包商之间沟通联系的重要纽带。文档管理工作也是国际项目管理中不可分割的重要一环，但是在国际项目合作过程中文档管理工作还存在着许多需要提升的地方。国际项目的文档管理工作不单单是项目信息的获取、处理、发送传递、和归档流水式的操作，更多的是围绕文档管理工作进行发散式的工作。文章就围绕文档管理工作的重点进行分析研究，提出了国际项目合作过程中文档管理工作的良好做法和模式。
关键词：海洋石油项目；文档管理；沟通管理；文档控制
引言
文档管理工作在国际海洋石油项目中是最基本的管理环节之一，在涉外项目中起着举足轻重的作用。文档管理现阶段已经不仅仅是简单的文件存储和发送，而是文档信息过滤和再加工的管控过程。由于长期对文档管理工作的轻视，文档管理工作的数据挖掘和信息再加工能力被忽视。随着国际海洋石油项目的开发越来越活跃，对文档管理工作的探索研究就显得尤为重要。良好的文档管理工作可以进行提前进行信息预警，为其他专业板块例如合同变更索赔、技术优化、设备物资管理工作都可以起到推动作用。
1国际海洋石油项目文档管理工作特点
国际海洋石油项目文档管理工作具有涉外性、复杂性、及时性等特征。涉外性主要反映在国际项目的业主来自不同的国家民族，项目文化具有多元化的特性。其中某些文化还带有强烈的宗教特征，例如中东海洋石油项目的团队成员就来自不同的国家，具有不同的语言和宗教文化背景。这些文化差异性在文档管理过程中都会体现出来。复杂性主要反映在国际项目的操作地理位置比较复杂，基本上涉外的海洋石油项目地理位置都比较艰苦和偏僻，大部分位于沙漠地带边缘或者是高温的海上环境。这些都给现场文档管理处理跟踪带来了极大的挑战。及时性主要反映在国际项目比较特殊，文档管理工作都需要迅速地处理完成。通常国际时差在快速处理过程中往往是困扰因素之一。尤其是在技术文件传递过程中需要快速性，文件传递的滞后往往会带来巨大的设备物资待机费用。文档管理工作还具有顺畅沟通的作用，项目团队内部沟通、信息交流的方式和措施如各种例会、日会、周报月报等。与公司管理层的沟通表现在项目重大问题、关键决策点如何向管理层汇报，明确项目重大作业简报的编制和报告流程。与业主的沟通表现为在分析合同特点和业主的特点的基础上，针对易产生问题的关键点制定出应对解决的策略，提出沟通的具体方法。包括日常管理沟通、重大问题沟通、项目变更沟通策略。与分包方及分供方的沟通表现为在分析分包工作及采办工作难点的基础上，在关键环节和重大事项提出对分包商和供货商的沟通协调要求。
2国际海洋石油项目文档管理工作表现形式
项目组内部沟通通过电话、电子邮件、面谈、现场沟通等方式及时处理，以减少不必要的纸质文件传递，避免延误时间；如有重要事项，可通过备忘录发送。本项目向其他项目组发文时使用“备忘录”，拟稿人拟稿时向项目组文控工程师索要备忘录编号，待完成备忘录后自行找项目经理或授权人签字，备忘录签字后将纸文件交给项目组文控工程师，由文控工程师扫描发出并做好登记、存档。项目其他各类项目文件均有编号，拟稿人拟稿时向项目组文控工程师索要文件编号，各类文件模板见共享盘。项目各类技术文件（含图纸），如需报业主审批，则一律使用双编号，即业主文件编号，按照业主文件编号规定及内部文件管理规定的两套编号分别执行，且一律使用中英双语编写；报业主阅知的技术文件，则不需使用双编号。与业主日常沟通建议通过电话、电子邮件、面谈、现场沟通等方式及时进行，以减少不必要的纸质文件传递，避免延误时间。与业主沟通时，如非业主要求和重大事件，不建议过多使用正式文件。除上述与业主沟通方式外，正式文件主要使用信函、技术疑问单等。文控沟通方式如图1所示。技术文件通过文件传送单传递，并需上传至业主文件管理系统；与业主来往信函、技术疑问单及其回复、业主发的CSI(ContractSiteInstruction)则通过邮件传递。根据合同要求,海工向业主提出的技术疑问单业主需在5个工作日之内进行回复,项目组文控工程师需做好跟踪,对于逾期时间较长但未收到业主回复的技术疑问单,需发邮件给业主进行督促。根据合同要求，报业主审批的技术文件，业主审核报审批文件的时间为10个工作日；业主返回批示带意见即批示代码为B或C（业主批示代码说明：A为无意见，可直接用于现场施工；B为有部分意见，可根据业主意见进行现场施工，同时需对此文件进行升版并重新提交；C为不可接受，不可用于现场施工，需对此文件进行升版并重新提交；IO为仅用做参考），需根据业主意见对此技术文件进行升版，且需在10个工作日内完成文件升版报业主审批，直至业主返回批示无意见。项目组文控工程师在此环节中需做好跟踪落实，及时督促各相关专业做好文件升版工作。
3国际海洋石油项目文档管理执行策略
如业主无特殊要求，项目的文件管理、文件的呈报及反馈按照质量体系管理文件《工程项目文件管理办法》、《工程项目纸文件归档管理办法》、《工程项目电子文件归档管理办法》相关规定严格执行。项目所有需提交业主的文件都必须先提交到项目组，由项目组进行登记、项目经理批示后提交业主。文控工程师为文件传递的责任人，必须按此规定的要求对所有的文件进行统一编号，并及时准确地进行传递。文件责任人对不符合本规定及ISO9001质量管理体系的图纸、文件有权拒绝接受。所有发出的用于施工的技术文件，必须要求接收单位在随附的《文件发放与销毁记录》表中签字，并需将《文件发放与销毁记录》表回传至项目组文控工程师存档。所有发出的文件，需保留原稿作为存档依据。项目组接收文件后，应将其文件传递给项目经理，由项目经理对其文件进行批示后，返文控工程师处再对文件进行分发、存档处理。项目组发出或接收的文件应按一定的顺序单独存放，并分门别类进行标识，且必须与登记内容相一致。在项目执行过程中电子邮件是交流的重要性仅次于备忘录的形式之一。主要项目管理人员的电子邮件地址要互相通报，使用的邮件服务器必须是常用的，性能稳定的邮件服务器。根据合同要求，可与业主通过邮件进行某些工作沟通，可用于传递某些初步的技术数据，并可用于传递带有项目相关负责人签署的PDF版正式文件，但邮件本身不可作为正式文件。根据合同要求提供的电子版文件包括业主对项目组下发或项目组提交的文件，是正式文件的参考。任何正式发送的电子文件必须有纸面文件的支持方可有效。在与纸面文件发生冲突时，以纸面文件为准。项目组技术文件的电子文件可由文控工程师直接保存在网络共享盘上，并随时更新，以便技术人员随时查询。项目组管理文件的电子文件可由文控工程师扫描后保存在网络共享盘上，并进行登记，以方便项目组所有人员随时查询。项目组文控工程师需按文件类型，建立管理文件/技术文件登记表，并保持及时更新。管理性文件要按文件类型、收/发单位、顺序号等进行分类和归档；技术性文件要按阶段、区域、单体、时间进行分类和归档，升版文件在存档时要进行替换。所有存档纸文件需保持页面清晰、易于识别和检索。项目组是工程文件归档的最终责任部门，项目经理对设计、建造、施工、调试到试投产各阶段中产生的各类载体文件的齐全完整以及归档质量负最终责任。对于提交业主的完工文件，严格按照合同要求执行。
4总结
文章以国际海洋石油项目多元文化为背景，总结并梳理了国际海洋石油项目的文档管理要点和着重点，为后续海外项目文档管理奠定了标准流程和操作规范。
参考文献
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作者:黄海滨 冯爱民 姜广都 李文博 单位:海洋石油工程股份有限公司安装事业部 海洋石油工程股份有限公司
