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石油企业档案安全管理实践探讨

2020-06-29 08:42 来源:安全管理论文 人参与在线咨询

石油是国家战略型资源,也是保证国家经济飞速发展的物质基础。石油企业档案是指各单位在生产、科研、经营管理等各项活动中形成的,具有保存和查考利用价值的,并且经过整理后集中保管的各种载体的原始记录。石油企业档案非常珍贵,需要长久保存。如何实现这些珍贵档案的安全管理,成为一代代石油企业档案管理者不断实践,不断探索研究的课题。石油企业档案安全管理是企业生产经营管理的重要组成部分,伴随着企业生存发展的始终。石油企业目前采用“双套制”档案管理模式,企业档案安全管理,包括实体档案安全管理和档案信息内容安全管理两个方面。两者互为一体、相辅相成。

一、石油企业档案安全管理内容

1.建立健全一套科学、合理、务实的档案安全管理制度。石油企业在生产经营管理过程中形成的文件材料是企业档案的前身,档案管理人员要具有前瞻性眼光,做好档案资料的前端控制和后端管理。做好前端控制,加强企业文件材料形成过程的业务指导、监督、规范作业流程和建章立制工作,保证形成档案的文件材料具有真实性、可靠性、系统性、安全性。后端管理涉及企业档案安全管理的各个方面,包括档案实体安全及档案信息安全管理的全过程。需要制定的管理制度至少包括:档案归档制度、档案安全保密制度、档案鉴定销毁制度、档案库房保管制度、档案突发事件应急预案等各类档案管理制度及管理规定。健全的管理制度的制定,能够规范档案管理工作,使档案安全管理更科学化、有序化。2.建立健全一套人防、物防、技防档案安全管理措施。人防,坚持“安全第一,预防为主、防治结合”的方针贯彻始终。筑牢思想防线,落实档案安全的工作措施,坚决防止松懈、侥幸心理。组织应急演练,将应急预案落到实处,把安全隐患阻止在未然状态,将损失降至最低。物防,配备必要的防护设施设备和物料保障。按照档案资料安全管理规定要求,配置消防设备、温湿度控制设备、低楼层防护窗防盗门等安保设备。技防,加强研究和应用技术手段,应用高端技术防范风险,做好档案安全管理工作。例如,档案存放场所安装摄像头、红外线报警等辅助装备。人防、物防、技防“三防”措施落实到位,是全面提高石油企业档案安全管理的基本要求和可靠保障。

二、石油企业档案安全管理指标

石油企业档案安全管理工作中,确保档案的安全包括档案实体安全和档案信息内容安全。实体安全是指实体完好地存放在指定的位置;内容安全是指档案内容没有被泄露。这两者缺一不可。1.档案的实体安全。(1)库房。档案库房的状况决定了档案生存的基本条件,建设时必须符合国家档案局《档案馆建筑设计规范》要求。应选工程地质条件和水文地质条件较好、空气清新的地区,远离易燃易爆场所,不设在污染腐蚀气体源的下风口。库房应减少门窗面积。库房内不得有水龙头,采暖管线不得有接头等。为档案安全管理创造良好的环境。(2)存放档案的载体及装具。存放档案的载体及装具的品质决定档案的寿命。不同载体的档案有一定的寿命,纸张、微缩胶片、光盘磁带等档案载体的有限性,决定了档案寿命的有限性。要科学选择数据存储载体,加强存储载体保护,严防数据丢失。同时抓好档案数据备份,做好重要档案的异地异质备份工作。对电子档案载体加强存放安全和技术检测,确保物理性能稳定和数据安全可靠。形成档案的文件材料用的纸张、保护档案的包装袋、包装盒等选用中性或偏碱性材料。从档案用品采购源头上控制,一定程度上延长档案的寿命。(3)档案日常管理。针对档案自身的特性和可能导致档案损坏的种种因素,加强整体日常维护和针对性地采取专门档案保护措施等,为档案的保存和提供利用创造良好的环境,消除和降低各种因素对档案保管的不利影响。石油企业历史悠久,部分纸质档案年久已经发黄变脆,为了保证纸质档案实体安全,石油企业已实行纸质档案数字化。在提供利用过程中能提供复制件的提供复制件,必须用原件的严格办理手续,并及时催还。2.档案信息安全。(1)立卷。立卷合适与否对档案安全也有一定影响。由于一卷档案是由若干文件装订在一起的,利用者在借阅一份文件时就会看到案卷中的其他文件,容易造成信息的泄露。现在石油企业管理类档案一般不再组卷。(2)档案利用。保存档案的目的是提供利用。石油企业档案是为企业的生产、科研、经营管理服务。在档案提供利用时要注意保守企业秘密。既要积极为企业各项工作提供服务,又要加强档案保密工作。充分合理地发挥档案在企业各项工作中的作用。石油企业采取的管理方式是与归档人员、归档审核人员及使用档案管理系统等相关人员签订保密承诺书。档案利用人员借阅前要阅读保密须知。遵守档案安全保密制度,从各个环节严防档案信息泄露。(3)电子存储。在互联网时代,电子档案信息存储安全尤为重要。在各种网络及计算机病毒层出不穷的情况下,加强抗病毒能力刻不容缓。石油企业在日常工作中对杀毒软件及相关病毒防治设备进行定期升级,对各服务器、客户端的系统及数据定时进行全面扫描检查,确保存储介质安全,发现问题及时进行相应处理;应用加密技术提升存储载体、系统的安全系数,保障数据在传输或者存储过程中档案信息内容安全;为了防止突发事件发生,石油企业已实现电子档案的异地异质备份,保障了灾难性事故发生后数据及时恢复。随着信息技术的飞速发展,石油企业电子文件越来越多,越来越复杂。电子文件带来的知识更新幅度和速度是前所未有的,要求档案管理人员必须以全新的管理理念,不断创新的管理模式和工作方法迎接档案工作的重大变革。不断完善档案各项管理制度,形成与之相适应的档案安全管理体系。

参考文献

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[5]王素芳.论加强油田企业档案管理的有效途径[J].工业,2015(6):254-254.

作者:韩艳肖 单位:中国石油渤海钻探井下作业分公司

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