随着我国新金融产业组织结构的建立以及国内金融企业新一轮的改革，金融企业档案的内容、数量和结构较以往发生了显著的改变。金融企业档案管理工作也会不断面临新问题，这就需要我们不断采取新举措。 一、金融企业档案的种类和特点 金融企业档案是指金融企业在各项工作活动中直接形成的，具有保存查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其基本涵义包括四个方面:①其形成者是各类金融企业，如商业银行、信托投资公司、证券公司、保险公司、信用合作社、其它非银行金融机构等。②形成的档案是金融企业在经营和管理中，以及面向客户开展的各项专业金融业务和服务活动中直接产生的。③企业保存备查的各种文字、图表、声像档案，是企业各项工作活动的真实记录和原始凭证。④是企业资产的重要组成部分。 1、金融企业档案的种类:经过十多年发展，我国各类金融企业群体逐步壮大，经营管理活动日益精细化，各项金融业务活动涉及的对象也越来越社会化，以客户为中心的现代化服务体系初步建成，使得金融企业档案产生的领域和来源更加广泛，呈现出其独特的发展特点和规律。从金融企业档案所反映的活动性质和内容看，金融企业档案包括两方面的内容:一是与企业的管理和经营活动密切相关的档案，包括文书档案、审计档案、信访档案、法律事务档案、科技档案(基建、设备和信息技术档案等)、人事档案、财务会计档案等;二是与客户密切相关的金融业务档案，包括信贷档案、中间业务档案(信用卡业务、电子银行业务等)、金融会计档案、保险业务档案、证券业务档案、金融业务客户档案等。 2、金融企业档案的特点:(l)内容的复杂性和专业性。金融企业档案内容上的复杂性，表现在金融企业产生的档案既包括传统的档案内容，又包括丰富的金融业务档案内容。而每一大类金融业务又可分解为数种至几十种，从而使金融企业档案内容更加复杂。 金融企业档案内容的专业性，表现在其内容反映了货币和信用的密切关联性，这是其与其它企业档案内容最大的差别。 (2)数量的庞大性。金融企业档案内容的复杂性和载体的多样性决定了企业档案数量的庞大。 本市区级综合性档案馆的馆藏一般为10一20多万卷，而据不完全统计，至2004年底某国有商业银行上海分行各类档案总量已超过400万卷。 二、金融企业档案的管理现状及改革 金融企业深化改革、加大创新、强化内控，既提高了对金融企业档案工作的总体要求，又为档案工作提供了广阔舞台。 l、金触企业档案传统管理体制引发的弊端以国有商业银行为例，传统的档案管理体制遵循“统一领导、分级管理”的体制，其管理模式沿袭了机关档案工作的管理模式。这就造成了企业档案工作“三重三轻”的状况:第一，各级立档单位均较重视文书档案的管理，而轻视了金融业务档案管理;第二，重视行政管理方面档案的建立，而轻视了企业经营管理和科技档案的建档;第三，重视档案实体的整理质量，而轻视了对档案信息资源的整合和开发利用。 而今，金融企业在建立现代企业制度的过程中，实行怎样的档案管理体制和模式，实际上决定着金融企业档案工作今后的健康发展之路。笔者认为，在遵循法定、求实、效益等基本原则上，今后金融企业的档案工作管理体制将出现多种类型，并逐渐向多元化、专业化和法制化等方向发展。金融企业档案的管理，也将实现由原来的以文书档案管理、行政档案管理为主，向以金融业务档案管理、经营管理档案为重心的转变。 2、依法管理金融企业档案工作面临的新问题 目前，国内金融企业档案工作依法管理面临一些新问题，例如部分企业档案工作的开展经常依赖于有关领导的重视而非相关的法规制度，而企业管理层和员工档案法制意识较淡薄、档案行政管理部门对金融企业档案工作的依法管理体制不完善等，也造成了金融企业档案工作中目前存在着一些无法可依、有规难依、执法不严、监督乏力的现象。 因此，要实施对金融企业档案工作有效的宏观管理。首先，要逐步健全金融企业档案工作管理的规范体系，使金融企业档案工作有法可依、有章可循，从而实现各类金融企业档案管理的规范性和稳定性。其次，要深人开展档案普法教育。档案普法的对象不能仅限于档案工作人员，还应包括金融企业的董事、监事、法定代表人、中高层管理人员和各类专业人员。 最后，要加大档案执法力度，加强对金融企业档案工作的依法监督。针对目前企业档案工作等级管理已被取消的情况，档案行政管理部门应更多地转向法治手段，通过行政执法检查的法治手段来监管金融企业的档案工作，确保金融企业改制、改组、改革过程中企业档案工作的健康、稳步发展，尤其要推动金融企业建立适合现代企业制度的档案管理体制。 3、金融企业档案基础工作的新变革 随着我国金融企业档案的种类逐步增加、档案的内容更趋复杂、档案的载体更趋多样、档案的数量急剧增长等的变化，金融企业的档案基础工作必须进行新的变革。 (l)强化档案收集工作，提高收集的齐全完整 对金融企业而言，企业档案种类的增加、内容的复杂和载体的多样，必定会给档案收集工作增加不少压力，对此可采取以下改进措施:①转变收集重点。从内容方面看，收集范围的重点由以党政工团为主转向以经营管理和业务开展为主。从形式上看，重点由以纸质文件为主转向以纸质文件与电子文件并重。②完善收集制度。要及时制定和细化档案收集归档范围，要履行严格的归档材料交接手续，控制好交接环节上存在的隐患与风险。 (2)规范档案分类规则，科学确定保管期限，简化立卷整理方法#p#分页标题#e# 在档案鉴定分类和立卷整理过程中，大部分金融企业尚缺乏行业内或系统内统一规范的档案分类体系、档号编制规则和保管期限表体系，不利于今后档案垂直化、集约化、专业化和信息一体化管理;同时还存在档案分类中人为主观性较强、立卷整理方法繁琐、重复建档现象较严重等问题。因此，可考虑采取以下措施加以改进: ①建立健全统一规范的档案分类体系、档号编制规则和保管期限表体系。对于金融企业总公司(行)而言，要根据行业特点确定一个系统内至上而下、统一明确的档案分类方案和档号编制方案，解决以往各级分支机构因缺乏横向和上下级间的联系沟通而自定一套分类方案的问题。另一方面，为适应企业档案工作发展特点，应尽快对各类档案保管期限表和各级单位的保管期限表实施统一规划和修订，由小到大、由下至上地建立同一企业、同一行业和整个金融行业的保管期限表体系，使同一级别、同一类档案保管期限表保持一致，不同级别、不同种类的保管期限表不应重复，从整体上实施档案鉴定的标准化管理。 ②适时调整档案实体的分类和立卷整理方法。对于企业的文书档案，在运用了办公自动化管理系统后，同一年度的电子归档文件所对应的纸质文件分类就可采用“机构(问题)—责任者—形成时间顺序”的分类法，从而减轻在文件材料分类方面的人为主观性和不确定性;同时某些短期保管的电子文件不必还原为纸质文件，而直接进行电子文件逻辑归档即可。对于金融业务档案，按单笔业务项目结合办理顺序立卷是传统的整理方法，随着金融业务期限的拉长、以客户为中心的服务理念以及服务手段的现代化，按客户分类立卷逐渐成为较合理的方法。对于会计档案，鉴于越来越多的金融企业(主要是银行)采用综合柜员制，可按“经办部门(网点)—会计档案形式(凭证、帐册、报表、其它)”来作为分类整理的方法。 档案信息实现数字化管理的基础上，档案立卷工作将趋向简单化、规范化和自动化。简单化即指推广单份文件立卷形式，除文书档案外，对于金融业务档案也可视其产生的应归档材料的多少，来灵活确定立卷形式。对于已实施了缩微扫描处理的会计凭证，则可运用真空包装、加贴条形码的现代化手段。规范化是指档案材料卷内目录、检索工具的编制、打印等皆可由档案信息管理系统按预先设置的统一的样式、规格来完成，不再受到人工操作因素的影响，并可实现一次录人多次利用。自动化即指电子档案文件材料的排序编号工作可由档案信息管理系统自动完成，而后再将相关档号编制到对应的纸质文件材料上。 (3)优化档案库藏结构，提高保管效益和水平基于金融企业档案的发展趋势，金融企业档案的库藏结构也应发生一定的变化。 ①妥善解决“鉴而不销”的问题 “鉴而不销”的现象在金融企业普遍存在，但随着个人金融业务、中间业务迅速增长等因素，金融业务档案数量猛增，给库房容量带来不小压力。而让过期可销毁档案占据着档案库房空间，就是对库房资源的最大浪费。因此.开展档案鉴定销毁工作，解决“鉴而不销”的问题是每个金融企业都须抓紧进行的工作，这也是优化档案库存结构、提高档案保管效益的有效途径。 ②提高档案保管效益和水平 根据金融企业档案管理体制、企业档案产生状况以及档案管理信息化水平的不同，可分别采取不同的档案实体保管措施，达到以最小的成本实现档案实体安全、完整保管的效益目标。 首先，进一步细化档案的保管期限，对不同保管期限的档案可实施不同的科学保管方法，以降低档案的保管成本。对于其基层单位、营业网点产生的短期档案，其保管条件和要求可适当放低，其库房建设投人仅需满足短期保管需求(巧年以下)即可。同样对于将中长期保管的档案委托给社会中介机构实施专业化档案保管的企业来说，对由其自身保管的短期档案材料，保存在标准办公楼的改造库房内即可。其次，加强大规模档案库房的专业化管理。档案行政管理部门和企业总公司(行)的档案部门应加强对集约化档案保管工作方面的监督指导与执法检查，实施档案托管的企业应加强对社会中介机构的检查监督。同时，可考虑采用现代化技术辅助档案保管工作，如采用条形码技术来实施对档案实体接收、出人库和利用等工作的辅助管理，积极采用库房温湿度控制自动化系统等来实现对保管条件的自动控制等。