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金融业档案管理思考

2012-06-01 15:53 来源:图书档案 人参与在线咨询

 

随着我国新金融产业组织结构的建立以及国内金融企业新一轮的改革,金融企业档案的内容、数量和结构较以往发生了显著的改变。金融企业档案管理工作也会不断面临新问题,这就需要我们不断采取新举措。

 

一、金融企业档案的种类和特点

 

金融企业档案是指金融企业在各项工作活动中直接形成的,具有保存查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其基本涵义包括四个方面:①其形成者是各类金融企业,如商业银行、信托投资公司、证券公司、保险公司、信用合作社、其它非银行金融机构等。②形成的档案是金融企业在经营和管理中,以及面向客户开展的各项专业金融业务和服务活动中直接产生的。③企业保存备查的各种文字、图表、声像档案,是企业各项工作活动的真实记录和原始凭证。④是企业资产的重要组成部分。

 

1、金融企业档案的种类:经过十多年发展,我国各类金融企业群体逐步壮大,经营管理活动日益精细化,各项金融业务活动涉及的对象也越来越社会化,以客户为中心的现代化服务体系初步建成,使得金融企业档案产生的领域和来源更加广泛,呈现出其独特的发展特点和规律。从金融企业档案所反映的活动性质和内容看,金融企业档案包括两方面的内容:一是与企业的管理和经营活动密切相关的档案,包括文书档案、审计档案、信访档案、法律事务档案、科技档案(基建、设备和信息技术档案等)、人事档案、财务会计档案等;二是与客户密切相关的金融业务档案,包括信贷档案、中间业务档案(信用卡业务、电子银行业务等)、金融会计档案、保险业务档案、证券业务档案、金融业务客户档案等。

 

2、金融企业档案的特点:(l)内容的复杂性和专业性。金融企业档案内容上的复杂性,表现在金融企业产生的档案既包括传统的档案内容,又包括丰富的金融业务档案内容。而每一大类金融业务又可分解为数种至几十种,从而使金融企业档案内容更加复杂。

 

金融企业档案内容的专业性,表现在其内容反映了货币和信用的密切关联性,这是其与其它企业档案内容最大的差别。

 

(2)数量的庞大性。金融企业档案内容的复杂性和载体的多样性决定了企业档案数量的庞大。

 

本市区级综合性档案馆的馆藏一般为10一20多万卷,而据不完全统计,至2004年底某国有商业银行上海分行各类档案总量已超过400万卷。

 

二、金融企业档案的管理现状及改革

 

金融企业深化改革、加大创新、强化内控,既提高了对金融企业档案工作的总体要求,又为档案工作提供了广阔舞台。

 

l、金触企业档案传统管理体制引发的弊端以国有商业银行为例,传统的档案管理体制遵循“统一领导、分级管理”的体制,其管理模式沿袭了机关档案工作的管理模式。这就造成了企业档案工作“三重三轻”的状况:第一,各级立档单位均较重视文书档案的管理,而轻视了金融业务档案管理;第二,重视行政管理方面档案的建立,而轻视了企业经营管理和科技档案的建档;第三,重视档案实体的整理质量,而轻视了对档案信息资源的整合和开发利用。

 

而今,金融企业在建立现代企业制度的过程中,实行怎样的档案管理体制和模式,实际上决定着金融企业档案工作今后的健康发展之路。笔者认为,在遵循法定、求实、效益等基本原则上,今后金融企业的档案工作管理体制将出现多种类型,并逐渐向多元化、专业化和法制化等方向发展。金融企业档案的管理,也将实现由原来的以文书档案管理、行政档案管理为主,向以金融业务档案管理、经营管理档案为重心的转变。

 

2、依法管理金融企业档案工作面临的新问题

 

目前,国内金融企业档案工作依法管理面临一些新问题,例如部分企业档案工作的开展经常依赖于有关领导的重视而非相关的法规制度,而企业管理层和员工档案法制意识较淡薄、档案行政管理部门对金融企业档案工作的依法管理体制不完善等,也造成了金融企业档案工作中目前存在着一些无法可依、有规难依、执法不严、监督乏力的现象。

 

因此,要实施对金融企业档案工作有效的宏观管理。首先,要逐步健全金融企业档案工作管理的规范体系,使金融企业档案工作有法可依、有章可循,从而实现各类金融企业档案管理的规范性和稳定性。其次,要深人开展档案普法教育。档案普法的对象不能仅限于档案工作人员,还应包括金融企业的董事、监事、法定代表人、中高层管理人员和各类专业人员。

 

最后,要加大档案执法力度,加强对金融企业档案工作的依法监督。针对目前企业档案工作等级管理已被取消的情况,档案行政管理部门应更多地转向法治手段,通过行政执法检查的法治手段来监管金融企业的档案工作,确保金融企业改制、改组、改革过程中企业档案工作的健康、稳步发展,尤其要推动金融企业建立适合现代企业制度的档案管理体制。

 

3、金融企业档案基础工作的新变革

 

随着我国金融企业档案的种类逐步增加、档案的内容更趋复杂、档案的载体更趋多样、档案的数量急剧增长等的变化,金融企业的档案基础工作必须进行新的变革。

 

(l)强化档案收集工作,提高收集的齐全完整

 

对金融企业而言,企业档案种类的增加、内容的复杂和载体的多样,必定会给档案收集工作增加不少压力,对此可采取以下改进措施:①转变收集重点。从内容方面看,收集范围的重点由以党政工团为主转向以经营管理和业务开展为主。从形式上看,重点由以纸质文件为主转向以纸质文件与电子文件并重。②完善收集制度。要及时制定和细化档案收集归档范围,要履行严格的归档材料交接手续,控制好交接环节上存在的隐患与风险。

 

(2)规范档案分类规则,科学确定保管期限,简化立卷整理方法

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