摘 要：培养大学生的档案意识，有利于推动大学生个人职业生涯的发展和促进高校档案工作的整体发展，进而提升整个社会的档案意识。本文通过对150名省级高校大学生进行档案知识的深度调研，发现当代在校大学生普遍对档案重视程度不够以及对档案形成、档案转递、档案存放等环节不熟悉等问题，最终提出创新服务方式、开展档案相关培训及公共选修课、多种方式下开展档案知识宣传教育以及提升档案工作者专业水平和道德素养等建议。
关键词：档案信息化；档案意识；档案重视度；档案培训
一、引言
对大学毕业生来说，学生档案是证明其个人学历的重要原始凭证。高校学生档案包含了一个人在高中和大学时期的学籍成绩表、各方面的评语、获奖证明以及个人的党团材料。它不仅真实地记录了学生在校期间的学习、生活及社会实践情况，更是学生就业及今后升职、调薪、职称评定、组织选拔的主要依据。提高当代大学生对档案的重视程度，有利于促进高校档案工作的整体发展，有利于推动大学生个人职业生涯的发展。尽管近年来越来越多的高校已经在树立大学生档案意识、提升大学生档案重视程度方面进行了很多大胆的探索，但是从高校落实效果来看仍然有继续提升的空间。刘大巧和徐娟（2017）认为高校应该将培养学生和教职工的档案意识作为一项十分重要的工作[1]。陈海静（2012）提出当前全国高校普遍存在着大学生缺乏档案意识的现象，并认为增强在校大学生档案意识是提高高校甚至社会整体档案意识的关键所在[2]。史寒冰和韩艳君（2013）指出应该加强《档案法》在高等学校的普及教育，通过讲座、竞赛等途径切实做好《档案法》宣传并有效提高大学生档案意识[3]。郭婷（2019）对高校学生学籍档案管理的作用进行了介绍，并且发现高校学生学籍档案管理存在管理制度不完善等不足，提出要重视档案管理等建议[4]。本文通过对150名省级高校大学生进行档案知识的深度调研，发现当代在校大学生普遍对档案重视程度不够以及对档案形成、档案转递、档案存放等环节不熟悉等问题，最终提出开展档案相关培训及公共选修课等建议。
二、调查分析与反映的问题
（一）现状调查
本次调查活动采取问卷调查的方式，调查对象为在校本科生。本次调查共发放问卷150份，收回问卷150份。问卷就大学生档案转递路径、大学生个人档案存放地、档案去向、档案遗失后的取回路径、学校档案馆熟悉度、档案知识培训分析及选修档案公共课意愿等6个问题展开深度调研与分析。
（1）大学生档案转递路径分析。被调查者关于大学生档案转递路径这个问题的回答显示：在校大学生并不了解档案是如何转递的，大学生普遍缺乏档案基本常识，对档案的认识仍然停留在过去陈旧而传统的观念中。
（2）个人档案存放地分析。大学生毕业后如果进入没有人事档案接收管理权限的单位，他们的个人档案应该存放在何处？大部分大学生对个人档案应该存放在什么地方不是很清楚，对人事档案管理的基本常识和流程缺乏了解。
（3）档案去向咨询分析。毕业时由于一些原因未按时办理档案转存手续的学生人数并不在少数，这些学生日后想了解自己档案的去向，应该去哪里咨询？半数大学生认为应该去所在学院的办公室咨询。
（4）档案遗失后的取回路径分析。调查数据显示，假如档案遗失，学生认为在档案遗失情况下应该去档案馆补办档案的人占三分之一。然而值得关注的是，超过总调查人数的五分之一不知道该去哪里补办档案。
（5）学校档案馆熟悉度分析。对在校大学生而言，与一座难求的图书馆相比，去过学校档案馆的人真可以用微不足道来形容了。调查数据显示，高达三分之二的学生表示从未去过档案馆。
（6）档案知识培训及选修档案公共课意愿分析。调查显示了绝大部分大学生愿意接受档案知识的普及和参加档案知识选修课。
（二）反映的问题
通过调查可以看出，在校大学生普遍存在对个人档案重视程度不足的现象，因此对档案形成、档案转递、档案存放等相关知识表现出漠然的态度。造成这一现象的原因与档案馆历来重视收藏、忽视利用的传统不无关系。以笔者所在的高校为例，多年来并没有举办过档案法规、档案基本知识的宣传。根据笔者在实际工作中的统计，由于用人单位对人事档案的管理趋于科学化、规范化，致使补充个人档案的毕业生人数和档案利用数均呈逐年上升趋势。在笔者所在高校的档案馆，平均每个工作日会接到咨询档案遗失如何补办个人档案的电话大约10个，平均每个工作日就会有20人前来办理与此相关的档案业务。然而，如果不是因为查档需要，绝大多数利用者都认为档案与自己的生活没有直接的联系，更不会投入时间和精力学习与关注档案相关知识和法律法规。
三、对策及建议
（一）改变传统理念，创新服务方式
提升档案公开度和透明度。高校应在建立校园档案资源数据库的基础上，建立健全档案网络信息系统。在档案信息化背景下，依托绿色安全的校园网，利用档案网络信息化系统，对达到解密期的档案进行逐步开放。在安全可靠的前提下增强档案的公开度和透明度。利用互联网新型媒体与学生开展互动。充分利用微信、微博等社交媒体实现和在校大学生的文字、图片、语音的全方位沟通与互动，是学生比较易于接受的一种档案信息宣传推广方式。微信、微博等社交媒体作为当前民众特别是大学生获取信息的主要途径，是培养大学生档案意识的新型有力工具。作为高校档案馆，若从细节性工作多做思考，例如收集大学生入学和毕业时的照片，制作成纪念册毕业时发放到毕业生手中，一定会带给毕业生贴心的感觉，从而引导学生关注档案。也可以设计学生档案管理工作流程图，并将此图印刷于学生手册中，同时配以适当的文字说明及档案馆联系方式，方便学生了解相关信息并在必要时联系档案馆进行咨询。
（二）开展档案相关培训及公共选修课
档案工作是专业技术型岗位，一方面，从业者需要定期开展专业知识继续教育才能适应不断发展的工作需要。另一方面，对高校专兼职档案员及学生定期开设档案培训班，是普及档案业务知识、提升档案意识的首要途径。建议采用“逐级培训＋合作开设公选课”的方式对高校师生开展档案综合知识培训。逐级培训就是分等级对人员进行档案相关知识培训。先由专职档案工作者对各学院分管学生档案工作的老师进行档案基本知识、档案利用流程、档案转递途径等相关内容的培训。再由该老师对本学院班主任老师进行培训，最后由班主任老师对本班学生进行培训。培训的侧重点是与大学生升学、就业及个人职业发展等息息相关的具体档案知识，目的是在以档案具体业务为依托的前提下，帮助大学生树立并增强档案意识，为学生个人职业生涯的发展奠定坚实的基础。培训时间可以选在大一上学期新生正式开课前，利用周末或者晚上的时间进行一次时长不超过一课时的培训，避免由于过度占用学生宝贵的学习时间而招致学生的抵触。具备条件的高校可以开设一门信息检索与档案利用知识的公共选修课，将信息检索知识与档案利用知识这两门实操性较强的课程结合在一起授课。
（三）多种方式下开展档案知识宣传教育
为了增进师生对档案知识、档案工作、档案场馆的了解，让全体师生从思想上加深对档案的认识，消除对档案的陌生感及神秘感，应该定期组织老师和在校大学生参观档案馆、校史馆。让教师和在校大学生实地观摩档案馆、校史馆，近距离接触档案和档案工作人员；同时，参观校史馆可以让大学生增进对学校历史、校园文化、名人校友的认识，能够树立学生的自信心，增强学生对学校的认同感和自豪感。这种做法对学生树立档案意识、提高对档案的重视程度具有比较直观的作用。对于有条件的学校，还可以开设一门档案实务课程，组织老师和学生去档案馆开展业务实操培训，增强实践水平。另外，围绕档案业务知识、档案保管、档案转递流程等与学生就业密切相关的内容在全校师生范围内开展知识竞赛亦不失为一种好的选择。
（四）提升档案工作者专业水平和道德素养，优化档案服务效率
当前，高校档案工作者整体专业水平普遍偏低，这成为制约高校档案工作向信息化、智能化迈进的主要因素之一。特别是在档案事业发展十四五规划对进一步提升档案信息化水平提出了更高要求的前提下，高校档案馆需要更加专业以及综合素质更强的人才队伍。而档案利用服务作为高校档案馆的透视镜，是档案馆综合实力的缩影。因此，提升高校档案工作者专业水平和道德素养，对优化档案服务效率起到了关键性的作用。近年来，各地高校档案馆普遍在档案数字化方面取得了较大的成绩，按照档案事业十四五规划，未来五年，档案工作主要向信息化、智能化方向迈进。依托档案数字化，努力提升档案利用服务效率，有利于促进高校档案工作的进一步发展，进而提升高校档案馆的整体形象，让在校大学生更加重视档案工作，树立档案意识。这就需要调节档案从业人员编制，优化档案从业人员结构配比，引进优秀档案专业人才，提高档案从业人员专业水平和道德素养。
四、结语
通过对150名省级高校大学生开展的对档案转递路径、档案存放地、毕业后档案去向、档案遗失后如何咨询、对学校档案馆熟悉度以及对是否愿意接受档案知识培训和选修档案公共课等档案知识的深度调研，本文得出当代在校大学生普遍对档案重视程度不够，缺乏档案意识的结论。据此，本文最终提出改变传统理念且创新服务方式、开展档案相关培训及公共选修课、多种方式下开展档案知识宣传教育以及提升档案工作者专业水平和道德素养、优化档案服务效率等四项建议，为在信息化背景下培养大学生档案意识提供一些新的思路。
参考文献：
[1]刘大巧,徐娟.当代大学生档案意识调查研究——以云南地区为例[J].云南档案,2017(8):58-62.
[2]陈海静.当代我国大学生档案意识现状调查及对策分析——以苏州地区在校大学生为例[J].档案学通讯,2012(1):89-93.
[3]史寒冰,韩艳君.农业高校学生档案意识的调查研究[J].黑龙江档案,2013(2):36.
[4]郭婷.高校学生学籍档案管理信息化管理系统研究[J].现代营销(信息版),2019(7):122-123.
作者：张兹磊 林晓丽 单位：内蒙古农业大学档案馆
