[摘要]大数据时代档案管理的模式需要紧跟时代的要求改革创新。传统档案管理模式已经不能满足档案信息的发展和工作需要，科学技术的发展促进了档案管理的创新，人事档案信息化管理有助于档案的长期储存，提高档案管理的效率和实现大数据资源共享，最大化地获得人事档案的利用价值。本文论述了人事档案大数据管理的创新理念及模式构建方式，从档案数据库的信息收集、数据更新、系统维护和管理制度方面进行阐述，并提出了目前人事档案大数据管理的弊端及应对措施，促进大数据档案管理模式的健康发展，建立符合时代要求的管理模式。
[关键词]大数据；人事档案管理；信息化；创新；改革
大数据时代，各种产业的发展都需要搭载互联网和信息技术。为了满足工作需要，档案管理工作也需要更新换代。大数据时代的数据管理简化了管理流程，节省了时间，提高了数据的安全性，改进各单位的工作创建一个电子化、无纸化的办公室[1]。提高文件分类、收集、管理和共享的效果，可以满足大数据时代多样化的信息需求。对于电子档案来说，管理是一项非常重要的工作。管理工作主要就是对电子档案的各个信息进行记录，在对这些信息分析整理后，确保在相关工作中能够充分利用，把能从档案信息中提取的内容作为重点。因此，网络信息化已经普遍运用到各个领域，要找到信息技术与档案管理的融合点，才能更好地完成人事档案电子化的工作，快速提高档案管理水平，从而进一步促进电子档案工作的迅速发展[2]。档案管理人员应积极使用信息技术，最大限度地利用档案管理软件来改善文档管理的安全性和隐蔽性，减少用于检索和修改文档的时间，从而实现自动化处理；档案管理系统需要持续革新，进一步减少文件管理中的泄露和丢失的可能性，通过系统的持续改善，电子档案的分类变得更加详细[3]。
一、大数据管理模式的创新性
（一）档案利用服务理念的创新
传统的档案服务以被动满足客户需求为主，服务单一，流程繁杂。与之相比，现代化的档案管理模式依托于大数据的支撑，可以变被动为主动，精准找寻客户的需求，积极寻求相应的档案信息，主动满足客户的查询、更新档案的需要。与此同时，档案利用服务的现代化理念也要求档案的相关信息与档案的利用价值及客户需求配套，发掘其显性及隐性价值，简化服务流程，突出“服务者”的身份，让用户的使用过程更舒心[4]。
（二）档案利用服务模式的创新
传统的档案管理者更偏向于单一的档案整理工作，而现代化的档案利用模式下，档案管理人员应革新自己的服务模式，从下游走向上游，由整理档案进化至整合档案资源、分析档案信息，为决策部门提供更多的大数据信息从而帮助其做出更合理的决策。同时，档案部门还可以“走出去”“引进来”，加强与信息技术部门的合作，提升档案信息的数字化水平，优化档案利用的结构[5]。
（三）档案利用服务技术的创新
“互联网+”的关键要素并非是互联网本身，而是信息互联基础上的“+”，能够充分发挥互联网的开放性、广泛性、包容性和互动性的优势。依靠这些特性，档案管理可以与先进的信息技术、开放的数据平台、优质的网络服务等密切联系，使其成为一个能与大众交流，和谐发展的生态系统。例如档案实体虚拟化，可以将具体的档案实物通过整合、分析，再经过“互联网+”生态体系中的高新技术加工，为用户打造数字化场景，模拟历史或虚幻环境，打破时间、空间壁垒，给用户带来沉浸式体验[6]。高端的信息技术配合互联网平台可以使得档案信息利用不断革新，时刻与社会需求接轨，且降低了劳动成本，简化了服务流程，提升了管理效率。档案管理部门需增强虚拟现实等高新信息技术与档案管理利用的有机结合，主动创新，寻求多领域、多方式的合作创新，更好地满足社会需求，实现互利共赢[7]。人事档案的服务技术可以与文字、声音、图像等现代媒体技术结合，增强档案文件的阅读性和真实性[8]。
（四）档案利用服务行为的创新
在“互联网+”时代，档案利用服务创新需要从被动转变为主动服务行为，这是档案利用服务的最终目标。档案利用服务应从“实用”的角度考虑用户的想法，满足他们的需要，考虑他们的顾虑，预测他们将面临的困难，并领导档案利用服务。随着人类社会的进步，考学、就业、晋升等方面对学籍档案证明材料的需求迅速增加，电子签章功能应由档案管理部门快速完善，用户可以在线独立连接和打印认证材料，无须通过类似“认证中心”的公司提供认证证书。档案管理部门应把提供档案利用服务放在第一位，想要做好档案利用服务工作，档案工作人员必须跟随时代的进步用科学思维强化自身，创造前卫的服务意识，积极开发有效的档案利用服务信息，提高档案利用价值的空间，为社会创造更大的社会效益和经济效益[9]。
二、大数据档案管理体系构建
（一）建设档案信息数据库
档案信息数据库的建设促进了资源共享计算机网络的开放性，有利于实现用户之间的信息共享。因此，在事业单位档案管理中，大数据技术需要建立档案信息数据库，收集所有人员档案信息。如果某部门因工作需要，需要查看某员工档案，只要由主管部门提交申请并经上级审批，即可直接进入数据库查询。人员调动时，也可通过档案信息数据库共享。此外，负责档案管理工作的领导应为部门的员工建立相应的账户和密码，简化工作环节，最大限度地利用公司信息资源，有效减少事业单位人力、物力、财力的重复浪费[10]。
（二）强化“大数据”管理理念，多途径、多方面收集人事档案信息
人事档案信息能够全面记录员工的基本信息、工作情况和社会经历，是本单位人力资源管理最基本的部分。因此，在大数据时代中，人事工作者更应该把人事档案信息管理工作放在首位，用“大数据”和“云计算”的管理思想武装自己，借助现代技术，面面俱到地收集人事档案信息。一方面，档案管理系统对采集终端的数据进行收集，智能收集员工工资、绩效、奖励等各方面的真实信息。另一方面，对于外部环境信息，采集终端数据接口与人事档案信息管理系统连接后，会自动检索并收集员工自己填写的其他信息，如信用值、爱好、习惯等，将所有的数据集合成一个库，即“大数据”，它们是员工的面貌的真实写照，是人力资源的信息基础，能促进这个行业更加科学化和量化[11]。
（三）构建完善的大数据管理制度，提高档案管理系统运行的安全性
当前人事档案信息化建设与当前大数据时代信息化应用的普及极不匹配，存在安全隐患。在各种人事档案管理中，目前仍以纸质文档逐级审批或多次录入为主。员工平常各方面的工作，如考勤、奖惩、绩效考核，都与人事档案系统无法同时进行。在员工请假审批、提交表彰、工作奖励等信息不能全信息流通，给工作单位的人力资源管理带来不便。所以，要建立完整的大数据管理制度，有效落实人事综合数据的重组，全面收集员工档案信息，逐步形成安全的档案管理系统[12]。首先，建立相对的管理运行平台。没有齐全的硬件配置，就无法更新升级管理设备，各单位需要对人才信息分类，合理建立人事档案信息管理系统，才能有效加强人力资源的信息管理，科学合理地进行分类和共享。其次，要保证档案管理系统的安全性。单位应根据实际情况，建立标准化的认证规则配置用户的相应的访问级别；在资源访问时，为防止数据被恶意篡改，可采用添加水印的保护技术对电子文档进行安全保护；工作日志能及时发现非法操作保证系统安全，通过用户访问的时间和内容记录成日志，完成信息档案的建设目标。培养全面的档案管理部门，需要提高管理者的专业能力和自觉性，加强管理人员的服务性，紧跟系统的更新换代，使档案管理人员更专业，管理工作更先进[13]。
（四）深度发掘档案数据分析方式，提升大数据处理效率
大数据时代，高效地收集、分析和预测数据是人事档案信息化建设的要求，重要的信息可以引导人力资源管理高效化[14]。因此，在人事档案信息化建设时，应深度发掘人事档案数据分析方式，提高大数据处理、分析数据的能力，使人事档案数据资源得到充分的利用。数据得到深度挖掘和剖析，能使力资源管理变得科学、精准、高效。当然，这也需要开发大数据平台的科研中心的技术保障。一方面，在有关规定标准下，对不需要保密的信息进行如实补充和更正，这样可以能够精准地，面面俱到地收录各单位人员档案信息，最大程度地确保档案数据的正确和完整。另一方面，信息收集端口的数据收集要及时更新，并传送给服务端口。比如：通过分析与员工的近期的工作和休假情况，安排工作任务或及时发现员工困难，帮助解决问题。
（五）加强档案开发信息化人才建设
将大数据技术应用于人事部门档案管理的工作，需要进一步增强系统地培养档案开发信息化管理人才。一切有关信息化开发的工作方法都需要专业化人才作为强有力的基础。因而，相关的管理人员也应巩固专业知识学习，提高本身的各项能力水平，主管领导应依据本单位的部门情况和对员工的深度了解科学分配工作内容[15]。再者，领导者也要高瞻远瞩，每年招聘新员工，选拔出成绩优异、专业能力突出的年轻优秀人才，激发档案管理人员的创新精神。单位也要对利用档案的优势，定期且细化对员工的业务能力进行培训，包括对内培训和对外培训。对内培训是一般在单位内部对新入职或者调岗的员工进行知识教育，由专业的技术骨干组织；对外培训主要是指事业单位聘请业界权威专家对档案管理部门的全体职工进行专业培训。
（六）提升档案管理信息化的软硬件性能
第一，提升档案信息化管理的综合能力。选择计算机设备需要具有很强稳定性和安全性的优点，提高数字化管理的质量和效率；选择安全可信赖的云端服务和重要信息的CD备份，全面提升系统的性能；在进行软件和硬件投资时，应综合考虑升级扩容的潜力和稳定的性能。第二，确保档案信息化管理的安全性。不管是磁盘备份，还是硬件配置，都要依据档案管理的规范要求，以保证以后升级需求；除此之外，计算机设备要安装主机防火墙、设置用户权限、应急管理备份等；还要保证硬件设施的稳定，软件的升级管理，便于操作者使用和管理。第三，强化档案信息化管理的性能。网络机房应当配备阵列性产品，以保证网络系统优势、在线升级、云储存能力；与此同时，档案管理系统还应当具有一定的公开性，更高效地匹配日常工作中的各样终端的接入，充分发挥档案信息数据化的优点。第四，硬件方面应对信息媒介的整体质量进行控制，延长数字文档载体的保存期限，保证硬件设备不受湿度、温度等因素遭受破坏。软件层面则要选用必要的密码服务，很好地避免档案系统和数据被修改、损坏、没有权限访问[16]。第五，建立办公系统和档案管理系统的连接。在数据库与管理系统之间增设一些查询接口，为快速高效地开发数据资源奠定根基。针对信息化管理的具体情况，单位要及时更新档案管理制度的内容，保证档案管理系统的科学正常运行，包括人事档案的存档、文档信息化、数字化档案规范、档案保密制度、互联网安全制度等，确保档案管理的可靠性。例如：事业单位的科学研究档案属于机密性材料，在查阅时都要有审批流程和历史记录，让有权限的人员方便调用并且具有可溯源性，在档案管理实现信息安全和实际价值的平衡[17]。
三、大数据时代人事档案数据模型研究
（一）数据结构与分类
档案信息系统的数据库中有非结构化数据，半结构化数据（如文本、图形、图像），结构化的关系型数据[18]。数据挖掘是从大规模的、不完整的、有噪声的、模糊的、完全随机的数据中提取出隐含的、对他人来说不知道的信息和价值的过程[19]。常用的数据处理技术有统计分析、数据变换、数据挖掘实施过程、模式评估等[20]。对于档案信息资源的数据处理工作有预测任务和描述任务两种类型[21]。1.应根据现存的人事档案数据信息的特征，依据现存的数据对目标数据分类，然后通过回归的分析方法对锁定的数据文件处理和分析。2.对趋势、路径等归档信息数据的相关方法进行标准化说明。数据挖掘任务的改良通常是探索性的工作，为了测试和证明以前数据挖掘的结果，需要之后的数据处理。
（二）数据分析
在计算机和网络技术发展中，数学与网络有了科学的交叉，相互融合，产生了数据分析的新领域。对人事档案数据分析过程中，使用数学统计分析法，智能分析文件信息资源数据，汇总分析数据，取得相关信息统计报告，最大化现有人员的开发。文件信息大数据，充分发挥共享平台大数据的功能。在归档信息资源的数据分析中，采用适当的统计分析方法，自动分析收集到的归档信息资源的数据，汇总收集到的数据，取得统计报告信息，最大限度地活用已有的归档信息的大数据。起到共享平台大数据的作用[22]。归档信息资源的数据分析是取得有效的数据信息，详细调查及汇总数据。常用的MicrosoftExcel自带的数据分析能够完成大部分的数据统计和分析需求，最终将结果以图表形式呈现出来，如条形图、饼图、折线图、方差分析表、回归分析表等。相对先进的数据分析软件能够搭载大数据的分析能力，Sybase、MySQL、Server、MongoDB、Oracle等数据库能直接分析数据并生成报告[23]。
（三）数据挖掘理论
人们对数据收集的需求更加强烈，数据挖掘技术已经变得越来越受人们的青睐。从海量的信息中寻找并分辨人们感兴趣的内容，进一步加强了大数据分析的能力，对检索算法提出了更高的要求[24]。目前，人事档案信息资源的大数据挖掘是重点研究对象。存档信息资源的数据挖掘是具有创造性决策成果的研究，从众多繁杂的数据中挖掘或寻找它们的联系，以发现潜在的、有价值的信息，它受制于数据库管理技术、人工智能算法、数理统计分析方法、模式识别、数据可视化技术等相关的先进技术手段[25]。数据挖掘的对象对源数据的类型没有任何要求。这对于视觉档案信息资源有很大的好处，初始归档信息资源通常将文本形式的结构化保存方法作为载体使用。计算机网络技术的不断发展和硬件性能过剩，使得档案信息资源呈现为文本、图表、音频以及视频等多种表现形式，还可能是非结构化数据[26]。
（四）人事档案管理知识图谱构建
构建人事档案管理知识图谱（图1），准确把握人事档案管理各对象的特点，发掘档案管理需求和思路，结合实际工作明确档案管理的具体流程，有助于进一步明确基于档案管理的知识地图的构建思路和流程，帮助档案资源之间建立联系，达到智能化管理[27]。
四、人事档案大数据管理弊端及应对措施
（一）电子文件极易修改，寻找原始文件困难
在大数据时代，电子档案的修改痕迹容易被隐藏，篡改和伪造的数据识别有困难，不宜发现。因此，档案管理人员要重视电子人事档案的安全问题。尽管，计算机安装了很多保护软件，做了其他保护措施，但是，工作人员的疏漏或不当方式也会造成文件被不法分子篡改的风险，高级黑客也是数据不安全的因素之一。假如，文件真的被人为破坏或修改，使用相应的识别软件也很难查清修改痕迹，这严重影响了原始文件的真实性。由于电子文档易修改、溯源困难，档案管理对文档安全管理提出了更高的要求，需要采取更有效的和先进的技术，配备高度负责的员工处理[28]。
（二）大数据管理技术更新速度快
大数据管理系统需要电子设备和互联网平台这两个条件。然而，随着社会的发展，现代办公软件的更新时间短，大数据管理技术的更新换代较快。原因有两点：第一，计算机硬件结构更新迅速，使用寿命很短。USB磁盘和USB闪存驱动器主要用于存储电子文档CD和其他介质用于存储。磁盘和CD的使用寿命一般为四年左右。必要定期维护计算机硬件，并处理旧硬件，以确保归档安全。及时更换寿命到期的储存设备，保管好里面的数据档案。二是跟随时代升级计算机硬件和软件。计算机及档案数据搭载的软件更新换代快，需要技术人员不断更新新技术和新的管理模式，确保档案管理系统的正常运行。在这一过程中，电子档案极易损坏和丢失，成为档案管理的一大难点，这就需要档案管理系统完整、及时保存和备份[29]。
（三）大数据的云端储存
大数据时代中数据云端储存技术发展迅猛，在有限的U盘和硬盘储存条件下，云端储存具有储存数据量大，不易丢失，储存时间长的优点。但是，租用云端数据库需要长期投入财力，和相关客户端的高素质人才；在储存过程中还要防止黑客的攻击，以防人事信息泄露。如果云端出现纰漏，整个数据库要重新整理，存在一定的风险。可以与专属网络连接，建立专属的网络平台，减少信息泄露的风险[30]。综上所述，我国的档案管理从实体档案逐步过渡到数字档案，让档案信息“活起来”是顺应新时代管理工作的发展方向。大数据人事档案管理的模式是从服务理念、服务模式、服务技术等方面创新，建立符合时代要求的管理模式。在大数据人事档案管理模式中，本文针对政策、硬件设施、网络平台、模式架构等管理相关的问题进行论述，确保大数据档案管理模式发挥高效能。同时，不断提出了完善档案管理模式的弊端和难题，促进大数据档案管理模式的健康发展。总之，大数据人事档案管理模式有助于档案的长期储存，提高档案管理的效率和实现大数据资源共享，最大化地获得人事档案的利用价值。
作者：马清芝 单位：河南农业大学档案馆