管理制度建设方案范例6篇

管理制度建设方案

管理制度建设方案范文1

关键词:高校;档案管理;问题分析;信息化建设

1前言

从信息化建设的规律来讲,档案管理信息化必将是时展的趋势,电子档案也逐渐取代纸质档案。而档案管理信息化的建设中,它也受到到多方面因素的影响,其中包括学校的配套设施以及管理水平。高校主要是培养专业型人才,重视对专业技能的培养。然而,现代教育强调人的全面发展,档案管理团队不仅要具备过硬的专业技能,还要具备相关的理念和技术能力。从目前的技术水平而言,档案管理的信息化建设已经具备相应的技术支撑。

2我国高校的档案管理的基本问题分析

2.1缺乏专业的档案管理团队,难以形成信息化的档案管理理念

就目前而言,我国很多高校在档案管理方面的建设力度不足,高校的建设者以及负责人在档案管理方面没有科学的思路和理念。档案管理者的专业性不强,档案管理的经验不足,没有树立适应信息化档案管理理念。[1]一些高校为了省事,就让一些负责后勤的教职工负责档案管理。高校没有专业的档案管理团队,在档案管理方面没有形成有效的管理方法。非专业的档案管理团队在档案管理工作方面没有独立的理念,对待档案管理工作也不够重视。档案管理者没有树立信息化管理的意识,缺乏现代化档案管理的意识。这些问题都导致学校档案馆的效率不高,档案管理工作的作用没有体现先出来。一些高效的档案管理团队甚至没有经过专门的学习和培训,对档案管理的认识存在偏差。他们对档案管理工作的准备不足,把档案管理简单化,以为管理档案就是整理档案,存放档案。这样不专业的行为和看法直接导致档案管理工作效率低下。缺乏专业的档案管理团队也导致档案管理的理念更新较慢,难以适应现代档案管理信息化建设的要求。

2.2高校的档案管理信息化制度建设力度不足

档案管理信息化制度的建设对提升档案的管理效率具有非常大的意义。然而,我国很多高校的档案管理工作还没有建立完善的档案管理制度体系。首先,在技术投入方面,档案的信息化管理直接影响到档案信息的整理和保存。因此,档案管理的相关技术的需要及时更新换代,运用现代信息技术优化档案管理。在现代教育大步发展的今天,我国高校的档案专项技术的投入却存在很大的缺口。档案管理的技术长期得不到更新,档案管理的科学化大大减弱。随着信息化的水平越来越高,电子档案的应用也越来越高。高校作为现代教育的重要阵地,在档案管理的信息化建设方面却缺乏力度,很多学校不仅没有电子档案管理设备,连传统的纸质档案也乏善可陈。这导致档案管理的质量难以提升。其次,档案管理制度建设还包括档案管理体系的建设。这方面高校也存在很多问题。其中最明显的就是档案管理体系缺乏严密性。现代档案管理建设需要有完整的档案管理体系,这种体系就是档案管理的层次。很多高校在建设档案管理制度时都没有考虑到要配套设备以及制度的建设,在专业管理人员的选择上也缺乏足够的考量,没有做好多方面的论证,也没有想到要提升档案管理的水平和质量。管理者对现代档案管理的认识不足,导致档案管理水平低下。学校没有建立档案管理的细则和优化制度。因此,学校的档案管理人员就没有信息化管理意识,也没有服务意识。反正工作的好坏并不会影响到自己。由于制度的缺失,学校档案的信息系统也没有形成完整的体系,学校档案的信息难以共享,档案摆放没有规律,导致学校师生在查询档案时毫无头绪,而且经常会出现档案丢失以及损坏的现象。这都是由于档案管理的制度体系不完善所导致的问题。

3提升高校档案管理水平的对策

提升高校的档案管理水平,这是建设现代高校档案管理信息化的关键。学校建设涉及到多方面的问题,档案管理的问题是影响学校建设的重要因素。学校要提升管理质量,改善学校形象,建设现代化的教育体系,就要从基础性的问题入手,解决档案管理中存在的基本问题。

3.1培养专业的档案管理团队,形成现代的档案管理理念

高校要解决档案管理中存在的基本问题,首先就要培养专业的档案管理团队,形成现代的档案管理理念。学校管理者要转变思想,重视档案管理工作。提高档案管理者的专业性。在档案管理团队的建设方面,学校要多提供档案管理者的学习机会,鼓励档案管理建言献策。档案管理团队也要树立专业的档案管理理念。学校要加强档案管理的建设,配置专业的档案管理人员负责档案管理。高校需要专业的档案管理团队,在档案管理方面也要采用科学的管理方法。专业的档案管理团队在档案管理工作方法上也有独特的理念,对待档案管理工作也更加具有专业性,也能够树立服务师生的意识。更重要的是,高校的档案管理者也要树立现代化档案管理的理念。学校要重视学校档案馆的效率,为档案管理团队提供更多的专业学习的机会。专业的高校的档案管理团队经过专门的学习和培训,对档案管理的认识也会更加全面。

3.2建设完善的高校的档案管理技术和制度

高校要提升档案管理的水平就要建设完善的高校的档案管理技术和制度。首先,在档案馆投入方面,学校要适当加大档案馆的信息化的技术投入,及时更新档案管理设备。档案的数据信息以及结构水平直接影响档案管理的质量。因此,档案管理的设备需要及时更新换代,优化档案管理方法。此外,在信息化时代,电子档案也得到应用,电子档案具有更多优势,方便管理和查询,能够实现信息共享。学校也可以建设电子档案管理室,建设纸质档案与电子档案相结合的档案管理体系。这是现代档案管理的发展方向。在现代教育转型的阶段,高校也要顺应教育发展的潮流,从基础上解决一些基本问题,建设基础设施更加完备、制度建设更加健全、管理理念更加先进的档案管理体系。

4结语

在学校教育体系中,档案作为学校信息储备的核心,具有独特的作用。目前我国教育发展的速度越来越快,国家加大了对高校的投入力度。在资金的投入和制度建设上都有非常大的进步。高校的档案建设以及管理工作也要适应时展的潮流,实现档案管理的信息化。

作者:金永红 单位:徐州医科大学档案馆

参考文献:

[1]刘忠.浅析档案管理理念的创新[J].黑龙江档案,2006(06).

管理制度建设方案范文2

关键词:档案信息化建设;档案管理;管理措施

在档案信息化建设与档案管理过程中,相关管理人员必须要制定完善的管理制度,优化档案信息化建设体系,增强档案信息化建设效果,保证可以提升档案管理工作质量。

1 明确档案信息化

档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的指导之下,各个部门与机构全面应用现代化信息技术,对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等,保证可以提升档案管理工作效率,优化档案管理工作体系,增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中,相关管理人员利用档案实体保管方式,将其作为管理工作的重点项目,然后利用数字化管理技术开展相关工作,向档案管理实体提供信息化服务,转变传统档案管理模式,打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点:第一,要保证档案信息化建设的数字化与网络化,第二,要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递,提升档案信息数据储存效率与质量,达到管理一体化目的。第三,要保证档案信息资源共享,提升档案信息资源的利用效率。第四,要保证档案管理模式的更新,转变传统的档案管理方式[1]。

2 档案信息化建设问题分析

档案信息化建设中还存在较多问题,影响着档案信息化建设的有效性,难以提升档案管理工作质量。具体问题表现为以下几点:

第一,档案信息化数据异构性问题。就是在档案移交成为电子档案中,各个单位与部门之间的数据库不同,并且各个部门的数据来源于数据特征等不同,在实际情况下,会出现内部结构处理方式复杂等问题,导致出现档案信息化数据异构性问题[2]。

第二,高度分散问题。档案信息化建设中,各个档案会散落在管理部门或是经济单位,例如:在建设局与税务局财务报表实际移交的时候,会出现各类重复或是分散的信息数据,相关管理人员要利用大量时间筛选出有价值的信息数据,这就导致档案信息化建设效率降低。

第三,管理方式滞后。在档案信息化建设过程中,经常会出现管理方式滞后的现象,难以提升档案信息化建设质量,主要因为档案信息化建设人员还不能根据信息化建设需求对其进行有效的管理,难以提升信息化建设工作效率与质量。

第四,管理观念滞后。当前,部分档案信息化建设与管理部门还没有认识到档案信息化建设工作的重要性,难以提升档案信息化建设与管理工作质量,甚至还在应用传统的纸质管理措施,无法增强档案信息化建设效果[3]。

3 档案信息化建设与档案管理措施

档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度,减少档案信息化建设与管理中存在的问题。

3.1 建设专门的网络档案系统

档案信息化建设部门需要建设专门的网络档案系统,在网络档案系统中,技术人员可以综合利用数字化平台,例如:建设公众、内部等信息服务网,发挥网站的作用,同时,还要统一档案信息化建设标准,积极建设档案信息化硬件与软件基础设置,提升档案管理水平,促进信息资源共享工作的进步。

3.2 重视电子文件管理工作

档案信息化建设部门必须要重视电子文件管理工作,减少其中存在的问题。首先,要重视计算机网络体系的建设,提升文件传输效率,在文件传输之前,要将档案信息转换成为电子档案格式,提升数据的可靠性与通用性,同时,还要保证电子档案的价值。在传输电子文件期间, 必须要保证网络安全性,提升电子文件传输工作效率与质量,同时,还要保证电子文件数据下载的真实性,将其储存在光盘中[4]。

3.3 制定完善的技术处理制度

在档案信息化技术处理过程中,相关档案管理人员与技术人员必须要制定完善的管理制度,减少档案技术处理工作问题,提升档案技术处理工作效率与质量。在电子文件技术处理中,必须要重视电子文件保存问题的解决,在长时间电子文件保存中,必须要重视保存的准确性与安全性,定期对其进行复制处理,并且建立完善的竞争机制,避免出现电子文件保存不当的现象。

3.4 积极应用现代化管理措施

档案信息化建设部门必须要积极应用各类现代化管理措施,提升资源共享管理效率与质量。在此期间,档案信息化管理人员必须要将传统档案管理方式转变成为现代化的档案管理模式,积极应用网络化技术与数据化技术,提升数据化档案管理质量,减少其中存在的档案管理问题[5]。

3.5 树立正确的服务意识

档案信息化建设部门必须要树立正确的服务意识,利用先进服务观念开展工作,提升档案信息化建设质量与效率。在档案信息化建设部门实际服务期间,相关管理人员必须要制定完善的管理制度,要求树立正确的服务意识,根据档案信息化管理部门的需求,提升档案信息化建设工作效率与质量,减少其中存在的问题,并且采取有效措施解决问题,增强档案信息化建设工作效果,进而优化档案信息化管理体系。

3.6 制定完善的管理制度

档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度,优化档案信息化建设与管理体系,提升档案信息化建设效率。首先,相关管理部门必须要重视档案信息化管理的软件与硬件质量,增强档案信息化建设效果,减少其中存在的问题。其次,档案信息化建设与管理人员必须要制定信息资源整合体系,打破传统档案管理方式的局限性,发挥现代化档案管理工作作用。最后,必须要提升农村管理工作效率,增强档案信息化建设工作效果,避免出现病毒感染的现象与问题,同时,还要重视档案信息化建设与管理工作服务质量。

4 结语

档案信息化建设部门与档案管理部门必须要根据其实际情况制定完善的管理制度,优化档案信息化建设体系,提升档案管理工作质量与工作效率,增强档案信息化建设效果。

参考文献

[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2014(23):150-151.

[2]杨志联.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务,2016(3):48-48.

管理制度建设方案范文3

笔者根据日常工作中接触和了解到的情况,对当前影响水利建设项目档案工作的主要因素进行了全面分析,归纳起来,大致有以下几个方面:

1)项目档案管理体制和制度不健全,影响项目档案工作的正常开展。具体表现在:①项目建设单位档案管理体制不健全,首先是分管领导不明确,档案工作没有实行统一领导;其次是各有关部门在档案管理方面的职责不清晰,互相扯皮;再次是档案人员不落实,档案工作任务无法实施;①没有制订应有的档案管理规章制度,有些建设单位虽然制订有,但没有可操作性,形同虚设;③没有形成项目档案管理网络,建设单位对项目档案工作缺乏必要的监督指导,甚至出现项目建设中档案人员频繁更换、项目档案没人管的现象。

2)项目档案工作与项目建设管理脱节,影响项目档案的完整与准确。具体表现在:①项目档案工作未能与项目建设同步开展。有些水利建设项目前期对档案工作基本没有投入,等到工程要竣工时才突出进行档案整理,造成项目档案工作大大落后于项目建设进度。如笔者所在单位负责设计的某抽水蓄能电站,早在1997年就开始了项目规划选点,但直到2006年该项目全面开始施工后,项目建设单位才成立档案室,导致前期有些文件散失,为了竣工验收,花了很多时间和人力进行补充收集。②项目档案管理未能纳入项目建设管理的关键节点,错过了项目档案管理的最佳时机,造成档案资料的原件不齐、复印件多、特种载体档案严重缺失等现象,大大降低了档案的真实准确性,不仅给项目档案验收工作造成困难,而且对日后项目档案利用也会留下隐患。如笔者所在的单位负责设计的一座水库,部分工程图纸做过两次修改,先后出了三个版本的图纸,设计人员以为第一次出的图就没用了,不移交档案室,但后来建设单位要求提供这三个版本的电子文件,而参与这些图的设计人员有些也已经离开本单位了,所以找不到这些图纸的最初版本,只能根据蓝图来重新编制,既费时费力,也给档案的真实准确性留下了隐患。

3)项目档案工作人员专业知识与实践经验欠缺,影响项目档案工作质量。具体表现在:①有些项目档案人员既没有水利工程方面的专业知识,又没有受档案专业知识培训,对工程档案的完整、准确和系统性要求把握不住,只能是被动地接收各参建单位移交的档案,导致有些归档内容缺项、漏项、签章手续不齐,案卷整理不规范;②有些项目建设单位的档案人员缺乏项目档案工作经验,认识不到水利工程的复杂性、科学性和系统性,不能够从项目建设全局对项目档案工作进行统筹安排,导致整个项目档案工作顾此失彼。

4)项目档案管理手段和措施不力,影响项目档案工作制度与标准的有效实施。有些水利工程项目,对工程档案管理缺乏有效的手段和措施,没有将档案管理纳入承包合同,明确参建各方在档案管理方面的责任,有些项目虽然在承包合同中对项目档案管理有要求,但由于要求不具备可操作性,又或者虽然合同要求很明确,但在合同执行中没有将档案工作作为其中的环节,以致有些参建单位只负责工程建设,而对工程档案管理则采取能减就减、能赖就赖的做法,最终使合同要求成为一纸空文。

2破解影响水利建设项目档案管理因素的基本方法

针对上述影响水利建设项目档案工作的主要因素,笔者结合本人所在单位参与建设的几个水利建设项目档案工作的经验和做法,提出几条破解的基本方法。

1)加强领导,落实建设项目档案工作项目法人负责制。《水利工程建设项目档案管理规定》要求,“项目法人对水利工程档案工作负总责,须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作,并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。”因此,要做好水利工程档案工作,首先必须落实项目法人负责制。只有建设单位领导高度重视,各参建单位技术人员积极配合,全体档案管理人员勤奋敬业,项目档案工作才有做好的可能。以我单位参与建设的“广东省东江—深圳供水改造工程”(以下简称“东改工程”)为例,就是在项目档案工作中注意落实领导责任制,进而为在项目建设中贯彻“统一领导、分级管理”的档案工作基本原则提供领导保证。实践证明,这一原则在“东改工程”档案工作中起了非常重要的作用,特别在工程竣工阶段,总指挥部指定一位副总指挥兼任档案室主任,勘测设计单位、施工单位及监理单位明确一位主要领导或负责人分管工程档案资料工作,并建立与工程档案资料工程任务相适应的管理机构,配备档案资料管理人员统一管理工程档案资料,使领导在工程档案工作中的责任更加明确,也使整个项目档案工作的开展更加顺利。

2)健全制度,理顺项目档案工作的体制机制。建立健全建设项目档案工作的规章制度,既是建设项目管理工作的重要内容,也是协调档案工作与其他工作关系的依据,更是做好项目档案工作的重要保障。水利建设项目一般建设规模都较大、建设周期也较长,光有项目法人负责还不够,必须健全制度,理顺项目档案工作的体制机制。曾经荣获“广东省重大建设项目档案金册奖”的广东省北江大堤加固达标工程(干堤和遥堤部分),就十分注重制度建设。他们的主要做法是:将项目档案管理的有关要求纳入工程建设总指挥部的工作制度体系,把档案管理工作目标分解细化,层层加以落实,列入岗位职责。笔者在该项目参观学习时,详细翻阅了由北江大堤加固达标工程建设总指挥部编印的《北江大堤加固达标工程建设工作制度汇编》(第一版),看到该项目档案工作从机构设置到部门和人员职责,以及档案形成、收集、整理、保管、利用等环节,都有非常明确的规定,真正做到了制度化。比如档案工作机构,专门成立了“北江大堤加固达标工程档案资料工作小组”,明确由常务副总指挥分管,综合部部长任组长,总指挥部各部门负责人和各参建单位档案负责人任副组长。又比如档案工作职责,该制度列出的每个部门,都有一条关于本部门文件材料归档的内容,同时明确有一个人具体负责。如“征地部”职责第(七)条规定:“做好征地拆迁的合同管理、文件存档工作”,并在人员分工表中将此项职责落实到人。同时,该项目还将档案工作的有关要求纳入劳动竞赛活动,建立档案工作激励机制,奖优罚劣,真正地把岗位责任制贯穿于项目建设的全过程。

3)强化管理,将建设项目档案管理纳入合同管理,与项目建设实行同步进行。2010年水利部印发的《水利科学技术档案管理规定》(水办[2010]80号)要求:“各单位应认真执行国家有关‘同步管理’规定,把项目文件材料管理纳入项目管理工作程序,列入有关部门及人员的职责范围。在下达项目计划或签订项目合同、协议时,应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求;在检查项目进度时,应同时检查项目相关文件材料的收集、整理情况;在进行项目鉴定(验收)时,应先期或同步检查、验收项目文件材料的整理与归档情况;在科技人员考核与职称评审涉及有关项目时,应有该项目已按要求完成归档工作的证明材料。”因此,项目建设(包括总承包)单位首先应将项目档案工作纳入项目建设管理程序,与项目建设实行同步进行;同时,要将项目文件材料的收集、整理和移交归档纳入合同管理,提出要求明确,并采取有力控制措施,确保合同内容的落实。

4)加强培训,注意提高项目档案人员的业务水平和能力。面对新技术、新知识不断产生的新形势,如何提高项目档案人员的业务水平和能力,是摆在各级水利部门和水利项目建设单位面前的一大课题。近年来,我省各级水利建设主管部门和项目建设单位都非常重要项目档案人员的业务培训。如省水利厅从2006起每年都举办一期水利建设项目档案培训班,把全省水利建设项目参建各方的档案人员进行集中培训,同时,还通过开会、现场检查、组织参观学习等方式,有针对性地对部分重点建设项目档案人员进行指导性培训,收到了很好的效果。笔者认为,项目档案人员也应该自觉加强对水利建设和档案管理等专业知识的学习,不断拓宽知识面,优化知识结构,掌握管理水利建设项目档案所需要的相关知识和技能,更好地为水利建设项目服务。

5)科学管理,提高档案工作标准化和现代化水平。科学管理是做好水利建设项目档案工作的前提。被广东省人民政府授予“模范建设工程”称号的东改工程,就是在科学管理方面取得了很好的成效。根据时任广东省委书记张德江同志指示和省委、省政府的部署而组织编写的《广东省东深供水改造工程建设管理规范———大型工程建设指引》一书认为,“东改工程建立了科学的工程建设管理机制,依靠机制管理工程建设。建立了完善的激励机制,将工程合同的各项要求得到落实,确保了工程安全、质量和进度目标的实现;建立了完善的约束机制和监督机制,确保了工程廉政目标的实现。”该项目的档案工作如同整个工程建设项目一样,也取得了显著的成绩,创造了许多可供借鉴的管理经验。比如,根据东改工程提出建“安全、优质、文明、高效的全国一流供水工程”的建设总目标,东改工程档案工作提出了“为一流工程建一流档案”的奋斗目标,并自始至终围绕这一建设总目标,高标准、严要求,扎扎实实开展档案工作。笔者认为,要实现项目档案的科学管理,就必须遵循水利建设项目文件材料的自然形成规律和相互间的有机联系,做到科学分类,规范整理。同时,要加大投入,按照档案管理现代化目标,配备开展档案管理的设施设备,实现档案资料的数字化管理和网络化的传递,满足水利项目建设者多方位、多区域利用项目档案的需求,为水利项目建设和管理提供方便、快捷和高效的档案服务。

3结语

管理制度建设方案范文4

一、重大投资项目档案工作的现状及问题分析

项目档案验收是项目竣工验收的必备和先决条件,档案验收不合格则项目竣工验收就不能通过,做好重大投资项目档案的管理工作非常重要。

(一)现状

重大投资项目档案从形成到收集归档,需要设计、施工、监理、竣工验收等多个单位共同配合完成,是一项复杂的系统工程。虽然各参建单位对项目档案工作都非常重视,但是由于项目档案自身的特点及各项目组的主观因素,项目档案工作仍存在许多问题,具体表现在:

1、重大投资项目建设周期长,涉及面广,时间跨度较大与承建单位较多等特点易造成档案的丢失。一个重大投资项目建设周期短则一两年,长则可达十多年,项目档案工作一直处于运动和补充状态,再加上承建单位较多,使得项目文件很难做到及时归档,极易造成档案丢失。

2、项目建设人员主观认识不足,重视红头文件和结论性文件的管理,疏忽对过程性文件的控制,造成过程性文件缺失。项目人员都知道红头文件很重要,但是对项目建设过程中形成的一些过程文件、随机文件则不太重视,对这部分文件的处理比较随意,常常用后即弃。

3、文件材料收集归档难。部分参建单位或图自用方便,或因产权归属问题,找种种借口,拒绝移交归档。

4、档案完整性、系统性不足,档案验收不合格,影响项目竣工验收。由于项目档案形成的分散性和阶段性特点,以及项目建设人员对档案工作认识上存在误区等主观因素,导致文件材料归档难,档案收集不齐全,完整性、系统性得不到保证,档案验收难通过等问题。

(二)问题分析

项目档案收集难、归档问题多,原因有多个方面,根本原因还在于档案人员无法对项目建设的全过程进行有效跟踪,难以对过程性文件做到全面监管。要解决这个问题就必须认真研究有效的应对策略,建立科学、合理的全过程档案管控模型,通过对项目建设流程进行跟踪,从而对文件产生流程进行管控。

二、项目档案管控应对策略

(一)健全项目档案管理机制,理顺档案管理与项目管理的关系

在项目建设过程中,项目建设人员往往不认可档案工作也是自身本职工作,档案管理与项目管理之间常常脱节。究其原因,就是档案管理与项目管理的关系没有理顺,项目建设人员没有认识到档案管理本身就是整个项目管理的一部分,档案管理应当与项目建设同步进行。任何一个工程项目决不是为了形成档案而去建设的,其产生的档案材料都是服务于该项目本身的,因而不可能将档案工作单独分割开来,档案管理与项目管理之间是一个有机联系的整体,属于包含于与被包含的关系。项目建设单位应当建立健全项目档案管理制度,建立项目档案工作领导责任制,指定专人管理项目档案,将项目档案工作纳入项目年度计划,纳入项目管理程序,纳入项目建设人员的职责,从根源上确保档案工作与项目建设的同步进行,从而确保档案材料始终处于管控之中。

(二)档案部门要转变思路,提前动手主动介入,变事后收集为事前知晓和事中管控

档案工作在传统上属于工作流程的最末端,在工作层面上处于后台位置,档案部门要想在末端的位置控制前端刚刚生成或尚未生成的文件,就必须转变工作思路,提前介入到工作流程的前端。首先,在制度层面,建立项目档案备案制度,项目建设单位应在项目立项审批后向档案部门备案,使档案部门在后方也能事前知晓前方的工作。档案工作无法对项目建设进行同步跟踪,关键的难点就在于档案部门事前不了解项目建设方的情况。其次,档案部门在备案后应立即组织人员对项目负责人和项目档案管理人员进行档案知识培训,一方面培养他们的档案意识,另一方面使其掌握必要的档案管理技能。此外,建立项目档案工作信息通报制度,强化对项目档案工作的监督指导,做到事中管控。

(三)认真研究项目档案的产生和流转规律,建立有序可控的文件控制体系

全程管控理念的目标是将项目档案工作贯穿于项目建设的全过程,使项目建设的每个阶段、每个环节产生的每份文件都处于受控状态。这就要求档案人员熟悉项目运作流程,准确把握项目文件的产生和流转规律,做到文件运转与材料归档无缝衔接,文件在某阶段运转完毕即进入归档程序,即使归档不全,文件也可处于可追踪状态,从而确保文件可控。档案人员可以根据项目建设的流程图,对应地设计一个文件产生、流转和控制图,在项目建设的不同阶段跟踪相关的文件材料,做到项目建设与档案工作同步,避免文件流失。

(四)建立项目档案验收制度,赋予档案部门否决权力,加大档案工作约束力度

按照国家有关规定,在项目竣工前必须进行项目档案专项验收。档案专项验收是项目竣工验收的必备条件之一,档案验收赋予档案部门一票否决权力,让档案工作在项目管理中占有一席之地,使项目建设单位不得不重视档案工作。然而在实际工作中,许多单位并未真正落实该项制度,档案部门是服务部门,对建设单位既无约束权力也无有效约束手段,除由国家或有关省部委投入的重点项目上级要求必须组织档案验收外,一般情况下建设单位对档案验收既不邀请也不配合,档案验收制度成了一纸空文。这就要求档案部门加强与项目主管部门的协同配合,借外力推动项目档案工作的发展,档案行政主管部门要转变思路,与各业务主管部门多协调沟通,在立法和制度层面上明确档案部门的权力,档案收集工作才会真正得到保证。

三、重大投资项目档案的控制方法与模型研究

(一)控制思路

总体思路是前端控制,过程跟踪,全程管控。

传统项目档案收集工作是在项目竣工验收前才开始进行突击收集归档,这种事后收集的做法必然会导致许多文件材料归档不全。我们要打破这个模式,从项目立项开始对每个环节的文件进行管控,项目建设完成档案收集工作即完毕,整个建设过程文件都处于跟踪和监控当中,真正做到档案工作与项目建设同步进行。

(二)控制方法

1、前端控制:制度控制

前端控制的关键在于制度控制,即在项目起动时从顶层框架上设计出一种符合项目建设的档案管理制度,在制度上理顺关系、明确职责、规范做法,把档案工作的基本要求与工程管理的相关要求有机结合,从源头开始将项目文件纳入到管控范围之中。档案制度的建设和贯彻落实是项目档案管控的核心,是做到项目档案全过程控制的保证。

2、法律控制:合同控制

法律控制主要是采取合同明文规定的方式,明确把项目档案的收集归档纳入到合同当中去,运用法律手段约束参建单位,为档案的管控取得主动权和法律保障。在合同条款中明确规定参建单位的档案收集义务、归档的具体要求、档案工作的进度及档案工作不合格的惩罚性措施等,通过法律条文为档案工作提供刚性保障,规避拒不归档的各种借口,从数量、质量、内容和时间等方面保证档案的完整性,从而最大限度地防止档案的流失。

3、人员控制:责任控制

人员控制主要是从相关人员自身责任的角度明确有关档案工作的义务。从项目建设开始,建立对口的档案机构,组建各参建单位组成的档案管理网络,明确项目负责人、项目档案管理员、设计施工监理人员、开箱人员的有关档案责任。项目负责人作为总抓人员应当从全局角度督促做好档案工作;指定的项目档案管理人员负责具体档案业务,要想方设法协调各方人员进行档案移交,从根本上保证档案的完整;设计施工监理等参建单位应按合同或协议要求提交经系统整理的项目文件;参与设备开箱的文件管理人员应当清点检查随机文件,并及时向档案人员进行移交。

4、过程控制:环节控制

过程控制是确保项目档案齐全完整的关键,指定的项目档案管理人员应当要跟踪和掌握项目建设的进度,从项目立项到项目竣工每一个阶段都应做到项目建设与文件材料形成归档同步进行,确保过程文件完整。指定的项目档案管理人员应当是参与项目建设、熟知项目运作流程的项目人员,项目档案管理员能够参加各种会议,动态掌握项目文件的流向,能够根据项目建设的不同阶段科学地编制出对应的文件归档范围,协调各方人员按照归档范围及时归档文件,对于流失的文件材料有能力进行追踪和补救。通过对项目建设分阶段、分环节的控制,达到对过程文件的控制,最终达到对整个项目建设的全程控制。

(三)控制模型

项目档案的管控主要从项目建设流程、项目文件产生流程和文件的管控方式三个层面来进行建模,通过梳理和优化文件管控和归档流程,建立一个流畅、有序、可追溯的文件管控模型。

参考文献:

1、丁洪、张小玲:《略谈重点建设项目档案的系统控制》,《档案与建设》,2005(10)。

管理制度建设方案范文5

一、地铁建设项目档案信息化建设的途径

档案管理信息化建设,是档案管理面临未来发展的必然选择,也是电子信息时代的发展要求。地铁建设项目档案信息化建设的关键,在于如何制定并完善相关的制度标准,、实现电子文件与纸质文件同步管理,并强化电子文件的监督管理,确保地铁建设项目档案信息化建设的有效性。那么,具体而言,地铁建设项目档案信息化建设可从以下几个方面进行着手:

(一)制定并完善相关制度标准,夯实档案管理信息化建设的基础

地铁建设项目档案信息化的建设与管理,需要严格依据国家的法律法规进行。一方面,在文件材料的归档方面,项目建设管理部门应建立完善的归档制度,对项目建设过程中具有保存价值的文件,严格依照《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文档归档与管理规范》,制定严密且细致的电子档案管理制度;另一方面,基于完善的电子档案管理制度,进一步明确电子档案管理过程中各部门的职责,确保电子档案信息化管理的有效性。对此,首先,建设项目单位的档案管理部门,对于电子文件的归档管理,应充分基于电子文件管理系统;其次,在参建单位的合同之中,对于建设项目应明确归档的相关要求,规范并确保归档管理行为;再次,对于建设项目归档要求范围之内的文件,一旦形成电子文件,则需要进行归档标识,确保归档信息内容的安全与真实。《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)

(二)纸质文件与电子文件同步管理,提高档案管理信息化的有效性

需要说明的是,纸质档案与电子档案各有优缺点,在地铁建设项目档案信息化管理的过程中,实现纸质文件与电子文件同步管理,具有一定的必要性。首先,在档案数据录入的过程中,各部门录入的规范化与标准化,强调并需要两者同步管理的推进;其次,为确保归档电子文件的完整性、真实性,相关管理部门一是要严格落实归要求;二是要提高档案的完整率和正确率;再次,建设项目中所形成的纸质文件,通过对其完整性的核对滞后,需要及时的进行归档处理,并进行扫描录入,完成电子档案信息的建立,保存至档案数据库之中。

(三)强化电子文件的监督管理,狠抓各环节档案管理工作

电子文件管理是一个过程,强调电子文件形成、归档等各环节的有效落实,以及各环节监督管理的有效开展。电子档案的形成、积累是档案完整性的重要基础,在监督管理的过程中,需要落实三方面工作:①在档案管理信息化的过程中,档案电子文件不仅需要实现全过程管理监控,而且对于前段监控要特别注重;②为确保电子文件归档的安全性,在归档交移的过程中,需要对归档文件的技术环境进行检测;③对于电子文件而言,其具有易更改、易消失等特点,对于地铁建设项目档案管理,应将其纳入管理系统之中,做到统筹规划,提高档案信息管理的有效性。与此同时,为强化档案管理,相关管理部门应不定期对电子文件的采集、著录及归档等情况进行检查。对实际工作中出现的问题,及时进行分析与解决,并将科学有效的工作经验或方法,在实际工作中进行推广。

二、抓好人才队伍建设,强化档案人员的信息能力

档案管理具有特殊性,从法律角度,档案管理人员一是要具备专业知识;二是要忠于职守;三是要遵守纪律。所以,档案管理人员需要具备良好的综合素质,方可胜任档案管理工作。而地铁档案管理信息化的实现,对管理人员有了更高要求。在电子档案管理中,主要是内容信息数字化、文档处理一体化,与传统纸质管理存在本质区别。对此,首先,为运用好科学技术,提高档案管理效率,应建立一支专业人才队伍,切实做好档案管理人员的培训教育工作,尤其是在计算机操作、电子档案建立、网络安全维护、信息资源开发等方面,要提高档案管理人员的技术水平;其次,加大人才引进力度,充实档案管理队伍,为社会发展提供更加优质的服务。在地铁档案管理信息化的进程中,势必存在诸多的问题,这些问题的有效处理,需要广大的专业人才;再次,强化管理人员的法律知识,提高职业道德与职业素养,在工作中做到遵纪守法。

在档案管理信息化的进程中,档案管理部门既要迎接挑战,又要在挑战中不断地创新,实现地铁档案管理信息化。这些,都需要档案管理人才队伍的建设,强化档案人员的信息能力,不仅满足当前档案管理工作的需求,也推动了地铁档案管理的现代化、科学化建设,具有十分显著的现实意义。

三、完善地铁建设项目电子文件的控制

当前,地铁建设项目电子文件的控制,是一项复杂而细致的工作,强调各方工作的狠抓落实。在完善地铁建设项目电子文件的控制过程中,不仅需要强化工作的有效落实,而且需要基于法律法规,确保档案管理信息化的有效性。

一是对于档案管理人员而言,需要对地铁建设项目有所了解,如项目设计的进度、项目的设计要求等。这样一来,不仅有助于档案管理人员开展工作,而且有针对性的提高档案管理的有效性,确保档案管理落实到位。

二是进一步的制定相关的规定,对于建设项目电子文档的归档,要明确其做法。此外,在电子文件的控制过程中,应强化与其他相关部门的沟通。如,通过与质监部门的沟通,确保电子文件中对于质量要求的文件积累。

管理制度建设方案范文6

【关键词】基本建设项目档案;工程建设;竣工验收

一、项目前期准备阶段预先谋划

(1)从工程立项开始,建设单位就将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程,着手开展文件材料的收集、积累和整理工作。(2)建立档案工作组织机构,明确分管领导和档案人员,做到在人员上的落实。(3)在建设单位在编制招标文件时明确文件形成、归档和管理要求,将竣工文件编制工作水平作为选择施工、监理单位的依据之一。(4)在签定勘察、设计、施工、监理和设备采购合同时,对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求.

二、建立完善的档案管理制度

制度建设是根本,没有一套切实可行的档案管理制度作保证,档案管理工作将无所适从。档案工作建设项目由于规模大、工期长、形成材料多,特别是由于其所涉及的单位和环节众多。因此,参照《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》(DA/T28-2002)、《电力工业企业档案分类规则》等电力档案管理相关标准要求,制定《基建工程档案管理实施细则》、《项目档案保管期限表》、《声像、实物档案管理制度》、《项目档案利用制度》等制度作为各参建单位编制、整理竣工档案的指南。

三、加强档案管理人员业务知识培训

各施工单位档案管理人员往往是技术人员兼职的,个别单位还有临时聘用的,他们对档案专业知识知之甚少,对国家和行业档案管理法律法规及标准也是一知半解。因此,明确各参建单位兼职档案人员,建立档案管理网络,建设单位必须在工程建设之初就要组织参建单位档案管理人员进行集中培训,迅速提高他们的档案管理专业知识。项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导工作。

四、定期召开档案工作协调会

定期召集有关参建单位档案管理人员参加项目档案工作协调会议,相互通报各单位负责的单项工程项目进度和该项目档案工作进度,对工作中存在问题并及时解决。

五、做好各单位控制工作

(1)建设单位在检查工程质量、进度时,同步检查档案资料的形成、管理情况。在进行单项工程验收,同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。竣工档案正式移交前严格通过竣工文件的编制方、监理部门、质监检部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行逐卷逐册会审;对存在问题的部分一一提出整改内容并限期整改,整改完毕经建设单位确认并办理交接手续。(2)施工方根据法律、规范的规定及建设单位签订的有关建设工程合同的规定接受工程监理方对其建设行为进行的监督管理,接受并配合监理其履行合同。业务上极积主动与建设单位、监理单位档案员沟通好,明确对施工方所要移交的工程档案有什么样的具体要求,这样在施工过程中也可控制形成材料的质量。(3)监理单位除对自身形成的文件进行积累、整理、归档外,须重视对施工资料的监理,按照监理合同中约定的监理范围,负责监督检查施工文件的形成管理情况,在审核施工资料的基础上,对工程实体进行检查,以验证施工资料的真实性。(4)设备档案的收集和管理方面,档案人员参加设备开箱工作,及时收集相关资料,并根据工程管理负责人确定的分发单位及数量分发,并做好相关记录。在设备档案的收集过程中,建设单位对设备厂家文件材料不齐全及不规范问题,不是被动地等设备厂家最后付款时才后补有关材料,而是根据设备合同,列出每台设备所缺的详细资料内容、数量与质量要求,通过及时出具“设备资料欠缺单”交计划部及物资部或财务部从厂家剩余的合同款扣款等方式来有效控制资料的追交。

总之、工程项目档案作为工程项目建设的最终结果,它的形成、积累、归档及管理贯穿工程项目的整个过程,涉及到工程计划、设计、管理、施工、监理等多个环节。因此要做好工程项目档案管理,除了搞好档案业务建设工作外,需要各级领导和部门支持。工程项目档案是一项严肃、认真、繁琐的工作,确保它的质量。

参考文献