数字化管理的作用范文1
一、高校档案管理现状
根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案主要记载着学校重要的教育历史，具有很重要的价值，因此必须加大对档案管理的重视。根据目前的情况来看，主要对其总结了以下这几个方面特点:第一，学校每年都会“迎来送往”，送走很多毕业生。同时会招来很多新生，这对高校档案的管理需要很大的工作量，既要对新入学学生的档案数据进行录入，也要对毕业生的数据进行迁出或改动，此时档案的变化呈现数量巨大、变动较为频繁等一系列特点，再加上要对学生其他档案的维护和保存，都需要耗费大量的人力物力。第二，档案管理操作的标准化程度不高，各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在各种差异性，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这给提高档案管理工作的效率带来了障碍。第三，档案数字化管理处理手段有待提高，由于目前的高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到了检索、交换、备份等辅助功能。以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是制约档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。
二、档案数字化管理的特点
过去传统的档案管理模式是在每个部门分出一个档案管理科室，此种管理模式是十分封闭的，虽然在过去的高校档案管理工作中发挥了重要的作用，但是就目前社会的管理模式来看，传统的档案管理方式显然是无法满足现状的，因此必须在过去传统的管理模式中，创建一种新的管理模式，那就是应运而生的电子信息化管理模式，这是一种更具开放性的管理体系，是对传统档案管理的一种补充及升华，使得档案管理的质量和效率得到进一步的提高。随着电子信息技术的快速发展，档案数字化已成为高校档案管理的一种发展趋势，各种新型产品正不断被研发出来并得到广泛性地应用，也使得档案管理在模式上发生了巨大的变化，作为档案管理的一种有效手段，档案数字化在高校中的管理功能也变得越来越强大。如今，不管是档案的生成、归档还是检索都是与计算机紧密相连的，电子档案的存在方式主要是以机读的形式，就这一点来说是和传统的档案管理存在很大的区别的。在信息的使用中，需要将有价值的信息在档案信息这一系统中检索出来，对此就必然要求档案管理系统的精确性，如此才能保障高校档案信息的真实性以及价值性。
三、电子档案使用的途径
电子档案所具备的很多特点都是传统档案所不具备的，像查准率以及查全率等等，这些都是传统档案对于现代化的电子档案管理所不能比拟的，对此为了提高工作效率，应充分利用电子档案的优势，使其优越性得到展现。当前电子档案的使用途径主要包括以下几点：
（一）提供拷贝
在对电子档案进行使用的过程中，主要的一个途径就是拷贝，这是最初的提供档案的一种方式，为了使得整个档案部门可以充分利用拷贝向档案人员提供材料，可以将文件直接转换为一种通用的格式，然后再让使用者对档案进行处理，然而使用人员不一定具有软硬件设施条件，对此可以直接要求档案管理部门将档案打印出来。
（二）通信传输
通信传输主要是指不同的档案管理部门通过计算机将所使用的档案进行相互传输，这是当前比较常用的一种电子档案管理方式，这显示了档案在提取的过程中没有地域限制的特点，不需要档案人员再为提取档案专门跑一趟，有效节省了大量的人力以及财力。
（三）直接利用
所谓直接性地利用，是指利用档案部门的计算机对电子档案进行查询，这样一来可以使得众多的档案使用人员能够在统一时间得到相同的电子档案，并为使用电子档案的人员提供相关的技术支持。
四、档案数字化管理的重要作用
档案数字化管理是一种现代化的信息管理模式，该模式是将原来纸质记载的信息转变为数字化的信息进行保存，这样方便存储和查阅，而且电子智能化的记载储存有利于管理。数字智能化的管理模式能把相关的档案按照不同的类别进行数字化储存，还可以储存音频资料，对于及时的信息反馈还能做出详细的记载。因此电子智能化的管理模式有很多的好处：首先，档案数字化的管理模式可以方便管理，在工作的过程当中可以进行电子传递阅览，可以节约时间，提高工作效率。利用数字化的管理模式搜集的数据，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快开展。其次，在电子化的智能管理中，把相关的资料储存在文档的资料库当中，高校的工作人员只需要输入所要查询的资料的信息点就可以快速地找到需要的资料，更加地方便、快捷，而且所找到的资料具有一定的准确性，不容易产生误差，从而方便了办公，为工作人员节约了时间，提高了工作效率，这便是现代数字智能化管理模式的优点。再次，数字智能化的管理模式可以随时进行数据更新，保证资料的时效性，能方便员工的查阅和使用。传统的纸质记载信息需要大量的人工进行统计和整理，现在的数字智能化的管理可以利用高科技的电子产品快速地完成工作，只要轻轻地点击鼠标就能够完成整个的统计整理到储存的过程，从而减轻管理人员工作的压力。最后，数字化的管理模式可以使整个的办公流程顺畅无阻，节省了很多的人力和时间，使材料的管理更加的科学化、系统化。所以，在社会快速发展的今天，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。然而目前，我国在运用数字化的管理过程当中，还存在很多的困难没有克服，还没有熟练地掌握数字化的管理模式，需要进一步的学习与实践。数字化的管理模式分为以下几个工作步骤：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。2、信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。3、检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。4、管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。现如今，数字化的档案管理相对过去简单多了，在对资料进行统计这个环节当中，主要依靠高科技产品进行自动化的统计，可以节约时间，减少人力，提高工作效率；在使用资料中，利用数字化的管理模式可以使数字化的信息更加方便阅读，便于管理，为工作人员查找资料节省很多的时间、精力；在编排资料中，利用计算机的操作系统把相似的档案编排在一起，可以更加方便地查阅与寻找所需的资料，同时还可以进行资料共享，促进高校之间的合作。然而在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。
五、如何规范档案数字化管理
在档案数字化管理模式当中存在着很多的问题，涉及到电子科技产品的使用，电子科技产品是一个很复杂的产物，如果操作不当就会对学校或者学生造成很大的损失，所以在进行数字化的信息管理的时候，要严格规范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加强档案数字化管理，保障资料的安全
要想安全地管理学校内部资料，就必须完善相关的管理体系，加强高校档案的内部管理，对学校内部工作人员进行定期的培训，提高内部人员的操作能力。在进行数字化的储存模式当中存在着很多的问题，在复杂的网络世界，安全随时受到威胁，如果操作不当或者没有做好保密防范工作，随时都有可能为学校带来相当大的损失。所以要定期对电脑系统进行升级管理，请专业的维修人员进行专业的维修工作，对于电脑要进行加密处理，而且密码不可外泄，这样才能保障数字化的管理顺利地进行。
（二）规范操作，减少损失
以往在信息的管理过程当中，由于疏忽泄露了资料或者丢失一些信息，都会带来相应的损失，为了能够避免这些事情重蹈覆辙，应该对于信息进行严格的加密处理，不要把密码告诉无关的人，应该避免密码被更多的人知道，所以应该建立一个完整的管理体系，每个人都要认真地对待工作，对于信息要加强管理，对于资料的管理更加的严谨，在使用资料的过程当中，要时刻注意网络的安全，加强防范意识。
（三）对资料管理人员进行培训，加强工作的严谨性
数字化管理的作用范文2
关键词：档案管理 公立医院 数字化模式
一、档案数字化管理概述
新世纪以来，我国的企事业单位都在不断转型，从过去的计划经济逐步转向市场经济，同时随着科学技术的迅猛发展，对管理工作提出了更高的要求。档案数字化管理由此应运而生，档案管理的数字化就是我们经常提到的电子档案，企事业单位实施档案数字化管理已经越来越广泛，它与传统的纸质档案相比，具有很多优点和方便之处。众所周知，对于大的单位，档案管理是一项很复杂的工作，因为传统纸质档案不仅不容易保存，而且查找起来既繁琐又困难。而随着数字化技术的发展，电子档案为各单位的档案管理代来前所未有的新发展。实施档案数字化管理可以在很大程度提高办公效率，减少人员开支，节省了档案储存的空间，可以有效防止档案被人为的篡改，大大节约了管理成本。
二、医院档案管理工作的现状
1.档案管理整体意识不强，当前各地医院普遍存在档案有效利用率较低的情况
众所周知，档案工作对医院的有效开展其它各项工作有不可替代的促进作用，如果使医院的档案信息资源得到充分开发，并且发挥最大的价值，必然为医院的发展带来一定的社会和经济效益。近年来各地医院的档案管理工作仍然停留在传统管理方式上，长期以来只注重保存而忽视档案的使用，对档案的有效开发利用及其重要意义缺乏应有的宣传，大多数同志对档案利用产生的效益知道的更少。有部分领导干部，对档案管理意识还较淡薄，认为档案工作是从属于其它一线部门的服务性组织，还没有充分认识到档案工作在医院管理中的重要价值。
2.缺乏有专业技术的档案管理人员
目前我国大多数医院的档案管理缺乏专业人才，工作人员在专业素质方面缺乏实践锻炼，缺乏系统的理论知识，由于种种原因导致档案管理工作人员的文化程度参差不齐，赶不上飞速发展的科技时代步伐。医院对在职工作人员的培训往往只关注医疗技术人员，对档案管理人员的继续教育工作不够重视。
3.档案管理制度不健全
在现代医院管理中，尽管各级医院都程度不同地制定了一些档案管理方面的规章制度，但不够完善。在考核过程中，基本没有把档案管理纳入应该考核的范围，各级医院大都是根据自己的意识和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，造成档案管理细节方面存在漏缺的现象。
三、提高医院档案管理工作的策略
1.强化档案意识 加强宣传组织工作
领导重视是做好档案管理工作的前提，是医院档案实现数字化管理的重要保障。只要医院的领导重视起档案管理工作，有了强化档案管理的意识，加大宣传力度，完善组织系统，形成协调一致的规划，把档案管理与医院的发展连接在一起，与医院业务技术方面的工作一块抓，使各个岗位工作人员都来配合医院统一的档案管理工作，使全体员工都能充分认识档案管理的重要价值和存在意义。
2.注重法制意识 加强《档案法》的学习与贯彻
在平时工作中养成依法归档的习惯，大力宣传档案工作的重要性，促进全体工作人员对档案管理法制意识的认识，医院档案管理工作也应该实行统一领导、分级管理的原则，必须完整保护档案，便于今后的查找和利用。
3.形成档案管理的网络化建设
建立医院档案三级网络管理模式，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、整体协调，统一操作、专业保管，有专人负责监督各职能部门的档案工作，强化医院档案收集和利用工作。
4.改善档案室硬件设施的配置
各地要根据医院和工作中的实际情况，适当逐步配备专业的计算机、摄像机、照相机、打印机和扫描仪等数字化设备，并采用最先进的专用软件进行档案管理系统的构建，更好地辅助医院档案管理过程中立卷、编目、检索、统计等各项工作的有效开展。
5.适应高科技发展 增添医院档案管理新内涵
医院档案管理中对于影像及其它数字资料尝试运用先进的管理手段，因为医院档案门类较多，对所有繁杂的医疗业务活动，必须保留足够完整的归档材料，如病案、影像资料等。高科技的发展，也使档案载体更加丰富多样，如电子病历、电子档案等，它以数据库的形式，以电子文本进行贮存、调阅，是当前最为方便快捷的档案储存与管理方法，因而实行数据库的形式进行归档也是发展中的必由之路。
档案管理工作是医院管理工作的一部分，是提高医院工作质量和工作效率的必要条件。实施科学有效的科学规范的管理档案，是衡量一个医院业绩与管理水平的重要尺度。加强档案工作的数字化管理，充分发挥医院档案在推动医院发展和医学教研方面的促进作用，进一步通过反馈信息的管理，加强信息横向联系，实现档案资源共享，有效促进医疗、教学和科研工作的整体发展，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。
参考文献：
[1]周祥路.事业单位档案管理信息化建设研究[J].办公室业务.2012（19）.
[2]朱慧伟.探索事业单位档案管理工作[J].黑河学刊.2013（2）.
数字化管理的作用范文3
随着经济与技术的发展,我国的档案管理已经逐渐由纸质时代向数字化时代迈进。纸质档案数字化转变是档案管理发展的必经之路,尤其是以计算机网络为载体的信息通讯技术时代的到来,更为我国纸质档案数字化管理提供了技术支持。本文主要针对纸质档案数字化的相关重点问题进行探讨,以便为我国档案数字化管理工作提供一些参考。
1我国纸质档案数字化发展现状
随着我国科技的发展,人们提高了对档案数字化管理的认识,加大了对于档案数字化管理的研究力度,虽然档案数字化管理的技术还不是很成熟,相信随着数字化技术的不断发展,我国数字化档案的脚步将会越走越快。
第一,我国已经建成比较合理的管理体系。在我国,虽然纸质档案还是档案保存的主要形式,但是随着人们对数字化档案管理认识的不断提高,我国已经建成了比较合理的管理体系。经过档案部门近些年的研究与实践,对纸质档案的数字化加工一般采用的是直接扫描的方法,以图像形式存储。这样可以有效提高纸质档案向着数字化转化的速度,也为管理人员的管理工作提供了便利。
第二,面向社会建设纸质档案数字化。纸质档案数字化发展是档案管理的必然发展趋势,我国纸质档案数字化的发展起步比较晚,但纸质档案数字化服务的出现为我国的纸质档案利用和档案事业的发展起到积极的促进作用,所以,档案数字化发展也必将越来越快,对于档案管理工作的作用也越来越重要。
2促进我国纸质档案数字化发展的相关建议
2.1 数字化处理之前做好档案鉴定
在档案管理人员进行纸质档案数字化处理之前,应该做好档案鉴定,确定应该对那些纸质档案进行数字化管理。并不是所有的纸质档案都需要,或者说都适合进行数字化管理,档案管理人员需要根据实际进行数字化档案的选择,以提高工作效率。首先,将编研资料数字化。这些编研资料的量一般比较小,而且也引用了许多档案原文,对于利用者进一步了解馆藏资源状况、满足利用需求很有帮助。其次,利用需求量大的档案也需要进行数字化管理。比如,有关婚姻、工资、房产、学籍等档案可以分期进行数字化管理,以满足使用者对这些档案资源信息的需求。最后,需要进行抢救性保护的珍贵濒危档案是档案数字化管理的重点内容,这些珍贵濒危档案可能涉及到很多重要的信息资源,所以需要管理人员重点保护,同时积极进行数字化管理。
2.2 数字化处理之中确保质量规范
在档案管理人员进行纸质档案数字化处理时,应该建立严格的管理制度与数字化质量规范,以确保加工环节的规范化与档案数字化的质量。严格的管理制度有利于提高工作人员质量与安全第一的认识,保证档案数字化的顺利发展。首先,与数字化加工专业公司签署质量协议,提出相关质量要求。根据国家相关规定,档案管理部门,提出质量标准与质量要求,并与数字化加工专业公司签署文本形式的质量协议,以此为数字化加工过程中出现质量问题提供解决问题的依据文件。另外,档案数字化的质量规范是相当重要的。首先,对于一些较为机密的档案信息需要签署保密协议,严防在数字化加工过程中发生纸质档案的损毁、丢失、泄密等现象。其次,从用数字化档案时的安全性、准确性考虑,科学地、准确地录入机读条目。档案信息条目的录入是当前馆藏档案数字化加工的重要环节,需要管理人员进行严格的管理。规范化地录入机读条目,可以使将来档案信息的利用环节变得更加便利,同时也可以有效地保证在查询档案时,不会查到其他人的档案信息,为他人的档案信息安全提供保障。最后,严格监督校验工作,因为校验工作将直接影响到纸质档案数字化加工的质量,需要专业知识充足,经验丰富的工作人员进行校验工作,以防发生如漏扫、扫出来的PDF文件页面不美观、PDF文件档号命名有误等问题。
2.3 数字化处理之后加强信息维护
在档案管理人员进行纸质档案数字化处理之后,应该注意加强对档案信息的维护工作。
档案数字化加工过程中的档案安全建议。档案数字化过程中信息资源的安全问题是档案管理人员需要提高重视的重点问题,尤其是对于一些相对较机密的档案信息。当纸质档案进行数字化加工过程时,需要对计算机中的相关系统进行检测,已确保没有非法拷贝程序。还要将工作区与休息区隔离,严禁工作人员将私人物品带入,将工作物品带走,提高安全意识。开发先进有效的安全软件,提高计算机网络的系统安全。计算机网络资源以其强大的信息量与高度开放性深受广大使用者的喜爱,计算机网络在为人们生活与生产提供便利的同时,也为一些不法分子进行违法活动提供了机会。不法分子利用网络窃取档案管理中心的档案信息,破坏档案信息的机密性。所以,相关人员应该着重研究档案信息安全软件,提高软件的安全性,确保档案信息的安全性。
档案数字化加工之后的档案安全建议。纸质档案数字化加工过程需要加强安全防护,数字化加工之后同样需要重视档案信息安全性的管理。首先,管理人员应该对扫描之后的数字化档案进行核实工作,然后将加工过程中的相关硬盘销毁,以防档案信息被泄露。其次,提高管理人员的安全意识,在有使用者需要调取档案信息时,需要根据规定进行详细身份信息的登记,详细询问调取档案者调取档案的目的,并跟踪管理。最后,档案管理者还要加强监督巡查工作,即随时进行档案信息库的抽查工作,及时对信息安全软件进行升级,以防不法分子趁机进入档案管理中心的网络,进行不法活动。总而言之,档案数字化管理需要提高全体管理人员的安全意识,以保证数字化档案信息资源的安全存储与调用。
3结语
纸质档案数字化管理是一项任重道远的工作,需要相关研究人员与管理人员提高认识,以积极的工作态度与科学的管理办法增强对数字化档案管理的力度,同时,还要增强对数字化档案的扫描质量的跟进,以提高数字化档案的质量。另外,对于数字化档案录入过程还需要提高监督与检测力度。管理人员对数字化档案应该做到保持档案的真实性与原始性,保证数字化档案储存及调取的及时性与有效性,提高数字化档案的管理水平,为我国数字化档案的进一步发展做贡献。
参考文献
[1] 靖广华．综合档案馆纸质档案数字化思考[J].陕西科技,2010(4).
数字化管理的作用范文4
1.对档案数字化管理重视程度不高
在档案管理过程中，数字化的档案管理重视程度不高，没有充分发挥数字化档案管理的重要性和积极作用。由于对档案数字化管理重视程度不够，档案管理工作的资金以及技术投入也不多，不利于档案管理数字化的实现。
2.数字化档案管理工作量大
在推进档案数字化管理的过程中，需要对原有的档案进行数字化处理和管理。利用文档对所有的档案进行规划化处理，便于日后的再次利用，建立网络使用平台，对相关数据进行加密、备份，设置防火墙，避免信息丢失。而且随着信息技术的不断升级，还需要不定期对电子版的档案资料进行升级，可见实现档案资料的数字化管理是一项十分繁重的任务。
3.资金、设备投入力度不够
实现档案的数字化管理，资金设备是关键，要进行档案信息化，就需要大量资金和设备，例如计算机、打印机、复印机、扫描机、缩印设备等，这些电子产品的更新换代速度比较快，需要不定期的资金投入，对设备进行更换、维修等。
4.档案管理人员素质能力有待加强
档案管理人员的素质能力对于数字化档案管理具有积极的意义，然而在实际的档案管理工作中，档案管理人员的素质能力还有待加强，对档案管理的专业知识不扎实，计算机的操作不够熟练，不利于实现档案管理的数字化。
二、新时期下档案的数字化管理
1.提高认识，树立全新的档案管理理念
要实现档案管理数字化就必须提高对数字化档案管理的认识，树立全新的档案管理理念，形成现代化的档案管理意识，转变传统的等客上门、保守的管理理念，实现主动式的管理服务，为档案的数字化管理提供有利的支持。
2.制定完善的档案管理制度
新时期，要实现档案的数字化管理，需要完善的档案管理制度作保证，建立专门的档案管理小组，对档案的内容收集、整理、录入、查询、使用等环节都制定完善的管理制度，并将档案按照不同的用途、不同部门、不同需求等进行分类管理，建立健全档案保密制度、数字化档案的审核制度、日常的使用查询制度以及安全管理制度，找到数字化档案最合理的管理方式，避免信息资源的浪费，形成数字化管理意识，减少人力、物力、财力的浪费，实现高效的数字化档案管理。
3.定期整理档案
虽然数字化档案管理模式已经给广泛的使用，但是在档案管理中还有一些资料需要进行纸质保存，对于这些档案资料，可以在数字化档案中进行标记，并定期整理这些档案资料，确保档案资料被合理管理，实现档案的完整性。同时，应对以往扫描、录入、查询等档案信息进行定期的整理，以便满足档案使用者的需求。
4.定期对数字化档案管理系统进行更新
科学技术是不断发展和更新的，信息化的档案管理设备、软件等也应定时进行更新，从而保证档案管理工作更加顺利、高效进行。不能认为当前的档案管理系统还能使用，更新换代需要花费大量资金而放弃对管理系统设备进行更新，对档案管理系统进行更新有助于管理系统更长久的工作。对数字化管理系统进行更新主要是对计算机的硬件配置进行检查、更新，保证档案管理系统更加安全、高效。对于软件的更新，应选择安全、适合的软件，保证档案数据资料的安全。
5.做好安全管理工作
在数字化档案的管理过程中，需要有完善的安全体系作保障，保障档案管理的基础设施、组织管理、法律制度、安全技术以及灾难恢复等，就是在法律规范的作用下，利用先进的安全管理技术，对整个安全组织管理下的安全基础设施进行备份和恢复，建立完善的风险防范机制，保证档案资料的安全，也使数字化的档案管理工作更加高效、顺利的开展，促使档案管理的信息化水平逐渐提高，更好的为档案使用提供便利。同时，建立完善的监督管理机制，加强监管，避免档案信息泄露。
6.提高档案管理人员的素质能力
数字化档案管理工作的有效开展离不开高素质的档案管理人员，但是目前，档案管理人员的素质能力还不高，对档案管理以及计算机知识掌握不到位，不能很好地开展档案的数字化管理工作。所以，必须努力提高档案管理人员的素质能力，加强对他们的教育培训工作，提高他们档案管理方面的理论知识和实践技能，加强计算机相关技术的学习，熟练掌握计算机的操作，同时加强档案管理人员的职业道德教育，使他们富有责任感，能够做好档案的保密和管理工作，不做违背职业道德的事情，认真负责，爱岗敬业。
三、结束语
数字化管理的作用范文5
关键词：数字化管理；档案管理；策略
在数字化时代下，档案管理工作若想要实现现代化发展，应当对计算机技术和网络技术进行有效应用，促进档案信息的自动化、创新化发展。尽管数字化管理系统的有效应用，在提高了档案信息管理工作效率方面发挥着重要的作用。因此加大力度探讨数字化管理模式下的档案管理策略，能够为档案事业的未来发展奠定坚实的基础。
1 档案数字化管理概述
1.1 档案数字化管理的内涵
档案数字化管理主要是通过对现代化的扫描技术、电脑技术以及数字化录像技术等进行有效运用，将不同载体的档案资源转变为数字化信息，其有效连接形式为互联网，其存储形式为大数据，在实际管理过程中，通过计算机系统对档案信息资源进行统一化管理，强化档案服务效率，真正实现档案信息资源共享，推进档案管理数字化建设工作的顺利开展。
1.2 档案数字化管理的意义
档案管理的最终目的是满足用户需求，传统档案服务习惯于通过纸质材料、图片材料和声像材料等向客户提供档案信息，而随着互联网技术的发展，人们逐渐习惯于通过互联网获取资源信息，据此英国曼彻斯特大学对未来档案用户类型和用户需求走向做了论述：未来，中国将有越来越多的档案网站在线用户，档案服务将由实体档案馆逐渐向数字化档案馆转变，人们也将通过数字化、智能化、信息化的形式更加便捷地获取档案信息。管理数字化有利于实现档案信息资源共享。未来用户的档案信息需求将由实体化向内容化转变，由纸质型材料向电子型材料转变，从到馆查阅方式向互联网检索方式转变。只有顺应趋势，重新定位档案用户及用户需求，才能不断提升服务水平，发挥档案信息的价值，档案管理数字化建设己经是当下信息资源共享发展的必然要求。
管理数字化有利于完善档案管理、增强档案的保存性。档案在中国己经有数千年的历史，其记录载体经历了从甲骨、竹筏、贝叶、丝帛到纸张的过渡，如今又迅速被光盘、磁带所取代，形成了电子档案。电子档案的出现，不但提高了管理质量和效率，还有效缓解了阅览室、馆藏库房紧张的状况，增强了档案的保存性。传统档案管理职能以保管和利用为主，而信息化时代档案管理职能正在向信息搜集、管理和服务转变。传统的管理模式显然无法适应信息化时代下档案的管理要求，只有创新档案的搜集、整理、保管手段，进行合理化的资源配置，才能有效管理，为用户提供更优质的综合。
管理数字化有利于提高档案可利用性。传统档案内容枯燥单一，只有专业研究学者才会去阅读利用，而对于信息化时代下的网络用户来说，馆藏资料作用不大。由于互联网用户对信息内容层次和个性化服务的需求不断提高，能否提供经过筛选、整合、优化后的个性化信息是衡量档案管理优劣的一项指标，故档案信息化建设成为个性化档案信息服务的基础。
2 数字化管理模式下档案管理的有效策略
2.1 强化档案管理人员的数字化意识
在数字化时代下，档案管理是一项系统性工程，为推进档案建设事业的现代化发展，应当积极加强对信息化介质的有效利用，通过档案管理主体、介质与客体三方面之间的协调配合，规范档案信息资源的搜集、整理和有效利用，切实提高档案管理人员的数字化管理意识，推进档案数字化建设的顺利开展。
2.2 加强档案管理人员储备和数据库建设
就现代社会发展形势来看，档案数字化管理具有较强的综合性，对档案管理人员的综合素质和岗位技能都有着严格的要求，因此在数字化管理模式下，档案管理工作若想要实现创新性发展，应当积极加强档案管理人员储备，定期开展档案管理人员的素质培训和教育，强化其档案管理事业心和责任心，并强化其档案管理服务质量和水平。有计划的组织档案管理人员进修学习，及时掌握计算机新技术，最大程度上满足客户日益增长的服务需求，全面提高档案管理的规范性和有效性。档案管理的数据库建设，就是指在数字化时代下，档案管理人员应当对数据库、数据通信、文字处理以及管理软件的运用等进行充分的掌握，有效运用数字设备从事档案的整理、编辑以及统计利用等工作，全面提高档案数字化管理的效率。
2.3 建立电子档案数据管理中心
在数字化档案管理过程中，为强化档案管理效率，档案馆应当积极与企事业相关单位的信息管理部门加强联系与配合，建立电子档案数据管理中心，将管理范围内的各单位电子档案开展高效化管理，为社会公众提供有限制性的电子档案的查询和利用，真正实现电子档案的资源共享，一定程度上提高了档案服务的效率和质量。
2.4 电子档案的自动上传收集
档案管理的数字化管理，应当坚持与时俱进，通过对现代科学技术的有效利用，转变传统的档案管理工作模式，在网页上建立电子档案自动上传的工作窗口，在第一时间对档案信息资源进行收集，并以服务器为平台，实现电子档案的稳定有序上传。档案管理人员应当以网站为基础，加强档案数据库建设，在网站上实现电子档案的实时管理，促进档案信息服务利用的网络化，提高档案信息管理的法制化。可以通过目录管理数据库，在网络上对一部分档案目录进行公开，便于相关人员对档案信息进行检索和查询，提高档案服务的便捷性。与此同时，应当加强档案管理部门与宣传部门之间的密切配合，将重大活动中形成的重要录像档案进行数字化处理，并及时归档，促进数字化视频档案数据库得以完善，为后期宣传和利用提供可靠的数据信息支撑。
2.5 建立健全数字化档案管理体制
档案管理是一个信息化系统，为强化档案数字化管理的整体效率，应当积极建立健全现代化档案管理体制，基于集中管理和使用方便的因素出发，规范档案管理的技术标准，通过对系统内各软件和硬件的有效运用，加强档案信息资源的集中化管理，坚决避免自建系统而导致档案信息分割或档案信息资源浪费的情况出现，最大程度上提高档案数字化管理的工作效率，为社会群体提供更加优质的服务。
结束语
随着现代社会科学技术的不断发展，档案数字化管理建设应当坚持与时俱进，不断运用新技术，改善新方式，结合档案管理的工作任务和工作要求适度调整管理模式，推进档案数字化管理工作的顺利开展，建立一套科学且高效的档案数字化管理体系，为社会群体提供更加优质的档案服务。
参考文献
[1]刘静华.分析档案数字化建设实践与发展策略[J].办公室业务，2014（21）.
数字化管理的作用范文6
关键词：城建档案；数字化；质量控制
科技信息技术的发展将社会带入了大数据化的时代，各个领域的发展速度有了进一步的提升，国家档案管理体系开始向着数字化的方向发展，建设数字化的城建档案馆成为了必然的趋势和潮流。城建档案馆作为存储和管理海量城建信息的部门，实现数字化的管理过程能够极大的提高档案管理的效率及信息的公开性。当前，全国各地都在进行着数字化城建档案馆的建立中，本文结合当前城建档案数字化管理的现状，对发展过程中出现的一些问题进行了分析，并结合实际工作经验，给出了一定的建议。
1城建档案数字化的必要性及意义
1.1档案数字化是发展的必然趋势
传统的档案管理方式为纸质化的管理，无论是账目、目录等管理都需要建立一定的纸质化档案，在信息的传播、利用效率上都较为低下。信息技术的发展为档案的管理方式带来了革新，从而突破了纸质化的限制[1]。数字化的管理方式使得计算机技术、信息技术、存储技术等都能够有效的应用到档案管理的过程中，将海量的信息通过数字化的方式存储在计算机中，通过网络平台的建立来实现信息资源的共享。利用计算机技术还能够建立一个完善的信息数据库，实现信息的实时调用。
1.2城建档案数字化是社会经济发展及城市规划建设管理工作的需要
城建档案是在城市建设的过程中产生的，其中包含着大量的城建信息资源，能够为今后的建设提供良好的依据和参考数据。在城市建设规模不断扩大的今天，城建信息的容量也不断的增大，因此实现城建档案的数字化管理是一项亟待解决的任务。城建档案的数字化可以实现对城建信息的整合利用，充分发挥城建档案的作用与功能，使其真正服务于城市建设和社会发展。
1.3城建档案数字化是提高城建档案工作效率的有效途径
城建档案的数字化管理有效的解决了城建档案纸质化管理中存在的一些问题和缺陷，从而有效的提高了城建档案管理的效率和质量。数字化的管理方式能够极大的减少对纸质原件的调阅频率，能够较好的保护档案原件，同时也使得档案调阅的效率得到了显著的提升。城建档案的数字化管理实现了文件的实时浏览和管理，并使得档案的调阅突破了空间上的限制，使得档案的使用更加的方便，更好的发挥了城建档案的作用。
2城建档案数字化工作策略和质量控制
城建档案的数字化是一项复杂且难度较大的工作，在这一过程中涉及到了档案的收集、数字化技术的应用、管理标准的制定、质量控制、信息分类整合等环节。因此，在数字化管理的过程中，工作人员必须根据档案管理的要求，做好数字化技术的学习，确保档案的安全和数字化的质量得到保障。
2.1城建档案数字化工作将安全放首位
城建档案的规模十分庞大，因此其数字化的过程也是漫长而艰巨的。在这一过程中，档案会经历频繁的调动，接触到档案的人员也十分复杂。在这些过程中，必须将档案的安全性作为首要考虑的因素，相关工作人员加强安全意识，制定严格的档案保密制度，合理应用数字化的手段，确保档案的安全性、完整性。
2.2城建档案数字化内容的选择
城建档案中包含着城市建设各个方面的内容，信息含量庞大，每一种档案的管理都有其自身的特点。城建档案的数字化应当遵循循序渐进的原则，不应一蹴而就，而应当按照程序有计划的进行。首先应当数字化标准的制定和完善，确定进行数字化管理的内容，将信息含量较大，管理难度较高的档案首先进行数字化的管理。城市规划建设档案是城建档案中的核心内容，是城市规划建设的重要参考，对人们生活的各个方面有着极大的影响作用，因此在城建档案的数字化过程中应当优先进行。
2.3档案的现代化标准化管理是保证档案数字化质量的前提
城建档案的数字化过程中，扫描技术是核心的技术之一，但城建档案的数字化并不等同于将纸质档案进行扫描。城建档案的数字化是一个系统化的管理过程。要实现良好的管理效果，管理部门应当建立一个完善、科学的档案管理体系，对档案进行标准化和规范化的管理、整理。城建档案的数字化是建立在对档案的合理分类基础上的，这也是整个数字化的过程中工作量最大的环节[2]。只有对档案进行规范合理的整理才能提高数字化的效率和质量。
2.4档案数字化加工方式的选择
城建档案数字化的根本目的是更好的实现对档案的使用，因此档案信息资源的加工和整合是数字化过程中的关键环节。在这一过程中涉及到了海量信息的输入和扫描，工作量十分的庞大。一些档案馆会采用内包的方式来提高对档案加工的效率，另一些档案馆则采用了购买服务的方式，将档案加工的任务进行外包。这两种都有各自的优点和缺陷。例如，内包的形式能够较好的保障档案的安全性和保密性，而且由于内部管理人员对档案和管理流程较为熟悉，在数字化的过程中可控性较高。其缺点是档案馆内部的管理人员有限，采用内包的方式需要投入大量的人力物力，管理成本较高。外包的方式在管理效率上较高，但由于外部管理人员素质参差不齐，档案的管理过程可控性较差。为了确保管理过程中档案的安全性，在实行外包的管理方式时，应当加强对管理人员的监管，从各个方面实现质量的控制。在招标投标的过程中，首先要选择信誉较高的外包商。其次，在工作过程中应当制定严格的管理标准，并严格按照标准来执行[3]。加强对档案加工过程的规范和检查，及时发现工作过程中存在的问题，并及时解决。为了提高监管质量，还可以采用第三方监理的管理模式，从整体上确保档案管理的质量。
3结束语
总而言之，随着科技的发展和时代的进步，城建档案的管理质量将得到进一步的提升，而在这一过程中，城建档案的数字化是不可或缺的关键步骤，同时也是发展的必然趋势和要求。
参考文献：
[1]黄亚铭.城建档案数字化外包的实践与思考[J].浙江档案,2013,(12):24－25.
[2]付珺.城建档案数字化应用探讨[J].办公室业务,2013,(21):42－43.
