图书供应采购管理范例6篇

图书供应采购管理

图书供应采购管理范文1

〔关键词〕数字资源采购管理系统功能需求采购决策

〔分类号〕G250.7

Library's Digital Resources Purchasing Management System and Its Main Function Requirements

Han Xinyue

Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080

Graduate University of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080

Zheng Jiancheng

Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing 100080

〔Abstract〕In view of the current development status that libraries are lack of suitable digital resources purchasing management system, this paper, by taking the digital resources purchasing process as a main consideration aspect, puts forward the objection of purchasing management system and designs its main function modules. On that basis, the paper gives a comprehensive analysis of the system function requirements.

〔Keywords〕digital resourcespurchasing management systemfunction requirementspurchasing decision

在数字资源采购业务中,为保证真正有效、合理地满足用户需要,首要工作是全面评估数字资源,建立数字资源调研分析机制和分析评价指标体系,较全面地反映资源与本馆需求的关联。资源购买是数字资源采购管理的核心业务,主要活动有:购买方案设计,与供应商谈判,实施采购,合同管理等。数字资源的管理和维护也是整个采购流程中不容忽视的一部分基础工作,具体工作内容包括:使用数据统计,备份管理,组织机构管理,其它日常事务处理等等。

因此,基于采购工作的实际,设计采购管理系统的主要功能模块及关系(见图2)。

该系统以数字资源采购流程为主线,由基础管理、采购管理、供应商管理、合同管理和决策支持系统5个子系统组成。各子系统既能独立运行,又能集成到一个大系统协同运行,要求子系统之间实现数据高度共享。

4主要功能需求分析

4.1基础管理

4.1.1系统设置和维护为保证用户正确使用,系统应该提供进行初始化工作所必需的各项信息的设定和维护功能,如各项代码的定义、用户组织机构的定义、各终端用户操作权限的定义等。由系统管理员根据业务重点对系统各模块、各参数进行设置,通过灵活多样的自定义选择,满足不同图书馆的业务应用需求和个性化需求。

在系统的使用过程中,常常会遇到因网络、数据、服务器以及用户终端等各个环节引发的访问问题,所以系统必须能够有效处理数据安全管理、数据备份与恢复、日志管理等日常事务。

4.1.2用户管理对执行采购任务的人员进行角色和权限划分,通过角色和权限的可定制功能实现对内部用户群的分级分组管理,工作人员根据其职责被赋予不同的访问权限,从而保证不同级别和组别的人只能够浏览和操作相应的项目。同时,系统必须适应组织机构运作变化的要求,实现角色、权限与用户的动态管理。

4.1.3组织机构管理系统不但要具备基本的组织机构管理功能,而且要求实现集团化结构管理[3],即打破地域和组织限制,对下属子单位和部门进行相应权限内的管理。在组织机构管理模块中,必须突出人员任务管理和工作绩效管理功能。另外,可以设置系统信息个人订阅、系统提示、公告板、内部电子邮件、日程安排、联系人信息管理、BBS社区等功能,通过系统功能的完善加强信息共享,使组织沟通顺畅。

为确保安全性,系统采用多种安全控制策略,因此,基础管理功能的操作权限只赋予系统管理员以及特定的管理人员。

4.2采购管理

采购管理作为系统的核心模块,涉及的问题最多、最复杂,在设计和实现过程中必须给予足够重视。

4.2.1采购计划该项功能帮助图书馆编制和管理采购计划,根据实际需要制定年度、半年度、季度、月度采购计划,允许随时调整采购计划,同时相关管理人员也能够方便地对采购计划进行审核和监管。除了对经常性订购产品形成订购模板外,对额外采购情况也需要实现规范化管理。

图书馆制定数字资源采购计划的主要内容包括数字资源的续订、增订、停订(调整)计划、问题分析和措施建议。制定采购计划的主要依据有:①用户需求分析与评估;②规划制订的资源建设目标和分步实施进度安排;③年度经费预算安排。这些依据来源于相应的统计分析,不一定在采购计划模块中完成,但是要求系统能够在此模块方便地调用相关统计数据。

4.2.2资源评估资源评估是采购过程中至关重要的一个环节。在系统中,这个模块主要完成评估方法和评估标准体系的规范化,分别建立资源分析数据库、用户需求分析与评价(含用户推荐、使用统计数据)数据库和专家意见数据库[4]。应该允许图书馆自定义评估模型,并且通过强大的统计计算能力为评估的准确性和客观性提供保证,使采购人员能够对资源进行综合评价,对本单位是否需要订购某种资源提出合理建议。

4.2.3采购方案及谈判方案管理一般说来,图书馆制定采购方案都遵循以需求为主导和追求服务效果、成本效益最优化的原则,因而需要参考大量的数据和信息,包括本馆采购原则和策略、在资源评估中得到的分析和评价结论、供应商的销售方案、数字资源行业发展状况和货币汇率(针对外文数字资源)等等[5],系统应该设计恰当的功能体现和关联这些因素。此外,来自于相关主管机构的指示和审核贯穿于采购方案设计的各个阶段,系统必须及时反映这部分内容。

与资源供应商的谈判是最终形成资源采购执行方案的重要过程。在谈判中双方提供的重要数据、信息、答复、建议和决策意见等必须存档备查,并向有关人员及时通报,结合谈判情况对采购方案进行调整、优化和完善。

由于采购方案和谈判方案管理涉及多方面因素,用户希望从各个视图切入系统,综合分析问题,这就对系统的开放接口和数据交换能力提出了很高的要求。

4.2.4工作进度工作进度安排、进展情况以及人员责权机制应该在系统中有明确而清晰的说明,系统可以借鉴管理工程类软件(例如Microsoft Project)的设计方法和实现机制,形成科学高效的工作进度安排,并能够实时跟踪工作进展情况,及时更新,理想的状态是系统能够实现相关信息的全面链接。

4.3供应商管理

供应商管理模块需要以数据库的形式对供应商的基本信息和商业信息进行管理,建立供应商档案,将同采购相关的数据量化,提供供应商资信查询、产品价格查询等功能,为决策支持系统和采购成本管理系统的有效运作提供准确的依据。设计这项管理功能的目的既要提高采购质量和效率,又要改善图书馆与供应商的关系,使图书馆对供应商的管理由原来的交易管理转向关系管理,为图书馆的可持续发展战略提供有力的支持[6]。

4.3.1供应商基本信息供应商的基本信息包括供应商名称、概况描述、联系方式、与本馆的业务往来记录等,其详细描述项目可以包括交易的货币种类、折扣、联络周期等辅助信息。这些信息由图书馆负责建设和维护。

4.3.2供应商登录系统设计这样一个子系统的目的是整合供应商平台,在图书馆设定的权限范围内由供应商动态维护其基本信息和产品信息,包括新增产品种类、更新产品基本信息描述、更新产品价格等。供应商不但能够在此展示其产品,而且可以说明其供应方案,尤其是针对该图书馆的特别销售政策。

供应商管理模块需要具备实用的统计分析功能,例如使图书馆能够对供应商在一段时间内的提供资源的价格和服务等各方面进行综合全面的统计和评估,进而监测数字资源市场和行业前景,据此调整采购策略,同时也可以实现对合作伙伴的动态管理。

4.4合同管理

合同管理模块主要处理合同执行情况跟踪、合同维护与变更等任务,它的目标是建立一个支持在线合同签定、合同管理、合同执行状态跟踪和电子支付的平台,不仅灵活可靠,而且具备一定的与银行互联的能力[7]。具体包括以下功能:①自定义在线合同签订管理流程,分类分状态管理合同,监控合同执行过程;②进行合同基本信息管理,针对资源目录或经常性采购资源制作合同模板,关联不同合同模板;③实现电子支付,建立适合自身业务情况的支付流程,包括支付额度、审批权限、发票管理等;④在系统安全保障机制下,提供强大的异常处理机制、数字证书强认证机制和操作日志机制。

4.5决策支持子系统

决策支持子系统实际上是一个综合分析系统,它的部分功能在系统的各个模块已经有所体现,不必重复建设,只需以适当的方式调用和整合,融入计算机辅助决策的技术环境中即可。例如,根据业务需要自行设计多种统计查询模板,相关权限人员可以使用相应的统计查询模板。

4.5.1资源评估和用户需求分析如前所述,资源评估和用户需求分析是图书馆进行资源采购决策的重要依据,在后台开放的数据接口和较高的数据交换能力的支持下,决策支持子系统可以任意调用资源评估模块和用户需求分析模块的数据,并根据需要设定调用模板,重新分析数据。

4.5.2采购成本管理采购成本管理贯穿业务的全过程,决策支持子系统中的这项功能为规范财务用款提供了强有力的技术支持[8]。系统提供对所有采购经费的年度管理,允许图书馆根据实际情况,将经费分割成细项进行管理,系统自动为每一项经费建立一个预算清单,工作人员可以随时查阅每一项资源的详细付款情况以及财务费用发生明细,包括项目交易成本,采购过程发生成本,如人力投入、报销费用等。

4.5.3采购效果分析评估数字资源的采购效果,包括采购活动质量和最终成本、供应商资信和合同履行质量以及采购人员绩效等等[9]。系统允许自定义评估流程和模型,评估使用的数据可以是业务流程中的基本数据、交易过程中的反馈数据或者采购管理成本数据。

4.5.4异常事件处理记录异常事件日志,不断探索处理应急事件的人力资源配置和解决方法,形成灵活可靠的工作机制,在对整个系统有全面的把握和控制之后,决策者就有了更大的活动空间。

5 结语

本文对图书馆数字资源采购管理系统的目标、系统结构和主要功能需求进行了初步分析描述,重点说明了基于工作流程的采购管理系统需求。然而,正确识别目标和功能需求只是成功设计和实现应用系统的第一步,还需要进行数据结构设计、系统操作模式设计以及大量的编码工作才能够最终真正实现系统的功能。随着数字环境的深入发展,数字资源的采购将会给图书馆业务工作带来全面的影响。因此,应该加强图书馆与系统供应商之间的联系,不断推出科学、完善、实用的图书馆采购管理系统,提高图书馆的工作效率,促进图书馆事业的发展。

参考文献:

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[3]必联采购解决方案.[2006-12-08].省略/index_chanpin.htm.

[4]史卫国,饶艳.论图书馆采访信息系统的建立.高校图书馆工作,2003(1):35-39.

[5]李,李玉忱,任磊.基于供应链的采购管理系统的研究与实现.计算机应用研究,2004(11):270-281.

[6]肖红.客户关系管理――图书馆管理的新模式.情报探索,2006(6):19-21.

[7]罗楠,李玉忱.基于MIDAS的企业物资采购系统的设计与实现.计算机工程与设计,2003(7):63-65.

图书供应采购管理范文2

关键词:广西高校图书馆;东盟语言;书刊采购;招标采购

中图分类号:G717 文献标志码:A 文章编号:1674-9324(2013)03-0173-02

随着中国—东盟博览会、中国—东盟商务与投资峰会落户广西南宁,广西将成为中国与东盟的信息交流中心,广西的许多图书馆也抓住这一机遇,利用自己的优势和特色大力推进与东盟有关文献信息资源建设,如何更好地选购东盟小语种文献资源是高校图书馆面临的重要问题,本文试谈广西高校图书馆东盟小语种书报刊招标采购工作的问题。

一、广西高校图书馆加强东盟小语种书刊招标采购的意义

1.招标采购东盟小语种书刊有利于提高图书馆入藏质量。由于东盟小语种书刊的特殊性,提供东盟小语种书刊供应商必须拥有外文书刊进出口许可证,这样容易造成某些书商凭借自己在发行中的权威地位进行垄断经营。采购价格和服务内容都由书商限定,采购方几乎没有协商余地,这样易造成采购方在东盟小语种书刊选购中订到率低和到馆时间比较长,影响图书馆为教学和科研正常提供服务。东盟小语种书刊实现招标采购就是通过引入市场竞争,逐步打破大公司的垄断经营,让多家供货书商相互竞争。高校图书馆通过审查招标文件,对投标供货商的资质进行审查,在多家供货商中选择综合实力最强的公司进行合作。如此一来不仅可以保证图书馆文献采购的质量和数量,还可通过招标,降低文献价格,使图书馆在原有经费的基础上买到更多的书刊。

2.招标采购东盟小语种书刊有利于最大限度地合理利用经费。一般来说,东盟小语种书刊相较于中文书刊来说,一是价格偏高,每册图书或期刊动辄几十上百元;二是受时间和空间及语言的限制,选购书刊需花费不定的费用用于关税、运费等。在东盟小语种书刊采购中引入招标机制,就是将东盟小语种书刊采购市场化,各个书商为了能在招标中确立优势,压缩成本,降低价格,使书刊采购经费被更加合理地利用。另一文面,实行书刊采购招投标,坚持公开、公平、公正的竞争,增强东盟小语种书刊采购工作透明度,东盟小语种书刊采购工作中有各纪检等各职能部门共同参与,防止“暗箱”操作,从源头上预防和杜绝腐败现象发生。

3.招标采购东盟小语种书刊有利于图书馆提高工作效率。在招标采购的招投标文件中,可以对参与竞争的东盟小语种书刊供应商提出书刊加工等配套服务的要求,这样可以解决本馆分编智力和人力上的不足。书刊供应商为了在竞争中抢得主动,往往给出他们所能提供的最优的服务,除了图书分类外,还进行图书加工,如加盖馆藏章、加贴防盗磁条等,节省图书馆在这方面的资金和人员投入,可以减少图书馆的加工人员,减轻分编人员工作的压力,缩短新书上架时间,提高工作效率。

二、广西高校图书馆东盟小语种书刊招标采购面临的困难

1.选择供应商具有局限性。一般来说,只有拥有外文书刊贸易权的法人或授权机构才能从事外文书刊订购业务。目前。真正具有外文书刊贸易权的只有中国图书进出口(集团)总公司、中国教育图书进出口公司和中国国际图书贸易总公司。其他大多是授权机构。高校图书馆在招标过程中一般都会选择具有多年经营经验和资质的公司作为其合作对象,对于一些机构的选择则非常慎重。广西高校图书馆在东盟小语种书刊招标采购中要想真正打破行业垄断,应尽可能邀请商参加,扩大招标范围,增加可选性,这样才能好中取优,真正发挥市场竞争作用。

2.东盟小语种书刊采购的采购对象具有不确定性,东盟小语种书刊的采购与一般物品不同,一般物品的产品在招标时就已确定,其书刊成交的产品是未定的,它是在招标后才开始采购,很多书刊是在招标结束后才开始出版,直到采购停止前其成交产品才完全确定。所以在书刊招标文件中的书刊品种、册数和内容是无法列明标的,因为书刊采购在供货过程中需要根据学校学科建设的需要,不断对采购的书目清单适时调整和更新。因此书刊采购的采购对象具有不确定性。

3.东盟小语种书刊价格比较昂贵且存在较大的不确定性。一方面,东盟小语种书刊价格偏高,每册图书或期刊动辄几十上百元,而且,每年以8%到10%的增长率增长,广西许多高校图书馆承受着保证东盟小语种书刊建设质量与经费紧张的巨大压力。另一方面,东盟小语种书刊价格由出版商报价、汇率进口图书附加费用的加成系数折扣等诸多因素构成,其中进口图书附加费用是国内供书商负担国外集货商手续费用和图书国内报关、运费、税金、目录及管理等各种附加费用的总和。由于各公司与外国出版社或者中间商谈判时,因信誉度、业务量等多种因素影响,拿到的外刊价格也有所不同,所以不同商对同种外文书刊报价不同。另外,外刊款存在预付的问题,所以招标时针对付款方式(预付还是后付)的不同,报价也会有一定差别。加上外汇汇率不断波动,导致东盟小语种书刊的最终价格存在较大的不确定性。

4.东盟小语种书刊评标的标准难以考量。东盟小语种书刊招标的评标项目一般有六方面的内容:折扣、服务、数据、加工、信用度、合作单位业绩及服务承诺等。一般来说,折扣、数据和加工是客观明了、可比较的,其余都是比较抽象,在没有实质的合作之前都难以衡量。因此,在评标过程中评委往往是对各供应商的投标书中所做的承诺无法量化考核,做出真伪判断。只能根据各图书公司在标书中所做出的应答和承诺进行打分,因而滋长一些图书公司表面答应表述提出的各项要求,并以诸多优惠条件来赢取专辑的信任和偏爱来中标。这就导致书商无法履行各项服务承诺,使图书采购工作变得被动。

三、做好广西高校图书馆东盟小语种书刊招标采购具体措施

1.制定具有针对性的图书馆书刊招标工作细则,加强纪检部门的监督力度。图书馆和学校招标管理部门应按照《中华人民共和国招投标法》《教育部政府采购管理暂行办法》等相关法律法规和规章,共同制定本校图书资料招投标工作细则、招投标计划、招投标文件以及招投标过程中的相关技术文件和技术规范,根据本校的招投标管理规定,加强管理与协调,进一步规范书刊招标采购程序。纪检部门不仅要也应该加大对招标采购工作的监督力度。以确保招标工作的目的得以充分地体现,有效地防止招标采购中腐败现象的发生,还要支持和协作图书馆做好东盟小语种书刊招标采购工作,促进招标采购工作的高质量完成。

2.确定书刊招标采购的形式和评分标准。书刊采购可采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等几种方式。一般来说,中文书刊的供应商选择的范围比较广,就期刊而言有邮政局和民营供应商,一般采用公开招标或邀请招标的方式进行。外文书刊招标采购类型可以分为集中采购和分散采购。每种类型又分为公开招标、竞争性谈判和邀请招标。尽管原则上外文期刊可采取上述任意一种方式,但实际上拥有外文书刊贸易权的供书商屈指可数,所以外文书刊采购采用邀请招标的方式较为适宜。招标评分指标是在制定招标文件中的评分标准时,根据图书馆资金现状和工作需要而设定的图书采购招标评分项目的主要内容。评标的标准一般有六个方面的内容:折扣、服务、数据、加工、信用度、合作单位业绩等。外文书刊招标评分标准的制定要体现一套科学的、合理的评分标准,而且要易于操作,要细化技术评分要求,总之,每项的设计应根据各馆的具体情况和个性化需要,进行科学合理的设计,而每项设计的科学合理是招标采购成功的基础,也是招标文件的重要内容之一,具有法定效力,对图书采购招标的成功与否起决定性作用。

3.编制好书刊采购招标文件。招标文件是招标人向投标人发出的旨在为投标人编写投标文件提供所需资料并向其通报招标投标所依据的规则、要求和程序的书面文件。准确、规范、科学地制定招标文件、招标程序、商家资质预审规则、投标商招标书、评标标准等相关文件。标书编制要简明、概要;评标打分表要细化合理,还应标明评标的规则,供投标和评标参考等。招标文件一般应至少包括下列内容,即邀请函、投标须知、招标项目的性质和数量、技术规格、招标价格的要求及其计算方式、评标的标准和方法、交货、竣工或提供服务的时间、投标人应当提供的有关资格和资信证明文件、投标保证金的数额或其他形式的担保、投标文件的编制要求、提供招标文件的方式和地点、开标和评标的日程安排、主要合同条款、售后服务情况及承诺等部分。另外,制定文件一定要详细、准确,特别是对供应商提出的要求更要细致,比如说书刊配套服务(是否随书送MARK数据、随刊提供USMARK数据等);供书刊的方式;价格优惠额度;违约应承担责任等。

4.合理选择图书采购的专家评委。招标机构或图书馆可以从在全区范围内或本地区范围的熟悉图书馆采购业务的专家组成应从专家评委库抽取评委,评标委员会在不受外界干扰和影响下,按照评标方法和标准对投标文件进行比较和评判,以评选出最适合的书商。

5.做好中标的合同签订及履约的监控工作。东盟小种书刊采购评标一经确定后,招标人应当向中标人发出中标通知书,采购单位和中标供应商应根据招标文件制定合同,这是招标采购中比较关键的一个环节,因为外文书刊价格昂贵,如果出现漏订、错发、缺期等服务问题,都会给图书馆带来无法弥补的损失。因此,采购单位和中标供应商应严格根据投标书和图书供应商的承诺签订合同,把双方各自应承担的责任和义务都写清楚,促使各方认真履行合同职责,保证书刊采购工作顺利进行。另外,采购单位要依据合同加强对图书供应商的检查和监督,督促其认真履行合同。阻止和减少来自供应商不守合同带来的各种风险。

总之,东盟小语种外文书刊招标采购工作尚处于尝试和起步阶段,除上述问题外,还有招标程序规范化、招标质量控制、评标的科学化及合同的精细化等方面的问题值得我们深入探索,这就要求提高对东盟小语种外文书刊招标采购工作的认识,不断创新业务模式,加强各个采购环节进行质量控制,并使其规范化,从根本上提高东盟小种外文书刊采购招标的质量,满足馆藏建设的要求。

参考文献:

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图书供应采购管理范文3

供应链管理在图书馆管理中的运用

1.图书馆供应链系统。图书馆拥有着自己的产品,这些产品或是从出版社订购来的实物性图书,或是电子图书,从图书馆管理流程来看,它可以被看成是分销型企业。但是它们也存在不同之处,“逆向”回来的资源都是可再利用资源,也就是说,读者借阅之后的图书其价值不会减弱,仍然具有不变的使用价值,那么图书馆供应链系统的一个必要环节就是“逆向物流”;从实物的角度来看,图书馆的产品环节比其他产品环节要简单得多,它们似乎只有读者和出版商两个环节;基于供应链管理的图书馆的外部环境虽然比较简单,但是却不是非常清楚,较为模糊,受很多因素的影响,如社会、政府、文化、读者水平等,因此,图书馆的立足点就是将读者的需求凸显出来。在图书馆的供应链中,所谓供应商就是指出版商,传统的出版商在发行图书之前,首先对读者的需求进行预测,这样虽然有明确的目标,但是这样的话有些图书还是达不到预期的销售量,那么就会给出版商和作者带来很大的损失。因此,我们建议将图书馆管理改为“拉动式”管理。及时获取读者的需求信息,统计需求量,再分别采购图书,提供给读者最满意的图书,使得图书馆资源不再闲置或者缺乏,从而使图书馆成为读者所需求图书的主要来源地。

2.构建基于供应链管理的图书馆管理模式。首先,图书馆建立供应链的核心“企业”,也就是建立一体化的组织结构,而“读者的需求”就是这个核心企业的立足点。图书馆管理员根据读者的实际需求来编制图书采购计划,新书的采购工作主要由采购员来负责。采购员将新书采购之后,进行图书入库,然后由采编室负责编目以及标签粘贴,图书目录生成。将新采购的图书上架,为读者的需求提供帮助。新购图书采编完成之后,将电子图书和数据库交给电子阅览室,供读者使用。这样使图书馆中的各个部门能够形成一个系统的内部组织。其次,在供应链中,读者处在下游。注册读者借书时,管理员将相关信息录入到系统中,从而使系统中所登记的图书数量信息得以更新。这样的采购才能真正满足读者的实际需求,才能促进图书馆发展。再次,在供应链管理中,出版商处在上游。根据图书馆的实际需求,出版商要能够及时地为图书馆提供所需的图书的种类和数量,并且出版商还可以将图书馆没有主动提出需要的新的图书及时地推荐给图书馆。在供应链中,图书馆的供应链上游就是选择满意的出版商,确保图书的供应能够满足需求。因此,在供应链管理中,上游是为了图书馆而服务的,而图书馆是为了下游而服务的,供应链管理的整个过程可以说是一个从生产图书到使用图书的服务过程。

现阶段供应链管理的图书馆管理存在的问题

1.主动出击市场的动力和积极性较为缺乏。由于图书馆还没有充分利用起其外部资源,一直以来,图书馆都是以利用其内部资源为主,从而导致图书馆与其他合作伙伴还没有形成战略伙伴等具有战略联盟的关系,在事业机制下,图书馆站在了整个供应链管理中的高位置,认为出版社和读者都是要以自己为核心,没有摆正自己的位置,不是以服务为宗旨进行管理,因此,需要建立或规范跨地区、跨国界的供应链系统。

2.很多图书馆仍然按照计划经济模式进行管理。从目前实际情况来看,我国高校图书馆虽然已经与出版社或者其他图书馆有合作关系,但是其管理模式并没有发生较大的改变,仍然以计划经济模式进行,在彼此合作过程中没有进行科学的协商决策和合作对策,从而致使市场竞争的科学意识较为缺乏。另外,图书馆并没有将信息资源建设中的利益机制充分发挥出来作为促进它们之间合作的一个媒介,进而使它们之间的合作也受到了影响。

3.图书馆与供应链节点合作关系中缺乏长期行为。就目前高校图书馆实际情况来看,图书馆与供应链节点合作关系中普遍存在的就是短期行为,短期行为是它们工作所采用的主要方式,而严重缺乏长期行为的实施。图书馆与它们之间的协商过程不够客观,相反一般都是由主观因素来决定,也就是说很强的非经济因素和个人偏好行为决定了图书馆与它们的协商过程。

4.很多供应链节点之间的信息传递工具较落后。就目前情况来看,基于网络的互访问供应链模式是未来物流资源发展的方向,当前大多数的物流企业都有效地利用了网络这一有力武器,基本上每一个供应链节点都有自己的门户网站与基于网络的信息管理系统,而且这些信息管理工具伴随着物流管理技术的提升而完善,比如目前有些供应节点已经拥有了完善的数据管理、挖掘分析系统,利用这些数据为自己的商业决策提供有力的数据支持。

加强基于供应链管理的图书馆管理的具体措施

图书供应采购管理范文4

【关键词】政府采购;图书资料;质量控制

新时代新形势下信息化时代来临,图书管理也经历信息化管理的新变革,在新阶段科技信息技术管理的模式下,也同样需要保证对图书资料的质量进行控制。图书的整体质量主要从出版厂商的监管、图书运货渠道的控制以及图书的采购等方面保证,图书的采购环节涉及到这个图书市场的流通,然而出版厂商对图书质量的管理非常重要,现阶段图书出版厂商较多为图书的采购带来一定的难度,怎样在众多的出版图书当中选择优质的图书,是现阶段图书采购需要面对的主要问题。

一、图书资料质量控制的重要意义

现阶段的图书经营模式已经产生了巨大的变化,由原来的购买制到现在的经营产业,换句话来说传统的图书仅仅通过相关部门进行售卖,很难保证图书的质量,而且图书一旦开封就不再予以退换,这就很难保证人均购买图书的质量。而现阶段的图书以经营产业的方式进行,对于图书的管理、采购、售卖有一定的系统流程,这样在保证规范化流程的运行下,对于各个环节安排专门的人员负责,分配岗位责任制度,从而保证图书的质量。图书的质量一方面直接影响到图书文化产业的发展,另一方面对于购买图书的人群来说,质量的保证对于自身获取知识有一定的帮助,而且现阶段的需要图书的人群中最主要的就是学生,学生缺少社会经验知识和分辨能力,一旦图书的质量不能保证,一部分的图书中掺杂一定的不良信息不利于学生的发展,所以保证图书资料的质量是非常必要的。

二、影响图书资料采购质量的主要原因

社会的不断发展,信息资源的流通使各行业内部之间的沟通更加方便,由此加快了图书市场内部资源的传播,信息的公众性促使市面上的图书购买方式较为丰富,人们不仅仅能通过书店、出版社等实体店购买图书,还可以在信息快速交流的新型网络模式下,通过网上书店等购买书籍,目前能够购买图书的网络书店数量越来越多,图书的质量也难以得到保证。所以这就为现阶段的图书采购带来一定的难度,实体店购买图书费时费力,再加上出版厂商众多,图书采购肯定是进行大量的采购工作,数目众多的图书不可能一一进行检查,这样在费时同时也不能保证质量。然而网络购买图书虽然方便省时,但是图书的内容没有经过检验质量同样也难以保证。现阶段复杂多样的市场情况和不规范的图书出版、售卖系统导致采购图书的质量层次不一,难以确保人们所购买的图书每一个都是正版。除去以上出版情况,其中还有以下两方面因素。

(一)过分注重价格的因素

首先价格因素,由于各种信息技术的不断发展,很多图书资源都已经实现了数字化,电子书逐渐增多,导致传统的纸质图书成了人们口中的“夕阳产业”,图书发行面临的压力和市场竞争也越来越大,越来越激烈。在这种社会环境之下,政府在进行图书资料的采购时,会在招标和投标的过程中过分强调价格的因素,使得价格成为竞标成功最重要的因素。这种竞标方式就在很大程度上忽视了图书资料对质量的要求。众多参与竞标的图书供应商们为了能够获得政府订单,优先占领市场,不得不实行低价竞争的方法,有的甚至用低于市场价和成本价报价等不正当的竞争方式来进行竞标。这种低价竞争的策略和优渥的附加服务条件会使竞标成功的图书供应商在履行合同时,要付出高于成本的资金。他们在不断向出版社压价的同时,往往不能信守承诺们,所以导致了很多“烂尾”工程出现,影响了政府采购的效果。

(二)图书采购人员的素质良莠不齐

政府的采购行为是一种面向市场的行为,具有很强的政策性,并且要求采购人员具有较高的专业知识和理论知识。所以采购人员不仅要掌握市场上各种图书的出版情况,还要掌握计算机和网络方面的相关知识,更要具备一定的市场操作技能。但是,我国的图书馆实行政府采购的时间并不长,所以负责采购的管理机构对于采购人员的专业素质缺少周全的考虑,使得采购人员的素质有很大的差异,在一定程度上影响了政府采购的图书质量。

三、现阶段政府采购体系下保证图书资料质量的主要方法

(一)实行合理最低价中标法

图书是一种特殊的商品,所以在市场交易中不能仅凭价格就做出决定。面对图书供应商的过度竞争,采购人员应该充分意识到过分关注价格对图书采购质量的消极作用。因为供货商追求的也是经济利益,只有获取利益才能让自己生存,如果过分的压低供货价格们对于采购者来说并非好事,因为供应商往往会在商品的质量和售后服务上来弥补自己的损失,使得商品的质量和售后服务大打折扣。所以政府可以采用合理最低价中标的方法,实现商品质量和等服务的最佳性价比,通过正当的竞争方法来使中标价接近成本价,实现供求的均衡。

(二)对采购人员进行专业的知识培训

对于图书的采购工作需要采购人员从根本上,对图书的采购知识有一定的认识和重视,加强采购人员的相关知识培训,对各方面的知识有一定的了解,并且能够熟练的掌握计算机技术,和掌握各项基本能力。并且让采购人员在思想上认识到图书采购的重要性,这样才能保证今后的采购图书的质量。

四、结束语

结合以上叙述,对目前图书市场环境有一定的了解,也充分掌握了现阶段市场环境下造成的图书质量问题,控制图书的采购质量,从根本入手通过国家制定的一系列法律,从本质上首先保证图书质量,在通过中间流通环节的监督和法律的约束,一定可以将图书的采购质量提升上去,最主要的改变人们自身观念,对于图书资料的重视,从思想行动上改变图书资料的采购质量,保证人们能够阅读到健康正版的图书资料。

图书供应采购管理范文5

〔关键词〕互联网+;图书荐购;模型;图书采访

DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2017.03.017

〔中图分类号〕G2507〔文献标识码〕A〔文章编号〕1008-0821(2017)03-0090-06

〔Abstract〕In the“Internet plus”era,taking to the book recommendation as the research object,the paper firstly analyzed the changes and opportunities of book acquistion,and then reviewed the research progress of the book acquisitioning work and proposed the open book recommendation service model and system platform,then it shared the open book recommendation practice of the library of Kunming University of Science and Technology;finally,it summarized the existing problems at present and looked forward to the future for the librarys development.

〔Key words〕internet plus;book recommendation;model;book acquistion

S着大数据时代的到来,产业结构和社会结构发生了巨大的变化,逐渐改变了人们的生活模式,人类正在由IT(Information Technology)社会步入DT(Data Technology)社会。“互联网+”由概念变为现实,将对图书馆的管理、业务融合、服务创新等方面产生重要的影响。依据布拉德福定律,文献利用率在75%~85%为比较理想的馆藏体系。然而,当前我国大多数图书馆的藏书利用率仅为30%~35%,图书馆面临着馆藏逐年增加而文献使用率逐年下降的矛盾[1]。“互联网+”时代,以用户参与、体验、分享、互动为中心的应用理念逐渐成为主流,图书采访工作应该充分利用 “互联网+”技术,让读者积极主动、全流程参与图书文献采访工作,为读者提供个性化、精准化的图书文献资源。读者参与文献采访工作可以充分发挥馆员、读者、书商各自的优势,促进图书馆文献资源建设良性发展,加强采访工作的针对性和实用性,提高文献资源的利用率。在此背景下,本文提出了面向“互联网+”的图书荐购模式,并分享了我馆面向“互联网+”的开放式图书荐购平台的应用实践。

1“互联网+”时代的图书采访

11正在变化的采访工作

111正在降低的文献利用率

图书馆的采购经费在逐年上涨,文献数量在逐年上升,而文献利用率却逐年下降。以图书馆为中心的传统图书采购模式,具有采购流程繁琐、周期长等弊端,读者无法在最快的时间内获取所需图书,传统模式不能做到以读者需求为导向,导致相当部分图书无人问津;另外,随着数字图书馆的推广和普及,图书馆逐年增加了数字资源的采购和服务。

112正在变化的读者

随着移动互联网的发展,读者获取资源的渠道、媒体逐渐丰富起来,除了习惯性的从图书馆获取图书外,读者可以从搜索引擎、电子数据库、专业网站等获取所需要的资料;随着现代物流业的发展,获取图书的成本在逐年走低,读者可以从京东、亚马逊等互联网书店购买急需的图书,也可以从豆瓣等社交网络圈获取帮助。因此,如果在图书馆无法第一时间获取图书,读者将选择互联网书店、电子资源等其它渠道。

113正在变化的服务理念

“互联网+”强调在现代技术的支撑、推动下实现信息、数据的融会、贯通和相连,服务正在向以用户为驱动、以用户需求和体验为中心转变。各行业都纷纷流程再造,注重用户参与和用户反馈,一切以用户为中心,一切为了方便用户已成为服务发展的主题,传统的图书采购服务模式应该因时而变。

114应该变化的图书采访模式

图书馆应该借力“互联网+”技术,打破以图书馆为主导的图书采购模式,打破时间、空间界限,拓展服务领域,拓宽服务渠道,实现读者、馆员、书商之间的相连相通,为读者提供快捷、精准和个性化的图书荐购平台和荐购渠道,形成开放立体的读者荐购局面。

12图书采访工作的契机

在政策层面,2015年3月腾讯董事会主席马化腾在其人大议案中正式提出 “互联网+”概念,同时总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划,并于7月签批《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》,指出以“互联网+”促进传统行业转型升级,标志着“互联网+”已提升到国家大政方针层面[2]。“互联网+”背景下的图书采购模式的创新,是图书馆服务转型升级的一次政策机遇。在技术层面,“互联网+”促进了信息技术的发展与共享,“互联网+”时代的移动互联网、丰富多彩的终端、社交网络、位置服务、物联网、Web20、数字图书馆等技术的应用,丰富了图书馆信息化、数字化的建设;数据挖掘、人工智能等大数据算法在图书馆的应用,将加速从现代图书馆到智慧图书馆的转型,是图书馆系统改造,技术提升的一次机遇。总之,“互联网+”带来的跨界融合、创新驱动、重塑结构、尊重人性、开放生态、连接一切等特征,将从政策、技术、服务理念等方面促使图书馆服务的创新,为实现信息服务的转型升级带来新的机遇[3-4]。

2面向“互联网+”的图书荐购模型

21图书采访研究现状

在中国知网以“图书采访”、“图书荐购”、“互联网+”作为关键词进行检索,结果表明图书馆界在移动互联网环境下,已经开展了相当的图书采访和图书荐购方面的研究与应用,刘丽艳[5]从特色优势互补、数据标准化与规范化、读者荐购等方面探索了基于馆配市场的图书采访方式,通过对图书馆与馆配商的合作机制进行改革与创新,提出了加强图书馆与馆配商合作的方式。朱会华[6]针对存在的采访人员与读者脱节的现状,利用微信强大的社交网络特性和庞大的用户群体等特点,探讨了基于微信平台的图书采访模式。刘西义[7]以长沙市图书馆为例,研究了多种读者参与选书活动模式,与书店合作开展的“你的选书我买单”活动,通过与书商、京东等第三方合作的云馆藏精准选书惠民活动。夏?等[8]提出了基于专家决策的网络荐购模型,在图书馆现有管理信息系统的基础上建立采访决策支持系统,辅助图书采购工作的进行。综上,当前读者参与图书采访方式主要有现采、荐购、读者决策采购模式和选借模式,荐购方式主要是基于手机、网页表单、在线咨询和到馆传统手工荐购等方式。随着2015年“互联网+”政策的落地与发展,图书馆界也对“互联网+”展开了持续的关注和研究,主要聚焦于“互联网+图书馆”顶层设计、服务转型与发展、数据素B教育、服务平台构建、发展定位与未来影响等方面[9]。国内许多图书馆已经开始尝试将“互联网+”思维应用到图书馆的业务与实践工作中,如浙江省图书馆、青岛市图书馆等纷纷利用云计算、大数据等技术,实施“互联网+知识服务”等系列服务,向用户提供个性化、一体化的在线交互服务。针对当前研究的不足,本文提出了开放式图书荐购服务模型和系统平台模型。

22开放式图书荐购系统服务模型

开放式图书采访系统采用社交网络、O2O、云计算、移动互联网等先进的“互联网+”理念与技术,实现馆员、读者、图书供应商、数据库商之间的移动、线上线下互联。系统服务模型如图1所示,不同与传统的图书采访模型的“读者-馆员-图书供应商”的线性模式,面向”互联网+”的开放式图书采访模型有如下特点:首先,从用户关系来看,馆员、读者、图书供应商之间是扁平关系,任意两种角色之间可以实现信息交互和信息共享,读者既可以面向馆员,也可以面向书商,同时也实现了读者之间的互动互联,模型从系统层面保障了信息的快速传递,有利于了解供需关系,提高信息服务的效率。其次,从技术层面来看,模型以开放式图书采访系统为中枢,采用移动互联网、物联网、基于位置服务的社交网络等技术,实现“云在算,人在用”的立体计算。适配桌面电脑、笔记本、各类PAD、智能手机、浏览器、APP、社交媒体的全面覆盖,实现了系统使用的实时化、泛在化,满足不同终端的适配需求。第三,从服务空间来看,实现了线上信息服务和线下实体服务的有机结合。图书采访,不但要有线上的推荐、订购等信息服务,也应该有线下的图书传递等实体服务。模型采用以微信为代表的融合位置服务和社交网络的社交媒体,实现线上图书订购和线下图书传递的立体服务,加速了信息服务到实体服务之间的流转,提高了图书流动的速度和使用效率。

23开放式图书荐购系统平台模型

开放式图书采访系统从平台的角度来看,应该包括技

术支撑层、系统集成层、多媒体适配层、具备各类权限的用户层,平台模型如图2所示。

231技术层

综合了移动互联网、物联网、云计算、大数据、社交网络、数据挖掘、人工智能等先进技术,服务器端采用云计算的模式,集成了拥有高性能计算能力、大规模存储设备、以及光纤、交换机等大规模传输转换设备,保证计算的可靠性、稳定性。采用数据挖掘、人工智能等算法,分析和挖掘读者图书采访历史数据,制定科学合理的采访计划,向读者推荐个性化的需求和服务。

232系统层

开放式图书采购系统集成了图书管理系统、图书采访系统、图书荐购系统、在线咨询系统,是对以上独立系统的有机融合,实现各个系统之间的信息共享,资源共享。”互联网+”时代,图书的管理、采访、荐购和信息咨询应该是相互渗透、动态互联的模式。

233媒体层

媒体层需要适配桌面电脑、笔记本、PAD、智能手机、兼容各种版本和内核的浏览器、开发针对不同操作系统的APP、以及社交网络软件。具体来看,针对不同的显示设备和屏幕分辨率,要开发具有屏幕自适应能力的应用系统;针对不同的操作系统和系统版本,要开发基于操作系统的应用程序和手机APP;针对不同的浏览器和浏览器内核,要开发具有智能判断能力的响应式网页;针对社交网络功能,需要开发基于社交网络API的应用程序入口,比如基于微信API的图书采访入口程序。总之,在媒体层,开放式采访系统不论从媒体内容还是媒体设备,都要实现多种入口,多渠道接入,实现透明的媒体访问。

234用户层

用户层应该具有权限控制的角色访问和不同用户之间的信息互动互通功能。具体来看,图书馆员、不同级别的读者、书目提供商、书商应该具有不同的系统使用权限。从信息交互的层面来看,不同角色、不同权限的用户之间应该可以相互交换信息,读者可以向馆员、书商提出图书需求,推荐采购建议,馆员可以实时管理图书采访活动,书商可以及时了解读者的需求,理解馆员的建议。信息以网页、短信、微信、语音、图片等方式在不同用户之间清楚简洁的传递。

3开放式图书荐购模式实践

由我馆委托广州图创计算机软件有限公司开发的面向”互联网+”的开放式图书荐购系统,采用B/S架构,遵照J2EE标准,三层体系结构,支持跨平台,兼容多种媒体设备。采用当前流行的软件开发技术和工具,实现了门户端、移动端、社交媒体、基于书商等多种渠道的荐购,以及信息处理、数据统计等后台管理,同时通过采取共享数据中心的方法,荐购系统耦合了图书编目、借还、管理系统,集成了在线咨询等其它一些联系紧密的图书馆系统,实现了”互联网+”环境下对图书荐购系统的基本要求。

31基于门户的荐购

凡持有我馆有效读者证的读者在图书馆门户单点登录到图书荐购平台后均可参加图书荐购,如图3所示。在新书速递菜单,图书馆在后台提供整理过的书商目录和全国图书在版编目数据(简称CIP)(该目录只显示当前将要出版或者已经出版的新书),读者根据需要进行荐购。利用API和豆瓣相关功能实现荐购图书的详细信息查询和浏览,主要包括图书封面、目录、书评等。图书展示列表包含图片、著者、出版社、出版日期、已荐购人数等信息;荐购目录可按中图分类法22大类分类展示;列表中无法显示的,可以通过检索查询;读者荐购前可以点击查看试读,查看图书信息。自定义荐购,如图4所示,读者填写完ISBN后,需查询书目库,看图书馆是否有该书馆藏,若存在已订购、已荐购、书目无此书籍的情况,系统将提示读者并拒绝荐购。读者填写完整的荐购信息后,增加荐购记录到自定义荐购表。读者可以看到自己所有的荐购记录和处理结果,读者可以按不同处理结果分类看到已订购的,统将提示读者并拒绝荐购。读者填写完整的荐购信息后,增加荐购记录到自定义荐购表。读者可以看到自己所有的荐购记录和处理结果,读者可以按不同处理结果分类看到已订购的,已到馆的,荐购失败等信息,如图5所示。

32基于移动端的荐购

随着移动互联网的普及,手机、PAD等各种可以随时携带的移动终端纷纷涌入市场,逐渐成为信息时代人们进行信息处理、信息浏览、数据交互的主要入口之一。图书荐购系统因势而变,开发了基于各种移动端的荐购界面。我馆委托广州图创软件开发有限公司开发了“汇智空间”移动APP,以及基于WAP的移动图书馆个人空间,实现了荐购系统与移动图书馆客户端的集成。当读者通过app检索到图书馆缺藏图书时,可以随时随地在线提交荐购信息,浏览荐购目录和荐购状态,同时通过APP或者移动个人空间,读者可以了解最新讯息、个人借阅、新书通报、图书资源、馆情动态等实时信息,如图6和图7所示。

33基于社交媒体的荐购

随着社交网络应用的迅猛发展及繁荣,以微信为典型代表的社交网络媒体逐渐成为人们生活、娱乐、资讯的新宠。微信具有的支持多媒体、跨平台、开放API、受众用户广、普及程度高的特点,都非常适合利用微信公众平台构建读者荐购系统,我馆委托图创技术有限公司实现了基于图书馆微信服务平台的读者荐购模块,与图书馆OPAC系统相连,提供荐购目录、自定义荐购功能。读者关注图书馆微信公众账号后,可以实现图书扫码荐购和在线检索表单荐购,如图8和图9所示。

34基于O2O的荐购

近年来,基于智能手机的位置服务与社交网络应用逐渐融合,形成了众多基于位置服务和社会网络的应用,它通过移动用户之间的线上交流和基于地理空间定位的线下交互,实现了虚拟社会与真实世界之间的关联,促进了信息交换和实体物品流通的效率。基于微信的位置服务和社交网络融合,促进了O2O业务的发展,我馆利用微信公众平台实现了图书线上线下荐购与借阅一体化,如图10所示。读者通过微信扫码接口进行图书的荐购,系统在云端判断是否满足荐购条件,书商在荐购系统后台收到图书请求,系统根据读者的地理位置信息和图书所在位置,计算并推荐最便于交易的书商和书店;书商和读者线上约定图书交易的时间和地点进行线下图书交易。书店验证读者的信息和核对图书信息后,图书正式进入图书馆编目系统和借阅系统,然后读者带走图书;借阅到期后,图书归还到图书馆,采编部进行正式编目、加工和上架;书商和采编部定期对图书采购进行结账。基于O2O的图书荐购活动,改造了传统图书采购、加工、借阅的流程,加速了图书的流动速度,提高了图书使用的效率。

35后台管理

读者荐购平台对接到图书自动化管理系统,图书管理员在后台即可对荐购书单进行处理,主要包括书目管理、荐购处理、参数设置、报表处理等模块。书目管理包括征订目录管理和CIP目录管理,对目录进行增加、修改、删除、去重等操作,设置默认的征订目录;管理员可在全国新书目中导入CIP数据,提供主题~、题名、ISBN、出版社、出版时间等条件查询CIP目录,以确保快速的定位到所需要查询的书籍。荐购处理包括荐购查询、筛选、去重、加工、验收、订购状态维护,同时设置荐购数量、默认书店等参数。报表处理包括输出采购清单、荐购清单、查询统计荐购情况、书目统计、书目类型统计、荐购图书采购率统计和报表打印,报表导出到第三方工具等功能。

4总结与展望

全社会掀起的“互联网+”应用创新大潮,是各行各业业务重组、系统融合、开放互联、服务创新的一次历史机遇。图书馆传统的服务模式因势而变,主动融入“互联网+”创新的浪潮,充分利用移动互联网、社交网络等先进技术与理念,探索图书馆服务转型升级之路。本文结合图书馆传统的图书荐购活动,设计并推荐了一种面向“互联网+”的开放式图书荐购模型并就应用情况做了分享,意在为革新图书馆服务模式和服务方法提供一种参考和借鉴。作为一种系统集成与融合创新模式,其使用效果和系统的不足之处都有待实践及时间的检验。笔者认为未来的工作应该在如何保护读者线下图书交接的信息安全、个人隐私、避免图书重复荐购等方面加强研究和改进;同时,开放式图书荐购将给传统的图书采访、借还模式和公共资源的管理带来一些新的问题,期望有更多的学者关注和研究在应用中出现的新问题。

参考文献

[1]蔡福瑞,刘军军,袁小平,等.试论馆藏文献利用统计分析与高校图书馆的采访工作[C].∥首届江西省科学技术协会学术年会第二十七分会场暨江西省图书馆学会2010学术年会论文集,2010:208-212.

[2]贾西兰,李书宁,吴英梅.“互联网+图书馆”思维下的下一代图书馆服务平台[J].图书与情报,2016,(1):44-48.

[3]徐岚.“互联网+”与高校图书馆图书采访机制的构建[J].大学图书情报学刊,2016,(1):53-57,69.

[4]邓己红.“互联网+”背景下高校图书馆图书采购模式的创新与发展[J].图书馆学刊,2016,(7):28-30.

[5]刘丽艳.基于馆配市场的中文图书采访探索与实践[J].图书馆工作与研究,2016,(1):67-69.

[6]朱会华.基于微信平台的图书采访模式探索[J].图书馆学研究,2016,(7):38-40.

[7]刘西义.“互联网+”环境下读者参与选书模式微探-以长沙市图书馆为例[J].图书馆,2016,(9):109-111.

图书供应采购管理范文6

[论文关键词]中文图书采购;招标;图书馆

高校图书馆图书的采购,是图书馆文献资源建设的首要环节,对馆藏质量、馆藏结构起着关键性的作用,是为学校教学科研服务的重要保障之一。随着改革开放的深入,图书的发行与供应格局产生了很大的变化,由以前新华书店一统天下变为新华书店、出版社、书商、民营书店、网络书店互相竞争的多元化局面,使得中文图书采购招标成为一种可行的模式。本文以华中师范大学图书馆2007年度的中文图书招标采购工作为例,就这一方式的可行性、意义及操作步骤进行探讨。

1高校图书馆中文图书实行招标采购的背景

1.1市场经济的发展已孕育了较为成熟的图书发行市场

二十多年的改革开放,计划经济模式下新华书店主渠道的地位大大下降,民营书店、个体书商、网络书店大量出现并迅速发展,图书发行业呈现出百花齐放的局面。加入WTO后,随着我国出版发行体制的变化与完善,以及在2004年放开省会城市图书零售市场承诺的兑现,境内外各种经济形态的图书发行商之间的竞争更加激烈。日益成熟的图书发行市场为高校图书馆进行招标采购选择提供了条件。

1.2国家招标法的制定和实施给高校图书馆中文图书采购招标提供了法律依据

《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》的制定与实施,为高校书馆中文图书采购招标工作提供了操作程序以及法律保障,对发行商及高校图书馆本身提供法律保护。在法律规范下,在当事各方的有效监督下,高校图书采购工作得以公开、公平和公正地开展。

1.3通讯业和运输业迅速发展,有力支持高校图书馆进行中文图书采购招标工作

随着计算机技术和网络通讯技术的飞速发展,计算机网络在高校图书馆和图书发行业广泛应用。网络费用的大幅下降,使得高校图书馆与图书供应商之间可以借助网络进行远程数据传输和业务洽谈。同时,我国货物运输市场迅速发展与繁荣的现状使得图书运输速度显著提高。两个产业的发展,使高校图书馆在进行中文图书采购招标工作时可以不受地区范围的限制,扩大选择范围。

2高校图书馆中文图书实行招标采购的意义

2.1招标采购有利于高校图书馆与资信优良的图书供应商之间进行有效互动

图书馆特别是高校图书馆普遍采用了图书馆计算机集成管理系统,先进的管理系统需要相应的工作模式、技术要求。通过招标采购,高校图书馆不但可以有效地保证中文图书的采购质量,而且可以获得相应的技术支持。比如说,中文图书采购的电子征订目录必须能够转入图书馆采购系统,书商必须提供能被转入的DBF、MARC、TXT、ISO等格式的数据,从而促使图书供应商提供更多针对高校图书馆的服务。

2.2招标采购有利于发挥有限资金的使用效益,并避免可能产生的腐败现象

一方面,高校扩招带来的在校生数量激增和图书价格的不断上涨,使得高校图书馆中文图书的购置经费相对紧张。通过招标,可以获得较合理的优惠,实际上降低了文献的购价,使有限的资金购得更多的图书,充分发挥有限资金的使用效益。另一方面,由于图书发行业内竞争日趋激烈,许多不法商人采用非法手段推销图书,致使图书馆工作人员中少数意志薄弱者放弃了专业操守、吃回扣等。实行招标采购,可以增强采购工作的透明度,规范市场竞争行为,防止“暗箱操作”,从源头上防止采购中腐败现象的发生。

2.3降低图书采购成本,提高效率

图书实行公开招标采购,引入了市场竞争机制,市场上的各类图书发行商,为了争取图书馆这类大客户,会在文献价格方面让步,并在服务方面尽量满足图书馆的要求。图书馆可以用较少的资金购得更多的图书,也有利于图书馆的业务外包。例如,在标书中可明确要求中标单位提供CNMARC数据、盖馆藏章、粘书标、贴防盗磁条等服务,这对于即将进行评估或升级的高校图书馆来说,无疑是一种行之有效的方法。通过招标,图书馆业务外包,对图书馆来说,既不用为这种一次性工作专门引进人才,造成人力资源的浪费,又可以在较短时间内完成较大的工作量,一举两得。

3高校图书馆中文采购招标工作的步骤

根据招投标法的规定,高校图书馆中文图书采购招标工作应依法按操作步骤进行。招投标的步骤一般为招标、投标、开标、评标与定标等。

3.1招标

中文图书实行采购招标,与一般设备物资的采购招标相比,有其特殊性。首先,图书采购具有采购品种多而单个品种数量少的特点;其次,图书采购任务不能一次完成,而是持续的、分批次进行。显然,它与设备和大宗物资采购的单一性、大批量性以及有具体交货期不同,其特殊性要求图书馆必须高度参与招标工作。华中师范大学从有进行图书招标的意向开始,校领导就给予了图书馆最充分的信任和最大的自主权,支持图书馆有序地开展招标工作:首先,建立相应的组织领导机构,下设工作小组与评标小组具体负责招标与评标的相应工作;其次,为了制定出科学合理的招标方案,进行了充分调研。我校招标工作小组分别走访或咨询了武汉、浙江、广州等地图书招标比较成功的高校,在学习他们好的经验的同时,针对他们招标采购中出现的问题进行了细致的分析研究,从而拟定了一个较为规范合理的符合我校特色的招标方案;再次,我校根据国家及地方有关招标法规并结合图书招标项目特点及要求编写了招标文件。

3.2投标

投标是投标人根据招标书参与竞标的行为。投标人应根据招标文件编制投标书。投标书是投标人竞标的核心文件,其中投标报价是关键内容,投标人应认真如实地填写。

3.3开标

开标在投标人按照招标文件规定的时间、地点和方式交送竞标文件后公开进行。所有投标人及被邀参加的监督部门都是开标活动的参加者。开标时将对投标文件进行形式审查,对符合法定要求的,应当众拆封、验证投标资格,并宣布投标入名称、投标价格及其它主要内容。开标后应立即组织评标,以保证公正和提高效率。

3.4评标与定标

评标应由依法组建的评标委员会负责,根据规定需要回避的人员不应担任评委。为保持图书评标的客观性和结果的可参照性,可为评标设计评分表,对主要指标进行分值量化,经专家讨论确认后执行。

3.4.1资金方面要求

资金不足是图书馆界共同存在的现实问题。特别是在现阶段,各高校图书馆为了达到教育部的藏书标准要求,需要大量采购图书,资金的困难尤其突出。因此,在进行图书采购招标时,各馆都会根据自身资金的情况,对书商提出适当的要求,在付款方式和折扣上争取更多的优惠。

(1)图书折扣

图书折扣在招标项目中是最重要的内容。高校图书采购招标工作,图书馆和校方的出发点和角度不同,对价格要素的要求也有区别。校方重视优惠率,图书馆重视质量和服务。图书折扣这一评分项目应在充分调研市场行情的基础上,综合考虑学校和图书馆的双方需求,取一个合适的折扣起点和权重,给予较多的分值,争取最大的优惠。

(2)付款方式

付款方式是图书采购招标时根据图书馆资金的现状和能力,向书商表明自己计划付款或分期付款的时间、金额等。各馆可以根据自己的资金实力提出付款条件并在合同中有所约定。书商在投标时会根据自身的经济实力和图书馆提出的付款方式来确定投标的价格和服务内容。

3.4.2服务承诺

随着信息资源生产与利用模式的演化,图书出版发行、销售和组织管理与利用出现了社会化再分工。图书供应商的服务承诺日益全面具体。而图书馆利用社会的再分工,把一些基本业务(如编目、加工)实行外包后,可以将图书馆人力资源重新优化配置,提高了工作效率。全面具体的服务承诺和售后服务是书商在激烈的市场竞争中获胜的必备条件,也是图书馆提高工作效率的基础。

(1)图书订购

目前有实力的书商均提供网上订购系统,功能包括多途径书目检索、辅助选书、在线订购、在线输出MARC记录,并且每年提供15万条采访数据;图书现采时,提供人员、采集器等设备服务。因此,图书招标时应该将这些内容作为招标项目明确提出,要求具备这种能力的书商作为中标条件之一,从而保证图书馆订购工作顺利开展。

(2)到书率和到书时间

到书率是图书馆采访工作重要的指标,它一方面体现了书商的诚信和实力,另一方面也体现了图书馆的采访工作水平。由于图书销售商实力不同,受其实力的限制和资金运作等因素的影响,书商与出版社的信誉不尽相同。有实力的书商信誉较好,到书快、比率高;相反,实力一般或较弱的书商到书慢、比率低,信誉差,使图书馆的采访和利用率受到严重影响。所以,在招标项目中规定到书率的指标,对图书到书率提出明确要求,既保证了图书的质量,又不会影响图书馆的工作效率。为了保证图书采购工作按时完成,图书的到书时间也是不容忽视的一个内容,图书馆可结合本馆的采购计划和任务,对到书时间提出具体要求。

(3)免费加工

在市场日益激烈的竞争中,图书供应商的服务工作越做越好,免费提供粘磁条、盖馆藏章、贴条码、贴书标等图书加工已是普遍现象,并且所使用材料的质量也越来越好,图书馆完全可以把图书加工交由书商去做,并对加工使用的材料提出具体要求,保证加工质量。如书标的款式、粘贴的位置、磁条的要求和条形码的设计均可以具体要求书商怎样去做(比如目前我馆要求合作的书商都统一将磁条更换为科晶安全复合性磁条)。由此节约成本、解放人力、提高工作效率。

(4)CNMARC编目数据

目前,大多数书商能提供规范的CNMARC编目数据,尽管其数据质量离图书馆的要求存在一些距离,但是书商可以努力根据每个图书馆的具体要求,提供全部、标准、规范、系统的CNMARC编目数据。

本馆经过几年的采编业务外包经验得出,图书馆与书商经过短期的磨合后,如事先将使用的图书集成管理系统、学校的学科和专业设置等信息传递给书商,书商所提供的编目数据均能符合各馆的要求,由此可以缓解编目工作的压力,解放人力资源。由于书目数据库的质量是图书馆提供资源共享的基础,图书馆对CNMARC编目数据质量的要求须明确具体,并在招标时作为重要的项目内容给予较多的权重或分值,以保证有实力的书商中标。

(5)无条件退货

文献资源是图书馆服务的基础,质量是服务的保证。图书馆作为招标人非常重视图书的质量,怎样把握图书质量是设计招标评分项目时不容忽视的问题。对图书包括附盘所应具备的要素,如正版、最新、完好、内容健康、印装质量等应有明确要求。另外,图书馆流通部门中的图书经过一段时间外借后容易发生破损、遗失现象,需向书商说明补货事宜。

3.4.3对书商的要求

(1)资信要求

书商的资质和诚信状况是能否履行合同的前提。一般有实力的书商能够较好地履行合同,可以形成长期的合作伙伴关系,而一些假、大、空的书商虚夸实力,既没有诚信也不能履行合同,由于它们拖欠出版社的书款,出版社对这样的书商的货源组织有顾虑,不发货,造成图书的到书率和速到率较低,也提供不了编目数据,只能是图书馆自己下载数据,书商付下载费用,使图书馆工作受到影响,若与这种书商合作,就会给图书馆带来很多烦恼。因此,对书商资质和诚信的要求是招标要项中不可缺少的内容。

(2)协作承诺

书商的合作态度、服务效率尤为重要,双方合作的项目内容越是具体,需要磨合的工作也就越多,面对存在的问题,需要书商有良好的服务态度,讲究诚信。因此,协作方式也需给予一定的分值去约束书商履行合约。要求书商履行合同,售后服务细致到位,能够积极配合图书馆协调处理合作中产生的矛盾,也是对书商管理水平的考验。

(3)其它优惠

书商为了中标,会根据自己的实力和图书馆的现状提出招标要项以外的优惠,如定期发送纸本新书目录、赠书、会员待遇、赞助等,这些优惠也应给予加分,以体现招标采购的公正和公平。

3.5后续工作