医用耗材库房管理规范范文1
关键词 高值耗材 风险 植入性医疗耗材
前 言
近年来随着各种微创手术、改良术式的开展，各种新材料、新技术的不断更新和运用，医院手术类高值耗材不仅用量增长迅速，而且规格型号也越来越复杂，医疗高值耗材的临床安全使用风险及其防控就成为国家、医院、临床医务人员、患着共同关注的焦点。对高值耗材风险管理进行的研讨也日趋增多[1～3]。医疗耗材的风险防控管理，尤其是植入性医疗耗材的风险防控水平成为评估一家医院整个医疗业务供应链管理能力的重要指标，这类医疗耗材不管是在哪个环节出现任何差错，都会给整个医疗过程带来严重伤害和不良影响。
完整的医疗器械风险管理过程要涉及到生产企业、经营企业、使用单位以及医疗器械的管理者[4]，本文主要分析医疗高值耗材在使用管理环节容易产生的风险及风险防控措施。使医疗耗材的风险管理做到预防为主、服务前移、过程监控、使用溯源。探讨管理过程各环节规范化、流程化管理实践，为医疗行为创造一个安全平台，降低医疗业务中的风险，同时也为医院质量控制提供一个重要保障。
1 高值医疗耗材的定义及种类
高值耗材迄今没有一个明确的定义，我院将单个价格高于1000千元的耗材，特别是植入性耗材定义为高值耗材。
高值耗材涉及科室众多，神外、胸外、导管等手术量大的科室月消耗量近千（支/个）。
对我院月高值耗材中消耗量较大的进行统计，得出表1的结果，可见在一个三级甲等医院，高值耗材的月消耗量达数千，每个工作日使用数量过百。
2 高值医疗耗材风险点分析
高值耗材按风险来源分为院外风险和院内风险。院外风险首先来源于生产厂商，表现在产品原材料不合符国家相关要求、生产环节无安全规范、质检和消毒把关不严等方面。本文着重对耗材的院内风险进行分析。（1）采购环节带来的风险。采购是整个物流体系的入口，也是风险防控的关键环节[5]。（2）入库验收环节带来的风险。医疗耗材进入医院时入库环节也存在风险点，验收把关不严，对产品资质无审核、对产品效期无核对登记、无抽检管理或抽检流于形式等，这样就等于将厂商出现的风险带到医院内部，并且把风险责任转嫁给医院和患者，因此入库环节就成为医院医疗耗材风险防控的基础环节。（3）仓储环节带来的风险。对于实行总库与各科室自行管理模式的，科室管理库房易发生无专人管理，仓储条件不合要求等问题。（4）物流配送环节带来的风险。方式不科学、制度流程不规范、材料使用的各类记录不标准，无可追溯性资料等，形成配送环节的风险。（5）信息管理环节带来的风险。高值耗材用于手术中，医护人员未做好记录，容易给医疗纠纷埋下隐患。（6）不尊重患者知情权，沟通不到位带来的风险。使用高值耗材前期与家属签订必要的合同协议，使用任何一种植入性耗材都存在风险，病人及家属有权选择和知晓使用这类耗材的权力，为减低医疗纠纷，使用前的解释沟通工作是必须进行的。
3 高值医疗耗材风险防控手段
3.1 采购环节，把好产品入口关
医院在采购环节，对相同功能的产品进行比选，选定1～2家产品质量好，资质合格，实力较强的供应商进行供货，彻底杜绝多个商家的恶性竞争，为后续管理搭建一个规范的平台。部门对生产商、供货商的资质定期进行审查维护，保证产品的供货安全。规范耗材出入路径。医院明文规定必须由设备部门管理耗材出入路径，医务人员只能使用医院提供的相关产品，这样既保证耗材质量安全，又杜绝腐败现象，形成一个长效机制。管理前后不脱节，所有耗材从入到出都由设备部门完成。
3.2 仓储管理改变传统模式，建立新型模式，完善制度、优化流程，夯实风险防控基础
改变高值耗材的管理模式，将原来由使用科室自行管理模式改变为由医院设备管理部门直接在重点使用科室设立分库房模式，耗材专库、专人管理。在服务前移的同时，实现管理前移。制订和完善库房管理制度以及耗材出入库流程、高值耗材使用管理制度和方法；特别是对骨科等植入性耗材进行评估分析，针对其制定较完整的管理制度和流程。例如：骨科应急耗材，用套包的形式消毒好备用，对于急诊等情况可以从容应对，整个过程均由库管人员监管完成。
3.3 库房建立标准化入库验收流程，把好耗材风险入口关
建立标准化出入库流程。库管人员按照入库标准化验收流程，在验收过程中发现不合格产品应及时退货，在入库环节把好关，对于以后的追溯有很重要意义。耗材在使用过程中出现问题，应及时上报并通知相关人员，联系厂商进行处理。严格按照入库制度，按合同上的生产商、品名、规格、型号包装的完整性、失效期等逐一验货，国产产品供应商应提品的批检报告单和产品合格证，进口产品提供相应的报关单，验收合格的才能入库；同时在耗材送货登记本上按要求逐项进行登记，双方签字留底，关注产品效期，当厂商提供的产品效期在三个月内的，粘贴红色标示，三个月至六个月粘贴橙色标示，一年内用黄色标示，以此提示库房管理人员。
高值医疗耗材采用寄销管理的方法，把商家、医院和病人的风险连接起来，把每个单位环节责权利联系起来。如果采取货到付款的模式，对商家的追责环节就弱化。
3.4 使用中明确各部门职责，提示医疗耗材使用风险防控水平
发放-核实-使用-再核实-销账等过程是不可减少的环节。耗材使用过程由库管人员和医生、护士共同参与，使用前核实，使用后复核销账。从使用到使用后毁形等都要做到责任明晰。高值耗材出库发放手工记录与收费等电脑信息、张贴内置物标识三方面结合，均可提供追溯资料。各个部门责任明晰。设备部门负责器材的购入及验收发放，并登记留痕。手术巡回护士遵医嘱领物，主刀医生核对确认后使用，计费人员按实际使用品项数量收费。对于植入性耗材，护士需在病历指定页面贴内置物标识以备追溯。耗材使用后库管人员可查询，确保耗材计费准确性，防止出现乱收费、多收、漏收等现象。
坚持医疗器械不良事件上报管理的宣传，明确上报的流程和管理办法，做到统一受理、统一评估、统一上报，并由专人负责，出现的问题得到及时调查和有效解决。
3.5 耗材全生命周期管理
在手术室设立库房，由专职人员管控。一方面可以使服务工作快速便捷地面向临床；另一方面可以探索更专业化的库房管理模式，不仅体现服务前移，同时也实现管理跟进。设专人管理，对耗材的入库、使用、以及出库、毁形地进行全生命周期的监管，责任落实到具体岗位。定期进行库存分析、定时盘点和查数量、有效期等。通过实际工作中不断探索，不断改进，从库房管理的角度，改进方法，不断地优化流程，规避风险的发生，总结经验，做到合理、安全、有效地使用高值耗材。
3.6 临床工作人员宣教培训
对临床工作人员和管理人员进行宣教，加强新进材料使用培训，定期进行培训考核是风险防控的基础。一是风险知识培训；二是业务知识和操作技能的培训。操作者的熟练程度也直接关系到病人的预后安全，所以临床工作人员必须提高技能水平，熟练掌握器械的使用环境[7]。要工作人员知道，一旦使用耗材，就可能有风险存在，所以要把前期沟通工作做好。同时在新材料和使用方法也应该熟练掌握，减少误操作给病人带来的伤害等风险。我院定期由厂家技术人员对相关工作人员进行业务培训，让其掌握操作规程和使用方法，并进行考核，最大限度确保病人安全。
3.7 通过ERP信息系统平台搭建，严格医疗耗材的路径管理
库管人员在采购订单管理中提出计划要求，采购人员发出订货通知，库管人员验货、录入、对账、采购人员审核、财务人员复核结算，一线式的路径。上下游人员相互监督，杜绝不规范的行为，有效地杜绝其他不正规的渠道供货。
3.8 建立可追溯的产品跟踪体系。通过条码管理等手段，利用ERP信息系统平台，把高值耗材信息从申购到使用结算过程有效的串联起来，有利于完善产品全过程的追溯，确保产品安全、有效[8] 。
3.9 定期对高值耗材临床使用情况进行信息收集和反馈
做到主动加强与临床信息沟通，及时将具有更好的性价比的产品信息反馈至上级主管部门，保障采购质量。另外，将临床使用情况及时反馈给厂商，为器械的更新改良提供第一手资料，为患者提供更安全有效的医疗器械[9]。
4 小结
卫生部于2010年1月21号颁布《医疗器械临床使用安全管理规范》（试行），对医疗机构使用医疗器械，保障医疗活动中操作人员和患者安全，具有重要的指导意义。为医疗高值耗材在医院医疗业务中能安全、有效使用，我院把高值耗材使用风险管理纳入到医院质量控制体系。通过对高值耗材风险点进行分析，采取风险管理措施，在使用前提前介入，在使用后继续追踪，溯源性强，增强耗材风险管理的安全性和可操作性，为临床工作人员解除后顾之忧，为患者使用高值耗材增加一道安全门。
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医用耗材库房管理规范范文2
[关键词] 效期耗材；医院信息系统；Excel；库存管理；规范化
[中图分类号] R197.38 [文献标识码] A [文章编号] 1674-4721（2016）05（c）-0144-03
Application of hospital information system and Excel in the management of effect lasted consumable
XU Qing-yun ZHANG Cai-you ZENG Chun-sheng WANG Xiao-mao YE Hong-mei
Department of Pharmacy，Cancer Hospital of Ganzhou City in Jiangxi Province，Ganzhou 341000，China
[Abstract] Medical consumables play an irreplaceable role in the whole medical system.In order to ensure the security use of medical staff and patients，and avoid waste because of the improper management loss，it is particularly important to manage the effect lasted effective and scientific.According to the effective material management practices，the problems that exist in the material effect lasted management were found out and hospital information system was combined with the function of leading data export Excel and could clearly see that all the recent consumables and failure consumables in Excel.The confirmation table of effect lasted consumables was made and identity management was conducted to realize effect lasted consumables management standardization，which not only decrease labour intensity，enhance management effective，but also avoid the phenomenon of payment consumables past due or will be due to medical personnel or patients strict.
[Key words] Effect lasted consumables；Hospital information system；Excel；Inventory management；Standardization
随着现代医疗技术的逐步发展，临床诊断和治疗水平的不断提高，医用耗材的应用也越来越多[1]。对其进行规范化、精细化和流程化管理，是医院管理工作中的一个重要部分，其中耗材的有效期管理又是最重要的环节。一个良好的效期管理体系有助于医院提高医疗水平和安全保障[2-3]。效期耗材管理不当，不但影响临床安全使用，还会造成不必要的浪费[4]。本文通过对医用耗材有效期管理的深入调研与探讨，发现应用医院信息系统（HIS）和Excel能够智能实现效期耗材快速有效的管理。
1 效期耗材管理的意义
1.1 有利于保证耗材质量
耗材的有效期是指耗材在一定的贮存条件下，能够保证耗材质量的期限。耗材有效期的长短与耗材的质量密切相关，耗材质量的好坏、优劣关系着手术的成功与否[5]，并且还与临床安全使用、患者的健康密不可分。
1.2 可最大限度降低损耗
在符合规定的贮存条件下，耗材必须在有效期内使用，超过有效期，禁止销售和使用。对耗材进行效期管理，可以最大限度地利用好每一种耗材，防止耗材过期，从而降低医院成本[6]，一但耗材过期，必将会引起损耗，因此应加强耗材的科学规范化管理。
1.3 实用可行性
经过对医疗耗材进行科学合理的效期管理，可以节约资金，降低退换货次数、节约时间，提高工作效率，提高服务水平，从而可以使医院的医疗质量得到保证与提高，使医疗成本得到降低，患者权益得到保障，出现纠纷时也可进行自我保护[7]，是医院提高整体管理的一个重要环节，因此加强耗材的效期管理具有重要意义。
2 效期耗材管理的状况及存在的问题
2.1 效期耗材入库管理
相关实践研究[2，7-9]显示，耗材有效期的管理不但要从采购源头上把好质量关，而且在验收、保管、使用过程中严格按制度执行，同时也要注重追溯医用耗材的使用情况并有所反馈。对交易中的耗材供应商应进行动态的评估、反馈、淘汰。在张凤勤等[10]的效期管理实践中，距离有效期不满6个月者不得入库，除外临床急需的耗材。这些方法在保证耗材质量的同时，对后期效期耗材的管理也起到了极其重要的作用，但在验收过程中，发现公司提供的清单存在较多问题，如打印不清晰、被印章盖住批号与有效期、存在有效期错误，或因打印出现数字“5”与“6”、“3”与“8”难辨认等情况。在通过HIS系统入库时因辨认不清而极易出现录入错误，导致效期管理准确度与难度上升了一个台阶，从而使得HIS系统中的信息难以与实物效期信息相匹配。此外，又缺少进一步核对的较好方法，这些都是应该引起高度重视的问题。
2.2 耗材拆零对效期管理的影响
患者对不同耗材的需求导致各临床科室都不定期地到药库申领耗材，许多耗材都要进行拆零发放，虽有较固定的人员进行耗材发放，但是由于部分耗材用量较大，拆零与整箱的耗材放置处不同，使得严格按照“近期先出”的要求难以保证。此外，临床各科申领人员变动大，对HIS系统学习存在差异，在电脑上申领耗材时，只要看到耗材的名称与规格相对应就点击完成了申领工作，未能考虑耗材效期近的信息还停留在HIS系统中，再加上有些科室不能录入HIS系统，需直接到药库领耗材并当作领急用物品，或存在科室多批次进行申领导致拆零耗材应用而生，因此，拆零耗材的效期管理相对复杂。
2.3 定期进行耗材有效期检查
每月对耗材进行养护的同时，需进行有效期检查，将有效期在6个月内的耗材登记在册，近效期≤6个月者在备注栏中画“”，≤3个月者上报并画“”。每个月进行检查后，对效期耗材的总体把握性方面较难，不能达到一目了然的效果，同时在书写耗材名称、规格、产家等方面也消耗了大量时间，导致检查与核对的时间相对减少，不可避免地出现漏检情况。
2.4 信息化管理工具管理状态
现有投入使用的HIS系统[11-12]应用软件通过入库[13]后，能较科学地合理化管理医院使用耗材，但在耗材的效期管理方面未能很好地对处理情况进行备注及全面细致地了解实物发放后的效期情况，再加上缺乏自动报警功能，使得耗材的过期现象更易发生。
3 医院信息系统和Excel在效期耗材管理中的应用
3.1 应用HIS系统和Excel的特点及优势
通过前期对HIS系统的应用，发现其可以很好地完成入库与出库，能够较好地监控库存耗材的数量及去向，具有较好的单个耗材查询功能，能较好地满足临床耗材的及时合理使用，基于其具有智能导出Excel的功能，能较好地进行排序、打印、核对、分析，从而极大地节约了手写时间，体现了信息化的优势。
3.2 严格遵循医用耗材的验收制度
在合理采购的情况下，应严格按照验收制度和流程[14]（对其外观质量、名称、厂家、规格、数量、批号、产品效期和生产企业许可证号、合格证检验报告单等进行验证）。另外，对于清单打印不清，批号、效期信息有误的耗材应进行及时更换，对于印章覆盖效期者应进行标注，以有利于将其较好地录入HIS系统，达到信息的准确管理。
3.3 规范医用耗材的入库与发放
将耗材信息如实录入HIS系统后，按照有效期的先后排列入耗材库，在发放耗材时，先将近效期的耗材选择打印出库单。库房工作人员不能只是凭印象发放，而应按批次、按顺序发放，这能规范效期耗材的管理。与此同时，加强临床各科对HIS 系统的使用培训，使各科都通过电脑申领耗材，在申领的过程中选择效期近的耗材先申请出库及尽量同一批次领完所要的品种与数量，药库打印出库单后进行耗材的发放，此方法也能很好地达到效期耗材的规范化管理。
3.4 应用HIS系统及Excel程序提高管理
HIS系统具有智能特点，在进入耗材管理菜单后，依次单击界面上的“库存管理耗材入出存（C）另Excel”，即可导出Excel，对有效期列进行升序排列，则能快速制成近效期耗材确认表（图1）。这不仅能够提醒库房工作人员近效期的医用耗材，还可以在电脑上很清晰地显示所有数据，避免了因打印而出现的难辨认情况，减少了不必要的错误，从而更好地杜绝了耗材过期，有效保障了患者就医的质量和使用耗材的安全性，同时也最大限度地使医疗成本得到控制和降低。
3.5 利用近效期耗材确认表定期清查
每月对耗材进行清查，对于批号及效期不能对应的耗材应进行修改备注，对于未在确认表中的近效期耗材进行加项处理并录入Excel表中，在有近效期的耗材处放置“近效期”标识，以利于及时提醒使用或与供货公司进行退换。保存好近效期耗材确认表，以方便下次清查时进行重点查寻，对于已经过期的耗材可在确认表中进行标注，以利于耗材的追踪。
4 讨论
在使用HIS系统和Excel对效期耗材进行规范化管理的过程中，临床科室因特殊原因应用HIS系统退回耗材时（没有显示批号，但有有效期），应适当地按照效期再发放耗材到其他科室，还应及时发现、及时纠正信息系统导出Excel后反映出的近效期耗材，特别是对未在确认表中的近效期耗材应进行调查研究，不断地进行改善。
HIS系统与Excel联合使用具有简单、灵活、实用性强等特点，可快速找到近效期耗材。人们较熟悉的Excel软件[15]能较好地弥补HIS系统管理应用程序中的机械性与不完善性，可以间接改变当前医疗机构耗材的传统效期管理方法，转变人工记录的滞后管理方式，极大地提高了工作效率。此外，应借鉴相关研究[16]的方法，在系统中设置效期耗材报警提示，这样能起到更好的效果。随着HIS系统的日益完善以及更加规范化、科学化，其可以最大限度地降低因工作疏忽导致的耗材过期风险，防止医护人员、患者误用过期耗材，能够保障临床安全地使用医用耗材，从而可以为医院的发展取得较好的经济效益和社会效益。
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医用耗材库房管理规范范文3
以往国家对于高值医用耗材并没有明确规定。2012年卫生部规划财务司86号文件，即《高值医用耗材集中采购工作规范（试行）》中对高值医用耗材有较为详细的表述。该文件中的高值医用耗材指直接作用于人体、对安全性有严格要求、临床使用量大、价格相对较高、社会反应强烈的医用耗材，包括介入类、骨科植入类、颅内植入类填充类、电生理类、起搏器类、体外循环及血液净化类、眼科材料、口腔科材料、其他（人工瓣膜、人工补片、人工血管、高分子材料等）。
一、目前高值医用耗材管理模式存在的财务问题
目前，很多医院采用所谓的“零库存”对高值医用耗材进行管理，有的医院也称这种管理模式为“代销库”，即使用科室自行通知供应商送货给患者使用通知职能部门高值医用耗材用量办理入出库手续财务部门支付货款。这种先使用后入库的管理模式，优点是减少医院资金占用，并且将材料的一部分管理风险转移到供应商身上，故受到很多医院的青睐。但是在操作过程中如果疏于管理，往往会引发其他问题，如材料的验收环节没有严格控制，职能部门没有看见实物，完全凭使用科室的信息反馈来办理相关手续，缺少对高值耗材质量的监管；可追溯性差，一旦出现问题，只能靠人工查找，效率很低。体现在财务方面的问题，主要存在以下三个方面。
（一）核算不规范，导致数据可用性差
由于采用科室先使用后办理入出库手续的办法，且手续办理不及时，会导致确认支出的时点滞后，有时滞后时间长达数月，造成高值医用耗材的收支不配比，支出数据波动大，不符合权责发生制的财务原则，严重影响成本核算的数据采集结果，使得数据可用性差，各种分析报告缺少真实性、准确性，无法给领导提供决策支持，也会影响对科室的绩效考评，影响资金使用的计划性。
（二）计费不科学，导致收费有漏洞
很多医院的高值医用耗材的采购信息与计费信息没有紧密结合，物流系统与计费系统也没有通用的字典库，价格的信息不能及时、准确反映，各自形成信息孤岛。按照物价相关规定，材料计费应在进价基础上进行加成，但是由于信息的不对称，材料的规格、型号、价格等无法在计费系统查询，计费人员会凭以往经验计费，随意性较大，更没有精细化管理的手段进行审核，不能做到收入与支出的匹配，不能杜绝人情关系及人为疏忽造成的漏费、错费。
（三）库存管理松散，导致易出现内外部纠纷
高值耗材的特点是单价高、专业性强，所以管理难度较大。手术室或介入室等耗材使用科室为材料的采购、验收、管理等负责，由于不是专门的管理机构，管理松散，非常容易形成管理漏洞，造成材料的受损。同时由于库存耗材的明细账设置不规范等原因，如高值医用耗材登记简单，不能涵盖所有信息，财务管理所需数据无法及时获取，就会导致管理的停滞。另外，按照财务内控制度的要求，需定期或不定期盘库，做到账实相符，对盘盈、盘亏的情况应查明原因，报领导审批。
二、改进措施
（一）规范岗位设置、管理流程与核算办法
只有岗位设置合理，工作人员职责明确，部门间协调机制无障碍，配套制度完善，才能够保证各个环节联系密切、准确无误。各环节的经办人员需要根据自己的岗位职责承担责任，做到环环相扣，避免岗位之间的混乱及推诿扯皮，使各项工作有序开展，提高工作效率。如医院在手术室设置专职材料管理人员，负责验收、入库、出库、使用过程监管等，让专门的人做专门的事，实现权责分明。
由于高值医用耗材的特殊性，医院可沿用代销库制度，但流程等需要重新规范。供应商应事先将高值医用耗材送入专门库房，由使用科室、库管员共同对耗材的包装、批号、有效期，数量等进行验收，验收合格后签字确认，库房进行预入库登记。
（二）充分利用信息化工具
目前“条形码管理”模式为高值耗材管理中较为先进的模式，在各个流通环节上进行扫码使用，利用信息系统进行高值耗材入库、出库、使用、收费、结算等数据的记录与传递.既能够使核算遵守权责发生制原则，又能够节约大部分人力，并且为高值耗材的全过程监管实现了可追溯性，从耗材入院、使用到术后跟踪都能做到有迹可循，利于医院进行统计与分析，且能避免某些矛盾与纠纷。
规范的高值耗材字典对高值耗材管理也非常重要，所以要对高值耗材按照库房分类进行编码，统一规范名称，应当对高值耗材建立详细的可以查证的共享信息数据库，内容包括产品名称、品牌、规格、单价、招标价、生产商名称、供货商名称等信息。还应做好手麻系统、物流系统、HIS系统之间的接口，保证数据传输的及时性和准确性，将物流系统的高值耗材字典与HIS收费系统的物价字典进行对照，根据物价部门的耗材加价原则通过扫码从HIS系统中直接记账，而非手工记账，从根本上实现收入和支出的同步配比，避免漏费、错费、多收费等情况的发生。
（三）完善库存管理
在高值耗材入库时，仓库管理人员就需要对材料进行详细的检查，核对其是否符合采购要求，避免材料在入库时就存在问题。办理预入库时，需要严格根据财务管理制度要求，对数量、单价、规格、批号、效期等详细登记，材料使用后，要按照既定的流程处理。对已经入库的材料，仓库管理人员需要对材料的保存条件、用途等了然于心，确保在库材料的安全。
医用耗材库房管理规范范文4
关键词:库存物资现状;管理建议;招标制度;库房管理
医院的库存物资是医院开展业务活动和其他活动所必需的物质条件,它是医院重要的流动资产,包括卫生材料、低值易耗品等,其中价值较高且一次性使用的医疗器械一般均称为高值耗材,是医院物资管理的重点内容之一。耗材因其“应急性、繁杂性、高科技性”以及花费“高额性”特点,决定了规范耗材采购管理的必要性。因此,加强材料物资管理,规范采购行为,合理制定储备限额和消耗比例,以较少的投入获取较大的收益,严格各项管理制度,保证材料物资的安全完整,充分发挥材料物资的效能,既是医院管理的需要,也是事业发展的需要。下面结合实际,谈谈目前医院库存物资的现状以及管理建议。
一、医用耗材采购及耗材管理现状
品种规格繁多,价格相差大。根据《医疗器械监督管理条例》等,医用耗材多达上万种,而每一种又有许多品牌、型号等。
利润空间大,流通环节复杂。多环节流通,势必增加了加价环节,而医院只能在购进价格基础上按物价标准顺加较低的固定比例,价格虚高不是由医院单方面引起的,而是在流通环节,体现为不合理业务费用及利润。
采购过程混乱。目前,大部分医院对大批量、低价值的耗材基本采取院内招标的采购方式,但高值耗材的采购和使用通常由临床医技人员提出主导性意见,这些意见是很容易被相关利益所左右的,医院又无法对此进行有效控制。
采购时根据科室所报物资采购计划采购,采购计划流于形式,无明确的物资储存定额,易造成无序采购。
库存物资的储备状况缺少评估,存在重采购,轻库存评估的现象,物资采购入库后,不仅要根据物资特性进行保管,还要定期对其数量、品种、完好状况、流动性进行评估,目前库房存在一些库存多年不需用物资,造成物资浪费,缺少资产评估。
科室领用无序、科室消耗无定额,一次性材料按科室要求供给,不加限制和控制,高值耗材消耗流向无登记,无法对应收费情况进行查证,尽管将消耗作为科室的绩效成本,但因所占收入的比重太小,起到的约束效果不理想。
科室自行采购、验收、保管、报账、使用,属严重违反内控制度,导致不相容职务未分离,责任不清,缺乏制约和监督,并且科室库存物资无卡片帐、平时领用记录不清,导致库存结余与实物不符。
发票到位后,同时办理入、出库手续,该流程虽然达到了零库存,但因成本的计入时间明显滞后于收入确认时间,导致收入与成本不配比,会计信息失真。
二、针对医院的库存物资采购及管理情况,提出以下建议
成立医院物资招标采购领导小组。院长任组长,医院班子成员任副组长,成员由审计科、财务科、总务科、设备科等职能科室负责人组成。
制订医院材料物资招标采购制度及管理办法,规范招标采购程序。由各科室根据科室所需物资情况,提出采购申请,管理部门根据科室申请,结合库存编造采购计划,经主管院长审核后报院长批准,招标采购办组织招标采购。对医疗卫生单位广泛应用、规格少、批量大、总金额高的医用卫生耗材,实行公开招标;对首次进入本省市场和采购批量较小、来源单一或其它不宜实行公开招标的医用卫生耗材,可采用邀请招标采购或集中询价、议价采购、竞争性谈判采购等方式,中标的形式既可以是品种也可以是供应商;对国家特殊管理的医用卫生耗材,仍按有关规定采购。
严肃招标程序和招标纪律,实行规范化、制度化、科学化管理。凡参加投标的供方,必须出具合法的营业执照、生产经营许可证、产品质量合格证等相关资质,物资管理部门负责把关并负责编制《采购计划》,院招办负责标书的制作、发放及招标的组织实施。为严肃纪律和避免不正当竞争,投标方需交一定的保证金,凡中标者需签订《采购合同》及供货通知书,管理部门和使用科室按照供货通知书、合同规定及需方要求,负责审验产品的质量和数量。
严格执行内控制度规定,明确岗位职责,对不相容的采购与验收、采购与保管、采购验收与会计记录岗位相分离,加强相互制约和监督。
建立物资储备定额,严控高储,合理确定低储,部分高值耗材可利用医院的信誉,达到零库存。物资采购后即办理入库手续,现用现领,确认耗用后,再付款,即不占用资金,又保证收支处于同一时期,达到了收入与成本的配比性,提高了会计核算的准确性。另外,简化了领用程序,可加强对库存物资的监管。
根据工作量对消耗量实行分析,建立科室消耗定额,挖掘物资节约的潜能,消耗定额必须科学,定额不能过紧,使科室失去节支信心,同时也不能无度,不然达不到管理目的。
建立物资限量领用制度、加强库存物资评估,应组织人员定期对库房及科室物资进行评估,包括数量、有效期限、完好情况、流量分析等。健全库存物资缺损、报废、过期失效的控制制度和责任追究制度。
绩效考核促效能。物资管理的绩效考核要分清耗费与浪费的界限,杜绝浪费现象,创导合理耗费,对无因耗用要分析原因,在考核中给予否决。绩效考核并不是目的,目的是通过考核发现物资管理中存在的问题,积累管理经验,制订更加完善的工作流程,为医院的运转提供良好的物资保障。
库存物资的采购、保管、领用要实行限制接触控制,指定专人负责保管、领用。对于赠送的物资,实行按实有数量入库。耗材价格应随时维护。
三、主要成效
医用耗材库房管理规范范文5
[关键词] 医院物资库存管理
一、库存的定义
库存是指一个组织机构用于今后销售或使用的任何需要而持有的所有物品和材料(包括原材料、半成品、成品等不同形态)。对于医院而言,库存物资是医院为保证医疗服务活动正常进行而储存的消耗性流动资产。
二、库存管理的目标
库存管理涉及到库存各个方面的管理,它的目标是以最合理的成本为用户提供所期望水平的服务。库存的全部成本不仅包括直接成本,如材料成本、员工工资、水电费等,还包括库存占用的资金成本因为库存占用资金,所以良好的库存管理应该为临床服务,提高工作效率。库存管理就是平衡库存成本与库存收益的关系,决定一个合适的库存水平,使库存占用的资金比投入其他领域的收益更高。传统的库存管理方法往往更注重成本目标的实现,现在越来越多的医院开始重视服务水平的提高。分库管理、统一核算医院的物资材料按大类分库存放管理、采购发放,而这些库房全部属于同一个部门――物资管理科管理,账务全部由物资会计统一核算。物资科根据医院实际情况和管理需要下设五个库房:医用材料库、行政库、印刷库、过路品库、五金水暖库。凭借网络的优势将各个库房的物资材料的账务数据全部汇集到物资会计处统一处理、统一核算、汇总统计。物资的消耗统一参与医院内部的经济核算。
三、现阶段医院库存物资管理存在的主要问题
1.低值易耗品与固定资产界定不清,执行过程中没有一个统一、严格的规定,各医院由于财务人员素质不一,主要根据自己的工作经验来划分,没有统一口径。《医院会计制度》未规定使用中的低值易耗品,以及使用部门交回仓库的低值易耗品,应当加强实物管理,并在备查账中登记。有些物资临床科室反映质量低、价格高。
2.库存物资材料未全面实行消耗定额管理。大部分医院只是后勤办公用品采用消耗定额管理,而大部分其他材料、卫生材料没有实行消耗定额管理。对于供应室、放射科、CT部门领取的价值较高的库存物资,如供应室领取的一次性注射器、输液器等,因其需要对各科室进行送货上门服务,而且对敷料等材料需要严格的消毒处理,一经从器械科仓库领用后基本处于无人管理的状态,缺乏后期发放与耗用的管理,容易造成医院资产浪费和流失。
四、规范医院库存物资管理,提高医院资金使用效益的对策
1.实行预算计价管理,创新库存物资的管理途径。医院库存物资管理必须既要保证医疗业务需要,又要防止积压,影响资金周转。为提高库存物资的使用效益,必须做到库存物资的存量要适中,储备要适宜、适用和库存物资安全、完整。也就是说要想真正管好、用好医院库存物资,只有不断创新库存物资的管理途径,把库存物资管理纳入预算管理轨道,在编制年初预算时,就把经费与物资相在一起编,并明确部门分项预算,最大限度地提高经费物资的使用效益。
2.定期清产核资,实行科学有效管理。清产核资工作由于工作量大,涉及面广,牵涉到医院各个单位和每个部门,有的还牵涉到个人的利益,仅靠财务部门是难以完成任务的。库房物资过期失效的,需申请报废,对报废数量较大或金额超过1000元的,要追究申购人的责任;库房物资缺损的,要查明原因,分清责任,追究责任人。库房每季度应自行盘点1次,核对账实;每年年终应进行1次有财经处会计(或审计顾问)参与监督的盘点;盘盈、盘亏要查明原因,及时处理。
3.明确管理职责,统一库存物资的采购核算。
(1)采购申请。申购部门填写采购申请书。申购办公设备不能指定品牌,只提配置要求;申购医疗设备应根据临床需求进行成本和效益分析,提供可行性报告;其他特殊配套设备除外。
(2)询价采购。编制询价通知书申购部门提供相关技术资料;物资采购部门编制询价通知书。
(3)评选并确定中选供货商。由物资采购委员会组织相关人员召开评选会,评选与监督各司其责;评选方案应遵循优质低价原则,选择方案最优的投选供货商;物资采购部门负责做好会议纪要,由参会人员签字确认,并负责投选书的保管,期限5年～8年;监审处根据评选结果通知中选供货商。
(4)验收与付款。验收时,货物类由库房管理员负责验收。付款时,物资管理部门需提供发票、入库单、采购申请书、经济合同及审批表等资料,财务处审核后付款。
4.建章立制,提高库存物资的使用效益。首先要从建立较为完善的库存物资管理制度入手。一是要建立库存物资编号管理制度,以便区分责任,实行专人专管;二是建立库存物资对账和交接制度,按季度、年终进行核对,时调离本岗位的管理人员由上级领导和财务部门监交库存物资,办理交接手续;三是建立库存物资报废制度,明确库存物资报废制度,明确库存物资自然损耗及损耗比率,每年年终进行折算,并按规定报损审批权限,明确赔偿责任,在报废减少审批过程中要把好申报关、审核鉴定关和记账关;四是建立实物资产登记入库制度,时库存物资统一制发入出库三联单,严格把住出入口。
五、结论
医院物资管理工作应该充分重视物资采购与库存管理的结合。库存物资既是医院维持医疗秩序正常运行的保障;又是一种负担。它需要占用医院大量的资金,耗费很高的成本。科学的方法和有效的控制能达到以最小的库存占用,是医院医疗、科研、教学等工作顺利开展的保证。
参考文献:
[1]宋颖:试论医院库存物资的规范管理.泰山卫生,2006/01
医用耗材库房管理规范范文6
[关键词] 降低消耗; 采购计划; 服务理念; 物资采购管理“零”库存管理
[中图分类号] R197 [文献标识码] A [文章编号] 1673-9701(2010)15-73-02
医院的大量流动资金被药品和各种材料占用,由于我院药房托管的成功实施,使我院在财力非常紧张的情况下,解决了400万元的流动资金。因此加强对医院各项物资采购工作的管理是医院内部控制的关键控制环节之一。我院为了降低消耗,规范物资采购行为,减少成本,打造节约型医院,满足临床使用一次性卫生材料的合理性、安全性和低价性,提高医疗质量和诊疗水平,在严格执行青海省卫生厅集中招标采购中心的产品目录的基础上,采用医用耗材代销合同。根据自己的实际情况所有医用耗材在我院进行议价,其目的是为了降低医疗成本,减轻患者的经济负担,使老百姓得到实惠,实现了库房“零”库存管理(是指除计划范围内正常采购的医用耗材、办公用品以外的临时或急需物资,按使用数量采购回来进行进货验证后,医院库房办理入库、出库手续后直接交送使用科室使用,医院库房、科室库房不再存放)。按照我院的办院方针和经营理念,针对老百姓反映强烈的医药费虚高的现象作出以下规定:所有物资采购(除大型设备、药品外)必须由采购部门统一采购,其他科室和个人不得以各种理由私自采购;大宗物资需进行招标、议标后,报院采购领导小组审批,执行采购计划;物资采购入库前执行物资进货验证制度;并由监察科、质管科、财务科对采购行为进行监督,如有违规采购或采购流程不符合规定的物资,一律禁止入库,并对相关人员进行相应的处理。
经过几年的运行,效果明显。主要表现在我院的物资采购供应工作更加合理规范,工作有制度、人员有落实、环节有监督、质量有保证,特别是我院目前实施的物资进货验证制度,在全省医院属首创,此举切实防范杜绝了假冒伪劣物资流入我院,切实保障了医疗工作的安全有效。
1 加强管理制度
严格执行青海省医疗机构集中招标采购的医用材料中标目录,在中标目录中优先选择优质低价的品种应用于临床,并且协调计价部门严格控制零售价,切实落实青海省发展和改革委员会转发的《国家发改委关于印发集中招标药品价格及收费管理暂行规定的通知》的精神,使患者进得起院,看得起病。对未列入招标范围的卫生材料,在院采购领导小组的指导下,在院监察审计科的监督下,在院经济资源部的直接领导下,进行议标、议价,但必须遵循以下原则:一是所使用产品必须符合卫生行政部门许可的范围;二是使用前必须小批量试用合格方可申请采购,并有质管科对其资质进行ISO9000:2000质量认证;三是所申请的材料必须三家以上的供应商分别议价,最终确定采购。采购供应部门根据院ISO9001:2000质量体系认证程序,结合各科物资使用情况以及库房物资库存情况制定采购计划,办理审批手续后根据院、科领导签字审批的数量进行采购,未经领导审批的物资,不得盲目擅自购入。
(1)事前批准,并严格按采购审批权限执行。所有采购,必须事前获得批准,未经计划并报审核和批准,不得采购。采购员必须根据需求计划选择供应商和报价,报价单必须经采购管理会计审核签名并经财务科长认可后送院长审批,审批后的报价单作为依据由采购员填制正式采购订单,同时分送采购管理会计留存备查。所有采购的审批,必须按权限明确分工进行。
(2)召开采购管理会议。针对采购工作中存在的问题、有关采购管理的政策修改或更新、重大的采购事项,财务部门定期或不定期主持召开采购管理会议,采购管理会议可以固定在每个月末举行,也可以根据需要临时性召开,一般由采购领导小组办公室主任主持,各成员及相关主管人员参加。
(3)医用表格的印制。医用表格属院级受控文件,印制应按照《医院质量手册〈质量记录控制程序〉》的有关规定,分别由医务科、护理部、质量管理科审核审批,报送质量管理科认证备案,凭审核部门签发的《医用表格印刷审批单》办理印刷。院印刷厂与有关审核科室协商价格后,再进行印刷,并将审批单和验收入库单报送财务科,作为付款的依据。未经审核审批的不得印制。
(4)为了规范财务制度,防止科室在采购活动中出现违规现象,经院长提议要求材料会计由财务科指派,人事关系隶属财务科监督管理,从而预防了事故的发生、增强了监督机制。为了做到帐物相符、帐帐相符,要求保管员与会计每月进行对帐,并要求次月5日前将结果上报财务科核查,要求半年度盘点库存,并将效期物资按规定作出相应的措施,不允许库房有过期失效物资和报损物资存在,在这种管理模式下解决了以往医院多报损的现象,达到近七年内库房“零”报损(是指医院库房内储存的计划范围内采购的医用耗材、办公用品的储存期限一般定为一个月,最长不超过两个月。在管理过程中,物资除自身材料及运输过程中的损坏等因素以外,没有发生因人为保管不当造成霉变、损坏、过期、腐烂的情况发生)的目标。严禁卫生材料供应厂家(商)利用非法手段对其产品在我院做促销活动,一经查实立即停止其供货资格。
2 严格采购流程[1-3]
为了规范医院物资采购的程序,在经济资源部的领导下与财务科等其他相关科室协商制定了《物资采购管理制度》、《医院物资采购管理办法》、《医院卫生材料、器械采购管理规定》以及《办公用品管理办法》等各项规章制度,使采购工作进一步规范。根据院办公会关于降低消耗、创建节约型医院的精神,我院对医用耗材进行院内招标采购,得到了预期的效果,部分材料的供应价比卫生厅中标价低30%以上,使患者得到实惠、使用科室降低了消耗。在采购过程中为了降低消耗,减少使用成本,采取了采购物资货比三家、比值比价的原则,有效解决了价格虚高、质量一般的现象。并要求供货商将大宗物资送到医院进行进货验证记录,防止出现不必要的损失。
日常工作中按照ISO9000质量体系认证标准执行,采购供应部门日常采购物资分为计划采购、临时采购和急需物资采购三种。无论采取何种方式购买的物资,均应由质管科、使用科室和保管员进行质量验收,验收后办理入库和建帐手续。
(1)计划采购由库房保管员根据医院需要,提出书面申请,报请科室主任、财务科、经济资源部逐级审核后,由院长批准后实施。
(2)临时采购计划由使用科室提出书面申请,先报请采购部门、主管副院长逐级审核,院长批准后,由采购供应部门实施。要求申请科室对本科室申请的材料在有效期内用完,并要求采购部门与供货商签订《青海红十字医院医院医用材料代销合同》,从而控制了申请科室的盲目性和随意性,也控制了库房物资的积压现象,达到“零”库存管理目标。
(3)急需物资由使用部门提出申请,报经济资源部批准,由采购供应部门实施后上报院长批准。
3 效果
我院经过对物资采购制度及采购流程的规范,做到了采购有计划、有审核,既有集中招标采购,又有临时议标采购,实现了临床一线的即时性。做到优质、低价的原则。通过完善物资验收制度,坚持了不验收的物资不入库;要求供应商的三证齐全,确保了物资的质量、物资的储备始终处在有效期内。认真贯彻“厉行节约,勤俭办院”的方针,做好物资的供应分配工作,做到上接、下送,坚持按医院的有关规定发放定额物资。在财务科的监控下,材料会计办理出入库手续时认真负责,缺一份单子都不入库,严格执行物价政策,坚持与保管每月核对帐物,确保出入库物资帐物相符,未出现明显差错,实现了“零”报废的记录。坚持所有物资入库的制度,杜绝了消耗成本无法正常核算到科室的现象。入库的物资库存时限原则上不超过两个月,实行谁申请谁使用;不使用或造成损失的,要追究申请科室的责任,做到“零”库存管理。采购人员及时清理债权债务,遵守财经纪律,物资采购工作的帐目做到一月一清,在院纪委的领导监督下与供应厂家签订廉政责任书,杜绝了医务人员和采购管理人员收受“红包”的现象,净化了医疗环境。
[参考文献]
[1] 李树森,王伟. 强化采购管理 降低医疗成本[J]. 商品储运与养护,2008, 3:49-50.
[2] 陈朝春. 新时期加强医院资产质量管理降低医疗成本方法浅析[J]. 市场论坛,2007,9:48-49.
