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数字化管理手段范文1
1.1数字化档案管理
信息化建设的关键是信息资源的共建共享与有效利用，而档案资源作为一种重要的信息资源，其规范、标准的管理与利用正逐渐受到社会各界的重视。数字化档案即将档案的相关信息以虚拟的方式将其储存、管理、传送与分享。这种档案的储存方式不会受到地理位置和信息载体的制约。所谓数字化管理，大体上讲，就是利用互联网的方式，实现将档案的储存由实体变为虚拟化储存。这些档案的信息载体也将由纸质转为虚拟化载体，档案资源由文字变为电子信息、所服务的对象由窄小变为广阔。
1.2数字化档案管理的应用
档案的数字化管理在我国现代化发展中的应用十分广泛，因为它能够解决很多传统的管理的手段的缺点，比如说不容易保存，档案信息查找费时费力，信息传递与分享不方便，信息保密性不强等。档案数字化管理是按照以扫描、图形处理、OCR识别、自动提取著录项内容、生成目录、统一数字化文件格式、不同种类的数字化文件分层存储、分别进行权限控制，加工处理得到的电子文件与目录自动挂接等功能整合的手段，使数字化加工处理工作可以批量高速进行，这样不但可以让数据以最佳新式进行存储，做到图文声相结合，档案信息更详细，从而提高工作效率。
随着新时期的到来，数字化档案还增加了指纹录入DNA识别与采集的功能。找这种情形来看，档案的数字化管理手段将会不断普及全国。虽然数字化管理的手段有众多优点且传统的管理手段又有很多缺点，但是也不能完全将传统的管理手段摒弃。因为传统管理手段还是有很多优点的。这样就得需要相关的技术人员仔细斟酌，什么样的档案需要数字化。
2.档案数字化管理的必要性
2.1传统管理手段的缺点
传统的档案管理方式使我国以前的普遍管理方式，现如今仍旧有很多的事业单位或是教育单位等在应用这种管理手段。就利益这方面来讲，传统的管理手段不仅工作效率低，而且保密性不好。再者，在查找相关档案信息或者为其他部门提供相关信息时往往需要耗费很多时间去寻找。这种传统方式的管理手段所需工作量太大，耗费时间也太长，使得管理的工作不能够正常的进行，效率也及其低。我国和其他国家相比，由于科学技术手段相对比较低，档案管理水平也一直逊色于其他国家。
2.2数字化管理的优点――提高经济效益
传统的管理手段由于采用的是纸质版的档案，再加上需要的工作人员数量众多，使得管理起来又耗时又浪费很多劳动力。现如今的数字化档案管理不仅管理起来方便快捷，减少了树木的消耗，保护了环境，还减少了劳动力的耗费。与此同时，数字化管理还能够帮助档案管理中心减少储备占地，增加了土地利用率。
2.3数字化管理的优点――增强了信息的严密性
数字化管理利用互联网技术将档案信息转为电子版，能够使档案更加安全，加强了其保密性。再加上电子化信息管理起来也比较省时间省劳动力，这使得其优势更加突出。而且这样还防止了经常有档案被篡改的行为。也就是说它使得档案管理中心为利用者提供更加及时、准确、系统且有较高权威性和参考价值的档案信息。
2.4数字化管理的优点――提高了办公效率
因为企业部门的档案流动性较强，如果想很精准的将这些数据统计出来并随之了解它们的情况，就要应用数字化管理的手段。因为以前的传统手段必须将其“归档”以后才能够进行查询。数字化管理手段能够使档案信息的查询变得简单方便，同时又能精准的将资料反映出来。这种管理手段可以使工作人员在足不出户的状况下就能够了解到所有资料。
3.新时期数字化档案管理的发展趋势
3.1促进制度标准化发展
首先要成立专门的档案监督小组，并设定专门的选择和管理人员，将档案按照国家的标准来对档案进行分类和储存。比如说针对不同的部门、档案用途的不同和档案限制性等因素来制定合理的管理制度。与此同时还要根据档案信息的储存、搜索、传送和查询等方面建立统一的规范与制度并不断的完善它。
3.2优化档案管理体系
首先建立一个完整的档案管理体系，使其成为一个更加完整的数字化档案馆。这需要国家不断提高科技水平，不断加强管理体系并将档案数据库不断的进行优化。其次是要逐步的去完善它，比如说要备好多台服务器，对文件要进行集中性扫描并设定专一的保存格式，对数据要进行及时的备份等等。第三，要对人力资源、机器设备和网络环境加强管理，以提高资源共享的能力。最后还要设定其它可以与数字化管理相衔接的管理系统以备不时之需。
3.3加强数字化管理的安全性
在硬件管理方面，首先要将档案数据的储存量提升，并将储存的时间延长。其次是要设定专门的管理人员负责信息的安全监督，保证重要的数据信息不会丢失。在软件管理方面，要对信息库设定一定的权限，还要设置安全的密码和多层的关卡与防火墙来保证数据的安全性。
3.4加强管理人员的队伍建设
首先要对档案管理中心的工作人员进行定期的培训和考核。培训的时候要对不同的岗位需求进行针对性培训。其次要对工作人员进行合理的安置，并激发他们的上进心，促使他们努力工作。最后，要使管理队伍职业化、专业化。
数字化管理手段范文2
关键词：医院病案管理；数学化管理
[中图分类号]R197.324
[文献标识码]A
[文章编号]1672-8602（2015）04-0055-01
1 现代社会中病案数字化管理存在的问题
虽然在现阶段中，基于互联网以及高科技手段的层出不穷，可以明确的说，我国医院在病例档案管理中，进行数字化的管理，已经不是难题。并且数字化的管理，能够有巨大的现实意义来进行推广。但是在现代社会中，进行病案数字化的管理，还是面临着诸多的问题的。首先，传统的病案管理已经深入人心，尽管传统的病案管理存在有很多的不足和缺陷，但是由于其使用历史较长，医院在较短的时间内还是很难舍弃传统的病案管理方法的。除此之外，医院中的医生和护士，也不愿医院在病案管理中做出较大的变动，更倾向于传统的病案管理。其次。数字化的病案管理，是基于缩微胶片对原始病案进行的，还要进行扫描工作，因此这就需要将病案及时归档，还要求把好病案书写质量关，对出院病案进行严格的质量考核，并针对问题及时与有关科室联系，及时修改，使每一份病案信息都能及时、真实、可靠的被充分利用。最后，对于病案数字化管理来说，在某些方面还有不足，例如在病案扫描输入标准化问题上，还没有相关的硬性规定，扫描病案的标准不统一；由于扫描照相设备分辨率低数字化病案的清晰度有待提高；病人隐私权和个性化医疗问题等等，都亟待解决。
2 病案数字化管理的重大意义
2.1便于病案的调阅，实现网络共享
数字化病案管理信息系统是在医院现有的信息系统（HIS）的基础上的延伸。医院中的病案数字化系统是利用先进的计算机网络技术、大型数据库技术、电子水印认证技术等高科技手段，对医疗病案中所有的文稿（病案首页、病程记录、化验单等）资料通过扫描及拍摄手段，使之转变为可被计算机存储的图文资料。因此，当医院进行病人病例档案的调阅时，就可以通过互联网来进行一系列的操作：通过医院局域网查阅、打印病案等。这样的网上调阅方式可以为医院的病案管理节省了时间、人力，还可以做远距离传输，病案信息实现共享，在权限规定范围内，各部门可同时查看所需信息，为医、教、研提供了便捷服务。因此，而网上调阅更加地方便、快捷。由于医院的病例档案时通过互联网和医院的局域网建立起来的，因此，就能够基于网络而实现病案管理工作过程中诸多部门的数据共享。在各个客户端还能将病案全文信息资料包括图象信息，通过计算机传输、管理和利用。共享病案信息也能够大大地减轻临床医生查找病历资料的工作强度，节省大量宝贵的时间，用于医疗、教学、科研等方面。
2.2确保病案的原始性和完整度
在传统的病案管理中，病人的病例档案大部分都是采用纸质病案的，并且在病案的调阅中，也是进行纸质病案原件的审查。而对于纸质档案的保存，很多的医院都是在防火、防潮的储存柜中进行保存的。但是，防火防潮的病案保存，任然会在病例档案的调阅中，出现纸质档案的磨损，以及损坏的。而在医院的病例档案管理中，采取数字化管理的话，首先，进行微缩技术，将相对利用率高的病案进行扫描储存在计算机中。微缩扫描病例档案和影像资料和原始资料完全一致，这样就可以完好再现了纸质病案原貌，保护和隔离了纸质病案原件。而结合病案首页管理系统的使用，对病案首页信息进行全面的综合利用，可从多角度查询统计分析检索来满足不同人群的需要，这样就可以取消传统的借阅病案时的频繁上下架的劳动，降低了病案的丢失、损坏率，也减轻了病案保管员的劳动强度。病案数字化系统能够使借阅者快速、便捷、准确、系统、全面的看到所需的信息资料。提高了查阅时间，提高了工作效率。
2.3存储量大、数据安全合法可靠
数字化管理手段范文3
关键词：设计企业;数字化;档案管理;生产模式
中图分类号：S611 文献标识码： A
引言
在面临更加激烈的市场竞争中，设计企业的数字化档案管理是以市场需求为导向的管理思想，将客户要求、企业内部资源、上游的原材料供应商和下游的客户等整合到企业整体的价值链中，以此建立自己的竞争优势。数字化档案管理超越了企业原有的档案管理框架和运作模式，是对企业现有的组织结构、管理观念、管理方式等管理系统的一场革命性变革。
1 .数字化与电子化的区别
电子化的概念与数字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也无妨，但如果深究这两个概念，它们的差别还是很大的。电子化的概念是指一切与通讯电脑有关的产品，主要是指实体性的产品，如电子文件、电子档案、电子图纸。而数字化则更倾向于管理和使用规范有序后的电子信息，主要指对整个过程进行管理和使用的一种方法和手段，如 “数字城市、数字生活、数字校园、数字管线、数字档案馆”等，都是指将信息通过某种手段收集规范后的再供人利用。电子化的外延更宽，适用面更广；数字化的内涵更深，专业性更强。在更大众的领域通常使用电子化，在更专业的领域通常使用数字化。
档案工作的发展历程经历了从“电子化”到“数字化”的演变过程。最初大家提到电子档案主要是指一种实体性的档案电子文件，只要能查到看到就算是实现了电子档案的管理，并没有要求很完整的档案收集、整理、提供利用的全过程管理。但在进入数字档案馆时代后，对于档案全过程管理的要求就越来越迫切，能否对档案全过程进行管理是衡量数字档案馆的重要标志。所以，从“电子化”到“数字化”是档案管理方式质的改变。数字档案馆是电子档案工作发展到一定阶段必然产物，它的内涵更深，专业性更强。
我们现在提出的数字化，是各方面 “电子化”工作发展到一定阶段的必然要求。目前国内设计企业在设计手段上实现了CAD，三维技术开展的如火如荼；在管理手段上很多设计企业利用综合信息管理平台开展工作；在公文管理上使用OA。可以说多方面的电子化工作都得到较大发展，但是要对企业各个过程进行更专业有效地管控，就需要引入“数字化”的概念。如果说的更形象一点，“数字化”就是从最底层的“0,1”进行管控，是最精准全面的管控。所以“数字化”的概念应孕而生，这是管理手段向更高层级迈进的必然要求，是管理方式从大众化走向专业化的必然体现。
2 .设计企业数字化档案管理模式的研究
2.1 设计企业数字化档案管理现状
档案管理学科已经成为一个较为成熟的领域，它不仅是管理技术和方法，也是项目操作和交流的灵魂，更多的影响着工作人员的操作流程和思维方式。档案管理、档案管理理论被广泛运用到各行各业，对于处于竞争环境中的现代企业和高技术行业来说，尤为重要。我国很多企业已经全面引入并推行了数字化档案管理，但在企业实际的数字化档案管理过程中，档案管理学科被运用得各有千秋，其实际效果也不尽相同，大致可分为部门档案管理、项目组档案管理和部门/项目组混合档案管理三种管理模式。根据企业规模或档案管理理念的不同，在实际的数字化档案管理过程中，采取的管理方式也不尽不同。
2.2数字化档案管理模式的分析
（1）内容丰富，数据量大。与电子化相比，数字化给人的第一感觉应该是海量数据，海量存储。它所管理的信息种类更多，内容更丰富多彩，应能包括一个单位的主要信息种类，存储单位至少以“T”计。由于是对整个过程进行管理，所以各种中间数据量比较大。
（2）从管理实体到关系管理。关系管理是数字化最突出的特点，要实现精准全面的管控，就需要对每一份电子文件的各种关系进行全面的管理，搞懂它的来龙去脉，弄清他的前世今生，实现“拔出萝卜带出泥“的效果。这样，利用者不但能够研究萝卜，还能够对拔出萝卜后带出的泥土进行研究，从而全面掌握关于萝卜的各种信息。
（3）为知识管理提供基础。知识管理是未来信息系统提供利用的主要模式。数字化最终的实现目标应该是从简单的查询、浏览、统计阶段过渡到知识管理阶段。目前知识管理尚无统一的标准模式，它的概念正在形成，内涵正在不断丰富。但是有一点可以肯定的是利用者不再是拿着图号到档案室去找图，而是改变为利用者通过一个入口进去后，通过各种关系映射关联，实现对整个档案库的了解，并能够迅速定位到自己所需要的信息，从而减少在查找信息资料上的时间消耗。
（4）全面电子化的产物。数字化是一个单位多个方面全面电子化后的产物，从信息的输入、到生产、管理、提供利用等各个方面实现电子化后，数字化才有了实现的基础。如果一个环节掉了链子，那么整个流程就运转不起来，数字化的利用效果就要大打折扣。比如我们在看到数字地图后，会惊讶于它的精准和全面，那是因为从输入开始它的电子化就已经达到了很高的水平，这样才会在以后的加工利用上提供出高质量的产品。
3 .设计企业数字化档案管理生产模式
3.1虚拟化。“虚拟”源于计算机技术，是指用计算机来虚构和模拟现实世界中的客观事物和环境，如虚拟磁盘、虚拟网络等。然而，这种客观事物本身并不存在于计算机中，而是计算机通过相关信息的处理，仿造出和现实事物极其相似的景象。所谓虚拟化，是指使用计算机和网络技术，人们的实践活动从过去的以物质和能量为基础的物理空间向以网络为基础的电子空间转化的过程。
从本质上讲，虚拟化实际上是一种概念的产物，是真实物理载体抽象化的体现，可以说是计算机和信息通讯技术发展的最新阶段。在虚拟化实现的过程中，数字化、电子化、网络化都是虚拟化的前提和基础，虚拟化集成了计算机和通讯技术的绝大多数功能，例如数字计算的功能、文字处理的功能、多媒体的功能、网络通信的功能等等。只有当计算机具备所有这些功能时，才能够说虚拟时代已经到来。
由此看出，虚拟化是数字化、电子化和网络化发展到一定阶段的产物，并且虚拟化是迄今计算机和通讯技术发展的最高阶段。无论从安全考虑，还是从计算机技术的发展趋势考虑，虚拟化都应该成为未来设计企业数字化的主要技术实现手段。
3.2远程化。计算机及网络技术发展呈现出远程化的趋势，这也符合数字化未来发展的特点。随着设计企业业务领域的逐步拓宽，移动办公的要求越来越迫切。远程化应该是设计企业未来数字化实现的主要功能之一。
3.3数字化应是将文控、CAD、三维、综合管理信息系统、数字档案馆、OA、知识管理等各功能模块串起来的一根红线，数字化将会形成设计企业最大的数字信息资源，涵盖企业绝大部分的信息资源，对于企业的发展具有至关重要的作用。
3.4数字化可能会使设计企业的某些职能发生改变，产生类似“数字化生产中心”这类机构。数字管理中心是设计企业所有数字化信息的管理中心，这类机构的人员有点类似于网站的编辑和运维人员，主要对企业内信息进行加工处理并提供利用。设计人员是信息的生产者和制造者，有点类似于网站的记者，实时产生大量的信息。
4 .结束语
企业越来越发现在日趋分工细化和开放合作的年代，仅仅依靠自己的资源参与市场竞争往往显得很被动，必须把同经营过程有关的多方面资源纳入一个整体的企业价值链中。基于价值链的数字化管理要求在面临更加激烈的市场竞争中，以市场需求为导向的管理思想，除了注重产品的研究开发、营销扩张和售后服务等之外，还要将客户、企业内部资源以及上游供应商资源和下游的客户等整合在一起，来建立企业的竞争优势。现代企业管理强调对物流、资金流和信息流的监控，以达到系统的规范化管理。
参考文献 ：
[1]《数字化管理》，张继焦，中国物价出版社，2001.9
数字化管理手段范文4
【关键词】数字化校园 “互联网+” 校园建设思考 对策
随着我国现代化的不断发展，我国大多数人共同受到了信息科技的洗礼，所以在科技进步的今天，“互联网+”时代给予了我们不同方面的体验，同时校园的建设也朝着数字化校园发展，建设更好更便捷的校园，为教生提供更多的资源帮助。但由于我国的数字化校园工作也存在着较大的安全漏洞或是遭遇病毒，使得教育教学工作以及校园信息校园信息的信息外泄，对于数字化校园存在明显的问题。所以我们要对“互联网+”视野下的数字化校园有所关注。
1 数字化校园的意义
在社会进步和科技发展，为人们在生产生活中获取信息、了解情况提供更快捷、更准确而发明发现更好的消息网络工具――“互联网+”。“互联网+”作为新时代的标志，它的出现拓宽了校园信息工作渠道，丰富了工作手段。同时承载着我国的数字化校园建设工作，为校园的提供便利，使得学校可以更好的培养创新型人才。
2 建设数字化校园中存在的问题
2.1 管理手段落后，缺乏安全意识
受传统观念的影响，部分教育者对于“互联网+”的认识不足，认为建设数字化校园只不过是一个形式；而且有些教育者缺乏责任意识，缺乏能力，同时对必要的校园信息安全管理知识不能充分掌握。很多学校由于多方面的原因而没有聘请或者培养专业人员来管理数字化校园。有些学校相关人员的网络使用存在问题，使得学校相关网络会被病毒入侵或者信息泄露，造成数字化校园感染病毒，使得校园信息私人信息外泄被不良分子利用来进行违法犯罪活动，使得师生及其家庭的财产安全存在问题。
2.2 对建设工作不能有效落实
在建设管理方面，虽然数字化校园的规章制度缺乏执行力度，但在实际应用中，这些规章制度成了摆设无法发挥应有的作用。有的数字化校园将安全的建设活动当做一种例行形式，不将资金投入于校园“互联网+”方面的建设，使得数字化校园建设存在缺陷；有些数字化校园的安全管理工作，没有具体人员负责。
3 优化数字化校园建设的相关对策
3.1 信息网络队伍专业化
借鉴有用的经验，学校要组织一支专业化的检查团队，常年由此团队负责数字化校园中的安全检查，这种做法使得团队成员的经验非常丰富，对于校园网络中的安全问题及其隐患有所了解，并能运用“互联网+”及时反馈到相关部门及其个人，用“互联网+”的功能来强化数字化校园的建设，有助于提高信息网络的水平和效率，也有助于控制成本。同时数字化校园可以进行适当培训，走专业化道路。如今科技的快速发展，在数字化校园管理应该适应社会发展现状，要在各校园单位配置一名专业“互联网+”管理员或是每月举办关于“互联网+”的培训讲堂等措施，通过此类手段来来提升管理人员及其教师及其校园职工的专业技能，使得数学化校园更好的为师生服务。
3.2 完善管理制度
数字化校园管理工作的好坏存在多方面的因素，管理工作人员对“互联网+”的认识、数字化校园的防御系统等多种因素。数字化校园的管理可以通过这些因素来开展管理工作，将安全意识融入到数字化校园工作人员的日常生活、工作当中，以达到安全意识时刻牢记于心的目的。同时，数字化校园的管理工作要持续化，不然短期的管理对于数字化校园建设收效甚微。所以我们可以结合以下两点进行数字化校园建设工作：一是要持m关注数字化校园的安全工作，做好相关管理人员的思想引导和工作，不可一味求快而不注意质量，要循序渐进，保质保量。二是要制定相关的数字化校园工作的管理制度，把管理制度的作用发挥到最大，从而提高数字化校园的利用效果，使得校园的工作人员可以有效的提高教学方面与管理方面的质量，为学生的全面发展提供有效的帮助。
3.3 探索前沿技术
当今的社会还在不断进步，科学技术在我们生活中不断更新我们的观念。在“互联网+的”视野下，我国经济有了进一步飞跃，与此同时，随着“校园大数据”和“互联网+”的兴起，使得数字化校园越来越便捷，它在学校相关部门中的运用日益频繁，对于教育事业的发展起到积极作用。数字化校园“互联网+”在服务教职工与学生的过程中，我们对数字化校园的要求是不断地变化，这就要求数字化校园“互联网+”的对技术也要保持持续发展，与时俱进，力求创新，使得数字化校园的安全性能有较大的提高。同时只有积极探索前沿技术，提高服务水平和质量才能满足教职工与学生不断增长的需求，从而提高输出社会人才的质量。
4 总结
总之，对于教育来说，数字化校园项目的建设有利于教育事业的发展。其中数字化校园的安全问题要引起重视，这与数字化校园建设的顺利展开、进行、完成密切相关。为做好数字化校园工作建设，来进一步提高校园的网络信息管理工作以及提供更丰富多彩的教学资源，使得师生的教学模式有了新的改革创新，有利于开展多媒体技术相关的教学方式，使得师生共同进步，所以我们必须加强对数字化校园的建设，从而促进我国教育事业的发展，为社会提供更多高质量的人才。
参考文献
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作者简介
严剑炜（1982-），男，贵州省水城县人。硕士研究生学历。现为昆明医科大学工程师。研究方向为数字化校园。
李璐（1981-），女，河南省南阳市人。硕士研究生学历。现为云南大学滇池学院讲师。研究方向为政治经济学。
作者单位
数字化管理手段范文5
关键词：图书馆；数字化；档案管理
中图分类号：G25 文献标识码：A
原标题：浅析21世纪图书馆数字化档案管理
收录日期：2013年7月17日
21世纪是一个数字化的信息时代，随着网络及计算机技术的应用日益广泛和深入以及信息技术的飞速发展，“信息”正以其前所未有的迅猛态势渗透到社会的各个方面。图书馆档案正在以数字化的形式收集并存储，用高度有序的数字化模式管理已是必然趋势。数字化图书馆的档案管理是适应信息时代和信息社会需要的现代化（自动化、网络化、数字化等），是建设信息高速公路需要集当代先进信息技术之大成的技术基础下的飞跃，是适应数字信息文化时代和文化领域信息化要求的必然。
一、图书馆档案管理数字化的必要性
（一）图书馆档案数字化的基本认识。图书馆档案是图书馆在开展各项业务活动中形成的，经过鉴选归档的文字、统计照片、数字、图表、声像制品等资料。它是反映图书馆历史发展和业务活动情况的原始记录，是图书馆工作人员从事工作活动中形成的珍贵资料，也是图书馆工作成果的一个综合反映。它记录并总结了图书馆在过去不同时期的业务工作状况，是记录图书馆工作的重要依据，也是我们总结经验、制定计划、探索规律、进行科学决策的重要参考。
“数字化档案管理”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，并到局域网、广域网、企业内部网甚至国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。
图书馆档案数字化是通过数字化技术，如高分辨率数字扫描和色彩矫正、光学字符识别、信息压缩、转化等，把各种文献资料替换成计算机能识别的二进制系列图像，在安全保护、访问许可等完善的权限管理之下加以管理和利用。图书馆数字档案管理就是运用当代信息技术，将馆藏档案数字化，组织档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保护、利用。
（二）图书馆档案管理数字化的作用
1、有助于更有效地保存图书馆档案。通过对图书馆档案数字化管理，首先能够迅速发现不完整或欠缺的文件材料，并通过各种途径予以补齐；其次可以修复图书馆档案中模糊褪色的字迹、污损残缺照片等。另外，还能集中分散在各部门及个人手中的各种文件、数据等。图书馆档案数字化后仍能代替原件使用，数字化档案副本还可异地保存，即使发生天灾人祸也能最大限度地保持档案的完整性，有利于保护档案原件，确保原件保存的永久性。
2、有利于提高图书馆档案管理工作效率。随着无纸办公时代的到来，在新形势下产生了大量的电子文档，利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数据库技术、数字摄影（录音、录像）技术、存储技术、多媒体技术等高新技术、先进的设备可以大大提高图书馆档案立卷、归档的工作效率，实行档案数字化管理后，便于图书馆档案管理人员开展档案查找、咨询工作，提高档案管理工作人员的办事效率和工作水平。图书馆数字化档案的管理能够准确、即时地将档案资料归档。
3、有助于开发图书馆档案资源，创新服务档案机制。有效地开发利用图书馆档案和创新档案服务机制是图书馆档案数字化建设的最终目的。图书馆档案数字化使得档案信息不再受时间和空间的限制，通过建立图书馆档案管理的网页，积极开展网络服务，实现档案信息的网上检索，有利于为学校领导决策、组织教育教学、科研活动及馆内各项工作准确地提供档案信息。同时数字化、科学化、系统化的图书馆档案更有利于建立图书馆的评估资料，以更有效地完成国家教育部每五年一轮的“普通高等学校本科教学水平评估”。
图书馆档案数字化的最大优势在于档案内容系统、完整、信息资料更新快、查阅速度快、内涵更广，通过开展网上在线服务，图书馆档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让学校有关部门与图书馆档案部门利用电子邮件在网上快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询服务；通过开展现行文件阅览服务，帮助需要者了解图书馆的状况、政策及发展。
二、图书馆数字化档案管理的完善与发展
图书馆档案数字化建设可以说是一种“二次建档”。与侧重于实体保存的“一次建档”相比，图书馆数字化档案的管理则以有效整合档案信息资源为目的，根据一定的原则有目的、有计划地筛选馆藏档案应当数字化的范围，包含目录部分的数字化以及全文的数字化。高校的图书馆要依据本馆的实际情况，选择有特色的、保管期限较长的、利用率较高、已开放的档案来进行数字化建设，避免再造数字化档案垃圾。
（一）建立图书馆档案目录数据库。档案目录是建设数字化档案的基础，是开展馆藏档案数字化工作的保障。作为档案信息查询的集散中心，目录数据库能够将检索框架体系化，做到层次分明、结构合理，严格规范档案信息的标引，以更好地确保档案数据的真实、有效和完整。它能够将确认不合机密的档案信息汇编成目录，在校园内部网或经授权的信息Internet上供大家依需要查询，对于建立高质量的档案目录数据库具有重大意义。
（二）建立图书馆档案全文数据库和指南资料集。在目录数据库的指引下，建立图书馆数字化的全文数据库，将纸质、录音带或录像带、照片等为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转化为图片、声音或影像等，再以一定方式存储于磁盘、光盘数据库上，也就是实现源文件信息数字化。但图书馆档案的数字化并非没有轻重缓急，应当分阶段、分层次、分步骤进行数字化整理，以利用率频繁、数量较大、能体现高校特色或图书馆特色为重点，建立特色图书馆档案库，全方位体现特色图书馆档案管理。为引导阅读和使用图书馆数字化档案，图书馆指南资料集应以介绍图书馆档案、宣传档案数据及馆藏档案文献情况为主体，充分实现资源有效利用化。
（三）重塑原文影像资源库。原文资料始终是一手资料，为满足人们在网上任意途径检索、查询后阅读原文的需求，将原文影像资源与开放档案用户目录数据库结合起来，能够保障数据资料的权威性和准确性，同时有助于满足不同阅读者的需要，实现图书馆数据资源的最大化利用。
（四）数字化图书馆档案的管理。图书馆应在图书馆主页设置图书馆档案专栏，公开数字化图书馆档案信息，使人们能通过图书馆的网页利用图书馆档案资源。基于图书馆档案管理的开放性和对网络依赖性特点，信息的安全便成为重大隐患，在图书馆档案数据库管理和利用过程中，要注意保证数据安全，防止被增删、修改，确保图书馆档案信息原始的真实性。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。笔者以为，建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”。
图书馆档案数字化建设工作要继承和借鉴前人的科研成果，学习和参照图书馆和档案馆数字化建设的成功经验和数字化图书馆服务管理的经验，不断创新，以实现新世纪的图书馆档案工作规范化、信息化、网络化，与现代图书馆文献信息服务工作的同步发展，为图书馆事业建设服务。
主要参考文献：
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数字化管理手段范文6
一、底图档案数字化的含义
底图档案数字化是一个高度整合的概念，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质图纸系统转化成具有有序结构的电子信息系统。其最主要特征是图纸存储信息化、信息传输网络化和图纸档案利用时空化。具体来说，就是将现有的底图档案转化成为计算机可以识别和处理的信息，目的是为了快速检索，提高档案信息的利用率和提供远程信息服务。
二、底图档案数字化管理的必要性
(一)现实底图档案管理工作改进的需要纸质底图档案管理面临诸多困难。一是纸质底图档案由于存储时间长，造成部分图纸变色，图线模糊；同时大量的生产任务使得底图的利用率很高，以致有些图纸破损严重，特别是图纸晒蓝时经过机器的高温，使图纸变脆，更加重了图纸的损坏。二是由于长期以来的存储以及发展的需要，档案馆的图纸越来越多，不仅给档案管理人员增加了很大的工作量，也使得利用不便于查找、抽图等。故迫切需要有一种先进的手段来解决上述问题。
(二)数字化管理比传统档案管理更具优势传统底图档案占用存储空间大，档案管理部门不便于对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术的采用和设备的引进，特别是计算机、光盘等技术的发展，为档案管理的现代化提供了良好的客观环境。底图档案数字化将会很好地方便科研人员查阅和更改图纸，节约工作时间。近年来，科研生产任务越来越繁重，图纸文件增长速度逐年提高，底图档案更改多而且必须受控，投产利用时需要晒蓝图，传统的纸质档案管理模式效率低下，已不能完全满足科研生产的需要。底图档案数字化处理以后，可以利用计算机系统进行审签和管理，能够提高工作效率，实现资源共享，使档案人员从抽图、更改、晒图中得以解脱，且用户查阅制作图纸更为方便，因为信息保存在服务器中，用户经过授权即可以查阅、利用档案，不受时空限制，缩短了时间，提高了效率。
(三)底图档案数字化是现代化档案管理的要求当前，由计算机科学飞速发展为主要特征的第三次科技革命方兴未艾，世界各个国家都争先恐后地制定相关策略适应数字化潮流。从档案工作方面来说，西方从上世纪90年代就开始进行档案数字化，我国虽然起步较晚，但是也制订了档案数字化发展规划，可以说档案数字化管理是大势所趋，如果不给予足够的重视，就会错过计算机技术大发展的机会，和其他国家档案工作发展水平的差距会越来越大。可以说建立数字档案馆是大势所趋，底图档案数字化管理也是现代化管理的时代要求。
三、底图档案数字化建设的途径与方法
(一)领导重视，强力推进底图档案数字化建设是一项系统工程，涉及到底图的产生、审签、传送、存储、更改、应用、保密等环节，参与部门和人员多，在管理方式上也需要做较大的变革。加之因受档案工作长期形成的封闭和半封闭环境的影响，有些档案工作者缺乏创新意识，思想观念仍然停留在“重管轻用”上，掌握现代化信息技术和基本技能的能力较弱，还没有真正把工作重点转移到档案数字化上来，对新事物有抵触情绪。如果没有领导的重视和强力推进，很难有效推进此项工作。各级领导尤其是主管档案工作的领导，应统筹制订工作方案，定期监督落实，了解底图档案数字化建设进展情况，提出要求，下达任务，指导各部门开展工作，帮助解决实际工作中存在的困难和问题。
(二)充分调研，选好手段调研是采取手段的前提，只有充分调研企事业单位的档案现代化管理现状，才能从中选出最好最适宜的电子档案管理系统，才能为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，才能与本单位的OA办公自动化和PDM设计过程实现有机融合管理，形成更加完善的现代化信息管理网络。当前，研究所要从实际出发，先走访调研在这方面做得较好的单位，深入了解他们的相关服务，尤其在接口对接方面，一般包括与OA系统等的集成接口；另一个接口是指系统提供二次开发的接口，系统可提供基础应用、档案业务管理、档案信息服务等不同层面的SDK开发包等，学习他们的优点，取长补短，并根据所内的实际需求，从细节入手，采购切实可行的软件。
(三)完善制度，规范管理制度是约束每个工作人员的规范，同时也是保障他们利益的根本，制度变了，那么模式也就变了。基于电子档案管理有其固有的规律和特点，因此只有建立与之相适应的管理制度，才能将数字档案馆建立起来，才能使相关档案管理人员有法可依、有章可循，杜绝失泄密的发生，工作起来得心应手。对档案的管理，应建立专人专管制度，明确管理人员的岗位职责，建立电子文件归档制度、存储备份制度、利用制度、保密制度、责任追究制度、应急预案等等。应做到制度上墙，奖惩分明，并针对工作中出现的新问题给予有效解决，为所内科研人员提供优质服务。
(四)总体规划，分步实施总体规划就是将档案资源进行合理存储与利用的总体布局与安排。在制定总体规划的过程中，应该坚持几个基本原则，包括系统性原则、实用性原则、规范性原则、安全性原则等。通过对档案资源的总体规划，实现档案管理业务流程的有序化以及资源的优化整合，同时通过对档案资源管理标准制定及体系结构的健全，实现档案资源管理的科学化、规范化。与此同时，对新事物还要坚持循序渐进的原则，总体上做好实施方案，分步推进实施。首先对新归档的底图实行数字化管理，电子与纸质图纸一并归档。其次把旧图逐步扫描成电子图纸，在档案管理系统中建立一级、二级、三级目录，将电子图纸根据图号逐张挂到系统中，再根据所内科研人员的职能岗位不同，赋予不同的级别和访问权限，使不同操作员有不同的系统操作界面，使之只能查阅自己权限内的档案资料，做到分工细致，权限明确，这样既能很好地保护数字档案的安全，又能提供必要优质的服务。最后实现数字底图的网络监控、接收和归档。
(五)适时更新，逐步完善底图档案数字化建设需要在不断的实践中，根据实际遇到的问题进行管理方式与技术手段的适时更新，以适应档案信息化的发展趋势和档案数字化的发展要求。要逐步完善底图档案数字化工作的各个层面。电子审签应支持共享、离线等，管理员可以根据实际工作需要，配置是否对这些操作进行强制审批，用户在执行加密文档的共享、离线等操作时，将视管理员的权限许可，可能需要经过管理员审批。只有得到借阅者的反馈，流程才能逐步得到改进。在实际建设工作中会遇到各种各样的问题，只有不断摸索、反馈，工作流程才能得以不断完善。这是坚持与时俱进的开拓精神与创新发展的工作要求。
(六)开展培训，提高技能信息时代给档案信息化发展带来了不断的技术更新要求和技术改进方向。在此背景下，底图档案数字化建设离不开强有力的人才基础和人力资源保障。档案管理人员不仅要具备传统档案管理的技术和技能，还要掌握现代化、数字化和网络化管理的基本技能，拥有较高的信息化管理水平。在强化管理和组建技术团队的基础上，应加强档案管理人员在数字化技术、网络技术、现代化管理等方面的培训，重点学习与档案信息化相关的计算机应用基础，以适应档案信息化的发展。同时突出时代应用知识教育，培养一支具有一定数量和质量的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。通过不断的教育培训和技能的培养锻炼，进一步促进我所档案数字化水平和底图管理的科学有序发展。
