前言：中文期刊网精心挑选了合同档案管理范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
合同档案管理范文1
对合同档案管理工作的重视不够：目前很多医院的高层领导不够重视合同档案管理工作，认为合同档案管理不会产生直接经济效益，故而忽视在其管理方面的投入，致使医院合同档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。在实际工作过程中，档案资料不齐全、不准确等会带来严重后果，大大降低医院的服务质量和服务水平，从而影响医院未来的长远发展。现代化的合同档案管理制度不够完善：由于与合同档案管理相关的各种制度得不到完善，使得医院合同档案管理工作开展无法可依、无章可循，是当前医院合同档案管理工作中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说，合同档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高，医院各部门必须要积极配合合同档案管理机构的工作，相互协作，才能提高合同档案管理工作的效率和质量。但是，大部分医院缺乏这方面的管理制度，致使各部门不能有效地配合工作，使医院合同档案管理的质量和效率不断下降。另外，部分医院甚至未设立专门负责合同档案管理工作的部门，一般都由其他相关部门代替，致使合同档案管理工作比较滞后，很多档案资料无法完整地保存，从而制约了医院的进一步发展。合同档案管理的信息化程度不够高：随着信息技术的全面发展，社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说，必须要跟上时代步伐，充分利用现代科学技术，提高自身服务质量和医院的医疗水平，才能更好地迎接各种挑战。在实践过程中，医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式，同时还要利用信息技术改进合同档案管理工作的方式，以真正提高合同档案的管理水平。但是，大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面，没有在合同档案管理工作上灵活运用，使得合同档案管理信息化建设滞后，信息化程度不够高，无法有效地促进医院不断发展。另外，部分医院虽然重视将信息技术应用于合同档案管理工作中，但是因为缺乏既精通合同档案管理工作，又熟悉信息技术的复合型人才，使得医院合同档案管理信息化发展非常缓慢。合同档案管理队伍的整体素质不高：目前，大多数医院都存在合同档案管理队伍素质不高的问题，导致合同档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升，给医院合同档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时，医院将一些工作能力不强或年老的员工放在档案管理工作的岗位上，致使合同档案管理队伍的素质不高。随着医院合同档案管理信息化建设脚步的不断加快，很多医院都开始对合同档案资料进行信息化管理，但是原有的合同档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力，无法适应新时代合同档案管理工作的需求，造成医院合同档案管理队伍整体素质水平无法快速提升。信息不完整，合同档案利用率低：在漫长的发展过程中，医院合同档案管理遗留了很多档案信息方面的问题，合同档案管理工作人员没有进行整理和收集，造成合同档案相关信息的缺失，使医院档案信息的有效管理存在很多困难。在实践过程中，合同档案信息的整理、收集和归纳没有得到真正落实，使医院合同档案信息出现不完整问题，给医院各部门工作带来严重影响，致使合同档案利用率非常低，失去存在的真正价值。
二、医院合同档案管理工作创新的策略
创新管理意识，提高服务质量：在制定合同档案管理工作考核标准的同时，提高合同档案管理工作人员的服务意识和专业水平，从而提高服务质量。在实践过程中，将合同档案管理工作与医院核心竞争力相结合，可以促进企业市场竞争力的不断提高，从而提升医院的经济效益和社会效益。在日常工作中，还要加强对合同档案管理工作人员的监督，严格按照国家规范标准执行，确保医院档案信息的准确性、可靠性和完整性。创新管理机制，提升管理水平：在创新管理机制方面，医院必须积极学习各行业在合同档案管理方面的先进经验和国内外的先进管理技术，以根据医院的实际情况、工作性质和特点，制定出符合本医院需求的合同档案管理制度，从而保障合同证档案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同档案管理制度时，还必须将该项工作与医院的经营制度、经营模式、经济水平、企业文化等有机结合起来，确保该制度能够有效地协调各部门之间的合作，共同推进合同档案管理工作的创新。创新管理队伍，提高整体素质：医院合同档案管理工作的创新，必须要加强对合同档案管理人员的培养，提高合同档案管理队伍的整体素质。首先，必须要强化合同档案管理人员对这项工作的认识，端正自己的工作态度，在思想上重视这项工作；其次，必须要加强对合同档案管理人员的基础知识、信息技术能力等方面的培养，提高合同档案管理人员的综合能力。只有这样才能真正满足社会发展需求，推动医院合同档案管理不断创新，促进医院长远发展。创新管理模式，提高信息化程度：信息技术在医院合同档案管理工作中的应用，对于提高合同档案管理的效率和质量有着不可估量的作用。在实践过程中，不断创新医院合同档案管理模式，注重信息技术的合理应用，可以将以前纸质档案的管理方式逐渐转化为电子档案管理方式，不论是档案收集、档案编辑，还是档案存储、档案调用等工作的程序都得到了极大的简化，大大提高了合同档案管理工作人员的积极性。与此同时，信息技术的应用，大大降低了合同档案管理工作人员的工作量，使合同档案资料变得更加准确和完整，有效避免了手工管理方式出现的各种错误，大大提高了医院合同档案的利用价值和有效利用率。
作者:金银善 单位:延边大学附属医院
合同档案管理范文2
关键词：医院 合同档案管理工作 问题 创新思路
很多医院仍旧是采用传统的合同档案管理办法，使得管理工作存在很多的问题，让医院的合同档案管理工作落后、效率和质量都不高，档案的管理是医院工作的基础，因此面对这种情况，必须对其的管理办法进行创新，不断的提高管理工作的水平。
1、合同档案的含义
其是指从合同的签订到终止，在这个时间段内形成的体现了签订合同各方意志的，具有法律效力的文件以及和其相关的具有保存的价值的其它文件材料。
2、医院合同档案管理工作存在的问题
2.1合同档案保管机制不完善，缺乏合理的规章制度
医院中每个科室都有自己的工作职责，需要遵守相应的规章制度，但是在合同档案管理上虽然有相关的管理体系，但是却仍然有一些问题，具体表现在缺乏完善的管理制度、管理人员的职责范围也不完善，缺乏明确的规划和划分标准，这些都让医院的管理机构设置不统一，管理上也没有统一，没有发挥出其应有的功能，对信息资源的整理和分类的工作无法有效的展开，这让信息搜查变得难度很大[1]。整理、分类的工作都无法做好，信息资源就更加无法实现共享，这些都为科学化的合同档案管理工作带来了难度，也无法满足医院发展对于档案管理的需求。
2.2缺少专业的管理人员，对医院合同档案管理的重要性认知不足
信息化技术在其他领域中的广泛应用，在医院的合同档案管理中也不例外，可以有效的提高管理工作的效率和质量，但是还有一些人对于合同档案管理的信息化建设缺乏正确的认识，重视程度也不够，他们的思想过于陈旧，还在使用传统的卷宗档案的管理方法，而且管理人员中缺乏专业的人员，档案管理人员通常也都是别的科室来兼职的，他们缺乏专业的管理知识、方法，对于档案的管理也没有足够的意识，让医院的合同档案管理工作变成了一种形式，缺乏实质性，让医院的合同档案管理工作停步不前，与时代的发展脱节，阻碍了医院的发展[2]。
2.3合同档案利用率较低
信息资源在当今的社会中也是一种十分重要的资源，也关系着行业的发展。医院内建立合同档案，就是要为以后的工作提供借鉴和参考的资料，但是还是有很多医院并没有重视到档案的重要性，知识将档案收集整理后就结束了，并没有真正的发挥其价值，档案存在利用率低下的问题，没有对档案信息资源进行合理的开发，比如一些对医疗、教学、科研有重大意义的病历档案却放在那不加以使用，过了档案保管的期限就急于清理和销毁档案资料，让一些很有价值的合同档案信息资料浪费了[3]。合同档案如果没有充分的利用，就会让其失去它应有的价值，让医院的合同档案管理工作止步不前，合同档案信息无法物尽其用，长期如此会让医院的合同档案管理工作得不到进步，影响医院的长远发展。
3、有效提高医院合同档案管理工作创新性的策略
3.1完善合同档案管理制度
创新是需要建立在完善的基础上，因此首先应该做的就是完善医院合同档案管理的管理系统，只有完善好管理系统才能在此基础上进行创新，否则只会根基不稳。虽然我国的医疗技术一直都在发展，对于合同档案管理的工作方法和水平也都在不断增强，但是因为管理方法陈旧，使得在其管理工作中还是存在一些不足，且管理工作比较落后，因此需要先完善管理体系， 让其能够满足实际的档案管理的需求。在完善时，应该要先明确合同档案部门的职责，制定统一的管理标准以及评价标准，对医院内的不同类别的载体实行统一的管理和评价，让档案管理和医疗服务共同发展。另外还需要扩大档案管理的范围，对于医疗市场改革时进行的各项活动的资料等也要进行收集和整理工作，让采购和招标工作能够孙经理的进行，总之要把医疗有关的信息都要记录在档案中，再教给专门的合同档案管理人员进行管理。
3.2加强档案管理信息化建设
合同档案管理是医院各项工作的基础，其重要性不言而喻，体现了医院的经济活动，记录了医院的发展历史，在医院的档案管理中非常重要。对于其的管理效率有效这医院的整体管理工作。以人为本理念的提出，也对医院合同档案的管理工作提出了更高的要求。随着信息技术的发展，对于其的应用越来越多，医院的合同档案管理工作中也必须加入信息技术，让管理工作信息化是必不可少的，在档案信息检索中就必须要加入信息技术，可以提高合同档案资源的开发效率，信息化的管理可以让医院合同档案管理工作得到极大的发展，因此医院要重视信息技术的应用，加大对硬件设备以及医疗管理软件的资金投入，加强信息化[4]。足够的资金也是对其进行创新的基础，另外，还需要规范档案管理工作内容，保障档案管理的信息化建设。
3.3提高合同档案管理人员队伍素质
信息化的合同档案管理也对工作的质量提出了更高的要求，档案的管理人员也不例外，管理人员除了要掌握专业的知识以外，还需要掌握信息化技术，需要具备多方面的知识和技能，满足合同档案管理工作对管理人员的需求。因此医院需要为管理人员提供培训，提高他们的专业知识以及信息技术的能力，加强他们的职业素养和道德水平，让他们能够明确自己的只能，用认真、严谨的态度面对合同档案管理工作，提高管理工作的水平和质量。
3.4探索合同档案管理新领域
创新是发展的动力，因此医院的合同档案管理工作也要进行创新，树立创新的意识和理念，拓展合同档案管理的新领域，要根据医院的实际情况以及时代的变化，对工作的原理、方法进行改革和创新，通过创新和信息技术促进医院的发展。医院个合同档案管理工作也要改变以往传统的管理办法，主动的去改变，不断的优化管理模式，让医院的合同档案管理工作能够顺利的发展。
结束语：
当今社会，信息也是一种很重要的资源，信息的保存其中一种就是建立档案，且合同档案管理工作是医院其他工作的基础，因此医院必须要重视对合同档案的管理工作，充分发挥医院档案的价值，充分利用这一种资源，促进医院的发展，也对整个医疗科研事业具有积极的影响，医院要为管理人员提供培训，加强他们的知识和技能以及职业道德，让他们用认真、严谨的态度去面对合同档案管理工作，完善合同档案管理的机制，不断的创新管理理念、方法等，满足社会对医疗事业的需求，让医疗工作能够顺利进行。
参考文献：
[1]梁初蝉.信息化时代医院档案管理工作的创新分析[J].科技展望.2015（15）
[2]张娟.关于医院档案管理工作的现状及创新探讨[J].办公室业务.2015 （9）
合同档案管理范文3
【摘要】科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益，履行合同和解决纠纷的依据，是科研活动不可或缺的重要组成部分。本文结合实际工作，针对普遍存在的问题，提出了新的管理思路和管理方法，以便科学合理地开展科研项目合同档案管理工作。
关键词 科研项目；合同档案；管理
科研项目合同档案是记载科研项目合同履行全部情况的文字资料，具有突出的依据凭证性、形式与内容的规范性程序较高、时效性强等特点，这些特点决定了科研项目合同档案的特殊性和重要性。科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益，履行合同和解决纠纷的依据，同时为科研生产、经营管理提供依据和参考，是科研活动不可或缺的重要组成部分，所以我们要重视科研项目合同档案管理工作，不断创新工作思路，探索新的管理模式，实现规范化管理。
一 、类别
我所对科研项目合同档案进行了梳理，根据不同的内容和特点，将我所的科研项目合同主要分为以下几类：1. 科研生产合同：主要指型号科研、预先研究、装备生产、维修保障等方面的合同。2. 仪器设备合同：主要指外购仪器设备、非标设备等方面的合同。3. 基本建设合同：主要指工程建设等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他类合同。
二、存在的问题
由于科研项目合同档案种类繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出现以下一些问题。
（一）归档不完整。如合同附件或合同中提到的文件资料，归档不全现象时有发生，给合同档案的管理和利用带来不便。
（二）合同签署信息不完整。个别合同没有合同签署日期，签字盖章信息不完整，影响了合同的准确性和有效性。
（三）存在复印件、圆珠笔书写等现象。归档的合同中，如委托授权书等文件，经常出现复印件现象；签订合同时，随意使用圆珠笔等不耐久字迹材料。
（四）存在归档计划落实性差。出现随时归档或者集中大批量归档等现象。
三、管理的方法和措施
档案部门应及时掌握及归纳科研项目合同档案管理工作中存在的问题，采取有效的方法和措施，有针对性地改善合同管理工作，不断提高合同档案管理水平，满足企事业单位科研生产经营管理各项工作对档案管理的要求。
（一）健全制度，落实管理。科研项目合同档案有别于其他档案，在收集、整理、归档等方面存在很大的差异性，较难和其他项目同时归档 ，故我所档案部门与合同相关的管理部门进行了沟通，在执行档案管理标准的基础上，结合档案管理工作的实际情况，于2012 年起，将我所把合同档案作为专门档案进行管理。建立并修订完善了相关的制度来规范和实施，进一步明确了归档计划、归档范围、归档时间和归档要求，在合同规范化管理方面取得了一定的成效。从而使合同档案及时、完整归档有了制度保证，为进一步提高合同档案管理水平提供了坚实的保障。
（二）实现网络管理体系。根据科研项目合同档案的特点和要求，实行网络管理体系，由档案部门集中统一管理，专门负责收集、整理、管理全所的合同文档，同时档案部门负责监督指导各部门的合同管理工作，以确保档案完整、完全和有效地利用。各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。建立合同档案管理网络体系，明确职责，强化责任，才能事半功倍；同时进一步深化职能，加强档案管理与业务部门之间的业务交流和工作沟通，有序开展科研项目合同档案管理工作。
（三）明确管理程序。我所领导非常重视科研项目合同的制作过程，规定了合同档案必须如实记载合同签订、履行的真实情况。在合同签订前，必须将记载的全部内容，经过各相关部门领导的校对审核，由主管的所领导批准，还需要法律顾问室对法律方面审核同意后，方可签订合同，对合同档案的正确性、系统性、完整性负责，程序严明，要求明确，进一步降低风险，依法维护单位的合法权益，使合同档案充分发挥其突出的依据凭证性作用。
四、采取有效的管理措施
馆藏档案质量的好坏、完备与否，取决于档案的收集整理工作。在利用合同档案时，要充分发挥合同档案的宝贵信息，就必须有计划性地做好收集、整理等工作，同时因地制宜做好科研项目合同的归档管理工作，才能积极主动地为全所人员提供利用，使档案的作用得到充分的发挥。
（一）制定归档计划，主动介入。考虑到有些科研项目合同档案有其独特性，正式签订后需要办理免税等手续。所以，合同签订后不能马上移交归档，故建议采用按年度归档比较可行。
要做好档案合同的管理工作，必须制定完备的计划，每年年初，根据合同档案管理网络体系，档案部门要求各合同管理部门，列出预计当年新签合同清单，写明合同名称，合同数量、金额，合同甲乙方等基本信息，便于档案人员发挥主观能动性，配合业务部门有计划、有目的地开展未签或新签的合同或补充协议等的检查和指导工作，主动介入，保证科研项目合同材料完整、齐全、准确。
（二）归档时严格把关。由于合同档案的种类繁多，所以应该根据实际情况，严把归档质量关，认真做好归档接收工作。合同档案的整理应当由归档责任人负责并在归档前进行，列出合同归档清单，按照所内统一的合同编号进行系统排列。认真检查，为合同的真实性和完整性负责，检查时重申归档的合同必须为原件，合同的书写材料必须符合持久性耐久性的要求，合同附件必须完整、准确，合同中提到的相关培训材料及验收依据等必须归档完整。加强对合同的档案管理，完整保存与合同相关的证据材料，纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益，所以，我们必须重视科研项目合同档案的收集、整理和归档工作，严把归档质量关。
（三）归档、组卷工作。对于合同档案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，开发了一个合同管理平台，增加了一些合同特有的字段和检索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部门按照要求，随时录入新签合同信息，贴上各部门唯一的条形码，便于档案人员及时掌握合同信息，及时开展检查指导工作。待合同信息完整齐全后，一般于下一年年初，通过合同管理平台网上移交，档案部门仔细检查核对合同信息后扫入条码，正式组卷。
对于合同档案的分类、组卷、编号，我所是参照文书档案的管理标准来进行的，首先将“合同档案”设置为一级类目，然后按照“问题—年度”分类方法进行分类、组卷、编号。这里的“问题”，就是合同档案的类别。这个管理方法非常便于合同的统计、查找和利用，充分满足了合同管理部门的工作需求，给档案人员的工作也带来了便利。与此同时，由于合同档案不是一个独立个体，与科研生产经营管理各方面有着千丝万缕的关系，通过建立参见号，关联至各相关的案卷中去，进一步完善整个档案管理体系。
合同档案管理范文4
关键词：电子档案管理；传统档案管理；利与弊；分析；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。
一、电子档案管理同传统档案管理的比较
电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。
（一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。
（二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。
（三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。
（四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优势。电子档案管理具有诸多的优势。首先，应用电子档案管理可以有效提高管理档案的效率。因为在归档的时间以及归档的方式都节省了大量的时间，并且提高了档案的保存以及查询的效率。通过应用现代科学技术，例如应用数据传输技术，减少了文件打印、传输以及张贴的大量时间，采用专门的软件对档案的数据做好归类管理，具有一定的便捷性。其次，采用电子档案管理的方式有效减少了对纸张的利用，所以在环保工作中具有突出的贡献。由于减少了对纸张的使用，不仅能够减少资金的投入，还能够减少对树木的砍伐，有效地保护了森林资源，具有更加重要的意义。同时，采用电子档案管理的方式能够降低对订书钉、印刷和笔墨等材料的应用。
（二）电子档案管理的弊端。采用电子档案管理，虽然应用了科学技术增添了现代的元素，提高了档案管理的效率，给档案管理工作带来一定的便捷。但是，不能忽略掉电子档案管理工作中的一些弊端。首先，目前我国虽然对于电子文件管理工作制订了有关的法律法规进行约束其工作行为，但是以现有的法律规定而言，并没有得到健全和完善，还存在较多的漏洞。所以，当下电子档案管理在法律规定上还有待得到全方位的保障，怎样令电子档案真正受到法律的保障，是目前应该深入的研究的内容。其次，电子档案管理具有的最严重的弊端就是文件载体容易老化以及变质。因为如果在长期使用的情况下其很可能会造成无法读取的状况。一旦发生这种现象，就会引发文件丢失等问题，给档案管理工作带来一定的麻烦。所以，当下有关的电子档案管理部门正在寻求各种方式的保护措施，防止或者避免文件载体发生老化或变质，造成无法读取的现象。例如应用安全备份或云技术等方式，获得了良好的保护效果。再次，电子档案数据在进行传输的过程中或在实施共享的时候，对于数据的安全保护问题也是一项要考虑的问题。当下信息技术正在高速发展，给数据信息的传送带来便利的同时，也产生了黑客以及各种病毒等不利的因素。在传输数据过程中很容易对其安全性产生威胁，所以应该引起有关的管理人员的重视，并且加强防范，例如应用加密措施或者防火墙等方式，保证电子档案的安全。最后，应用电子档案管理对于工作人员提出了较高的要求。因为在归档程序中具有较复杂的程序环节，并且工作繁琐，对于技术水平的要求较高，所以需要具备高素质能力的工作人员。
参考文献：
[1]李丹一.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].办公室业务，2014（21）.
[2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].黑龙江科技信息，2011（01）.
[3]孙丽梅.电子档案与传统档案管理工作刍议[J].劳动保障世界（理论版），2012（01）.
[4]董利红.试析电子档案和传统档案管理的异同点[J].陕西档案，2015（02）.
[5]张承宇.基于QR码水印的电子档案管理系统的设计与开发[D].浙江理工大学，2013.
合同档案管理范文5
关键词：档案管理；实施；应用；措施
前言
档案工作是企业管理的重要组成部分。随着信息技术的发展，原有的档案系统在管理和应用等方面存在着诸多问题。例如档案借阅只限于纸质文件，数字化程度很低；档案检索效率不高，检索结果质量不佳；档案管理人员综合素质不高等。这些问题制约了企业的档案管理，无法满足企业长远发展的需要。因此建立一个统一、规范、完备的档案管理系统是必须之举。档案管理系统是中石油统一推广的档案管理平台。通过该系统能够实现公司档案管理的规范化、数字化，促进公司档案管理水平的提升。
1 系统简介
档案管理系统是由整合收集、科学保管和开发利用三个方面构成，实现了档案业务的收集、整理、保管、鉴定、检索和利用等功能。公司现有包含文书类、会计类、建设项目类、设备类等全部历史档案将全部电子化进入系统。实现了电子档案和实体档案的双轨管理。用户根据自身的权限登录系统，即可实时浏览检索其所需的电子档案，改变了以往只能借阅实体档案的限制，实现了对档案内容的整合和利用，真正实现了档案的数字化。
2 系统实施和应用
2.1 数据整理
基础数据整理。按照统一要求，档案部门对本单位组织机构、用户权限、操作流程及业务数据等基础数据进行收集整理。信息部门配合档案部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。
历史数据整理。信息部门协助档案部门把历史数据从旧系统中导出并整理成样例表的格式。档案部门根据档案管理规范，按要求对档案进行数据整理，对于有错误或不规范的内容进行修改，并按照类别进行分类梳理，确保档案迁移和数字化的质量。
2.2 系统配置
信息部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。两个部门共同检查确认用户权限和单位设置。档案部门设置好系统流程、档案类型、著录项等项目。信息部门再配置电子公文系统与档案系统接口。经过测试，系统实现了中油电子公文系统内已办结公文自动流转至档案系统，再由档案管理人员操作后，实现了档案的借阅，系统具备了上线条件。
2.3 系统培训
公司积极做好系统推广工作，派人参加关键用户培训班。关键用户学成后，对档案部门管理人员进行了包括系统功能、系统管理、应用管理及系统操作等方面的培训，使档案管理人员熟悉系统的使用。针对下属各单位的档案最终用户也对其进行包括制度在内的系统操作培训。
2.4 数据迁移
数据迁移前，按照谁产生谁定密的原则由原归档部门进行定密。定密后再进行数据迁移。历史数据迁移是系统应用的基础，是一项非常繁重而绵长的工作不是一蹴而就的，需要分期、分批、有序进行。
2.5 应用中存在的问题
目前，档案管理系统已在公司内部得到广泛应用，成为企业管理的重要系统之一。但是在档案管理和应用方面还存在一些不足，主要体现在下属单位档案收集整理不及时；缺少即懂档案业务又熟悉信息技术的骨干；档案的数字化进度缓慢；已办结电子公文自动流转至档案系统，有时存在数据不畅等问题。这些问题制约了档案系统的应用，因此如何改善成为档案管理人员的重要工作。
3 档案管理的几个改善措施
3.1 建立健全公司内部档案制度，规范档案管理。
按照中石油统一的档案管理标准，结合本单位实际情况，建立健全企业内部档案制度，完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作的各个环节和步骤，同时划清各类管理人员的职责，使各项工作做到有章可循，促进了档案管理工作的规范化、制度化，确保了档案工作的及时、准确和完整。公司下属单位的档案管理人员按照公司要求及时做好档案的收集整理和归档，避免材料遗失。公司档案部门的管理人员，则严格按照统一的档案规范，做好实体和电子档案的收集、整理等工作。
3.2 加强系统安全的监管和维护，做好信息安全。
档案是企业最重要的材料之一，反映了企业不同时期的生产经营和管理情况，因此保证档案数据的安全是重中之重。档案管理系统在设计和开发时就做好了系统内安全防护，档案数据在系统内的安全由总部统一部署和保证。各下属单位在使用档案系统过程中，也要注意信息安全和保密。
配备专用计算机，通过专网保障数据的安全运行。用作档案管理的计算机应专机专用，专人管理。禁止该机器上互联网或安装其它非信息系统。定期做好操作系统的优化和升级，经常清除系统垃圾，清除恶意软件。安装可靠的防火墙、防病毒软件。严格U盘使用制度，关闭无用的端口。系统账户、口令的设置必须符合规范。切断一切与计算机有关的风险因素，通过中油内部网和统一的身份认证平台登录系统，就可以确保数据的应用安全。
强化意识，加强系统用户的监管力度。随着档案管理系统的逐步深化应用，系统用户将大幅增加，系统安全运行的风险将加大。只有通过制度约束，加强对系统用户的监管，才能防患于未然，确保系统的安全、可靠。强化表单管理，细化用户权限表单内容。公司属各单位用户权限变更，由各单位领导做好把关工作。档案管理人员收到用户服务申请表时，做好用户信息核对和审批，必要时可进行电话核对，确保系统中用户信息和权限的真实有效。下属各单位还要明确档案工作的职责分工，由专人负责，明晰档案的各项制度和规范。禁止多人使用同一用户名和密码登录，禁止使用他人用户名和密码进行系统操作。
3.3 建立健全应急机制，提高处置突发事件的能力。
结合档案工作特点，建立健全应急机制。制订符合客观实际又具有操作性的应急预案，预防突发性事件的发生，做好应对突发事件引起危害的应急措施准备。规范应急管理机构，加强应急队伍建设。明确职责，确保发生突发事件时，能够有效组织、快速反应共同应对和处置。档案管理员更要提高自身的业务水平，特别是负责借阅的工作人员要十分熟悉馆藏，保证在不利用计算机检索的情形下，找到用户所需档案。同时对档案管理人员开展应急培训和演练，保证其在面对突发事件时，能够快速反应、有效控制和妥善处理，提高处置突发事件的能力。
4 总结
档案管理系统在该公司已上线运行一年多的时间，目前系统运行平稳有序，取得良好的效果。档案工作人员还应充分利用系统功能，完善档案信息化基础设施，加大档案数字化的力度，同时配合总部做好系统深化应用工作，力争通过系统的应用更好地提升公司管理水平，为用户提供更实用、更有效、更准确的档案服务，实现档案管理工作向新高度迈进。
参考文献：
[1] 金波. 关于企业档案信息化建设的思考 .上海大学学报[J]，2005年9月第12卷第5期：100-103
[2] 汪英. E6档案管理系统在科技档案管理中的应用体会.科技创新与应用[J]，2012年第18期：316
[3] 高东红 田薇. 浅谈档案管理信息化 . 神州[J]，2012年第08Z期：211
作者简介：
合同档案管理范文6
英国档案管理的法律依据
公共记录法（The Public Records Act 1958、1967）。该法涵盖整个生命周期的公共记录，无论是什么格式，从创建到销毁或移交给国家档案馆或核准的储藏地点，对这些记录都做出了调节规定。如对文件选择保存的法定文件，应不迟于30年送交国家档案馆，因特殊原因，须推迟移交应得到大法官的批准。
地方政府(记录)法（The Local Government (Records) Act 1962 )。赋予地方政府充分利用档案资源进行服务的权力。包括查阅和复制档案，编制索引，公开发行和举办展览等。该法只是提倡政府档案部门提供这些服务，而不是作为他们的管理义务和职责范围。此外，该法授权地方政府获得并保管超越行政记录以外的社会纪录，使他们可用于公共研究。
公共图书馆和博物馆法（The Public Libraries and Museums Act 1964）。一些地方当局授权图书馆机构在不影响主业的前提下，可以从事档案收藏业务。
地方政府法 (The Local Government Act 1972 )。规定地方当局妥善安排政府各部门形成或保管的文件档案，但也没有要求他们提供档案服务。1999年，环境、运输和区域部对“妥善安排”一词作出解释，即对一个地方当局的各个阶段的行政文件管理，无论以纸张或电子方式存在，只要其有持久的历史价值，就应当提供一个既定的档案服务。
地方政府(威尔士)法(1994)。要求所有新成立的政府部门向文书管理部门(The secretary of state)提交档案服务计划。
数据保护法（The Data Protection Act 1998）。数据保护法1998年7月16日通过，主要针对出版行为，明确保护档案资料当事人的权利和档案资料保护的原则。该法还解释了用于历史编纂和研究目的的豁免条款以及一些复杂的过渡性条款。
信息自由法（The Freedom of Information Act 2000）。公共记录法（1967）由公共记录法（1958）修订而来，2005年信息自由法的生效对现行公共记录法的实施产生非常重大的影响。该法案对公民获得信息记录和档案的权利做了进一步的明确，对所有相关机构贯彻信息自由法提出强制性要求，公共记录法的内容考虑根据信息自由法的精神加以修改。
建议档案管理立法。2003年8月29，国家档案馆就拟议中的国家档案管理立法，用文件形式从档案用户需求和公共机构记录和管理档案两方面详细征求了今后的立法建议和意见。
英国档案管理的主要机构
档案工作联席会（The UK Inter Departmental Archives Committee）。该机构成立于1996年2月，是一个跨政府部门处理档案政策问题的重要协调机构。其组成的代表来自: 国家档案馆、苏格兰档案馆、北爱尔兰公共记录办公室、社区事务和地方政府部、英国文化媒体和体育部、政府教育和技能部、苏格兰执委会、威尔士国民议会。此外，下列非政府机构已应邀担任专家顾问: 博物馆、图书馆和档案馆委员会(MLA) 、全国档案理事会(NCA)和大英图书馆。
国家档案馆（The national archives）。它由公共记录办公室和皇室令状的历史手稿委员会合并组成。其主要职能是管理中央层级的公共部门档案，提供广泛的咨询和指导服务。在档案移交前，国家档案馆制定政策和标准，对政府和其他公共部门的档案管理行为加以规范，明确哪些记录应予以永久保存，哪些按程序应予以转移或销毁，谁负责协调和监督工作，以确保全部公共记录得到妥善处置。在现今政府的白皮书中，所有中央政府机构均订下创建和管理电子档案的目标。跟踪白皮书目标，国家档案馆与中央各政府部门、公共服务机构及其他利益相关者(如软件商)联手开发、实施和完善的电子档案管理标准。为此，国家档案馆已成立了一个公共记录管理咨询服务部门（NAS）。现在NAS提供咨询服务的职权范围已扩大，覆盖更广泛的公共部门。国家档案馆另一个主要职能是向负责司法的国务秘书提出市民利用公共记录的一般建议，并经与信息部门达成协议，监督信息自由法在档案部门的贯彻实施，确保市民通过记录和档案获得公共信息的自由。
博物馆、图书馆和档案馆委员会(MLA)。它成立于1999年，受文化媒体和体育部委托，建立档案专责小组，调查和分析全英档案馆工作状况，着眼于形成档案馆对人民生活的超凡影响力。2002~2003年档案工作组共召开了8次会议，并就档案工作及其所有可以想象到的内容，征询超过700圈内外组织和个人的意见，作为制定加强和改进档案馆工作的决策依据。
地方档案管理服务机构包括地方政府公共记录办公室、档案馆和图书馆档案部门。在不同的地方，三者有的是合一，有的则是分设。
启示和建议
赴英学习、考察，感到最大的收获是观念上的收获，档案管理和服务同样需要借鉴国外先进的管理理念，但不必照搬照抄别人的具体做法，在拿来时充分考虑到我国特别是武汉的实际和现阶段的经济社会发展水平。
1. 以民为本，在需求调查的基础上，设计开展吸引公众“走进档案馆”和“档案进入家庭”的系列活动。在国外，公共服务机构的社会地位和资金配置往往根据公共服务的效果和享受公共服务的人气决定的，没有人进档案馆或极少人进档案馆，档案工作就不可能受到重视，档案文化的价值就得不到充分体现，档案机构的生存和发展就会成问题。而我国现阶段正处于由机关档案馆建设向公共档案馆过渡的阶段，许多档案馆公共服务功能较弱。因此，我们可立足于馆藏资源，用“档案求解”、“兰台寻宝”等活动吸引公众特别是青少年和家庭亲近档案馆。以社区居委会、市区两级文明特色家庭、家庭档案协会成员和档案工作者为对象，继续开展市民档案、家庭档案活动，使档案管理和服务更加亲民，植根于社会公众的沃土之中。
2. 坚持依法调节档案管理和服务行为，按照规范性文件、政府规章和地方法规三个层次，进一步完善档案政策法规和档案业务标准，为社会档案管理和服务提供法制保障。英国档案界人士法治意识较强，他们开展工作的主要依据就是法律法规，如公共记录法、地方政府法、数据保护法和信息自由法。这也是英国档案部门五花八门而管理却井然有序的原因所在。法律文件是方向，是导引，是准绳。档案立法就是确立方向，树立标杆和制定原则。
3. 着眼于资源整合，建立档案馆、博物馆、图书馆联席会议制度。鉴于档案馆、博物馆和图书馆都是有着丰富馆藏的公共服务机构且优势互补，博物馆、图书馆和档案馆委员会（MLA）在英国政府的引导下成立。该组织由政府内阁部门文化媒体和体育部给予资助，委托进行博物馆、图书馆和档案馆发展进行调查分析，提出政策建议。政府能够以面向公众服务的共同利益为纽带，统筹考虑三家馆的建设规划和长远考虑，实现资源的整合和优化配置。MLA运行模式可以为我借鉴，档案部门可与文化部门联系，建立档案馆、博物馆、图书馆联系会议制度。每年开一次年会并确定一个主题，可邀请高校地方历史研究部门、社科院、党史办、方志办、文史馆等部门列席会议，共同研究探讨发挥各自优势联合为公众提供服务的内容和途径。
