合同档案管理范例6篇

合同档案管理

合同档案管理范文1

关键词:合同档案管理

前言

合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。

一、合同档案的收集

合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。

如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。

对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流转(一式三联,格式如下) 。待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合同文本一并归档;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。在合同用印阶段,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。

合同审批单

二、合同档案管理模式

在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之,在立卷归档阶段,合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理门类。这自然有其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性。但是,随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发,传统做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要,与当前的利用需求存在一定矛盾。

另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案,这也给合同档案管理带来一定风险性。首先,合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁;第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。因合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。目前,随着社会信用体系的构建,不少地方开始推行

“重合同,守信用”企业认证工作。收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。

鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次,实现合同安全统一管理。建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作,避免档案缺散流失。第二层次,开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。在分类归档方式上,理想做法是合同文本归档一式二份:一份用于档案部门正常分类归档,维护各类档案的系统完整;另一份提供合同部门(或财务部门) 建立合同执行信息记录。为了便于统计查询和开发利用信息,后者可以采取灵活多样的分类和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料保管。当然,机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。

三、合同档案保管的划分

对于合同保管期限,存在两种极端的看法。一种片面夸大合同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管;另一种则相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。事实上这两种做法在认识上都存在误区,不利于合同档案的科学管理和有效利用。划分合同保存期限时,要联系合同价值进行综合分析。

例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参考指标;合同作为技术文档时,它所依附的设备仪器、土地不动产等使用年限应作为考虑因素;有的合同具有深远的社会影响(如反映重大经济和社会意义的合资合作协议等) ,可以考虑列入永久保管。近年来,经济纠纷案件呈现上升之势,因此合同争议的诉讼时效也在参考之列。可见,尽管鉴定合同价值并无具体标准可循,划分保管期限也不宜一概而论,只要善于综合各方面信息,运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题,就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。

四、对变更、撤销和失效合同的管理

对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点,容易被忽视。事实上,由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用,对其变更与解除也应慎而处之。

《合同法》规定,当事人协商一致的,可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的,依照其规定。因此,对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时,要参照法律规定办理有关审批程序和登记手续,并在合同签订方共同见证下将合同文本全部回收,统一办理变更或销毁。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明,双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失,而造成不必要的经济纠纷或损失。

五、合同档案信息资源的开发

长期以来,合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。在编研方式上,除了采取传统的分类统计、数据汇总、比较分析等方式对合同档案开展一次、二次编研外,还要紧密结合社会利用需求,发掘其独特的信息内容。应当注意到,伴随世界经济一体化和中国加入WTO ,构建各个层次的信用管理体系已逐渐成为社会以及企业界的共识。积极开发合同档案资源,找准切入点,是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分,应当与信用体系互动互惠,从而发挥更大的现实意义。

合同档案管理范文2

论文关键词:合同档案,归类,管理,措施

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理,就必须掌握企业合同档案的特征,具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中,合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言,合同以法律形式存在,其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下,又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录,其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程,因此,合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下,会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证,又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此,合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节,必须要在合同法允许的范围内执行,也因此,赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言,合同法均有明确规定。例如,订立合同的形式有3种,包括口头、书面及其他形式;内容方面,对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定;还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式,才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时,一旦丢失某一部分,就失去了合同部分及全部法律效力,难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本,又包括签订前和签订后的任何一个有关材料,例如,签订前的洽谈、招投标,签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等,组成了合同档案,要想确保合同档案的完整性,就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比,一个完备的企业,每年内制定的合同档案相对较多,少则几百件,多则几千件。在这种情况下,要区分两种合同档案的分类方法,从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看,主要是依据科技档案和文书档案进行归类,科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下,既给合同档案的分类整理增加了难度,又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时,要以集分式分类原则为中心,依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类,重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定,适用于企业的有名合同包括:买卖合同,借款合同,运输合同,委托合同,技术合同,承揽合同,供用热力、水、电、气合同,技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同,制定集分式分类表,并在分类表中,将合同档案分类归档,依次为60~69号。

有名合同,又叫作典型合同,是指在法律规定中,确定其规则及名称的合同。无名合同,又叫作非典型合同,是指在法律规定中,未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中,年度、分类号以及件号共同组成档号,年度为签订合同的年份,与合同相对应的具体分类号码为分类号,件号是在相同年度、相同分类号中,按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号,代码用阿拉伯数值0~9标注。例如:2014—62—002,该档号表示2014年度,借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前,企业要安排一个部门,做好办理合同的相关工作,防止出现办理人员和部门相对分散,无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制,并由合同主办部门负责,从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如,将合同分为几大类,同时采用特定符号标记,例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序,在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性,一旦制定,无特殊情况,不允许私自更改。采用合同编号排列法,对未移交的合同材料进行保管,从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前,由合同主办部门统一负责收集合同材料,并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征,因此,合同主办部门在收集合同材料时,要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作,各部门相互配合、协调,确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内,将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后,存在变更、作废和解除等问题,难以确定合同最终办理时间。所以,尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案,先由合同主办部门进行收集和保管,待合同办理时间确定后,转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理,对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理,大多采用分散式归类管理,给合同档案管理带来一定难度,不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲,充分利用其管理特性,采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论,在企业合同档案管理工作中,集分式管理效果更好,更加实用,更符合企业合同管理的需求,能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览,2013(20):231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案,2015(4):40-43.

[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化月刊,2015(15):83-84.

合同档案管理范文3

Abstract:Archives of engineering construction contract management of construction enterprises are management work in legal documents and evidence. This article on the project construction of contract management of.

关键词:工程 合同 档案

Key words: project contract archives

任何一项工程都要有业主委托设计、监理、施工,各方之间的责任与利益不同,只有通过合同才能形成相互联系和相互制约的机制,从而实现工程的目标。因而,作为合同文件的档案管理在工程中显得尤为重要,加强工程施工合同的归档管理和开发利用成为工程施工档案管理部门面对的重要课题。合同管理是项目管理的核心,其始终贯穿于项目管理的全过程,因而我们要做好工程中的合同档案管理工作,促进工程中各方维护自身的利益,确保市场上各种工程活动的协调有序地运行。

一、对工程合同档案的理解

工程合同是工程施工单位、承包人、建设单位、发包人完成某项工程项目勘察、设计、建筑、安装工作、建设单位接受工作成果并支付报酬的书面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都应该收集、归档、整理组卷、装订、归档,并进行长时间的保存。合同档案内容包括投标、中标书、信件以及数据、合同书、电传、电报、传真、电子邮件、电子数据交换等,其中市政工程承包合同实际包括勘察、设计、建筑、安装合同。

二、工程合同档案管理的任务

在工程建设的市场经济条件下,我们要培养工程合同意识,使工程各方都认识到如果不签订合同将不利于自身和市场的发展。首先,在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查,评估合同风险,然后进行工程合同的策划,为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。其次,当合同签订后,应该对于合同实施情况进行跟踪,收集合同实施过程中的信息资料,然后对此进行分析,提出合同实施方面的意见、建议,建立合同实施的保证体系。

三、如何提高工程合同管理水平

3.1加强工程合同档案管理质量

工程合同管理对材料的收集是管理的基础工作,对此,工程施工技术人员、监理人员要加强对档案管理人员的联系,档案管理人员也要跟随施工进度在在收集时做到有的放矢,保证材料收集的连续性与完整性。收集的材料除了要完整,还应该确保其正确。因而工程监理还应该检查合同内容是否字迹清楚、齐全、完整,合同的书写是否规范,合同文本上是否有双方代表人的签章与日期。还要保证作为企业档案部门留存的建设工程施工合同必须是“第一手”的原始记录,只有加强合同的收集与整理,才能防范工程管理中的漏洞,避免工程纠纷。

3.2建立健全合同档案管理机制

21世纪是法制的社会,在工程建设过程中我们应该签订合同,明确了发包人和承包人在工程中的权利和义务,因而企业要建立健全合同管理制度,使工程合同依法订立,依法履行,以达到维护各方权益,提高效益的目的。首先,施工合同签订后的关键问题是如何依法履行。我们应该遵守《民法通则》、《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》,规定合同双方应认真履行各自的权利和义务,任何一方无权随意变更或解除合同,任何一方违反合同规定,都必须承担相应的法律责任。这样充实完善档案案卷,科学地规范档案法规,更进一步地加强档案法规建设。其次,制定施工合同档案的收集范围、责任单位及责任人员和归档时限。合同管理人员要认真履行自己的职责,保证纵企业各层次关系明确,在企业《工程技术资料管理办法》中应明确施工合同档案管理的考核办法,使档案管理部门和人员产生激励作用,确保建设工程施工合同归档渠道的畅通及归档的及时性和完整性。最后,工程合同档案是一种宝贵的信息资源,档案人员应学会用现代的科学理论完善工程合同档案管理,进行动态性、实时性的管理,及时全面地总结经验教训,并要做好必要的保密工作,维护企业自身的合法权益。

3.3建立健全合同管理网络体系

建筑安装施工企业具有跨地区跨省市、施工点多面广、施工基地迁移频繁等特点,因而在工程合同管理中往往会存在一些问题,为了保证工程合同档案的收集同基本建设类档案一样要齐全完整,除了要按照“统一领导,分级管理”的原则实行公司和分公司两级管理,另外可建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、完整的、稳固的合同管理网络体系,做好档案的收集、整理、归档、利用工作,更好的完善工程合同的渠道。第一,建立网络体系就要求合同管理员经常咨询和查看各级合同档案管理的工作状况,每个季度各级合同档案管理员将这段时期的档案管理变化情况报道给公司合同管理员,加强双方之间的联系。第二,每年各级合同档案管理员将各地的收集完整的合同档案连同合同台帐一并移交公司经营部门,然后由公司交企业档案部门留存。因为完整的企业建设工程施工合同管理网络是信息畅通的渠道,辅以计算机的应用则更快捷、容量大。第三,企业档案部门收到工程合同后应该按合同台帐、合同编号进行一一的对照,发现有缺的要及时进行追回。接着企业档案部门还要对档案进行分类,按照责任者、文件题名、时间、保管期限、文件字号、密级、档案号制成档案的二次文献输入计算机并组卷归档。

三、结束语

工程建设是社会经济发展的动力,而良好的工程合同档案的管理又能提高工程建设的效益,因此我们要不断完善工程合同管理,提高工程档案管理的质量,以更好的为工程各方创造利益,为社会发展服务。

参考文献:

[1] 刘晓明.合同档案的特点及其管理[J]. 科技情报开发与经济.2006年04期

合同档案管理范文4

合同档案主要是将合同履行全过程和情况的全部文字资料进行记载,随着市场经济的扩大,世界经济一体化及企业规模的不断扩大,使合同的地位日趋显著,在经济社会的活动地位日渐重要。采取科学规范的合同档案管理,可有效的保障法人和单位的合法权益,需要管理人员和领导重视合同档案管理的重要性。

一、合同档案建立的必要性

外部因素的影响是起建立合同档案的主要因素。随着国家经济的快速发展,世界大环境的变化,市场竞争力日趋激烈,这些都对企业发展造成很大影响,因此,企业管理者也需要顺应社会发展的趋势,尊重客观规律增强法制法律观念,同时积极参加国际平台,汲取他人长处,增强自身合同风险化解能力,提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益,在生产经营中签订大量合同协议,大量合同文本需要保存,势必会产生合同档案,因此,企业需要建立完善科学的合同档案管理制度。其次,企业任何一部分的经济活动,都需要通过合同进行记载和规范,当企业中出现任何一个问题,都需要通过合同档案进行处理和解决。因此,企业内部如果保持平稳运行、持续发展,必须建立合同档案办法。

二、油田企业合同档案管理存在的问题

(一)难以收集合同档案资料

合同档案管理工作中,难以收集合同档案已经在油田企业中屡见不鲜。在法人单位看来,不同职能部门,所拟定和承办的合同有所不同。在起草、审核、审批以及履行合同时,需要经过一系列复杂环节。而且合同要想实效,需要经过所有责任方共同承担责任,签字后才能生效。具有流程复杂,周期长等特点。在收集合同档案时,会存在中途流失的现象。所以,在收集合同档案时,不利于开展部门工作收集合同情况。

(二)企业对合同档案管理缺少重视

在某些油田企业中,由于缺少专业合同人员配备,加之对于合同管理存在认识偏差,就连合同管理人员都对合同档案管理缺少基本认识,领导者对于合同管理方面更加轻视,未将合同档案管理纳入部门职责和个人岗位职责,甚至连最起码合同管理制度都没有,也并没有监督和检查合同档案归档情况,造成合同原件丢失,给企业带来了不必要的经济损失,管理人员在收集档案后,未及时归纳和整理,合同归档不及时,影响了合同档案管理工作的顺利实施,并且频繁更换管理人员,使得合同档案管理工作呈现混乱局面。

(三)合同档案管理缺乏规范性

在油田企业合同管理中,缺乏完整的合同内容也是普遍存在的现象。部分合同承办人缺乏完善的法律知识,缺少合同法的基本知识,使合同内容不完整。其次合同格式不规范,影响了合同档案质量。再者由于合同承办人责任心的缺失,工作中易出现数字,格式、地址等的人为错误。在合同管理中,管理人员按合同档案管理相关制度对合同档案进行分类和归纳,使合同档案条目不清,难于查询。

三、合同档案管理的改进措施探讨

(一)增强合同管理的规范性

企业需要根据档案相关规定,制定符合企业的档案管理制度,构建完善的档案管理制度,提高合同档案管理的规范性,合同档案管理制度需要明确合同文本格式、所包含的附件清单及合同编号原则,以便合同档案的收集工作。另外,提高合同档案管理的网络化和信息化水平。在合同档案管理中,可采用先进的信息化技术,对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作进行在线管理,实现合同管理一体化,保证合同档案信息齐全、准确,同时方便合理开发和利用档案。

(二)专业化培训档案管理工作

企业领导需要认识到合同档案管理工作的重要性,认识到合同档案管理工作关系到企业生存发展,制定合同档案管理制度,企业需要将合同档案管理纳入到部门及岗位职责上,管理人员要定期向领导汇报工作情况,使领导知道档案管理工作的存在的问题,并积极处理,企业需要由相对固定的专业人员负责档案,保证合同档案的连续性。同时制定严格的奖惩制度,若出现问题,需要给予必要的惩罚,以次改善管理人员的合同档案管理意识薄弱的问题,其次是加强合同档案管理的培训,以此增强管理人员的工作责任意识,提高业务水平综合素质。最后,企业需要将绩效考核注入合同档案管理工作中,保证合同的完整、准确、及时归档,合同档案管理员监督指导合同形成部门和下属单位进行合同归档工作。

结语:在企业合同档案管理工作中,为了保证企业健康持续发展,需充分发挥合同档案管理的作用,针对合同档案管理工作的问题,规范管理制度,合同实施网络信息技术,并提高管理人员的业务水平和综合素质,以此促进企业的发展。

参考文献:

[1]李炜. 企业合同管理问题浅析[J].黑龙江档案.2013

[2]沈巧玲. 合同档案管理工作中的问题与改进意见[J].办公室业务,2013

合同档案管理范文5

关键词:企业用工;劳动合同;风险

当前,全国大多数供电企业在劳动用工方面日趋规范,但随着《劳动合同法》的实施,给企业的人力资源管理带来了一场全新的革命,《劳动合同法》要求企业从劳动合同的订立、履行、变更直至解除、终止都采用书面化管理,否则将面临巨大用工风险。新形势下,企业如何在劳动合同管理环节重新构造一个全新的精细化管理模式,以适用劳动合同法的要求,降低用工风险,这已经成为企业人力资源管理工作中的重中之重。

1、企业用工风险

1.1 用工机制风险

《劳动合同法》规定,劳动者在该用人单位连续工作满10年的,“连续订立二次固定期限劳动合同”等条件的,便可与该用人单位签订“无固定期限劳动合同”。这样,企业将面临“无固定期限劳动合同”用工比例的逐年上升,固定期劳动合同的期限从过去的短期化调整为中长期,劳动合同长期化趋势不可逆转的局面。由此,用人单位长期习惯于用劳动合同终止来调整劳动关系的方式已不适用。稳定就业的确对和谐稳定的劳动关系有益,但会减弱企业用工机制的活力,使企业竞争力减弱。

1.2 用工成本风险

这里指的用工成本风险是企业因劳动合同终止需支付的经济补偿金和新增的企业违规成本风险。

1)劳动合同终止成本风险

由于新法规定,企业终止合同需要支付经济补偿金,并且补偿金基数由原来的终止前12个月的平均实得收入(扣除个人税与费)调整为终止前12个月的平均收入(含税与费),而这个经济补偿金总是隐性存在,企业始终存在风险。

可能会有人认为,既然合同终止会产生经济补偿,那么企业不终止合同不是就可免除补偿了。这是一个误解,企业不终止合同,经济补偿只是暂缓发生而已。另外,大量的劳务派遣员工通过劳务派遣单位支付的经济补偿金也不能忽视,因为劳务派遣人员的劳动合同终止补偿金是同样适用法律规定的。

2)新增的企业违规成本风险

以下五项内容,都是新增的企业违规的成本风险。

(1)自用工之日起满一个月未满一年未签订书面劳动合同,用人单位应当向劳动者每月支付2倍工资。

(2)用人单位违反规定不与劳动者订立无固定期限劳动合同的,自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付2倍工资。

(3)用人单位违法解除劳动合同可能向劳动者支付双倍补偿金。

(4)用人单位不按法律规定支付劳动报酬、加班工资或经济补偿金,要按50%以上100%以下加付赔偿金。

(5)用人单位有违法行为,导致劳动者解除合同,用人单位要支付经济补偿。

1.3 用工管理风险

用工管理风险是指用人单位用工管理不到位或用工管理不严造成的风险。

1)用工管理不到位产生风险

(1)不签劳动合同就用工;(2)本企业工龄未连续计算;(3)非全日制用工不签劳动合同;(4)合同到期不续签。

2)用工管理制度不严产生风险

(1)规章制度不健全;(2)内容不合法;(3)缺少民主程序;(4)制度未使劳动者知晓;(5)制度缺乏操作性。

2、化解企业用工风险措施

2.1 化解用工机制风险

用人单位必须牢固树立人力资源是企业第一资源的理念,以人为本,处理好灵活的用工机制与控制好无固定期劳动合同增长的关系。

1)严格把好招聘关

把好招聘关是劳动合同管理的开始,企业一定要树立“招聘合适的人到合适的岗位”的理念,特别是在招聘录用前书面告知员工录用条件和做好考核录用工作,绝对不能只看履历,或让应聘者经受心理测试等,忽视了招聘管理,放松了用工第一关,使企业丧失了试用期内单方解除权。

2)采用形式多样的灵活用工

在法律允许的范围内,尽可能保持用工机制的灵活性。进行岗位分析,有的岗位可以订立完成一定工作为期限的劳动合同,有的岗位可以采用非全日制形式、外包形式、劳务派遣形式等形式多样的灵活用工。

3)根据岗位性质和企业不同实际需求签订劳动合同

在企业发展不同阶段,劳动合同管理有不同的侧重点。企业可根据岗位性质和企业实际需求与员工签订劳动合同。再者,企业的性质也有不同,有劳动密集型企业,高新技术企业等,其岗位不同,对人员的需求也是不同的。因此,在市场经济条件下,企业不可能都与劳动者签订无固定期限劳动合同。建议可对专业性较强的骨干岗位签订3至5年甚至更长期劳动合同,对替代性较强的熟练岗位也要按企业实际需求签订,期限也可3至5年或较长一点,合同期满后,除少数人员留用外可终止合同。

4)控制好无固定期劳动合同

企业为了灵活用工,形成员工“能进能出,能上能下”的竞争机制,必须控制增长的无固定期限劳动合同。根据上述某上市公司测算,管理、技术岗位、班组长和技术工种岗位的可替代性较弱,无固定期合同可适当控制在70%以内;可替代性较强熟练岗位,无固定期限合同可控制在30%以内。企业总计无固定期合同比例一般控制在50%左右为好,以保持用人机制的相对灵活性。

2.2 化解用工成本风险

1)计提“终止准备金”,消化“终止”成本

劳动合同终止补偿是在劳动合同期满终止时发生,是潜在的用工成本。因此,企业可以通过设置劳动合同“终止准备金”来合理消化“终止”成本。企业可根据当年的平均工资计提1个月工资作终止准备金。如2008年1月1日之前订立的劳动合同,企业终止补偿2008年1月1日之后的年限。2008年1月1日之后订立的劳动合同期满终止的,企业终止补偿该员工在本企业全部工作年限。计提“终止准备金”将劳动合同期满终止时发生的一次性补偿成本合理地分摊至每年用工成本,客观反映企业的盈利能力。

2)杜绝违规成本发生

企业应依法规范用工,建立先订劳动合同后用工和续签合同领导审核制度,防止用工超过1个月未订立劳动合同和违反规定不与员工订立无固定期合同情况发生;按劳动合同或集体合同约定支付劳动报酬、加班工资;依法为员工缴纳社会保险。企业依法履行义务和行使权利,杜绝违规成本发生。

2.3 化解用工管理风险

1)依法建立和完善劳动规章制度

企业应结合实际,建立合法合理的规章制度,健全劳动合同管理、考勤管理、招聘、年休假、保险福利、劳动定额、岗位标准与考核、奖惩等规章制度,不仅保障员工享有劳动权利、履行劳动义务,同时也保障企业依法行使管理权。企业在建立或修订涉及职工切身利益的规章制度时应当依法经过民主程序和告知义务,保护好企业的合法权益。

2)加强劳动合同管理

企业必须建立劳动管理台帐,劳动合同签订、变更、终止、解除台帐;员工培训记录台帐;员工考勤统计台帐;员工医疗期管理台帐;员工年休假台帐;人事管理台帐等,提高劳动合同管理水平,杜绝用工管理不到位和用工管理制度不严等弊病,化解用工风险。

3)加大劳动用工自查自纠

企业在用工时依法进行自我约束、自我监督,开展自查自纠可以及时纠正错误用工行为,减少企业损失。从用工基本状况、劳动合同订立、工作时间和工资支付、社会保险缴费、规章制度制定和完善等方面检查,还可聘请专业单位检查。自查中发现的问题要及时整改,以免造成损失。

合同档案管理范文6

(苏州工业园区档案管理中心 苏州 215028)

摘要档案资源整合与服务是我国“十二五”档案事业的工作重点,城建档案是城市建设过程的真实记录,本文将探讨在开发区行政体制下城建档案信息资源整合与利用,同时以苏州工业园区档案馆为例,剖析开发区城建档案资源整合与服务的具体实现。

关键词 城建档案 开发区 资源整合 服务

中图分类号G272 文献标识码B 文章编号150706-7049

城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实体等不同载体的档案。开发区城建档案既是城市化的集中体现,又是城市经济建设的缩影,对城市未来发展具有较高的价值。开发区城建档案工作如何适应开发区高速发展的需要,如何整合发展过程中形成的大量分散的档案信息,如何适应开发区精干、高效的行政部门设置,这需要有效的档案管理模式指导开发区城建档案管理工作的开展。

一、城建档案信息资源整合与服务

国家档案局局长杨冬权于2011年5月接受《中国经济网》采访“十二五”档案事业发展时,文章报道的标题即为“加强服务能力建设,实现档案资源共享”,并提出“我们将树立‘大档案’的观念,抓紧制定法规,加强文件归档工作,加强档案接收进馆工作,加强档案收集工作,加大档案资源整合力度”。档案资源整合与服务已经成为我国“十二五”档案工作创新的重要内容。

1、城建档案信息资源整合与服务的内涵

目前对城建档案资源整合存在许多定义和理解,但需从资源整合的本质去理解。资源整合实质就是优化资源配置,达到1+1大于2效果。城建档案资源整合不是简单地将分散的规划、建设、竣工档案集中管理,而是通过对档案机构和档案资源配置优化,从而提升档案服务功能。同时,城建档案信息资源整合与服务相辅相成,档案服务是城建档案信息资源整合的目的,亦是档案资源整合的动力。

2、城建档案信息资源整合与服务的内容

城建档案信息资源整合主要包括机构整合、资源整合、服务整合和人才整合。机构整合是资源整合的基础,资源整合是服务整合的基础。

(1)机构整合

任何改革是否成功要看此项改革是否能够推动这项事业向更高层次迈进,广东的顺德和深圳、上海浦东、安徽和县等地在整合当地档案资源、改革档案管理模式等方面迈.出了成功的步伐,他们改革的共同点在于建立一个“归属明晰、门类齐全、服务高效”的国家档案资源管理机构,改革我国档案管理体制和机制,即从体制上实现档案工作机构归并,并建立与之相适应的档案管理机制。

(2)资源整合

城建档案信息资源整合包括与档案实体和档案信息有关的多方资源整合。包括硬件资源整合、软件资源整合、档案信息资源和人才资源整合。

①硬件资源整合

包括城建档案馆建筑整合、恒温恒湿档案库房整合、监控与智能设备整合、数字档案馆设备和档案实体等整合。通过硬件资源的整合,可让行政区域内的档案实体得到最好的保管。

②软件资源整合

软件资源整合主要指构建统一的数字档案馆软件平台,包括数据库软件、数字档案馆应用软件等整合。通过软件资源整合,达到减少软件重复开发等问题。

③档案信息资源整合

城建档案信息资源整合主要指相同或异构数据库的档案数据整合,实现对电子图纸、声像、视频等档案数据集中保管。

(3)服务整合

开发区城建档案对城市规划、经济开发、交通布局、节能环保等领域具有重要作用,通过档案资源整合,可向公众提供“一站式”档案利用服务,从而提升档案服务水平和服务效率。

(4)人才整合

档案机构整合、资源整合与服务整合是否成功的关健是人才整合,通过对不同专业人才整合,可以达到优势互补的效应。二、开发区城建档案信息资源整合与服务存在的不足与缺陷

1、城建档案分散,权责不明

城建档案信息资源整合不仅包括传统与城市建设相关的责任部门的文书档案,还包括各种载体的电子图纸、声像档案、视频档案的专业城建档案,使得多头、分散的专业档案集中、统一管理。但目前城建档案还分散在规划、国土资源、消防、质检、交通等部门,受到部门保护、部门利益的钳制,各部门还未就城建档案信息的统一达成一致,开发区管委会体制的“简单灵活”和“一站式服务”不能极好线。使得城建档案信息资源的统一管理面临着信息孤岛和信息壁垒的问题,在查档和使用过程中,档案调度难度大,信息服务不尽如人意。

2、城建档案信息资源利用率低

城建档案涉及到建筑、市政、交通、人防、园林风景等领域,对城市规划、交通布局、节能环保、旅游资源开发等具有重要参考意义。而开发区的城建档案相较于普通城建档案,具有档案信息量大,信息增长速度快、信息价值量高、档案信息时效性强等特点,对智慧城市建设、区域经济一体化和国家经济规划布局有举足轻重的作用。然而社会组织、企业和个人,还未意识到开发区城建档案的价值,造成档案信息资源利用率较低,价值属性不能完全体现。

3、信息化程度不高,服务意识淡薄

信息化建设对于提高城建档案利用率,增强档案利用效率,加强城建档案馆资源配置,促进档案事业的发展有重要意义,然而目前,大部分城建档案管理部门的信息化建设程度不高,给档案信息资源整合造成极大阻碍。同时很多城建档案馆片面关注档案的收集整理,还没有树立档案信息的整合性服务意识,导致目前城建档案工作还停留在城建档案的保管上,缺乏对城建档案信息资源的编研整合以及信息化。

三、苏州工业园区“SIP模式”档案资源共享与服务

苏州工业园区(简称SIP或园区)为苏州市所辖的部级经济技术开发区和县级行政管理区,于1994年4月经国务院批准为中国和新加坡合作建设的开发区。苏州工业园区档案管理中心于2007年7月成立,主管本行政区域内的档案事业,是集中保存、管理苏州工业园区永久保管档案的基地和利用档案的服务中心。目前增挂“苏州工业园区档案馆”和“苏州工业园区城建档案馆”两块牌子。

苏州工业园区城建档案馆以园区档案管理中心为主导,借助新建档案馆舍之机遇,将辖区内规划、土地资源、消防、质检等各部门的城建相关档案集中到园区档案馆,成功实现了园区城建档案资源的整合。

1、苏州工业园区档案资源整合与服务

城建档案信息资源整合主要通过机构整合、硬件整合、软件整合、数据整合和人才整合实现档案资源整合,它不仅仅是在物理形态上实现了档案馆对本行政区域内档案的集中,更重要的是在管理体系和开发利用上实现集中和统一。苏州工业园区档案管理中心借助数字档案馆信息平台,进行线上线下双重管理,成功实现了档案资源的整合,并对外提供先进、优质的档案服务。

(1)机构整合

为适应开发区的机构精简,园区成立之初档案暂时由园区建设规划局下属机构整理保管建设档案,管委会下属机构整理保管文书档案。但随着园区快速发展,城建档案、拆迁档案、环保档案等其他门类档案日益增多,园区于2007年正式成立园区档案管理中心这家唯一的行政管理机构,主管园区范围内的所有档案工作。先后了《苏州工业园区建设工程声像档案拍摄、整理、归档指导规范》、《苏州工业园区城建档案管理规定》、《苏州工业园区建设工程竣工图纸质及电子档案归档整理规则》、《苏州工业园区建设工程竣工档案的编制及报送办法》等指导性文件。

(2)资源整合

①档案馆资源、库房、档案实体等硬件资源整合

园区2008年5月开工建设高标准档案综合大厦,总建筑面积约8.2万平方米,建设标准是“建成国家一流的档案馆”,设计库房储藏规模150万卷。档案馆内配置了智能密集架、智能小车、风淋系统、消毒设备、安全监控设备、自动报警和灭火设备、温湿度测量与调控设备等具有国内一流水平的先进设施设备,为档案的安全保管、科学管理、提升服务创造了优越的条件。因此,园区范围内所有门类永久保存档案都能共享到最先进的档案管理设施。对于查档要求频繁的房产档案等不实行物理归档,实现逻辑归档,也体现了档案资源整合的灵活性和多样性。

从城建档案角度收录了立项申报及批准文件、国有土地使用证、各部门(消防、劳动.环保)审核批复等前期文件,还有电子图纸CAD和声像、视频档案,形成了各类档案统一管理与保存,有效地实现了档案资源的整合。

②园区数字档案馆信息平台整合

园区于2010年起开发了数字档案馆信息平台,建立了覆盖全区的档案管理网络,实现档案管理的自动化、网络化、标准化和规范化提供了技术保障。该平台集成技术先进,采用了SOA企业服务总线平台进行系统的集成和构建,为城建档案利用和平台扩展提供了底层技术支持平台,方便实现业务系统和自建档案系统的接口对接。该平台将档案管理系统、虚拟档案室系统、在线业务指导系统、馆藏资源管理系统、离线档案管理系统、建设档案整理系统、CIS建设档案管理系统以及门户网站8个功能模块集成整合在一起,通过一个平台不同用户根据自身权限可以使用不同应用系统。

③档案信息资源整合

园区档案中心多门类数字资源整合实现了多赢,不仅减少了立档单位在软件开发或购买以及后期维护的费用,同时也方便了档案中心对数字档案进行时时维护和利用。用户在档案大厅可以登录系统检索所需档案,档案中心则通过数字档案数据库可对数字档案信息进行统一管理,保证了档案工作的效率和档案安全。

④服务整合

园区档案管理中心依托数字档案信息平台在实现应用系统集成的同时亦成功实现了用户的分类和整合,该用户包括档案中心、公众用户、立档单位、服务公司等,这些用户必须通过该平台才能实现自己的档案行为。公众用户通过该系统可以查阅自己需要的档案信息;立档单位通过该系统可以建立自己的虚拟档案室,向档案中心提出报建申请并可时时录入数字档案信息;档案中心通过该系统可以管理数字档案信息,实现档案权限分配,跟踪项目进展等.

⑤人才整合

园区档案管理中心目前集合了众多档案专业及相关专业人才,具体包括档案、建筑、计算机、信息管理、编研、写作、摄影摄像等多方面专业人才。完全达到各门档案资源管理的人才需求。

2、苏州工业园区资源整合与服务的“SIP模式”应用

“SIP模式”在苏州工业园区档案管理中心得到了充分应用,归纳起来为:

一个中心、一套班子、一个平台:苏州工业园区档案管理中心、中心员工、信息平台。

两块牌子:苏州工业园区档案馆、苏州工业园区城建档案馆。

四项整合:机构整合、资源整合、服务整合、人才整合。

八个功能模块:档案管理系统、虚拟档案室系统、在线业务指导系统、馆藏资源管理系统、离线档案管理系统、建设档案整理系统、GIS建设档案管理系统以及门户网站8个功能模块。