[摘要]企业合同档案管理是企业档案管理工作的重要组成部分。本文基于笔者所在企业合同档案管理的现状，针对合同档案管理工作中存在的问题，探究更科学规范的管理方式，优化管理模式，旨在进一步提高合同档案利用效率。企业合同档案作为企业合同履约过程的凭证资料，记载了企业的经营业务活动，是企业维护合法权益的重要手段，实现对其规范、高效的管理是企业档案管理工作的落脚点。我们应遵循“统一领导、分级管理”的原则，不断探究并优化合同档案管理方式，提高档案服务水平。
一、本企业合同档案主要内容
(一)法律部门归档合同
法律部门归档合同简单的理解为经法律部门审核风险后移交的合同，主要按年度-部门分类，涉及各个部门业务活动所产生的合同，主要包括企业质量、安全、环境证件、换证流程评审合同、审计业务约定合同、产品运输合同、图书出版合同、废物处置合同、房屋租赁合同、企业绿化合同等。
(二)销售合同
销售合同是企业销售部门在合同履约完成后移交的合同资料，是在企业产品销售活动中产生的，主要包括产品销售合同、备件销售、维修及服务类合同等。
(三)技术、科研合同
技术、科研合同是在产品、科研项目的研究、设计、试验、推广应用等阶段产生的合同。这部分合同因其移交顺序不同分为两种：一部分归于法律合同中已进行组卷，另一部分则归于科研项目档案内，但内容大致相同，主要包括产业技术、工艺、零部件、材料等方面，有试制合同，主要零部件加工工艺、测量、控制技术研究合同，产品振动噪声试验、系统改造等合同。(四)设备、基建类合同设备合同是企业在设备购买、清洗、维修过程中产生的，包括办公设备，机床、计量、清洗、管理系统等设备。基建类合同是企业在基本建设、技改技措、办公用房的修建、工程安装等活动中产生的，[1]主要包括公司消防改造合同、物流、围墙修建、试验台位改造、机床安装合同等。
(五)采购合同
采购合同即在采购活动中公司办公、经营业务、产品生产服务所形成的合同，包括办公用品、生产备件买卖合同等。
(六)其他类合同
主要包括战略协议、技术研究合作协议、外协合同及涉及公司权益的其它合同。
二、本企业合同档案管理模式
根据公司经营业务的实际情况，库藏合同档案未设置单独档案门类进行管理。其中，因部门内部利用方便，采购合同归于采购部门进行管理；劳务合同归人力部门保管利用；法律、销售部门移交的合同则按年度-机构分类进行保管。此外，技术、科研合同大多归集在科研档案内；设备、基建技改类合同分别在设备档案、基建档案中组卷保存；战略合作、协议类合同则因其特殊性，由文书档案管理人员单独进行保管和提供利用，故当前笔者所在公司的企业合同档案未形成系统、规范的管理模式。
三、本企业合同档案管理中存在的问题
(一)档案分类模糊、重复件多
根据上述本企业合同管理内容及现状，现存合同档案的管理模式并非企业合同管理中的分类管理模式。由于合同材料的来源广泛，材料多份重复的问题时有发生。合同签订时最少形成三份文件，除为合作方提供一份外，其余法律审查留一份、合同管理员留一份。有时合同承办人为使用方便也会多增加一份，由此造成法律合同包含所有其他类合同，而其他类合同则因业务需求、项目验收归档要求等，又留存一份合同甚至是两份合同并且分散保存在不同类型的档案中，造成合同档案分类模糊、重复归档等问题，影响合同档案的质量，对档案库房的承载力造成压力。[2]
(二)归档合同档案质量不高
在企业合同档案管理过程中，我们发现归档的合同文件材料主要存在三个方面的问题：一是存在无法律效力的合同，如无盖章、无签字、无签署日期等信息，合同的法律约束力缺失；二是合同内容不全，如缺少合同技术协议、补充协议等；三是缺少合同过程资料，如合同盖章审签单、合同评审过程资料、合同执行过程资料、合同完成情况及合同的补充说明等资料。因此，归档的合同文件材料不能准确地反映合同业务的整个过程及内容，严重影响了合同档案的齐全性、完整性、准确性，阻碍了合同档案的科学化、规范化管理。
(三)限制利用效果
档案利用是企业合同档案归档的最终目的，体现了档案工作的服务能力和档案管理工作的水平。合同档案作为企业经营管理活动的原始记录，为企业维护合法权益提供保障，协助降低企业的法律风险，档案分类结构模糊、归档不完整、管理不规范等问题都直接影响企业合同档案资源的开发利用，同时严重降低了档案查询利用结果的准确性，从而限制了合同档案的利用效率，影响合同档案利用效果。
四、改进本企业合同档案管理方式的措施
企业合同档案管理贯彻“事前防范、事中控制、事后补救”的原则，实行统一管理、业务归口、多部门参与、分级负责的管理体制。合同按类别分为销售类合同，购买类合同，技术、科研类合同，基建、技改类合同，对外合作类合同，涉及公司权益的其它合同六大类。按金额大小分为小额合同、大额合同、重大合同、特别重大合同四类。其中，金额大小按照具体合同类别限定额度阶段，以公司大额合同为例，其销售合同金额限定范围为人民币500万元以下；备件销售、产品服务、维修合同金额限定范围为100万元以上200万元以下，其他合同则是10万元以上200万元以下。按照国家档案局颁布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(10号令)及船舶档案分类表的要求，合同材料作为企业所有经营管理活动的反映，可以按企业文件材料中一级类目“经营管理类(C)”、二级目录“其他类(9)”进行归集管理，并参照企业合同管理编码规则，增加单位编码。设备、基建、科研项目等档案中所涉及的合同文件材料则按设备单台套、基建单项工程、科研项目等要求进行“虚拟”组卷，并在卷内目录中添加备注信息。
五、本企业合同档案管理的具体内容
(一)规范管理体系
合同档案管理人员应了解合同管理业务流程，建立健全合同档案管理相关制度体系，包括保密要求、人员职责、[3]移交流程、归档范围、归档质量要求、整理方法、组卷原则、保管期限、查询利用等内容，要充分发挥制度的指导性和约束性作用，规范合同档案管理程序，并不断完善合同档案管理机制。
(二)规范移交手续
合同履约完成一年后需进行文件材料归档工作。要做好合同文件材料的归档移交工作，规范档案移交手续，填写移交清单，合同管理人员应按照规定将合同文件材料整理后移交归档，注明合同编号并保证合同和配套资料(合同章审批单、主件和附件等)的齐全完整、符合形成规律，同时确保移交清单上的签字齐全完整、内容准确。合同文件材料移交清单如表1所示。
(三)明确归档范围
按照合同文件材料产生的阶段过程进行收集。主要包括以下内容：1.合同前期：调研报告、合作方资质及“天眼”调查信息文件、技术规格书、投标申请、报价单、比价单、投标评审、结果审批、中标通知书等。2.合同签订：合同章审批单，合同正副本，有关合同签订、履行过程中的补充协议，质保期满前的相关合同等。3.合同履约验收：设备开箱、中期、终期、调试等合同执行过程标的的验收资料，价格凭证、性能、精度、合格单证，保修服务记录，用户说明书，使用、维修说明书等随机资料。4.其他：合同备忘录及合同承办部门认为具有保存价值的其他资料或凭证。
(四)组卷原则
1.组卷遵循合同文件材料形成规律，合同与其附件合订为一件，即一份合同一件，案卷由年度内多份合同组成。2.合同正本在前，附件在后，在有书写内容的页面编写页号，页号用阿拉伯数字从“1”开始依次标注，附件上有页码的需重新标注。3.归档整理完成后，在首页合同的右上角盖“档号章”，档号由分类号-机构代码-年度-案卷号-件号组成。4.合同案卷内的文件排列顺序依次为合同卷内目录、合同及附件、备考表，案卷内总页数计算时卷内目录及备考表不计算在内。5.卷内目录应与合同文件材料内容相符，能够简明完整准确地反映合同的内容，包括档号、合同编号、合同名称(包含简要的合同内容)、责任者等信息，需特别注意，责任者至少为合同双方。合同档案卷内目录参考格式如表2所示。
(五)质量要求
1.企业应落实合同文件材料收集、整理、归档责任制。设置合同文件材料形成归口部门，设置专(兼)职合同管理员，接受归口部门的业务指导，合同管理员负责收集、保管、整理各个阶段形成的合同文件材料，做好台账记录，并负责合同文件材料的归档移交工作。2.按照档案管理工作的要求，归档合同文件材料不能是复印件，若合同文件材料由于特殊原因无原件时，则需要合同管理员在复印件上签字、说明原因，并标明原件所在位置。3.合同必须有签字、手签日期、盖章等具有法律约束效力的款项，附件完整、图文清晰。合同文件材料不能有圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等字迹，载体及字迹都应符合档案保管的要求。4.已破损的合同文件材料应予以修整，字迹模糊或已褪变的文件材料应予以复制，热敏传真件必须进行复制，复制件与原件作为一件保管。合同文件材料小于A4的纸张必须托裱成A4规格，托裱文件的右边和底边必须与托裱的右边和底边贴齐，大于A4纸张的文件材料要求折叠到A4规格。5.外文合同文件材料若有译文的，应一并归档，外文材料在前、译文材料在后，作为一件保存，无译文的材料要译出标题后进行归档。
(六)合同档案编号规则
按照此管理方式，确定合同档案文件材料合同档案编号规则。具体编号规则如图1所示。
(七)合理划分保管期限
合同文件材料保管期限的划分，应参考企业合同文件材料分类、金额大小或重要程度，自合同履行完毕后一般保管期限不得少于五年。合同档案文件材料保管期限表如表3所示。
六、管理优势
(一)制度规范，收集齐全
通过对合同档案制度的不断完善，进一步梳理、明确合同文件材料的流程，确定合同文件材料归档范围，加强合同档案管理在业务工作流程中的参与度，做好合同档案的预归档工作，确保合同文件材料收集齐全完整。
(二)有效审核，避免重复
基于这种管理方式，无需对合同档案文件材料进行重新的划分，而是在现有的基础上提升归档合同文件材料的质量要求，切实解决合同文件材料重复归档的问题，有效缓解档案库房的压力，力争档案库房容量能够满足档案工作未来10到20年长效发展的需求。
(三)利用准确，提升效率
合同档案资源的齐全完整、质量优化是立足于档案实际工作提出的要求。通过充分运用档案管理系统，利用“虚拟”组卷的方式，[4]加强各门类档案之间的联系，优化档案库藏结构，提高档案检索查准率，真正提升档案利用效率。综上所述，合同在企业的经营管理活动中无处不在，合同档案管理发挥的作用越来越重要。为适应现代企业管理的要求，应不断推进企业合同档案工作与企业各项业务活动的深度融合，更大限度地实现合同档案资源的全生命周期管理，促进档案信息资源的整合，做好合同档案的开发利用，有效发挥合同档案的价值，从而提升企业管理能力、经济效益和决策水平，真正提高企业的核心竞争力。
作者：任少琦 马惠君 王丽民 单位：河南柴油机重工有限责任公司
