合同归档管理范文1
关键词：建筑施工；项目合同；有效方法；严格履行
社会主义市场经济体制中建筑活动主要是通过建筑市场实现的。建筑活动属于是现代社会主义市场经济体制的行为载体，并且对建筑施工正常运行提供保障。建筑工程合同中对双方需要实现的任务加以明确规定，指出双方应当履行的责任、权利、义务，说明工程建设合同能够确保整个工程正常运行。
一、建设项目工程管理特点
（一）管理周期长
建筑工程项目具有工程周期长的特点，建筑工程是一个循序渐进过程，其中工程承包合同最为明显。在合同管理工作进行时，工程准备阶段到结束阶段，合同管理需要具备连续性与不间断性。
（二）价格高
建筑工程工程量大，具有重大价值。这就使得合同存在价值高，对工程效益具有重大影响。
（三）变更频繁
建筑工程都属于较大工程，在签订合同时，拟定的合同款项达到上千项，而变更项目可能达到几百项。工程建筑合同需要按照实际情况对自身条例进行不断调整，这就说明合同管理是动态的，必须加强变更管理与合同控制工作。建筑合同作为双方顺利履行义务的保障，具有精细度高、高度准确、严密的特点。
（四）项目风险大
项目工程中合同具有涉及面广的特点，并且建筑项目施工周期长，所以在实施过程中容易受到外来因素影响，比如法律、社会、经济、自然等，这就需要承包商与业主自觉承担不同风险。
二、合同归档与管理现状
（一）法律意识淡薄
1.合同本文不规范
合同项目如果缺乏严谨性，很容易产生误解与歧义，导致合同引发歧义。准确、明晰的文字能够正确反映出双方意图，保证合同有效订立。但是由于一些客观原因，导致一些条款中存在模糊不清的语句，对日后造成严重影响。
2.合同有失公允
从建筑项目施工文本角度来看，其中很大部分的条例是由发包方指定的，在签订合同时业主就会强加不平等条约，使业主具备不应有的权利。但是从承包商角度来看，多数情况下只强调应当履行的义务，却没有准确提及应当享有的权利。
3.存在严重违约现象
在工程建设过程中，常出现违约或者随意修改合同现象。常见违约行为有：业主不按照合同约定支付进度款；拖欠验收合格工程的工程款等。
4.违法签订分包合同
许多承包商为获得承包资格，用低价方式竞标。在中标后将工程肢解给其他非法且不具备施工资格的队伍，这就会给工程质量与进度造成严重影响。
（二）不重视制度建设与合同管理
由于分级、授权管理等多种制度缺乏健全的规范机制，这就导致建设中存在问题，通常表现为程序不明确、缺少执行制度等。
（三）缺乏专业人才
我国经济发达地区，工程归档与管理任务都是由专业人员负责，因为合同归档与管理具有一定技术性，必须由具备高素质、高修养的专业人才担任。相关从业者需要通晓法律，还应熟知项目运作规律。
（四）缺乏归档管理重视度
很多项目合同在管理时较为分散，对合同的归档也没有具体规定，导致合同履行缺乏严格控制，未能对履行具体情况进行总结与评估，导致合同管理过于粗犷。
三、解决建筑企业合同归档与管理具体措施
（一）加强合同意识
合同是项目管理核心。在每个工程项目实施过程中，都需要承发包双发签订合同作为保障。合同内容包括工期、质量、价款、范围、内容等，要求双方必须自觉履行与遵守，并且承包商与业主能够在合同约束下调控运行状态。对管理目标责任进行分解，规范项目机构内部职能，紧绕合同内容开展各项工作。所以，无论承发包哪一方的管理，合同始终都是整个管理的核心。只有具备一定合同意识，才能减少与避免合同纠纷情况。很多承包商缺乏法律意识，这就导致他们所签订的合同条款经不起推敲，在违约责任方面，未能进行具体约定，导致工程纠纷的产生。所以，在合同签订过程中，承包商应当认真检查合同的严密性与合法性，减少纠纷因素，保证合同能够全面履行。
（二）提高管理人员素质
首先，需要选定好工作人员，在选择中企业领导可以根据合同管理人员应当具备的基本素养进行选择，通过竞争招聘或公开考评方式等，并且在使用中采用优胜劣汰原则，将优秀人才放在岗位上。其次，组织培训工作，可以根据市场与企业实际需求，组织管理人员进行培训，可以采用多种学习方式，比如听电视讲座、参加短期培训等。最后，选送人员进行深造，企业可以选择热爱社会主义且具有发展前途的管理人员进行深造。
（三）对合同管理情况进行检查
应当不定时对企业执行情况进行突击检查，及时纠正违反合同行为，严格贯彻落实相关规定。并且还应当对合同中提到的管理制度进行检查，对发现的问题进行及时处理，保证合同管理有序进行。保证双方履行义务，明确承发包具体的责任、权利、义务，是保证工程顺利进行的前提。在合同中应当明确指出双方的责任风险，明确权责关系，分摊项目责任。并且对合同中涉及到的权利与义务进行合理划分，是双方享有权利、履行义务的基础。需要正确处理纠纷，建筑由于建设项目工程周期长、工程量大、参与单位多以及项目接口复杂的特点，在工程建设过程中，能够对不同承包商、业主等多种关系之间的纠纷与争执进行协调。纠纷与争执协调尺度与依据是双方事先在合同中作出的承诺，比如不可抗力条款、索赔与反索赔条款等。
四、结束语
综上所述，建筑施工项目合同管理工作属于工程管理中的重要组成部分，同时也是工程建筑的核心部分。加强合同管理能够保障承发包商自觉履行义务，确保建设目标正常实现。
参考文献：
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合同归档管理范文2
关键词：国有企业；信息化；合同管理
目前，网络技术和信息集成技术快速发展，信息化技术的运用已成为国有企业精细化管理和可持续发展的重要因素。作为国有企业，既担负着国家重要科学技术研究，把握科学技术发展的导向；又要从事大量涉及民生的经营活动，承担着社会责任。随着经济规模的不断扩大，各类经济合同的增加，国有企业对降本增效、合同履约风险的管控等有了更高的要求和更迫切的需求。
一、国有企业建立合同管理信息化系统的必要性
企业信息化建设是指通过在企业运用计算机及网络等技术，设计和集成企业所需的管理信息系统，来提高企业的生产运营效率，降低运营风险和经营成本，从而提高企业的经营管理能力，以期增加企业获利和提高持续经营的能力。国有企业面临大量的研制合同与采购合同订单，贯穿于科研生产各个环节，传统的人工管理方法手段落后，效率低下，而且容易造成合同遗失，远远不能满足国有企业规范、科学、可持续发展的需要。因此，必须借助信息技术，构建以销售、采购合同管理为中心，结合内部控制要求，与其他相关业务管理系统集成的合同管理系统，对收付款合同信息进行收集、传达、加工、处理、存储和管理。本文将结合国有企业的管理特点，对合同管理信息系统的构建提出初步探讨。
二、合同管理信息系统功能构想
通过构建国有企业合同管理信息系统，实现收付款合同全寿命周期管理的电子化、流程化，并初步具备合同管理工作的在线流转、统计、分析功能，以达到内部相关业务部门信息共享，提升管理水平和管理效率。
1．合同管理信息系统涵盖的业务范围
（1）单位全部的收款合同，包括提供科研、预研、装备产品及服务等。（2）单位全部的付款合同，包括科研生产物资采购、加工服务外协外包、固定资产投资购建等。
2．合同管理信息系统主要功能设计
（1）收款合同管理功能包括：以合同评审／登记（涵盖研制任务、合作意向、协议等）为起点，覆盖合同登记、单位内部签批流程、合同变更、合同台账、合同执行、合同归档、客户管理、统计分析等功能。（2）付款合同管理功能包括：从合同签订为起点，覆盖合同范本管理、在线编辑、审签、合同变更、合同台账、合同验收付款、合同归档、统计分析等功能。通过合同管理信息系统建设，规范付款合同的管理过程，实现付款合同全过程的监督审查；同时采集收款合同必要信息，为项目计划、立项、研发生产、交付、催款、售后等业务过程提供信息支持。（3）功能框图
3．合同管理信息系统操作人员授权
根据国有企业内部控制管理设计要求，需要对合同管理信息系统操作人员的不同职责进行相应的授权管理，以保证系统使用安全正常，发挥效益。
三、合同管理信息系统业务模块设计
按照合同资金的流入、流出分类，将国有企业的全部经济合同分为收、付款合同两类，下面根据这两类合同管理的不同业务需求，分别介绍收、付款合同业务模块的设计。
1．收款合同管理业务模块设计
收款合同管理主要涉及客户、基础信息、管理评审、立项研制、履约、归档等过程的在线监控，以及适应内部管理决策需要的统计分析。总体业务模块需求应包含：基础信息管理、客户信息管理、合同范本管理、合同起草管理、合同评审管理、合同签订管理、合同履行管理、合同归档管理、合同统计分析。具体功能设计详述如下：（1）基础信息管理。具有合同类型、性质、产品或服务信息、评审条款、履行情况提前预警、超期警告等基础数据维护功能，实现合同通用基础数据的统一、规范管理。（2）客户信息管理。具有客户信息、信誉维护及评价、统计等基础信息维护功能，便于对客户资信的及时了解，防范合同履约风险。（3）合同范本管理。实现合同范本的规范管理，具备合同范本导入导出、新建、收藏、统计、分类管理等功能，统一合同范本模板库，每类合同下可关联多个范本。（4）合同起草管理。实现合同基本信息自动提取、合同文本在线编辑、复制起草、合同补录、合同草稿暂存、合同起草业务流程追踪等功能，以提高合同起草工作效率。（5）合同评审管理。合同评审支持线上在线评审信息和线下评审结果信息登记两种模式。根据合同管理要求设计出多个线上在线评审流程，承办人可根据业务内容匹配相应的审批流程，并可在线跟踪流程审批节点。审批人可对合同信息、技术内容等进行审查，并提出审核意见；如果审核不通过可退回承办人重新编辑提交。（6）合同签订管理。系统将根据审批完成的合同，按照单位标准合同编码规则自动完成合同编号，同时设定外来合同编号手工录入功能。对系统编号完成的合同导出带防伪标识的合同文本，打印纸质版后履行签字盖章手续，再将合同签署页扫描上传。（7）合同履行管理。对合同标的履行交付、合同回款计划与到款情况、超期履约提醒、合同变更、中止、解除等全过程信息进行登记管理，对变更作废的合同予以保留，实现历史记录的追逐查询。可与财务管理系统集成，共享合同到款及开发票情况，落实回款计划。同时具备线下数据导入功能。（8）合同归档管理。承办人对正常履行完毕或非正常因素停止履行的待归档合同进行甄别，手动归档，填写归档信息后保存至档案管理系统，方便日后查询合同发生的全过程。（9）合同查询、统计分析。根据管理需要，相关人员可在授权的范围内查看合同的文本内容，掌握合同相关信息。还可利用多条件组合查询功能、模糊查询功能，查询所有合同状态信息，动态监控合同执行情况。利用各种查询功能对合同金额及合同数量进行统计以及发展趋势分析；对合同查询、统计结果具备导出、打印功能。
2．付款合同管理业务模块设计
付款合同管理主要针对供应商合同签订管理，涉及合同起草、签订、审批、履约进度、归档等过程的在线监控，以及适应内部管理决策需要的综合统计分析。总体业务模块需求应包含：基础信息管理、供应商信息管理、合同范本管理、合同起草管理、合同审批管理、合同签订管理、合同履行管理、合同归档管理、合同统计分析。为避免重复建设，其中供应商信息管理可与物流管理系统信息共享。其它具体业务模块的详细功能与收款合同管理基本相同，不再赘述。
四、合同管理信息系统集成思路
为提高合同管理信息系统的使用效益，发挥其强大的管理功能，考虑与其他业务管理系统集成，以达到信息共享，互联互通。集成的基本思路是：与单位门户系统集成，共享门户系统中组织机构、人员信息，实现账户统一管理、单点登录管理。与主数据系统集成，共享主数据系统中的项目管理信息。与物流系统集成，在付款合同起草阶段共享物流系统中的采购订单等信息。与财务报账管理系统集成，在收付款合同履行阶段共享财务报账管理系统中的合同收付款结果信息，作为合同履行数据。与招标系统集成，合同草拟阶段，对于应招标的合同，选定招标系统的中标通知书编号进行业务关联，共享合同招标结果信息。另外，考虑到单位信息化总体规划的建设需要，要具备与其他的业务信息化系统的数据接口功能。
参考文献：
［1］王君彩．财务管理与控制［M］．经济科学出版社，2017．
［2］陈虎．财务就是IT—企业财务信息系统［M］．中国财政经济出版社，2017．
合同归档管理范文3
［关键词］合同管理；专业化；信息化
0引言
近年来，高校合同审计工作是高校内外部审计工作的重点内容，而在审计监督视角下的高校合同管理工作便显得不甚规范和严密。高等院校的主要任务是传授知识、培养人才和科学研究，较少参与社会经济活动，涉及的经济行为也相对单一［1］。这使得高校自身的“免疫系统”功能发挥不足，认识与防范风险因素的能力有限。因此，在实践中，高校应当规范合同管理制度及流程，这样才能切实保障其合法权益。
1高校合同管理及其内涵
高校合同管理就是在高等院校的环境中，高校依据其合同管理制度，对合同签订、变更、履行等内容的具体管理和运用，一般是针对合同从无到有、开始履行到履行完毕的全过程管理、监控。其具体流程一般包括合同签订前的审查、评估；合同签订中文本的标准化，合同章、授权委托书的审批；合同履行过程中的变更、解除及违约情况的处理；合同履行结束后的合同归档等。因此，高校合同管理不仅是对合同文本的保存和归档，更是一个个动态的过程。可以说，合同在从开始签订到履行完毕的全过程中，任何一个环节管理不到位都可能引起纠纷、造成损失。因此，合同管理的目的就是通过这种动态的层层把控减少、解决合同中的纠纷，维护高校合法权益。
2高校合同管理存在的问题
实践中，高校合同管理存在的问题及风险大多暴露在合同履行的各个环节中，主要体现在以下几方面。
2.1没有统一、规范的合同文本
合同管理制度体系涵盖内容非常多，各个高校一般会根据本校合同履行情况来制定合同管理制度。制度体系的层级和制度的数量取决于高校自身的合同数量、类型以及高校对合同管理的具体需求。普通高校的合同类别一般包括基建、政府采购、购销、科研基金（项目）的管理与使用、出版及劳务等，个别高校也会结合自身办学特点整理出一些具有个性特征的合同类别。实践中，各个高校往往没有自己规范的合同文本库，签订合同还是依托合同相对方提供的合同文本。这一类的合同文本本身就隐藏着对相对方权益的屏蔽和对己方利益的保护。有些高校使用统一的合同文本，没有根据不同的合同性质进行对应的文本分类，导致经常出现合同文本内容与实际需求有偏差的问题［2］。
2.2没有严格审查合同
合同审查是把握合同质量、提高合同履行能力的重要前提。高校订立合同前，签约责任人也存在没有对合同相对方的法律主体资格、相关资质、信誉情况及履约能力进行调查及判断的情况；而在实际的签约过程中，签约责任人缺乏基本的法律常识，又没有熟悉法律的合同管理专门人员的法律意见和提醒，导致合同在签订之初就存在众多潜在的法律风险。一些管理者受传统思维观念的影响，认为订立合同仅仅是“走形式”和“跑过场”；或者认为双方是长期合作伙伴，碍于情面搞口头的“君子协议”，不签书面合同；或是不仔细推敲合同的主要条款，不认真审核对方预先拟定好的合同文本，随意草率地签订合同，致使合同在履行过程中，纠纷和违约现象时有发生，给学校造成了不良的影响和不必要的经济损失［3］。规范的合同管理机制是合同得以正常履行、防止各类风险的保障。由于合同管理具有专业性强、法律要求高的特点，在高校内部建立专门的合同管理机构是做好合同管理工作的基础和保障［4］。目前许多高校合同管理人员或者是由校外聘请的法律顾问兼任，或者是由本校法学专业的教师，这种或兼职、或的做法使合同管理工作人员主体责任淡化，很难潜心、认真地审校合同，极易导致合同审查流于形式。
2.3合同履行监控不到位
实践中，多数高校在合同管理上往往容易出现“顾头不顾尾”的情况，即签约责任人只重视前期合同签订的过程，疏于后期合同履行情况的跟踪，缺少对合同进度、交付验货、合同相对方违约情况的整理，忽视合同条款中的变更、义务的实现、违约责任的承担。这使得高校在合同履行中应对新情况、新问题时反应能力不足，只能依据高校的法务来处理后续风险，从而降低了合同履行效果，增加了诉讼成本。
2.4未建立全面的合同管理制度
实践中，部分高校没有建立符合本校要求、体现本校特色的合同管理制度或办法，容易引起合同管理工作无序散乱、无章可循。这样不仅导致合同签约及履行过程中存在很多不确定性因素，还使得高校在出现合同纠纷时手足无措，缺乏应对能力。同时，纵观合同管理制度运行的情况可以发现，学校制度本身原则性规定较多，但也存在着操作性不强、标准不统一和细化不够等问题［5］，具体表现在缺少合同必要条款，缺少不同层级的合同管理、归口数据管理，也缺乏对合同履行各个主体的工作职责的规定。这使得合同管理只不过是一句空话，导致合同纠纷处理无章可循，充满随机性，因此一定程度上更加容易引起合同纠纷。
3解决高校合同管理存在问题的对策
高校作为参与市场经济的主体，同样要遵守“游戏规则”，需要依法依规。对此，相关工作人员应当加大合同管理的制度化、规范化，以应对上述问题。具体应对措施如下文所述。
3.1整理出统一、规范的合同文本
首先，合同管理要从合同文本管理入手。如果高校一味采用合同相对方提供的合同文本，将可能忽略隐含的、对己方不利的条款，给以后的合同纠纷埋下隐患。据此，有条件的高校可以自行组织专业人员负责根据本校情况整理出合同文本库。签订合同前，签约主体从系统中调取匹配的合同格式文本发给对方。当然，部分高校也可以根据自己的办学定位、培养目标，理出标准化的常规合同和特色合同两个合同文本库。常规的合同如政府采购、购销、科研基金（项目）的管理与使用、出版及劳务等，既可由政府指定，又可以选取标准化的合同格式文本，稍加修改后予以使用，而特色合同则建议由专业人士结合本校特点拟定。比如，笔者所在的艺术类院校就有诸如演出场地租赁、服化道采购或租赁等合同。对于这一类合同，相关人员可使用自己的合同文本，如此既可以给后期审核合同带来便利，又会在一定程度上减少合同纠纷。
3.2依规严格审查合同
审查合同是经济社会合同管理中非常必要的环节，如果不能依规严格审查合同，极易导致合同管理质量及效率下降，增加合同纠纷发生的概率。对此，相关措施如下文所述。3.2.1加强合同管理业务能力的提升与培训。合同管理并不仅仅是法务人员的工作，合同签约主体、合同归口管理主体、合同履行主体的业务及管理能力都会影响合同履行的情况和效果。因此，高校应该提升相关工作人员的合同业务能力，加大对相关工作人员的培训力度，帮助相关工作人员熟悉合同管理流程，了解合同管理制度，掌握本校的合同业务管理能力，这样才能使合同管理工作形成一个闭环，更好地提高合同履行效果。3.2.2合同管理人员专业化。如前所述，高校合同管理人员存在或兼职，或的情况。对高校而言，这种做法虽然是节省用人成本的方法，但同时也是可能产生合同风险的来源。只有一份规范、明确、合同条款完备的合同才能更大程度地防范合同纠纷产生。因此，合同的审校马虎不得。在此，笔者建议有条件的高校，专门引入法律专业人才，专职处理合同业务，包括合同的审核、保管、数据的归档、合同章的管理、授权委托书的下发、配合校外律师办理合同纠纷及合同管理业务培训等，这样才能从源头把握合同质量，继而化不特定的法律风险为内部管理能力提升的动力，避免引起争议和纠纷。3.2.3严格把控合同履行环节及过程。实践中，很多高校的合同签约主体往往在签约之后不再关心合同的履行进程，同时也存在合同分块管理、责任不清、互相推诿的情况。在审计检查中，经常会出现合同文本丢失、没有授权委托手续、合同履行未完结但被搁置、合同相对方已经违约而我方没有追究违约责任等情况。对此，可从以下几方面进行处理。（1）合同分块管理。比如，在合同审批流程结束后，由专人负责送审并申请盖章，避免合同签约人员和申请盖章人员为同一人。这样操作不仅多了一层监管，还可以一并申请授权委托书等手续。（2）合同归档。合同管理中，合同的归档也是其中一部分工作内容。相关工作人员要尽心承担合同归档工作，加强对纸制合同的清理、分类与归档。（3）合同信息化。将纸质文档扫描、上传并进行备份，可使合同信息避免丢失，更加安全。这就要求相关工作人员注意合同信息的录入、电子合同的上传等，方便后期的查阅、数据的导出与比对等。（4）注意对合同重要节点的监督。各合同签约主体应就合同履行阶段的各重要节点进行监督、报备，以帮助合同管理部门从头到尾监督合同履行进程。3.2.4建立规范的合同管理制度。合同管理要做到有法可依、有据可循，就必须建立统一、规范的合同管理制度。合同管理制度的内容一般包括合同的主要内容、不同层级合同的审签、授权委托书的管理、合同章管理、合同归口管理、合同履行的监管、合同台账及合同档案管理等。合同管理制度是高校内控制度的重要组成部分，也是本校合同管理工作的依据。建立符合本校特色、具有可执行性的合同管理制度不仅可以使合同管理及相关人员提高责任意识、风险意识，还可以使高校合同管理人员有章可循，强化流程意识、审批意识及管理意识，避免合同纠纷。现今，高校作为市场经济参与主体，不仅要增强自身的“免疫功能”，还要把握好内部管理机制。如果高校能做到签合同前有依据、签合同中有管理、签合同后有监督，那么可以不断提高内部控制能力，消除合同管理中可能出现的漏洞，继而增强高校的市场应对能力。
参考文献
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合同归档管理范文4
关键词：医院后勤；合同档案管理；后勤管理
一、医院后勤合同档案管理现状
2019年，北京大学第一医院（以下简称“我院”）总务处下设办公室、供应科、物业管理科、修建科、动力科、餐饮管理中心、汽车队，共计7个科室，涉及货物采购、服务采购、工程施工、设备维保4个类别的合同签订，共计归档合同219份。我院后勤合同档案实行双线管理，即合同转签涉及的过程文件及合同文本除在相应监管科室留存外，所有合同还须在总务处办公室归档留存。监管科室在日常工作中，须参照合同约定对对方提供的货物或服务等进行监管检查、付款验收。在一个服务期将要结束时，监管科室须参照现有合同对下一服务期的金额等各方面进行测算，起草新合同，而总务处办公室留存的合同文本及过程文件除了可以作为各科合同档案的备份外，还有一个重要作用⸺备查。我院每年都要接受来自上级单位及各个政府部门的检查及抽查，须要及时向检查人员出具相关合同文本及过程文件。而我院后勤科室众多且院区分散，出具合同等材料时，须协调多个科室从多个院区将合同档案送至总务处办公室，实效性较差。当合同档案在办公室归档时，在接受检查时便可及时提供所需材料。监管科室作为合同的的起草及执行部门，在合同归档时留存合同过程文件、合同文本原件及投标文件正本，总务处办公室作为辅助归档的部门，仅留存过程文件的复印件、合同文本原件及投标文件副本。
二、医院后勤合同档案管理存在的问题
（一）合同档案储存空间不足。每年总务后勤须要归档的合同近200余份，且近几年后勤合同归档数量逐年上升，每一份合同须归档的纸质材料较多且占用大量的储存空间。我院地理位置特殊，处在北京老城区，生产生活用房资源十分紧张，且医院在考虑用房安排时，会优先考虑各临床医技科室医疗业务用房需求，故后勤合同档案储存空间不足的问题日益突显。
（二）合同档案查阅不便。因我院办公用房资源紧张，往年的合同档案只能存放在离日常办公地点较远的地下库房中。这些合同虽已过合同履行期限，但若以后因检查或其他原因须要临时查看时，拿取十分不便，会因为没有统一的合同档案搜索系统而浪费大量时间。
三、解决方案
随着医院信息化系统功能逐渐完善，后勤合同档案管理也将进入线上信息化系统管理阶段。我院今年在原财务系统中拓展了合同管理模块，开始启用合同线上转签，但由于处于过渡期，目前采取的是线上线下双转签模式。所有后勤合同在开始转签时就须要将电子版转签过程文件及合同文本上传至信息化系统中，在合同转签过程中，审批人即可在线上查阅、审批合同资料，合同在线上转签完毕后会自动在系统中归档，再次查询时只需输入关键字即可，如需要纸质版文档，可随时进行下载打印，也可多人随时在信息化系统上查询。线下转签的合同也仅保留过程中较为重要的阅办单和一份纸质版合同，其他过程性资料均可在线上进行查阅。当前，各公司的投标文件占据空间最大，但是目前我院后勤除了中央政府采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务项目是由中央政采网进行电子招投标，可留存电子版带有电子认证证书公章的开标一览表、资格审查材料、投标文件及网站上的相应采购公告、采购结果公示外，其他项目还须留存相应的纸质材料。为解决空间占用的问题，我院的院内论证项目也将采用电子招投标方式。以往的合同组卷中主要包括阅办单、采购论证流程性资料和合同。根据医院实际情况和《电子招标投标办法》《中华人民共和国电子签名法》，在档案管理过程中将对以往的合同进行扫描，形成电子版文件，这样既解决了空间占用问题，又解决了查阅不便的问题。同时对以往合同进行分类、按部门进行编号，并形成合同清单，须要查找时在目录下进行搜索，随后根据编号进行查阅即可。
四、结束语
合同归档管理范文5
关键词：高校；合同管理；管理会计
引言
近些年我国的经济水平得到了很大的提升，对高校的教育经费投入在不断地加大，高校整体上面临的环境也与以往不同，有些高校近些年的整体规模得到了迅速的扩张，其经费的来源渠道也变得更加的多样，与各行业之间的关联也更加的紧密起来。在新的背景之下，高校作为法律的主体，在进行校企合作以及科学成果的探究等方面都将会以合同的形式确定双方的权利义务。所以，想要保证高校在当今的背景之下取得更好的发展就应注意加强对合同的管理工作，依法维护自身的权益，逐步的提升自身的整体水平以及达到可持续发展的目标，更好地发挥出自身的价值，为社会输送高质量的人才。
一、高校合同管理的概述
根据最新的合同法表明，合同就是平等主体之间的自然人以及法人之间设立、变更民事权利关系的协议。高校合同订立的过程即是高校以法人的名义与平等主体之间遵循自愿平等的原则订立的确定、变更终止民事权利的协议。当事人合同订立之后应该严格地按照相关的规章制度履行自己的职责。高校合同由于高校的性质，所以在订立时与企业等有着一定的不同，其最大的不同就是内容上有着一定的区别，高校合同内容更多的是体现在对人才的培养以及科学研究、文化传承、校企合作办学等方面。与此同时，高校合同的订立与企业相比特点就是资金数额相对来说少一些。
二、当下高校管理的不足之处
（一）高校领导对合同管理的风险意识低。进行合同管理的过程中，高校的风险认识以及法律观念意识的高低将会直接影响合同签订的质量以及水平。当下高校的实际情况与一般的法人有着一定的不足之处，其最大的特点就是受到以往传统思维的影响十分严重，高校的领导对于合同管理整体上的认识不足、风险意识表现得十分落后，从而导致了高校在运行的过程中存在着诸多的风险。笔者发现在高校进行合同签订之前进行审核时由于没有专门的审核部门，所以导致了对于合同难以进行有效的把关。当正式签订的环节来临时又出现走过场的现象，这样一来很难避免合同签订后不存在一定的隐患，即是进行履行的过程中在进行监督上的力度也不足，导致了即使出现问题时也很难进行及时的追究责任，损失无法进行挽回。
（二）高校合同订立的过程不够谨慎。众所周知，高校在进行任何合同的签订过程中都应该注意依据相关的法律法规进行，在表达双方的自愿、真实意图等的基础上再进行合同的签订。但是笔者发现当下的高校存在的问题是内控制度的建设比较的滞后，进行合同管理的流程上往往缺乏相应的审核环节，导致这种状况的原因是很多的高校并没有专门的审核部门，让其他的业务人员来进行审核难以做到面面俱到，从而出现了一些不合理以及不当的内容和款项。与此同时，有些时候在合同签订时虽然一些高校人员提出了意见，但是由于内部沟通体系不完善导致了合同难以及时地进行纠正不足。有些部门的领导在进行合同签订时还存在着侥幸的心理，总以为合同违约、纠纷的问题不可能出现，从而就导致了对一些违约条款和争议解释的忽视。
（三）合同签订环节不统一管理导致责权分离。高校和企业有着诸多的不同，其由教学、科研等多个部门组成，更像是一个小社会，在进行工作的过程中各个部门之间有着一定的相对独立性。笔者发现当下很多的高校并没有设立专门进行合同管理的部门，所以在进行管理的过程中就出现了各自运行的情况，很多时候进行合同的签订都是具体到相关的部门出头签订。这样一来就导致了一旦出现问题很难找到具体的负责人员，最终还是由学校来解决问题。与此同时，各自为政的情况可能会导致不同的合同在不同的部门管理，有时难免出现因为管理不善导致的资料遗失的情况，很难及时地将合同进行及时的归档，从而导致了学校进行财务审核时找不到资料的状况，极大地影响了整体工作的进行，不利于高校在新时代的背景下可持续发展。
三、管理会计视角完善高校合同管理的措施
（一）高校领导应该重视合同管理的。工作高校想要更好地在新时期发展就必须重视对于合同管理的工作，合同管理对于规范学校的各项经济行为以及保证高校的合法权益不受侵害有着重要的作用，其可以在一定的程度上降低运行的成本，避免腐败、合同纠纷现象的出现，使得高校实现可持续发展。所以，当下高校的管理者应该从思想上重视对合同的管理工作，应该转变传统的思想以新时代的需求为导向不断的改进自身的合同管理方式，高校在运行的过程中应该组织相关的人员做好对合同法的学习，做好对合同各个流程的管理工作，不断地提升合同管理的水平，尽可能地将合同学习的情况列入绩效考核中，这样才可以提升相关人员的整体积极性。
（二）制定更加规范化的合同管理体系。想要使得高校合同管理的水平更大的提升应注意合同规范化以及标准化的建设，应该从组织制度上采取相应的措施加强对合同的管理与建设，使得合同的管理更加的标准。相关领导应该制定合理的合同管理体系，尽可能地保证统一的进行领导以及分级负责的制度。对于合同管理的各个环节的规章制度都应进行不断地完善。在实际的工作中高校尽可能地成立合同管理部门，部门的领导应该由校高层领导亲自担任，各个部门的管理者应该作为组员参与进来，在合同管理部门中将校部门的各项职权进行划分。保证学校的财务部门是合同管理的关键部门，让财务部门负责对合同审核把关，确保无误之后再上报上级领导进行审核，若是在任何的一个环节出现问题应该及时地进行解决。在进行合同签订时应该注意让专业的合同管理人员进行合同的内容以及条款的审查工作，尽可能地避免任何不利情况的出现，保证合同管理水平的逐步提升。
（三）做好高校合同签订后的跟踪管理。学校的合同一旦签订成功就应进行履行，在履行的过程中应该注重管理以及执行力的提升，这样一来才可以保证按时的履约。各个部门也应该在合同履行的过程中发挥自身的作用，特别是对于涉及本部门的条款应该进行及时审查执行以及监督执行中是否出现了问题。总之，进行合同履行的过程中应该掌握好自身的责任以及合同履行的期限等问题，特别是财务部门应该避免超进度付款的问题发生。这样一来，在合同履行的过程中任何一个环节出现了问题都可以找到相应的负责人员进行责任承担。与此同时，应该安排专门的人员对合同进行分类登记造册，建立相应的合同登记台账，这样一来才可以更好地确定合同归档的时间以及保管的期限等，当遇到一些确实因为工作需要进行调阅的合同应该填写相应的合同归档阅览单之后再进行相应的操作。
（四）做好合同的变更管理。双方进行合同履行的过程中若是出现了因为考虑不周或者是其他的原因导致合同难以有效进行的情况，应该注意在双方协商转一致的情况下对原合同的一些条款进行一定的变更，但是在这个过程应该慎重的处理，尤其是在对方主动先提出变更的情况下应该处处小心，防止对方在合同变更时从中套取利润。在这进行合同变更这个环节应注意对合同的变更应该做到一定的限制，针对签订超过总金额百分之十的变更情况应该加以限定，要通过相关领导小组的讨论之后才可以进行，防止让一个人掌握过大的权利。在关注合同签订以及履行环节的同时也不应该忽略合同归档的作用，合同归档应该由具体的部门进行统一管理。校领导应该安排专门的人员进行负责加工以及统一的汇总工作，合同在履行完毕之后应该保证可以及时地进行整理，切忌随意地进行变更以及解除合同的现象出现。在进行合同归档之后若是出现借用合同的情况，应该通过相关负责人签字同意之后向其借出复印件，各个部门都应该注意做好对合同内容的保密工作，避免出现随意将合同借出的现象。
四、结语
总而言之，在新时期做好高校合同管理的工作涉及很多方面的内容，想要单独的依靠一个部门将档案管理做好十分的困难，必须做到上下统一认识以及领导高度的重视等，上下一心才可以保证合同管理工作做得更好。随着市场经济的发展，当下各行各业的竞争在不断地激烈，高校想要取得更好的发展应该保证各个环节的制度都可以完善，这时保证学校合法权益的根本，也是有效的提升学校整体运行水平的关键。根据文中的分析不难发现，当下高校在进行合同管理时还有着诸多的问题，想要保证学校更好的发展就应该将这些问题进行及时的解决，笔者认为关键之处在人上，高校当下管理合同的专业人员相对来说比较的缺乏，为此应该加大招揽人才的力度以及提升准入的门槛，同时应该对内部的人员应该加强培训的工作，这样一来便可以实现高校更好的发展，相信随着时代的进步与各项制度的不断完善，高校在进行合同管理的水平上将会逐步的提升。
参考文献
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[4]王春晖，曹越.内部控制视角下对高校经济合同管理的思考[J].会计之友，2016（19）：87–91.
合同归档管理范文6
关键词：医院;经济合同;内部控制管理
一、经济合同内控管理现状
随着经济管理理念的不断深入，医院越来越重视经济合同管理工作。但由于长期以来的管理缺失，导致在实际工作中，合同管理工作在各环节普遍存在种种问题，严重影响了医院经济业务的有序开展。
（一）合同签订管理
医院经济合同签订过程包括前期调研、合同洽谈、合同审核等流程，其中较为常见的主要问题有以下几个方面。（1）合同签订前期调研不足。合同签订前期，医院需进行充分的前期调研，如与医院签订合同的主体是否符合要求、合同标的价格走势等，以此规避不必要的经济风险。但大部分医院在合同签订前期，缺少必要的相关调研，带来潜在的经济风险，提高医院机会成本。如合同签订后，因对方资质不符合暂停执行，或合同签订价格过高，提高医院运营成本等。（2）合同洽谈不全面。合同的洽谈是双方达成合同内容的重要环节，既包括技术性要求，也包括法律问题。由于医院对于合同的洽谈并不重视，合同的洽谈简单随意，对于一些应该谈细、谈全的问题，以及执行过程中可能存在的风险，均未谈实，导致合同执行过程中，再次协商变更现象较多，增加了潜在的经济风险。（3）经济合同条款审核不到位。经济合同是双方当事人权利义务的表达方式，具有法律约束力。由于大部分医院缺少专业的法务人员，导致经济合同审核不到位，合同执行困难。较常见的问题主要包括：①合同条款不全，如必要的竞业禁止、竞业限制、保密要求、违约责任、纠纷解决等条款的缺失，不利于保护院方利益；②条款不利，尤其是权力义务方面的条款，合同条款未能很好地体现医院利益；③合同文字不严谨，用词模糊，容易造成误解，引起双方争议，不利于合同的执行；④合同签订人不合法，与医院签订合同的当事人非企业法人，且无相关授权书，导致合同签订无效，严重影响项目执行。
（二）合同执行管理
经济合同的履约环节是合同管理的重要环节之一，由于医院在经济合同履约环节管理松散，容易造成履约风险。（1）合同执行进度管理不到位。经济合同的执行过程中，执行进度的管理非常重要，能够有效促进项目的顺利完成，保证项目建设目的的实现。医院在合同执行过程中，往往忽视合同的执行进度管理，未能严格遵循合同要求落实执行进度管理，导致实际进度与要求严重不相符，项目工期延误现象频现，尤其是基建、信息等建设项目，增加了不必要的潜在风险和运营成本。（2）合同变更管理不严谨。合同履约过程中，为保障合同更好地履行，有时需及时对经济合同内容做相应的变更，并根据要求签订相应的补充协议。由于合同执行管理部门在执行过程中，往往忽视合同变更的重要性和谨慎性，或合同变更没有应有的协商谈判，且缺失相应的书面记录材料，或对于应变更的事项未做相应的修改，尤其是不能履行或无履行必要的事项未做及时的变更和解除，导致医院的合法权益无法得到很好的维护。
（三）合同档案管理
经济合同档案管理主要是对合同的履行过程及履行过程中发生的各类情况进行书面记载，并整理归档。合同档案具有法律效应，是合同发生纠纷的处理依据，因此科学管理合同档案，可有效的保护医院合法权益。由于医院对于合同档案管理的重要性认识不足，缺少对合同归档的检查及监督管理，在合同档案管理中，通常存在档案的管理风险。（1）合同档案材料缺失。合同的签订及履行过程由一系列复杂的环节组成，且周期较长，在整个过程中涉及的各类书面材料较多，这就要求合同承办部门配备专门的管理人员负责各类材料的收集和整理。由于医院的管理部门缺少这一岗位的设置，在实际操作过程中，存在同一合同不同阶段不同人员管理，导致合同档案的收集呈无序状态，合同档案材料收集不齐现象时有发生，给医院带来了潜在的经济风险。（2）合同归档不及时。由于管理部门对合同归档管理的不重视，合同履行完毕后，各项材料的归纳、整理和归档工作拖拉，加上档案管理部门对于合同档案重要性的认识不足，导致合同的归档工作不及时，档案管理混乱。
二、经济合同内控问题的原因分析及应对措施
（一）经济合同内控问题的原因分析
（1）对经济合同风险控制的重要性认识不足。医院合同执行及管理部门对经济合同内部控制管理较为轻视，对经济合同各风险环节缺少必要的监督管理，不能有效地规避潜在经济风险。（2）经济合同内控管理流程不完善。经济合同的管理，通常涉及多个部门，各部门根据各自的工作职责对合同进行管理。由于管理行为的人为分割，导致合同管理过程中，既管理重复，又存在管理缺失环节；既不利于合同的有效执行，又无法有效规避经济风险，使得合同管理工作流于形式。（3）缺少专业的合同管理人员。医院的经济合同，通常涉及经济、医疗、信息、基建、设备等各个层面，因此更需要具有丰富经验的专业人员对合同进行全程、动态的管理。但实际情况中，医院往往缺少专业合同管理岗位的设置，或者即便设置了这一岗位，也缺少富有经验的专业人士担任这一岗位，导致经济合同的内控管理混乱。（4）经济合同内控信息沟通不通畅。经济合同的内控管理一般周期长，涉及部门多，管理过程中需要沟通交流的信息比较多。由于缺少有效的信息沟通机制，信息在各部门间无法有效传递，导致合同执行过程中出现的问题不能及时得到解决，不仅影响了合同的有序执行，更增加了潜在的经济风险。
（二）经济合同内控问题的应对措施
面对合同管理中存在的种种问题，医院可以根据现有的管理水平，对合同内控管理加以完善。（1）提高对经济合同内控理念的认识。鉴于长期以来经济合同管理理念的缺失，医院一方面可以通过大会培训、多媒体宣传等方式，提高医院全体员工对经济合同内控管理的认识；另一方面可通过专题讲座、外出培训等方式，培养一批具备专业知识的专业人才，服务于经济合同管理工作。（2）完善经济合同内控管理流程。根据经济合同管理中存在的问题，结合合同内控管理要求，梳理合同执行流程，对缺失环节进行增补，对不合理的环节进行修正，不断完善合同管理制度和流程。（3）设置合同管理专职岗位。医院可在内部设置合同管理专职岗位，并设定绩效考核目标，安排富有责任感和工作经验的高年资工作人员，担任这一岗位，对经济合同进行全程、动态管理。（4）健全经济合同内部控制信息化建设。根据经济合同管理流程，结合合同内控风险点，建立经济合同信息管理平台，提高各环节内部信息的流转效率，加强经济合同的全过程监管。
三、实例分析——以FK医院为例
FK医院经济业务繁多，为了确保经济业务的有序推进，规避潜在的经济风险，医院对经济合同的管理尤为重视，从制度完善、人员培训、岗位配置、信息建设等多个层面，完善经济合同的内控管理。
（一）定期召开培训例会，提高经济合同内控意识
FK医院在很长一段时间内，对于经济合同的管理较为粗放，医院职工对于经济合同内部控制管理的重要性认识不足，在合同的签订、执行、跟踪、反馈等管理环节上随意性较大。鉴于此，FK医院通过专家讲座、多媒体宣传、自查自纠等形式，不定期组织召开合同内部控制管理培训例会，根据合同管理要求，以及管理过程中存在的问题及潜在的风险点，从业务环节、风险防控等角度进行分析探讨，不断完善流程管理，强化员工风险意识。
（二）梳理关键环节，完善经济合同内控管理制度
FK医院经济合同管理的内部控制管理建立较晚，且暂无可参照实施的案例或细则。为完善医院经济合同内控管理，由医院财务部门牵头，会同设备管理部门、后勤部门、科研部门等相关职能部门，根据行业规范，借鉴企业内控要求，对医院各类业务中涉及的经济流程和规章制度逐条梳理，并结合医院实际情况及专业人士建议，分析经济合同管理过程中存在的风险点，并根据风险点，不断完善医院经济合同管理制度以及管理流程，明确各职能部门在经济合同管理中的职责定位，使得经济合同内控管理有据可依，有效规避潜在的经济风险。
（三）设置合同管理岗位，加强经济合同全程管理
为了加强经济合同管理，FK医院在财务部设置专职合同管理员，由高年资人员担任，同时在各职能部门设置兼职合同管理员。专职合同管理员对经济合同进行全程风险监管，包括签订过程中的法务审核，合同执行中关键节点的跟踪及指导，以及执行完毕后的合同归档管理；兼职合同管理员负责部门经济合同的各项具体管理工作，包括合同签订过程中，各项会议的书面记录，合同的签订，合同执行的管控，执行过程中涉及的会议纪要归集，以及合同执行完毕后的各类材料收集及归档。通过设置专职及兼职合同管理员，分别从操作层面及监管层面，对经济合同进行全程管理，分工明确，责任到人，有效加强了经济合同的内控管理，规避了潜在的经济风险。
（四）建立经济合同管理系统，规范经济合同内部控制行为
合同归档管理范文7
［关键词］内部控制;政府会计制度;高校经济合同;管理举措
随着我国高教领域“双一流”建设的逐步推进，高等学校教学、科研和服务社会等各项事业快速发展，经济活动日趋频繁，经济总量日益增大，以学校为主体对外签订的经济合同每年都在大幅度增长。经济合同是高校与社会经济活动联系的重要纽带，是开展经济活动的基础，在维护双方权力和义务方面起着鉴证和保护作用。但是高校经济合同管理一直是个难点、痛点，合同管理体制与机制不健全，管理措施不到位，以致有些经济合同执行效果不理想，不仅没有发挥应有的作用，而且法律纠纷和违约现象屡见不鲜，严重损害了学校的利益和声誉。因此，新形势下加强高校经济合同管理变得尤为迫切和必要，需要从内部控制规范的角度来规范合同管理，防范风险，保护学校经济权益，保障学校教学科研事业健康、可持续发展。
一、规范经济合同管理的必要性
高校经济合同是指为实现一定的经济目的，以高校或高校授权的职能部门为主体，与其他平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的书面协议。高校的经济合同表现为，一是种类广，主要包括采购合同、工程合同、服务合同、科研项目合同、成果转让合同、合作办学合同、对外投资合同、借款合同、租赁合同、捐赠合同等。二是数量大，有些规模较大的高校每年签订的经济合同都超过三千多份，平均每天大约签订10份。三是层次多，高校经济合同按重要程度可分为重大合同、重要合同和一般合同，管理任务重、难度大。高校经济合同管理就是根据规定，采取手段，对合同关系进行组织、控制、协调和监督，保证合同顺利实施，以保护学校的合法权益，妥善处理合同纠纷，防止违法行为。加强经济合同规范管理，是基于高校经济合同本身的特点和客观要求。
(一)依法治校，提升高校治理能力现代化
依法治国是我国的基本方略，依法治校是依法治国的重要组成部分，是建设中国特色高水平大学的必然要求和重要保障。高校合同管理作为依法治校的重要支撑点之一，是学校经济活动顺畅、高效运行的保证，其管理水平的高低关系到学校治理能力现代化的提升高度。
(二)高等学校内部控制建设的要求
近几年，随着《教育部直属高校经济活动内部控制指南(试行)》实施以来，高校开展了内控工作。经济合同管理作为内部控制业务层面的重要内容，正切合合同内控建设要求。高校应当建立健全经济合同管理制度体系，明确合同拟定、审批、执行、登记、保管等环节的程序和要求。梳理风险点，采取内控方法，优化管理流程。建立合同信息管理系统，加强对合同履行情况的监控，定期开展合同管理绩效评价，并做好合同信息安全保密工作，维护学校合法权益。
(三)保障政府会计制度顺利实施的需要
从2019年1月起，按照“双功能、双基础、双报告”的改革目标，高校执行政府会计制度，全面引入权责发生制，增加了收入、费用两个财务会计要素，增加了应收款项、应付款项、或有负债等核算内容。按照权责发生制原则，依据合同对当期收入和成本进行合理确认入账，并进行收支配比，正确反映学校的财务状况、运行成本，累计盈余和现金流量等财务信息。这就对经济合同的实质内涵提出了更高要求，收入类合同应明确收入权责确认依据和时点要求;支出类合同要明确付款依据和进度时间。只有规范经济合同管理，发挥经济合同功能，才能保证会计核算信息质量，推进政府会计制度顺利实施。
二、高校经济合同管理现状与存在问题分析
(一)法律观念谈薄，内控意识不强
任何组织和个人签订、执行经济合同，都必须遵循《中华人民共和国经济合同法》。然而很多高校对经济合同管理，首先思想上不够重视，观念上滞后，对经济合同的重要性缺乏足够的认识，认为经济合同只是经济交往活动中的一种书面证明。其次内控意识不强，对通过内控建设加强经济合同管理的紧迫性、重要性认识不足，没有认真按照内部控制规范开展经济合同管理。有些经济业务甚至凭感觉、想当然，碍于情面，淡漠法律，不签订任何书面交易凭据;或者流于形式，抱着应付的心态草率签订经济合同。经济合同管理的现状与存在的问题，会给高校的经济运行和财务管理带来极大的潜在风险。
(二)合同管理体系不健全、不完善
高校合同管理是一项系统工程，点多面广，管理部门多，管理层级多，涉及业务范围广，合同内容复杂。有的高校经济合同尚未形成全过程管理的制度体系，管理体制与运行机制不健全。没有成立学校合同管理领导机构，学校的合同管理办法没有及时修订完善，原有制度更侧重合同管理宏观的指导性意见，缺乏对各个环节具体的操作规范。在学校组织领导、合同管理部门设置、岗位职责划分、合同签订的授权机制、合同运行管理、监督检查、归档保管、专业管理人员配备等诸多方面都存在着短板和缺陷。
(三)没有实现经济合同归口管理
经济合同归口管理是指在不相容岗位相互分离和内部授权审批控制的前提下，结合学校内部管理职能部门的职责，将不同经济业务类型的合同进行分类，每类合同由不同的管理职能部门来管理，这个管理职能部门就是归口管理部门。目前大部分高校缺少经济合同归口管理机制，没有确定合同归口管理部门，按经济合同类型进行分类管理。现实中经济合同管理部门划分不清，各自为政，采用多头管理的方式。由于缺乏归口管理，高校经济合同管理状况散乱，难于统计汇总，调阅查询，监督检查，归档保管，无法总体把握学校经济合同订立情况和执行管理情况的全貌。
(四)签订经济合同内容不严谨、手续不完备
高校有些经济合同的签订随意而为，不够严谨，经济合同的条款及内容不准确、不全面;有的合同没有法人的签字和盖章、不填日期等等，如此容易引起误解，出现争议，发生纠纷，导致合同难以履行，甚至成为无效合同，严重影响财务会计对合同债权债务的估计与反映，给学校带来不必要的财务风险和经济损失。
(五)经济合同执行过程缺乏监管
合同管理属于学校的行政管理。经济合同履行是个动态过程，在合同执行过程中，大部分高校并未安排专门的部门和专业人员对合同实施动态监管，往往只是执行部门和经办人员关注合同履行，合同主管部门、归口管理部门和协管部门缺少互动，缺乏监管。合同归口管理部门难以进行实时监管;财务部门无法控制合同收支预算执行进度;审计、纪检部门缺少对经济合同执行的跟踪审计与监督。
(六)合同管理信息系统水平较低
目前，大多数高校合同管理信息系统比较落后。有的仅能做到合同在OA上流转，多数还靠手工办理，纸质合同传阅，工作效率低下，合同信息在部门之间沟通传递不畅。合同管理系统与财务系统没有关联，实现信息共享。经济合同管理不能保障高校经济活动正常运行，更满足不了多校区管理的需要。经济合同信息滞后，碎片化，财务会计无法及时、准确地对经济业务开展确认与计量工作，影响高校政府会计制度执行。
三、规范高校经济合同管理的举措
高校要把经济合同管理作为内部控制建设的重点工作来抓，积极创造有利的工作环境。学校管理者应更新观念，增强法律意识，责任意识，担当意识，加强宣传教育，营造良好的管理氛围。高校应遵循内部控制的全面性、重要性、制衡性和适应性原则;按照不相容岗位相分离、内部授权审批控制、归口管理、信息内部公开、绩效考评等控制方法，采取强有力的措施加强经济合同规范管理。
(一)建立健全经济合同管理体制与运行机制
制度建设是管理工作的基石，依据国家经济合同法规，按照内控建设要求，结合学校实际情况，建立健全合同管理制度体系。成立学校合同管理领导小组，由校长任组长，成员包括法律事务办公室、财务、招标、审计、纪检等部门负责人，领导小组办公室设在法律事务办公室，负责统一组织、规划、领导学校的合同管理工作。法律事务办公室为学校的合同管理主管部门，负责学校合同管理规章制度建设，合同签订授权，合同印鉴管理，重大、重要经济合同法审，合同台账等工作。配备专业管理人员，落实岗位责任制，协同其他管理部门，实现对经济合同全过程管理。进一步完善学校合同管理办法，订立管理目标，明确组织领导与管理架构，制定合同归口管理和分类管理规定，优化管理流程，对合同各环节制定详细的操作规范。建立健全合同授权、审签、专用章管理、台账以及档案管理等制度。使合同管理有法可依，有章可循。高校经济合同管理是项繁琐的工作，涉及部门多，工作量大，应建立合同协同管理机制。进一步明确学校合同管理领导小组、合同主管部门、归口管理部门、合同执行部门以及财务、审计、纪检、档案馆等协管部门各自的管理职责，强化合同归口管理和授权管理，建立工作联动机制，避免发生责任不清，推诿扯皮的情况。各管理部门及工作人员，要各负其责，紧密配合，通力协作，产生1+1＞2的管理效果。
(二)确定经济合同归口管理部门，实现分类管理
按照内控规范要求，高校要按照内设管理机构所承担的职责，确定经济合同归口管理部门，分类管理学校的经济合同。归口管理部门主要负责经济合同条款的审核，合同订立事务等工作。比如:基建部门负责基建合同，后勤部门负责修缮合同，资产管理部门负责物资设备采购合同，科研管理部门负责科研合同，继续教育学院负责教育培训合同等管理，其他的一般合同由二级单位自行签订管理。经济合同归口管理体现了合同管理的专业化、规范化、效率化。
(三)落实合同全过程跟踪监督管理
经济合同从谈判、签订、执行到归档，全过程管理是动态性的，需要进行实时监管，并指定专员跟踪合同管理工作的各个环节。对于重点重大经济合同执行要加大监控力度。合同执行部门负责人员要随时跟踪合同执行进度，联系合作方，关注物流动向，按时结算收付款，合同执行发生问题及时报告，启动应急机制，化解风险。财务部门加强预算控制，实时对合同的预算执行情况进行跟踪，定期形成预算执行情况报告，并做好年度合同预算执行调整与结余管理。审计部门对经济合同执行开展跟踪审计，将合同管理纳入领导干部经济责任审计范围。使用合同管理跟踪提醒系统，从线上能够随时查看合同进度和执行情况，监控合同执行，发现问题及时解决，提高管理工作效率。
(四)创建合同管理信息系统，实现合同管理信息化
高校要创建基于互联网+、大数据技术下的合同管理信息系统，建立学校统一的合同管理平台，将合同管理从签订到履行完毕的各个环节流程均纳入管理信息系统，并与学校其他管理系统对接，实现不同系统间数据共享。所有合同管理部门、执行部门、二级单位都设置端口，合同审签、合同台账、电子文档存储等工作全部在线上实施完成。归口管理部门应指定人员对合同档案进行连续编号，整理归档、确保纸质档案信息与系统信息对应一致，方便查阅。采用高效的管理信息系统，通过打造“线上”+“线下”的服务模式，将大大提高学校经济合同的管理效果。
(五)加强合同管理人才队伍建设
经济合同管理是专业性和技术性要求较高的工作，管理人员不仅要有法律知识，还要掌握基建、修缮、设备、招标等方面的相关知识，管理人员的综合素质直接决定着高校经济合同管理的水平。因此，高校要重视招聘经济合同管理专业技术人才，组建一支专业化的管理队伍。定期对经济合同管理人员开展业务培训，提高专业技能;同时，要加强思想道德教育和法制教育，使合同管理人员树立勤政廉洁、遵纪守法的理念。还要通过邀请业内专家来校传经送宝，业务指导;到兄弟院校交流学习等措施，来增强管理人员的工作创新能力，以此提升高校整体的经济合同管理水平。
(六)建立完善合同管理绩效考评机制
高校应建立健全合同管理绩效考核评价机制，建立合同管理人员工作业绩的奖惩机制，制定科学合理的业务考核指标。对合同的签订、执行、保管等各环节的管理情况进行考评，将考评结果作为合同管理人员年度绩效分配和后期职级晋升的重要参考依据;对于出现的问题，落实责任追究，以激励合同管理人员工作的积极性和主动性。
参考文献
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合同归档管理范文8
一、健全合同管理机制
按照国家电网公司合同管理办法的精神，通过“以评价促落实、以检查促管理、以培训促提升、以计划促履行”的管理手段，完善和优化合同管理制度，规范和加强合同管理工作，推进合同管理标准化建设。完善管理制度。实行承办人制度、审查会签制度、授权委托制度、合同专用章制度、合同备案制度、合同争议报告制度、审计监察制度及责任追究制度，做到制度落实、机构落实和人员落实，使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有序的制约状态。同时，要组织办公室、财务、物资等相关业务主管部门对合同管理工作进行检查，做到管理层次清楚，职责明确、程序规范，使合同管理工作有章可循，有法可依。建立组织机构和考核机制。建立健全合同管理组织机构，清晰地划分合同管理机构、人员及职责，明确合同归口管理部门和合同管理相关部门的职责分工。严格落实《国家电网公司合同检查考核管理细则》，通过建立合同管理月评价、月通报、月考核机制的管理机制，从合同上线率、审核率、执行率、规范率、准确率、调考合格率等方面制定考核评价标准，促使合同的签订、履行、考核都处于有效的控制状态。健全常态管理机制。建立合同管理月报机制，按月梳理、分析合同签订、履约情况，做好合同管理的事中控制，协助合同承办部门处理合同中出现的问题，防止违约行为的发生。采取部门自查、集中督查的方式，及时发现并解决合同起草、审核、签署、履行及归档中存在的管理问题，促使合同管理做到规范、合规。
二、完善合同过程管控
在日常合同管理中，要将严把合同审查关作为合同常态管理的主要内容，强化合同谈判、起草、审核、会签、委托授权、用印等全过程管理，全面实现“有人负责、有人监督、有章可循、有据可查”。规范合同流转程序。进一步优化业务流程，严肃合同授权管理，加强合同履行阶段的监督与考核，提升合同管理效率与效益。根据国家电网公司对合同统一编号的原则，对所有的合同进行统一整理编号，并在ERP系统录入项目时，加入合同管理的概念，使每个项目名称后面均有合同编号，实现项目的线上查询，项目管理效率大大提升。推行国网统一合同文本。按照《国家电网公司合同管理办法》六统一要求，起草合同以甲方为主，按《国家电网公司合同管理办法》第十三条规定选用相应合同文本，确保合同文本的规范性、实用性、实效性、完整性，实现统一合同文本使用率100%。加强统一合同文本在招标环节的应用，本着“内部管理制度外部化”的原则，在招标文件中明确规定文本的使用规则，确保对外部供应商产生法律效力。同时，不断梳理与合同类型相关业务的法律、法规、规章、标准、制度，对相关合同文本内容进行及时更新，更加有效的保护公司的合法权益。严格执行合同审查会签制度。防范合同管理法律风险的制度保障，就是建立、落实严格的合同审查会签制度，做好合同风险的事前、事中、事后防范。对合同进行技术、经济、法律审查，运用法律规定、技术经济手段，保证企业签订合同选择最佳方式、取得预期效益，实现合同目的。通过审查会签，可以发现合同中存在的潜在风险，减少和避免在履行合同过程中产生不必要的分歧和争议，提高合同履约率。加强对重大合同审查管理，严格实行重大合同联签、备案制度。重大合同，需按照重大合同会签程序审查、会签、批准。重大合同包括：资产抵押、转让、出售、收购、清算合同；担保合同；企业兼并、分立、破产、清算合同；股份制改造、资产重组、投资合同；具有全局影响的或数额巨大的土地使用权转让合同；购电合同、并网调度合同及标的额达到一定标准的合同等等。重点对条款完备、物资清单替代合同、乙方违约责任等情况重点审核。强化合同归档管理。合同是企业的有效凭证，是确定双方权利义务的重要证据，全面规范合同归档工作将有效避免企业不必要的经济损失。强化合同文本等相关资料的收集、整理工作，并按档案管理要求及时归档，是规范合同管理的一项重要内容。要分批分类整理合同台账及纸质文本，并及时归档，确保合同文本及附件资料应收尽收、应归尽归。
三、强化合同方资信审查
合同双方的资信情况是合同如期履行的关键，应按照项目合同履约情况，强化合同方资信评价，并将评价结果与工程结算挂钩。加强对合同对方当事人主体资格和资信状况审查，是否具有相应的履约信用，过去三年守合同、重信用，无违约事实等进行审核，审核其主体资格是否合法、合同标的是否符合当事人经营范围。若人代签合同，则需要审核是否有真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、人身份证明等。对于资信评价不合格的合同方，在规定期限内和规定范围内不予授标，这一举措必将对各类项目的施工质量起到关键作用。同时，资信评价结果，建立资信档案数据库，为项目顺利实施提供可靠的信息支撑。
四、提高合同承办人素质
