人事档案电子化管理范文1
现状分析
传统的以纸质为载体的档案管理模式，工作量大、步骤繁琐，且难以对已经归档的档案材料进行信息提炼与加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、多媒体等新技术的快速发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境，档案信息的快速共享成为可能。在养老保险、医疗保险等人社业务搭乘“信息高速公路”逐渐实现异地信息共享的背景下，档案管理业务却仿佛“信息高速公路”上的“减速带”，受限于纸质载体的特性而发展滞后，限制了人事档案信息资源价值的最大化发挥。人事档案电子化可以使信息资源实现跨区域流动，提升服务质量和群众满意度，创造最佳的社会效益和经济效益，意义重大。
人事档案电子化管理存在的问题
由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，对人事档案电子化提出了新的挑战。
电子档案的原始性、真实性易被破坏。原始性、真实性是档案所具有的本质属性，纸质文件内容原始性和真实性很容易确认，而电子档案具有可变性以及载体可分离属性，计算机内存储的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧区别，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，更没有极具权威性、可辨识真伪的公务用章，一旦被删改，复制或篡改内容都很难被识破，给日后档案材料真实性和权威性认定带来很大困难。
电子档案的安全性问题日益突出。用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端，这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。电子政务系统中大量的政府公文通过网络、高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。接入互联网所遇到的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防，使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。
没有统一的档案管理软件，电子档案法律效力低。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及材料认定工作，加之电子档案没有固定载体，制定相应的法律认定条文就有一定困难，致使电子档案难以被法律认定。
人事档案电子化管理实施策略
面对大量的电子文件，档案工作者要解决电子文件档案管理过程中存在的问题，可采取以下主要措施：
建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，而“保护体系”的实现正是为解决该问题而提出的一个重要途径与方法，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。
多措并举提高档案管理的安全性。一是提高档案管理者的信息素养。档案信息安全是档案管理工作的生命线，而档案工作电子化需要人来实现，这就要求档案管理者必须具备计算机、档案学等多元化知识背景。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。这就要求档案管理人员不断学习相关知识，同时上级档案管理部门要积极创造条件，有计划地选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，并通过以老带新、以强带弱、互帮互学等方式建立复合型人才群体和梯队型人才结构。二是让档案管理工作者提前介入电子文件档案系统的设计。把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到最前端，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。三是对电子档案实行备份制度。保证用作处理和存储电子档案的计算机专人专用，并对电子档案进行加密，最大限度防止计算机病毒感染、文件破获等。对电子档案实行分布式双机备份制度，当工作计算机出现问题时，另一台备份机立即开始工作，使存储和处理电子档案的计算机不会发生崩溃，电子档案不会丢失，保证电子档案的安全性。
加强立法，确保电子文件的法律效力。通^立法给予电子文件充分的证明力，在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。
人事档案电子化管理范文2
【关键词】 医院 人事档案管理 电子档案
医院人事档案是医院从业人员的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。它是个人发展、医院人才招聘、提拔和实现整个社会人才优化配置的基本依据。现代科技的发展为医院人事档案管理提供了便利，当然也对档案管理提出了更高的要求，在网络环境下利用计算机建立电子档案是新时代人事档案管理的必然趋势。
网络建档是社会进步和信息系统发展的需要，另外，过去的人事档案一般是堆叠在档案室里，在搜集信息、存储档案和提取档案等方面都存在着很多问题，而相对于过去的纸质档案，建立电子档案则体现出更多的优越性：
1.保存寿命长，不易损坏
档案以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内，不会因为像纸质档案一样因为天气、自然灾害和存放时间等的影响而发生破损、丢失的情况，即使经过很长时间电子文档里面的信息依然能完整无缺，一直保存下去。而且电子档案一般都有备份，一份文件出现问题，还有一份甚至多份备份资料可供参考弥补，打破过去纸质档案袋的“唯一存在”，也就增强了医院人事档案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于电子设备存储空间很大，对于医院人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面，完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改个人存档信息，一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况，保持人事档案信息的时鲜性，让医院及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用，个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕，更加严格要求自己的工作和生活，以保持最佳的档案记录。
3.提取档案方便
以前的人事档案是放在一个专门档案室里，要从诸多的档案袋里找出某个人的已属不易，更不用说查找某些细节信息了，更何况很多档案由于年代久远，查找目录存在不全、不准确、甚至丢失的问题，提取档案和档案信息更是难上加难。而通过管理数据系统建立的电子档案则可以避免这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松的获得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。
4.共享性
将档案袋保存在医院的档案室里，个人的信息只被这所医院拥有，而在网络环境下建立的电子档案则体现出鲜明的共享性。
通过网络可以将一些非保密的档案信息传到信息网上，跟各种医药科研网、医学教育网以及人才网等一起共享信息，在这样更宽的平台上，对个人素质的发展和医院人事管理的提高都将起到很大的推动作用。如果最终能实现全国范围内的人事档案共享，那对我国的人才优化配置都将是十分有利的。
5考核评价公开公平
在纸质档案内的考核评价部分，一般是由单位上司或部门个人填写，而档案一般是在档案室保密存放的，他人根本无从知道里面的内容。医院可以将电子档案的这部分内容挂在网上，考核评价结果予以公示，由全体工作人员来检查核实或是由大家来一起考核个人的工作生活情况，给予评价。这样的考核公开公正公平，完全透明，可以更加真实的反映个人情况，保证了人事档案的真实性。
当然电子档案并不是完美无缺的，它存在一些电子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不够等，另外它还需要医院档案管理人员有较高的的专业能力。如何更好地实现医院人事档案的电子化，我觉得可以从以下几方面着手：
首先，要有完善的建立电子档案的软件和硬件设施，医院应该设立专门的微机室代替过去的纸质档案室来存放电子档案，注意火电问题，保持微机的正常工作以及网络的通达。然后引进适合本单位人事档案的管理信息系统，确保各种档案信息的录入、分类、统计、修改、保密、备份和查阅提取操作都能方便快捷。另外，不管是微机还是信息系统都要有良好的升级环境，能确保医院人事档案电子形式和人事档案的管理都要紧跟时代步伐。
然后，医院要分配专人来管理。管理人员必须具备很强的责任感，主动地搜集补充医院工作人员的档案信息，做好备份，尽量做到及时全面。还有就是专业素质，他们不仅要懂得人事档案管理的专业知识，同时还要具备信息技术的基础知识，才能在网络环境下高效地进行电子档案的管理工作。同时他们还需要具有良好的职业素质，不随意泄露他人的档案信息，不会因为其他单位或个人的利惑而非法借阅、修改档案。
其次，医院应该建立完善的档案管理制度。强调《中华人民共和国档案法》的总体要求，同时建立自己单位的相关管理制度，一来可以使档案管理更加的规范，防止不法分子以不正当的手段盗取。另外人事档案是包含了全体工作人员的多种信息，一经不法分子利用将贻害无穷，要切实做好保密工作。在这方面医院应该重点做好监督管理的规范工作，挑选专业能力和道德素质都较高的管理人才来担任，合理设置岗位，上机操作的各个部分分别设置管理密码，让各管理人员相互合作又互相监督，以确保档案管理的安全、有效。
最后，要进行档案管理的宣传工作，使电子档案的特点、优点、管理方法、对单位和个人的特殊要求等常识深入人心，增强医院工作人员对个人档案的重视意识，让他们自觉地将自己的各种信息真实地提交给档案管理员。让医院能将档案管理列入人事管理的重要议程，医院对个人工作、服务态度、思想进步等各方面的考核、监督工作都积极开展起来，这样反过来也让个人以更大的热诚和更积极地态度投入到工作中去。
实现医院档案管理的电子化将使医院人事管理具有更大的动态性和灵活性，使医院的发展更紧跟时代的需求，当然也对医院的人事档案管理提出了更高的要求，各医院都应该努力完善自己的人事档案管理体系，实现档案管理的电子化，使其更加科学化，完备化。
参 考 文 献
人事档案电子化管理范文3
关键词：事业单位；电子档案管理；对策
方便、快捷的电子档案管理模式，已逐步取代传统的纸质档案管理模式，在事业单位的档案管理工作中逐步推广应用。但是，目前事业单位的电子档案管理还处于无序管理的状态，缺少制度规范，存在一些不足。本文从电子档案的优势、不足、对策三个方面进行了阐述，以加快事业单位电子档案管理制度化、规范化进程。
一、电子档案的优越性
1.电子档案能有效降低办公成本
传统的档案管理模式，既需要档案室、档案柜、档案盒、档案袋等大量物资，还需要大量的人力从事收集、整理、分类、汇总、登记、存档等各个环节的工作，工作琐碎、工作量大，基本上每一项工作都需要手动完成，需要大量时间。而使用电子档案，只需要一台计算机、一个网络管理平台和熟悉计算机操作的档案管理人员，就可以完成电子档案管理工作。档案资料在传阅过程中，利用电子档案管理平台就可以快速完成，实现无纸化传阅，降低办公成本，解决档案资料堆积问题。
2.电子档案管理能进一步提高工作效率
电子建档与传统的手动建档相比，用计算机工作代替了人力劳动，直接减少了档案管理人员的劳动强度，能节省大量时间。电子档案管理，把传统的按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，遇到需要补充的遗漏的档案，或者删除重复的档案时，传统的立卷方法只能一个一个查询，打开整卷，再重新立卷，非常繁琐，而电子档案可以快速查询，修改一下档案目录就可以了。
3.电子档案保密程度更高
传统的立卷归档，利用者如果需要其中的一份档案，就能看到整卷档案的内容，而使用电子档案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不会看到，大大提高了保密程度。
4.电子档案更有利于发挥档案资料的价值
传统的档案管理模式，利用者需要从堆积如山的档案资料中逐个查找，费时费力，不到万不得已不想去档案馆或者档案室查阅资料，尤其是查阅信息范围比较宽泛时，更需要时间和耐心，最后还不一定能查询到。同时受档案管理人员立卷习惯等因素的影响，传统档案的标准、质量也不尽相同，给档案利用者带来一定麻烦，所以一般都习惯从网络上搜索。而电子档案，一般都用表格形式，标准统一，一目了然，搜索快捷，大大缩短了档案的查询时间，提高了档案利用率。
二、电子档案管理中遇到的问题
1.安全性问题
计算机给人们带来方便、快捷的同时，其安全性不容忽视。机房、计算机、打印机等硬件设备陈旧，杀毒软件等配套软件不到位，档案管理人员安全意识不强，对移动硬盘、U盘、光盘等存储设备重视程度不够，都会直接影响电子档案的安全。同时，电子档案在发送、接收、保管和归档过程中，可能遭遇病毒入侵、窃听、泄密、篡改、伪造等安全问题。
2.档案管理人员认识问题
目前的档案管理人员还没有完全从纸质立卷的传统模式中解脱出来，只是安于现状，尤其是年龄较大的档案管理人员，不愿意接受新生事物，更不想创新，导致电子档案管理工作停滞不前。电子档案业务知识培训不足，特别是仍在使用纸质档案的事业单位，档案管理人员的时间、精力都用在手动建档上，研究档案管理发展、开展业务知识培训的投入严重不足。
3.电子档案管理制度不健全
目前，已经使用电子档案管理的单位，电子档案管理的收集、整理、归档、审核、检验、调阅等各个环节都缺少统一的标准，归档时间、归档范围、硬件管理、软件升级、技术指导、存储格式、密码设置、监控系统等都缺少制度规范，都还处于起步阶段，处于无序管理的状态。
三、电子档案管理的对策及建议
1.完善电子档案管理软硬件设施，确保电子档案安全
高质量的硬件设备、稳定安全的软件和系统、相对独立的电子档案管理区域，是电子档案能够持续稳定发展的基础。因此要加大软硬件投入，配足配齐设施设备，加强对计算机储存设备的安全保护，实行专机专人用，对计算机的软件和硬件设备进行定期的更新和维护，以保障计算机设备的正常运行。设置专门的电子档案管理工作区域，安装电子监控、防盗门窗等设施，确保设施设备安全。
2.培养专业的电子档案管理人员
各事业单位抽调综合素质高、责任心强、勇于创新、工作严谨的档案管理人员，作为重点培养对象，通过自学、集体培训、交流学习、先进经验分享等形式，对电子档案的法律法规、软硬件操作技术、业务知识等进行全面的学习，通过分析贴近工作实际的生动形象的典型案例，让档案管理人员切实感受到电子档案的优势，真正提高档案管理人员的创新意识和业务能力，既能具体做好电子档案管理工作，还能研究创新电子档案管理方法和管理模式，成为电子档案的管理者、宣传者、推广者。
3.建立健全电子档案管理的各项规章制度
电子档案管理制度化、规范化管理，必须有健全完善的规章制度作为保障。事业单位要结合档案法、档案管理规定的要求，立足工作实际，制定本单位的电子文件归档及电子档案管理办法，明确收集、整理、归档、审核、检验、调阅等标准，促进岗位职责、硬件设备、软件升级、人员培训、保密协议等各项工作制度化、规范化，确保电子档案管理工作安全有序发展。
结语：电子档案管理的优势明显，也顺应了时展的需要。但是目前事业单位的电子档案管理还不够成熟，还需档案管理人员深入调研，积极探索，提高业务能力和网络操作技能，还需逐步完善硬件设施设备，建立健全规章制度，推动事业单位电子档案管理工作逐步制度化、规范化，进一步发挥档案资料的利用价值。
参考文献：
[1]吴秀娟，浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理，管理视察，2013年第19期。
[2]杨玲花.浅析高校电子档案存在的风险及防范措施，商情，2013年第24期
人事档案电子化管理范文4
［关键词］人事挡案；管理；无纸化；办公自动化
信息技术的高速发展，对人事档案管理工作提出了更高要求。无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，提高对信息的利用率和办事效率，降低办公成本，提高执行力。在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式，是促进档案管理工作信息化、加强人事档案管理工作的重要发展方向。
1人事档案管理无纸化办公现状分析
目前，我国对电子档案的利用水平还比较低，这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事档案管理工作中，虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理。通过联网，可以查阅就业人员的就业信息。极大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了办事人员，不用往返各地办理相关手续。办事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事档案还没有实现无纸化管理，劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续，这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理，合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册，鉴订备案完后书面合同单位自己保存，失业人员档案存放在人社局档案室管理。退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查，所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段还很单一，不能为人事档案管理提供信息支撑，在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。
2人事档案无纸化办公存在的问题分析
人事档案管理由于事关人们的切身利益而具备很大的严肃性，在管理过程中不容出错，而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性。因此，人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题。
2．1对电子档案归档的重要性认识不足
随着计算机技术的发展，办公已由传统的纸质办公向自动化办公发展，因此电子档案越来越多，电子档案的作用不再停留在草稿性电子文档、辅电子文档的阶段中，而是转向为正式性电子档案。然而在工作过程中，档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性，信息化管理意识落后，对电子档案管理工作不够重视，或者是对于信息技术手段掌握不充分，对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施，而是抱着回避的态度，电子档案的作用只是停留在备份、草稿阶段，没有对其进行合适的管理加以利用。
2．2对电子档案的法律效力需要进一步完善
档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始性，传统纸质档案文件是受到法律保护的，强调只有原件才有法律效力。而电子档案没有固定的载体，导致电子档案归档的过程中缺乏原始性及凭证性，从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质文档，真正发挥其档案的作用，因此难以制定具有法律效力的档案依据。工作过程中电子档案易被修改，并且经改动后难以发现，无法从字迹分辩出文件的原始性。这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范，这也造成了电子档案管理过程中的困惑。
2．3对档案管理人员的信息素质需要进一步提高
人事档案的信息化管理需要有专业的人才参与，管理人员需要有先进的管理水平及较高的信息文化素质。目前相关的档案管理部门缺乏现代化管理水平的人才，尤其是信息处理及档案信息化利用的人才。大部分档案管理人员对现代化管理工作缺乏了解及认识，因此不能充分地发挥其作用，从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动。
2．4对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化
电子文件具有传递快捷、操作简便、存储空间小等优点，但其欠缺安全性，从而影响其长远的保管及存储。如电子文件过度依赖软件设备，不能进行直读，容易被更改，数据容易丢失，文件容易受到病毒的破坏，这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题。
3对加强人事档案无纸化办公的思考
3．1加强人事档案管理的安全性管理
人事档案的无纸化管理涉及的范围很广，应当制定切实可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔离的措施，即人事档案保管子系统必须是完全独立的网络系统，采取存储与利用分离的技术策略，人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统，在保管子系统鉴定、整理的不同开放范围的电子文件信息，以离线方式提交到电子文件信息管理系统的利用子系统，提供不同利用权限范围的利用。二是采取数据管理安全措施。要设置严格的管理权限，特别是“系统管理员”必须合理授权，人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权、数据审核权、数据操作权三权分离的方式，可以有效提高电子文件数据的安全性。电子文档在上传、下载过程中需要设定安全等级及访问权限。三是规范电子文件归档范围。需要对电子文件建立积累制度，保证电子文件不损毁、不失散。同时应对电子人事档案质量进行把关，对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补，对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升级。
3．2加强档案法律建设
目前电子档案的法律问题还有待解决，为了做好电子档案管理相关工作，必须从电子档案的职能、管理机制、法律效力等方面进行强化。一是要明确电子档案在文件管理中的位置，确定电子档案的职能。二是要明确电子档案制作过程、保全要求，提供利用制度，在利用时可加强电子签名制度的管理。三是要明确电子档案的法律效力。电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力，其证据效力应获得法律的认可。
3．3探索并完善纸质和电子档案并行管理机制
纸质文件适合水久保存，不适合将来的反复检索和利用，而电了文件则相反。根据二者特点，应使两种载体文件在一定阶段内并存。当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制，即将电了文件存入硬盘或光盘后，又打印输出纸质文件并保存。两种不同载体的档案应保证内容完全相同的，即在著录、署名、编码、史改、更新时，特别注意电子档案要与纸质档案一一对应。由于电了文件的虚拟性，缺少原有管理中的验证环节，囚此，应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前，针对需长期保存的电子文件，要进行定时定期备份，防止信息丢失。
3．4提高档案管理工作者的职业素质与修养
在实现档案无纸化办公的要求下，档案管理工作者要提高自身的职业素质，热爱档案管理工作，努力学习专业知识，提高专业技能，发挥个人的主观能动性。在档案的无纸化办公条件下，档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作，应使这些工作标准化、系统化，提高计算机对档案检索的效率和准确性。因此，档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学、目录学以及主题著录标引等知识外，还要掌握一些计算机与网络的相关知识。在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响，对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备。对此，机关要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训，合理编设计算机管理方面的岗位，充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍。
作者:徐 瑛 丁伟锋 单位:山东烟台市福山区公共就业（人才）服务中心 海军航空工程学院
参考文献
［1］蒋永香．无纸化办公与档案管理［J］.湘潭师范学院学报，2006（4）.
人事档案电子化管理范文5
关键词：信息时代 电子档案事业 现状 问题 措施
1.前言
在信息时代的大背景下，计算机迅速普及于现代办公，其应用的深度和广度不断扩大。计算机和现代通信技术相互结合，以及信息技术的飞速发展产生了大量的电子档案。对于所谓的电子档案我们可以这样理解：它是通过计算机系统处理之后的关于社会生活、工作的一些活动的记录，这些活动具有保存意义，通常由一些存储的机读材料或者其他介质进行保存。所以，电子档案和传统的纸质档案具有本质上区别，对它的保存和管理更复杂，更富有挑战性。作为档案工作者，具体而深入的学习和了解电子档案的管理是做好本职工作的要求，也是促进我国电子档案事业发展的必需。
2.电子档案的特点及优越性
所谓电子档案，是指与纸质资档案相对应、相互关联的，通过计算机磁盘等介质进行储存的通用电子文件图像集合，一般以立卷为单位[1]。也就是说，电子档案就是将实体档案文件的内容以简单而抽象的形式传输于电脑网络，通过一些相应的软件和硬件把这些档案的信息以具体的图形、图像或者文字、数字符号表示出来，最后发放到各个用户所在的电脑网络客户终端以供用户读取。
电子档案的特点是针对于传统的纸质档案而言的。它主要有以下几个方面的特点：
（1）文件记录方式多样化。传统的档案管理工作多是由档案人员单纯的手工工作的，由于旧的归档方法的局限性限制，查阅和检索比较困难，导致档案不能方便而实用的服务于人。电子档案不依赖于纸张介质，而是由磁性等具有记忆功能的材料进行记录，文件档案的保存和归档简单又快捷。
（2）档案文件的内容不直接表现出来。电子档案主要将档案文件的内容通过数字编码的形式保存在磁盘等磁性载体或光盘载体上。而且还可以对这些文件内容压缩后进行编码处理或者直接将其加密，这样就增强了档案信息的保密性。
（3）依附于原本的文件信息。电子档案的信息保存在磁性介质中，它的元数据依附于原本的文件信息和背景信息。电子文件作为电子档案的前身，它的传送是在网络上进行的，操作者没有对面交流，相关的背景信息不能由电子文件直接体现出来，不利于以后档案的使用。
电子档案是先进的，是传统的纸质档案所不能比的，它的优点由它的几个主要的特点表现出来。
（1）减轻了档案管理人员的工作量。信息时代，计算机网络的普及应用为档案的归档立卷提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，档案管理人员省去了档案的归档立卷和检索等繁琐的工作，减轻了工作量，有利于提高档案管理的工作效率。
（2）有利于填补档案漏洞。电子档案的管理工作主要采用计算机网络系统进行，档案文件通过计算机整理归档，弥补了传统纸质档案的文书立卷方法在文件收集不全的缺陷，可以随时填补遗漏内容，减少因内容不全导致档案文件的积压。
（3）保密性强。传统的纸质档案在查阅时往往是通卷查阅，然而查阅者有时候只要查阅其中的小部分，这样文档保管的保密性就降低了。电子档案的电子化筛选可以便利的查找需要的那部分文件，其他无关的档案则无需接触到，这样就提好了档案信息的保密性。
（4）提高档案管理工作的质量。传统的纸质档案管理工作全程都单纯依靠人工的手段进行，局限于立卷人个人的理解，没有统一的客观的标准，影响到以后的查阅和使用。电子档案利用微机将文书档案的信息进行有效整合，促使档案工作人员从大量复杂的整理工作中脱离出来，从而深入的去进行档案的编研和对更多信息的深入整合工作，最终促进文件档案管理工作质量的提高。
3.信息时代我国电子档案发展现状及问题
信息时代下档案管理的目标是建立数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代先进技术的有机整合的档案信息远程传输和社会共享的一个完整的服务体系[2]。通过多方人员的努力工作，我国的电子档案事业一直朝着这个目标的方向不断发展，并且取得了不错的成绩。电子档案乘着网络信息技术的快车快速的取代传统纸质档案在档案管理工作中的主要地位。档案文件的形成、鉴定、处理和使用都处于电子档案的框架之下。然而，电子档案的使用和发展过程中还存在一些问题，整个档案管理工作缺乏科学、系统的规范。
3.1电子档案管理软件混乱
虽然我国的电子档案事业有了很大的发展进步，但是还有很多不足的地方，发展还不是很完善。显著的问题是电子档案相关软件的开发十分混乱，大多数软件的开发和投入使用都缺乏明确的实施、规范和标准。软件开发重复浪费，缺乏创新意识，没有开发出具有自己的特色的软件产品。同时，档案管理软件的开发过程也是十分混乱的，没有一个良好的秩序。
3.2缺乏综合素质高的人才
一方面，缺乏既懂档案业务的管理又能掌握电子网络知识等复合型人才，档案管理工作人员没有能够熟练地掌握和运用诸如数据储存和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等专业相关知识和必备的技能，更不能很好地加强电子档案管理的安全性和利用率，不能满足信息化时代下电子档案事业发展建设的需要[3]。另一方面，没有一个合理的制度和规范去管理电子档案工作，不能使人的才能发挥在实际工作中，浪费人才现象突出。
3.3电子档案的安全得不到保障
电子档案本身具有容易复制、容易传递和删除的特点，一旦工作上出现疏忽，档案的安全性就很可能得不到保障。再加上我国电子档案发展表现出的不够完善的各种现状，各方面的体系不够健全，电子档案的安全受到很大的威胁。
3.4电子档案信息形式化处理严重
长期以来一直存在着各级领导部门不重视发展电子档案的问题，严重影响了我国电子档案的发展进程。很多情况下，人们只是把档案信息的管理形式化处理，不能从实质上很好的去实施，档案管理工作各方面的发展不够完善，使得档案信息得不到很好地利用，影响整体发展。
4.信息时代下发展电子档案事业的措施
电子档案事业发展中出现的这些问题不容小觑，我们必须充分了解工作中显露出来的弊端，并提出具有针对性的解决措施，为我国电子档案事业的发展扫除障碍。
4.1建立科学的软件开发和管理机制
建立科学的软件开发和管理机制是解决问题的第一步，是对电子档案软件开发市场的秩序的规范措施，主要是解决软件开发重复，浪费资源的问题。同时要注重建立有效的激励机制，鼓励开发人员积极创新，开发出高效的档案管理软件产品。另外，电子档案管理工作人员也要根据电子档案自身的特点，充分利用电子计算机技术、网络技术，建立健全电子文件和电子资料管理制度，严格按照制度规范自己的工作行为[4]。
4.2培养复合型人才
信息时代，人力是关键的。培养复合型人才，提高电子档案管理工作人员的综合素质是发展我国电子档案事业的重中之重。首先，在对人才的选拔上要对其专业知识严格要求，培养既精通档案管理专业、熟悉档案业务流程，又掌握基本的计算机管理知识，能够准确提供软件开发需求的人才，还要注重培养他们丰富的实践经验[5]。其次，不能忽略对电子档案管理工作人员专业素质和综合素质的培养，要跟上时代的步伐，重视培养与时代接轨的复合型人才。
4.3完善电子档案安全保障体系，提高保密性能
加强电子档案使用过程中的安全措施、提高保密性是十分必要的，必须引起重视。首先，要加强对电子计算机档案管理系统的管理，确保数据库的安全。其次，要对电子档案的信息内容按照部门进行层级密集的监督和管理，从而使档案信息真实、有用又安全。还有，要不忘对已经完成的电子档案进行有效备份，以备不时之需。在备份的过程中，确保信息网络系统对使用的全过程进行严格监控，并进行记录，为以后查证提供有力的依据。最后，注意提高电子档案管理工作人员的安全防范意识，从源头上提高档案的保密性能。
4.4努力规范行业行为，提高档案信息利用率
信息时代下的网络是互通有无的，电子档案在网络的传输过程中不限制人们的读取、利用，以至于电子档案具有一份电子档案可以为不同的用户所用的优越性，我们要充分利用这一特点，进一步完善电子档案的形成和使用体系，通过更科学合理的网络管理系统去促进档案管理人员的各项工作，便利档案使用者对档案文件信息的获取。通过档案管理人员高效的网络档案整理和传输工作，档案使用者不用出门就可以通过互联网访问甚至下载档案文件信息，通过远程距离的网络大范围的传播，档案文件信息高度共享，档案信息的利用率提高。在信息时期，电子档案的管理流程以科学化、规范化和专业化以及档案信息资源一体化为主要目标，电子档案工作必须紧密围绕着目标进行，顺应时展的要求，从观念上根本的重视，并采取有效措施积极探索档案现代管理模式，真正建立起科学系统的电子档案管理体系[6]。
总的来说，电子档案事业的发展是由多方面的有效发展组成的。只有档案原始信息完整的处理好后才能在档案信息网络的平台下进一步整合、传递，所以档案信息的深入开发和有效利用是首要的。而建立一个良好的档案网络环境是发展档案事业的保障，档案管理人才队伍的建设与这个网络环境的建立是相得益彰的。电子档案管理工作也要有科学合理的政策法规进行指导和规范，同时要加强各地区电子档案事业的平衡发展，促进全国范围内电子档案网络系统的形成。
人事档案电子化管理范文6
关键词：海事 电子档案 网络环境 信息化
随着办公自动化(OA)和管理信息系统(MIS)在海事管理中的广泛应用，海事档案也必须实现数字化和网络化，为档案资源共享提供便捷服务。电子档案以机读形式存在，与纸质载体档案的利用方式有很大差异，如何将电子技术与网络系统有效地应用到海事档案的归档和管理中，是新时期海事档案管理工作人员的一项重要主要课题。
海事档案信息电子化的特点
所谓海事档案信息电子化，利用计算机及其它设备对海事工作中所产生的纸质档案、缩微胶片影像、录音、录像资料等档案文献进行收集、发掘、筛选、整合和数字化加工处理，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息，通过网络传输实现资源共享，并对电子文件档案进行安全、高效、快捷的管理，以提高海事档案信息的利用效率，为行业管理和社会发展提供档案信息服务。其特点有：
1、提高档案信息的时效性和有效利用率
首先是在档案信息收集、整理上或直接应用现存的电子文件，或借助于语音识别、文字扫描识别、超文本和超媒体信息处理等技术，提高工作效率、加快收集、整理速度；其次是借助于网络，运转、传递及时，电子可多人同时阅览，不受空间和时间限制并可在不同地点和不同时间进行复制、打印，为利用者提供极大的便利；再次是借助于检索工具，可以提高查阅档案的快速性和准确性。
2、扩展了档案的种类、加大信息容量。
档案信息电子化可以使档案类型扩展到一切形式，文字、图片、声音、影像，一切动态的、静态的档案都可以及时而逼真地呈现，基本不受档案本身的规格、样式和馆藏条件的限制，信息容量非常大。
3、节约物力和财力资源，降低档案管理经费
首先是在档案信息的收集、整理、编排、查阅方面，借助于转用软件和自动生成系统，在实现办公自动化环境下，不少档案可由计算机形成并辅助归档，文书部门文件整理与归档可一次完成并进行一体化管理，避免了大量重复劳动，提高了工作效率；其次，在档案的保管上，运用电子化数字化技术可缩小占用储存面积，解决馆舍库房不够用的问题，重要成果可多份拷贝，并能长效保存，极大减少了档案维护与消防安全方面的费用；第三，对使用者来说，网络的快速传输，减少人员往来，极大地节约了时间和交通费用。
4、档案管理更加灵活、方便
电子档案管理的自动化和一体化，可以极其方便地实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况，档案管理部门也可以通过办公自动化系统对档案收集、传递工作及时进行指导和动态管理，从而实现档案的超前性、预见性管理。密码的设置也有利于确保了电子公文及时高效、安全保密地运行。对一些纸质、实物形式的原始档案管理，在档案统计、鉴定、销毁、借阅、催还及参考资料编写工作，标准化的档案软件，可以随时随地进行各种数据的统计、设计、打印各种报表，进行借阅登记、催还提醒等，使管理工作自动化和规范化。档案数据库的建立和链接，档案管理更具灵活性、扩展性和控制性，才能充分挖掘出档案信息资源的潜力，实现最大化的档案信息数据聚集，满足不同档案类型的管理需要。
当前海事档案信息化建设中存在的问题
从整体上说，相对其它行业管理机构，海事档案信息化建设比较滞后，最突出的问题在以下两个方面：
1、基础条件薄弱，技术、资金不足,人才缺乏
由于管理体制的不断调整，海事档案管理工作本身都存在起步较晚，人员不足，绝大多数单位都是由办公室人员兼任，多数档案工作人员都没有接受专业培训，不要说缺少计算机操作技术，就是档案收集、整理、保管和查阅的专业知识也比较欠缺，而档案信息化建设需要的是集档案、信息处理为一体的复合型人才，因此，以目前从事海事档案管理人员的现有素质很难全面实现档案信息电子化。在设备方面，地方海事部门组建时间短，单位规模小，投入有限，不要说缺少专用服务器，就是计算机、扫描仪、刻录机、摄像机、照相机这些实现海事档案信息化建设的基础设备也未能全部配齐，而电子文件的生成环境是相当复杂的，且电子文件对设备依赖性极强，一些进行海事档案信息化建设的试点单位受计算机病毒感染，造成数据损失的现象都时有发生。此外，海事部门的其它机构也没有完全实现自动化办公，这就更不能实现档案信息与其他信息的无缝交接和有效管理。
2、缺少规范化标准，海事档案信息电子化的应用和推广受到极大制约
海事是一个行业性极强的部门，档案信息电子化首先必须要有相应的规范标准：包括构建程序上的定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式；业务上的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准；技术规范上的软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。这些规范都不同于录在纸质等载体上的文件，而目前海事部门还没有制定出相关规范标准，相应的有关海事档案的应用软件也难以开发，加之，各地海事档案室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，数据结构兼容性差，就不能利用电脑实现通用的档案信息管理，更无法信息资源共享，这些都直接制约了海事档案信息电子化、数字化的进程。
建议
海事档案信息化建设是一项系统而复杂的工程,不可一蹴而就,更不是本篇短文所能指明的，这里只就一些原则问题提出一孔之见。
1、提高对海事档案信息化建设重要性的认识
领导重视和支持是加快海事档案信息化建设步伐的关键因素。既要以发展的眼光认识海事档案信息化建设的重要性、必要性和紧迫性，要明确看到电子化档案的先进之处和优越性，认清档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势又要充分认识到这项系统工程的艰巨性和复杂性，只有认识提高了，才可能解决投入、设备、人才、管理等其它诸多困难和问题。
2、健全制度、统一标准
一个系统要全面推广一项新工程，首先必须建立健全的管理制度和标准规范，尤其在海事电子档案管理的推广激励机制、检查审核制度、系统的设计和管理软件的选择、开发制度上要先完善。其次，要对海事电子档案的收集、整合、控制归档、立卷和网上传输，制定一个统一规范化标准，至少先要在归档范围、归档流程及方式、电子文件格式形成统一规定。第三要立足海事档案管理特点尽快开发出专用档案管理软件，要与海事管理工作紧密结合，化繁为简，将不同处理手段形成的数据结构、版式通过软件自动转化到统一的、标准的模式上，实现不同数据结构间的自动转换功能。
3、在明确档案信息电子化建设目标的前提下，循序渐进、逐步完善
海事档案的信息化建设的目标是建立数字化、开放性、便于管理与查询利用的互通互用专业电子档案馆。但这一目标不可能在短期内一下完成。目前首先要从电子文件的收集、积累入手，解决设备与技术问题，如适当增加一些必要的输入、存储和输出设备，应用一些基础的电子档案管理系统软件，先完成数据录入、处理和存储，然后通过数据的接口实现归档文件的自动流转、归档。其次可逐步推广应用电子文件接收、归档系统及网络报送与应用平台；第三，坚持安全第一，不但要建立防火墙和应用全天候自动升级的防病毒软件，还要作好备份，如以一个季度将生成的电子文件刻录到光盘等存储载体上，重要档案用两台电脑同时存储等。
4、加快人才培养步伐
对海事部门来说，培养和造就一批电子档案管理人员是当务之急。一是先吸纳一些专业型的人才充实海事档案管理队伍，二是开展多种教育培训。如走出去进修、短训，请进来举办讲座、示范，经常性组织岗位培训、业务讨论、技术评比，将现有基础好、素质高的档案管理工作者培养成知识全面、一专多能的复合型档案管理人才和档案信息化行家。
