摘要：在人事档案管理实践中，还有部分档案管理人员并未认识到人事档案管理信息化建设的重要性，造成了信息化建设水平停滞不前。鉴于此，本文在信息技术背景下围绕人事档案管理工作的改革展开全面地分析和研究，为其改进提供有效参考。
关键词：信息技术；人事档案管理；现状；改善策略
在激烈的市场竞争环境下，为事业单位的发展带来了更大的挑战，优秀的人才在事业单位可持续发展中起着非常关键的作用，而加强对人事档案管理的重视是解决人力资源问题的根本。鉴于此，在信息时代的背景下，促进人事档案管理工作的改革，将信息技术与人事档案管理工作有效结合是当前提升事业单位综合实力的前提。通过信息技术的应用能够真正地实现事业单位人事档案管理的先进性、科学性和效率性，有效提升事业单位人事档案管理的工作效率。因此，加强信息技术在事业单位人事档案管理中的应用是我们必须要面对和思考的问题。
一、人事档案管理中信息技术的应用优势
（一）有助于人事组织工作的开展。在人事档案管理工作实际开展的过程中，单位要确保组织工作的严肃性、公平性和科学性。作为评估管理和分析考核人才的重要依据，对人事档案开展数字化管理，从而构建现代化的人事档案管理模式，能够充分地发挥选人用人的依据作用，同时通过合理的监督和培养人才，也能够充分地体现人才的个人价值，促进单位的健康发展。除此之外，在信息技术与人事档案管理工作融合的过程中，通过数字化管理模式能够最大程度上减少人为篡改的几率，有效地提升管理工作的抗风险能力，满足人事组织工作的发展需求。
（二）有助于人事档案的科学化发展。在全球信息化的背景下，人事档案管理工作改革已经势在必行。现阶段相关的档案管理人员要认清时展的趋势，灵活应对人事档案管理工作所要面对的变革，以此来促进人事档案管理工作的新发展。同时，单位也要从制度层面入手，通过多种途径实现人事档案管理的现代化，做好办公自动化与人事档案信息化工作的衔接，将信息技术融入在人事档案管理工作开展的过程中，促进人事档案的科学化发展。
（三）有助于实现资源共享。在互联网环境下，单位与单位之间可以构建“人事档案共享交换体系”，以此来充分体现人事档案资源的价值，进一步实现人事档案的增效增值。尤其是在共享经济的背景下，通过信息技术在人事档案管理工作的融入，真正将共享意识贯彻落实在人事档案管理工作中，充分发挥出数字档案的实际作用。
二、信息技术在人事档案管理中的问题
（一）真实性问题。在人事档案管理工作中应用信息技术时，主要是运用多种软件工具对其进行编辑，因此操作痕迹难以保留，导致档案的真实性难以得到根本保障。而部分工作人员在实际操作的过程中受经济利益的驱使很有可能出现恶意修改的问题，对单位本身造成了一定的影响。
（二）保密性问题。在互联网时代，已经逐渐形成信息共享，在电子档案储备的过程中，借助网络终端设备可以获取相关的信息，而运用不同的终端也可以实现信息的接收，这样就造成了人事档案的保密性受到了一定的威胁。
（三）保存问题。在信息技术应用中无纸化办公是其体现的主要特点，尤其是随着计算机和互联网的广泛普及与发展，档案的保存方式也发生了较大的变化。在传统人事档案管理工作开展中容易受到自然环境或人为因素的影响造成纸质档案的丢失或遗漏，而在数字档案管理中也会受到网络环境的影响因黑客攻击或者是病毒侵蚀造成电子文件的丢失，这是信息化建设中需要面临和解决的问题。
（四）安全性问题。信息技术的应用对计算机硬件与软件系统都提出了更高的要求，一旦硬件设施和软件系统出现损坏将造成数据的丢失，而现阶段尽管杀毒软件的性能和防火墙技术有了显著提升，但是黑客的入侵手段和攻击性也有了明显增强。
三、信息技术促进人事档案管理工作改革的有效策略
（一）开发管理系统。在人事档案信息化建设中应当以健全的数据库管理系统为基础，以检索、统计、输入输出等功能为其提供保障。而在数据库管理系统建设中应根据单位的实际需求引进先进的档案管理软件，并实现系统功能的深入开发，为人事档案的信息化建设提供强有力的技术支持。在数据库开发的过程中通常会以Acces为主要工具，帮助相关的管理人员获取档案信息，目录格式应当具备直观性和便捷性，实现档案资料的分类管理。另外在档案资源使用中，通过关键词或参数的方式能够快速获取相关文件，充分地实现其价值和作用。
（二）信息技术留档。信息技术留档是提升人事档案管理工作效率的关键。现阶段纸质存档形式难以满足事业单位人事档案管理工作的实际需求，通过电子档案的录入与储存能够真正优化工作流程。在人事档案管理中，采用信息技术留档可以通过文字叙述、照片以及声音等方式结合对其进行处理，通过多功能办公软件的应用能够有效减少管理人员的工作压力，实现高效化的人事档案管理，促进了人事档案管理工作的改革。
（三）强化档案维护。以信息技术促进人事档案管理工作改革中，相关的管理人员要加强对档案数据的维护，确保其安全性与保密性。首先从硬件与软件设备的建设角度出发，加强资金的投入力度，实现软硬件设备设施的更新，采用较为先进的软硬件设备。由于网络环境较为复杂，多数的机密档案信息容易受到黑客的攻击，因而要加强对网络环境的安全防护，合理选择杀毒软件，提高防火墙技术，最大程度上防止内部网络受到外界的攻击。其次，应当明确不同档案的密级，对不同的人事档案进行分类整理，通过设置不同的用户权限来保障人事档案使用的规范性，借助电子密钥的方式确认登录者的身份。除此之外，在电子档案查阅的过程中，针对不同的用户也要设置不同的权限范围，强化对用户活动的监督管理，避免信息在查阅的过程中出现丢失或窃取的问题，对人事档案信息的安全性造成一定的影响。
（四）完善政策体系。在人事档案管理信息技术应用的过程中要以健全的政策法规作为根本保障，确保人事档案管理工作遵循相关的政策制度依法进行。尤其是在互联网时代背景下，传统的政策法规和标准体系存在一定的问题，难以适应信息时代下的技术特点，鉴于此，当前要结合互联网时代的实际情况逐渐地改进和完善现有的政策法规体系，明确档案信息化发展规划。以《全国档案系统信息化建设实施纲要》作为根本依据，结合医院人事档案管理工作的基本要求与需求强化管理制度的权威性，充分保障人事档案信息的保密性与安全性。
（五）提高人员素质。人事档案管理人员是管理工作开展的主体，其专业素养直接影响到人事档案管理工作的实效性。现阶段要以当前的岗位需求为前提制定专业化的培训计划，通过对人事档案管理人员的培训来强化人员知识体系与专业技能的更新，提升计算机操作和信息技术水平，满足信息时代下人事档案管理工作的基本需求。另外管理人员也要具备危机意识和学习意识，树立终身学习的理念，充分地认识到信息技术在工作开展中的重要性，借组网络平台获取学习资源，以此来适应当下激烈的市场竞争环境。除此之外，还应当强化管理人员的思想政治教育，在人事档案管理工作实际开展的过程中要明确自身的岗位职责，增强管理人员的职业精神，通过一系列政策法规和法律知识的学习增强法制意识，避免在工作开展的过程中出现私自篡改档案信息的情况，对单位的人事档案管理工作造成影响。综上所述，在人事档案管理工作开展的过程中，信息技术的应用不仅创新了管理方式，提高了管理效率，实现了管理工作的改革，并且充分提高人事档案信息资源的利用效率，实现了价值的最大化，为单位未来的发展提供了有效的保障。由于信息环境较为复杂，信息技术具有双面性，因而在实际应用中要保障人事档案资料的真实性、安全性与保密性，通过人员素养提升、管理系统开发、档案维护强化、政策体系完善等等一系列的措施强化人事档案管理的信息化建设，为单位持久健康发展提供更好地服务。
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作者:刘洋 单位:自然资源部第二大地测量队