合同内控管理制度范例6篇

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合同内控管理制度

合同内控管理制度范文1

笔者结合企业调研情况,在强化动态管理、构建履约监控等方面提出若干制度构想,以深化公司内控制度为抓手,不断完善公司法律风险防范机制。

一、 存在问题与现状

企业在订立和履行合同时,往往偏离相关的合同法律规定,缺乏依法订立和依法履行合同的意识,使所签订的合同违反法律及行政法规的强制性规定。

例如:在逾期违约金处理的条款上,有的合同将“逾期1天支付违约金XX元”写为“逾期1天罚款XX元”,这样的条款就属于无效条款。任何背离合同法所签订的合同都是无效合同,不受法律保护。

其次,只是将签订合同当作一种形式,没有认识到合同是双方权利义务实现的保障书。

例如:大额、长期的设备改造及基建安装等合同,由于涉及金额大、执行时间长,外部经济环境对合同的执行往往会产生巨大影响。遇到钢材涨价、银行利率提高、通货膨胀、供应商生产能力因供不应求而紧张等情况,供应商就会以无利可图、甚至赔本等原因要求前行终止合同,而我公司在没有严格的合同违约条款制约对方的情况下,只能默认供应商提价要求,增加生产成本,否则就要面临影响企业正常生产的窘境,给企业的生产经营带来隐患。

此外,经办部门在合同签订前要进行一系列合同审批程序,这一阶段合同受到高度重视。一旦合同签订即被束之高阁,成为付款的凭证。这种合同签订与合同执行脱节的情况在履约过程中普遍存在。

二、分析及对策

(一) 进一步增强合同意识,加强法制宣传教育

要做好合同订立工作,人是关键因素[1]。只有当思想上真正意识到合同的重要性,公司全员强调按合同办事、按管理办事,才能使合同管理出成绩、出效益。

公司决策层应当重视这项工作。把法制教育,特别是《合同法》的教育,作为公司各级领导干部学习的重要内容。定期参加《合同法》知识讲座,在公司中层领导干部培训中增加合同管理内容,使公司领导率先建立起合同管理理念,营造人人重视合同管理的氛围,强化全员管理意识。

着力打造一支业务专,素质高,能力强的合同管理员队伍。合同管理的专业性、技术性都较为复杂,合同管理人员的业务素质的高低,也直接影响着合同管理质量,因此企业对合同管理人员必须从严要求。招聘或选调一批素质高、学习能力强、知识面广、责任心强的人员充实合同管理队伍。可以效仿一些施工建筑行业的合同管理人员职业资格制度,建立岗位责任制,在岗位系数及薪酬方面适当倾斜,鼓励竞争上岗,完善岗位职责和绩效考评机制,实行末位淘汰,对上岗人员组织定期学习,结合公司实际进行正方面的实例分析,通过专题学习提高业务水平、理论水平。

推行培训制度。邀请专家学者定期对企业员工进行合同管理培训及考核,促进全员合同管理素质的提高。此外,还要加快推行相应的合同示范文本制订,统一合同统计台帐,从根本上提高合同管理工作水平。

(二) 科学设计合同管理内控流程与衔接环节

随着合同关系的发展,经办部门办理合同业务流程应经过:合同立项、合同签订(洽谈、送审、订立)、合同履行、合同付款、合同存档等五大环节[2](如图1)。经办部门的业务流程相对应着两道审核监督关卡:一是审核职能部门(企管、财务、审计、办公室、公司领导)按管理制度规定,对合同业务可行性、规范性、合法性进行会审会签,对每道合同环节层层把关的管理过程;二是由纪检部门(监察部、廉政监督小组)对全过程的业务开展和审核流程进行廉政监督、效能监察的再监督过程。

图1 合同管理内控示意图

除部分特殊业务(不必签订书面合同或所签订合同可以不必送审)外,所有对外签订的合同均受采购管理、合同管理、付款管理、档案管理四项管理流程控制。换句话说,项目全程管理流程是由此四项子管理流程构成。四项子管理流程必须综合考虑审批程序,设置统一的审批权限,明确各职能部门的审核职责,责任到岗,落实到人。子管理流程之间衔接工作环节,如商务谈判、合同交验等工作流程应尽快纳入流程控制范畴。将前一项流程控制所形成的管理记录,作为下一项流程控制审核的支撑性材料,材料不全者一律退回,最终存档时形成资料齐全、一项目一档[3]。使合同的签订、履行、付款、存档都处于有效的控制状态。

同时,构建由公司经理层统一领导,合同管理部门专职管理和业务部门分管负责的组织网络,是形成良性互动管理生态,强化动态管理的基本要求。企业管理部、审计部与财务部是合同管理部门承担着合同的综合管理,即对业务开展具有管理职责,又负有监督业务开展的义务。而监察部门(监察部、廉政监督小组)是流程控制的再监督部门,以廉政监督、效能监察或受理投诉的方式,定期或不定期抽查项目进展情况,发现业务过程中存在违规违纪或不按规定办事的行为提出整改或处理意见。

【参考文献】

[1] 王斐、贾富民、王昊:《加强企业合同管理的实践与探索》[J];《石油工业技术监督》,2004(3)

[2] 姜开勇:论企业的合同管理[J];《现代商贸工业》,2008(07)

合同内控管理制度范文2

在企业管理中风险防控和内部控制是两大工具,二者都经历了各自的创新理论体系和发展实物操作过程,有效实施内控制度的基本前提是风险防控技术,而风险防控脱离了内控制度作为支持势必流于表面形式。内控制度对企业经营生产、市场营销、财务管理形成的内外部风险从五个方面实施评估,控制风险主要针对风险防控点建立科学的内控制度;利用识别风险和构建风险预警制度、沟通信息渠道等指导全体人员形成防控风险意识,并且在实际管理中成功应用,得以整体防控风险,有效提高了内控制度管理水平,协调风险防控与内控制度,为实现企业战略目标提供了重要保证,二者形成了融为一体的紧密关系。

二、施工企业风险防控和内控制度科学措施

(一)市场、低价中标风险防控和内控制度

第一,构建预测项目成本评估机制。当前施工行业竞争激烈,低价中标属于必然结果,这样对控制企业成本带来了极大的挑战。因此,应当构建预测评估项目成本制度,加强预测与测算投标阶段成本,科学明确投标报价;对成本要素合理分析,按照项目的不同类型,采用报价不同的方法,防止由于不真实的投标成本控制形成废标、或者中标后污损合同等风险。第二,加强管控目标成本。项目中标之后,按照施工图纸、合同、中标通知书等资料制定项目施工预算控制金额,明确相关利益、项目目标成本。在管理目标成本时,应当确定项目的经营方法。第三,加强管控实际成本。低价中标促使企业缩小了盈利空间。因此,必须加强管理成本,构建跨职能队伍,利用价值研究法,分包目标成本嵌入项目成本、采购材料成本、优化设计施工组织对各个环节中的风险有效控制。

(二)结算、回款风险防控和内控制度

通过分析施工企业项目结算可知,很多项目竣工之后,在合同约定时间内工程结算无法实行,造成无法及时锁定项目效益,在规定期限内无法回收工程款,施工企业形成了极大的结算回款风险。主要成因是形成的市场风险,产生了不公平的合约,在合同中无法明确相关结算事宜;项目履约管理产生问题,无法符合结算条件等。施工企业应当构建完善的合同管理机制,认真实行合同评审;构建有效的管理制度,为履约合同结算提供便利条件。

(三)项目索赔风险防控和内控制度

加强管理合同,对合同文本积极规范,在施工合同中对索赔方式、程序、时间等相关事宜进行了明确,确保合法以及充分进行索赔。构建评审合同机制,缔约中通过有关部门人员评审合同,评审达标后,才能签订合同。加强管理项目的履约,构建有关的内控制度。将施工中收集的各种证据程序积极固化,汇总有关的控制流程,在收集证据中促使企业产生强制机制,尤其是施工中的关键证据。

(四)财务风险防控和内控制度

其他风险集中表现为财务风险,施工企业重要资产为流动资产,存货与应收账款是流动资产,体现在施工企业财务报表中,在总资产中存货和应收账款所占比例较大,资产流动缓慢,具有极高的资产负债率。因此,施工企业应对流动资产加强流动性降低资金占用率,资金管理中对各业务部门加强联动,避免各个经营步骤可能对回收工程款造成的影响;企业在签约环境进行招投标时,重视调查客户的资信度,对支付资金实力积极评估,充分思考企业财务情况,判断企业承受资金能力,在企业资金流许可的情况下,发展业务,从根本上降低财务风险;在合同履约过程中加强管理,严格落实各项合同款项,确保合同质量,积极处理工程事项变更问题,获得书面材料;在工程竣工环节按照合同规定,准确提供竣工材料,对各项工程竣工问题实施跟踪,组织专人认真负责,采取科学方法,监督业主尽快结算。

(五)构建内控系统

从施工企业各个方面积极评估企业的经营生产、市场营销、管理财务等产生的内外部风险,将风险管理作为导向,明确企业管控重点,在对已知风险管理总结的前提下,不断完善企业内控制度,健全企业管理措施,对企业各项业务规范管理。

(六)加强内部监督

组成内部控制的内容是内部审计,内审部门应当对企业风险和内控机制科学评价,针对风险和内控管理中存在的问题,提出完善建议,提高管理企业水平,产生审计的增值服务。因此,对风险导向审计适当引入,转变传统审计方式,提高内审人员的工作水平;把审计中心转移至评估风险,在审计中,风险导向是对被审计单位有效分析与评估,按照其结果对审计重点有效确定,按照审计内容对其资源实施分配,提出合理化审计意见。

三、结束语

合同内控管理制度范文3

1、企业内部控制的概述

现阶段,随着我国企业的不断发展,企业领导者也认识到企业内部控制在企业发展中所起重要的作用,但是,在企业实际发展过程中,企业的内部控制管理还存在一定的问题,主要表现在以下几个方面:首先是相关领导者对企业的内部控制不重视,虽然认识到其重要性,但是不重视构建完善的企业内部管理制度,这样就给企业的发展带来很大的阻碍。其次,企业在进行内部控制管理时,还不具有科学性与合理性,这样就导致企业内部管理很难发挥其应有的作用。同时,由于企业还没有构建完善的内部控制制度,导致在内控实施阶段带来很大的阻力与问题。最后,内部控制虽然在企业管理中发挥着重要的作用,但是还存在相关部门监督不到位的现象。通过上述几种表现可以看出,我国企业内部控制还存在严重的不足,因此,构建完善的企业内部控制体系就十分必要【2】。

2、企业构建完善的内部控制制度的紧迫性与必要性

我国企业在进行内部控制时还存在一定的问题,这些问题严重阻碍了企业的正常发展,因此,企业构建完善的内部控制制度就十分必要与紧迫,主要体现在以下几个方面。

2.1提高企业管理力度,减少企业生产成本

通过在企业中构建完善的内部控制制度,不仅可以有效提升企业的管理力度,减少企业的生产成本,极大的提升企业效益,与此同时,企业通过内部控制制度,还可以对企业的生产经营活动进行有效的监督,这样在发现其中存在问题时,可以进行及时解决。另外,企业进行内部控制,还可以提高企业的成本管理效率,提高企业经济效益的同时更好地实现企业的可持续发展。

2.2是企业提高竞争力的要求

现阶段,随着我国市场化经济的不断发展,有效地推动了我国企业的进步,同时,随着国际企业之间的沟通越来越频繁,给我国企业带来很大的挑战,而中国企业在市场中往往又缺乏较强的竞争力,尤其是有的企业由于内控制度的完善性较差而影响了企业的综合实力的提升。因此,构建完善的企业内部控制制度就十分必要,不仅可以促进企业的不断发展,同时还有助于提高企业在国际舞台上的知名度,有效提升企业的综合实力,进而适应国际市场的发展,适应经济全球化的需要。

2.3与我国的法律法规相适应

现阶段,依据国际市场的相关准则以及我国最新颁布的《会计法》,其中都指出了企业的内部控制制度在企业实际发展过程中所起的重要作用,同时也是企业发展的基础,通过构建完善的企业内部控制制度,不仅可以使得投资者的利益得到保证,同时也增加了企业的可信度,有利于企业的可持续发展,因此,企业构建完善的内部控制制度不仅符合我国相关的法律法规,同时也是企业发展的必须要求,符合企业经营利益最大化的要求【3】。

3、企业建立健全内部控制制度需要注意的问题

企业构建完善的内部控制制度不仅是企业的发展的必备,同时也具有紧迫性与必要性。但是,在构建企业内部控制制度过程中,还需要注意很多问题,主要包括企业内部控制制度的影响范围、如何处理收益与成本之间的关系等。

3.1建立健全内部控制制度要尽可能涉及各方面经济业务

因为内部控制有着统筹兼顾的作用,所以很多企业都积极推行。虽然不同的企业有着不同的性质,同一个企业内部的作业单位也不尽相同,但是所有企业所有员工都会追求效益最大化,因此就需要包括生产部、财务部、客服部、企划部、销售部等在内所有部门的统筹协作,让企业实现经济效益的最大化,这也是建立健全内部控制制度的根本目的。我们在制定内控制度时不仅要将企业人事、财务、销售、生产、物质等部门高效结合,还要将各方面经济业务都涉及到,并在企业的不断发展和实践中加强内控制度的检验和优化,尤其是应结合实际需要进行改进和完善,才能更好地将内控制度的作用发挥出来,而这就不仅需要得到企业管理人员的重视,还需要在企业领导的带领下,企业全体员工共同付出努力。

3.2注意企业控制环境对控制制度的影响

一般来说,企业内部控制制度和企业内部的财务预算、员工职责、企业组织结构、管理者的态度等内部环境密不可分,所以我们在制定企业内部控制制度的时候要因地制宜,联系实际,切不可以凭空想象设计和实施。只有具备了合适的内部控制环境,我们才可以更好地执行内部控制制度,相关的措施才可以更好地落实和实施。不然的话,我们即使建立了内控制度,最后没有合适的人、适宜的环境去执行,也是徒劳的,更不可能为企业发展起到多少作用。所以,企业的领导人和管理人员需要对企业内部控制制度积极认同,进而以身作则起到表率作用【4】。同时制定制度时需要全面考虑,因为不同的岗位对不同的职责有着不一样的诉求,制度的制定需要密切结合企业的经营理念和企业文化。

3.3合理处理收益和控制成本间的关系

不管是内部控制还是管理,都要考虑“度”的问题,企业内部控制制度的建立需要结合企业实际,比如企业内部控制体系就需要根据效益和成本来定。通常情况下,内部控制程序的成本必须要比因风险或错误导致的浪费、损失小,只有这样制定企业控制制度才有意义。企业的领导者在制定企业内部控制制度时需要具有严格的成本意识,寻求收益和控制成本间的平衡点。因为资金风险和其他各种不良因素无法杜绝,同时企业内部总的成本又无法恒定,因此这一控制就要根据相关实际情况来进行。

4、构建完善的企业内部控制制度,提高企业成本管理的途径

我国一些企业在内部控制以及成本管理上还存在很多问题,不仅有企业内部管理的问题,同时还有员工以及领导自身问题,都会给企业的正常发展带来影响,因此,构建完善的企业内部控制制度,提高企业的成本管理就十分必要。

4.1在企业中树立成本管理理念

在企业中首先应该树立全体员工的成本管理意识。企业文化在企业发展中起着重要的作用,不仅是企业的灵魂,同时也是企业发展的必备元素,而成本管理又是企业生存和发展的基础,因此,企业领导者应该注意培养企业良好的文化氛围,有目的的将成本控制放入企业文化发展中去,通过对企业员工进行培训和教育活动,提高企业员工的主人翁意识,不断对员工宣传企业的成本控制以及管理对于企业发展的重要性,在企业员工中形成成本控制的思想。企业管理部门可以通过构建完善的成本管理制度,提高企业成本管控力度,促进企业效益的提升。与此同时,还要对企业的投入与产出的比例进行分析,提高对企业投入的管理力度,在企业能够正常运作的前提下,要不断降低企业的投入成本,最终促进企业的快速发展。

4.2构建完善的企业成本管理的责任制

构建完善的企业成本管理责任制,不仅可以提高企业内部成本控制力度,同时,还可以提高企业运转效率,提升企业效益。而构建完善的企业成本管理责任制的基础,就是要不断提高每一个企业员工的成本管理意识,控制企业费用的支出力度以及分解个人与企业的年终目标,通过制定分发工资定额,实现企业与员工的共同发展。现阶段,随着我国企业竞争强度越来越大,只有严格控制企业成本,加强对企业成本管理责任制的考核,对于表现优异的员工,进行一定的奖励,对于没有按照企业内部成本控制管理制度、随意扩大企业费用支出的行为,要进行一定的惩罚。只有在企业实际发展过程中,构建完善的成本管理责任制,这样才可以促进企业的发展【5】。

4.3推行现代化的成本管理手段

根据现代企业实际发展的特点,现阶段企业主要是利用现代化的管理工具和手段,来进行企业内部控制管理,主要是集成企业的信息流、物流以及资金流,从而使得企业在实际发展中,可以运用科学有效的手段,来经营企业,从而促进企业的发展。在企业的各个方面,包括企业物资采购、生产、营销,以及后期的成本、工资等方面,都要进行管理控制,实行相互整合,这样才可以实现企业成本管理。企业管理人员还要不断了解市场的发展动向、政策以及市场要求,及时把这些信息反馈到上级管理部门。同时,上级管理部门应该根据市场的信息,及时调控企业的生产,从市场以及企业的实际情况出发,制定完善的企业成本控制制度,有效促进企业的发展。

当前已经进入信息化时代,我们在注重传统成本管理的同时还应加强现代科技信息技术的应用,及时构建企业营销和成本管理系统。在这个系统中,需要囊括企业的各个部门和各项业务流程,并为营销水平的提升和成本管理工作的开展而实现相互之间资源的整合,最大化的确保信息资源的共享,从而更好地结合企业的战略发展目标和市场发展的需要,对企业的营销策略进行不断地优化和创新,对企业的成本管理模式不断地改进和完善,以尽可能地实现企业经济效益的最大化和成本管理的最优化。

4.4构建完善的成本管理体系

成本管理工作的开展不可能一蹴而就,反而是一项动态而又漫长的过程。为了更好地开展成本管理工作,我们在注重上述工作开展的同时还应对现有的成本管理体系进行不断的完善,并始终以企业内控制度为主线,建立以企业领导为首,各部门负责人和内控人员为成员,企业员工为基础的三级成本管理体系,由企业领导负责对成本管理目标的制定,由各部门领导人负责成本管理方案的制定和实施,由内控人员负责对成本管理方案执行的监督,由企业员工为方案的执行贡献力量,从而在企业上下一心的努力下完成企业成本管理工作,尽可能地促进企业成本管理目标的实现。

4.5提升企业管理人员与企业员工的整体素质

现阶段,在我国企业快速发展过程中,还存在人员素质参差不齐的现象,主要表现在企业管理者不重视对人才的培养,在注重经济效益的同时忽视员工素质水平的提升,进而导致企业利益受损。因此,企业在发展过程中,要注意对企业员工的专业素质培养,要定期对相关人员进行专业技能培训,努力提升他们的专业知识。同时,对于管理人员,还要加强他们与一些优秀企业之间的沟通,学习先进企业的内部控制管理经验,进而结合自身公司的特点,促进自身公司的内部控制制度的构建,提升自我素养。

合同内控管理制度范文4

关键词:内部控制;企业管理;创新管理

一、引言

所谓内部控制制度主要指的是企业为了提升管理效率,提升信息质量水平和传递效率以及资产管理等方面制定的一系列的管理制度。这个制度是由治理层和管理层以及员工共同实施和执行。并按照控制目的又分成会计控制和管理控制两种。其中会计控制更多是从企业资产管理,会计信息真实性和完整性等方面进行一系列的控制,而管理控制则更多是从企业经营方针的角度,坚决执行相关的制度,从而提升企业在经营活动中的工作效率以及降低运营成本。并最终实现企业的运营目标。

二、目前企业内部控制制度所表现出来的问题分析

1.制度具有一定的选择性失明。部分企业的内部控制制度出现不同程度的选择性失明,其内部控制制度更多是为了规范基层员工的日常行为,但是对于管理人员特别是高层管理人员的约束能力相对较差,这样就很容易出现自上而下导致信息管理出现严重问题,在信息的传递过程中出现故意违规,甚至期满广大投资人或者债权人,从而对企业的发展产生严重的负面影响。

2.内部控制制度的可执行性不高。现在不少企业也开始重视内部控制制度在提升企业的管理水平的重要性,因此也纷纷构建了一系列的内部控制制度,但是其中有不少企业只注重内部控制制度的外观展现,而对于其内涵却没有很好的深入开展,导致很多企业颁布的内部控制制度很难执行。出现这种情况主要是因为在制定内部控制制度时,并没有结合企业的现状进行全面的调研,也没有针对不同的岗位职责以及工作规范进行明确,出现了要么在制定目标和权责关系上相对模糊,要么就是目标高大上,很难达成,这些都难以提升内部控制制度的可执行性。

3.内部控制制度的信息化水平相对较低。随着信息技术的不断发展,越来越多的企业开始重视信息化建设,然而我国很多企业的内部控制制度并没有和现代化的信息技术进行有效的结合,虽然很多企业也建设实施了信息化管理系统,可是内部控制制度依然停留在手工管理模式下,这导致了很多企业的信息化管理系统并没有起到创新企业管理的作用,只是成了手工化管理专项电子化管理的搬运工。再加上很多企业的相关人员的综合素质也不能够适应信息化管理模式,这也是导致企业内部控制制度创新程度低的重要因素。

三、加强企业内部控制制度创新的几点建议

1.完善企业的治理结构。要想解决企业内部控制制度选择性失明的问题,关键就是要从完善企业的治理结构着手,将企业从上至下的各个岗位都需要设置明确的岗位责任和权利范围,同时还需要构建完善的监督系统,对于管理上出现越级管理,或者违法企业内部控制制度的管理人员都需要进行严格的惩处和处罚,而对于严格执行企业内部控制制度,并能够做到公私分明,那么就应该给予一定的奖励,通过这种激励措施来提升内部控制制度的可执行性。而为了有效提升内部控制制度的可执行性,还需要杜绝一人多职务的问题,特别是当一个人既具有执行业务又具有审核批准业务时,就需要立刻给予职务分离,从而防范职务犯罪的可能。另外要实现内部组织机构实现相互监督和控制的体系,坚决在企业内部执行一言堂,加强制度管理杜绝人为管理,从而提升企业的治理水平。

2.加强企业内部控制制度创新完善。企业内部控制制度是否先进,是否具有创新属性,一个重要的前提要素就是是否实现了信息化管理。这里的信息化管理的核心要素主要指的是以信息化管理思维来制定企业的内部控制制度,而不再是简单的将传统的手工内部控制度直接移植到信息化管理模式下。比如针对会计的内部控制制度,传统的手工模式下更多是从资料的人工管理下进行制定,而在信息化的内部控制制度下,就应该遵循信息化管理的特点,要从信息资料的录入监督,再到信息的调取和审核等从信息系统的角度上进行控制,同时在规章制度上设定不同岗位职务人员的权限,并同时设置相应的监督审核人员,防范会计工作人员在工作过程中的问题存在。当应用信息化内部控制管理系统时,就必须要配合相应的内部控制制度的创新,才能够有效提升企业的内部控制水平。

3.提升管理人员的综合素质。要想实现内部控制制度的创新,最为重要的还是要从相关的管理人员着手,因为制度的制定都是相应的管理人员通过讨论并结合企业的现状进行调研才能够制定。所以管理人员综合素质的高低对于内部控制制度的创新显然具有非常重要的促进作用。对此首先要建立职业经理人制度,通过在人才市场上引入高端管理人才,然后结合高端人才的先进的管理理念,再结合企业的管理现状,进行有效整合,才能够更好的创新企业的内部控制管理制度。在这个过程中,需要管理人员的充分合作,培养企业的团队精神,唯有如此才能够不断提升企业的管理水平。然后就是要建立培训制度来促进企业员工综合素质的提升。良好的内部控制制度和优秀的企业文化同样密不可分,如果从企业文化的角度上来创新企业内部控制制度,就能够让企业的员工能够和企业的未来发展目标融为一体,从而提升企业的核心竞争力,而做到这一点,就需要通过构建完善的培训体系,通过不断提升员工的综合素质,才能够有效提升企业的内部控制水平。

四、结语

总而言之,企业内部控制制度的创新最为关键的要素还是管理人员的意识是否对其重视,然后才能够积极引入先进的管理人才,采用先进的管理手段来不断优化和创新企业内部控制制度,从而为企业核心竞争力的提升提供重要的制度保证。

参考文献:

合同内控管理制度范文5

[关键词]内部控制;运营管理;信息化建设

2012年财政部印发《行政事业单位内部控制规范(试行)》,指导行政事业单位建立健全内部管理制度,规范内部控制。2015年《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》指出,要以信息系统为支撑,突出规范重点领域、关键岗位的经济和业务活动运行流程、制约措施,逐步将控制对象从经济活动层面拓展到全部业务活动和内部权力运行。2020年《公立医院内部控制管理办法》出台,明确公立医院的内部控制是指“通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动及相关业务活动的运营风险进行有效防范和管控的一系列方法和手段的总称”。新医改以来,公立医院按照“权责清晰、管理科学、治理完善、运行高效、监督有力”的要求,建立现代医院管理制度,并在内部控制规范框架内开展了以医院资源管理信息化(HospitalResourcePlanning,HRP)为主体的运营管理系统建设。随着新医改的全面推开及巩固深化,公立医院外部合法合规、内部提质增效的压力增加,运营管理系统建设以完善模块功能、对接其他系统、提供多维度数据为主,服务于外部监管及内部精细化管理需求,促进医院发展方式、管理模式、投资方向的转变,实现服务质量和管理效率的提升。

1内部控制下公立医院运营管理系统建设的目的及思路

内部控制下公立医院运营管理系统建设的主要目的是按照“建立现代医院管理制度”要求,规范业务流程、提高数据质量、为领导决策提供有用的信息支持。建设思路是:管理制度化,制度流程化,流程表单化,表单信息化。即在梳理规章制度及工作流程并提出单位层面和业务层面的制度或流程缺陷基础上,完善制度建设、流程梳理再造,在运营管理系统建设中利用信息技术手段,将医院特色的管理理念、方式方法与内部控制规范中的建设实施原则、控制方法有机结合起来,完善和提高预算业务、收支业务、采购业务、资产业务、基本建设业务、合同业务、医疗业务(含互联网医疗)、科研业务等管理水平,提升医疗质量和管理效率,为医院转变发展方式、管理模式和投资方向提供有力支撑[1]。

2公立医院运营管理系统建设中内部控制的主要内容

新医改以来,随着一系列政策文件的出台和落地,公立医院的生存环境发生较大改变,原有的粗放式管理已不合时宜,对各项活动的合法合规性要求越来越高。因此,公立医院运营管理系统建设要结合外部政策要求和内部控制制度规范,以梳理内部运营管理制度及工作流程为起点,总结单位层面和业务层面的缺陷及风险点,提出内部控制制度的更新完善、工作流程的调整再造、信息系统的改造升级等举措建议[2]。以某医院为例,在HRP系统建设前,开展的内部控制工作以内部控制评价为主,针对医院组织架构、运行机制、人事管理等单位层面和预算、收支、政采、资产、合同、存货等业务层面的运营情况,开展访谈、查阅资料、穿行测试等,查找缺陷及风险点,结果发现:(1)从单位层面来看,内部控制薄弱、执行力不足,没有把国家政策、监管要求与内部控制、管理提升有机结合起来,缺乏内部控制岗位专职人员,未定期针对重要部门的内部控制工作进行分析评价;(2)从预算管理来看,预算编制、审批、调整、执行、分析等流程的信息化程度较低,未实现全流程全方位预算管控;(3)从财务收支来看,预交金及退费制度缺失,监管力度较弱;医疗服务价格及耗材准入审批流程简单,缺少复核;(4)从采购业务来看,采购流程(如采购计划审批、采购目录维护等)规范性不够,采购过程相关文件未合理存档;(5)从资产管理来看,部分资产管理制度缺失,资产台账信息维护不全,未实现资产全流程全生命周期管理;(6)从合同管理来看,相关制度和机制不完备,合同管理层级划分不完善,缺少统一归口管理部门,合同示范文本未实行全面管控;(7)从存货管理来看,验收入库、退库、领用、盘点环节存在漏洞,账实相符的准确性不高;(8)从资金、对外投资、财务报告管理来看,存在制度待完备、事项待明确、流程待规范等问题。基于上述内部控制评价中揭示的问题,医院运营管理系统建设应利用信息技术推动工作流程的规范化,促使预算、资产、收支、成本、绩效等管理工作一体化,提高资产的安全效益性、经济活动的合法合规性、院内资源配置和使用的合理性,实现医院社会效益和经济效益的双提高。

3内部控制下公立医院运营管理系统建设的实施步骤

3.1统一基础信息,规范院内现有系统

院内业务系统(如HIS、PACS、LIS系统)与管理系统(如科研系统、物资管理系统)由于建设厂家不同、升级改造周期不同等原因,存在科室名称、物资名称、人员编码等基础信息不一致现象,严重影响工作效率和数据质量。基于内部控制的HRP系统建设只有在统一部门档案、人员档案、供应商档案、客户档案的基础上,才能实现各流程的全面规范,进而提高管理效益。因此,运营管理系统建设的第一步就是统一院内现有系统的基础档案,实现全院各系统数据口径统一,为数据科学准确、互联互通扫清障碍[3]。

3.2抓住工作重点,有计划分阶段推进

3.2.1运营管理系统建设初期在运营管理系统建设初期,以HRP系统建设、提高财务工作效率及经济活动合法合规为主,建设目的是实现财务核算、预算管理、物资管理、人力资源管理、绩效管理等模块功能整合建设,并实现与院内业务系统、管理系统的数据联通。通过HRP建设整合,固化原有预算、核算、成本、资产、绩效等方面的工作流程,同时根据国家法律法规尤其是内部控制规范,对存在重大内部控制缺陷的业务及时进行整改。对制度缺位或尚需调整完善的(如预算管理制度、退费管理制度、采购管理制度等),提请责任部门根据国家及主管部门的相关规定,尽快拟定或更新制度;对管控措施缺位或尚需调整改进的(如规范资产存货合同数据模板、增加退费及耗材准入复核等),在系统建设时针对管控内容,通过确定数据颗粒度、规范数据信息、权限设置等手段,实现业务管控精准有效。3.2.2运营管理系统建设中后期在实现院内系统数据互通后,挖掘数据潜力,以建设决策支持系统及数据为主,建设目的是针对国家关注的热点、外部监管的重点、院内管理的难点,为医院各项管理工作提供决策依据[4]。(1)财务收支。通过院内各系统改造,逐步解决退费及耗材管理的问题。比如梳理原有退费流程,按照不同的退费项目及原因,在HIS中设置审批人及审批权限,并利用信息化手段简化退费手续,从而使退费流程更透明、更方便、更高效。又如在医疗服务价格与耗材准入管理上,设置收费准入复核人[5],并联通物资管理系统与HIS中的相关耗材信息,将HIS中可收费耗材的品种、数量、规格型号与物资管理系统中的科室实际库存挂钩,实现“计费减库存”,有效降低溢库风险[6]。(2)采购及合同管理。考虑到与预算管理及财务核算的关联性,需要增加合同管理功能建设,与采购管理系统对接,实现预算、采购、合同、核算的合同采购全流程管理;逐步理清工作流程和部门职责,清理合同主要部门(设备处、后勤保障部、信息中心)的合同类型,按照各部门工作需求设定各类合同模板及关键信息,提取关键信息与预算管理及财务核算中的相关信息对接,自动获取预算数据及进度安排,及时进行会计处理。待合同管理功能完善并覆盖全院所有经济合同后,联通现有采购系统与运营管理系统中的合同管理系统,实现经济事项从预算申报、采购、合同签订到付款、会计核算的全生命周期管理。(3)资产及存货管理。在规范流程及完善信息的基础上,深入分析资产使用情况及经济效益。例如对大型设备,利用HIS中该设备的医疗服务项目收费数据、物资管理系统中该设备的购置成本及预期使用寿命数据,综合考虑其他支出(如人员薪酬、维修保养等),开展设备经济效益分析,考量其购置及使用的合理性和有效性,挖掘设备潜力,并以此作为设备更新及购置预算审批的依据。

4思考

4.1重视内部控制意识的培养

内部控制不是口号,也不是医院领导的专属工作,更不只是财务部门的工作。内部控制建设牵头部门在转发、宣讲文件制度的同时,要经常组织相关科室及部门开展座谈、调研等活动,帮助他们查找风险、理顺流程、提高效率。同时,要着重培养各临床科室及职能部门在经济业务活动中的内部控制意识,尤其是培养中层干部和关键岗位人员的风险判定及应对能力。

4.2打通数据壁垒,建设数据

公立医院目前在用的业务系统及管理系统种类繁多且分期分批建设,存在基础信息不一致的问题。因此,要梳理、规范院内现有信息系统的基础档案资料,实现院内数据口径、标准的统一。在打通数据壁垒的同时,建设数据,提取运营管理数据进行分类汇总及筛选分析,为内部控制评价及考核提供准确的依据。

4.3持续推进运营管理系统建设

运营管理系统建设应随着新政府会计制度的实施、三级公立医院绩效考核的开展、医保支付手段的多元化等客观形势变化而进行调整、完善、更新。例如针对医保付费方式的变革,开展多维度、多层次的成本核算,精准反映各病种、各项目的成本及费用,并提出切实可行的控费方法。又如在肺炎疫情下,要积极推行互联网医疗、自助挂号、手机支付、电子发票等举措,减少患者排队等待及接触时间,并建设对账平台保证收入及时准确入账。另外,针对三级公立医院绩效考核及医院内部提质增效的管理需求,通过数据建设,提取各业务系统及管理系统有价值的数据,对医院的资源配置进行合理性分析和有效性考核,从而实现服务质量和管理效率的提升。

参考文献

[1]王璧峰.内控视角下医院财务管理新模式实现路径[J].中国卫生经济,2020,5:85-87.

[2]金玲,池文瑛,蔡战英,等.医院内部控制体系设计及应用[M].北京:中国财政经济出版社,2018.

[3]高婧扬,李芳.公立医院智慧财务发展的研究与探索[J].会计之友,2021,2:128-132.

[4]佘磊.基于HRP的公立医院管理会计体系建设研究[J].会计之友,2021,2:128-132.

[5]郑大喜.基于COSO框架的公立医院价格内部控制研究[J].中国卫生经济,2020,3:46-50.

合同内控管理制度范文6

关键词:财务管理 内控问题 解决方案

一、内部控制的概念及其分类

(一)内部控制的概念

所谓内部控制,是指企业为了实现其经营目标,确保资产安全完整,保证会计信息资料的正确可靠,确保经营管理方针的得以贯彻执行,保证经营活动的效率性和效果性而在单位内部采取的自我约束、计划、评价和控制的一系列方法与措施的总称。

(二)内部控制的种类

1.内部会计控制

内部会计控制主要涉及会计事项各方面的业务,指企业财会部门为了防止个人侵吞公司财物和其他违法行为的发生,为保护企业资产的安全性所设计的各种会计处理程序和控制措施的总称。

2.内部管理控制

内部管理控制范围涉及企业生产、经营、管理的各个环节和方面。其主要目的是为了提高企业财务管理水平,确保企业经营目标及有关政策的贯彻执行。比如,企业的内部人事管理、销售管理等,就属于内部管理控制。

二、企业财务管理中的内部控制的主要问题

(一)企业财务内控制度尚未完全成型

随着我国经济的发展,企业面临着各种各样的新情况也越来越多,因此企业财务内部控制的有效性也越来越重要。由于企业原有的内部控制制度已经难以适应新形式下的所有要求,这就需要设计出新的制度来加强内部管理,但在短时间内形成完全有效的新型内部控制制度。在实际工作中,由于企业在制定的财务内控制度时存在较多主观因素,科学合理的客观因素相对较少,内控人员没有清晰合理的岗位职责划,从而使得内控制度只是流于形式,得不到相关部门的重视。由于财务内部控制制度的不健全往往会造成企业财务内部控制失去控制,使得财务内部控制应有的监督功能丧失。

(二)缺乏有效的内部自我评价和监督机制

企业财务内部控制制度必须具备自我评价和监督机制,在监督财务内部制度在法律允许的范围内有效运行的同时,不断规划和完善财务内控制度以满足未来的需要。目前,我国企业普遍强调设计财务内部控制的控制方面,而对内部控制的自我评价和监督方面并没有足够的重视。这就会产生这样一种现象。企业虽然构建了完善内控系统,但是由于在检查和评估方面的缺失,内控控制处于几乎无效的状态;同时,由于执行内控评价和监督的人员缺乏相应的职业素质,无法进行有效内控制度监督。

(三)企业内控信息传递不及时

在市场经济制度下,企业经营的目的就是为了获得最大的利润,这需要各个部门相互配合,目标一致。由于企业规模的不断扩大,使得企业不同管理层次之间、相同层次的不同管理部门之间无法像过去那样进行及时的的信息收集和分享。如果仍以原来的信息传递方式进行信息沟通,就必然造成信息传递成本提高,对企业的未来发展形成了严重制约。由于信息传递不及时,使得内部控制信息缺乏畅通的交流渠道,无法完成企业所要求得传输信息的目标。由于财务部门的内部控制程序和措施没有得到较好地执行,使得内控效果不理想。

(四)财务预算管理科学性和实用性不强

为保证企业的财务内部控制取得良好效果,我们必须制定和执行科学合理的预算管理机制。在瞬息万变的市场环境中,我国大多数企业都制订了预算制度,特别是在国有企业当中,但由于缺乏整体的思维,各相关部门的财务预算缺乏相互沟通和交流使得财务预算不再具有必备的时效性和准确性,为了取得良好的效果,这种状况必须得到尽快的改善。

1.企业的预算管理仅仅片面的强调生产经营阶段而忽视其他的相关环节,缺乏整体预算管理的观念,忽略了对整体财务预算指标体系的构建。

2.企业缺乏对预算的执行进行情况进行科学合理持续的监督,从而无法对预算完成情况和执行效果进行有效的衡量,使得企业预算形同虚设。

三、完善企业内部财务管理制度的对策

(一)构建完善的内部控制评价系统,强调审计的相对独立性和合法的地位

企业的内部控制应该坚持从全局出发,从全体员工和社会职责的立场来考虑问题,看问题看事物要保持客观而公正的态度,及时发现矛盾,提出解决企业发展过程中出现的缺陷方法,发挥内部控制在财务管理中的作用。

(二)加强财务监督力度

企业的财务监督,由内部监督和外部监督共同构成,而内部监督又分预算监督、执行监督等等;企业的预算管理要根据的企业的实际情况,实事求是的制定预算目标;特别是在执行环节上,要加大监督管理力度,确保做监督有法可依,有章可循,建立合理的奖惩制度,以确保内部控制的有效实施。

(三)提高企业内部控制管理人员的专业素质和水平

加强企业内控管理队伍的建设,提高相关人员的素质,是提高内部审计工作水平、发挥企业内部审计职能的根本保证。为了更好地加强财务内控建设,应从以下几方面入手:

1.调整配备好管理层,要切实把那些思想和业务素质较高、责任感和事业心较强的员工,安排到各级内审岗位上。在企业治理结构中内控管理的地位日益上升,内控管理需要具备财务会计和管理学知识的复合型人才。

2.抓好人才培训,提高内控队伍的整体素质,调动内控管理人员学习钻研业务的积极性,加大对计算机、内控、风险管理等知识的学习,全面提高复合型人才综合业务素质。

3.外出培训,积极参加企业外的培训班,通过技术交流,给企业内控管理人才提供更加专业的知识。在做信息化交流的时候和各个部门共同参与,把实际工作中遇到的障碍进行沟通融合。通过对人才队伍的建设和培养,保障企业内部控制管理制度得到有力的支持与确实的执行。

总之,企业内部控制管理为企业财务管理中的重要内容,应对其重要性有清晰的认识,结合企业实际情况,提出相应的解决方案,从而使得企业财务管理中的内控制度发挥其应有的作用,以促进企业获得长久健康的发展。

参考文献:

[1]杜丽娜.现代企业制度下的财务管理[J].中国人民大学出版社,2006;2