档案人员考核办法范文1
第二条本办法适用于全省各级各类鉴定机构，包括各级职业技能鉴定（指导）中心、鉴定所（站）等鉴定组织实施机构及有关配合实施单位。
第三条本办法所指考务档案包括：（一）考务管理过程档案，包括记载考务实施过程的档案资料、试卷及工件；（二）考试结果档案，包括记载合格人员成绩的表册及发证审批资料；（三）鉴定机构评估及年检资料；（四）考评人员档案；（五）职业技能鉴定统计资料；（六）证书管理资料。
第四条职业技能鉴定组织实施机构（鉴定中心或鉴定所站）应对下列日常鉴定考务过程档案收集整理并归档：鉴定申请资料（个人申报表及鉴定申请表、申报名册）、考核方案、鉴定任务通知书、制卷申请资料及试卷清样、试卷交接单、考评人员派遣使用资料、考场记录、评分记录、成绩汇总；组织开展质量督导的，应该保存现场督导资料。以上档案资料保存期一年。根据谁负责组织实施谁收集保存的原则，由各省辖市职业技能鉴定中心（以下简称市中心）规定档案管理职责，做到职责明确，衔接有序，互相佐证，采用上下联形式的，应分开保存。阅过的考卷、答题卡应收集保存，保存期一年；考核工件应编号保存，保存期6个月；委托保存的，应办理相关委托手续，明确保存期限和要求。
第五条全国全省统考由省职业技能鉴定中心（以下简称省中心）负责考务资料收集归档，包括：鉴定公告、考前会议记录、报名人数、补考人员情况登记表、考场安排表、试卷交接单、考场记录表、考试汇总表、考生用过的试卷(答题卡)、论文及评分表，保存期一年；各职业和等级的空白试卷保存两份，保存期两年；其他考务资料保存在“全国统一鉴定管理系统”或“考务管理软件”中，保存期二年；全省统考的制卷资料，保存期一年。考生个人申报资料由各市中心和省属报名点保存，保存期三年。
第六条技师/高级技师理论考试和操作技能考核，参照第四条由省中心、省属鉴定所、省批准的高级技师统一鉴定试点单位或各市中心保存或委托保存考务资料；业绩评审和论文答辩还需保存业绩考核评分表、论文答辩评分表；综合评审资料由实施综合评审的省中心或市中心保存，省中心保存省属鉴定所站技师、中烹等职业技师以及所有除竞赛以外的高级技师理论试卷、技能考核评分表及综合评审资料。以上资料保存期一年。
第七条考试结果档案（合格人员成绩表册及发证审批资料）由负责发证的劳动保障部门和省市中心永久保存。
第八条鉴定机构评估及年检资料由负责评估和年检的省市中心和劳动保障部门永久保存。
第九条考评人员档案包括：资格申报表、聘约、培训及资格考核记录，履职和年度考核记录，续聘申请等。高级考评员档案由省中心收集保存，考评员档案由负责培训考核使用的省、市中心收集保存。各市中心受省中心委托开展考评员培训的，必须填写《考评人员培训班申请表》一式两份，省市中心各留存一份。考评人员档案保存期三年。
第十条职业技能鉴定统计报表，省、市中心各留存一份，永久保存。
第十一条证书管理资料包括：空白证书订购申请表、购领台帐（进库）、发放台帐（出库），以上表格和台帐永久保存。
第十二条档案资料按年度收集整理，编目归档。考务过程档案以时间为序按鉴定批次整理归档。
第十三条有条件的鉴定机构可设立自有档案室，没有条件设立的，可整理后移交所在单位档案部门统一管理。鉴定机构设立自有档案室的，应指定内部相关部门和人员负责档案收集整理和归档，明确职责，归档时应查验档案的完整性。档案管理人员变动的，应办理档案移交手续。
第十四条档案应保存在安全、干燥、通风之处，具备必要的设施、设备、环境，并有相应的管理制度。
第十五条档案可以是书面形式记录的纸质资料，也可以是电子文档数据。以电子文档保存的数据档案应及时备份，并进行编号保存。
第十六条档案应分时间、类别保存，便于查找。应根据不同保存媒介的不同保存要求选择适合的保存地点。
第十七条因业务原因需要借阅、查询档案的，必须履行必要的借阅手续，在主管领导和档案管理人员同意后方可借阅、查询，在借阅期间必须确保档案的安全，使用完后及时归还档案。
第十八条质量督导人员因工作需要查阅考务档案的，鉴定机构必须提供，不得以任何理由拒绝和推托。
第十九条保管期限到期的档案，可以登记造册，经批准后定期由保密部门销毁。
档案人员考核办法范文2
一、目的意义
执法（执业）档案就是将执法（执业）主体的执法（执业）行为以档案的形式记录下来，对执法（执业）的每个环节、整个流程以及执法（执业）行为的优劣进行考核评估、跟踪管理全面纳入监督视野，形成系统科学的监督体系。建立“执法（执业）档案”是加强司法行政系统执法监督工作的有效载体，是规范执法（执业）行为、促进执法公正、提高执业水平的重要措施，是加强司法行政队伍建设的长效机制，有利于进一步促进执法（执业）的法律效果和社会效果有机统一。
二、范围和内容
根据我市司法行政系统工作实际，分别建立履行法定职能档案(市局及各区市司法局)，执法档案(监狱、市劳教所)，执业档案（律师、公证、基层法律服务、司法鉴定）。具体范围和内容如下：
范围：
㈠单位执法（执业）档案的范围包括：市局机关、监狱、北墅监狱、市劳教所、各区市司法局的具有执法职能的单位（科、队、监区、处）、市及各区市法律援助中心、律师事务所、公证机构、司法鉴定机构，一个单位一本档案。
㈡个人“执法档案”、“执业档案”的范围包括：市局机关、监狱、北墅监狱、市劳教所、各区市司法局、市及各区市法律援助中心具有执法职能的执法单位负责人和执法人员，律师，公证员，法律服务工作者，司法鉴定人。个人档案实行一人一档。
律师执业档案按照已建立的诚信档案继续使用并根据需要不断加以完善。
主要内容：
单位执法（执业）档案：
（一）基本情况：
1、执法（执业）职责范围
2、执法（执业）具体岗位
3、领导成员及其分工
4、执法（执业）人员数量及构成
（二）执法（执业）情况
5、履行职责情况
6、履行职责效果，包括检查情况，明察暗访情况，投诉控告、涉案及查处情况，执法守纪情况
7、执法（执业）工作总结
8、执法（执业）工作创新及其他执法活动
（三）专项工作情况
9、围绕市局、及上级业务机关中心任务开展的专项工作情况
10、阶段性重要工作情况
11、督导、督办案件、影响社会稳定重大问题处理情况
12、专项治理工作情况
（四）考核情况
13、日常、专项、年度考核及其他考核情况
14、年度考核结论
（五）奖惩情况
15、奖励情况
16、执法过错认定，执法过错责任追究，违法违纪查处，国家赔偿追偿等
个人执法（执业）档案：
（一）基本情况
1、个人简历及家庭情况
2、学历
3、执法（执业）资格及岗位
4、参加业务培训情况
（二）执法（执业）情况
5、执法（执业）数量
6、履行职责效果，包括案卷评查、执法（执业）检查、明察暗访、投诉控告及涉案、执法遵纪情况
7、执法（执业）工作总结
8、执法（执业）工作创新及其他执法活动
（三）专项工作情况
9、围绕市局、及上级业务机关中心任务开展的专项工作情况
10、阶段性重要工作情况
11、督办案件、影响社会稳定重大问题处理情况
12、专项治理工作情况
（四）考核情况
13、日常、专项、年度考核及其他考核情况
14、年度考核结论
（五）奖惩情况
15、奖励情况
16、执法过错认定，执法过错责任追究，违法违纪查处，国家赔偿追偿等
17、依据执法（执业）档案考核结果及单位认定结论做出的评优、记功、奖励、晋职晋级、提拔重用及惩处等
以上各项，在内容不减少的前提下，可根据实际情况增加、变通或合并。
三、方式方法
建立执法（执业）档案，按照“统一组织、分级实施、分类建档、跟踪考核、动态管理”的方法进行。
㈠本局有执法职能的部门，负责本部门单位及个人档案的建立和管理工作，部门负责人为第一责任人。
㈡监狱、市劳教所负责本狱所有执法职能单位（科、队、监区、处）的执法档案和从事执法工作的个人的执法档案的建立和管理工作。市局监狱劳教工作管理处负责指导、监督。
㈢各区市司法局比照市局的方式方法，负责本区市司法行政系统执法（执业）档案的组织建立和管理工作，市局各部门对口对各区市司法局建立执法（执业）档案工作进行指导和监督。
㈣各律师事务所负责本所执业档案和所属律师个人执业档案的建立和管理工作。市局律师管理处负责指导、监督。
各区市司法局负责所属律师事务所和律师建立单位、个人执业档案的指导、监督。
㈤各公证处负责本单位执业档案和所属公证员个人执业档案的建立和管理工作。公证管理处负责指导、监督。
各区市司法局负责所属公证机构和公证员建立单位、个人执业档案的指导、监督。
㈥市及各区市法律援助中心负责本中心及工作人员执法档案的建立和管理工作。市法律援助中心负责指导、监督。
㈦各司法鉴定机构负责本机构单位执业档案及司法鉴定人个人执业档案的建立和管理工作。办公室负责指导、监督。
㈧在执法(执业)档案建设领导小组的领导下，办公室(执法执业档案建设领导小组办公室)具体负责司法行政系统执法（执业）档案的组织协调工作。
市局各业务部门于6月份分别制定出执法(执业)档案考核细则并负责考核。
四、时间要求
5月份在系统内全部建立起执法（执业）档案。从6月1日起按建立执法(执业)档案所要求的内容及时将相关材料载入档案。
档案应及时记录。记录的周期不得超过一个月。
五、组织领导
（一）加强对建档工作的领导。建好执法（执业）档案，是规范全市司法行政系执法（执业）行为，促进公正执法和诚信执业的一项重要工作。经局长办公会研究决定，成立由马国华任组长，曹仁收、赵高岭、郭永军、阎群华、初鲁青、赵纯利任副组长，李建政、陈彦耀、卢慎林、王忠进、刘澜、高瑛、孟慧民、王镭为成员的执法（执业）档案建设领导小组，办公室设在局办公室。
（二）注重工作实际，逐步完善档案内容。建立执法（执业）档案是一项全新的工作，各部门、各单位要在日常工作中不断探索、不断完善，研究更合理、更科学的工作机制，不断提高执法（执业）档案的科学性、规范性、实效性、可操作性和权威性，并把重点放在执法档案的日常管理上来。
（三）建章立制、完善体系。各部门要按照各自业务职能，对口制定考核细则，并在工作中不断完善。健全执法问题登记台账，详实记录具体执法问题，定期梳理研究舆论监督、群众投诉、来信来访、专项检查中反映、发现的执法问题，查找根源、分析原因、及时纠正。建立执法问题查摆整改长效机制，将执法问题排查纠错工作日常化。
档案人员考核办法范文3
一、主要任务完成情况
1、实现实质合并，统一办公、统一管理。
去年X月档案馆成立时是东、西校区两地办公，为了整合资源、形成合力、提高工作效率，按照学校要求，上半年先后将东校区人事档案、研究生档案和综合档案全部搬进馆内，人员也集中统一办公。为做好这一工作，重新调整改造了库房、增加了**多平方米的库房面积，安装了**立方米的密集架。
2、统一规章制度，建立起档案管理基本组织架构
档案馆成立以前，档案管理分两校区运作，规章制度也不统一。建馆以后实现统一管理的关键是不仅从组织形式上、更要从规章制度上统一。因此，我们今年的重要工作是制定档案管理办法、各门类档案管理实施细则及有关规章制度。在全馆人员的共同努力下，截止到**月中旬，学校已经批准下发了《中国农业大学档案管理办法》、《中国农业大学人事管理暂行规定》以及党群行政等各门类档案管理实施细则、《中国农业大学人物档案征集管理办法》、《中国农业大学立卷部门档案工作考核办法》等**项规章制度，已下发各单位贯彻执行。同时，为了建立有效机制，我们还明确了内部管理机构及负责人，讨论制定了各室任务分工及工作人员岗位职责等规章制度，使档案馆管理组织架构基本建立起来，对充分发挥和调动档案工作人员积极性起到了促进作用。
3、举办兼职档案员培训班，加强业务指导，调动各立档单位积极性。
档案是学校基础工作，要做好这一工作必须充分发挥各立档单位积极性。要真正从原分校区管理到集中统一管理，必须在统一档案管理规章制度基础上，各单位兼职档案员掌握具体的归档方法，否则统一管理就是空的。因此，我们举办了两期兼职档案员培训班。就档案的地位、作用及归档方法、要求向**名兼职员作了讲解。通过培训，使兼职档案员档案意识增强了，明确了自己的职责，掌握了具体的归档要求。
4齐心协力抗非典，坚守岗位不停工。
非典疫情给全北京乃至全国人民造成了严重危害。档案馆在学校领导下，积极抗击非典的同时，坚守岗位，做好搬家准备工作、归档及档案利用、制定档案管理办法、建章立制工作。就是在非典特别严重的时候，也没闭馆，工作人员始终坚守岗位。另外，工作人员积极参加机关分党委安排的门卫值班及向非典患者家属献爱心活动。
5购置计算机等办公设备、家具，为做好档案工作创造物质条件。
学校支持档案工作，拨**万元设备专款作为档案馆成立启动费。为了能尽快使办公设备到位，解决办公基本条件问题，我们在非典期间，积极与厂家联系，购置了六台计算机、三台打印机及其板台、沙发、文件柜等办公家俱，为实现统一办公提供了物质条件。
6、配合百年校庆，开展名人志编写、百年画册编辑有关工作。
学校为迎百年校庆，决定编写校庆丛书，其中名人志和百年画册主要任务由档案馆承担，如名人志共收录名人**X余名，其中**X人由档案馆承担，现已初步完成**余人的撰稿工作。百年画册编辑方案目前已经学校批准，基础工作正在准备之中。
7、精心筹备，于**月**日召开学校档案工作会
召开学校档案工作会，宣传档案法规，强化档案意识，规范档案工作，这是档案工作者多年的愿望。经过全馆人员共同努力，精心准备，学校档案工作会终于在**月**日顺利召开。这是自两校合并以来第一次召开档案工作会。江树人常务副校长出席会议并做了重要讲话。会议总结交流了学校档案工作，讨论通过了对各立卷单位考核办法，决定以后每两年评选一次档案工作先进单位和个人。会议还布置了****年归档工作和征集名人档案工作。财务处、研究生院等各部处各学院档案工作负责人和兼职档案员**余人参加会议。
8、加大宣传力度，开展档案现代化管理有关工作
第一，招聘了大学本科毕业生X名，充实档案队伍
经过多方面努力，终于从南京大学选拔一名档案专业信息管理方向毕业的本科生，为加强档案现代化建设做人才上的准备。
第二，档案馆主页于X月开始公布，运用农大网络宣传档案工作。经过一段时间运行，于**月又进行了全新改版。改版后的档案馆网页，对档案工作信息宣传加大了，对各立卷单位服务方便快捷了。
第三，多方调研，确定购买南大之星软件系统，开展档案现代化管理工作。
9、以对农大高度负责的态度，做好归档和利用服务工作
经过对兼职档案员的培训以及加强宣传工作，使得****年归档情况明显好转。今年综合档案共归档****卷、件；人事档案归档****余份；综合档案利用****卷、件；接待学生参观**X多人次；人事档案利用查阅****人次，借阅**X人次，转递**X件。教学档案积压未归的**年以前成教档案今年也已归档。目前，除统战部、宣传部照片档案等个别单位未归档以外，其他单位均已完成****年归档工作。
10、认真做好****年度考核和期满考核聘任工作。
学校结合深化人事等五项改革，布置了****年度考核和期满考核聘任工作。档案馆按学校要求，认真做好考核聘任工作。通过个人总结、述职民主测评完成了考核工作。聘任工作通过设岗、公布岗位职责、任职条件进行公开招聘。档案馆把新一轮聘任工作作为进一步加强档案工作的契机，要求每位档案工作者对自己的工作进行全面总结，特别是对存在问题及解决问题的办法、今后打算进行交流。在聘任过程中注重改进工作，对分工做适当调整，同时，做好思想工作，使考核、聘任工作平稳进行。目前已将资格审查意见上报学科评议组。
二、工作经验体会、不足和今后打算
1、工作经验体会
第一，领导重视是做好档案工作的关键
档案馆在去年X月成立后，于**月结合举办农业院校档案工作协作组第十四次会议，举行了档案馆成立揭牌仪式。李晶宜常务副书记到会并做了重要讲话，她对各单位档案工作负责人提出了按照教育部关于三纳入、四同步做好档案工作的要求；今年元月九日，主管档案工作的江树人常务副校长到馆里听取工作汇报并进行了考察，对档案馆工作进行指导；九月十日，瞿振元书记为《中国农业大学档案管理法规章制度汇编》题了词：“充分发挥学校档案馆的信息功能、文化功能和教育功能，为学校改革和发展服务”。领导的重视，为我们积极开展档案工作创造了好的氛围，同时也为档案工作指明了发展的方向。更是对我们莫大的支持。如：江校长来考察后，与有关方面协商决定，给档案馆建馆启动费拾万元，解决了我们办公的硬件条件问题。
第二、精诚团结，勇于奉献是做好档案工作的基础
档案工作平时不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略；但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的起依据凭证和延续历史作用的极其重要的工作。档案工作者本着对学校高度负责的态度，不计名利得失，默默工作着。如：在学校机关人员编制少，档案管理人员只能走专业技术系列而不能走职员制造成待遇低的情况下，工作人员仍努力勤奋工作，相互支持配合。成功召开学校档案工作会，就是全体档案工作者共同努力的结果。
2、工作中的不足和今后打算
第一，宣传力度需要进一步加大，全员档案意识不够强
由于宣传工作力度不够大，工作还欠积极主动，特别是对档案法规宣传力度不够。因此，造成全员意识缺乏。有的单位不能自觉主动归档，有的单位归档质量不好，甚至根本不做整理就统统交到档案馆。目前，档案馆库房内档案整理有的不够规范，需要投入大量人力物力。今后需着力加强宣传，强化档案意识。
第二，理论提高不够，在与兄弟院校交流中缺少重量级论文
档案工作人员每天忙于工作，又加上经费少，不能多人外出考察学习，造成工作人员理论提高不够。在今年三次档案工作会上，没有中国农业大学档案馆的论文参加交流，只是口头介绍学校档案工作情况，这是与我们学校的地位不相称的，今后需加强学习，善于总结，提高理论水平，做好编研工作，力争写出高水平论文。
第三，档案现代化管理工作需加强
档案人员考核办法范文4
（一）档案管理完整延续
通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。
（二）档案文书工作细致
档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。
二、医院办公室档案管理目前存在的问题
（一）档案管理人员紧张
由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。
（二）现代化管理软件不足
随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。
（三）档案收集及归档不规范
医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。
三、医院办公室档案管理的应用
（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分
办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。
（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升
办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。
（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核
为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。
（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高
档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。
（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展
医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。
（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设
档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。
四、结束语
档案人员考核办法范文5
【关键字】企业合同；档案管理
前言
在当今这个社会，很多的财富都是由合同构成的，现代企业的经营离不开合同，合同不仅是进行经济活动的重要文件，也是很多纠纷的根源。正因如此档案合同的管理就显得尤为重要。在合同档案应用越来越广泛的情况下，如何加强合同档案的管理是一个值得思考的问题，文章从以下几个方面进行分析了合同档案的各项问题。
1、合同档案的收集工作
合同要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成，而合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，因而这一过程中的长时间流转会给档案部门的收集工作带来一定的困难。为了更好的收集合同档案，提高档案管理质量，第一，正式合同文本签字仪式双发都应到场，根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立，在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据，合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二，档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，在合同审批的过程中应该填写合同审批单，审批单应由经办部门填写，记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息，并实行一式三联的统一格式，附合同文本一并办理审批流转，另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件，而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度，加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息，进而从根本上解决合同档案收集难的现象。
2、合同档案的分类、电子归档和归档范围
说到合同档案的分类自然离不开合同的分类，参照制订企业合同档案的归档范围，一般可按照合同文件类型可按合同文件类型进行分类，分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件。笔者所在的企业，合同管理档案作为一大类，是一级类目，合同种类作为二级类目，合同文件类型作为三级类目。《国家重大建设项目要求与档案整理规范》和《核电文件档案管理要求》对合同文件的归档范围在规范性附录中均有规定，可以参照制订企业合同档案的归档范围。
然而随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，合同档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管，把人们从繁重单调的劳作中解放出来；同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。当前很多档案馆都在努力推行数字化管理，一方面对馆藏档案进行扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆档案实行电子报送，直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看，实行电子归档是其中最为关键的环节。笔者所在的企业根据规定合同档案的归档范围为：合同准备前期文件包括前期准备综合性文，立项与相关文件，资格预审，询价、报价，招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件（含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议）等。合同签订文件包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它。
3、明确归档责任部门，制订合同档案整理办法
《企业档案工作规范》中规定“企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责；企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对齐全、准确和形成质量负责；专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，并对归档文件的整理质量负责。”据此，我们可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定专兼职档案人员。档案部门主动与合同部门沟通交流，确定归档的范围，制定合同档案整理模板，最后由合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，由合同经办人负责合同归档文件的收集和整理，并向档案部门定期移交。并规定合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1季度内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1季度内向档案部门移交。这推进了合同档案整理的规范性和可操作性。
4、档案部门跟踪考核，以推动合同档案归档工作
在很多人的认识里，文件整理归档是档案部门的事，职能部门归档意识不强，要做好此项工作，必须要得到公司领导的支持，将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。笔者所在的企业就将文件是否及时归档、归档文件是否为原件纳入到对各部门的绩效考核中。档案部门每年年初年度公司文件归档计划，每月跟踪考核，并在7月对归档情况进行统计分析，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。且每年年初档案部门会向合同部门搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单核查是否已归档，统计未归档合同清单，发与合同部门，督促其在指定期限完成，否则将纳入部门绩效考核。此举大大推动了合同档案归档工作的主动性和及时性，并确保归档文件的原始性。
5、合同档案工作遇到的问题和思考
合同档案工作虽然满足了企业一部分的需要，但在合同档案工作中，发现仍存在一些问题。
1.档案人员催促合同经办人及时移交档案，合同经办人抱怨工作太多，没有时间整理，或整理质量较差。针对这个问题，笔者建议可以考虑采用合同经办人负责合同归档有关文件的收集和初步整理，合同部门设立专职档案人员负责合同档案的规范性整理，如制作案卷封面、目录、备考表、页号打印、装订等，并负责向档案部门移交。专职档案人员参与重大合同的招投标和谈判过程，便于掌握合同相关有关情况，利于理解合同档案的系统性。专职档案人员保持相对稳定，档案部门对其进行定期的指导和培训。
2.档案人员无法及时掌握合同签订情况，不能及时跟踪。虽然制定了合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1个月内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1个月内向档案部门移交规定。但因为档案部门不能掌握合同是否签订，何时签订等信息，无法做到及时跟踪。经常有非合同部门人员到档案部门借阅合同，发现合同没有移交的情况。针对这个问题，可以考虑在信息系统合同管理模块中加入档案人员节点，合同管理模块与文档管理之间建立关联，档案人员可以通过合同管理模块掌握合同签订情况，同时合同模块也可以调阅与该合同相关的文档，及时掌握合同执行情况。
6、加强合同档案部门的管理工作
合同档案还没有作为一个单独的管理门类，而是依据合同的的性质、类别等分别纳入不同档案管理门类，不少单位经常指定同部门或财务部门负责管理本单位合同档案。如今企业的合同数目增多，使用的频率也提高，同时伴随合同信息资源的深层次开发，传统的合同档案管理工作与如今的形势存在了矛盾，我们要推行“重合同，守信用”企业认证工作，建立专业化的合同档案管理部门，并不断提高管理能力。
6.1档案部门要加强其有关业务部门的联系
档案部门要发挥主观性配合业务部门定期检查合同的办理情况，加大法律宣传提高业务部门的档案意识，同时应该明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，并根据不断变化的情况进行修订和补充，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报和督促。
6.2档案管理部门要实行合同安全统一管理
为了避免档案的缺散流失，这就要求档案管理部门对合同档案文本进行集中管理。统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作。
6.3开展档案部门跟踪考核管理
在每年初档案部门首先要搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单统计未归档合同清单，同时发与合同部门督促其在指定期限完成归档。接着年度公司文件归档计划，进行每月的跟踪考核。在年中再次统计分析这半年的归档情况，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。
6.4明确归档责任部门，制订合同档案整理办法
根据《企业档案工作规范》的规定，合同档案管理部门应该配备专职人员进行负责管理，管理部门和人员应该对归档文件的完整和系统负责。合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，合同经办人负责收集和整理合同归档文件，完毕后一季度月内移交档案部门。同时将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。
档案人员考核办法范文6
2006年初，厅党委对我局领导班子进行了调整。新一届局党委针对以前队伍管理涣散、业务工作严重滑坡的情况，确定了“以抓干部队伍作风根本转变，促业务工作提质增效”的工作思路，认真落实思想政治工作“生命线”地位，紧紧抓住队伍建设这一根本，树正气，压歪风，知荣辱，求发展，带领全局干警齐心协力，励精图治。
伴随着业务工作和干部队伍管理前行的节拍，我局的档案工作也取得了突出的成绩。几年来，我局在市档案局的领导与帮助下，高度重视档案管理工作，主动加强与市档案局的业务联系，认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《AA省档案管理工作条例》，按照《国家安全机关档案管理暂行办法》、《机关档案管理考评办法（试行）》的要求，切实加强档案管理工作，使档案管理工作上了新台阶。
档案管理工作之所以能够取得如此突出的成绩，主要得益于局党组的高度重视和市档案局的大力支持与帮助。2006年我局成立了由分管领导为组长、综合办公室主任为副组长、专兼职档案员为成员的档案目标管理领导小组，负责档案管理工作。2007年我局又成立了以分管局长为组长、综合办公室主任为副组长、档案专兼职员为成员的档案鉴定和销毁领导小组。档案目标管理领导小组每年至少两次检查考核档案工作，研究解决实际问题。几年来，我局始终坚持将档案管理工作列入科室目标进行考核，每年年底，局目标考核组都要对档案工作一并进行检查考核。同时，我局还建立健全了以档案室为中心的机关档案管理网络，文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、人事档案全部实行了集中统一管理，其中人事档案和会计资料都实行了分库管理。我局的档案管理从基础管理到档案业务的规范化、科学化管理，始终得到了市档案局的大力支持与帮助，多次派人来我局进行了实地检查与指导。
在档案队伍建设方面，注重对档案人员的学习和培训。我局配备档案专职人员1名，兼职档案人员1名，专职人员具有大学本科学历文凭。我局多次派档案员参加市档案局组织的各类培训，专职人事档案员参加过国家安全厅保密办组织的培训。今年8月份，我局又派办公室副主任和档案员参加了国家安全厅举办的文档一体化和电子政务培训，并学习考察了兄弟局站档案管理的先进经验和做法。我局档案人员队伍稳定，具有较高的素质和良好的职业道德，在业务上经常与市档案局进行请示与联系，努力加强档案业务学习、研究与交流，常年订阅《中国档案报》和《档案与社会》等杂志。
在加强档案队伍建设的同时，我局还制定了一整套档案工作制度，制定下发了《XX市国家安全局档案管理保管期限规定》和《XX市国家安全局各类文件材料归档范围》。同时，局机关全面细致地建立了档案归档制度、档案工作制度、档案管理人员职责、档案员岗位责任制、干部人事档案管理人员职责、档案保密制度、档案保管制度、档案利用制度等制度，在AA省国家安全厅档案管理验收中，制度建设一项得了满分，受到了厅、市档案验收组的一致好评。
按照档案设施、设备管理的要求，我局实行办公、阅览、库房三室分开，配备了“八防”设备和物品，制定了相应措施。库房管理科学、整洁，装具充足适用。照相机、收录机、吸尘器、温湿度记录仪、微机、打印机、复印机、加湿器、空调等硬件设备齐全。在软件使用上，我局按照国家安全部的要求，实行档案的微机化管理。2007年，根据市委、市政府的要求，又应用了机关办公自动化软件相配套的电子公文传输系统，实现了与公文处理系统文件的及时归档管理。
