合同档案管理方法范文1
［关键词］合同档案；风电企业；管理分类
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1.1法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1.2凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1.3规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1.4繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2企业合同档案管理分类的优化措施
2.1强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2.2加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2.3实施合同档案的统一编号
为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。
2.4定期进行档案材料的整理
合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3优化企业合同档案管理分类的方法
3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。
3.2集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。
3.3分类表的使用方法
集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。
4结语
在日趋激烈的行业竞争环境中，合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素，规范化、科学化的合同档案管理，能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者，应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用，并以实际行动营造良好的工作氛围，确保合同档案管理分类的顺利开展；对于合同档案的管理人员来说，其也要强化岗位责任意识，不断提升个人专业能力，确保合同档案管理分类工作的顺利完成。
主要参考文献
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合同档案管理方法范文2
一、水利工程档案管理工作中存在的主要问题
工程档案产生于工程项目建设的参建各方，在工程建设过程中质量的评定，事故原因的分析、索赔和反索赔、阶段验收和竣工验收以及其日常管理工作中具有不可替代的重要作用，而且是工程建成后运行、管理、维护工作中不可缺少的依据。特别是在建立工程质量终身责任制的今天，档案的凭证作用显得尤为重要。如何有效地管理好工程档案既是工程本身的需要，也是档案管理部门的要求。根据笔者多年的工作实践，水利工程档案管理工作主要存在以下问题：
1．重工程建设轻档案管理。工程项目建设的特点是用有限的投资在规定的时间内建成符合设计要求的工程，使之尽快发挥效益。在工程建设过程中，业主一般把控制工程投资、进度和质量作为工作的中心任务，对工程档案资料的收集、整编等工作往往重视不够，甚至担心工程档案管理会影响进度，重工程建设轻档案管理的现象普遍存在。
2．档案管理质量不高。部分项目施工期长达数年甚至更长时间，受工期长、人员变动大的影响，在工程项目施工期间业主往往只注重工程施工进度，对建设过程中形成的资料没有妥善保管。档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档，待工程完工时才组织力量突击收集，增加了工程项目档案资料收集的难度，难以保证档案资料的完整性和准确性。
3．档案收集过程的混乱。部分单位为赶工期和进度，只重视工程验收是否过关，在工程实施过程中忽视档案资料的收集，放松了项目文件的日常管理工作。由于不能做到档案工作与工程进度同步管理，专业档案人员难以做到全程跟踪和指导，因此往往造成档案资料的收集、整理不及时、不合要求，待工程竣工验收时才发现档案管理不善的问题，形成被动局面。
二、问题存在的原因分析
工程档案管理是工程管理的重要内容，在工程建设的各环节都是档案形成的过程，既有按计划周期形成的资料，也有各建设环节产生的阶段性材料，还有根据工程建设的临时性事项产生的文档。工程档案管理不善的主要原因包括以下几个方面：
1．重视程度不够。部分建设单位档案管理意识淡薄，注重工程有形建设，忽视档案资料的作用，没有把工程档案管理纳入工程建设和管理之中。重建设轻档案，使档案管理不能与工程建设同步进行。
2．责任落实不到住。部分参建单位责任意识不强，不能严格执行工程档案管理的相关制度和规定，对工程档案管理岗位及其职责落实不到位，使得工程档案无法得到有效收集和整理。
3．人员素质不高。部分参建单位档案管理人员多为兼职人员，缺少水利工程档案管理知识，对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉，使得水利工程档案管理质量较差，无法达到国家规定的档案验收标准。
三、解决问题的合同承包制档案管理模式
采用合同承包制管理水利工程档案模式，是将已经列项拟建的重点水利工程档案管理纳入设计、施工、监理等合同体系，将档案管理工作委托给专业档案部门进行全过程管理。该模式包括以下特点：
1．对工程档案管理工作实行合同制。在工程建设招标时，将工程档案管理任务单列一项，业主(甲方)以招标或委托方式与专业档案馆或档案管理机构(乙方)签订合同，由专业承包单位按合同对档案进行系统、规范管理，以合同形式明确规定双方的权利、义务和法律责任。合同签订后，乙方立即为甲方组建档案机构(如档案室)并开展工作。档案室的职能包括：制定整个工程的档案管理规章制度、办法；对工程参建各方的档案工作进行业务指导和监督；对建设管理单位(甲方)产生的档案进行有序管理，使整个档案管理工作从开始阶段就走上规范化道路。
2．对工程实行档案管理目标合同制。在签订设计、施工、监理等项目合同的同时，将档案管理纳入设计、施工、监理等参建单位合同管理之中，明确规定各自档案管理职责及要求，规定工程档案验收的标准，采用经济手段强化工程档案管理工作，同时加强对合同履行过程的管理。在检查合同执行情况时，同时检查档案管理情况。针对合同执行过程中存在的问题，采取有效措施加以改进。建设单位对各项工程招标时，要有档案人员参加编制标书及合同条款，并在编制标书时对档案管理特别是竣工资料的要求做出具体规定。开标后，这些规定以合同方式加以明确。工程开工前，接受委托的档案部门要为建设管理单位编制符合该工程实际的档案管理规定并及时下发给各参建单位，明确档案资料的归档范围和移交办法。在工程建设中，各参建单位必须以档案管理目标合同为依据开展工作，并服从档案管理部门的管理、协调和监督。
四、合同承包制管理水利工程档案模式的优点
采用合同承包制管理水利工程档案，是水利工程档案管理的一种新模式，对水利工程参建单位具有十分重要的意义。其优点主要体现在以下几个方面：
1．节省时间。工程建设项目在立项开工之初，建设管理单位刚成立，工作千头万绪，受委托的档案管理部门可在工程开工之初建立起全方位的档案管理体系，使档案管理工作与工程建设齐头并进。工程项目竣工之时，工程项目档案收集、整理完成，为工程竣工验收提供完整系统的档案资料。工程项目交付使用时，工程档案就及时移交给工程项目的管理单位，使工程项目运用过程中问题能得到及时有效解决。合同承包制管理档案能与工程建设同步进行，不会因工程档案工作滞后，给工程建设带来不利影响。
2．经济效益。合同承包制管理档案，工程建设管理部门需向专业档案部门支付一定的管理费用。对档案部门而言，它可弥补其事业经费的不足，增加职工收入，经济效益是直接的。对工程建设部门而言，它可降低建设管理单位组建档案管理班子的时间、人力、财力投入，使建设管理单位集中精力从事工程实施工作，提高工程管理质量，经济效益是间接的。因此，合同承包制管理工程档案对档案专业部门和建设管理部门双方都具有经济效益。
合同档案管理方法范文3
一、城建档案纳入综合档案馆管理后，要适应组织机构的形式变化
1.要适应机构的变化。城建档案纳入综合档案馆管理后，机构从部级专业档案馆向以文书、声像、财会档案与城建档案一体化的综合档案馆发展模式转变。在管理方式方法制度上，要设立单独的科室与上级城建档案管理部门对接，便于业务指导。按照国家现行的档案法律法规来检查、督促企业、事业的档案行为，实行宏观的间接指导。在微观上来讲城建档案的管理，主要还是依据现有的城建档案系统内行业标准、法规体系进行工作。
2.要更新服务观念。注重城建档案管理的可操作性。未来的城建档案发展，作为档案管理者要有“大档案”的意识，要用发展的眼光看待城建档案事业，要有更加开阔的视野，现有的工作模式和机构定位还停留在本部门、本系统内，为适应改革开放的深入发展要有开拓精神、开放的思想、紧迫意识和法律意识，努力分析解决城建档案纳入综合档案馆管理后出现的问题，总结规律，用科学的理论、科学的方法和先进的档案信息化管理理论和手段进行现代化管理。
二、城建档案工作人员纳入综合档案馆管理后，要实现人员身份和业务建设的双重转变
1.理顺城建档案工作人员身份，提高工作积极性。在全国各级档案局（馆）的工作人员大部分都已经参照公务员法管理，为提高工作人员的积极性，城建档案管理人员纳入综合档案馆管理后人员身份也应与档案局（馆）人员身份一致，参照公务员管理[2]。
2.加强“参公”管理后城建档案人才队伍建设。“参公”管理后,城建档案人才队伍的主体已具有公务员身份。公务员与专业技术人员在其管理和要求上也有诸多不同。公务员的义务、权利、考核、职务任免、职务升降、奖励、惩戒、工资福利、退休等都由《公务员法》进行规范。如《公务员法》对公务员应当履行义务的规定是:模范遵守宪法和法律;按照规定的权限和程序认真履行职责,努力提高工作效率。
3.加强“参公”管理后城建档案人员的业务建设。提高城建档案质量的当务之急就是要建立一支具有开拓和献身精神，较高理论水平和业务素养的城建档案管理队伍。参公管理后，由于与原有的职称评聘制度分开管理后，有些专业人员弱化了城建档案业务的研究，综合档案馆领导要适当引导，加大对城建档案干部的真正培训，对培训过程中需要了解的有关知识都要有较深入的掌握和了解，把握城建档案的工作规律，提高城建档案干部工作的能力和水平。加强城建档案工作的规章制度建设，促进纳入城建档案管理的综合档案馆工作平衡发展。运用奖励机制，对在业务研究领域有重大贡献和业绩的同志给予奖励。例如我局的做法是鼓励进行科研项目、发表专业论文、在各类型媒体发表文章、结合年终考评与评优相结合的方法加强业务建设。
三、城建档案纳入综合档案馆管理后，要加强协作意识和行业标准的灵活运用
1. 积极主动争取各级领导和相关部门的支持。加强与各部门的沟通协作，依法加大对城建档案工作的监管力度，促使建设项目档案工作整体水平有较明显提高，使其逐步走上依法管理的轨道。要加强与规划局、质检站等与城市建设相关部门的联系与沟通，准确把握地方相关标准规定的信息畅通、灵活运用。共享某一时间段内本地区的建设项目的开竣工情况。为加强城建档案的统一管理，提高管理水平，做好城建档案编制归档工作，统一城建档案的验收标准，建立完整、准确、规范的城建档案。
2.加强城建档案前期业务指导。由于受行政事项审批制度的改革，各地区都在简化办事程序。以我区为例，为方便投资者办事，提高行政效率，我区取消了《辽宁省城建档案责任书》签订工作，这样就对城建档案的业务指导工作提出了较高的要求。我们采取提前介入，跟踪指导，对建设项目档案工作实施全程管理。在项目开工建设前，深入现场发放城建档案归档标准、采取在项目开工密集时间段统一辅导城建档案编制标准、来馆现场手把手传授城建档案编制标准及网络、电话指导等方法确保业务合并后工作正常高效开展[3]。
3. 制定适合于本地区的城建档案标准体系。从研究国家、辽宁省建设项目档案标准入手，以完善城建档案信息资源为工作重心，制定适合于本地区城建档案事业发展要求及符合国家、省、市的规范性标准体系，为城建档案在综合档案馆中的发展奠定基础。以《中华人民共和国档案法》为宏观指引，根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）、《建筑工程文件编制归档规程》（DB21/T1342-2004）及国家、省、市相关标准规范，结合实际制定本地区具有可操作性的城建档案各专业的归档规范。例如在 《建 设 工 程 文 件 归 档 整 理 规 范 》（GB/T50328） 市政工程文件归档标准中可以将工程准备阶段文件拆迁安置意见、协议、方案等作为选择性归档内容，不作为强制性归档内容，适当增加城建档案影像、照片档案的归档比例。
四、城建档案纳入综合档案馆管理后，要创新管理制度实现档案信息化建设多元化管理
1. 信息化建设要实现由单一管理向集成管理转变。大连金普新区数字档案综合管理平台从资源建设上来讲，也与浦东新区档案馆大致相同，提供了文书档案、城建档案、声像档案、计划生育档案、财务档案和资料等各类档案的综合管理功能包括数据著录、修改、查询、统计、编研以及相应的自定义档案数据等[4]。该平台能集成管理各门类数字档案资源，具备收集、元数据捕获、登记、分类、著录、存储、检索、利用、鉴定、统计、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能，灵活扩展、简单易用。根据辽宁省档案局对分布式档案异构数据库的研究，立足于当前档案部门分布式档案异构数据库的发展现状，通过分析不同层次与不同类型的档案异构数据库[5]，建设我区档案数据内网与办公网、政务网的数据交换实现物理隔离，分层授权，专人负责，保证数据的安全。搭建安全、稳定、高性能、跨平台、跨系统、跨应用的信息交换平台，从而实现异构数据交换的快捷、方便、安全，并且具有良好的稳定性、安全性及可扩展性，提高了档案社会服务的现代化服务质量与水平。
2. 引 进 ISO9001 质 量 管 理 体 系 和ISO14001 环境管理体系管理城建档案。城建档案管理工作是对全区基本建设档案验收、整理、借阅及保管工作，对档案资料提供利用、查询、复印等服务。两个体系的引进，使城建档案管理工作迈向更高台阶，推进城建档案的规范发展。我区建立 ISO 体系文件18 项，适用法律、法规 11 条，保持质量和环境工作目标体系的同时，在职能、岗位上分解较为细致，对每个人的职责、权限及分工较为明确，有效实施体系与本部门相结合，对受控文件及相关规定予以程序化管理模式。其中在建设项目接收工作中，对工程档案认真检查、逐件、逐条目录进行核对，发现问题及时调整，从接收、整理、分类、编号、入库，这些一项项必不可少的环节，以体系控制文件程序、步骤形成的纸张、数据为重要管理手段，确保进馆档案的连续性、完整性和规范性的标准体系。对建设单位工程档案现存的问题进行整体评价，运行过程中坚持监督检查、分析，保证无遗留问题和不符合项目产生，顺利通过每年的管理评审及内部审核，加强体系指导工作提高工作效率，为区建设单位做好服务，切实加快城建档案工作的创新步伐。
3.探索城建档案合同管理制度的应用。在国内一些发达地区和城建档案管理成熟地区，已经将城建档案纳入项目档案合同管理制度。即在与中标单位签订合同时，做出专门的档案文件内容，规定出相关的项目文件收集整理条款，条款中给出了具体的标准或提出对归档文件的质量要求。合同可以以建设项目合同中的档案管理条款形式表现，也可以单独签订建设项目档案管理合同、建设项目竣工档案合同、建设项目设备仪器文件归档合同、建设项目监理档案管理合同等。比如在与施工方签订施工（安装）合同时，可以在合同中列出专门条款规定施工（安装） 方所承担的工程项目应形成的施工档案归档内容。
参考文献
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[2]沈耀东.浅谈“参公”管理后档案人才队伍建设的基本思路[J].中国档案，2010（4）.
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[4]张向东.浦东新区档案新馆建筑特点与主要功能[J].中国档案，2010（3）.
合同档案管理方法范文4
关键词：全宗理论；档案信息资源；整合工作
为了将档案信息资源整合工作做好，在实际的档案管理工作中，档案管理人员需要对档案全宗理论的基本涵义和内容进行全面的了解掌握，采用正确的档案管理理论，在长期实践工作中不断累积更多宝贵的档案全宗理论，加强建立完善的档案全宗理论体系，确保档案信息资源整和工作的顺利进行，进一步提高档案管理水平。因此，本文重点对正确理解全宗理论把档案信息资源整合工作做好进行了探析，总结出了一些自己的看法。
1 档案全宗三个不同等同物的分析
实际上，我们所说的全总理主要是指档案有机整体、法人单位档案、客体全宗三个方面的内容。而在档案信息管理过程中，通常会将这三点内容称为不同的等同物。但是，不管是哪一种等同物，对于档案信息资源的整合工作有着关键的影响和作用。因此，档案管理人员在对档案文件进行管理时，需要对这三种等同物进行全面的分析掌握，只有真正掌握了其自身的基本含义，才能够减少不必要错误的发生，进一步提高档案管理工作效率，确保档案信息资源可以得到合理有效的开发与利用。以下本文就针对方案全宗理论中的等同物进行了阐述。
1.1 全宗等同于法人单位档案
目前，我国很多研究人员提出一个统一的观点，如果企业存在着相应的特质，都应该归属于理当单位的管理范畴中。因此，企业在实际的经营和发展过程中，需要建立起完善的档案全宗体系，主要表现在以下几个方面：一是企业自身具备独立权的特点，企业经营者可以自动维护自己合法权益不被侵犯。二是由于企业内部原本就有专门财务结构部门，能够读相关财务信息数据进行编制。三是人事监管结构的设置，通过利用人事免责权的优势，避免纠纷的发生。因此，在对档案的全宗理论进行界定时，必须充分满足于上述三点要求，只有这样，才能将档案信息资源更好的整合在一起，有利于提高档案管理工作效率。
1.1.1 这是一个社会学视角下的档案全宗界定
所谓的社会学主要是站在社会整体角度来看待问题，是一个对社会行为与关系的研究成。通常情况下，法人单位一般是两人或是两人以上、多人组建的。所以，此时我们在对档案全宗理论进行定义时，要真正从社会整体角度出发，重点考虑社会广泛性、真实性等方面，这也是档案信息资源整合工作有效开展的基础前提。
1.1.2 全宗因等同于法人单位档案故其外延明确
在法人单位的创建过程中，其自身应该具备一定的独立行使权，以此来保证法人单位的正常运转。然而，就我国当前大部分法人单位机构运行现状来看，仍旧存在着很多的弊端。其中，很多法人单位都产生了大量的留存物。所以，法人单位档案全宗因此而形成。
1.1.3 现实中无法避免除法人单位档案全宗之外的全宗补充形式的存在
当前，在法人单位档案信息管理工作中，越来越多的漏洞被逐渐暴露出来，导致企业在利用档案全宗理论管理时，存在了大量的风险因素，致使档案信息资源整和工作无法顺利开展，大大降低了档案信息资源的利用率。那么，想要有效解决这一现状，档案管理人员首先要在日常档案管理工作中，善于发现其中存在的不足和问题，及时采取有效的解决对策，切实遵循全宗理论原则，充分发挥其自身的重要作用，促进全宗理论在档案管理中的可持续发展。
1.2 全宗等同于档案有机整体
1.2.1 这是一个系统科学视角下的档案全宗含义
在真实的世界里，系统本身就是一种存在形式。可以说，每一个事物都可以被称之为一个系统体系。其中，宇宙是总系统。而通常系统方法原则具体包含了两个方面：一方面是整体性原则，另一方面则是动态性原则。然而，无论是系统是大、是小，只要系统构成，就会成为完整的有机整体，同时还会随着系统的变化而发生改变。另外，总系统是由很多小系统共同组成的，每一个小系统中又存在了若干个子系统。
1.2.2 全宗等同于档案有机整体故其外延难于把握
而“有机整体”“系统”这些词，是把全宗看成“一定数量的档案材料的有机整体”，正是系统科学在档案学领域留下的印记。这时的全宗是或大、或小的社会活动有机体汇聚起来的档案整体的代名词。有机体可大可小，但所指不明确的结果是在学科理论研究和现实实践中使用全宗一词时不能让人们直接明确其所指。
1.3 全宗等同于客体全宗
1.3.1 这是一个逻辑学视角下的档案全宗含义逻辑
学是研究由思维的最抽象的要素所形成的纯粹理念的科学。人们在逻辑思维下产生各种概念。由于现如今人们的生产、创造、活动等方式发生了很大的变化，以法人单位作为生产、创造、活动主体的格局不断地被国家与国家、集团与集团、法人单位与法人单位、法人单位内部组织机构之问的联合开发、生产、运作所打破。
1.3.2 客体全宗与主体全宗的不同在现实实践中主体全宗理念是整理、保管、利用档案的首选方法，当不能采用主体全宗理念作为档案的管理方法时，才选用其他的方法如全宗补充形式和客体全宗。要区分客体全宗和主体全宗，才能准确地选择采用聚合档案的方法。
2 档案全宗理论具有方法论意义
实体管理工作主要有档案的收集、鉴定、整理、归档、保管等，以每一个法人单位为单位开展各项工作。每个法人单位又可以根据单位的实际情况，主要是根据单位的大小来采取分散到本单位内部的组织机构去完成各项档案管理工作，或是集中到办公室或综合档案室来完成各项档案管理工作。单位规模大，其内部组织机构健全，事务多，功能完善，可以将档案的各项管理工作分散到各组织机构中，如果单位小，各组织机构人员少，且机构时常变动。
结束语
由此可见，档案管理工作人员要做好档案信息资源整合工作，必须要对档案全宗理论正确的理解，只有做到了这一点才能有效的提高档案管理的工作效率和质量。因此，我们在档案信息管理过程当中，要用科学上视角对其档案全宗理论进行全面的理解，并且在实际工作中做好相应的档案管理工作，从而对其档案管理工作中存在的不足进行控制处理，保障档案管理工作的正常运行。
参考文献
[1]何思学.简述全宗理论及其对我国档案管理的影响[J].兰台世界，2009（10）.
合同档案管理方法范文5
(一)个人档案管理的内容
哈佛大学人事档案可分为四大类:教师档案、高级管理人员档案、学生和校友的档案以及家庭档案。从上述分类可看出，个人无论是教师还是管理层亦或是学生，其所产生的个人档案成为了哈佛大学人事档案管理中最主要的部分。个人档案包括:自传材料(包括个人简历、荣誉、奖励、学历、新闻稿、日记、口述史和访问、家族情况、传记出版物)、咨询材料(包括建议书、合同、报告、通信和笔记)、专业/职业联系文件(包括信件、电子邮件的打印稿、审查和推广记录、论文和文章、简历和媒体报导)、专业组织和会议文件(包括议程、会议记录、报告、笔记)、证明材料(包括与主题直接关联的文件、目录、指南、个人参考书目和期刊)、项目工程研究文件(包括建议书和计划、研究简报、研究数据、证明文件、调查结果的分析报告、会议记录)、特殊介质(包括照片、底片、幻灯片、音频、录像带、样品和手工艺品、激光唱片、动画电影、地图、规划、图纸、三维物体模型和大事记)、演讲和业务陈述文件(包括演讲注释、摘要和幻灯片)、学术评估和推荐材料、教学材料(包括授课记录、课程教学大纲、作业、考试、评分标准、手册、笔记本、成绩单、到课记录、作业或考试、论文)、工作档案(包括手稿、未发表的论文、草稿或笔记、出版商的合同以及相关的回复、评论、报告和长条校样)等。哈佛大学档案馆十分乐于收集教职员工的个人档案以及通过管理教职员工产生或负责的档案来对他们提供帮助。
(二)个人档案管理的方法
哈佛大学个人档案的管理方法分为以下几种:按档案名称管理;按档案形成日期管理;按档案名称的首字母顺序进行管理;综合管理。1．名称排序法即根据档案内文件的名称进行排序的方法。这种档案管理方法简单方便，对于内容较少、时间跨度小的档案管理更为实用。2．首字母顺序法即根据档案内项目或组织名称的首字母顺序对档案进行排序的的方法。这种档案管理方法适合于小型项目档案的管理。3．时间排序法在个人档案的类型确定并已区分开来的条件下，可根据档案形成的时间顺序进行管理。这是一种公认的适应性较强的档案管理方法。适用范围包括:自传材料，演讲演示材料等。4．综合排序法当个人档案包含的内容多而杂时，采用综合性的档案管理方法很有必要。这种综合性的档案管理方法分两种，一种即将档案进行分类整理之后，按照每一类档案的名称、主题、年份等要素进行管理;当个人档案涉及的年度跨度过大，可采用第二种综合管理方法，即将个人档案先按照年份进行整理后，再在各个年份的档案中按照档案名称的首字母顺序进行整理。适用范围包括:教学档案，工作档案等。
(三)个人档案管理的特别注意事项
个人档案的内容多，类型丰富，管理起来有一定难度，应当特别注意以下几点。1．特殊介质档案的双套制管理在对个人档案中的特殊介质档案进行管理时，应特别注意将电子档案及其相对应的纸质档案如论文等一起存放，以保证档案的完整性。除了给特殊介质档案按照名称、日期、主题等做好标识之外，还应当做好注释，以方便日后的查找利用工作。2．个人档案管理应依法规行事非本校工作产生的档案按照联邦法规或合同规定进行管理。为确保可获得性，合同材料应当与对应的项目文件一起放在有明显标记的文件夹内。如在对出版商的合同以及回复进行归档时应当清楚地在单独的文件夹上做出标识。3．确保个人档案的机密性保证档案的机密性是档案管理的原则性要求之一，人事档案管理同样也需遵守这一硬性要求。在对个人档案进行管理时，档案管理人员不仅需要牢记各种规章制度，而且需要用专业的档案管理手段包装档案的机密性。如关于同事或其他专业人员的评估和建议文件可以用单独的文件夹保存以确保机密性。
二、规范有效的电子档案管理
同纸质档案一样，电子档案是高校功能、政策、决策、程序、运转及其他活动的见证，其包含的信息具有历史价值。哈佛大学人事档案管理中的电子档案管理介绍了电子档案的管理方案、电子邮件的管理建议以及电子档案的命名规范和扫描工具的利用。
(一)利用电子档案系统来管理各种电子档案
哈佛大学人事档案管理的经验表明，可以利用电子邮件的分层目录结构(多层邮箱或文件夹系统)以及桌面的电子档案系统来管理电子邮件和其他电子档案。通常来说有三种方案。方案一，建立不同类别的文件夹，将个人文件移到文件夹中保存。方案二，建立不同类别文件夹并为每个类别建立按年份排列的子文件夹，再将个人档案移到各文件夹中保存。方案三，先按年度创建文件夹，再根据类别在年度下建立文件夹，从而将个人档案放到不同文件夹保存。
(二)对于电子邮件的管理建议
电子邮件的超大容量使其比其他任何档案的管理更有难度。哈佛大学档案馆提出的对于电子邮件的管理建议如下:将电子邮件按文件夹的形式组织起来易于识别其存放位置和内容;当归档管理时要考虑到附件的内容;使用系统提供的规则程序来整理和筛选接收到的电子邮件存放进相应的文件夹中;用相同的方式组织接收和发送的信息;在没有加密的情况下不要通过电子邮件发送机密信息，电子邮件并不是一种安全的传输方式;运用命名规范来使组织和排序简便化。
(三)采用统一标准的命名规范
电子档案表现形式与纸质档案明显不同，如若不注意规范电子档案的命名，而使用电子软件默认的初始化命名，则势必使电子档案的查找利用难度增大，同时也不利于电子档案的分类保存，因此电子档案必须使用统一标准的命名规范。哈佛大学档案馆认为，使用命名规范能够在文件和共享驱动器中保持一致性，使得分类整理更具有预测性，同时能够控制版本并在没有仔细检查的情况下提供文件和文件夹的内容线索。创造的命名规范将满足有用的分类，节约空间、缩写、符号、格式日期等条件，以提高排序，保持尽可能简短的名字，让它们容易阅读，并使用文件名来表达作者和版本控制信息。
(四)充分利用扫描工具，保证备份
哈佛大学档案馆认为，很多珍贵的纸质档案因为年份久远，保存难度大，其档案价值难以发挥，即使对纸质档案进行修补也不能保证其完整性，且这些原始文件为实现永久保存，不能提供原件利用，只能以复制件的方式提供利用，扫描件便成了珍贵档案提供利用的一种有效方式。扫描是一种管理档案和强化工作流程的有力工具。对于原始档案和扫描件的处理必须遵循高校档案的管理、保存和销毁的法律法规。同时，为了保证扫描件的提供利用，需要加强与扫描件相关的元数据的管理，元数据提供了上下文、记录的内容和结构，没有此元数据，扫描档案将失去大部分的证据价值和内容。此外，要注重扫描件存储所需的软件和计算机硬件得到定期维护保养，使得档案易于读取利用。
三、在线利用的干部档案管理
作为高校人事档案的主要内容之一，干部档案无疑是高校人事档案管理中的一个不可或缺的部分。哈佛大学人事档案管理中的干部档案管理可谓是与当今社会接轨，不仅实现了干部档案的在线利用，而且开展了档案数字化工程，干部档案管理技术性颇强。
(一)通过联机检索系统在线利用的干部档案
哈佛大学干部档案管理的代表组成部分即校长档案。校长档案不仅介绍了校长的职责、建校四百多年来校长角色的转变，而且收集了历任校长的行政办公文件和个人文档。其中行政文件记录了校长从制定机构政策到参与学术项目的各种高校正式业务，个人文档则刻画了校长们的生平，包括任职前后的事业以及学术追求和家庭活动。更值得一提的是，关于大多数校长们的个人文档的详细叙述资料都是提供在线阅览的。除了那些易碎的难以保存的原始文件限制利用以外，很多文件都是开放利用的。可在网页上直接浏览的个人文档分为两类:文件目录和HOLLISsearch。HOLLIS是哈佛大学建立的联机检索系统，可以通过名称或者例如“教师”、“学生”、“通信”、“日记”、“剪贴簿”等检索词进行人事档案目录的网上索引，人事档案在HOLLIS系统上都可以查询到目录。除了检索人事档案的目录之外，部分人物传记档案也可以在HOLLIS系统上检索出来，如希欧多尔•罗斯福收藏集(TheodoreRooseveltCollection)和埃米莉•迪根森档案(TheEmilyDickinsonArchive)等人事档案的主要内容都存储在HOLLIS系统中可供查找利用。
(二)干部档案的数字化工程
哈佛大学干部档案已全面实现了数字化管理。从2004年开始，哈佛大学档案馆开始对收存的档案进行二次加工，并于2009年对档案进行了数字化处理。信息技术的开发利用离不开资金的投入，西德尼•维伯基金的支持使得这一档案数字化工程开展十分顺利并取得了成效。其中，档案数字化工程对早期校长们的论文进行了数字化处理使其成为了在线利用资源，同时部分文档还有电子扫描件。档案数字化工程让哈佛大学的人事档案管理在一定程度上实现了电子档案和纸质档案的双套制管理，这一数字转换使得珍贵的不能提供原件利用的档案也能以电子档案的形式实现其档案价值，也保证了档案原件的完整和永久保存。同时也为不能来馆查找利用档案的人员提供了远程查找的便利性。
四、离职员工档案的全方位管理
哈佛大学的人事档案管理工作十分重视离职员工的档案管理。在学校的管理规章制度中，有专门的关于离职员工档案管理的规定，可以说哈佛大学离职员工档案的管理是有规章可循的。哈佛大学的离职员工档案管理涵盖了离职员工档案管理的方针政策、责任划分、档案的处理以及离职员工预先自行整理档案的指导意见。
(一)以学校规章为据，妥当管理离职员工档案
哈佛大学的人事档案管理特别注重按照国家的法律法规以及学校的规章制度的要求来管理，离职员工档案的管理也不例外。当一位员工离职时，根据学校文件管理政策，所有经其负责的文件都要进行评估和处理。哈佛大学档案馆要求学校办公室设置好程序以确保员工在离职时其所有的文件都得到了恰当管理，同时，重要的学校信息不能因为疏忽而被损坏或公开。
(二)明确的责任划分，完善离职员工档案的移交工作
哈佛大学档案馆对离职员工档案管理的责任给出了明确的划分。预离职员工及其领导以及档案的交接人员对档案的管理负有责任。离职之前，员工应向其上级领导提供一份其所占有的学校文件的清单并告知每份文件的存放位置。可能的话，员工及其领导应当一同对文件进行检查。否则，员工的直接上司须对确保文件被正确地保管、移交或销毁负责任。这些程序可以作为离职手续如离职清单的一部分记录下来。当需要信息技术人员确保电子文件的移交、保管或删除的准确性时，员工的领导有责任运用学校的政策对员工的电子文件进行处理。办公室应当设置好电子文件清理的初始化程序。在没有得到离职员工的领导的明确批准的情况下，信息技术人员不得采取任何删除学校文件的行动。
(三)加强对离职员工预先处理档案的指导
哈佛大学档案馆对于预离职员工离职前自行处理档案给出了一些指导意见。对于现行文件和非现行文件的处理应该区别对待。现行文件应当移交其他员工进行保管，在特定情况下，员工的地位以及文件的敏感性可能要求移交记录应存档。在查阅一般的文件目录以及任何特别文件目录之后，再决定非现行文件是否保存。非现行电子文件需要打印的，取决于电子文件价值的时间长度以及电子文件的电子形式是否有存在的必要。在决定对文件进行保存或销毁之前应当联系文件管理服务中心。在离职之前，可以与同事或领导沟通交流他们所需要的资料，以大致确定保管和销毁的文件范围，为确保档案材料的保全性，可查阅文件目录来决定文件是应当被销毁还是交由同事或移交档案馆，确定之后可先自行分类然后交由单位处理。哈佛大学档案馆特别强调，要注意所有格式的档案的保存或销毁或移交的规则，也应当检查所有公共工作空间和个人工作空间的可存放文件的地方，以防有所遗漏。
五、专业的档案管理人员
在专业人员的配备方面，哈佛大学的人事档案管理不仅具有一支专业的档案管理人才队伍，且每个档案管理人员都具有专门的职责分工，相较于其他档案馆单一的档案文员而言具有绝对的优势。
(一)档案管理人员各司其职，分工明确
哈佛大学档案馆每一位档案管理人员都有自己专门负责的档案管理部分，同时其档案馆的主页上都有每位工作人员的工作内容和联系方式。这样一支训练有素、专业能力强、分工明确的档案管理人员队伍由以下人员组成:综合档案管理人员(包括高校档案管理员、档案馆助理)，馆藏服务类档案管理人员(包括馆藏服务档案专家、加工处理档案专家、特殊材料编目/处理档案专家、项目经理)，公共服务类档案管理人员(包括研究员、高级参考档案专家、参考资料助理、资产管理助理、公共服务档案专家)，馆藏发展类档案专员(包括馆藏发展联合高校档案专家、馆藏发展/鉴定档案专家)以及档案管理专员(包括档案管理服务的联合高校档案专家、高级电子档案分析专家、档案操作专员、档案管理助理、档案经理、档案分析师)等。各位档案管理员不仅具备基础的档案专员知识，而且都能熟练进行计算机操作，同时不同档案管理专员能满足各种档案管理的需求，切实做到了各司其职，人尽其用。这种分工明确的专业化的档案管理得益于哈佛大学几百年来档案管理经验的积淀，也使得哈佛大学档案管理工作开展得愈发成功。
(二)档案管理人员培训
合同档案管理方法范文6
一、电子政务系统中档案管理现存问题分析
1.对档案移交问题进行分析。通过调查发现当前档案移交过程存在如下问题：其一，目前在档案移交过程中主要是对单份电子数据进行移交，此种情况不能对档案的整体性进行体现，导致档案缺乏有机联系；其二，双轨制在档案管理工作中应用较为广泛，此种方法使管理人员对备份存在较大的依赖性，使档案移交工作出现不规范和不合理的情况较多，致使元数据存在不完整或者丢失情况；其三，档案主要包括纸质档案和电子档案，两者在移交时间上存在一定差异，导致档案移交工作量明显增多。
2.对档案文件归档问题进行分析。其一，技术方面问题。相关规定要求档案需要保存较长的年限，如果档案管理人员不能进行技术处理非常容易出现冗余的情况，为后期查询带来较大麻烦；电子政务系统的可扩展性有一定的限制，将档案管理功能置入其中会有较大的难度。其二，管理方面问题。档案数据信息管理权限缺乏完整性，遇到特殊情况时档案管理人员不能在第一时间对相应的档案进行查找；档案管理主要由档案管理人员和业务人员共同负责，如果档案出现更改或者遗失一类的问题时各方会出现推卸责任的情况，对实际管理过程带来不利影响。
3.对安全保障问题进行分析。电子政务系统中的档案管理存在一定的安全问题，主要包括如下几点：其一，一些黑客或者不法分子在系统中置入病毒软件，这种情况使相关档案信息外露，并且使档案会出现损坏和缺失的可能性明显增加；其二，在管理过程中因为人为操作不当出现火灾或者其他自然灾害时均对档案管理工作产生一定不利影响。
4.對前端控制和全程监管冲突问题进行分析。前端控制和全程监管对档案管理工作的效果有一定影响，对两者进行合理实施对提高管理效果有较大的积极作用，但是两者在某种程度上存在冲突，例如：在进行全程监管时档案管理部门是管理工作的主体，对前端和后端进行共同控制；当对前端控制较为重视时档案管理部门则主要负责后端管理过程，无法实现全程监管的目标。
二、提高电子政务系统中档案管理工作效果的对策
1.对档案移交归档过程进行规范化管理。在档案移交归档过程中需要做好如下几项工作：其一，当前信息化对案管理工作提出更高的要求，在线归档方法在档案移交归档工作中应用较为广泛，同时离线归档方法也有所应用，主要将其使用在不同格式和机密档案归档工作中，管理人员需要对当前档案在线移交或者离线移交过程中存在的问题进行深入分析研究，尽快采取有效措施对现存问题进行处理，与此同时管理人员需要对档案原始形式进行保留，应对复制过程中出现双套归档问题的可能，实现单套归档的目标；其二，为了保证双轨制在档案管理工作中取得预期效果，管理人员需要对纸质档案和电子档案移交的方法进行明确划分；其三，对档案馆以及档案室负责的内容进行明确，让两者准确掌握各自的职责，使档案移交和归档过程顺利完成，并且具有较高的完整性和安全性，为后期管理过程和查询提供便利条件；其四，管理人员需根据实际情况制定档案移交和归档过程的要求和制度，对档案移交和归档过程的合理性和规范性进行提升。在对档案进行移交和归档时管理人员需要根据规定要求对所要移交和归档的档案进行严格检查，对其是否满足移交和归档标准进行判断，对于不符合移交和归档标准的档案予以退回，对于通过的档案需要对其进行分类处理，将存放在相同类型的档案中。
2.对安全保障工作产生足够的重视。在内外界因素的影响下会使档案出现不同程度的安全性问题，为了有效的避免上述问题管理人员需要制定有效的安全保障措施，主要从如下几方面着手：其一，对档案管理的技术性进行提升。管理人员需要根据相应情况现有管理系统进行分析，尽最大力量研制出自己独有的管理系统，与此同时需要在管理系统中设置加密，备份以及杀毒等功能，减少黑客和不法分子入侵管理系统的可能，对管理系统安全性进行提升；其二，安排相应的教育培训对管理人员的安全意识进行提升，对一些常见的安全问题进行掌握，在实际管理过程中可以及时发现和处理，通过培训可以使其技术水平和管理能力有所提高，为管理过程提供强有力的支持；其三，对现有档案管理模式进行大胆调整和创新，研究现有档案管理的法律法规，为档案管理过程提供可靠的依据。
3.做好信息整合共享工作。档案信息整合和共享对档案管理服务向集中化方向有一定的促进作用，并且使管理效率有所提升。在对档案信息进行整合共享时需要注意如下几点内容：其一，对信息整合共享的意义进行明确[只用这一句话代表一个措施，述说不明，请用适当文字加以阐释。]，在具体实践过程中对数据信息和实体的整合共享进行有机结合，从而更好的实现信息和实体一体化共享方式的目标；其二，信息整合共享主要包括分散式及集中式两种，管理人员需要将档案管理实际情况、相关要求作为依据对以上两种方法进行合理选择，更好的实现预期效果。除上述措施之外需要对现有管理方法和形式进行不断的改进，对一些新式技术、管理方法和管理模式进行合理应用，从而实现提升电子政务系统中档案管理效果的目标。
结束语
上文对电子政务系统中档案管理工作存在的问题进行分析，对提高档案管理工作水平给出了对档案移交归档过程进行规范化管理、对安全保障工作产生足够的重视以及做好信息整合共享工作等有效措施，希望档案管理人员可以根据当前现存问题借鉴文中措施进行不断的调整，从而保证档案管理工作顺利展开，达到规定要求。
参考文献
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[2]胡震.电子政务系统中的档案管理问题分析[J].卷宗，2016（7）：62-62.
