国家开放大学学籍档案信息化建设思考

2022-09-21 16:43:58 来源:写作指导

【摘要】加强学籍档案信息化建设,既有利于提高学籍档案资源的利用率,也有利于完善学校的规范化管理。但在信息化建设过程中存在诸多问题,对于国家开放大学来说,问题更为突出。本文主要围绕学籍档案管理、信息化建设等问题,对学籍档案信息化建设方法进行探讨。

【关键词】国家开放大学;学籍档案;信息化建设

学籍档案是学生从入学到毕业的全过程记载,最真实、直观地反映学生在校学习期间的思想品德、学习成绩、专业能力、综合素质等各方面的优缺点,对学生日后的工作生活、就业晋升等有着重要的作用,是用人单位评聘的重要文件,是个人信息的重要“名片”,加强学籍档案管理十分必要。另外,学籍档案管理是教务管理工作的重要组成部分,对教学质量的提升、加强学生管理等有重要的参考和指导意义。《档案信息化标准体系建设指南》(研究报告)指出:“档案信息化是指在档案领域应用先进的信息技术手段,将档案资源和档案各项管理过程数字化,形成计算机可识别、可处理的档案信息资源,通过档案信息系统的数据处理和档案计算机网络的传输,实现档案信息资源的合理配置与有序、有效开发利用”。

一、国开学籍档案管理现状

国家开放大学(下称“国开”)的教务管理工作采用总部、分部(省校)、地方学院(分校)、学习中心(教学点)的多地分层管理模式,实行开放式教育,学历教育的学制为两年制,从学生入学注册起学籍8年内有效,最短学习年限为2.5年,学籍档案的保存和管理时间比普通高校要长,学籍档案管理工作量大。学籍档案主要分为以纸质为载体的档案材料和教务管理系统中以数字化形式为载体的电子档案材料。纸质材料主要包括学生入学报名登记表、毕业生成绩单、毕业生登记表等原始材料,原始纸质材料供学生毕业时转递或领取;毕业生花名册及成绩册、学位花名册及成绩册等材料,则由分部或地方学院存档。教务管理系统中电子档案材料主要包括学生基本情况、教学计划、课程注册数据、报考数据、考试成绩以及学籍异动等数据,主要应用于日常教务管理工作,是查询、检查、审核学生毕业资格的重要依据。

二、国开学籍档案管理存在的问题

(一)管理机制方面。学籍档案缺乏规范化、科学化的管理机制。国开的教务管理工作采用多地分层管理模式,自上而下,档案资料收集与整理具有分散性,涉及人员较多。学籍档案涉及的内容广泛,涵盖整个学习过程,缺乏完善的学籍档案管理机制,学籍档案资料的数据录入缺乏统一标准和格式要求,造成纸质档案归档不全的情况,学生信息资料无法补齐,降低学籍档案的质量及档案利用率。

(二)管理方式和手段方面。管理方式落后、利用率低下。目前,国开学籍档案管理工作仍以“保存”为主要的思维模式,纸质材料沿用传统的人工管理模式,通过人工录入数据,归档、传递、检查、保密等流程执行不严格,容易出现数据录入错误、遗失材料和泄密等问题,工作效率低下,资源利用率不高,无法满足当前信息化环境下使用者的需求;纸质档案的保存和管理是学校的一项重要难题,面对海量的纸质学籍档案,学校需要腾出越来越多的空间来存放。随着多次的调取、查阅,纸质档案还会出现磨损、老化甚至缺失等情况,要保护纸质档案,对纸质学籍档案实行数字化管理,构建学籍档案整合利用信息化平台刻不容缓。国开教务管理系统中的电子材料只包含近年的学生数据,往届学生的信息只能通过纸质材料协助查阅,如纸质材料缺失,则难以核实学生信息,大大增加了学籍档案管理人员工作的难度;而且电子档案材料仅作学校内部使用,常被用于学生信息的查询、审核、数据统计等,没有生成个人的电子档案,学生本人无法下载打印有效的个人电子档案,只能通过学校管理部门获悉查询结果,档案利用率不高。

(三)管理人员方面。各级学校的档案管理人员素质参差不齐,管理人员数量较少,档案意识不强,普遍认为学籍档案管理工作就是简单地收藏和保存档案,有需要时才调用学籍档案,或进行简单的数据统计工作;管理工作容易受到人为因素影响,档案管理安全性无法保障;档案管理人员更迭,相关工作也会受到影响。(四)管理平台方面。当前,国家开放大学的管理平台分为面向课程管理和面向教务管理两类型平台,面对全国海量的数据,服务器承受着巨大的压力,平台也一直在不断地完善之中。如果新建专门的学籍档案信息化管理平台,必须投入大量的资金和人力资源。作为一所综合性的大学,在有限的资源下,学校肯定要将大部分资源投放在学校教学和学校管理之中,学籍档案信息化管理平台在短时间内难以建立起来。

三、学籍档案信息化平台建设的必要性与可行性

(一)学籍档案信息化平台建设的必要性。学籍档案的重要性已不言而喻,在信息化社会日益发展的情况下,学籍档案信息化需求大大增加,无论是学生个人、学校的管理部门还是就业单位等等,都有着强烈的需求。如何满足社会化的需要,是目前学校迫切面对的问题。学籍档案的利用不只是简单地保管、调用,如何提高学籍档案的利用率,各大高校必须将其提上议事日程,学籍档案信息化平台建设迫在眉睫。

(二)学籍档案信息化平台建设的可行性。结合互联网和最新的软硬件技术手段,将海量的学籍档案信息加以整合和利用,使用纸质材料档案与电子档案双向管理通道,建立学籍档案信息化平台优化档案信息管理。1.纸质档案的归档与管理。作为原始资料的纸质档案材料,是所有电子数据的源泉,是学籍档案信息化平台建设的根本,学籍部门应建立相应机制,对纸质档案材料分门别类按重要性设置保存期限,减少存放空间,同时又能保存重要资料。2.学籍档案信息化建设平台。(1)国家开放大学内部学籍档案信息化平台建设。对于国家开放大学的分层管理模式,必须有完善的信息管理平台,才能在各级学校推行学籍档案信息化建设。而信息化平台的建立,既需要强大的网络通信技术、管理软件及硬件支持、运行和维护的支持服务,还需要投入大量的资金和人力资源,当前的情况下,单靠分部或地方学院,难以实现国开全系统的学籍档案信息化建设,否则只能在小范围内实现部分学籍档案信息化。只有国开总部建立学籍档案信息化建设平台,才能实现档案的网络化管理,提高资源的利用率。(2)国开与外部信息化平台链接。当前能与全国高校提供链接的平台主要是中国高等教育学生信息网(下称学信网),可以查询学生的学籍信息及学历信息,但信息单一,没有学生成绩、学籍异动等其他情况,还经常会出现“无法显示照片、数据链接错误”等问题。要在学信网上完善这些信息,平台的支持服务非常重要,学信网平台暂时无法支撑全国高校海量的内容。如若由政府统筹重新建设针对高校的学籍档案管理平台,制定标准化的接口,连接各高校的学籍档案信息库,可以解决高校资源不足的问题,档案资源利用率将会大大提升。

四、学籍档案信息化平台建设

(一)平台建设方向。国家开放大学学生学籍档案信息化建设工作刻不容缓。如何高效、准确地将文字、图片变成有效的数字化信息,建立全国统一的管理平台,提供快捷有效、安全性强的远程查询、验证服务,是国开学生学籍档案信息化建设工作研究的重点。当前缺乏内外部公共平台、国开总部未统一部署的情况下,建议分步走:小范围内实现部分学籍档案信息化,然后逐步扩大使用范围。小范围可以从地方学院开始试点,逐步完善并推广至学校分部。

(二)平台建设步骤。平台建设步骤并非几句简单的话就能概括。在缺乏开发人员的情况下,可以考虑使用公司外包的形式建立学籍档案管理系统,但要注意学籍档案的安全性。使用扫描仪等设备将以前的学籍档案材料扫描归档、将数据导入学籍管理系统中,再结合网络技术,实现数据实时共享、更新等;根据使用者的不同,设置不同权限,让管理者能够编辑数据库,让学生可以查询、下载自己的档案材料,提高工作效率和档案的利用率,活化档案。

五、结语

学籍档案信息化建设工作不可能一蹴而就,而等待的结果永远只能是原地踏步,只有各级单位重视,迈出第一步,才会有完成的可能。即使全国公共平台不建设,国开总部不推广,各级地方学院也不能默默等待上级的安排,必须群策群力、共同推进学籍档案管理建设,才能使学籍管理工作走上规范化、现代化、科学化的轨道。

作者:江少梅 单位:广州市番禺区广播电视大学