【摘要】
随着教育环境的不断发展和变化，高校的档案管理工作也迎来了新的改革局势。在信息化时代的大背景下，许多高校开始大力推进档案管理的信息化建设，这是21世纪信息技术高速发展下档案管理工作的一个必然发展过程，也是高校档案管理工作的一项重要任务。当前高校档案管理信息化建设过程中还存在着许多问题，严重阻碍了高校档案管理信息化建设的正常发展，我们只有认真总结分析其中的缘由，并制定出具有针对性的解决措施，才能从根本上促进高校档案管理信息化的建设进程。本文首先分析了当前高校档案信息化建设的必要性以及信息化建设中存在的问题，在此基础上提出了高校档案管理信息化建设的策略，希望可以为当前高校档案管理信息化的建设工作提供参考。
【关键词】
高校;档案信息化管理;建设
《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)由教育部和国家档案局以中华人民共和国教育部第27号令的形式共同签发公布，已于2008年9月1日正式施行。《办法》不仅对高校档案管理工作进行了规范，而且对高校档案管理信息化建设做出了明确要求。《办法》的施行必将加快高校档案管理信息化建设，有力推动档案信息资源建设，促进高校档案基础业务建设，对高校档案事业的健康发展无疑具有重要的现实意义。
一、高校档案管理信息化建设的必然性
高校档案管理信息化建设是指在档案管理工作中利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，把文字、图纸、声像、表格等档案资源信息进行处理、管理、开发等，实现档案信息资源的有效利用和共享，达到为社会发展提供现代化服务的目的。高校档案管理信息化建设不改变档案的根本价值，而对档案价值的实现具有极大的推动作用。档案信息利用效益越好，其价值实现程度就越高，档案越有价值。当前，随着信息时代的到来，档案管理信息化是高校档案工作的必然选择，高校档案管理工作的重心必须转向信息化建设。高校档案管理信息化建设是数字化校园建设的重要组成部分，也是国家信息化建设的重要组成部分，应纳入到国家信息化建设体系内。高校档案管理信息化建设必须以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息化资源开发利用为目标，加快档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化建设，促进高校档案事业的发展。
二、高校档案管理信息化建设进程中出现的问题
1、基础设施配备不到位
信息化建设所需的硬件设备和专业软件是档案管理信息化建设的前提与基础。高校档案机构没有生产和接受电子文件的工具和网络，也就根本无法实现档案管理的信息化。硬件设备主要是计算机、扫描仪交换机、网路设备，软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。笔者调查发现，我国多数高校档案馆不仅缺乏档案管理信息化的必要硬件设备，而且也缺乏相应的配套的软件。很多高校档案管理人员对档案信息化存在误区，认为仅仅是摆设几台电脑就算是具备了基本条件，认为这样就可以算是信息化了。
2、馆藏档案信息数字化进展缓慢
对日常教学、科研和行政管理工作中直接生成的电子文件全文数据库的接收和管理比较容易，但是如果把高校几十年形成的全部的纸质档案进行数字化，建立起一套档案全文数据库，就是一件非常困难的事情了，需要大量的人力物力。
3、没有统一的档案管理信息化标准
要实现高校档案信息资源的共享，必须制定档案管理信息化的标准，这个标准不是单一某个方面的，而是一个标准体系，既要有高校档案管理网站信息系统设计和管理软件的应用标准，也要有纸质档案的数字化标准，还要有电子文件的接收、管理标准，此外，高校档案数据库与地方档案馆数据资源库互联的工作标准等也需要统一。目前，国家至今没有统一的发展规划和标准，各高校档案馆各自为政，档案管理信息化发展存在着很大盲目性。这种状况如果长期持续下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患，严重阻碍档案管理信息化的进程。
4、严重缺乏档案信息化专业人才
当前，各高校档案管理人员中普遍缺乏档案专业和信息技术专业的人才。现在的档案管理人员要么是转行做档案管理工作，要么是兼职做档案管理工作，导致高校档案人员普遍缺乏非常系统的档案和信息技术专业理论知识和基本技能。档案管理人员队伍中专业人才不足，是制约档案管理信息化的主要因素之一。
三、推进高校档案管理信息化建设的策略
1、认识到高校档案管理信息化的重要性
要带头学习有关档案管理的法律法规，学习上级档案管理部门对档案管理信息化的文件要求，组织全体档案管理人员开展档案管理信息化大讨论，结合工作实际，进行专题研究，理清发展思路，不断提高档案管理人员对档案管理信息化工作重要性的认识。
2、加强档案管理硬件建设
《办法》规定，“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”加快高校档案管理信息化建设，必须加大资金投入，购置计算机、扫描仪、缩微设备等现代化设备，开通内部局域网，连接外部互联网。另外，由于电子新产品的开发周期越来越短，要及时进行多媒体设备的更新换代、升级，确保信息化建设的顺利进行。
3、完善档案数据库管理
数据库建设是档案管理信息化建设的重要基础。要实现档案管理信息化，必须做好数据库建设。首先进行文件目录数据库建设，再做好档案的数字化工作，建设高质量的全文信息数据库，最后建成数字化档案馆。
4、加强防范，确保信息安全性
信息安全性是指档案管理系统中信息和数据的完整性、可用性、保密性。要保证信息安全，必须采取切实可行的技术措施。
(1)数据加密。数据加密是维护网络安全的有效措施之一，其过程就是利用某种公式算法将敏感档案信息进行处理，成为不可读的系列代码，通常称为密文或密码。用户只有在输入相应的密钥后才能对密文进行解密，使其还原为本来面目。
(2)设置访问权。限根据用户层级不同，设置用户访问权限，使高校档案管理系统成为相对安全的有选择的开放系统。高校不同档案的保密要求是有差别的，将档案数据库中的数据划分为不同等级，对不同等级的数据设置不同的访问权限。另外，对访问档案数据库的用户进行身份验证，防止无关人员随意进入。
(3)设置防火墙。防火墙是指在两个网络之间加强访问控制的一道保护墙，是局域网唯一的信息出口。防火墙起到监测、过滤过往信息、防止外来非法访问及内部信息非法输出的作用。
(4)做好数据备份。建立容灾系统容灾系统是指应用信息技术、管理手段及相关资源确保既有的关键数据、关键数据处理系统和关键业务在档案管理系统发生灾难后可以迅速恢复的数据备份系统。影响信息安全性的因素很多，有人为的因素如网络病毒、网络黑客，有软、硬件的缺陷如存储器损坏，还有自然灾害等，而容灾系统可以有效防止这些因素对系统造成损害。
(5)提高档案管理人员的安全意识。档案信息管理系统的安全隐患大多来自人为的因素。安全管理的内容之一就是要加强对人的管理，最大限度地减少人为的不安全因素。高校档案管理信息化建设有着丰富的内涵，具有广阔的发展前景。档案管理信息化是高校档案管理工作的发展方向和根本出路，就目前而言仍面临着许多困难和挑战，需要全体教职工的共同努力。高等学校应当以《办法》的施行为契机，秉持与时俱进的档案管理理念，顺势而为，加快档案管理信息化建设步伐。
综上所述，当前高校档案管理信息化建设还面临着许多困难和挑战，我们必须充分认识到高校档案信息化建设的重要性和意义，通过采取各种措施积极推进高校档案信息化的建设，为高校的可持续发展打下坚实的基础。
作者：解咏晋 单位：山西省朔州农业学校
【参考文献】
［1］张学．浅谈高校档案管理信息化建设［J］．办公室业务，2013(21)
［2］贾晓宇．高校档案管理信息化建设的思考［J］．赤峰学院学报(自然科学版)，2015(01)
［3］葛雅京．浅谈高校档案管理信息化建设［J］．求知导刊，2015(18)
