一、档案信息化管理中存在的问题
1.网络安全防范机制差，档案信息的安全问题令人担忧
其主要表现为：一是人为因素。由于档案信息易操作，加之外部网络各环境赋予它的共享性，在利用过程中若对信息进行删改，势必造成档案信息失真。二是技术问题。当前电脑病毒的横行。电脑黑客的攻击，使档案信息的安全和保密受到严重威胁。
2.档案信息化标准滞后
档案部门的信息化工作起步相对较晚，可是许多单位对此项工作热情和积极性较高。由于缺乏统一的规划和相关专业标准未能及时出台，致使在一段时间内形成“各自为政”、“各显神通”的局面。例如，在档案信息化过程中，使用不同的管理软件造成档案数据库结构不统一、数据不规范等各种问题，给资源共享带来很大困难。
二、加强档案信息化管理工作的对策
1.争取领导支持，加大资金投入
取得领导的支持是做好档案信息化工作的关键。应当在每年预算时，争取领导统一安排，档案信息化软硬件方面的资金投入，并根据实际逐步加大资金投入。作为档案管理人员，也要提高自身工作业务水平，与软件程序开发人员一起，争取合理的经费支持，把投入的资金用在刀刃上。
2.统一规范档案信息化标准
对档案信息化采集标准的规范化，可使档案录入数据库的格式统一；通过档案系统存储标准的确立，可使档案存储载体统一；通过对管理标准化制定规范制度，可将档案信息化工作进行具体化、细分化；通过对网络传输格式的标准化，可实现快速、准确传递档案信息；通过对档案信息软件的标准化，可以拓展档案信息化的服务功能与范围。
3.提高档案工作者的素质
坚持以人为本是档案信息化工作的核心要素。在工作中，档案工作者要自觉地努力学习，刻苦实践，适应形势的发展，提高自身素质。单位和社会也要为提高档案工作者素质创造方便条件。如：加强对档案工作者的培训教育，安排档案工作者学习新的信息化技术和软硬件操作技能。组织档案工作者与系统编程人员、管理人员交流沟通问题，参与到系统开发应用的过程中，从而加深对电子档案的制作、接收、保存的认识。要强化档案工作者的信息鉴别和保管能力，以确保电子档案的真实、有效、完整及长期可读。
4.做好档案信息的安全维护工作
首先，要通过档案管理系统提供档案信息。经档案管理人员审核，根据不同的权限范围，提供不同等级的文件信息。其次，要做到“涉密不上网，上网不涉密”。上传网络的档案信息，都要经过严格的鉴定，以防机密被窃取。第三，对于不宜公开的档案，在档案管理系统中仅输入标题或目录，不上传全文；对于非公开档案，一律不在网上公开提供下载的档案信息。第四，在日常工作中，档案管理人员要做到及时下载更新应用软件，按时查找系统漏洞，与信息管理部门保持联系，配备好网络安全软件。第五，要定期进行保密制度宣传，提高全员的保密意识。与此同时，对于重要、关键的电子档案，也要积极与异地相关单位联系，做好档案的异地备份工作，以确保档案信息的绝对安全。
作者：王洁 单位：中国市政工程东北设计研究总院
