【摘要】在现代医院运营过程中，档案管理工作是医院综合管理的重要组成部分，它不仅在医院的教研和医疗工作中起着重要作用，同时还是医院基础管理水平的重要体现。在档案信息化管理时代，医院档案管理工作发生了重大改变，本文分析了信息化管理之于医院档案管理工作的意义，探讨了医院档案信息化管理现状，并提出了相应对策以供参考。
【关键词】医院档案；信息化；对策
医院档案包括医疗档案、病例切片、X线底片等各类患者档案资料以及医院发展历史的记录，它不仅在医院的医疗和研究活动中有着不可替代的作用，同时对公众自身医疗情况了解、病例分析等关于自身健康方面的问题有着密切联系。而随着互联网技术和通信技术的飞速发展，电子档案得以大量产出和应用，档案信息化成为档案管理的主流和趋势，而传统档案管理模式已无法满足医院档案自身的发展要求以及公众日益丰富的医疗档案需求，因此必须要充分发挥医院档案信息化管理在医院发展和公众医疗体系中的重要作用，促进医院档案管理工作健康发展，满足人民群众对医疗档案的需求。
一、医院档案信息化管理的意义
（一）完善医院档案管理方式。传统档案管理工作模式中，档案的收集、归档、整理等工作较为繁琐，并且通常需求纸质档案，而随着医院档案的逐年积累，大量的纸质档案给医院带来了一定的存储压力，如根据相关规定，病人的住院经历要保存30年以上，这就会占据医院大量的空间，同时在需要使用这些档案检索和查阅时较为繁琐。而档案信息化管理则可以很好地解决这一问题，在信息化环境下，档案由实体存储方式转为电子存储，节省了大量的空间和金钱成本，档案存储的方式也更为多元化，能够给患者就医和医生诊断提供更生动形象的参考。同时，信息化的管理模式能极大提高档案管理的工作效率，档案的存储、转移和归档工作都能够通过计算机终端完成，减少了档案流通的环节。此外，信息化管理极大便捷了档案的查询和检索工作，在传统档案管理模式中，档案查询和检索工作需要在档案室人工检索，费时费力且效果不佳，在信息化环境下，档案检索工作突破了时空的束缚，可以在有权限的情况下在任何地点检索，且过程十分简便，大大增加了检索效率，方便了医院和患者的使用。
（二）促进医院档案的整合和共享。在传统档案管理模式下，受限于实体档案规模大、人力资源匮乏的问题，档案资源整合和共享工作成本较高且难以实现。而在信息化管理环境下，档案资源的整合和共享有更大的拓展空间，促进医院档案的整合和共享的重点在于档案资源的系统化和共享化。首先，在信息化管理模式下，档案的存储方式趋于电子化，档案的整理和归档工作通过计算机终端完成，其归类和编录等工作十分便捷，且部分工作如排序、分类还可以自动完成，其效率要大大高于人工整理，这就十分有利于档案系统化的实现。其次，借助信息化管理平台，医院档案更容易实现档案资源的共享。医院不同部门和不同科室都可以根据自身的需求，随时随地在档案共享平台上查阅资料，而电子文档还能够提供更为精准的目录和检索功能，其可视化的界面扩大了各部门对档案的使用范围和利用程度，更为深入地发挥了档案资源的内在价值。
（三）促进个性化医疗档案的实现。完善的个人健康档案管理体系是实现信息多渠道动态收集、管理，满足个人自身需要和健康管理的载体，不仅为个人提供健康指引，降低个人健康成本，对提高区域内医疗保健质量，改善健康护理、促进患者康复、降低医疗费用具有指导意义。而医院档案信息化管理，则是个性化医疗档案实现的基础。在传统档案管理模式下，对个人医疗档案进行系统化的整理和分析成本较高，虽然有“病历”存在，但病历表现形式十分单一，仅仅能够反映患者在医院的就诊情况，无法全方位对个体的身体状况进行收集和整理。在信息化档案管理模式下，个性化医疗档案更容易实现，信息化管理平台能够借助云计算、大数据等互联网技术更加全面地记录就诊者的身体情况，并根据个性化医疗档案提出个性化的治疗方案，能够以更精准和成本更低的方式满足个体的就医需求。
二、医院档案信息化管理的现状
（一）档案信息化管理意识不高。在我国档案管理工作中，存在“重保管，轻使用”思想，而医院主要以发展医疗事业为工作重点，对档案管理工作没有足够的重视。主要表现在：一是信息化建设进程较慢，医院对手工档案管理的依赖性较大，缺乏对信息化建设的投入，这也会直接导致信息化管理无从开展。二是缺乏对档案管理工作的拓展和开发，对档案的管理依然停留在保管的阶段，没有借助信息化建设过渡到智能化管理，档案服务方式单一。随着人们医疗档案需求以及医院自身发展的需要，档案管理重要性日益突出，档案的信息化管理有利于个人信息库的建立，方便患者就医，提高档案资料的利用率和价值，降低档案管理的成本。档案信息化管理意识的缺乏，不仅不便于患者就医，同时还阻碍了医院档案管理工作的发展。
（二）医院档案信息化管理不平衡。由于各医院营收和补贴力度的不均衡，其在档案管理上投入的资金也是大相径庭。公立医院有财政拨款，在医疗水平、就医人数和办园规模上都较高，因此拥有更充足的资金进行档案管理工作。而部分私立医院和财政情况较为困难的医院，在其本身的收支平衡上就存在问题，自然也没有多余的资金进行档案信息化建设工作。这就使得各医院的档案信息化管理不平衡，会导致以下问题：一是信息化水平的不平衡使得各医院无法进行通常的数据沟通和互联，不利于档案资源的整合和共享。二是无法全面收集个体的各类医疗和健康数据，不利于个人医疗档案的建设和个性化医疗方案的实施。三则是制约了医院档案管理工作的发展，形成恶性循环，使得档案信息化建设始终无法有效开展。
（三）缺乏标准化、规范化管理。档案信息化管理缺乏标准化和规范化主要体现在两个方面：一是管理规范缺乏标准化。对于档案信息化管理的规范不够完整且过于陈旧，没有根据实际需求以及现实问题灵活调整，这会导致医院档案管理与技术脱节，档案功能无法拓展，档案服务无法开发。此外，档案收集、归档等工作缺乏规范化，不利于档案资源的整合以及共享，也无法给个性化医疗档案提供客观的参考资料。二是硬件、软件没有统一化，这首先会加大档案资源共享的难度，各医院的软硬件存在兼容性问题，共享管理平台的建设存在阻碍。其次不利于软硬件的统一管理，实际上加大了硬件设备维保和软件更新的成本。
（四）信息化管理系统落后。由于医院档案管理和服务工作相对单一，因此其信息管理系统的更新频率通常也较低，功能也十分单一，这主要会导致以下问题：一是信息安全问题，老旧的信息管理系统漏洞多，极容易受到网络病毒的攻击，对档案资料信息安全危害极大。二是功能较为单一，没有拓展空间，如档案个性化服务、用户反馈体系、使用者评价系统等模块都无从开展，不利于档案服务的开发和档案管理工作的创新，一定程度上阻碍了医院档案管理工作的发展。三是不利于医院档案纳入智慧城市体系，无法进行院际和其他机构的联网，兼容性和可扩张性都较差。
三、促进医院档案信息化管理的对策
（一）提高思想重视，增强档案管理意识。对医院档案信息化管理的重视程度，直接影响了医院档案工作以及信息化建设。只有提高重视，档案管理工作才能更好地创新和突破。首先要转变“重保管，轻使用”的观念，着力开发医院档案拓展功能和服务，开展档案管理以及档案服务的宣传活动，明确档案信息化管理之余医院档案工作的意义和作用，提高档案意识。第二，要强化档案工作的考核，将档案信息化管理工作纳入考核体系中，制定合理的阶段性和总体考核目标，激发档案管理人员的内在驱动力。第三，提升服务意识。加强档案管理人员服务意识的培训工作，要抓住医院档案信息化管理工作的重点，以开发利用档案信息为中心，让档案更好地为现实服务、为社会服务，提高档案管理人员对档案价值的认识。
（二）优化资源分配，平衡地区差异。医院档案信息化的不平衡，不利于医院档案资源的整合和共享以及公众医疗档案的使用。对此，首先应优化资源分配，对于公立医院来说，设立档案管理工作的专项化基金，将各医院收支的具体情况按比例进行缴纳，由政府统一按照档案工作信息化的具体程度进行资源再分配，以保证各医院档案信息化进度的统一，便于档案资源的系统化和标准化，为个性化医疗打下良好基础。对于私立医院来说，可借助第三方云平台进行档案管理工作，资金较为缺乏的医院可不必进行全流程的档案管理工作，仅需进行档案资料的收集和上传工作，以保证档案资源的完整性和系统化。
（三）建立统一的档案信息化管理标准。目前，我国各医院的档案收集、归档和保管工作的流程和具体规范还不统一，不利于发挥档案的系统化优势和医院档案管理工作的长远发展。在医院档案信息化管理中，应注重档案工作各个环节以及拓展功能、服务的完整性和规范性以保证多个档案管理部门之间的档案共享和整合工作更加畅通有效。首先，在档案管理系统的建设时就要对录入的元数据量进行标准化，标准化的过程就是通过录入单位的不断自我调整来满足系统的标准，并且这一过程必须是强制性的，它保证了基础元数据的统一。在档案分类、分级和鉴定等过程上设置可视化界面帮助录入单位理解规范化流程。
（四）及时更新档案管理系统。医院档案信息管理系统在整个档案管理工作中起着关键作用，是档案信息化管理的重要环节。档案管理系统的建设，一直以来都是医院档案工作的重点和难点，对于医院自身来说，需要结合自身办院的特点，根据档案管理工作、患者需求、医院需求的实际情况有针对性地进行管理系统的开发，不能单纯追求管理系统的“大而全”，选择通过国家鉴定的合规合法软件进行定制化的二次开发，根据需求的紧急程度，阶段性开发功能。此外，要及时对管理系统进行维护和更新，弥补各类系统漏洞，保障信息安全。
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作者:许淑芬 单位:福建省漳州市医院
