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医院薪酬劳务结算管理探析

2020-11-20 16:48 来源:薪酬管理论文 人参与在线咨询

摘要:公立医院薪酬劳务发放,更多采取转账结算到个人银行账户的方式,减少使用现金。但是结算管理落后、工作量大、容易出错,未形成有效的管控方式。通过信息化建设,规范填报和完善流程,与现代医院内部管理相适应,实现财务管理目标。

关键词:公立医院;薪酬劳务;结算管理;优化

一、医院薪酬劳务结算的管理要求

《2019中国卫生健康统计年鉴》中数据显示,2018年各类医院人员经费占总支出的35.6%,人员经费支出包括人员的基本工资、绩效工资、津贴、社会保险缴费等,实际医院薪酬劳务发放还包括劳务性支出以及课题中人员经费支出等。因此,按个人薪酬劳务发放统计金额更多、数量更大。《中华人民共和国现金管理暂行条例》中指出“国家鼓励开户单位和个人经济活动中采取转账方式进行结算,减少使用现金”。院内人员、中长期聘用的院外人员和承担临时劳务的其他人员的劳务报酬应该发放到其银行账户。

二、部分医院薪酬劳务结算的问题

(一)信息传递时间长、不畅通。根据财务报销管理的规定,现金报销越来越少,而通过银行发放的薪酬劳务越来越多,提高了要求,增加了发放工作量,银行出纳的工作量也逐渐增多。银行发放通知只提供到账金额,没有说明发放内容;有时职工同时到账多笔相同金额,就更难知道发放的内容;被发放人不知道银行代发金额是否正确,该发的是不是全发了。造成发放时间长的主要原因包括:因手工填写姓名、银行账号等字迹潦草导致信息错误;手续不齐全,发放清单应签名而未签名;因财务核算要求,需分别按照不同的分类、本市内外不同的银行等规则填写报清单及财务报销单,填报人经常不符合要求,造成重新审核;填报部门尤其是业务部门,习惯积累在一起进行报销,从而发放延迟。填报发放部门与领用人员(尤其是院外)沟通不畅,因流程长而认为是财务部门工作延迟,存在误解,会经常反过来询问财务人员,影响财务人员的工作效率,引起不必要的矛盾。流程环节多、时间周期长,时间就是效率和成本,这尤其浪费了一线医护人员的时间。

(二)薪酬劳务结算涉及范围广、内容多。涉及的范围有纵向课题、院内自筹经费、横向经费。发放的内容包括绩效、薪津补贴、劳务费、讲座费、授课费、专家评审(咨询)费、监考费等。人员包括院内职工、院外专家、劳务派遣人员等,发放涉及院外人员的流动性较大。会计核算包括人员经费、劳务费、科教项目支出、其他经费等。院内院外薪酬劳务发放,有不同的管理办法及发放标准,报销人不容易准确掌握。

(三)信息管理手段落后、形成信息孤岛。由于管理的需要,每笔报销都要求填报人提供较多的信息,包括姓名、发放内容、经费来源、发放金额、区分院内院外(院内需填写工号、院外提供身份证号)、开户银行、银行账号、职称等相关内容。薪酬劳务发放使用的工具以手工及EXCEL为主,不利于过程管理,信息难以共享、传递、交互,很难执行控制。薪酬统计和分析比较困难,未与预算管理、成本核算、绩效管理、财务核算、人事考勤等信息系统互通,未形成有效的信息链,缺乏智能化管理合力。

三、薪酬劳务结算放的改进措施

(一)改变管理要求。通过银行将款项从单位的银行账户直接划转到个人银行账户的货币结算,可以缩小现金流通范围和减少数量。银行代发的好处是:可以正确计算个人所得税,减少对现金的保管,降低现金的丢失和损坏率,有利于减少个人工作量和节约医院成本。完善薪酬劳务结算财务管理,清晰报销单据从“申请-审核-支付-导入出纳账”的业务流程,有利于规避风险和减少工作差错,符合医院财务的内部控制制度。方便制单会计准确调用数据,减轻了制单会计的工作负担,提高工作效率。

(二)完善信息化核算基础。建立信息系统,规范财务OA报销流程,实现信息化和智能化管理。信息系统的基础,主要考虑友好操作界面优化的报销流程以及后台完整的信息。建立友好操作界面,简洁明了,提供导入、模糊查询以及关联功能。首先,确定发放大类,分为科教项目、院内自筹及其他经费。其次,将发放大类细分为发放分类,归集主要的发放内容,如劳务费、加班费、值班费、评审费等。确定发放大类,进一步便捷和规范填报分类。建立科教项目和其他经费索引,主要字段包括课题负责人工号、姓名、课题代码、课题名称,将院内自筹经费与预算下达内容挂钩,要填报预算使用部门、归口管理部门、预算编号、预算名称。建立后台完整信息,设置相应的数据库,更多考虑与财务核算信息化对接以及不同维度统计分析的需要。薪酬劳务结算账务处理时,根据部门类别、部门名称以及经费性质,核算到对应的会计科目及其辅助账中。部门类别分为临床部门、医技部门、医疗辅助部门、行政及后勤管理部门。部门名称与财务及成本核算单元一致,同时按院区以及科室性质分类。经费性质主要区分财政项目、非同级财政、科研教学、非专项经费、上级补助项目以及其他经费。建立职工基本信息库,包括工号、姓名、性别、职称、用工性质、身份证号、年龄、所在科室、人员分类、个人开户银行信息及账号(职工可以有多个)、邮箱地址、微信账户等。管理员必须及时进行维护和更新后台信息,提高财务核算的准确性和及时性。

(三)信息化功能建设。用信息化手段规范发放的时间、填报要求及相应的环节控制,对不符合要求的信息,系统自动进行拦截,减少人为随意性。通过信息化管理系统建设,可以有效解决项目经费管理的困难,大幅提高支出审批效率和精细化管理水平。建立工资及绩效发放模块,支持批量导入,发放审核通过后,直接生成银行发放格式文件。通过信息系统控制发放标准,具备事先事中控制作用,在财务OA报销系统中设置不同的发放管理流程。此外,为系统预留接口,可以支持与不同的管理系统对接。

(四)发放管理操作程序。第一步,填报操作。申请人登录填报时,系统记录填报人姓名、所在科室及联系方式,以便后续联系。首先要选择发放类别、项目代码及名称、发放事由等必要信息,根据每一次发放事项填写,其中发放院内人员只需要填写工号、姓名、发放金额,发放院外人员还需填写本市内外、开户银行信息、银行卡号、身份证等必要信息。支持录入及批量导入,批量导入按设定模板格式引入。为减少人为录入错误,将已发放的院外人员信息设置记忆功能。第二步,发放打印。选择打印时,系统按设定的分类规则,自动分类别打印明细及财务报销单,发放明细及报销支出单之间设置相互对应的编号。设定的分类规则及流程是先按发放类别分类区分院内院外人员,再按发放银行分类区分本市内外。第三步,财务审核。审核发放的要素是否齐全,项目代码、名称是否正确,发放事由表述是否准确,金额是否正确,通过审核的信息从待审核页面转至已审核页面。审核通过的薪酬劳务发放,按个人所得税法计算应纳税额,在个人所得税中代扣代缴。第四步,发放退回。因人员、银行账户、开户银行等信息录入错误,被银行退回,此时需要及时与填报人员进行沟通,如果不及时更正重新发放,会影响被发放人员到账。审核人员在系统中找到此发放单据中错误的记录,指出错误及退回原因,系统会在原单据号下,生成下设编号单据,将错误信息单独发送给填报人员,及时进行更正重新上传。第五步,查询及汇总。通过关注医院企业公众号、微信推送、短信推送、邮件通知等方式,被发放人能及时知道发放到账情况,核对相关信息。方便职工及科室查询,按不同的口径、不同的维度进行个人收入统计。

(五)财务核算流程。填报人按要求进行的填报,按政府事业会计制度的要求,在系统中设置会计科目和经济支出分类,生成政府会计制度双基础核算的双分录。由部门类别及部门名称系统判断在“业务活动费用”或“单位管理费用”中核算,由发放人员性质分别核算不同类别人员。完成的会计凭证信息再写到薪酬劳务发放信息系统中。

四、结语

通过系统建设及实施,规范了薪酬劳务报销手续以及财务OA报销流程,开发手机端报销功能,减轻填报人员的工作量,提高了正确性,缩短了报销及到账的时间。信息传递更及时,便于科室进行查询和统计。同时,也便于财务核算、个人所得税计算、薪酬劳务发放统计,财务人员将更多的精力用于管理工作中。

参考文献:

[1]国家卫生健康委员会编.2019中国卫生健康统计年鉴[M].北京:中国协和医科大学出版社,2019.

[2]陈鹏.HRP在医院会计核算模块的应用研究[J].江苏卫生事业管理,2020(01).

[3]陈志军.公立医院药物临床试验项目经费管理的问题与对策[J].卫生经济研究,2019(02).

作者:王勤毅 李昊 施方飚 单位:上海中医药大学附属市中医医院

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