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医院物流管理系统在临床科室的应用

2019-03-15 15:56 来源:物流管理论文 人参与在线咨询

[摘要]目的通过评估医院物流管理系统(SPD)在临床科室医用耗材管理中的应用效果,探索提升医院耗材管理水平的策略。方法提取SPD系统引入前后临床科室的应用数据,结合使用者的问卷调查,分析临床医用耗材的申领频率,取用和盘点时间,申领录入系统时间,耗材管理满意率,探讨SPD系统是否有效提高医护人员工作效率。数据采用t检验统计学分析,P<0.05为有统计学意义。结果SPD系统引入后,临床医用耗材的申领频次降低(P<0.01);取用、盘点时间(P<0.01)和申领录入系统时间缩短(P<0.01);医护人员耗材管理满意度提升(P<0.01),普通耗材的月平均占用资金减少。结论医用耗材SPD管理可以有效提升临床科室的工作效率,可以将医务人员从繁琐的耗材管理业务中解放出来,同时降低医院资金占用。

[关键词]医院物流管理系统;临床科室;医用耗材

引言

随着医药科技和医疗技术的不断发展,近年来,医用耗材在品种、功能、用途等方面均有大幅提升,医用耗材在很大程度上提高了临床诊疗水平,临床科室对医用耗材需求急剧增加。与此同时,医用耗材物流管理水平却相对滞后,粗犷型的管理模式导致了医用耗材在医院物流环节流转中存在一系列资源浪费问题,严重影响医院的运行状态,使医疗事故风险增加,医疗费用成本增加[1]。因此,合理、有效的物流管理对于医院的管理和发展显得尤为重要。目前,一些先进的物资管理理念和方法开始被关注和探讨,一些医院已从先进的管理方法中获益[2]。医用耗材物流过程引入“JIT”(准时制)采购“零库存”等先进的管理技术[3];以供应链管理的思想完善物资管理的全过程;医用高值耗材采用封闭式管理模式;开发医院物流管理信息系统,实现信息共享和集成[4]。日本于20世纪90年代将工业JIT管理技术引入医疗行业,逐步形成了SPD管理模式[5]。SPD是一种以医院医用物资管理部门为主导、以物流信息技术手段为工具,通过合理使用社会资源,对全院的医用物资在医院内的供应(Supply)、加工(Processing)、配送(Distribution)等物流的集中管理或者外包管理方法,也即医院物流管理系统的代称,它是实现医院医用耗材物流精益管理的有力保障[6-7]。虽然学者对于该方法的探讨较为全面,但仅限于应用程序介绍层面,很少详细探讨和研究SPD在临床层面的具体实施效果和影响,这将不利于使用单位决策者和潜在使用者得到直观的反馈从而不利于医院的发展。安徽省立医院是省级大型综合性医院,建筑面积51.43万平方米,开放床位5450张,设有61个临床科室,2017年门急诊总量368.4万人次,出院19.35万人次,手术8.8万台次,年度耗材出库总金额超过6亿。选择这样一所大型医院做调查,有利于取得本文研究所需要的充足且详细的数据,从大数据中提取的信息更具有客观性和普适性。同时,分析结果更具有说服力,可以为其他医院提供指导建议。SPD应用前,我院以HBOS(HospitalBusinessOperatingSystem)系统操作耗材申领为主,各科室护士长需要在进行HBOS系统申领前首先对科室库进行查验和盘点,统计出缺少物品后方可申领,而HBOS申领又需要护士长在配套表中逐一找出所需耗材,填写需求数量并提交。以上诸项行为均需人工操作,无疑会在加大出错概率的基础上进一步增加医护人员的耗材管理负担,导致耗材申领频繁、耗时较大等不利结果,现已无法满足医用耗材精益管理的发展需求。2014年安徽省立医院供应链管理系统升级采用了SPD模式,医院与合肥工业大学、安徽国药医疗科技有限公司成立了联合课题组,依托国家自然科学基金重点项目、企业委托项目等课题,研究了“面向供应链的医用耗材SPD物流系统协同化模型及其应用支撑平台”,通过医院提出实际需求,院校提供科研方法,企业提供服务外包(非物流外包,针对计划、采购、供应商及院内配送、数据分析等环节实施第三方服务,不单独向医院收取服务费)相结合的形式,结合医院现有的HBOS、HIS(HospitalInformationSystem)、LIS(LaboratoryInformationSystem)、OA(OfficeAutomation)等系统于一体,全面提升医用耗材管理的科学化和智能化水平。

1材料与方法

1.1研究对象

我院实施SPD耗材管理的30个临床科室。

1.2资料收集和分析方法

(1)采用描述性统计方法,导出SPD系统内应用数据,与引入系统前的HBOS系统内数据进行对比分析。提取的数据是临床科室进行物资管理物品申领的频次。由于我院每年7~10月为病人就医高峰期,在此时间段提取的数据更加具有代表性,所以收集数据时间为新模式引入前(2014年7~10月)、引入后(2017年7~10月)。(2)由于部分数据并非由系统记载,所以需要对于实际应用人员进行问卷调查才能取得。由于SPD是全新的耗材管理模式,临床科室的科主任或护士长作为领头人是较先接触并使用该模式应用方法的人,具备较为权威的发言权,所以调查问卷对象为30名对实行“SPD一体化供应和配送”模式的30个不同科室的临床科室护士长或科主任一名。下面是创建调查问卷的步骤:(1)步骤1:设计一个调查问卷录入池。通过回顾现有文献和采访专家,一共提出了14个问题。(2)步骤2:填写原始问卷。①选择顾问;②准备一份调查问卷:问卷包括前言、主题和专家信息问卷;③咨询方法:采用判断抽样的方法,对医院内部和外部的20名专家进行了两轮Delphi[8]咨询的初步问卷调查,并对同一对象库成员进行了两轮咨询,第二轮的结果完成了调查;④对数据进行统计分析。(3)步骤3:确认问卷调查。(4)步骤4:数据分析。使用SPSS17.0软件对其他指标进行统计分析。由于参与调查的临床科室数量较少,测量数据用于评估差异是否显著[9],P<0.05为差异有统计学意义。

2结果和数据分析

利用上述方法,我们收集并分析了相关数据。数据分析结果详见图1和表1~4。结果表明,所有分析数据在两个时间段内均有显著差异(P<0.01)。显示医用耗材各月申领频次在新模式引入后大幅度降低。引入前,临床科室在科室配套表范围内每月定期会在月初和月中有2次大规模的医用物资申请行为,由于工作繁忙原因,护士长经常漏领或领的不够用,故每月间断性的约有6~8次医用物资申领频次;超出配套表范围内科室医用物资,每月又会有约有4~6次医用物资申领频次。SPD系统为SPD中心库工作人员设定各科室耗材用量基数,低于预设基数预警时,由SPD配送员自动补充耗材,无须护士长诸多申领、盘点行为。SPD建设后,配套表范围以外的医用物资每月申请1~4次,故SPD应用后可以明显降低物资申领频次。表2显示耗材的整理收纳时间在新模式引入后大幅度降低,传统医用物资管理模式,60%以上护士长(内科、妇、儿等)每天至少花费2h的时间,用于医用物资的取用、盘点、整理收纳和效期管理;大约40%的护士长(外科、急救等)每天至少花费3~4h的时间用于医用物资的管理工作。SPD模式建设后,70%以上的护士长/主班每天较多只需要花费20min的时间用于医用耗材的取用管理工作,30%的护士长/主班每天约需花费10min的时间用于耗材的取用管理工作(无须盘点、整理收纳、效期管理,每天主班护士早上8:00巡视治疗室、换药室区域,推着护理车,定时到二级库扫码消耗,较多只需要10min时间就能做好医用耗材取用工作。这些结果体现了有序的耗材放置和信息化的库存耗材记录方式,使得耗材的取用和整理收纳变得简单明了,临床护士不需要再耗费大量的时间在库房整理物品,而能够有序地拿取耗材,并且有更多的时间服务于病人。表3显示物品的申领录入时间在新模式引入后大幅度降低。对于申领录入时间,传统的申领方式是手工填写领条,常出现填写时需要对照物品名称、批号、厂家、数量等,耗费大量时间,新模式引入后通过电子申领系统,在电脑上轻松便捷地完成申领,调查中SPD引入前90%以上的临床科室需要15min以上完成传统申领,SPD引入后80%的临床科室能在5min内完成电子申领。表4显示SPD的应用可提高护士满意度,应用SPD系统后病区护士对耗材管理工作满意率(100%)明显高于应用前(10%)。

3讨论

我们对安徽省医院的SPD物流管理系统的研究和发展进行了一系列的分析[10-11]。通过数据导出和问卷调查的方法,我们认为与其他供应链系统相比,SPD系统:(1)有效地提高了医用耗材的管理效率,临床科室通过有效地控制成本,减少了资本占用,改善了质量控制。引入SPD系统之前,只有高值耗材采用赊销的管理模式[12]。SPD系统被引入之后,所有的医用耗材都采取赊销了。正常医用耗材的月平均占用资金减少了20余万元。(2)需要指出的是,SPD系统使用适当的物流设备,结合ABP和PBP提供积极、及时、专业的物流和配送。它不仅减少了临床科室的常规库存和常规的耗材消耗,而且减少了大批量的供应和处理工作,这节省了医生和护士在管理耗材上花费的时间,从而增加了他们的供应管理工作的满意度,因为他们现在可以利用这段时间进行临床工作,较终提高了病人的服务质量。(3)按实际使用量结算的管理方式有效遏制了医用耗材在流转至科室使用环节后的浪费行为。在出院人次同期增加10%以上基础上,耗材消耗成本下降15%左右,有效降低了临床护理科室耗材消耗成本。(4)方便数据的统计。新系统以电子方式实现了医用耗材信息的仓库记录,在医用耗材的消费和跟踪中发挥了重要的作用。这些基本数据为今后的各种管理和研究提供了足够的信息。(5)条码技术在耗材的可追溯性管理中发挥了重要作用,耗材从采购至使用完毕的各个环节均可快速准确追溯定位[13],这将有助于管理部门监管,提高临床安全性,减少医疗风险和纠纷。本研究结果表明,SPD系统能够有效提高临床科室医用耗材管理效率,使整理收集时间减少,库存量和资金占用显著减少,仓库整洁有序;花费在耗材申领的频率和时间显著下降。SPD系统在节省人力的同时,为日常管理以及医用耗材的可追溯提供了数据库,并将医务人员从繁琐的耗材管理业务中解放出来。然而,我们的研究存在一些局限,仅包含了我国大型综合性医院的样本,这些结果在其他地区以及医院的其他部门的适用性存在不确定性。基于SPD的数据提取需要医院的各种信息系统,这些系统之间的有限协作也限制了测试这个系统的能力,因此需要进一步改进。

4结论

医用耗材SPD管理可以有效提升临床科室的工作效率,可以将医务人员从繁琐的耗材管理业务中解放出来,同时降低医院资金占用,提升医院耗材管理水平。

作者:杨柴 谷玮 刘同柱 单位:中国科学技术大学附属第一医院安徽省立医院

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