摘要：
现今，伴随计算机与网络的迅猛发展，现代化信息技术已经被广泛应用于各行各业，并成为推动社会发展的一个重要推力。而社会信息化发展进程的逐步加快，也为档案数字化管理提供了平台与空间。以医院综合档案管理为例，数字化管理的实现，就对有效保存档案资源、简化档案调阅程度、提高档案利用共享率等发挥着不可忽视的作用。故在医院综合档案管理中，全面展开数字化管理，很有必要。对此，文章就医院档案数字化管理的实现提出几点建议。
关键词：
医院；综合档案；数字化管理
对于任何一家医院，其档案均是由医院内部各部门、各组织与个人自医院成立到现在的各项活动中，对那些有较大保存价值的资料借助文字、图表等载体加以保存的一种记录。它不仅可为医院日常各项管理工作的展开提供一定参考，而且也是医院制定发展战略、展开各类诊疗活动的一个重要凭证，是领导制定决策，并对医务人员行为加以规范的一个重要依据[1]。而伴随现代信息技术的发展，各种现代化信息技术被广泛应用于档案管理中，并发挥着重要的作用。由此，数字化档案管理日渐成为档案管理今后发展的一个重要发展。当然医院综合档案管理也不例外，必然也需逐步展开档案的数字化管理，以此来更好地顺应今后医疗事业发展的方向，从整体上提升档案管理水平与档案服务利用效益。下文，笔者就医院综合档案数字化管理的实现作一简要分析。
一、强化网络环境建设，构建专门数据库
在医院综合档案数字化管理过程中，各种档案数据库的建设是实现档案数字化管理的前提所在。为此，管理人员必须做好医院档案管理的网络环境建设，积极构建各类专门档案数据库，用以实现对档案信息的数字化管理。第一，结合医院综合档案实际情况，利用著录标引，将医院各类文书方案的档号、分类号与题名、形成时间以及主题词等信息及时录入到计算机中，构建医院“综合档案基本目录数据库”，便于档案利用者借助计算机快速检索档案信息，提高档案信息利用率[2]。第二，建立“科技档案数据库”。在档案数字化管理中，科技档案数据库，必须能够真实、完整地录入医院日常各项科研课题的申报、签订与技术总结、评审报告等活动全过程，并具体根据科技档案情况，设置不同专题，进而为医务人员科研活动提供指导服务。第三，构建人力资源数据库。档案管理员需及时把医院干部与职工的基本信息录入到“人力资源数据库”中，以真实反映医院人力资源状况，并编辑好科研、学历等子集，以真实反映不同人员不同时期的成长情况，为医院干部提拔提供有利依据。第四，构建医疗设备档案数据库。档案管理员需及时将医院各类设备型号、随机材料与设备维修、报废等信息录入到数据库中，便于决策者优化配置医疗资源，保证医院各类医疗设备的有序运行。第五，构建会计电子档案数据库。通过对医院历年会计初始化工作与日常会计核算业务的整理，形成医院“会计电子档案数据库”，并对这些电子档案进行分类处理，从而为医院决策者制定各项财务计划与财务预测提供真实的数据，以此来保证计划的可行性与有效性[3]。
二、采用技术防护措施，保证档案管理安全
医院综合档案管理数字化的实现，虽然在很大程度上提升了档案管理水平，但数字化的实现，也在一定程度上增加了电子档案管理风险。为此，积极采取技术防护措施，确保档案管理的安全，是全面实现档案数字化的重要保障。首先，需严抓电子信息存储载体，尤其是磁性载体的安全防护。为此，在医院综合档案管理中，管理人员必须做好档案异质与异地备份工作，尤其是对那些需长久存储的电子文件，需将其备份到耐久性较好的载体上，做到“一式三套”，并做到定期复制，以免信息丢失，提高电子档案管理水平[4]。同时，对于磁盘、光盘等电子文件载体，也需将其存放在防磁装具中，并定期检测、拷贝，以确保档案信息的完整性。其次，确保计算机网络系统的安全运行。医院可将其内部网同一切外网进行物理隔离，充分应用DRM技术对其访问权加以控制，并进行加密处理，以此来确保数据的安全与共享。同时，档案管理技术人员还需做好对电脑病毒的防控工作，以免因网络病毒侵扰而影响到电子档案管理。如尽量安装可靠性比较强的防火墙，定期更换杀毒软件，定期进行病毒检测，以此来确保电子档案信息的安全性。最后，在实现医院综合档案数字化、电子化管理的同时，还需做到电子档案同纸质档案的并轨管理工作，保证两种档案载体的一致性。
三、完善档案管理机制，明确分级管理
健全管理机制的构建，是确保医院综合档案实现数字化管理的重要条件。为此，管理员需不断完善其管理机制，实施分级管理，以进一步规范档案管理工作。首先，建立健全的管理机制，以确保电子档案的真实性。一般来讲，电子档案在其形成、处理和归档、保存等各环节，均有可能出现信息删改或丢失等情况，故在积极引进各类信息安全技术的同时，医院档案管理部门还需制定出对应管理制度，以确保各项信息安全技术作用的充分发挥，进而在实现档案的数字化管理基础上确保档案信息的安全性与完整性[5]。如采用法规形式对医院电子档案保管和利用标准加以明确，确保各档案管理员工作能够有法可依，有章可循。同时，为保证医院相关档案管理部门能依照规定做好对各类档案的管理工作，其管理制度还需以立法形式来确认，以确保制度的有效性与合法性。其次，制定合理的档案数字化管理规范和标准。其一，制定一系列标准和规范，把医院相关纸质档案有效转为电子档案，并在结合医院实际的情况下，制定出迎合本院档案管理工作的《电子文件管理办法》，进而对电子档案形成、收集与鉴定等环节的标准加以明确，使之在档案形成初期就做到科学、规范管理；其二，形成健全的档案信息价值评估标准、档案信息技术路线与相关责任制度，以此来确保各项档案管理机制落实的有效性与连续性，从整体上对医院综合档案的数字化管理工作加以规范[6]；其三，积极引导、鼓励医院档案管理员自电子档案产生支出起就严格遵照相关规章制度落实监督指导职能；同时，把电子档案鉴定、保存与利用等管理内容纳入到医院档案信息集成系统中，并对系统设计与操作加以熟悉，以充分发挥出医院档案信息接收管理平台的作用，实现对电子档案信息的实时性、可靠性与有效性的有效控制。
总而言之，紧随互联网的普及信息化建设脚步的加快，其带来的便利已深入到现实生活的方方面面，不仅有效改善了人们的生活，而且还为社会的有序发展提供了有利的信息交流平台。以医院综合档案管理工作为例，数字化管理的实现，就大大提升了医院档案管理的水平与质量，保证了各类档案信息的完整性与真实性，并充分发挥出了各类档案的服务利用效应，从而为医院的有序发展提供了有利的保障。
作者：武蕾 单位：河南省驻马店市中心医院
参考文献：
[1]郭琰.信息化环境中医院综合档案数字化管理的应用[J].生物技术世界,2014,（12）:250.
[2]李彦钧.综合档案的数字化管理、开发与利用——以天津市中医药研究院附属医院为例[J].黑龙江档案,2014,（06）:36.
[3]黄桂敏.医院综合档案数字化管理的可行性探讨[J].办公室业务,2015,）（13）:91-92.
[4]刘喜珍.医院综合档案数字化管理的应用和体会[J].城建档案,2015,（09）:23-25.
[5]赵雪玲.创新医院综合档案在信息化环境中数字化管理的应用[J].科技创新导报,2012,（33）:195.
[6]孟丽.医院综合档案管理数字化进程[J].科技创新导报,2013,（22）:234.
