高等院校仪器设备管理模式初探

2022-09-21 16:02:57 来源:写作指导

[摘要]仪器设备是高等院校进行教学、实验和科研的基础保障,采取高效有序的仪器设备管理模式,不仅可以更好地利用和保护国有资产,也可以更好地服务高校教学、实验和科研事业。清华大学精密仪器系针对“学校-院系”二级管理模式存在的问题,建立“以项目组为单位”的仪器设备管理模式,取得良好效果,为高校仪器设备管理提供了实践经验。

[关键词]高等院校;仪器设备;管理模式

高等院校的仪器设备是教学、实验和科研等工作有序进行的基础保障。教育部的《2015年全国教育事业发展统计公报》称,全国共有研究生培养机构792个,其中,普通高校575个,科研机构217个;教学科研仪器设备总值4058.60亿元,比2014年增加400.11亿元。这些设备的购置,为保证高校各项教学活动的顺利开展和科研水平的逐步提高发挥了重要作用。但是,随着仪器设备数量的不断增加,由其所引起的问题正逐渐暴露出来,且日益严重。因此,教育部等上级主管部门陆续出台新的资产管理办法和工作规程,强化对高等院校仪器设备等资产的管理。通过对仪器设备等资产的良好管理,不仅可以有效利用和保护国有资产,也能够更好的为高校教学、实验和科研事业服务。

一、清华大学“学校-院系”二级管理模式存在的问题

对于仪器设备的管理,清华大学主要采用“学校-院系”的二级管理模式,学校层面设立“实验室与设备处”进行管理,院系层面只设立资产管理员。资产管理员的主要职责为设备采购审核、建账、在账、调拨、报废等全生命周期的管理。但实际情况是,设备管理员作为院系机关管理人员,并非专业的技术人员,对设备的具体情况不够了解,同时又需要处理其他事务性工作,造成很多二级单位设备管理比较混乱,问题频出,处于“平时无人管理,检查时突击清理”的不良运行状态,这种情况很容易造成国有资产流失甚至引发实验室安全事故。

二、精密仪器系仪器设备管理模式探索

随着教学、实验和科研工作的高速发展,各高等院校二级单位(院、系)的固定资产,特别是仪器设备与实验室家具与日俱增,但是由于专业管理人才匮乏、管理模式落后等问题的存在,导致设备老化和使用不当等引起的实验室安全事故频发,因此探索并采取高效有序的仪器设备管理模式已经变得刻不容缓。清华大学精密仪器系在深入思考和总结前期经验的基础上,总结出一种“以项目组为单位”的仪器设备管理模式,即建立一支项目组仪器设备管理员队伍,依托项目组仪器设备管理员落实仪器设备管理涉及的各方面工作,起到了良好效果。一是由院系设备管理员为各项目组设备管理员分配“资产管理系统”账号及权限,允准其对本组的仪器设备信息进行具体操作。如:项目组的老师购买设备后,由项目组的设备管理员负责将设备的具体信息录入到系统中进行建账;在设备使用过程中,如果有任何信息发生改变,如“设备使用人”“存放地点”等,项目组设备管理员可以随时在系统中进行修改;设备使用年限到期后需要报废时,项目组设备管理员负责将报废设备的申请提交到系统;通过查询系统,随时对项目组内的设备情况进行统计、清查,了解在账设备的情况;组内或其他单位的教师或学生进行借用时可以随时从系统查阅设备的详细信息;如果粘贴在设备上的标签丢失或破损,项目组设备管理员也可以随时在系统中打印,粘贴到实物上,保证账物相符。通过放权项目组设备管理员对“资产管理系统”的操作,既可以将院系设备管理员从每天大量繁琐的录入及打印标签这些事务性工作中解脱出来,使之致力于更高层面的管理工作,也可以发挥项目组的主观能动性,使项目组设备管理员对组内设备进行更好的管理和使用。二是由项目组设备管理员对整个项目组的固定资产的购买、存放、使用等进行统筹、管理。如每年初协助项目组负责人对实验室内设备的购买数量、预算等做相关统筹、计划;制定设备相关管理规定及制度,做到切实可行;协助教师采购所需的设备;安排各设备的存放地点;对于借用的设备进行及时登记、办理相关手续;如果设备出现故障,联系专业维修部门进行修缮;如果有设备使用人离职或退休,及时办理设备移交手续等。三是由设备管理员为新入职员工、新生等进行设备使用培训。因为设备管理员对项目组内的设备情况比较熟悉,一般是专业的实验室编制人员,可以定期为新入职的员工或新生开展培训活动,这样既可以提高设备的利用率,又可以防止因错误操作导致的仪器损坏及安全事故等。四是对利用率较高的大型仪器设备,可以由设备管理员进行专业操作。在学校“大型仪器开放共享平台”中,可以对共享的仪器外借,这部分工作可与管理员的绩效挂钩。在使用贵重仪器时,设备管理员可以对操作过程进行监管,防止仪器的不当使用及损坏。五是进行仪器设备效益评价工作。每年对仪器设备,特别是大型仪器设备的机时数、开放服务人员数、开放服务费用等进行定时统计,从人才培养、科研成果、开放服务等方面对仪器设备使用效益进行评价。这样既可以更好地掌握各仪器设备的使用情况,促进大型仪器机组的工作,提高使用效益,也可以为今后购置新的设备提供参考和依据。六是每年底进行清查。每年底从损溢类型(即是否盈亏)、使用状况(如在用、出租出借、闲置、毁损待报废、丢失等)、折旧价值、标签是否破损等几方面对现有设备进行全面清查,确保仪器设备处于良好的管理和使用状态,避免国有资产的流失。

三、结论

清华大学精密仪器系通过“以项目组为单位”的二级单位仪器设备管理模式,加强项目组设备管理员队伍建设,提高了实验室管理水平,既可以有效发挥项目组专业人员维护仪器设备的主观能动性,又可以较大程度地降低设备的损坏率,同时还可以提高设备使用效益,在有效利用国有资产的基础上,尽可能多地创造附加效益,也可以为急于完成学业的研究生提供较好的实验环境。

参考文献:

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作者:王皎月 殷社萍 单位:清华大学