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高校人事管理系统研究

2020-11-11 11:58 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

[摘要]信息技术迅猛发展,推动了信息化的广泛应用,高校可以利用信息技术,在SOA(面向服务体系)这一架构的基础上建立人事管理系统。这一人事管理系统有与以往系统都不一样的架构和设计,囊括了高校员工的信息、招聘管理和薪资以及离退休管理等,将这些信息管理统合组织,以服务的形式展现。希望此服务系统能够提高高校的人事管理工作效率,便捷地分析人事管理信息,为学校的各项决策提供人事数据支撑。

[关键词]SOA;高校人事管理系统;研究设计

近年来我国高校不断发展、人事制度改革持续推进,人员规模越来越大,人员结构也随着规模的扩大而不断产生新的变化,庞大的人员规模带来的人事管理工作也更加重要。对于学校人事工作来说,专业复杂多样、教师规模庞大、人员分类繁琐,人事管理工作纷繁复杂。就比如教职工中,有行政管理人员、专业技术人员、后勤人员等。其中的专业技术人员又有普通教师、辅导员、思想政治老师等。除此之外,每个学校都有不同的校区,每一个校区在管理上都有其特殊性。面对如此复杂的人事管理工作,将SOA架构引入到人事管理系统中,设计系统结构,可帮助高校更高效便捷地进行人事管理。SOA是一个组建模型,它利用系统中的接口和协议,把拥有不同功能的应用单元联系起来。接口和系统的硬件平台、操作系统和编程语言是相互独立的,以多方兼容的方式定义。在这个架构中,各种不同的应用系统都能采用统一的方式交叉使用。SOA架构具有很强的灵活性,可以在新的需求出现时动态变化,充分迎合用户的需求。本文中提到的人事管理系统可以极大地提高人事管理工作的效率和效果,同时也能增加学校信息系统之间的交互使用,还能利用高校原来的数字化建设,为系统设计节约成本。

一、系统规划

(一)现存系统现状和不足。当前高校的人事管理系统,除了有一整套全校的人事管理系统之外,各二级学院都有自己的人事管理软件。每个二级学院的人事管理系统都是独立的,并没有实现全校数据共享,这就相当于一个个孤岛,信息不能同步更新,数据不一样的情况很常见,因此难以保证信息的及时准确。所以面对此类数据,人员结构状况和发展现状很难准确有效地表现出来,对人事决策的帮助不大。另外,人事系统管理的功能比较单一,只是简单地归纳整理,而没有流程监控。就比如对信息进行修改时,需要手工录入、修改和整理等。这又有两个问题,一是手工录入出错的可能性较大,不能保证系统信息的完全准确;二是手工录入花费的时间精力较大,与现在所提倡的办公自动化趋势不相符。除此之外,系统信息没有及时更新,每办一项业务所带来的系统变化也没有及时反映出来,这会导致在某一业务执行过程中所产生的问题不能被及时发现。所以要实现信息管理系统的高效化,发挥信息管理的作用,还需要对业务流程实施监控和管理。

(二)新系统的规划。从当前高校的信息系统现状和人事管理系统的职能需要来看,高校人事管理系统应该实行全覆盖。整个学校的信息、多个校区的信息、各二级学院都应该在此范围内。所要囊括的信息应该包括行政管理人员、专项技术人员和后勤管理人员等全体职员。所要解决的问题,应该是行政管理中遇到的各种问题。在此,所提倡的人事管理系统是从三个方面来设计的,分别是网络环境、数据设计和业务流程设计三方面。首先是网络环境,高校的人事管理系统应该全覆盖,有一个统一的共享平台,简洁高效。数据设计应该是有一个统一的数据共享平台、记录全校信息的数据库和各种详细的分类信息。业务流程设计应该包括四方面的内容,首先是对信息进行归纳整理;其次是对业务信息在使用过程中所产生的影响进行监控;再次是人力资源配置方面的问题;最后应该是对平台内数据的使用和所反映的问题整理,为高校的决策提供数据支持。以上的规划都是建立在统一的数据平台基础上的,所以首先应该解决的就是高校内部各个数据库彼此独立、分类划分标准等问题。通常信息数据管理系统都是划分成三个层次的,分别是网络、数据和应用集成。首先是网络集成,这里说的是系统的软件和硬件以及应用环境的统一,这为接下来数据统一和应用统一提供环境条件。其次是数据集成,将从每个渠道收集来的信息汇集到一处,去掉信息重复的部分,提高信息的准确完整性。与以往的数据库孤立不同,统一的数据管理能将各处重复的信息删除,不同的信息集结到一起,可减少数据库的冗余。最后是应用集成,这是为用户的不同需求所服务的,将每个信息所能应用的功能集结到一起,能减少用户寻找应用的时间,提高数据利用的效率。而应用集成也是整个数据库的最终目的。随着当前网络技术的高速发展,很多高校都建立了自己的校园网络环境,学校的每个校区、各二级学院都能实现互联,这为接下来的网络集成和数据平台共享提供了基础。要建设系统最重要的工作是数据集成和应用集成。在数据集成方面,学校可以要求各个信息库把信息都上传到数据共享平台中,在对上传的信息加以整理,构成统一庞大的数据库。应用集成可以用SOA实现。Web服务的应用很广泛,就比如电子商务领域,基本实现了Web服务全覆盖。采用SOA架构对数据实行统一管理发布与应用,可以解决以往数据分布的问题。

二、系统分析与设计

高效的人事管理系统主要有三方面的应用内容,分别是人力资源的调配、师资的培养和薪酬福利方面。人力资源的调配是指人员流动、信息管理等工作,这是人事管理系统的核心内容,其余的应用皆是在此基础上展开。高校的师资培养则是高校区别于企业等人事管理系统的独特之处,主要包括教师的进修、职务晋升等方面的信息。至于薪酬分配方面,就是根据员工的工作效率和职位分配薪资,这点和其他机构的人事管理系统并无太大区别。

(一)系统业务功能模块设计。系统的功能主要参考学校利用人事管理系统所要进行的工作来划分,主要包括人员调配、师资培养、薪资分配、事务处理等。人员调配既包括了人员招聘,也包括了在职员工的内部流动。其中人员招聘又包括招聘流程和补充规定等。人员流动是指教师在学校内部的流动,从进学校到在学校一切职位的调动都包括其中。当新人员入职时,要录入信息,将信息归纳到数据库中。在岗期间如有调配,则需根据调配信息随时更新系统数据。绩效评估和考核则是根据员工的工作效率和成果进行评价。学校的考核分为年度考核和聘期考核,根据绩效评估的结果来对员工做整个的评定判断。薪资福利是对员工的工资奖金和各类薪酬等计算生成并供在职员工和其他管理人员查看的模块。薪酬的生成主要依靠的是在职人员的基本信息,包括工作年限和其他信息;奖金和津贴的计算则要靠绩效评估和考勤信息来计算得出。这个模块的计算需要依靠其他几类模块共同完成。师资培养主要是员工进修或派出留学等业务。当学校决定要派人员去进修时,要对员工的基本信息进行了解,然后再对员工的绩效考核和各类信息综合考虑,来选择最合适的对象,制定相应的进修计划。所以这模块要先从其他模块处得到信息,再制定出新的计划。人力资源库管理主要是人员调动、信息维护更新等工作。最后还要有供员工个人查询的系统,人事管理系统应该有面向学校和员工双层界面,员工的界面可以查看个人信息、工资福利等。

(二)数据流程及业务流程设计。高校的教职工按照岗位和工作类型的不同,可以划分为:专业技术人员、行政管理人员和后勤人员等。而按照工作状态则可划分为在职员工、退休员工和离岗员工等。而在这其中又存在过渡时期,比如员工退休但尚未办足手续,已被录用但还未报到的。所以在人事管理系统中多是采用岗位类别来划分。在前面提到的应用模块中,划分的依据也是依照业务流程的各个阶段,以方便查看,提高工作效率。就比如招聘人员的流程,主要有计划、考试、录用三个步骤。首先是用人单位向人事部门上报需求人数,接着人事单位制定招聘计划,然后用人单位和人事部门进行初试笔试等。在这个过程中,有很多个环节都需要录入员工信息。而员工在这个过程中所处的状态变化很快,这就需要系统及时更新数据,以方便下一步流程的信息需求。

三、系统实现

这个系统是在服务体系架构(SOA)的基础上来设计的,主要分为三个模块,它们之间通过通信机制来进行联系,这三个模块是:系统服务器、应用服务注册中心、应用服务集合。除此之外,这个人事管理系统还有一个总的共享数据中心,它可以实现学校和其他二级学院或校区的子信息系统之间的数据合成,构建一个总体框架。人事信息系统中的数据库和共享数据中心为系统处理提供数据,但系统只能处理信息而不能更改信息。

(一)业务流程控制的实现。数据库首先要满足用户的日常业务需求,而信息系统的设计远不止于此,还应该满足管理方面的需求。管理方面的需求主要体现在业务流程方面,优化业务流程可以减轻管理工作的负担。系统所提供的基础服务是由系统中的各个组件提供的,而业务流程比基础服务更加重要,业务流程需要组合服务。所以利用SOA架构来设计高校人事管理系统,不仅要为技术服务提供支持,还要帮助实现业务流程的优化。在系统的数据库中有一个业务流程控制表,是由操作人员随时动态控制的,这个表格包含了业务数据处理的各个流程。用户要在数据库中进行某项业务处理前,该系统的管理人员先将各个流程重新设置,将那些由用户处理的部分动态化表现出来,之后的流程都记录在表中。以后如果用户还要办理此类业务,直接按照表中提供的步骤进行操作即可。就比如上文提到的人员招聘,用人单位先向人事部门提供人员需求,以及所录用人的标准。首先要在系统中生成一条需求计划信息,提交完之后系统会显示待审核。人事管理部门根据用人单位所提供的人员需求信息,审核所提交的计划,如果通过即批准。在批准时审批人员还要写上审批人和时间等信息,如果未通过审核则要打回用人单位并说明情况。在人事部门通过需求计划后,可通知二级学院查询审批情况。

(二)数据分析功能实现。人事管理系统除了显示和处理人员各类信息之外,还要在这些信息的基础上进行分析,得出有效的结果,为管理层的决策提供信息支持。就比如上文中提到的人才培养计划,就要先对在职员工进行基本的了解,再调出绩效评价和考核结果等,挖掘最合适的对象,制定特定的培养计划。各类决策的生成都是按照人事管理系统中所呈现的数据来分析和综合评价,最后得出结论的。虽然本文中提到的系统没有数据仓库,但是有分析数据的程序,也能从数据库中提取所有的信息,并对信息进行统计分析,为各类情况变化提供预测,帮助制定正确的决策。当然,今后的人事数据必然也不断增加,系统还是要建立数据仓库,以便对数据信息做出更完整的统计和判断,对归纳的信息进行更深入的分析,为人事决策提供更有效的信息支撑。

四、结束语

高校人事管理系统需要共享和重复使用数据,利用SOA架构来进行人事管理系统的构建无疑是最正确的选择。它可以根据用户的需求,通过网络对松散耦合的粗粒度应用组件对整个系统进行设计和组合,最终满足用户的需求。分布式SOA架构不仅拥有高超的技术水平,而且成本费用也很低。除此之外,这个系统可供用户操作的动态灵活性更强、平时在发现问题和出现问题时也易于维护,并且能在很大程度上满足不同用户的系统使用需求。本文中所讲述的高校人事管理系统,就利用SOA架构对系统实现应用集成,能够在很大程度上满足高校人事数据共享的需求和对信息处理中各个业务流程的控制。最后还能根据数据库中的信息进行统计分析,为管理层决策提供信息支持。将此信息系统引入到高校人事管理体系中,将大大提高高校人事管理效率。但是对于与其他部门数据共享方面,仍要依靠学校的大数据库和校园共享网络。该人事管理系统,也需要在后续的使用中不断完善,相信随着信息技术的进步,最终能弥补这一不足,实现最初的设计目标。

作者:魏祥璋 杨小云 单位:泉州华光职业学院

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