【摘要】人事档案是我国档案管理的重要内容，对于单位而言，是组织结构变动情况的记录，对于个人而言是个人职业发展历程的展示。近年来，随着电子档案技术的飞速发展，人事档案管理也面临着信息化、智能化、科技化改革的新局面。鉴于此，本文从信息化视野下重新审视人事档案管理工作，分析现代科技的创新发展对于人事档案管理的意义，并进一步探索人事档案管理的创新路径，使人事档案工作走向现代化、科技化的新阶段。
【关键词】信息化；人事档案；创新路径；大数据
近年来网络信息技术的影响已经渗透到社会发展的各行各业中，档案管理工作也不例外，信息化技术被应用于人事资料档案管理与单位人才体系构筑工作中。一方面推动档案管理创新转型，更好地为事业单位管理服务。另一方面也提升了人事档案流转效率，为个人职业发展描绘出更加清晰的蓝图，由此可见，在信息化视野下重新审视档案管理工作，尤其是人事档案管理工作，对于组织机构和个人发展而言均有积极意义，也是信息时展的必然需求。鉴于此，下文将从信息化视角入手，分析人事档案管理工作的新变化，并进一步探讨人事档案管理未来发展的危与机，在此基础上探索人事档案管理的创新路径。
一、信息化视野下人事档案管理新变化
（一）人事档案管理技术持续升级。信息技术持续优化升级是信息时代的典型特征，目前电子管理系统、电子调用系统等技术已经较为广泛地应用到档案管理实践当中，改变了传统以纸质人事档案、人工查找为主的工作形式，在提升档案流转效率、保障档案安全方面起到了积极作用。同时，随着互联网行业前沿的云存储技术、智能图像识别、智能语音识别等技术的成熟，这些技术将与人事档案管理相融合，进一步突破现有的人事档案管理格局。
（二）人事档案存储方式日趋多样。提起档案资料，尤其是人事档案资料，多数人的印象仍停留在一张档案纸、一本档案册的阶段，这是由于传统的人事档案都是以纸质方式来存储的，早期以人工手写记录为主，后期随着电子表格的普及转为电子打印档案表单方式。目前在大数据、云存储等技术的强力支持下，人事档案存储方式日趋多样化和现代化，存储介质从纸质转变为移动硬盘、云盘等多种形式，记录形式不仅局限于文字，还扩展到图像、视频、音频等多种形式，呈现出多样而又灵活的发展态势。
（三）人事档案管理部门职能转变。在信息化的背景下，人事档案管理部门的职能也自然而然地发生了转变，从传统人事档案收集、整理、保管为主的职能，转变成为人事档案全面管理与充分利用的诸多职能，要求人事档案从业者逐步完成从“管理者”到“服务者”角色的转型。除此以外，也要求人事档案从业者立足现有的档案管理宝贵经验，不断吸取信息技术前沿技术并将其应用到工作当中，为各单位人事档案管理路径创新工作做好知识与能力上的储备。
二、信息化视野下人事档案管理的危与机
（一）人事档案管理的发展机遇。在信息化技术的支持下，各类档案管理工作都迎来了提升管理效能的良好机遇，人事档案也不例外。一方面，信息化推动了个人档案走向现代化，有利于个人职业生涯的发展，人事档案包含的内容更加全面、立体，以往是通过寥寥数语描绘一个人的成长历程，而现在能够通过立体化的形式全面地展示一个现代人在社会上生存发展的足迹；另一方面，信息化更好地促进了档案资料整合工作，跨区域快速调取人事档案成为可能，让人事档案的管理克服了空间和时间的限制，顺应了经济贸易全球化的发展趋势，促进了人才在全国乃至于全世界范围内的流动。
（二）人事档案管理的潜在风险。上文着重分析了信息化背景下人事档案管理良好的发展机遇，但同时也应当认识到，信息技术并非百利而无一害，在实际工作中也有不少潜在风险，因此必须认识到信息化对档案管理可能产生的风险，才能够更好地利用信息技术为档案管理工作服务。潜在风险主要体现在人事档案管理安全性上，云存储的电子化人事档案存在网络病毒攻击、信息恶意泄露、后台非法篡改等风险，提升了人事档案管理工作的技术难度。
三、信息化视野下人事档案管理的创新路径
（一）引入电子化人事档案管理系统。目前，事业单位的各项具体行政工作中都有电子信息系统的支持，小到内部考勤绩效系统，大到资产管理、信息传递系统等等。首先，引入信息管理系统是人事档案创新发展的必由之路。引入电子化人事档案系统，首先要求单位内部硬件条件过关，至少拥有1～2台专门负责人事档案统计的电子计算机设备，同时配备资料高清扫描仪等设备作为辅助。其次，将现有的纸质版档案尽快转化为电子形式，并将其上传到电子档案系统当中，为档案数据库的搭建做好资料储备工作，在此基础上搭建人事档案目录库，实现电子档案归档。再次，遵循信息技术逻辑在档案管理法的框架内开展系统设计工作，根据人事管理需求为人事档案分级，逐步从技术上实现人事档案立卷、人事档案归档、人事档案检索等多项工作。最后，在人事档案管理系统中开设主管理账号与若干子账号，并逐步为事业单位内部每名工作人员开通个人账号，设置不同的档案查阅权限，满足个人和单位对人事档案查阅和调取的现实需求。
（二）提供多元化人事档案信息服务。传统人事档案管理被认为是较为“清闲”的工作，也就是说人事档案工作内容相对较少，能够提供的信息服务比较有限，在当前信息化的视野下，应积极提供多元化信息服务。首先，做好本单位人事档案基础服务，为人事档案的管理和查询设置明确的流程，提升人事档案调取效率，为单位日常人事管理工作提供便利。其次，对人事档案信息开展资料分析与数据发掘工作，利用可视化等数据处理技术，从宏观角度分析本单位特点时间段内在职员工基本情况、流动情况以及未来发展方向等等，从微观角度对比分析每一名职工的工作水平以及为单位带来的效益，为公平竞争、科学绩效提供数据支持。最后，基于多样化的需求开展个性化档案服务，例如简化档案检索功能、添加关键词搜索入口、增设档案调取痕迹记录功能等等，为事业单位提供个性化、多元化、智能化的人事档案信息服务。
（三）搭建档案信息云共享平台。信息共享是近年来随着互联网技术兴起而逐步活跃的一个领域，如果信息本身不流通、不共享、不为人所知，那么信息存储的意义也将不复存在。而人事档案信息作为信息资料的一种，具有特殊性，因为人事档案往往涉及大量的个人隐私，出于对公民信息安全的考虑，应当在征求本人完全理解和同意的基础上才公开。笔者提出的搭建档案信息云共享平台，是指事业单位人事管理内部的信息云共享，通过人事档案资料库构筑的形式，让整个事业单位的人事信息成为一个动态有机体，能够在保障个人信息安全的前提下实现资源共享，为组织内外部人事调动工作提供参考，让合适的人能够在适合的岗位上发光发热，减少能力与职位不匹配的问题。除此以外，还可以从专业分类的角度，实现行业内部的数据资料共享，通过数据、智能识别等一系列技术搭建各专业领域高精尖人才数据库，便于各行政单位根据实际需求引入高水平人才。
（四）重视人事档案安全防护工作。上文提到，信息化的人事档案管理虽有诸多好处，但也面临着网络病毒攻击、信息恶意泄露、后台非法篡改等诸多风险，因此，必须高度重视人事档案安全防护工作，做好实体和网络两方面的安全保护。一方面，在实体人事档案保护方面，要求做好档案室防火防电防潮的相关工作，保障纸质人事档案存放在安全区域中，保障负责电子档案工作的计算机处于适宜的运行环境当中，一旦出现设施过热、线路老化、内存超载等情况及时做好维修工作，为人事档案管理营造安全的环境；另一方面，在电子人事档案保护方面，要求采购高质量的防火墙软件，并根据档案存储的需求更新软件补丁，聘请专业的数据库技术人员定期维护人事档案数据库，通过自动备份等方式防止人事档案信息损坏或丢失，采取不同加密方式做好人事档案个人隐私的保密工作，一旦发现非法侵入或非法篡改人事档案的情况及时汇报。
（五）持续优化人事档案工作流程。人事档案管理工作本质上是为事业单位人事调动与个人职业发展服务的，具有鲜明的服务属性，因此应当进一步优化人事档案工作流程。首先，在人事档案资料收集方面，改变传统大量手写填表的烦琐流程，通过入职前线上填表、增加筛选项的方式更高效地收集到从业者档案信息。其次，在人事档案归档方面，通过电子线上审核的方式进行档案审核，对于填写有误的信息标注后再退回到填写人手中，确认个人档案信息无误的基础上进行电子归档工作，为每一份人事档案做好标签，便于日后开展信息筛选工作。最后，在人事档案调取方面，采取双重定级原则，做好人事档案保密分级的同时，对于调取人也进行权限分级，使档案调取工作更加安全、快捷。
四、结语
总而言之，人事档案管理实践中应从系统引进、服务升级、信息共享、安全防护、优化流程等方面入手，切实提升人事档案管理现代化水平，使其更好地为事业单位人事管理工作服务。
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作者:田蕊 单位:辽宁省铁岭市铁岭县财政金融事务服务中心
