【摘要】信息化时代，随着4G的普及、5G技术的成熟和云计算的提升，信息化办公在我们的生活中也越来越被广泛应用。办公获取信息不再拘泥和受限于纸质文字的束缚，人事档案管理也需要随着时代的潮流充分利用互联网技术的优势。人事档案信息化管理，也是工作效率和档案的利用率大幅度提升的最有效途径。让人事档案不再局限于档案室的柜子中，不再局限在手工翻阅查询。信息化能更加高效地审阅、审核、调阅、利用人事档案。本文主要对人事档案现状和信息化建设的必要性进行探讨。
【关键词】人事档案；重要性；现状；信息化
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，也是证明个人身份、学历、资历等方面的证据。档案内容可以简单直接地反映人的一生。人事档案会跟随我们的一生，在许多方面发挥着重要的作用。
一、人事档案的重要性
人事档案是收存员工的履历、考核、自传、鉴定、考察材料、学历经历、工作成果、政治历史、党团材料、奖惩、工资、入职、退休、社保、公积金等方面的有关文件材料。因此可以说人事档案材料是个人的一部简单自述，它既能反映个人的人生轨迹，也能显示个人所在单位的迁移变化。这也是档案需要专人保密管理、需要在每个单位建立人事档案管理的原因。档案虽少功能却大。因为人事档案的以小见大的功效性，所以人事档案是具有机密性的。单本档案还具有片面性，如果结合一个单位一定量级别的人事档案，就能概述出一个单位的历史、发展轨迹、前景等内容。因此我们说人事档案是属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。档案管理机构的人也不能查阅自己的人事档案。档案管理、借阅、传递工作人员都需要严格保密。
二、人事档案管理现状
我国的人事档案注重对政治、家庭、思想道德、重大过失等问题的材料的收集。上文我们已经阐明一份完备的档案是非常具有参考价值的，就比如单位人才的选拔，我们可以通过调阅候选人的档案查阅了解被提拔人员的人生轨迹、思想变化、学识、学历、人生经历的重大事项等内容，这些内容相结合可以很好地体现和了解被提拔人员的工作能力，这也是干部提拔必须审核档案的原因。人事档案具备系统全面、内容翔实、准确率高等特点。可以很好地为党和国家提供参考和考究意义。由于我国档案遵循高度保密原则，一旦存档，本人就不能再接触自己的人事档案。本人也不能收集、整理、归档自己的人事档案，所以一般情况下，档案管理需要配合进行管理。
（一）单位领导、单位管理人员及个人对档案的认识不足。在非专业性的档案馆、图书馆里有时也存在误区，认为档案只是收集整理个人材料，整理完成存放档案室，对档案管理不够重视。管理人员是否专业，档案室、档案柜是否符合要求，档案归集整理是否有专人负责、档案查阅流程是否规范，这些内容都没有明确的规范和落实。有时档案堆积三两年没有整理，档案工作人员频繁变更，工作交接滞后或者停滞，经常出现随便划归一间办公室就是档案室、再因为工作变更档案室。在搬迁中不规范操作导致档案遗失。很多单位档案管理停滞不前，没有跟着相关国家政策作出调整，只在上级或者专业档案检查时才临时对档案、档案室进行整理、规划。
（二）单位没有专业的管理人员。在非专业性的档案馆、图书馆的单位没有专业的档案专管人员，大多数是兼职或者临时抽调人员。档案并没有引起足够的重视。非专业人员对档案的管理更加不专业，加上单位实际现状，单位领导不重视，自己在其岗位也弄不懂自己的岗位工作内容，致使单位档案管理更加混乱。首先，在招聘人员时，因为单位性质没有招聘档案专业相关人员。其次，因为单位职称晋升的原因，单位现有人员中不愿意长时间兼职或专职管理档案。再次，单位不愿意选送人员进行长期或每年固定的档案知识培训，缺乏专业的培训。专业的培训是实际经验的传授，也是专业化、细节化的培养。最后，历史遗留问题多，这是前面三个原因的叠加。很多单位档案管理人员、档案室频繁更换，导致档案工作的交接也是流于表面，档案在交接中或者说在日常归档中就存在遗漏、错放、丢失问题。一经叠加就出现很多历史遗留问题。
（三）个人不重视。个人不重视有两方面，首先，单位对人员档案知识的普及不到位。很多人并不知道哪些材料需要交人事档案存档的。其次，个人对自己的人事档案重要性认识还不到位。个人也认为放不放人事档案，交不交单位都没有关系，在自己手里是最安全的，这也就导致了材料不报备不提交。这方面的问题主要体现在个人的重大成就方面的材料。这部分材料中的奖状或者重大科研成果、成就证明很多都由个人掌握。由于管理的不规范和个人对档案认识的不足，很多人认为这是属于个人的，不用报备单位，更不用提供材料给单位进行归档保存。这个问题在科研型单位很突出，导致个人和团队有详细的材料而单位却没有材料归档备查；个人成就、成绩中会涉及一些保密材料，个人不愿上交单位，宁愿保留在自己手中，也说明单位档案管理的不合格。
三、加强人事档案管理的有效措施
（一）采用现代化手段。随着4G技术的普及及5G的不断成熟推广，互联网、云计算、大数据等技术加快发展，信息通信业等不断丰富，我国互联网信息行业从传统电信服务、互联网服务延伸到互联网购物、大数据存储、云计算等服务新业态。跨行、跨业务、跨越时间、地理和空间的限制，大数据云计算将以前的很多大劳动力、大人力、大物力、大资源、跨时间、跨空间、跨地域的难题轻松解决。在云计算操作方面是一个Enter键就可以解决的。这极大地缩短了办事时长，节省了资源，提高了工作效率。我们的档案管理、传输、应用也需要与时俱进革新传统，摒弃落后的、不科学的管理方式和管理手段。实现人事档案在互联网时代的信息化、公开化、科学化、多元化。因此应加快转变领导及个人的观念、培养专业的管理人员、购置先进的档案存储设备，建立“毛细血管”的现代化管理数据库，纠正和完善现有档案中存在的问题，不要明日复明日，历史问题滚雪球般累积让人事档案作用流失，成为发展的落后者。
（二）提高档案管理者素质。互联网时代的人事管理者需要专管专职的专业素质、掌握科学的技能，实现人事档案综合化、系统化管理，发挥人事档案的价值。在日常工作中，单位领导、个人、档案管理者都需要转变思维，与时俱进。首先单位领导需要重视人事档案的管理工作，确实做好人事档案基本概念的普及，应交、该交材料着重落实强调，完备的资料储备才能为后来者提供高效率的工作环境。对于档案专职管理人员而言，单位需要鼓励和要求档案管理人员学习最新的信息化技术。而互联网作为基础应用平台，人事档案管理人员应积极学习与之相关的技术，增强自身的专业技术能力，进而推动人事档案的信息化发展，实现人事档案信息的互联共享，提高人事档案利用率，进而推动人事档案管理工作的开展。对于专职人事档案管理工作人员而言，根据单位实际，固定长期管理人员，每年或约定年限送管理人员学习最新专业知识，做好高效管理工作。对管理人员存在的职称晋升问题也应作出明确规定，不能任用人员后就无措施保障这些人员的权益。除了提高现有管理人员的业务素质以外，我们还应积极引进专业的档案管理人才。这主要是针对有些单位对人事档案管理不够重视，专业人才缺乏，人才断层问题。人才引进可解燃眉之急，也极大地缩减单位人才培养投入。
（三）利用互联网保证档案信息的完整性，丰富档案信息。大数据时代的人事档案管理不要仅仅局限在材料的信息化处理，我们可以利用互联网的大数据功能丰富和完整人事档案信息。我们可以扩宽档案信息的收集，丰富人事档案内容，更好地反映人员信息。如当下环境，我们可以加入一些招考考试、应聘信息、交通信用值、银行信用值、图片、音频等信息。以此来改善人事档案的信息不丰富的问题。在利用网络信息的基础上，我们可以及时更新人员的人事档案信息，可以随着工作、生活环境的改变而改变。我们可以便捷利用互联网，时时保持人事档案与人员的一致性，使人事档案更加完整。
（四）破旧建新，构建信息化平台。现有很多单位的档案管理模式还停留在需要大量的人力物力和财力模式下。建立互联网信息平台可以减少人力、资源的浪费，使用现代化技术，可以让档案得到及时更新，实现动态化管理，同时构建信息平台可以加强单位部门之间的交流，实现信息互享，但是要确保档案的保密性。交流平台可以通过局域网进行连接，实现档案的快速传递与信息的共享。建立健全档案互联网信息平台，既能提高工作效率，也能提高档案的利用率。实现资源共享的前提是要提高管理人员的专业技术技能，既保障工作的开展，也要保障信息传递的安全和隐私，避免信息流出造成损失。建立信息平台的同时，也需要建立相应的监管机制。加强档案管理人员素质、精准鉴别档案材料并及时纠正错误。同时扩大专门档案机构权限或者引进第三方人员对人事档案管理工作人员进行监督。推动人事档案管理科学发展。
四、结语
在这个信息化高度发展的互联网时代，人事档案管理工作也需要与时俱进。人事档案与每一位工作人员息息相关，应加快步伐顺应时代的发展变迁。信息化的时代需要单位和管理人员作出具体而实际的变更，改变传统观念，提高对人事档案的重视。建立和健全一套完善的管理体系，培养专业的管理人员，构建信息化档案平台，提高档案利用率，发挥档案的实用价值。
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作者:尹蓉 单位:云南省农业科学院茶叶研究所
