摘要：当前我国公立医院改革不断深入，信息化建设日益推进，促使医院对档案信息的需求越来越大。在此背景下公立医院对医务人员的考察、选拔都需要人事档案信息的支持，所以在现阶段我国的公立医院应当积极探索新的管理路径，实现档案管理的规范化。因此本文通过分析公立医院人事档案的作用，探讨其管理现状，并提出相应的实践对策，为加强我国公立医院人事档案规范化管理提供参考和借鉴。
关键词：公立医院；人事档案；规范管理；实践探索
一、前言
随着医疗体制改革进程的不断深化，医院人事档案部门的重要性愈发凸显，目前来看，人事档案的管理不单单是社会发展和档案管理工作的必然要求，也是优化医院人力资源配置的需要。公立医院的人事档案即是医院自身在开展人力资源管理工作中所形成的各种信息内容，一般情况下，会通过图表、声像、文字或者其他形式进行保存，是一种人力资源管理活动的历史记录。同时也是医院在开展各项活动计划以及决策的重要依据，能够指导医院人力资源管理工作的正常有序进行。在现阶段，随着公立医院改革程度的不断加深，人事档案管理也面临着巨大的挑战，在实践和探索中存在一定的问题和不足，迫切需要有效的解决策略。
二、公立医院人事档案的作用
档案整理是一项非常繁琐的工作，它需要管理人员严格负责的把院中成千名医护工作者的资料井井有条的梳理清晰。公立医院人事档案能够充分、全面的反映出医务工作者的各方面情况，在人事管理中发挥重要作用。首先，公立医院人事档案能够为其选拔优秀人才以及员工晋升提供主要依据。并且从公立医院当前的发展形势来看，急需强化人力资源潜能开发以及对人才的培养力度。而人事档案能够为人力资源管理的相关工作提供支持服务，比如，可以应用人事档案信息资源为人事聘用、人才培养以及员工晋升提供支持和保障；其次，人事档案可以为公立医院的人力资源需求预测提供重要参考，通过人事档案的信息管理可以比较直观、准确的了解到医院的人才储备状况，在人事流动的档案信息基础上可以对人才需求进行科学合理的预测，有利于医院制定有效的人力资源管理工作计划，便于医院做出正确发展决策；其三是通过规范化的人力资源管理可以更充分的发挥人才激励作用，人事档案管理中的业绩档案可以全面反映出员工的综合素质，为绩效管理和绩效考核奠定坚实的基础，对人才建设和培养具有积极意义。另外一方面，公立医院的人事档案还能够为医务人员的岗位津贴发放、职称评定、竞聘上岗以及各种先进个人或者先进集体的申报提供依据。
三、公立医院人事档案规范化管理现状
虽然我国公立医院的人事档案管理取得了一定的发展成就，相比于以往更加规范化、严谨化。但是就目前现状来看，公立医院的人事档案管理仍存在一些问题和不足之处，其中较为突出的有对人事档案规范化管理的重视程度不够、缺乏完善的人事档案管理制度、管理人员专业素养不高、人事档案管理职责不明确等，急需公立医院展开相关管理对策，进一步提升公立医院人事档案规范化管理的水平。
1.对人事档案规范化管理的重视程度不够
在当前的公立医院人事档案管理工作中，很多领导认为提高医疗技术水平以及服务质量才是医院管理的重点内容。而且人事档案管理的投资成本较大，不能够直接产生经济收益，所以，很多管理者对人事档案规范化管理不够重视，而转向提高医疗质量和为患者提供优质有效的服务，在管理人事档案的过程中只是对档案信息进行简单的保管，没有形成科学合理的管理模式。另外一方面，医院领导对人事档案的资源开发和利用不足，致使人才没有得到充分的利用，并且医疗人力资源管理属于知识型行业，对公立医院现有的人力资源进行人才开发、挖掘和培养都具有积极意义。然而，在现阶段的人事档案管理工作中由于对人事档案规范化管理重视程度不够，造成了人事档案管理手段的落后，人力资源管理工作难以展开，影响公立医院的整体经营发展成效。此外，公立医院还应引进和更新档案管理信息化配套设备，改善传统的室藏档案管理模式，提高信息化水平，提高人事档案管理的效率和质量，充分的保障公立医院档案管理的基本条件，为建设规范化的人事档案管理体系奠定基础。
2.缺乏人事档案管理制度
在很多的公立医院中都缺乏相对完善的人事档案归档管理制度，很多人事档案信息没有及时的整理及保存，导致档案信息不全等现象。同时由于缺乏科学规范的档案管理制度，对相关人事信息的收集、统计以及鉴定等都存在较大的缺陷，所以就造成了人事档案的归档整理具有延时性，档案内容不完整，不能够为公立医院的人力资源管理以及相关决策提供正确的指导依据。其次，在公立医院现有的人事档案管理机制中还存在管理方式滞后、不规范的现状，从而导致了人力资源管理效率较低、人事档案管理制度不健全，也造成了较多的管理漏洞。具体表现为没有专门的人事档案资料室，档案资料呈现分散、不利于协调统一管理，导致人事档案管理的机密性以及专业性不足。第三，公立医院的人事档案管理没有专人专项负责的机构，对档案信息不能及时的检索和更新，并且管理人员的信息化知识掌握程度不够。技术性和专业性不高，导致人事档案资源利用效率较低；第四是医院领导层对人事档案管理的关注和重视程度不够、投入的资金和设备不足、没引进适应档案管理的相关软件，致使档案不完整、管理模式落后，严重情况可能会出现档案信息弄虚作假的现象。
3.人事档案管理人员的专业素养不高
在现阶段，很多公立医院的人事档案管理人员多是其他岗位的兼职人员，在相关管理人员忙于本岗位工作的同时兼顾档案管理，就无法投入全部精力从事人事档案的管理，并且大多数人事档案管理人员在上岗之前都没有经过专业的档案管理培训以及专业知识学习等，在很大程度上比较缺乏档案信息的管理经验和管理意识，对信息的搜集、整理、统计、鉴定工作效果不佳。并且在实际的人事档案管理工作中，医院提供的培训教育机会、平台较少，导致了公立医院的人事档案管理人员的专业素养不高，与医院的改革发展不适应等。另外在公立医院规模越来越大的形势下，档案管理人员的计算机等信息技术和管理水平较低，不能适应当前人事档案管理的需求。同时在公立医院的人事资源档案管理工作中，管理人员比较依赖习惯性思维，就造成了建档不齐全、系统性较差、工作程序简单的现象，致使人事档案管理以及人力资源管理的效率极低。
4.人事档案管理职责不明确
公立医院针对人力资源管理虽然制定了较为完善和健全的员工岗位职责和管理制度，但是在人事档案管理制度以及员工考核标准、管理人员职责方面还存在较大的不足。致使人事档案管理不能够及时有效的对科室人事目标进行管理。其中科室科主任作为第一负责人，主要的工作即是收集相关人事资料和信息，但在实际工作中其工作重点放在了医疗人才的培养以及科室经营管理中，这种职责执行不到位就造成了公立医院人事档案管理不合理的状况。同时，人事档案管理缺乏相应的职责监督，所以在当前急需对其进行严格的监督管理和规范化利用。
四、公立医院人事档案规范化管理实践对策
针对现阶段公立医院人事档案规范化管理存在的现状以及出现的问题，必须要采取有效的实践对策，以加强人事档案规范化管理的水平。因此，首先要加强对规范化管理的重视程度，其次是要建立健全人事档案管理制度，再次要加强管理人员的专业素养，最后需要加强公立医院人事档案管理的监督。则能够从理论观念、制度建设、人员素质培养以及监督等方面，全面加强公立医院人事档案规范化管理能力，最大限度的保障人事档案管理发挥实际作用和功能，推动医院整体向前发展。
1.加强对人事档案规范化管理的重视程度
公立医院的主要领导要充分的认识到人事档案规范化管理的重要性，要站在高度的历史角度看待人事档案管理工作。公立医院要在大局观上对人事档案管理加强认识，通过加大教育宣传等手段，让员工以及人事档案管理人员认识到档案信息的重要性。其次公立医院是要成立专门的人事档案管理领导小组，要由公立医院的党委书记牵头、党委副书记分管，由医院人力资源管理部门具体落实，在办公室之下设立人事档案督办组织，推动人事档案信息管理的有序性和科学性，从而确保人事档案能够发挥服务功能和作用。同时公立医院的管理层也要进一步加强对档案管理的重视，提高档案管理意识。针对当前公立医院的档案管理现状，则可以在相关法律法规以及医院管理条例的基础上，强化宣传引导，并对人事档案管理人员进行定期培训，加强法律观念和意识，提高专业管理能力。同时公立医院可以通过建立实施管理考核机制，通过笔试以及实操等，对人事档案管理人员进行月度考核、季度考核、年终考核等，从而及时发现人事档案管理人员存在的问题，及时解决、及时处理，从而确保公立医院人事档案管理的规范化。
2.建立健全人事档案管理制度
公立医院要实现规范化的人事档案管理则要制定科学合理的人事档案管理制度，可以通过建立《公立医院人事档案管理条例》以及《人事档案计算机管理制度》等以完善各项规章制度。实现公立医院的人事档案管理有章可循、按章办事，进一步规范人事档案材料信息的搜集、归档、鉴别等工作。提高人事档案管理的科学性。除此之外，针对公立医院全员聘用的人力资源管理模式，对编制内外、人事以及劳务派遣等管理制度进行完善和健全，构建人事档案管理收集、借阅以及管理人员岗位职责等制度，同时还要出台各个科室协调配合的条例制度，保障人事档案信息收集全面，避免出现人事档案信息分散的现象。另外一方面，公立医院还要建设与人事档案管理制度相配套的基础设施，基于当前数字化人事档案管理的发展潮流，为提高公立医院的人事档案管理水平和效率，则要根据相关管理制度，积极引进相应的软硬件设施，比如计算机、打印机、扫描仪、档案数据库软件、信息管理系统软件等，从而保障公立医院人事档案管理工作的规范化，积极完善各项管理和实际操作制度，确保人事档案管理工作具有较大的实效性。
3.加强人事档案管理人员的专业素养
由于管理人员是公立医院人事档案管理规范化的根本因素，因此必须以人为核心，充分提高管理人员的专业素养和业务能力。建设高素质、高能力的专业化档案管理团队，为公立医院人事档案管理规范化建设培养和储备更多的优秀人才。因此，公立医院尽可能的提高人事档案管理人员的专业素养。公立医院要通过多种手段和措施提高管理人员的专业素养和职业技能，具体策略为实施竞聘上岗制度，择优录取优秀人员，为医院人事档案管理岗位配置最优的员工；其次是要重视对人事档案管理人员的培养和聘用，并且要将其选拔纳入到人才培养机制中，通过加强专业的技能培训以及计算机基础知识学习加强档案管理能力，还要加强职业道德宣传教育，提高档案管理工作人员的责任感和使命感。同时公立医院要定期举行岗位培训活动，为相关管理人员提供外出交流学习的机会等；最后是要通过提高薪资福利待遇等起到激励档案管理人员的作用，促使其提高自身能力建设和学习效率，实现公立医院人事档案管理的科学性和规范化。基于这些措施和手段，能够尽可能的提高公立医院人事档案管理人员的专业素养，充分提高服务意识，在根本上转变传统的管理方法和思路，从而促进档案管理工作的规范化。
4.加强公立医院人事档案管理的监督
由于公立医院的人事档案对医务人员的职业前途以及未来发展和医院的整体经营状况具有较大的影响，而且人事档案管理工作较为复杂，为了保障档案信息的真实有效性，就必须要强化对人事档案管理的监督，在一定程度上可以避免档案信息归档、统计、利用出现失误。因此公立医院的人事档案管理要贯彻落实监督制度，保障相关人员的监督职责，规范档案整理的流程。比如在医务人员填写档案信息资料时，应该秉持认真仔细的态度，按照档案管理格式进行填写，填写完毕后管理人员要对档案信息进行复核，保障档案的完整性和准确性。最后还要设立相应的人事档案监督管理小组，对档案信息的更新、修改、利用等进行严格的监督和检查，防止出现恶意篡改、涂抹改造等现象，保障人事档案的机密性。
五、结束语
总而言之，随着时代的快速发展和科技的进步，公立医院的人事档案管理工作对其未来的经营发展具有重要作用，对于进一步提升医院的实力和提高医院工作人员的素养极其重要。只有更规范化的人事档案管理工作机制能够最大限度的提高医院医务人员的专业素养以及医疗服务质量。因此医院主要领导必须要重视人事档案管理工作，要建立健全科学合理的人事档案管理制度，提高管理人员的专业素养以及技能水平，强化对档案信息的监督等，实现公立医院的规范化管理。
参考文献：
[1]郭丽.新时期公立医院人事档案规范化管理策略[J].办公室业务，2019
[2]岑秋贤.公立医院人事档案规范化管理的实践与探索[J].办公室业务，2019
[3]黄轶.公立医院人事档案规范化管理的实践与探索[J].办公室业务，2017
[4]张沫.事业单位中人事档案实施规范化管理的重要性[J].传播力研究，2019
[5]刘丽丽.公立医院档案规范化管理的创新思路[J].兰台内外，2019
作者:徐利琴 单位:浙江省立同德医院