【内容摘要】数字信息化推动了高校现代化建设发展步伐，同时高校档案管理工作抓住时展机遇，正逐步向智能化、信息化态势发展。但时展带来的挑战不能忽视，解决高校档案管理中的惯性思维与工作模式单一性、管理人员素质低等问题，更得益于全新技术手段的支持，档案体制的逐步完善以及管理模式的创新，从而提高档案管理水平，切实发挥档案对师生与高校发展的服务作用。
【关键词】数字信息化;高校档案;档案管理
信息化是高校档案管理工作的必然，网络校园建设提供了技术支持，同时高校发展每日产生的大量信息文件，规范化与高效化管理，都离不开档案管理信息化建设，以此实现档案资源作用最大程度发挥。数字化处理与档案存储后，查阅便利性与资源共享成为了可能，尤其是数据信息技术的引入，实现了档案管理质量的持续改进，更利于高校长足发展。
一、数字信息化背景下高校档案管理现状
当前我国高校档案管理问题，主要体现在以下几方面;一是服务质量不高。档案管理人员思想守旧，主动服务意识不足，严重影响档案管理工作现代化建设。二是创新意识不足。信息技术应用与档案管理工作融合浅层，管理体制与模式等方面，仍有较大的完善空间。三是管理人员业务素质不高。新时期档案管理工作，对管理人员的综合素质提出了更高要求，但管理人员创新意识不足，管理工作方法形式单一，先进技术与设备掌握不熟练，专业程度严重不足［1］。
二、数字信息化背景下高校档案管理的创新对策
(一)转变档案管理理念。信息时代推动了高校管理工作的革新步伐，为档案管理工作提供了数字信息技术支持，打破工作瓶颈，做到与时俱进，首要的是转变管理观念，提高智能化档案管理水准，实现管理质量持续改进。管理者应当意识到档案管理对高校与师生发展的重要性，主动发展工作中存在与潜在的问题，以此全面性、系统性完成数据整体任务，逐步转变职责理念，并形成现代化管理观念。高校应当加强管理者的知识技能培训，加强其对管理工作的认识，帮助转变观念。高校在引进先进技术设备的同时，更需要加强对管理者的培训，请专家介入指导，讲解技术操作与思想灌输，提高工作责任感与认同感，从而全面转变工作观念。
(二)加强基础设施建设。根据高校日常管理工作需要，围绕数据资源库特征，加大档案管理工作基础建设力度。日常管理是发挥档案服务作用必不可少的;对此，加强工作规范管理，提高服务水平意义重大。从归档工作入手分析，要对各收录载体与门类进行规范的收集装订。在其基础上，加强特藏资料柜、触摸显示屏与密集架等高科技设备以及自动消防设施的配置，设置报警系统、电子监控系统，为档案馆库建设提供基础保障，确保其符合信息化与标准化等档案管理建设要求。在建设数据资源库时，应当认清档案事业重要目标，即逐步向数字化、精细化管理模式过渡;对此，应围绕数字档案管理趋势，加强相关基础设施建设，为档案事业发展提供信息技术支持，确保资料数字化归档、异地同步备份等工作高效落实，以提高档案管理安全可靠性，为高校网络全覆盖与信息化管理助力［2］。
(三)完善管理标准。档案资源内容丰富，提高检索查阅便利性，离不开通常跨系统查询技术的支持。对此，管理人员应当加强实践经验总结，根据高校网络化与现代化建设需要，设立与其相契合的综合业务管理系统，包括档案数据库等，确保档案更新维护等工作处于可控范围。在此过程中，应当加强数据归档，确保各电子数据均可通过跨系统查询。完善权限与借阅登记制等机制，实现资料借阅与下载等业务同步操作，提高内部档案利用价值，反映档案管理工作现代化水准。高校是向社会培育高素质综合型人才的场所，档案资料直接关乎学生全面发展;对此，档案管理工作的重要性不言而喻。在档案管理工作中，应坚持问题区别对待与实事求是等原则，建立与高校现代化建设发展需要相切合的管理机制。档案管理工作创新，更得益于体制革新对机制升级的带动，以此增强档案管理成效。管理机制的完善，为工作展开提供了基础保障，实现了工作的有据可依，尤其是在新形势下，工作标准要求逐步提高，传统管理机制俨然不能满足发展需要;对此，还需加强现代信息技术的有效融合，从管理机制创新入手，带动管理服务模式升级，以此提高工作效率与质量。在数字化建设中，需完善安全管理机制，贯彻执行档案安全责任制，落实岗位职责，实现权责利一体。提高各部门工作人员档案安全管理意识，包括后勤与行政等部门，从而为档案数字信息化建设助力。在高校档案信息化管理相关法律法规建设方面，我国教育部、档案局虽然联合下发了《高等院校档案管理办法》整理规范，但各个高校档案管理工作实质性不同，加之各地方的业务流程、执行标准等存在差异，还需加大相关法律法规建设力度，以法律手段约束高校档案信息化管理，并制定统一的标准规范，为数字信息下高校档案信息利用与科学管理提供基础保障。
(四)运用数字档案技术。高校档案管理是系统的工程，实际工作展开复杂且繁琐，易受到资金人力等主客观因素限制，导致管理模式滞后与工作效率低等问题逐渐暴露，严重制约高校档案管理水平提升。档案管理涉及档案记录、安全存储与检索三方面工作。传统管理模式中对档案资料的收集整理，依托于大量的人力，工作成果不理想，不能避免人为因素错误影响，使得档案利用率与服务成效不强。而现代信息技术的运用，弥补了传统管理工作的不足，在人力资源应用与工作效率等方面的优势，都是传统管理模式不能比拟的，体现在以下几方面;一是依托数字化技术加大电子档案库建设力度，并根据需要适当公开。档案管理人员应当实时对高校发展产生的电子数据进行记录归档，鼓励师生与各部门参与到档案资料完善工作中来;在其基础上，加强档案资料审核，审核合格的资料归档。工作压力下降，任务展开成效与档案资料准确性随之提高。尤其是各部门在完善资料时，能够对工作有全面的认识，对弥补不足与发展方向制定提供了参照依据。二是借助数字化技术，提高了毕业生存储提取的便利性，避免了档案资料丢失等问题出现。档案管理人员可利用现代信息技术，在毕业生学位证等证件上，以二维码的形式获取学生档案资料，确保了信息资料的准确性与获取便利性。为确保档案资料信息完整与安全存储，还需加强信息入口密码设置，尤其是网络环境开放，为防止病毒与黑客攻击，还需加强防火墙等安全技术的高效运用。档案信息化管理手段多样，一是云计算技术，具有成本低、虚拟化程度强、灵活性与存储能力强等特征，能够分析大数据，实现所需数据、计算待遇提炼。二是数据挖掘技术，可短时间挖掘价值信息，并将其存储至档案管理系统，从而根据用户需要提供针对性、个性化服务。三是电子标签，其相当于一个芯片，将档案信息存入其中，通过档案管理软件，可实现信息自动管理。同时档案登记与提取等操作便利性、快捷性提高。除此之外，电子标签可用作用户标识与档案统计利用等工作，高校档案管理水平与质量随之提高。在设立高校档案信息化管理体系时，除信息技术支持外，还需设立统一的计算数据库，最终实现国内信息共享。
(五)增强管理者业务素质。档案管理人员的业务素质，直接关乎工作完成效率与质量以及档案数字信息化建设水准，对此，完善培训考核机制意义重大，以轻松应对岗位工作。一是转变管理者服务理念，将开放档案取代以往封闭式管理模式，提高服务效率。基于现代化管理理念的档案管理，能够促使各部门工作流程优化，提高全员档案管理意识，从而形成全员参与的工作氛围。二是通过培训提高档案管理者的数字信息化意识，强化对数字信息技术掌握的熟练度，以此提高业务专业水平。三是提供实践平台，让档案管理人员成为档案数字信息化建设的主力军。要求其通过档案管理数据分析，发现管理工作的不足，以此调整管理方向，从而在摸索实践中创新管理措施与服务模式。通过档案管理信息分析，深入挖掘了档案价值，并使其呈多元化体现，对优化内部创新环境，带动档案管理创新有现实指导意义。高校管理部门在加强队伍建设的同时，还需加大对档案信息化管理的知识宣传，提高全民意识，强化高校档案管理软实力。
三、结语
高校档案管理的数字信息化建设，能够满足高校档案发展实际需要，提高了档案管理逻辑性与实效性。但新时期的档案管理工作对档案人员的专业素质与管理模式等提出了更多要求;对此，加强档案管理系统网络化建设，紧跟时展步伐，成为了高校档案管理创新的重要方向。但前提是解决人员综合素质不高与管理体制滞后等问题，以夯实档案管理工作数字信息化发展基础。
【参考文献】
［1］曾娟．以数字化、信息化为背景探究高职院校档案管理的创新路径［J］．办公室业务，2017，13:119
［2］陈健民．基于信息化时代背景下的高校档案管理工作研究［J］．济南职业学院学报，2017，124(5):127～129
作者:刘畅 单位:长春金融高等专科学校组织人事处
