1文档管理存在的问题
1.1综合性文档管理问题
患者的检查结果、诊治过程记录等更新不够及时，工作过程中存在较强的被动性，缺乏目的性，无法实现资源共享。如部分患者的检查结果发生遗漏登记的情况，这主要和工作量大、人员分工不明确、资料无备份、信息资料收集渠道单一等因素密切相关，综合性文档的遗失可对患者的诊断、治疗等过程造成非常不利的影响，也容易导致错诊、漏诊及医疗纠纷事件的发生，建立起完善的电子档案管理体系和医疗互联网络变得非常必要。
1.2管理性文档管理问题
各种管理制度、政策性文件常常由于人员的培训、文件撰写的需要而被调阅，但由于未能建立期信息化的文档调阅及登记制度，一些管理文件长时间地滞留在借阅人处无法归档，部分文件还出现外借、遗失、借阅人缺失登记等情况，给其他实习医师、医学专业学生及医疗人烟的教育培训、文件学习及整个医院信息系统的安全性造成了极大的威胁。
1.3记录性文档管理问题
该类文档包括的文件、资料数最多，涉及的范围也最广，且往往需要在较短时间内进行同步更新，因此在文档记录过程中存在的问题也最多。首先，该类文件缺乏明确的分类和有效的保存，而模糊的分类也给资料的查找带来了较大困难，有些资料还出现了文档题目和内容不一致的情况；其次，重要资料如基建合同、实验数据、评价结果等文档的安全性也存在隐患；再次，文档记录的错误较多，如文档装订、文档格式、目录编制等错误较多；最后，缺乏电子记录的升级、转让和备份。
2医院文档的信息化管理策略
2.1医疗性文档信息化管理策略
通过以上分析知，综合性文档管理过程中体现的最主要的问题是工作量大和工作效率低下，这和没有建立起完善的电子健康信息、电子诊治档案的信息化管理体系紧密相关。因此在当前的新形势下，医院应加大对于医疗信息化的资金投入，建立起完善的健康信息和诊治过程记录的数据库，并通过开发操作控制系统在保障医疗资料的安全性前提下充分实现医疗人员对以上记录的实时调阅、补充完善、文档管理和网络共享，这样可有效提高医疗性文档的信息更新、信息处理和信息备份的工作效率，同时也拓宽了信息收集的渠道，并通过医疗领域内的数据和经验共享提高了临床诊治效果，可有效减少医疗纠纷的发生。
2.2管理性文档的信息化管理策略
对于管理文档的归档问题，与加强指定人员对明确的归档时间、文档调阅人登记工作的管理强度相比，建立起信息化的文档调阅系统更具有优越性。通过建立该系统，可使文档借阅人的有关于管理文档的一切活动如文档调阅时间、文档名称、借阅人姓名、部门、联系方式等都有据可查，且使文档管理过程和借阅人的文档调阅过程更加方便，另外对接近归档时间的文档借阅者还具有提示作用，而信息化文档调阅系统在管理性文档的管理中也具有广阔的应用前景。
2.3记录性文档的信息化管理
针对该类文档文件和资料数多、涉及的范围广、记录更新速度快等特点，通过建立文档电子信息台帐将非常用性资料分为合同类、科研类、教育类、管理类等记录，并根据其重要程度将其分为一类(合同、科研)、二类(教育、管理)和三类(其他)文件并做好相关文档属性、信息资料的电子备份；另外对于部分常用文档还可分科室进行电子备份、保存和相关管理，这样也有助于实施分级管理、缩短查找时间、利于信息快速更新并最终达到提升工作效率的目的。
3总结
本文中笔者将医院文档主要分成综合性文档(患者的诊治记录及预后资料)、管理性文档(管理制度、各种表格记录、政策性文件)、记录性文档(重大事件记载、财务支出记录、人事资料、科研数据记录、专利文献、考核记录、基建及医疗设备买卖合同)三类，并试分析了在三类文档管理中存在的代表性问题，最后提出了医院文档的信息化管理策略。总之，建立并完善对电子文档(记录信息档案、相关合同、设备购买信息和管理性文件)进行调阅、实时更新和修改补充的信息化管理体系以及医疗领域的信息互联网络对于医院文档的管理具有重要意义，值得实践和应用。
作者：韩晓怡 单位：江苏省常熟市支塘人民医院
