摘 要：医院人事档案中员工技术档案是占比较大的档案内容，包含了医院员工在医疗和科研活动上的如实记录，有很大的研究意义。本文立足于医院员工技术档案各类证书的管理，分析了管理实践中存在的问题，并指出相应解决措施。
关键词：技术档案；证书管理；措施办法
医院管理部门多，员工岗位性质和人员分类各不相同，管理过程中涉及多个科室，员工技术档案中证书材料的收集由多个科室共同完成，管理松散，比如，人事部门管理着毕业证、学位证、职称证等基础材料，医务处、护理部管理相关员工的考核评价、授权、医院任职证和会诊情况信息，规培办主要负责规培学员的教育资质和培训，这种多个部门共同登记管理档案各类证书的现状，导致了员工专业技术档案各类证书管理工作的效率不高，各部门信息共享不畅，整合利用的效率和价值较低，无法实现同医疗、研究、培训、教育需求的有效配合。
一、加强医院专业技术档案各类证书管理的意义
（一）为专业技术员工自身能力提升提供依据
医院员工技术档案工作是医院管理人员的重要工具、衡量医疗质量和管理水平的重要标志，为医院人才的选拔和使用提供了基本保障。对员工技术档案各类证书进行科学、高效的管理有利于培养高层次的医学人才，提高教学医院的临床水平和科研能力，促进医院的学科建设。通过在员工技术档案中对职业人员细致入微的工作记录，员工从开始工作到逐渐成长过程中获得的证书、奖项以及在职业中期进行的职称评定和科研立项就都有了档案证书作为对照。此外，员工通过技术档案各类证书的归纳能够更清楚地认识个人缺点，进行专业能力的提升。
（二）为医院晋升人才提供参考
员工技术档案中各类证书是教育培养、选拔任用、管理和评鉴人才的重要基础，记录了员工技能方面的多种情况，全面地考察了专业技术员工的综合能力，为医院提供全面、准确、多方位的各类专业技术人才信息，成为了医院领导提拔人才的主要依据，对医院人力资源的可持续发展起着重要作用。通过对员工技术档案各类证书进行挑选收集，既能满足医院运行中的公平公正要求，也能为医院实现真正的选贤举能，是选拔时最为有效和直观的方式。
二、医院员工技术档案各类证书管理过程中存在的问题
（一）重视程度不够
首先，医院员工自身缺乏对技术档案各类证书存档重要性的认知匮乏，档案意识淡薄。专业技术人员在基层专业技术人员科研论文、考核奖惩、工作考核等信息收集过程中，对档案的作用认识模糊，有些员工为了便捷个人，对个人档案（如相关证件等）自行保管，使用方便，不按时上交档案各类证书资料，更有甚者将档案材料丢失，导致档案相关证书内容不够完备，违背了技术档案各类证书的及时性、完备性原则。其次，传统技术档案各类证书管理体系对员工档案的各管理环节的掌控不强，导致各部门之间的协调配合不到位，进而影响员工技术档案信息建设。第三，员工技术档案管理工作者不专业、责任感不强，导致了工作效率不高，有些医院的档案各类证书管理工作者是兼职管理，在没有经过正规的岗前培训的情况下就进入了工作岗位，失误频频。与此同时，兼职者工作有时会因为与本职工作时间冲突、工作变动等原因，临时变更档案管理工作人员。工作交接没能良好完成，致使档案各类证书管理混乱。
（二）相关制度缺失
近段时间，我国医疗卫生事业发展迅速，社会综合医治能力进步显著。但是，医院的各类证书档案管理工作却没有与时俱进，档案各类证书管理制度没能实现与医院和外部发展的有效配合，导致各类证书管理存在落后的现象。一直以来，各科室的技术档案各类证书日益增加，但受困于对管理制度的忽视和管理方式的规范化，各种资源没能实现合理整合，导致档案各类证书管理工作日益混乱。例如：安全管理条例不规范，管理不细致，对医院档案各类证书信息管理软件使用不熟悉。个别医院没有配置专门的员工技术档案管理科室，致使员工的档案分布在许多部门。这种松散的管理模式，违背了档案各类证书信息内容整合共享的原则，导致各科室的员工技术档案各类证书材料存在重复性高、查阅不便的问题。这自然就导致了医院员工的实际状况无法得到及时地、客观地展现，从而制约了员工技术档案各类证书发挥功效。
（三）档案中各类证书内容不完整
在档案归纳时，因为管理人员的粗枝大叶，没能严格审查档案各类证书材料，致使部分档案内各类证书存在不完善、与事实严重相悖的现象。有些医院仍然用纸张对档案各类证书材料进行保存。以纸张作为保存材料的载体，时常会发生顺序混乱、分散存放的状况，容易导致档案中各类证书的缺失。医院内部没能形成规范的档案各类证书管理体系，无法实现对专业技术档案各类证书有关内容的及时整合，导致档案各类证书资料更新存在时差。有部分医院已经采取了电子档案的方式进行归纳，但是电子信息文件并没有统一标准，电子信息储存的格式也较为混乱。在分享档案各类证书信息时，因为不兼容，导致个别信息缺失，致使档案各类证书资料信息不完备。
三、医院员工技术档案各类证书管理的改进策略
（一）提高认识，保证质量
医院应将员工技术档案各类证书的管理工作摆在重要位置，配置专职工作人员，增强工作人员对其重要性的认知，以严肃谨慎、崇尚科学的原则为工作基础，尊重专业技术人员的知识成果，做好专职工作人员的培训，强调其责任意识，忠守职责，合理分配工作。按照管理权限和“谁管理、谁把关、谁审核、谁负责”的原则，统筹工作力量，形成工作合力，以熟练掌握业务、落实业务为基础，加强对质量水平的把控，努力实现员工技术档案各类证书的实际功效，让员工技术档案管理工作着眼于满足医院专业技术和相关管理科室的需求。同时，实施医院员工技术档案信息证书管理的培训，提高员工对档案证书重要性的认识度，通过轮岗的形式实现兼职工作人员对员工技术档案各类证书的信息管理环节的掌握和管理，保障档案信息管理系统运行的流畅，这样不管是遇到哪种问题都能够及时找到解决办法，确保档案证书信息管理能够顺利的进行。除此之外，还可以通过加强沟通交流，创设效率极高的交流方式，多个部门资源共享、相互配合的方式加强对员工技术档案中各类证书功效和价值的推广。但是需要注意的是，在与第三方平台合作或者共享资源时，必须对档案各类证书相关信息安全访问权限、使用权限、责任等做出明确规定，在任何情况下，平台获取的档案信息仅限于提高服务质量、优化与部门的合作，不得以任何名义或以任何方式泄露给第三方，确保员工技术档案的安全性、保密性，充分发挥员工技术档案各类证书管理工作的有效价值。
（二）完善档案各类证书资料的收集工作
医院员工技术档案中各类证书包含以工作经历、学历、学位、职称、医师资格证、上岗证、培训合格证、心肺复苏证等为主要内容的体现员工自身资历和职业技术能力的基础资料。基础材料、就职资格评价、聘用材料、科研成果材料、考核材料等加上专业技术员工的其他社会兼职证书、荣誉奖项等各类证书材料才能实现档案各类证书材料收集的全面性。要确保每位员工都建有个人的员工技术档案，对员工的资格认定学历、学位认定，授权、考核、评估等都有严格的要求和标准，员工技术档案记录了每位员工的成长史，当员工在不同的科室轮转时，员工档案证书的体现让接受者对其前期的工作表现和能力一目了然，有利于之后有针对性的教育和引导。同时，建立一套完整的档案管理制度，如档案归档范围、归档时间、归档方式、档案保密性、对档案管理人员的相应要求、档案统计制度、档案利用制度、岗位责任制等。员工技术档案应由人力资源管理部门负责，对医院各类专业技术档案进行收集、整理、分类、标识、清点和建档保管，应尽快实现员工技术档案管理的信息化、智能化、标准化、体系化。2013年11月起，济宁医学院附属医院为建立完善的电子版员工技术档案，对医院全体员工的相关证书（各阶段的毕业证书、学位证书、职称证书、特殊岗位证书等等，每人平均约10个证书）以科室为单位进行收集、扫描，利用10天的时间对全院168个科室，4000多名员工的证书扫描成8万个电子版零散证书，拼接处理后合成约4万个证书。将4万多个证书进行分类存放，共分为毕业证书、学位证书、执业证书、资格证书、初中高级职称证书、大型设备上岗证、会计人员从业证书、各类证书的资格认证等23种证书类别。全院员工的5773个心肺复苏证书（BLS、CPR、ACLS、PALS）等证书的收集扫描，一一核对，保证无漏掉证书后，对电子版证书进行剪切、光亮度调整处理、重命名工作。收集扫描了以专业技术员工的就职资格申请表、评价表、就职资格证书、聘请证书为主要内容的反映职称变动的任职资格评价聘请材料5600份；以专业技术员工的年度考核、技术授权、论文报告、研究立项成就、获奖证书等为主的反映职业成绩的科研成果材料约3900份；以专业技术员工进修深造学习，建立奖惩情况、学术成果汇报情况、考核评价情况、领导考察建议为主要内容的考核资质约6000份。此外，在收集档案各类证书资料的时候，需要透彻掌握收集的领域，确保专业技术档案各类证书收集的整体性和连贯性。在收集时既可以进行日常收集也可以进行有规律的收集。
（三）加强员工技术档案管理的信息化、智能化、标准化、体系化建设
在经济社会快速发展的背景下，各类技术证书的源头极其广泛，数据资料呈现出多种类型，档案各类证书管理人员在整理这些档案证书时，需要注入大量的精力和成本。在这种情况下，相关管理人员必须利用互联网技术和信息技术，科学地分析、总结和整合档案各类证书，从自身发展的实际需求出发，建立符合档案各类证书信息管理实际需要的数据交换与共享机制，完善专业档案各类证书管理体系。总而言之，医院要紧跟时展的脚步，结合实际发展状况，创建符合发展水平的专业档案各类证书管理信息化系统。要加大相关管理设施的投入力度，以国家和行业标准为指导，打造信息化档案工作系统，搭建档案各类证书信息分享平台，实现由传统的纸质档案向电子化档案转化，以档案各类证书检索功能、查找功能和员工信息库为主要功能，使档案各类证书材料的搜集、管理、使用更加快捷方便。要完善电子版员工技术档案督导机构，配备员工技术档案专业管理人员，保证档案信息人员的权威性和独立性，降低非正常操作的意愿。电子版员工技术档案本身具有很强的不确定性，即使在智能化的文件管理模式下，也可能受到硬件故障、自然灾害等突发事件的影响，产生一系列的电子信息安全风险。因此，在员工技术档案各类证书制度建设过程中，既要参照国家有关政策，又要结合电子档案信息实际情况，确保电子档案信息安全的制度既有前瞻性，又有针对性。制定科学的医院员工技术电子档案证书备份计划，从管理重点、人员配备、时间安排等方面进行规划，避免因规划不当或者数据缺失造成的混乱等问题。2014年7月下旬，济宁医学院附属医院员工技术档案及分级授权系统进入试运行阶段，4万多个分类完毕的证书，利用一周的时间成功的导入系统，一步步实现内部的信息化建设，打造新时代档案管理系统。在每个系统板块和内容的要求下，以专业技术人员为主体，以医院其他职能科室为辅助，严把严抓，加强审核，构建完备且及时更新的档案各类证书数据，打造动态化系统库，逐步实现了医院员工专业技术档案各类证书管理的信息化、智能化、标准化、体系化，进一步促进档案管理资料的实时共享和有效利用。
（四）加强员工技术档案证书管理制度的梳理和完善
制度管理质量的管理理念不断深入，对员工技术档案证书的信息化建设提出了新标准，使员工技术档案实现由实体管理向信息化管理的转变。各项制度和流程的形成，为提升医院员工技术档案证书的内部管理水平所起的作用逐步体现出来，为全面提升医院整体管理水平、质量和确保病人安全起到了积极的保障作用，为医院广大医务人员自我保护和规避医疗风险提供了质量改进的方法。自2015年6月以来，济宁医学院附属医院成立了制度委员会，负责各项制度的制定。制度委员会参照我国其他医院先进的管理模式，探索出了一套比较适合医院实际的现代化医院员工技术档案证书管理制度，每项技术档案证书管理工作标准都有相匹配的制度或流程。建立了具有实用性、可操作性、规范化、科学化的《员工技术档案证书管理制度》《员工技术档案证书管理职责》《员工技术档案证书收集补充和归档制度》《员工技术档案证书管理流程图》，通过制度和流程的相互协调，员工技术档案的证书管理工作得到全面提升。
医院是关系人民群众生命健康的机构，必将不断进步和完善，也具有广阔的发展空间。尤其是当代，我国医疗卫生体制和社会保障制度不断健全的同时医院的管理工作也需要更大的突破。新的医疗卫生环境也要求不断健全和发展员工专业技术档案各类证书管理，深化医疗制度的改革。面对员工技术档案各类证书管理即将出现的新问题，各医院必须重视科学技术提高，进一步落实档案各类证书管理工作的展开，推进医院管理的现代化，促进医院可持续发展。
作者：史晓倩 单位：济宁医学院附属医院
