摘要：档案是医院重要的资料文献，记录着医院的发展历程，全面做好医院办公室档案管理工作，必须结合时展特征，创新档案管理模式，努力加强档案管理信息化建设。本文将简单分析当前医院办公室档案管理特点，系统论述办公室档案管理问题，并综合探讨医院办公室档案管理应用方案。
关键词：医院；办公室档案管理；特点；应用方案
近年来，我国医疗卫生事业取得了巨大发展，医院服务职能得到了进一步优化，与此同时，办公室档案管理效率也在不断提升，管理模式开始转型为信息化与科学化。然而，不可忽视的是，当前医院办公室档案管理工作中尚且存在三大问题，分别是档案信息化管理意识不足，档案信息化建设亟待加强，档案信息化管理工作缺乏专业人才等[1]，对此，必须全面完善档案信息化与科学化建设管理机制，加强办公室档案信息化建设资金技术投入，培养档案专业管理人才。
1医院办公室档案管理特点
1.1档案管理内容丰富
目前，医院办公室档案主要分为以下几种，分别是行政档案、人事档案、业务指导档案、科研教学档案、财务档案等[2]，涉及了医院管理的方方面面。其中，行政档案又细分为上级来文、院内文件、规章制度、奖惩处罚等。业务指导档案包括了医院发展的各个方面，专科建设、医院管理等，这种档案不仅体现了医院服务水平和医生的医术、医德，而且反映了医院的医风。人事档案主要是记录医生的晋升和聘任状况，这种档案数量与医院的规模有直接的联系，一般大型医院人事档案都在二至三千份[3]。由此可见，医院办公室档案内容非常丰富。
1.2档案管理工作关系着医疗文化建设
从整体结构来分析，医院办公室档案和本院医疗文化建设的关系主要体现在三个方面：一是做好档案管理工作有助于加强医疗文化建设，完善医疗文化内容。当代医院应同步开展档案管理工作、思想教育工作和文化建设工作，以此宣传优秀文化理念，传承优良作风，培养内部工作人员的责任意识与职业价值观，塑造他们的医疗文化精神，不断加强本院文化建设，使医疗文化内容更为充实、完善和丰富[4]；二是促进医疗文化创新，明确医疗文化建设工作的发展方向。目前，在医疗文化建设中发挥办公室档案管理工作的宣传作用，积极渗透先辈的作风与优秀文化理念，有助于推动医疗文化创新，使本院文化建设的发展方向更为精准；三是提高全体工作人员的文化素养，为医疗文化建设培养高素质主力军[5]。医院在开展办公室档案管理工作和医疗文化建设的同时，会对内部工作人员进行职业道德教育和文化方面的教育，从而全面提高他们的文化素养和职业素养，将全体工作人员培养成高素质医疗服务团队。
1.3档案管理步入信息化
在信息时代，传统档案管理模式已经无法适应医院办公室档案管理信息化与科学化建设需求，为顺应时展特征，优化医院服务结构体系，必须全面改善档案管理技术，使档案管理工作步入信息化[6]。
2医院办公室档案管理现存问题
2.1档案信息化管理意识不足
从整体视角来看，部分医院档案管理部门对办公室档案管理工作依然缺乏正确认知，没有意识到加强办公室档案信息化建设的重要意义，档案管理模式无法与信息时代的发展特征相适应[7]。受此影响，大多数工作人员也对办公室档案信息化建设工作缺乏应有的了解，不会运用信息技术对办公室档案资源进行科学管理，进而导致档案管理效率较为低下。
2.2档案信息化建设亟待加强
医院档案管理部门如果没有充分认识到办公室档案管理工作的重要性，就不会在这项工作上投入足够的技术、资金，进而导致办公室档案信息化建设急需加强。据调查了解，部分中小型医院会因为资金、技术等方面的限制，没有购置先进的计算机软硬件设备，陈旧的设施难以满足档案信息化管理的标准要求，无法充分发挥办公室档案管理工作的价值作用[8]。
2.3档案信息化管理工作缺乏专业人才
顺应信息时代的发展需求，加快医院办公室档案信息化与科学化建设的进程，仅仅依靠软硬件设施是难以支撑的，还需要配备大量专业的复合型人才。然而就目前具体的情况来看，部分医院没有对此工作引起高度的重视，且在对岗位和人员进行安排的时候没有进行全面的分析，工作人员的专业素质普遍较低[9]。在开展办公室档案管理工作的过程中，仍以传统的纸质档案为主，且在研究专业信息方面的能力也不高，没有充分发挥出档案管理软件的功能，仅仅满足于信息的简单记录与存储，工作质量很难得到有效提升。除此之外，档案管理人员对办公室档案信息化管理缺乏全面性了解，在日常工作中，档案信息化操作技能与信息素养存在一定的欠缺，难免因为操作不当而导致档案信息流失。
3医院办公室档案管理应用方案
3.1提升档案信息化建设管理地位
全面做好医院办公室档案管理工作，使该项工作与信息时展特征相适应，这就需要医院档案管理部门高度关注办公室档案信息化管理工作，建立健全相应的管理机制，对工作人员的档案管理意识进行全面强化，此外，还需要重视激励机制的构建，以此调动档案管理人员的工作积极性，使其全身心地投身于工作中[10]。与此同时，档案管理部门既要努力实现办公室档案管理工作和既有信息化建设资源的有机融合，同时还要研究档案管理体制改革的发展趋势，确保相关的制度能够推动档案信息化与科学化建设的顺利开展，避免出现档案被随意篡改的现象，为档案数据的真实性与完整性提供有效的保证。
3.2加大技术资金投入力度
在信息时代背景下，加强医院办公室档案管理信息化建设，提高档案管理效率，须根据《全国档案系统信息化建设实施纲要的具体规定与要求》，加大办公室档案管理信息化建设的资金投入，结合信息化与科学化建设的具体要求，对配套的软硬件设备进行及时更新，为办公室档案信息化管理与科学化建设工作的开展奠定好物质基础。需要注意的是，真实性与完整性是档案的两个关键性指标，要对信息设备进行充分地应用，构建系统的档案管理信息系统，详细记录各种信息资料，在保证档案准确、真实、全面的基础上，促进其实用性的不断提升，使档案信息的查阅更加方便快捷，而办公室档案信息化管理平台的建立与完善都需要充足的技术资金支撑[11]。
3.3提高档案管理人员的专业素养
加强医院办公室档案管理信息化建设，全面优化档案管理应用档案，必须注重培养一支高素质的专业人才队伍，使其能够提升信息技术的综合应用能力。此外，还要重视档案管理工作人员专业素养的提升，使其能够符合办公室档案管理岗位的具体要求。其次，要对在岗人员进行系统的教育培训，要引导所有工作人员熟练掌握信息软件操作技术，并在实际工作中科学调配档案资料[12]。与此同时，医院档案管理部门应充分借助信息技术对档案信息化管理与科学化建设工作进行定期考核，避免部分档案管理人员在实际工作中出现失误与差错，进一步推进档案工作信息化与科学化。另一方面，医院档案管理部门应结合档案信息化管理目标，对档案管理人员的信息操作技能与职业素养考核工作制定可行的奖惩制度，这样有助于激发档案管理人员的工作潜能，规范他们的工作行为，确保他们恪守职业道德准则。
4结束语
综上所述，全面做好医院办公室档案管理工作，使该项工作与信息时展特征相适应，必须着重优化档案管理应用方案，高度关注档案信息化管理工作的重要地位，建立健全相应的管理机制，不断提高工作人员的档案管理意识；要想更好地促进档案管理工作的大力落实，保障各管理部门之间的高效配合，相关的管理人员首先需要不断地完善办公室档案管理制度，明确实现工作中的相关要求，真正地意识到档案管理工作的作用和价值，通过建立完善的档案管理制度来保障该工作的有效性和科学性。与此同时，医院档案管理部门要努力实现档案管理工作和既有信息化建设资源的有机融合，推动档案信息化建设的顺利开展。加强档案管理，健全规范化、标准化、程序化档案管理工作机制，妥善、完整地保存各类重要文件、资料，反映医院历年经营和管理工作。其次是医院档案管理部门应注重对档案管理信息化建设的资金投入，努力培养高素质档案管理人员。
作者:叶盛淇 单位:南阳市中心医院
