铁路科研项目中所需物资设备采购管理

铁路科研项目中所需物资设备采购管理

摘要:分析了目前铁路科研项目物资设备采购管理中存在的一些问题,并提出了相应的管理建议与措施,从而保证科研项目的顺利完成,促进铁路安全高效发展。

关键词:铁路科研项目;采购管理;合同管理;招标

1前言

铁路科研项目是指主要针对铁路运输现场而研发的各种新设备、新技术和新方法,项目中的采购管理是指从科研项目外采购科技研发工作所需要的产品设备或业务服务的过程管理,科研项目中采购的设备物资或技术资源具有覆盖面广、铁路专业性强、科技含量高且复杂等特点。如何保证所采购的新技术和新产品符合项目的设计和计划要求,从而保障铁路科研项目的顺利完成显得尤为重要。

2铁路科研项目物资设备采购管理中存在的问题

2.1采购管理意识淡薄

铁路企业内一些采购管理人员对于课题经费的管理意识比较淡薄,对采购知识缺乏足够的认识,同时项目中负责编制采购及预算的科研人员并非专业,对采购业务不够熟悉,没有意识到采购工作的重要性,造成管理工作重复进行或者无人负责的局面,导致科研经费的利用率比较低。

2.2采购管理机制不够完善

科技研发的实验中需要大量数据精确度高、稳定性强和抗干扰性强的测试仪器,测试仪器的合理及时应用将直接影响到铁路科技研发工作的成败。目前,铁路企业内一些单位对科研项目采购的审批手续较为复杂,等待批复时间较长,很大程度上拖延了购置项目所需设备的时间,严重影响了科研工作的整体进度。

2.3采购预算的编制缺乏准确性与合理性

2.3.1在采购过程中没有统筹协调的计划性。有些科研课题组在具体的科研工作中存在一边采购一边申请的情况,在具体的实施过程中才会考虑到增加采购设备或技术,造成采购工作和预算工作的严重脱离,使采购工作实施时间过长,采购工作的滞后严重影响了科研工作的质量和效率。2.3.2预算编制无法准确反映课题研究所需的采购成本。在开展课题之前要申请科研经费,但一些项目组在申请科研经费之前并未对开展的课题进行详细研究与核算审查,对所需经费的计划缺乏准确性与合理性,导致申报的资金数额与后期实际研究所需的采购金额差距较大,加大了项目的采购风险。2.3.3存在多报采购预算而造成资源浪费的情况。一些科研人员在制定采购预算时,尚不能熟练运用科学合理的预算理论与相应的工具,做决策时仅仅依据以往科研项目的数据和自身经验进行主观判断。由于科研课题的等级和经费数目是用来衡量科研课题考核评价及奖励的重要标准,一些科研项目组会竭尽全力争取更多的经费。与此同时,为避免课题经费被科研项目管理部门削减太多而导致项目资金不足的情况,项目组会在上报采购预算时,在预算的基础上再多报资金。

2.4批量集中采购存在的问题

批量集中采购中价格虽具有一定优势,但铁路科研项目采用批量集中采购方式,可能会导致采购周期长、程序复杂、效率较低的情况。2.4.1供货时间较长。从项目组提出需求、审批通过、商品招投标及中标、合同签订、商家供货,到项目组使用设备仪器,通常接近2个月,有时甚至更长,严重影响了科技研发工作的开展。2.4.2采购设备分类不细致。一些单位会将科研使用的高配置计算机和日常办公使用的普通计算机统一实行批量集中采购,虽然整体价格较低,但由于采购数量较大,采购设备众多而繁杂,分类不细致,导致购买到的科研所需的产品配置和质量性能一般。设备的计算速度或准确性有些未达到科研使用标准,科研人员无法有效使用便束之高阁,应用效果差,造成采购资金浪费。2.4.3采购后期配套服务不足,增加了维护成本。由于采购设备的种类和品牌不同,数量较大,在发生故障需要维修或退换时,可能会分别和跨省的经销商进行沟通处理,造成维护保养繁琐费时,项目整体成本增加。

2.5采购后对资产管理不到位

目前,铁路企业内很多单位的科研经费都由项目组自主负责,未建立完善的管理机制。由于缺乏规范的管理,购置的科研仪器大多由科研项目组负责人进行使用和保管,没有一套完善的对有形设备和无形资产的科学管理体系,可能会出现当科研人员被调动时,因交接手续不全面而导致设备、软件或服务流失的情况。

3对铁路科研项目物资设备采购管理的建议

3.1加大宣传力度,强化采购管理的重要意识

通过加强铁路科研项目采购的宣传,可以让铁路企业内从事科技研发工作的相关人员充分认识到实施采购管理的积极意义和重要作用,积极改善各科研项目中采购工作的问题。铁路企业各单位要建立独立的采购部门来统筹整个采购过程,采购管理部门、财务部门、科技研发部门及项目组等要各司其职,相互配合,相互合作,共同高效完成科研项目的采购工作。同时,采购管理部门可定期为研发部门开展采购知识讲座,使各部门能更好地了解采购的相关法律法规和最新政策及要求,以便科研项目采购执行工作的顺利开展。

3.2健全采购管理体系,完善采购管理的流程和机制

在国家采购管理的法律规定下,铁路企业内各单位要充分考虑到自身的实际情况和科研项目的特点,不断完善科研项目采购的管理体系,强化监督和监管,进一步提高采购管理水平。健全的铁路科研项目采购管理体系要包括采购前、采购中和采购后3个环节。采购前的管理主要是做好科研预算管理;采购过程中的管理主要是规范招投标及其他采购方式;采购后期的管理是核查采购过程中的违规行为和采购物资的全面管理,要进一步完善铁路科研项目采购管理的流程和机制,保障科研项目的顺利进行。

3.3提升采购预算编制的准确性与合理性

首先,铁路科研项目组成员在编制项目的采购预算时,要从专业技术视角设立项目的采购目标,广泛了解市场产品或服务的技术数据和价格信息,为下一步统筹规划打好基础。采购主要采用“自下而上”的方式,合理科学地安排好研发设备等固定资产和软件服务等无形资产的使用,最大限度地整合与优化资源,节约经费并减少支出,避免资源的闲置和浪费。然后,采购管理部门要对采购预算进行科学合理高效的审核,正确估量采购的价格,保证采购项目的完整性、合法性、真实性与关联性。要对实施采购的科研人员定期进行相关的培训,保证科技研发人员具有采购方面的知识,要重点学习招投标与合同管理的相关知识及具体操作流程,更好地维护自身权益。最后,要以现代化信息系统和网络通讯技术保障采购预算的科学性,利用互联网作为信息交流的主要媒介,用快速传递的特性在招标过程中实现信息的互通,通过网络能够进行信息的查询与,对供货商建立相关信息库,为进行详细的性能比较与价格分析提供有力凭据,从而选出最适合的供应商。

3.4简化批量集中采购程序,提高采购效率

对科研项目批量集中采购的物资设备,不仅要关注价格,更要强调供应商提供产品的质量及性能,在招标工作中需要对供应商进行严格考查,择优签订合同或价格协议。对于大量物资中每一项设备的筛选和审查,需要专业的科研人员对供应商提供的物资产品进行试用和验证,判断是否满足项目的科研要求。为了较快地购置科研所需的先进仪器设备,更好地服务于科研项目,项目审批部门要简化审批程序,缩短项目审批时间。

3.5运用信息化技术规范采购管理

网络科技对生活的各个方面都有着很大影响,信息化的处理方式也使工作效率得到了很大提升。要采用信息化的采购技术,构建科研项目信息的共享平台以提高科研项目的执行力。在铁路科研项目共享平台上建立科研管理、财务、项目组等数据库,主要包括项目资料和实施情况、招投标与合同、项目资金和采购预算、项目进度及风险、采购设备的库存管理等相关信息,便于管理者和科研人员查阅与使用。加强对科研物资设备的有效统一管理,避免由于管理不到位而导致资产损耗或贬值的现象。

4结束语

在铁路企业中,科研项目的采购规模和采购范围都在不断扩大,采购管理的重要性和必要性日益提升。铁路科研单位要强化采购管理,制定适合自身的采购工作流程,利用现代化信息系统建立一套灵活有效且规划科学的采购机制,不断提高科研项目采购资金额利用率,确保铁路科研项目的顺利完成,进而保障铁路又好又快地发展。

参考文献:

1谭志彬.信息系统项目管理师教程[M].北京:清华大学出版社,2017.

2李元韬,曹志宇.关于铁路企业科技创新工作的思考与探讨[J].理论学习与探索,2017,3.

3张天娇,张东旭.加强科研事业单位财务管理的几点思考[J].会计师,2013,8.

4丁兰花.预算管理模式下关于加强公路事业单位财务管理的几点思考[J].现代经济信息,2015,7.

5汪海波.探析行政事业单位政府采购中的问题及对策[J].中国经贸,2011,5.

6龙凤.铁路建设工程自购物资管理的现状与思考[J].铁路采购与物流,2018,3.

作者:李元韬 曹志宇