摘要：水利档案信息化建设十分必要，是新时代推进水利档案管理工作的一项重要任务。本文立足于水利行业档案管理特点和未来发展需要，从完善档案信息化基础设施、应用档案信息化管理系统等方面提出了一些策略和建议，并指出了水利档案信息化应注意的几个问题。
关键词：档案管理；水利；信息化
水利档案管理工作是水利基础工作的重要组成部分，水利档案管理信息化是水利信息化建设的重要环节。随着计算机、互联网、信息技术的发展，城市大脑、智慧水利等水利信息化系统平台逐步建立并日趋成熟，将原有水利档案资料加以整合利用，形成大数据信息，同时建立一个从档案形成到档案管理再到档案利用全流程的档案管理信息系统，持续稳定地为城市大脑、智慧水利平台提供水利信息资源，为领导层面和管理单位决策及运行管理提供参考，为公众提供高效的水利信息服务，这是新时代水利档案管理的使命，也是水利档案信息化的重大意义所在。
1水利档案信息化建设的必要性
1.1水利档案信息化建设是档案管理提档升级的需要
传统的水利档案管理在收集归档、保管利用及数字化方面存在一些弊端。在档案收集归档方面还不够完整规范，因为传统档案大多数是纸质成果，尤其是水利建设工程文件资料，收集归档周期相对较长，有的归档材料形成单位为了方便利用，自行保存，时间一久，忘记归档，导致档案收集归档不齐全。在保管方面，传统档案容易损坏，存储占地面积较大，对防火、防盗、防潮、防虫、防霉等要求较高。在查询检索方面，传统档案查全率和查准率较低，查询速度慢、效率低，数据整合分析则更是难上加难。在借阅使用方面，频繁的借阅导致档案原件损毁，有的单位管理制度不严，档案借出后未及时归还，造成档案资料的遗失。这些问题严重影响了档案管理工作，必须开展档案数字化信息化建设，对档案管理工作进行提档升级［1］。
1.2水利档案信息化建设是新时代水利信息化的需要
新时代水利工作已经发生了很大的变化，已经逐步从工程水利向生态水利转变，从粗放管理向严格管理转变，从局部治理向系统治理转变，新的大的水利工作格局已经形成，系统思维和统筹规划加速了水利信息化进程。以卫星遥感、视频采集、人工智能、物联网、大数据等先进技术手段为依托的水利水务应用系统和管理平台应运而生，如长春市的河长APP已在河湖长制工作中使用，城市大脑、智慧水利平台也提上了日程。这些水利信息化的产物以先进技术为依托，以基础数据库为支撑，信息需求量庞大，而这些基本数据信息多来源于现有的水利档案，水利档案信息化建设及档案资源整合开发迫在眉睫。
1.3档案信息化建设是新时代转换档案管理模式的需要
随着时代的进步和科技的发展，信息化建设进程日益加快，各行各业开始借用互联网时代优势开展大数据分析，传统的人工形式档案管理模式已经不能适应时展的需要。在信息时代，信息是战略资源，无论是在政治、经济还是科技、文化领域，无论是处于工业、农业还是商业等行业，无论是机关、事业单位还是企业，信息化建设都是管理和发展的基础，对基础信息、行业信息以及日常管理信息进行收集处理、整合分析，从而形成本单位的档案信息资源库，是一项十分重要的战略举措，必须实行的新的档案管理模式。
2水利档案信息化建设对策
2.1完善档案信息化基础设施
按照档案信息化要求，完善档案信息基础设施，具备条件或规模较大的单位可新建档案室，购置档案专用设备，对档案库房内所有设备进行一体化智能化管理，对档案库房内所有实体档案进行日常智能化、安全化管理，实现“人防、技防、物防”相结合。水利管理单位多数处于基层，受规模和资金影响较大，可对原有的档案室进行必要改造，按照信息化要求重新调配分区，增加中心机房，扩大管理区域，使档案管理工作适应信息化管理需要。配齐档案信息化所需的专用设备，包括高性能服务器、专用计算机、高速扫描仪、多功能复制机等，架构局域网，安装网络安全、信息安全的软硬件设施。
2.2应用档案信息化管理系统
按照档案信息化的要求使用档案管理系统，具备条件的可根据自身需要定制开发档案管理系统，在档案管理系统之下，集文书档案管理系统、人事档案管理系统、会计档案管理系统、合同档案管理系统、工程项目档案管理系统、智慧档案室、信息资源库于一体，并使之与单位OA办公系统安全连接，使档案收集、整理、检索、利用更加自动化、智能化，在省时省力的同时，形成标准相对统一的电子文档，纸质档案与电子档案同步形成，实现双载体归档，促进档案的标准化和完整性。如果受资金影响，至少应引进简单的档案管理系统，实现档案管理检索利用的自动化，定期对档案进行数字化处理，实行纸质和电子双载体归档。条件具备的，可探索电子档案单套制归档管理。
2.3建立档案信息资源数据库
水利管理单位的档案记载了水利工程建设、水利调度运行、组织机构沿革和日常管理全过程。可以为水利工程后续的调度运行和日常管理提供科学依据，是珍贵的数据资源。以石头口门水库为例，档案资源包括工程技术档案、文书档案、会计档案、人事档案等部分，是庞大的数据资源库。石头口门水库后期的除险加固、兴利增容、水源地治理等都是以建库档案资料为依据进行规划设计的；而每年的防汛工作，则是以水文档案资料和调度资料为基础和依据，科学进行汛情分析、来水预测和库容管理调度的。因此，做好这些档案资源的保护和利用十分重要。对这些资源进行信息化处理，有利于其长久保存和高效利用。水利管理单位可以通过高速扫描仪、多功能复制机等专用设备对档案进行数字化处理，科学进行分类整理，形成有序的水利信息资源数据库，方便管理、查找和分析利用。
2.4完善档案信息化工作体系
应健全完善档案管理组织体系，规模较大的水利管理单位应建立与信息化发展需求相匹配的档案管理组织体系，设立档案管理处（室），配备3名左右的专职档案管理人员，细化分工、落实责任，定期对档案管理人员进行信息化技术培训；有条件和工作需要的，还应配备信息系统专业的技术人员，负责单位信息系统维护和技术设备维修。应健全完善档案信息化管理制度，根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档及电子档案管理规范》，以及档案管理部门的要求，完善档案管理各环节工作制度，进一步明确档案收集整理的范围时限、立卷归档的标准要求、存储保管的注意事项、借阅审批的程序流程、信息安全管理制度；应建立信息化管理标准，包括数字档案信息的采集与存储标准，档案信息管理软件标准，档案信息安全标准等，这是档案信息化建设的制度规范保障［2］。应进一步规范水利行业档案管理，按照《水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》《吉林省水利水电建设工程档案资料管理规定》等，建立水利工程档案资料收集、整理、归档的标准及流程，全面地对水利工程各个阶段的文件资料进行收集归档，规范整理，形成涵盖水利建设全过程的完整准确的档案资料。
3水利档案信息化应注意的几个问题
3.1水利档案信息化与智慧水利
目前，长春市已经启动智慧水利平台建设，前期数据收集准备正在进行当中，最准确最完整的数据一定是来源于水利档案，馆（室）藏档案的数字化、实时档案的数字化，将是一个重要的课题，需要得到各级水利主管部门和基层水利单位的广泛关注。
3.2水利档案信息化与信息公开
水利档案信息化是水利信息共享和利用的基础。既要实现信息资源的共享，又要保证信息资源的安全。可以使用内网技术、资源权限设定等办法，实现内部信息共享和部门信息分享，以利于更好地协同配合；可通过智慧水利等平台对部分信息资源进行公开，为公众服务。
3.3水利档案信息化与信息安全
综合考虑档案信息的保密性和安全性，需要提高软件的防盗功能，避免系统漏洞，引进先进的数据分析软件和登记软件，提高存储机构的信息保密度［3］。同时，加强档案人员的保密工作培训，制定实施严格的保密制度，增设信息安全设备，确保水利档案信息安全。随着信息技术的发展，传统的档案管理已不能满足水利信息化和时展的需要。水利管理单位应根据自身情况和形势发展需要，进行档案信息化建设，完善档案信息化基础设施，应用档案信息化管理系统，建立档案信息资源数据库，完善档案信息化工作体系，协调好水利档案信息化与智慧水利、信息公开、信息安全的关系，充分发挥水利档案的重要作用，更好地为水利建设管理和经济社会发展服务。
参考文献：
［1］李春竹.浅议企业纸质档案管理存在的问题及对策［J］.兰台世界，2013（S1）.
［2］齐晓磊.论加强水利档案管理信息化建设的措施［J］.卷宗，2016（11）.
［3］张亚丽.浅析新时代档案管理信息化建设［J］.工程管理前沿，2019（11）.
作者：刘星 单位：吉林省长春市石头口门水库管理中心
