周一至周日 8:00-22:30(免长途费):
学术咨询:400-888-7501 订阅咨询:400-888-7502
征稿授权 经营授权
当前位置:中文期刊网 > 工程论文 > 工程技术论文 > 正文
工程技术论文( 共有论文资料 319 篇 )
推荐期刊
热门杂志

工程技术档案现代化管理及信息化建设

2019-02-11 16:35 来源:工程技术论文 人参与在线咨询

摘要]数字化档案的发展已经开始渗入到各类型的档案管理当中,传统纸质化的档案管理正面临着新一轮的革新。在工程技术领域,档案管理一直是一个难题,它的管理涉及到收集、整理、储存以及移动等,在这个过程当中,要求各个环节都能够严丝合缝,传统纸质化的档案管理在整理、储存以及移动时都比较耗费人力和物力资源,现代化的信息档案建设为工程技术的档案管理带来了新的生机。

关键词]工程技术;档案现代化;档案信息化

工程技术中,档案管理是工程从施工到完工中不可或缺的重要环节,所以档案管理的进化对工程技术来说,等于向前迈进了一大步,为工程技术管理节省了不少资源,提高了工程技术的施工效率。工程技术档案管理的现代化与信息化建设也是近年来学者们探讨研究的热点问题,运用信息化手段,实现工程技术档案管理的现代化,使得工程给技术的档案管理与时俱进,不断发展。

1传统的工程技术档案管理

工程技术档案不同于其他机关单位的档案,有着成熟的系统及流程,工程技术的档案管理是根据不同的工程建设而开设专门的部门去进行跟进的。传统的工程技术档案管理多依赖纸质化的档案形式,整理、分类等过程的处理大都依赖于人工来完成,它主要具有以下弊端:

1.1档案收集困难

纸质化的档案形式首先需要有纸质载体,有些工程技术档案并没有完备的纸质资料,在收集的过程当中,就需要工作人员再去督促完成这一部分工作,而且收集的纸质化档案资料会存在很多冗余,需要后期再进行相应的整理和筛选,如果前期就严格要求工程技术档案的格式和内容的话,也会增加时间成本,所以,传统的工程技术档案收集有着不小的工作量[1]。

1.2档案整理过程复杂

工程技术的档案种类繁多,不同类型的档案其存在形式也是多种多样的,如果前期的收集工作是在求全的基础上的话,那么接下来的档案整理所面临的将是不小的挑战,工程技术会涉及到相应的技术档案,这些技术档案对于档案工作人员来说并不熟悉,在整理过程当中,难以发现和纠正错误,就算能及时发现错误,也很难再去找到已经完工的相关工程技术人员来进行核实[2]。所以传统的工程技术档案整理工作常常会陷入僵局。

1.3存储及移动不便

传统的纸质化工程技术档案在存储方面也是有诸多不便,我们都知道纸质化的载体保存时比较麻烦,需要做到防火、防水、防潮等等,稍有不慎就会造成无法挽回的损失。那么传统的工程技术档案移动时也需要格外小心,档案不同于其他一些材料,它会有保密的要求,在移动时也要实施一定的保护措施,责任人承担的风险一般较大。因此上,传统的工程技术档案在存储和移动时都需要企业投入较大的人力和物力。

2工程技术档案的信息化

如今已经是大数据、云计算等信息化时代,档案的管理也应充分运用这些现代化技术手段,优化档案管理的结构和形式,弥补传统纸质化工程技术档案管理的不足之处,让工程技术的档案管理也能够搭乘现代化的快车。工程技术的档案管理信息化主要可以从以下几个方面入手:

2.1实现信息化记录

要建立完备的信息化档案管理体系,那么首先应该从源头上着手,工程技术的记录工作一开始就应该采用信息化手段,使用现代化的工具进行原始档案的管理,这样不但能避免传统的纸质化档案的繁琐,还能够更加全面地记录工程技术的全过程,为后期的整理工作减轻负担,信息化记录过程的纠错功能也比人工校对更加省时省力[3]。

2.2培养档案信息技术人才

如今许多高校都设有专门的档案专业,而且培养方式也都开始朝着信息化档案的方向,这就说明,档案的信息化管理是大的发展趋势,一大批掌握着信息化技术的档案管理人才为工程技术档案的现代化发展带来了希望。信息技术人才的培养依托大数据环境,需要档案工作人员掌握一定的数据挖掘及信息管理技术,以便在工程技术的档案管理中更好地学习和运用。

2.3关注先进的信息化档案管理技术

信息化发展史大环境,它在工程技术档案管理中的运用只是一个方面,那么我们不但要关注最新的信息技术发展动态,还应该着重关注工程技术档案管理的最新发展方向,不断培训员工掌握最新的工程技术档案管理手段,不断改进企业的档案管理机制,为工程技术的档案管理探索出最切实可行的现代化方法。

2.4运用信息化技术进行档案存储

我们上文提到了传统的纸质化档案存储存在许多弊端,给工程技术的档案管理工作带来了很多不必要的麻烦,现代化的信息技术手段能够很好地解决这一难题。信息化的存储是不会受地域的限制,存储也相对安全,在分类及整理也省去了传统的纸质化的繁琐过程,智能化的分类机制不但比人工更加高效,出错率也大大下降,工程技术的档案本就讲求一定的严谨性,信息化的存储能够精准地适应工程技术档案管理要求[4]。

2.5通过信息化手段实现现代化管理

信息化的工程技术档案从工程开始到结束能够实现全面跟踪,对任何环节和细节都无一遗漏,不但实现了工程技术档案的全面记录存储,更实现了工程技术档案管理的精确无误。现代化的管理同样是建立在信息化的基础上,通过信息技术手段来进行档案管理,保证档案的后期维护及长久存储。

3总结

工程技术的档案现代化管理和信息化建设已经在进行中了,我们需要正确把握信息技术的发展动向,将其更加高效的地运用到工程技术的档案管理当中。现代化管理是在信息化建设的基础上,现代化的管理模式为工程技术的信息化建设提供了支持和保障。然而我们要认清的是信息化技术为工程技术的档案管理带来诸多好处的同时,也带来了一些更加棘手的问题,我们要学会在运用信息化技术的同时,分辨和遏制它的不足之处。

参考文献

[1]何春华.加强档案现代化管理,促进企业全方位建设——试论企业档案的现代化管理[J].南方论刊,2013(S1).

[2]陈启凡.企业技术档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].中小企业管理与科技,2018(10).

[3]耿琳莹.工程档案管理信息化的思考[J].水利发展研究,2015,15(12).

[4]梁玲华.热电企业工程技术档案的管理做法分析与阐述[J].办公室业务,2018(03).

作者:佟大欣 单位:葫芦岛市城市建设档案馆

在线咨询
推荐期刊阅读全部
.