更新时间:2023-04-12 05:02:22
1.假账
虚假账目是企业财务会计工作面临的一个最大问题,如果对假账的处理方法不得当,那么势必为企业以后的管理发展留下隐患。假账产生的原因多种多样,但是最重要的直接原因就是经济利益的驱使。部分企业管理者和会计人员禁不住各式各样的利益诱惑,最终导致他们人为故意的篡改账目信息从而获取非法利益。例如,有的企业经营者为了减少纳税,在账务审核工作前,往往会要求财务会计人员制作假账,利用虚假财务信息偷税、漏税。
2.漏账
企业为了谋求发展和提高市场竞争能力,就会不断扩大生产经营规模。但是,随着企业逐渐做大的同时,经营管理者也面临着越来越多的账务信息,财务审核内容也变得更加复杂,这就容易造成会计审核工作中的漏账现象。漏账主要指企业财务审核工作的不完整形式,存在于财务审核工作的实施过程中,通常指没有把企业的全部财务信息纳入到审核工作内,导致部分财务信息的遗漏出现漏账。漏账的影响很多,可以直接导致企业财务审核工作的不准确、对财务状况未能客观反映、资金流失等问题。
3.改账
改账也是财务会计人员经常采用的账务信息造假手段之一,属于人为主观的刻意行为。由于财务人员的综合素质偏低,导致财务信息不能真实反映公司的生产经营状况,甚至出现刻意隐瞒公司的经营不善或者隐藏自己从中获利的行为。通过利用改账的违法行为,使得企业经营者或是会计人员从中非法获利,但是严重危害了其他员工的合法利益。由于财务会计人员未能抵制住经济利益的种种诱惑,而做出有悖于会计准则的违法行为,可能导致企业面临巨大的经济损失,也会让会计人员自身失去该领域的从业资格。
4.错账
有很多企业为了节省人员开支,往往会招聘一些没有工作经验刚刚毕业的应届毕业生或是刚取得财务上岗证的从业人员进行账务的日常工作,这将直接增加财务工作的难度和账务审核风险。笔者认为财务工作人员综合素质的高低将会直接影响企业账务的准确性和完整性。企业日常生产经营活动包括材料的购买、生产、加工和后期的销售,任何一个环节都会影响企业未来的发展。因此,如果会计人员出现任何一个环节的错账那么势必会造成与其相联系的其他环节账务信息的错误。我们以工程为例,施工单位会计人员在报税、报账和财务信息汇总审核时,一定会把原材料的采购、施工实际情况和公司账务有效的联系起来,倘若原材料的账务出现错账,那么在公司工地用料和原材料管理资金方面就一定会出现问题,这不仅浪费了公司人力物力的支出,还会公司整个财务的健康发展产生影响。
二、账务审核工作的优化方法
1.采用人工和计算机相结合的账务管理模式
当前,很多企业应用先进的计算机自动化代替传统的手工记账方式,把众多的财务账务信息存储在计算机中,这虽然简化了许多繁琐的财务工作,但同时也具备相应的风险,有可能会出现会计账务信息凭证的不完整。所以,企业在利用高效的计算机系统进行账务管理时,也应该注重手工处理过程。如:银行的对账单、税单等,应设立专人做好手工记录和汇总,并对进出账目做好整理和备份工作,然后交财务负责人审核签字,录入系统。这样不仅减少中间环节的差错,还可以有效减少账务信息和原始会计凭证的缺失现象。
2.建立健全财务制度
无论公司规模大小在早期运行时,都应该由企业经营者和财务管理人员共同制定一套正确、高效的财务管理制度,该项制度不仅要符合国家相关的法律法规,还要符合企业实际的生产经营状况,作为今后会计人员日常工作的行为准则。这不仅可以提高会计人员的工作能力,还可以时刻约束他们,严谨办公。在编写财务制度时,要减少主观臆断行为,建立合理的财务制度和规范。
3.做好每笔账务记录
很多企业的财务会计人员,为了平时方便,经常将企业一个月甚至半年的账务信息一起记录,经常出现原始账务不明或原始凭证丢失的现象。所以,企业财务会计人员要及时做好每一笔进出账目记录,汇总工作可以后期统一做,但是当天的账务信息务必当天记录,票据的进出也应当天完成。还有的财务人员,为了工作方便,今天可能就把明天的预算账务提前记录,但是到了第二天,有可能没有发生提前记录的账务信息,而财务人员又忘记修改或者删除,导致无法正确进行账务的审核工作。因此,为了保证账务审核工作的准确性,财务人员不应该积压和超前记录账务信息,以免损害账务信息的正确性。
4.对财务人员进行培训,提高业务能力
企业财务人员的综合素质和业务能力主要来源于他们的专业知识、对法律法规的重视程度和价值观等。企业定期开展财务人员的培训工作,提高他们的专业知识水平,可以有效促进账务信息的审核工作。同时,企业应加强财务人员的职业道德培养,时刻强调财务工作的重要性,加强他们的警戒性,了解自己工作对企业和社会发展的重要性,从而进行自我反省和能力的提高。
三、结束语
近年来随着医院业务的不断拓展,其财务内部审计方面的问题也越来越受到社会各界关注。本文对影响医院内部审计风险的因素进行了分析,并提出相关建议,希望能对未来我国医院内部审计工作的开展带来帮助。
关键词:
医院财务;内部审计;风险
一、影响医院内部审计风险的因素
(一)领导对内部审计的重视程度不足
我国的大部分医院都有内部审计机构,然而该机构的设立很大程度上是由于法律或者行政命令的强制要求,而不是基于对医院经营管理的需要。内部审计机构设立的初衷出现了偏差,自然无法发挥其应有的作用。于此同时部分医院领导没有深刻理解内部审计的重要性,认为医院作为公共事业单位,内部审计毫无意义,没有将其作为医院管理体系的组成部分。这些都提高了医院内部审计的风险。
(二)医院内部审计机构的独立性较差
在我国医院中,内部审计机构的工作人员与医院其他管理部门存在较大的利益关系,这就造成内部审计机构的独立性相对不足,在开展审计工作的过程中很容易受到外界因素的影响,也使得审计处理决定失去执行力。
(三)医院内部审计适用性不足
随着我国经济的不断发展,医院的经营规模也在不断地扩展,经营业务的复杂性和多样性不断增加,这就使得内部审计范围逐步增大,传统的内部审计越来越难以满足医院的发展需要,为内部审计工作的开展带来了一定的难度。
(四)内部审计程序存在缺陷
在信息化程度不断提高的今天,被审计单位的会计信息资料越来越多,各种虚假、错误的数据资料占其中的比例也有所增加,这就使得内部审计工作发生失误的可能性也大幅提升。因此现有的审计程序是否科学、合理对审计工作的质量有着巨大的影响。
(五)内部审计人员的综合素质较低
审计人员是审计工作的直接参与者,这就表明其综合素质的高低,对审计工作的开展有着直接的影响。现代医院内部审计是一项专业性强,涉及面广的工作。这就要求内部审计人员既需要具备审计、会计等专业财务知识,还必须具备极为丰富的实践经验。然而由于种种原因,医院内部审计机构并未对招聘的人才进行深入培训,造成相关工作人员在某些方面的能力存在不足,增加了审计风险发生的可能性。
(六)医院内部审计的相关法律法规尚不健全
随着市场经济的不断发展,我国的法律法规也得到了不断地完善。然而应当注意到的是,法律法规颁布的速度还是滞后于经济发展速度。医院内部审计的相关法律法规不够健全,这就造成在内部审计工作开展的过程中,一旦出现新的问题,无法找到有效的途径解决。这时只能够依靠审计工作人员的经验和职业判断。这样的处理方式太过主观,且不同的审计人员在经验、专业水平等方面存在一定的差异,因此处理问题的方法必然会出现不同,这也在一定程度上造成审计风险的发生。
(七)医院经营风险
当前许多医院领导仍然片面的追求经营效益,忽视了对医院管理方面的工作。这就使得虽然医院的效益得到了巨大提升,但在内部管理方面存在严重问题,使得医院的经营风险反而大幅增加。
二、医院内部审计风险的控制
审计风险实客观存在的,我们无法通过任何方法予以规避。但是只要采取有效的管理,就能将审计风险的发生率和影响降到最低。因此控制医院内部审计风险,主要可以采取以下几点措施:
(1)深化医院内部审计机构工作人员的思想认识。
加强对内部审计工作的认识,是开展相关工作的必要前提。内部审计工作人员应当多与医院领导进行沟通,向他们详细讲解内部审计工作的重要性,从而获取医院领导各方面的支持。
(2)加强对内部审计工作的宣传。
在审计工作开始时,医院的许多领导对内部审计工作存在误解。被审计部门的工作人员心理存在强烈的抵触情绪,导致正常的内部审计工作难以开展,不仅严重影响了审计人员的工作积极性,也对其形成了巨大的思想负担,这就使得审计工作的质量严重下降。因此开展内部审计工作的宣传教育显得尤为必要。通过加强宣传,被审计单位能对审计工作有全面的了解,提高审计工作的配合度,并为内部审计机构树立良好的影响,令审计工作获得认可。
(3)建立健全审计质量保障体系。
第一职责分离,即内部审计的工作必须由两个或两个以上的审计人员共同完成,这样能够在审计工作中形成相互约束的机制。第二审计过程中应有专门人员负责监督。审计项目的负责人应当是对审计事项进行严格审核,将审计报告交由审计组集体讨论,并将讨论内容进行准确记录。第三严格检查审计人员在审计工作中收集的有关会计信息资料是否齐全,审计程序是否合理,审计结果是否正确。一旦出现问题,应当在第一时间予以解决。
(4)完善内部审计机构的建设,加强审计人员的综合素质。
高质量的审计工作离不开高素质的审计人员。每一位审计人员都应当具备高度的风险意识,从而尽可能的规避审计风险,提高审计工作的质量。内部审计人员应当深刻理解审计风险造成的影响,主动提高自身各方面的素质。现代审计制度,对审计人员的职业道德和业务能力提出了更高的要求,因此医院内部审计机构应当培养一批素质高,能力强的审计人员。强化内部审计人才队伍的建设,是促进医院内部审计工作发展的关键环节,也是降低内部审计风险的可靠保证。
作者:韩文 单位:湖北省应城市人民医院
参考文献:
[1]周先桂.医院财务内部审计风险分析与应对措施探讨[J].现代物业(中旬刊),2014,08:71-72
1.财务审计制度的缺失
当前财务审计工作存在很多问题和不足,究其原因,可以发现我国大部分的财务审计工作缺乏相关的具体制度。审计工作一般是由当地经济管理部门负责,有很多审计人员本身受教育程度不高,也缺乏与审计工作相关的理论知识和工作经验,因此审计人员执行财务审计工作时通常会忽略上级政府颁布的标准和制度,凭借经验和自身的判断来开展工作,这就难免出现一些纰漏,导致财务状况混乱,小腐小败情况屡禁不止。乡镇一级政府应该加强财务审计工作人员的素质,并且颁布严格具体的财务审计制度,让工作人员在审计财时有律可依,在执行处罚时有章可循。
2.财务审计工作人员自身素质不足
审计工作是一项十分重要的工作,关系到我国的基层财务状况,上级政府必须加强重视。在我国南方一些发达地区,由于经济发展快,发展前景和当地环境也比较好,因此能吸引到一些受过专业教育的高素质审计人员,财务审计工作也能顺利的开展,做到公正公开,财务状况清晰。但是我们也应该认识到一些贫困地区的基本状况:部分地区经济发展落后、财务审计工作缺乏规范制度、财务审计人员素质偏低,由此带来的财务混乱情况会进一步阻碍当地经济的发展。
二、开展财务审计工作的作用
1.审计工作能有效遏制贪污腐败现象
由于我国大部分偏远地区经济发展比较落后,审计工作开展的不到位,财务状况通常十分混乱,贪污腐败等不良现象也时有发生。此外,当前基层单位领导干部多由当地居民担任而非上级乡镇政府派遣,因此出现了大量的拉帮结派现象,一些基层干部利用自身在当地的关系和影响无视法律法规,利用职务之便进行贪污等现象也时有发生,具体体现为公款吃喝、胡乱报销、挪用公款等不良现象。积极的开展审计工作,能够有效的提高财务的监督力度,对这些基层领导干部起到威慑作用,帮助财务工作消除混乱的状况,提高财务工作的公开性和可信度,使财务工作尽快走上正轨,依照国家法律法规和财务标准制度进行财务管理工作。
2.提高财务人员的专业素养
当前我国的基层单位财务工作普遍存在财会人员素质偏低的现象,业务水平较低,财务结算效率十分低下,许多财会人员在进行财务核算和汇报工作时缺乏专业知识,不仅工作效率低下,财务统计结果也缺乏真实性。因此,我国开展改革工作就尤其必要,通过加强财务的审计力度来监督财务统计工作,提高财务工作人员的工作质量。高强度的审计工作也能使基层财会人员认识到自身的不足,积极学习会计专业知识。最后,审计工作还能遏制财会人员的一些不良工作习惯,督促基层财会人员按章办事,依照国家法律和政府财务执行标准执行财务统计工作,提高财务工作的科学性和规范性。
三、对开展财务审计工作的建议
1.改善工作环境,吸引高素质人才
在过去的若干年间,我国偏远地区的经济发展普遍比较落后,工作环境和工作条件也比较恶劣,很难吸引受过高等教育的专业财会人员。根据这种情况,财务审计部门应该着重发展经济,提高自身吸引力;乡镇政府等上级政府也应该制定相关政策,为优秀的基层单位审计人员提供更多的晋升机会和更好的工资待遇,积极改善财会部门人员的发展前景,吸引更多的优秀人才参与到财会审计工作中来。
2.提高财务审计人员的专业素质
我国基层财会部门数量十分庞大,对于高素质财会人才的需求量也很大,但是招募具备专业财会知识的人才需要时间,与此对应的是当前财务管理工作刻不容缓的严重混乱状况。因此,想要改善财务审计工作质量,我们不能仅仅寄希望于招募社会上的人才,也要注重提高当前的财务审计人员的专业素养,政府应该意识到加强财务审计人员专业素养的重要性,积极开展基层财会人员的素质提升工作,多开展财会培训活动,促进财务审计工作的落实和加强。
3.加大财务审计工作的力度
关键词:“互联网+”;内部控制;高校;科研管理信息系统
按照《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》和省政府《关于加快推进产业科技创新中心和创新型省份建设的若干政策措施》的要求,为深化改革、更好地激发广大科研人员积极性,需要进一步推进简政放权、放管结合、优化服务,改革和创新科研经费使用和管理方式。此外,财政部《行政事业单位内部控制规范(试行)》对高校内部控制建设提出要求,通过制定制度、理顺流程、分析风险、实施措施、执行程序、加强监督,形成权责一致、制衡有效、管理科学的内部控制体系,确保高校经济活动合法合规。因此,“放”不意味着“放任”,“管”不应该是“管死”,在为科研人员“松绑”的同时,也为科研管理部门提出了更高的要求:一方面需要进一步建立健全科研管理制度,简化科研管理流程;另一方面要积极探索“互联网+科研服务”的模式,搭建项目管理、经费管理的信息化平台。因此,将“互联网+”思维方式和会计领域中内部控制的概念结合起来应用于科研管理,不断提高管理服务水平,成为高校科研管理人员面临的重要课题。
1高校科研管理信息化建设的发展现状及问题
1.1科研管理系统很难与校内其他部门系统实现数据共享
目前高校各职能部门都有各自的管理系统,不同系统开发商不同,使用的数据字典也不尽相同,导致系统兼容性和数据共享程度低,部门之间数据交换主要依赖于人工传递,难以形成高效的联动管理。一方面科研管理部门需要定期从校内其他系统中导入所需的科研人员及经费信息。另一方面,高校在职称评定、博硕导评审、研究生招生指标等工作中均涉及科研成果数据,教师要花费大量时间收集材料并填写各类不同的表格,管理人员也要多次审核科研数据,效率较低。
1.2科研管理信息系统功能尚不完善
目前,高校科研管理系统中某些模块的功能尚不完善,如科研成果采集仍沿用老一套的“录入-审核制”,费时费力低效率,教师缺乏录入科研成果的积极性,并且数据不及时,管理人员无法使用这些数据;知识产权未对接国家局数据库,不能及时提醒缴费,管理服务滞后;尚未与学校本科生、研究生人员库对接,“创新创业教育”数据统计难;教研信息未纳入数据库管理,教学和科学研究数据分离,老师呼声高;尚未与档案管理系统连通,电子科研文档孤立,不利于历史数据的归档查询。
1.3科研管理系统重数据量,轻数据展示,缺乏辅助决策功能
高校科研管理系统对数据统计结果通常以Excel表格形式展示,形式比较单一,数据量较多时展示效果不直观。此外,科研管理系统积累了大量数据,但对数据的使用只是简单的查询和统计,缺乏对数据内在信息的挖掘和分析,难以服务于学科交叉、优势学科遴选等学校重要决策工作,无法给科研管理人员和校内更高层次的管理人员提供决策支持[1]。
2高校科研管理信息化建设的意义
2.1助推高校数字化,便利化校园建设
当前,高校数字化校园建设的步伐不断加快,科研管理系统不仅是高校科研管理信息化的重要组成部分,也是数字化校园不可或缺的组成部分,将科研管理信息系统对接数字化校园系统,有利于推进数字化校园建设[2]。
2.2促进科研财务信息公开化,助力高校内部控制的建设
高校科研管理信息化建设过程中,及时梳理各类经济活动、整合内部控制流程,将内部控制的权力制衡与科学决策的统一性固化在信息化系统之内,将各项内部控制标准落地落实,有效约束各项经济业务,抑制违背内部控制管理规定的行为,提高内部控制制度的执行力。
2.3提升科研管理服务能力和监管能力
不断加强科研管理信息化建设,实现科研项目全生命周期数字化跟踪服务,解决过去无法处理的巨大数据统计分析问题,实现科研管理的及时性和准确性。提高工作效率,缩短科研经费到账认领周期。强化业务审核,将原纯手工纸质申请审批等线下办事流程搬到网上,各部门、各经办人权责明确、各司其职,处理过程实时反馈到互联网,科研人员可以随时监控业务处理进程,保证办事流程公开透明,有利于加强高校机关作风效能建设[3]。
2.4实现不同部门和员工的协同工作,提高学校管理信息化水平
科研管理信息系统上线,科研部门和财务部门在同一系统上分工操作,加强了职能部门之间的业务联系,规范了业务流程,减少了工作量,提高了科研项目业务管理的信息化水平。
3我校科研管理信息化建设的实践
3.1科研管理信息系统构建方案
为了实现科研财务跨部门数据共享,采用与财务系统相同的供货商,针对科研管理的不同需求,进行个性化系统开发,基于项目全生命周期管理理念,设计了科研管理信息系统,主要有科研办公管理、科研队伍管理、平台中心管理、科研项目管理、科研经费管理、成果管理和统计分析等功能。
3.2科研管理信息系统功能模块
3.2.1科研办公管理
(1)个人工作主页:显示登录人员待办事宜及科研成果等个人相关信息,并可根据显示内容直接进入相关信息办理界面。(2)科研办公:通过新闻公告,消息管理,内部公文管理实现科研办公文档及通知的管理。主要包含科研办公相关文档及通知的、审批、查询、分类归档、上传、下载等功能。
3.2.2队伍管理
(1)科研队伍管理:对科研活动相关人员及组织结构进行管理。主要包含人员管理及组织结构管理,支持本校人员、外校人员、学生、专家等人员信息的管理;支持院系单位、管理单位、其他单位的管理。(2)平台中心管理:包含研究机构、科研团队、协同中心管理。
3.2.3项目管理
(1)纵向项目管理:根据纵向项目的管理特点,通过不同角色划分不同的管理模块,涵盖纵向项目的立项、中期检查、结项管理等过程管理及相关过程中的人员、文档、经费管理。主要功能模块有项目概览、项目列表浏览、项目立项、预算变更、合同变更、绩效发放、项目导入、项目文档等。管理过程中针对纵向项目与财务项目经费的管理特点,实现科研过程中的经济活动与财务核算的紧密衔接,达到科研管理与财务经费管理的全面对接。(2)横向项目管理:根据横向项目的管理特点,通过不同角色划分不同的管理模块,以合同为主线实现横向项目管理功能。主要功能模块有项目概览、项目立项、合同变更、项目文档管理、合同导入等。管理过程中针对横向项目与财务项目经费的管理特点,实现科研过程中的经济活动与财务核算的紧密衔接,达到科研管理与财务经费管理的全面对接。
3.2.4项目经费管理
与学校现用的财务系统紧密关联,通过系统间的数据及业务流程关联,实现科研项目管理过程中资金管理。主要分为科研预算管理、以及科研到款管理、科研项目与财务经费的关联管理等模块。通过与财务系统相关数据与流程的平滑对接,实现了科研立项、预算申报、到款认领、科研提成及科研票据的跨部门管理,提升了原有科研经费管理的手段,大大提高科研管理与财务管理部门的工作效率。
3.2.5科研成果管理
(1)科研成果管理:对科研活动所产生的成果及成果认定统一管理。主要按照学术论文、著作、成果获奖等对成果认领、认定审核管理并统计分析。学术论文管理主要通过机器人实时从CNKI、SCIE、WebofScience、EngineeringVillage等数据库抓取我校署名的科研论文,并自动关联JCR期刊分区和影响因子,直接向论文作者本人推送论文信息,由作者登录系统后认领并完善信息,减少老师的录入工作量及管理人员的审核工作量。(2)知识产权管理:根据用户角色不同,划分不同的功能权限对科研过程中专利成果、著作权的认定及管理。(3)学术活动管理:根据用户角色不同,划分不同的功能权限对主办会议、学术讲座及参加会议情况进行管理。
3.2.6科研统计管理
根据主管部门的要求,对科研管理过程中的相关数据进行统计,支持主管领导部门要求的数据上报格式,生成相关报表;支持学校的多种科研统计口径,生成相关报表信息;支持从财务系统直接获取经费执行情况,实现相关资金情况报表数据的准确生成。
3.2.7数字化校园接口
科研系统通过与学校数字化校园进行对接,实现科研系统的统一身份认证(单点登录)。科研系统与数字化校园系统每天同步教职工、学生基本信息,以保证教职工和学生的基本信息准确。
4结语
“互联网+”时代背景下,高校以电子化、信息化、自动化为手段,基于科研项目全生命周期管理,按照内部控制的要求,不断优化管理流程,提高科研服务水平,实现科研项目从合同审核立项、经费到账认领、财务开票申请、指标下拨、预算录入、预算变更等科研项目全过程信息化管理以及学术论文、成果获奖、知识产权等业务全流程一体化管理,以期达到数据传输管理“无纸化”、内部控制“规范化”、管理过程“透明化”、科研财务处理“智能化”,努力实现让科研人员少跑一回路、少排一次队、少等一分钟,进一步推动科研管理规范化、精细化和科学化。
参考文献
[1]贾?,徐奕卓,李磊.大数据时代下高校科研管理工作的探索[J].赤峰学院学报:自然版,2018(3):69-70.
[2]杨双双.高校科研经费管理中信息化创新与构建[J].财会学习,2017(11):197-198.
随着无偿献血的逐步推广,越来越多的人选择献血,同时基于血站特殊的社会性质,保证其血液采集、储存以及供应具有十分重要的意义。但是我国血站的财务管理并没有成熟的模式可以借鉴,在此情况下,血站必须在内部控制体制下加强财务管理,以实现血站管理流程的有序化进行。本论文将基于我国血站财务管理的现状,提出一些建设性的建议与对策。
关键词:
血站;财务管理;现状;对策
一、血站财务管理的问题及现状
(一)资金运用不当
在血站的财务管理体系中,血站的资金的预算使用以及审核报表都归财务部门管理,依据已出台的相关政策血站的资金来源以及分配都相对完善,但是对于资金的投放却没有明确的标准,因此常会出现投放失误,例如业务经费与人员经费未能严格按照预算执行,有相互挤占的情况,当未投放得当或二者不能兼顾时,只能厚此薄彼,从而影响血站的正常管理运作。
(二)财务人员的专业素质不高
现阶段我国血站财务管理的突出问题是财务人员的专业素质难以适应内控体制对其的要求。随着无偿献血人数的增加,血站数目也增加,其录用的财务人员虽也是持证上岗,但由于缺乏相关的财务管理经验,业务能力不足,并不能像资深会计师那样进行资金的预算、分配以及投放工作,因而容易造成血站的资金使用不当。其次是有经验的财务工作人员虽然对业务工作相当熟悉,但研究生以上学历较少,若不经相关的规范化培训其财务管理工作向上提升较为困难,但由于在内控机制执行力不足,因此而还是会影响血站的财务管理。
(三)血站的财务要求不规范
对于血站实行财务内控制度并没有明确的法规条文,仅是依照行政事业单位内控制度和医院内控制度制定内控制度,基层单位在执行财务内控制度过程中流于形式缺乏执行力。在血站内部对财务人员提出明确的财务要求,财务人员依据以往的工作经验以及单位惯例对日常开支及收入进行简单的汇总报表。这样简易的财务流程并不能真实反映该血站的整体运营状况,因而也就不能为上级管理者提出一些指导性的建议。同时财务流程缺乏相关的监督机制,并未形成相互的制约机制,一旦某一环节出错就因缺乏监督审核过程而无法纠错。
二、血站加强财务管理的建议及对策
(一)建立健全血站财务内控机制
建立健全财务内控机制并不是无章可循,在任何单位加强内控管理都需强调监督机制,因此血站应设立监督及审计部门,加强对财务流程的监督,同时也应加强各个部门之间的相互制约及平衡机制。其次是明确各个部门的权责划分,将具体的责任与工作内容具体到个人,并可依据具体情况实行一定的奖惩制度,给予任务完成的好的工作人员象征性的奖励,同时也能对其他的工作人员以激励。
(二)加强财务管理队伍建设
要加强血站的财务管理首先要加强财务管理队伍建设,提高财务人员的整体素质与岗位责任感。规范财务流程明确财务管理的重要性,首先要提高血站财务人员及其他工作人员的组织性与纪律性,改变其懒散状态。其次提高财务人员的专业素质,需对关键岗位上的人员进行规范化培养,提升其业务能力以适应内控下对财务人员专业素质的要求,必要时也可开展财务内控的知识讲座,增强包括上级领导在内的所有工作人员的财务管理的意识以及积极性。针对在工作中私欲心强道德素养低下的工作人员要加大对其惩罚力度,可在单位内部进行点名批评或将其调于不重要的岗位上。
(三)提高财务报表的真实性
血站为完成采血工作需购买大量的检测试剂以及采血的器材,对于血液的采集必须对血液的质量进行严格把关、层层检查,合格的血液才会被采集入库。血站在对这些器材进行采购时既要保障其安全性还要考虑其成本,因此财务人员的统计入账时应严格校对器材选购的交付日期、价格、数量以及付款方式等等,并对到货凭证数额、质量进行审核,详细记录资金的使用情况,并绘制收支报表以利于财务预算。
三、结束语
构建适合血站具体情况的财务管理体制是血站正常运营以及发挥社会效益的基础,应增强财务内控管理的意识,由领导带头加强财务人员的道德责任感与专业素质,以及构建完善的监督机制保障财务管理的有序进行。在工作中各个血站之间也可相互学习借鉴,引进先进的管理办法,逐步探索以提升血站的财务管理。
参考文献:
[1]刘秋芳,刘庆佩,张斌.血站财务内控管理存在的问题及对策[J].中国卫生产业,2016
[2]曾红梅,张霞,李亚文.血站财务管理中的内部控制问题探析[J].财会学习,2016
摘要:电力企业采购管理系统分析的总体目标就是实现采购、库存管理环节的规范化、系统化和自动化,开展从用户需求到生产、再到供应商的信息共享模式的研究,创建具有统一性和标准性的标准流程,能对电力企业的经营起到积极作用,使采购的增值作用更大化。其中系统的主要模块包括供应商信息管理、采购品信息管理、采购计划管理、采购执行管理模块。供应商信息管理中除了实现基本的对信息的“增”“删”“改”“查”功能外,根据电力企业的特性,可以开发各个分公司的对原材料供应商的评价反馈功能,如原材料的实际使用质量,还有实际的受欢迎程度等;另外在订单管理中,根据不同的角色设置不同的权限,对订单进行不同的操作。 关键词:电力企业;采购;管理系统 1系统任务
(1)供应商信息管理:将供应商信息做详细的分类,完善供应商的评价体系,包括信用体系。同时构建稳定的供应渠道,在供应市场发生变化时做到处变不惊,为供应商提供信息接口,方便供应商与企业的信息对接,及时便捷的沟通双方的需求,提高采购的对外流程的效率。供应商信息的对比功能,可以为系统使用者提供决策辅助,包括对供应商的信用评级,采购送货的反应速度,采购品的质量及使用反馈,报送价格等进行对比。(2)采购品管理:除了对采购品的详细分类之外,能够对采购品进行方便快捷的查询与修改信息之外,主要涉及对采购品的信息反馈功能,各企业一线人员可以对采购品的质量进行实时反馈,以此作为对供应商的重要评价参考标准,对于采购品来说,它的质量信息反馈尤其重要,系统可以在这一点做出提醒管理者的功能。(3)采购计划管理:采购计划可以将各个分公司定的采购需求进行汇总,然后在区域电力部门的统一管理调度下进行集中采购,统筹的采购计划可以将库存降到最低,避免存储过程中的损耗,并且这样有利于电力的阶梯定价,在财务结算上也会提供一定的便利。(4)订单管理:在这个子功能中,首先可以提高采购流程在企业内部的流转效率,采购申请,采购审核,订单创建,订单申请,订单审核,采购品验收入库,采购品定额分配,领导审批,财务签字付款,以上所有流程均可以在系统中实现,大大提高了采购的效率;其次规范物资采购。采购管理信息化,可设置合理权限,超出预算通过,采购预算可以得到有效控制。系统可以设定条件,完成自动选择,避免人为因素的干扰。由于职责清晰,采购节点明确,业务到达哪一步在系统上一目了然,便于追究相关人员责任,显著提高了采购效率。 2业务需求分析 2.1主要业务参与者。(1)原材料申购管理员:主要负责对企业一定时间的原材料用量进行统计,及时的向中心仓库申购这些原材料,同时也负责盘点各企业的一用消耗品,同样走申购流程向中心仓库发出申购请求,并提交企业负责人进行审批,由企业负责人对申购计划签字确认。(2)采购计划专员:对各企业发出的申购计划进行汇总,并录制采购订单,提交采购经理审批,同时提交财务部门对预算进行审批,带审批通过后负责采购经理回返的采购订单。(3)采购经理:采购经理对采购订单进行审核,审核通过后将采购订单下发给采购计划专员。(4)财务主管:对采购订单的预算进行审核并提交财务部经理,采购品到库后,负责各供应商汇款。(5)财务部经理:对已经完成订单预算审核的订单进行签字确认。(6)库管员:对采购品进行出入库管理,整理采购品信息,接受企业对采购品的信息反馈,对采购品做出综合进行评价。 2.2业务主要参与部门职责体系划分。(1)采购部:供应商信息整理,原材料申购计划的汇总分析,采购订单编制,供应商质量审核,采购品质量审核。(2)财务部:对采购预算进行审核,对已完成的采购订单向供应商交付货款。(3)仓储部:对采购品进行管理,对供应商发来的货品进行入库操作,对企业申请的采购品进行配送。 2.3业务流程分析。主要业务流程包括申购计划编制、采购计划编制、采购执行、验收入库、付款等。申购计划由企业申购员根据企业经营情况编制,采购专员进行统一汇总,根据企业情况和库存情况保送仓储部立即配送,或者进行集中采购,如果需要集中采购,就需要编制采购计划,提交财务部审核后,执行采购计划,与供应商协商后生成采购订单,供应商按时发货,由采购部进行验收入库,采购部审核入库单后进行付款,供应商确认后结束本次流程。(1)系统设置。系统设置是系统管理员操作实现系统数据的导入导出,系统数据库的备份与还原,对用户信息进行维护,包括用户信息的录入、删除、查询等,对用户权限进行设置,设置权限后,用户进入系统主技能操作权限内的功能,不能对权限外的功能操作,定期对数据库维护,防止数据库的信息被窃取或者丢失造成重大损失,系统管理员还有对系统中各个界面按钮进行设置,还有查询的过滤条件设置,根据不同的过滤条件可以查询出最符合自己想要的查询内。(2)申购计划编制。申购计划是由企业的申购管理员来发起,申购管理员一般由企业的后勤管理者担任,在企业的原材料缺少的情况下,查看中央仓库的库存情况,如果库存能够满足需要,就由仓储部安排配送,如果不够,则编制申购计划,提交给采购部汇总,采购部根据各企业发来的申购单汇总情况执行下一步工作。主要用例规约包括申购计划编制和库存查询,申购计划编制需要注意的是录入信息是否完整和录入格式是否正确,只有完整的并且格式正确地申购计划单据才能被成功保存。另外库存查询要注意过滤条件的组合运用,才能使查询结果最符合自己的意愿。(3)采购计划编制。采购计划是采购部根据各个企业提交的申购计划汇总,以及中心仓库的仓储情况来编制的,可以参照申购计划来编制,也可以手动进行编制,采购计划编制后需要提交财务部审核。主要用例规约包括申购计划查询和采购计划编制,申购计划的查询需要注意申购计划的编号和名称要正确,否则是不能查询出想要的结果的,另外也要注意是否具备相应的权限;采购计划编制,要保证每一项数据的完整和精确性,根据系统提示按正确格式录入系统。(4)采购方案执行。采购方案执行时采购部在采购计划经过审核之后,确定执行采购方案后,与供应商进行接触,对供应商进行各项指标的评估,包括信用等级,报价,采购品质量,交货是否准时等,然后开始有供应商谈判进行采购订单的编制,最后根据采购订单进行收货付款等。(5)供应商管理。供应商信息管理功能主要是对有关供应商基本信息进行维护,包括单位的编号、名称、地址、联系方式,联系人,经营范围等,另外供应商的评价信息更新是十分重要的,因为这是对供应商进行分类的重要依据,诚信较高的供应商,要注重与其关系维护,建立长期的合作关系,合格供应商要保持评价信息的更新,用来进一步对其分类,不合格的供应商需要终止合作关系的,要及时清算遗留的业务问题,把停止合作关系的供应商信息清除。(6)采购品管理。采购品管理功能主要是仓储部对采购品的相关信息进行维护,主要包括采购品的编号、名称、供应商名称、一般单价等,对采购品的信息录入、删除、更新、查询等都是有仓储部来直接维护,对于采购品的反馈信息,要根据企业经营者根据经营中的实际情况来对反馈信息进行维护。主要用例规约包括采购品信息反馈和采购品信息更新,采购品的信息反馈是此次系统的信息共享的一个重要对象,电力采购的采购品是以客户为导向的,实时的信息反馈可以为采购管理者提供更加全面正确的决策支持。(7)库存管理。库存管理的参与者是库管员,库存管理的主要功能是采购品的入库验收,响应企业的申购请求并及时配送所需采购品,因为电力行业材料的特殊性,一些需要做安全处理的材料需要及时的查验库存数量,做好备注信息,定时查看采购品的安全程度,采购品的入库过程需要库管员的严格检测,确认合格之后,才能入库,验收入库后生成验收入库单据有财务部门审核签字后,给供应商打款。另外需要对企业经营者对采购品在实际经营中根据客户的反馈,要及时地做出更新。采购品入库操作是需要线下入库验收作为基础的,只有线下验收通过后才能编制入库单,并且上传验收凭证文件。 3总结 本论文以电力企业采购系统为背景,针对企业的采购业务流程不规范,供应商信息不完善,采购合同容易出错,采购品库存管理不当等问题重点进行了流程分析。论文围绕采购系统中所遇到的信息共享和推送技术进行探讨,研究了一套具有严格规范的采购流程的信息管理系统。所有的流程都会在系统中留下操作痕迹,所有的数据与文件都可以进行查询,和在相关权限下进行修改,系统可以对接电力企业的整个供应链管理系统,信息、数据可以共享,各部门协同合作,加强信息的交流与共享,是采购业务变成一个增值业务,为企业降低经营成本,创造利润源。最终能为电力企业的采购带来如下有益的改变:(1)在采购系统内加入信息维护,使得企业内部的所有信息可以在整个供应链管理流程中进行共享,实现采购品信息在经营中的实时反馈,供应商在采购业务的表现评价等,提高了公司对于整个采购系统的把控能力,为实现零库存奠定了基础。(2)电力企业的采购管理从以前的单部门采购,在系统中采用了集中采购策略,由各个分公司根据各自经营状况进行申购,由采购部统一管理,集中采购,再由中央仓库进行货物配送,将采购流程简化到极致,很大程度上降低了库存,减少损耗,提高周转率,降低资金占用。 参考文献: [1]张迎莹.电力企业集中采购管理策略优化研究[J].国网技术学院学报,2020(3). [2]顾三林.电力企业物资采购计划管理对生产及采购成本的影响[J].通讯世界,2020,027(002):215-216. [3]范明波,沈兆飞,齐光才.海外EPC电站项目全流程采购设备质量管控[J].中国物流与采购,2020. [4]王颖.基于物联网技术的电力工程资产全周期管理[J].内蒙古电力技术,2020,038(001):59-62. 作者:李国栋 郭卫星 单位:中国电建市政建设集团有限公司 天津生态城建设投资有限公司
1.1项目管理
1.1.1纵向项目管理
纵向项目是指从国家、部委、省(市)政府等拨款资助的研究项目.系统的纵向项目管理主要包括立项登记、过程管理、项目变更管理、结题管理等.由于科研人员需要在各级政府科研管理部门的不同系统中申请纵向项目,因此无需在本系统申报.获得政府批准立项的项目需要在本系统中立项登记,纳入学校科研管理流程.纵向项目信息录入采用个人登记—院系审核—科研院/文科处审核的流程.也允许院系或科研院/文科处直接录入立项登记信息.
1.1.2横向项目管理
横向项目是指学校与企业合作的项目.系统的横向项目管理主要包括立项登记、结题管理等.横向项目管理的特点是要记录比较丰富的委托单位(甲方)信息,系统满足了对甲方单位信息的规范性、完整性要求.横向项目信息录入采用与纵向项目管理相同的流程.
1.1.3校级项目管理
校级项目的管理流程与纵向项目类似,所不同的是增加了申报流程.校级项目申报采用在线填写申报书的模式,通过OFFICE控件以及申报书的预先配置,减少了教师录入信息的量,科研院/文科处可以同时收集到可供统计的校级项目信息和WORD申报书材料.通过专家评审模块,可以邀请校内外专家开展项目申请书的评审工作.被批准的项目,其申报信息直接纳入立项登记,无需重复填写。
1.1.4项目预算管理
科研人员在填写项目信息时,可以一并填写项目预算,通过学校数据交换平台将预算信息连同项目信息同步到财务系统中.
1.2科研经费管理
科研经费管理是科研管理的核心任务之一,其主要内容包括登记项目预算,到款经费的确认、分配与统计,各项管理费的提取、预算执行进度管理等.经费管理流程通过数据交换平台与财务系统实时交互.针对交大科研经费管理的复杂性需求,项目经费管理做了如下流程规范:(1)科研院/文科处可以灵活地设置项目类别、不同学院的经费分配比例;(2)财务系统每天将最新的到款信息同步到科研系统中,供科研人员认领和查询;(3)科研人员在线认领项目经费,只需把来款与本人负责的项目关联即可;(4)院系科研秘书可在线审核认领项目经费,保障数据的真实性、准确性;(5)科研院/文科处可以对认领的到帐信息进行经费的分配;(6)科研院/文科处可以打印出经费分配单或分配表,经费认领数据同步至财务系统;(7)系统实现了项目管理费退免/减免申请、经费校内转账审批等科研业务审批流程.
1.3科研成果管理
科研成果管理包括论文、著作、获奖、技术标准和专利等的管理.系统支持期刊库的管理,方便教师准确地找到论文的期刊信息,方便学校对论文等级的评定.交大使用专利事务所的软件管理专利,为使科研管理系统也能实现对专利的管理,系统实现了强大的EXCEL数据导入功能,能根据导入数据的单位、成员姓名等信息,匹配校内单位人员信息,极大地减少了录入工作量.并且对于国内专利、国际专利、PCT专利、软件著作权开发了不同的管理功能.系统还增加了技术标准管理模块.各类成果都能够关联到作者的科研项目上,方便科研项目的结题管理.
1.4科研基地管理
科研基地指国家(省)级重点实验室、工程研究中心等科研机构.基地管理不仅包含基地相关的科研项目和成果信息,对基地的人、财、物和研究方向等都存在管理需求.本系统实现了对科研基地成员、资源、项目、成果的管理,可以从科研项目、成果模块直接采纳基地成员参与的项目和成果,自动生成基地年报.
1.5查询与统计
在系统的所有管理业务模块都建立了查询功能,还单独设置了主课题查询、子课题查询、科研详情查询等满足不同用户需要的查询模块.例如,科研详情查询满足科研人员查询本人全部科研信息的需求,把个人的科研项目、成果、经费等信息整合在一起.科研统计作为科研管理部门定期开展的工作,是为学校科研决策提供支撑的一项重要工作.通过系统的科研统计功能,不仅方便管理员简单地自定义报表,还可以设置常用报表筛选条件,保存设置条件后,今后需要时只需要选择已保存的条件即能生成需要的报表.
1.6系统权限管理
系统设计了数据管理权限-菜单管理权限-子分类(例如项目类别)管理权限三层权限架构,满足不同的权限管理需求,方便科研院管理员对权限的设置.
2系统创新点
2.1科研与财务一体化
通过学校既有的数据交换平台,打通了科研项目-财务经费管理之间的信息孤岛,加强科研经费预算管理,重构科研经费管理流程,实现了科研项目经费管理的一体化,切实方便教师和管理部门.在管理制度和管理体制上,学校研究制订了“科研经费管理办法”,建立了科研经费管理的专门机构和专职岗位,提供编制项目预算、办理到款经费、经费使用过程监督和决算编制与审核等全过程服务.在信息系统中,重新设计并实现新的科研经费管理流程,通过学校数据交换体系,新建或重建财务系统和科研系统中的相关功能模块,保障科研经费管理相关数据的交换、共享和业务协同。
2.2校级项目在线申报
从2009年开始,教育部、财政部在中央高校全面推广了高校基本科研业务费制度,用于支持高校的自主科技创新.基本科研业务费已经成为中央高校稳定的政府资助非竞争性科研经费的来源,在学校科研总量中所占的地位越来越重要.教师通过申请基本科研业务费开展的科研项目在系统中称为校级项目.为了鼓励青年教师及附属医院医务人员投入科研工作,交大开展了各类校级项目的申报工作,针对校级项目的申报流程系统做了一些创新.校级项目由科研院管理整个流程.项目申报是项目管理的起始点,申报方式既要在数据库中采集到有用的数据,又要生成方便阅读的Word文件,还要让青年教师熟悉纵向项目申报方式,交大采用了类似政府纵向项目申报的模式.既可以填写详细的项目数据,也能将申报书通过线上提交.通过采购一套成熟的Office控件,预先将校级项目的申报书模板配置到系统中,并将基本信息中的字段内容配置到该模板上,科研人员填写完整的项目基本信息后,大部分的项目信息都会直接出现于在线申报书上,包括了成员、预算等扩展表内容.完善申报书上其他信息后,即可提交审核.实现了项目信息的入库、申报书生成提交的统一.
2.3专家评审管理
校级项目是否通过立项,需要校内外专家进行评审,系统开发了在线专家评审功能.首先,丰富了专家库的信息,通过增加专家信息,方便将专家通过校内/外、不同领域、不同研究方向进行划分;其次,在遴选专家方式上,既可以通过领域选择专家,也可以在设定专家数量后随机遴选,达到公平的目的.最后,通过邮件将申报书等材料发送专家,专家只需要通过邮件内的链接,即可登录系统进行评审.评审的结果,可以在科研院管理员的页面进行统计和展示.如果专家比较忙,评审较慢,系统还支持邮件催办功能.
2.4科研机构管理
在数字大学整体架构中,交大按照国家标准GB/T29808《高等学校管理信息》中规定的TB02标准集“校内单位基本数据类”的要求统一管理校内组织机构,建立了包括院系部处、附属医院、国家重点实验室等科研基地在内的组织机构树.该组织机构树通过SOA架构分发到科研系统中.然而,学校的科研管理业务与其他管理业务一样是复杂的,并不是所有部门在科研系统中都完全按照组织树进行管理.因此,我们设计了一个解决方案,通过在已经分发到科研系统中的组织机构树筛选出学院级的科研机构,避免了大量不进行科研活动的单位在系统中出现,同时也解决了某些挂靠学院的机构按学院同等级别进行科研管理的需要.校内科研人员可以通过学校统一身份认证服务登录科研系统.而对于尚未纳入统一身份管理的校外人员(如附属医院医生、已参与科研活动但尚在办理进校手续的人员),在系统中增加了校外人员维护模块.添加附属医院管理员账号后,附属医院管理员可以维护本院科研人员的登录账号.通过校内统一身份认证和系统后台认证的两种模式,满足校内外人员登录系统的需求.
3建设效果
交大科研管理信息系统已存储了1988年至今的全部科研项目,以及科研成果和其他科研信息,通过系统在科研管理中的实际应用,系统已新生成了28000多个项目、15000多条成果数据.系统的成功应用,有效地改善了科研经费管理工作,推进了科研项目管理的科学化、制度化和标准化,提高了科研管理和服务的效率.
4结束语
关键词:科技期刊;出版伦理;出版相关者;伦理治理;伦理责任
作者、出版相关者(编委会、编辑、同行评议人、媒体传播、期刊评价及媒体评价)与出版机构共同参与出版活动,在出版活动的链条中,互为影响,互有责任。出版活动中的伦理涉及作者开展科学研究、论文写作及发表()、信息传播、期刊评价等过程,完整的出版伦理学规范和准则应该关照到出版机构、作者、编委会成员、编辑、审稿人、传播者、期刊及媒体评价等各方各类行为。国际上,经过多年的实践积累,已经形成了行业学会和出版机构不同层面的出版伦理规范。比如,在2017年11月,国际出版伦理委员会(COPE)整合《期刊编辑行为准则和最佳实践指南》和《期刊出版商行为准则与最佳实践》推出了新的“核心实践”(CorePractices)[1],指导和帮助出版商、研究机构、期刊等多方出版相关者共同维护和促进学术诚信。大多数国际出版机构也制定有自己的出版商指南,如Elsevier制定的《出版伦理》(PublishingEthics)[2]、JohnWiley&Sons制定的《科研诚信和出版道德最佳实践指南》(BestPracticeGuidelinesonResearchInteg-rityandPublishingEthics)[3],均对自己期刊的出版行为进行了伦理规范。国内已有大量有关作者伦理方面的编辑学研究文献发表,关注作者的学术诚信与学术不端、关注生物医学期刊涉及人的研究伦理审查等方面的问题。例如,李玉乐等[4]分析文献发现,近10多年来国内出版伦理研究的热点主要为学术不端行为的原因分析、防范学术不端行为的策略与建议、对出版伦理的思考与建议、科技期刊存在的出版伦理问题等。但国内有关出版伦理的研究对于出版机构、除作者外的出版相关者(编委会、编辑、同行评议人、媒体传播、期刊及媒体评价等)的关注和实践不多。作者也是出版相关者,鉴于已有大量研究关注作者层面,本文所涉及的出版相关者不包含作者。国家新闻出版署于2019年5月29日的CY/T174—2019《学术出版规范期刊学术不端行为界定》提出了审稿专家和编辑者的学术不端[5]。国内科技期刊出版机构和编辑在今后的理论研究和出版实践中,除科研规范、伦理审批、作者署名外,应加强对整个出版领域同行评议、版权管理、利益冲突、信息传播、期刊评价等更多相关内容的关注[4]。鉴于编委会多由期刊的学术领域相关的顶尖科研人员组成,他们既是作者、读者、审稿人,或作为单本期刊的学术领导者参与期刊出版机构的部分管理性质的决策性工作,或带领编辑做一些出版环节中的终审工作,编委会专家个人的角色存在多元交叉和转换,涵盖在其他出版相关者不同角色中,本文不再单独表述。以下从不同角度探讨科技期刊出版机构及各相关角色的伦理责任。
1出版机构的责任
1.1发表优质学术内容。《关于深化改革培育世界一流科技期刊的意见》指出,科技期刊传承人类文明,荟萃科学发现,引领科技发展,直接体现国家科技竞争力和文化软实力[6]。科技期刊在传播创新成果、推动学术交流、培养科技人才方面发挥着重要的作用。因此,出版机构应该:1)强化使命担当和社会责任,对社会发展做出积极的贡献。期刊的出版应该以发表和传播精品内容为己任,不断推进期刊成为本学科领域内最优秀的期刊。2)避免发表粗制滥造的低劣信息,避免单纯以满足为目的来获取收入的逐利行为。SCI指挥棒造成的发表要求,大量到国外的期刊上,很多“掠夺性期刊”或巨型OA期刊掠夺性现象应运而生[7]。这些期刊利用科研工作者的压力,或通过电子邮件寻找目标,或通过中介机构向作者推介期刊,作者时需支付高额论文处理费(APC)。无论是否严格进行同行评议,这些期刊多数在网站上都声明其遵循了国际同行评议标准,对论文进行了同行评议。2020年2月,科技部的《关于破除科技论文中“唯论文”不良导向的若干措施(试行)》中宣布:“完善学术期刊预警机制,定期国内和国际学术期刊的预警名单。”[8]12月,中国科学院文献情报中心《国际期刊预警名单(试行)》,通过综合评判期刊载文量、作者国际化程度、拒稿率、APC、期刊超越指数、自引率、撤稿信息等,列举了具备风险特征、具有潜在质量问题的学术期刊[9]。“掠夺性”期刊还催生了工厂的产生。“掠夺性”期刊和巨型OA期刊的掠夺现象需要通过行业治理、社会监督,不断促进优胜劣汰,改变低质量期刊滥发论文的局面。国际上,多个学会或出版平台如ALPSP、DOAJ、INASP、ISSN、LIBER、OASPA、STM、UKSG和出版商联手创建了网站ThinkCheckSubmit,帮助作者识别“掠夺性”期刊。同样,中文“掠夺性”期刊是抛弃学术期刊质量性(学术质量、编辑质量、出版质量)、公正性、导向性办刊原则,忘记了学术期刊初心,纯粹以掠夺作者稿件处理费为目的的期刊[10]。国内相关管理部门、行业学会应该进一步加强治理,帮助作者识别“掠夺性”期刊网站,甚至期刊假网站或“”网站。3)避免为追求影响因子的不当自引或联盟引用,杜绝为追求经济利益或评价指标的各类不端行为。
1.2注重学术、文字质量和传播质量。学术期刊内容为王,除了学术内容质量,文字质量和传播质量也是优秀出版物的重要标志。高质量的出版物读起来行云流水,给人耳目清新的感觉。国际期刊出版经验表明:1)出版机构应具备完整的编辑手册,指导和培训编辑以科学的精神认真进行文字加工,保证科学语言表述的严谨性,避免表述的冗余和杂芜;2)期刊出版机构还应该建立出刊后自审、年度审读等审查机制,文字质量奖惩措施,保证和加强期刊的文字质量不断提升;3)精美的构图、新颖的封面、高品质的印刷和装帧都是构成优秀出版物的重要元素,多数一流的期刊都有一流的封面创意,配合重点文章传播的短视频、网站头图等增强论文传播的设计[11]。这些方面,国内科技期刊值得进一步学习和尝试,加强探索。
1.3提升效率,快速出版传播。让优秀的成果最先、广为传播,既是作者的心愿,也是出版者重要的责任。开设病毒肺炎(COVID-19)优秀科研成果学术交流平台,是中华医学会杂志社对优先出版能力的一次应急实战,对适应优先出版而优化的同行评议、编辑加工、生产制作、上线等流程的一次全面的演练,对各种管理制度的科学性、完备性进行了全面检验。2020年疫情初期的统计数字表明,文章从投稿到网上,平均用时6.2d,与国外知名出版平台相差无几。不同于国外预印本未经同行评议上线,中华医学会杂志社平台的所有论文均经过严格的同行评议。刊出时滞大幅度缩减,缩小了与国外期刊的差异,吸引了国内一批优秀科研论文首选在国内优秀期刊平台投稿和优先出版。作者十分重视论文首发确权时间、发表流程时长、平台的影响力及传播力,因此,加速期刊出版的数字化转型,建设有影响力的优先平台,就能吸引优质稿件回流,让更多优秀论文“写在祖国的大地上”[12]。出版效率是信息传播力和期刊服务能力的重要指标。《美国科学院院刊》(PNAS)2019年停止纸刊订阅,2021年转向持续出版模式(优先出版与正式出版整合为一次在线发表)。文章完成同行评议和文字编辑立即在线发表,研究人员可更快地发现和引用研究成果。中华医学会杂志社自2020年12月推出“优秀科研成果优先发表平台”,正是考虑在确保学术质量的前提下,优化稿件审核和出版流程,大力压缩各流程时滞,提高出版效率,构建快速交流的学术交流生态系统服务作者[12]。国内平台需要加强对国际标准化技术的学习与应用,通过国际通行的标准化技术支撑,加强数据的多平台交割、共享、互联,提升信息的快速传播能力,增强国际显示度和国际影响力[13]。
1.4全面的政策声明和管理制度。1)期刊出版机构管理制度应面向关联的各方,明确责任和权力的边界。内部出版管理制度主要面向编辑和出版人员,应实现编辑与经营分开,保证编辑独立。2)政策声明面向读者、作者、审稿人,其为科学出版的核心精神应该是一致的,编辑出版决策中公平、公正、开放、透明地对待每一位作者和每一篇稿件,重视阴性结果和负面成果的客观发表,鼓励交流与争鸣,保障作者权益。3)每本期刊创刊时都有明确的宗旨与目标,期刊应按既定方向制定出版定位与政策,向作者提供完整、翔实、清晰的投稿指南和常见问题说明,包括期刊的出版周期、接受的内容范围、写作规范、同行评审方式、稿件决策流程与标准、科研伦理及利益冲突表述与审查机制、版权与复制使用规则、数据共享机制、申诉与复议机制、勘误或撤稿程序、优质稿件绿色通道、必要的免责声明等。国内科技期刊在撤稿方面总体不够规范,或视而不见,或淡化处之,或网站一删了之。4)遵循论文缴存政策和数据支撑存储规定,规范提供数据,约定数据使用规则。5)对侵害作者、出版机构、期刊权益的行为严谨核实,妥善处理。包括侵犯他刊版权、一稿多投、不合理撤稿等行为。6)在更广义领域上,期刊出版机构的责任还体现在如下方面:对作者、审稿人、编辑的科学出版工作进行合理评估和评价,对发挥的积极作用予以对认可和致谢。创建学术共同体、学术交流社区等探讨文章科学价值的平台,举办学术交流活动。7)认真研究新兴技术,向编辑和审稿人提供必要的工具,助推智能辅助、科学评价、开放科学等新理念的实现。目前,一些公司利用人工智能技术辅助科学出版。例如丹麦高科技公司UNSILO利用基于人工智能“无监督概念提取”技术来分析稿件,提取结论与要点,总结研究内容,帮助编辑或审稿人做出决定[14]。8)期刊出版机构还应建好一体化出版平台,提升出版效率和展示效果。为体现社会责任和担当,应做好科学传播,积极开展科学普及。
2编辑的责任
2.1承担出版机构的责任。作为出版机构工作人员的编辑,通过工作合同服务和服从于出版机构,在某种意义上代表机构行使职权。编辑应遵守工作合同中约定的条款和指导方针,代表出版机构严格履行出版机构声明中承诺的出版、财务、版权、传播等方面的责任。对出版行为中的各种情况尽到合理注意和必要提醒,比如作者引用第三方图表是否涉及第三方版权,注意获得许可后合理引用;论文出版过程版权合同的合理签署与内容合法传播使用等。除承担出版机构的责任外,编辑直接面向作者、读者和审稿人,又有其特殊的个体责任。
2.2面向作者的责任。1)面向作者和稿件,编辑需要初步审核作者身份和稿件是否存在学术不端。在稿件审理和发表阶段,编辑应对涉及人的研究进行严格伦理审查、关注基金标注的规范化避免潜在的利益冲突[15]、进行高效的同行评审、提出建设性的修改意见、高质量的文字加工、合理安排出版时效、认真对待作者提出的申诉、客观对待阴性结果和负面成果、积极开展学术争鸣。2)在工作中时刻以作者利益为先,注重原创成果的首发确权。2008年,南京大学生命科学学院院长张辰宇向《Nature》投稿,《Nature》编辑要求修改,但同期有与该文结果部分相似的文章在《ProceedingsoftheNationalAcademyofSciencesoftheUnitedStatesofAmerica》发表,如果修改后再审将导致后续发表时间较晚,张辰宇的原创工作可能永远无法得到承认。他带着《Nature》审稿意见改投《CellResearch》。收稿后,李党生主编带领编辑团队48h内审稿完毕,决定修改后立刻发表。该研究在生命科学中开辟了“细胞外RNA”的新领域[16]。3)避免侵害作者利益,审稿中保护作者的隐私和稿件信息,加强对审稿人的培训,避免审稿人在审稿中泄露或不合理使用信息,避免审稿延误时间。发表中保证作者学术研究成果的完整性。
2.3面向读者的责任。1)保证学术质量,严谨执行审稿制度,对拟发表的内容优中选优,为读者提供最有价值的信息。2)做好科学传播。科学传播中的内容会给不同维度读者多样的学习角度。认真审核并明确标识出版中涉及的作者信息、基金支持信息、利益冲突声明等信息。注意标明信息的版本和的时间节点,利于读者对溯源[11]。3)积极开展公众科普,让科学信息发挥最大的作用。4)在新媒体平台的传播中,注重学术文章向科普转化中的内容多重审核。社交媒体时代,价值观多元化快速表达成为必然。在追求信息快速传播的情境下,要特别注意突发事件中媒体的社会责任,重视保证学术质量的措施。顶级期刊也难免因为数据审核不严格造成撤稿事件[11]。正如生物伦理学家Turner指出:急于发表COVID-19相关论文暴露出欠缺严谨性,影响到“学术金字塔顶端的精英期刊”[17]。
2.4面向审稿人的责任。1)与出版机构和编委会共同制定审稿指南、审稿模式和具体要求,开展好审稿和终审工作。2)建好审稿人数据库,详细分类;管理审稿人,有针对性分配稿件,审稿数量合理;确保审稿人明确潜在的利益冲突,避免评审偏见;定期催审,警示审稿时间过长的审稿人,无原因的拖延审稿既是对编辑部的不负责任,也是对作者的不负责任。3)积极发现、培育审稿人。定期开展审稿人培训,介绍科学评价(手段、方法、经验)的进展,坚持保密原则,避免审稿人不合理利用稿件相关信息。4)在当下的学术生态中,存在着作者推荐伪造审稿人和操控审稿现象,这是编辑千方百计防范却终有疏漏的。编辑应尽到核实作者推荐的审稿人的责任,避免出现某些中介机构或不良作者钻编辑失察的空子。5)做好审稿人与作者之间的桥梁,及时、准确、全面地向作者转达合理的审稿意见,组织好涉及争议问题的往来沟通及答复。
3审稿人的责任
审稿既是荣誉性工作,又是甘当人梯的奉献性工作。审稿人在审稿中理应负责任、讲信誉、多贡献。
3.1对作者的责任。审稿人由编委会成员和更广泛的学术共同体人员担任,在审稿过程中应秉持科学、公正精神,客观、全面、准确地评价论文的原创性、科学性、先进性、准确性、简洁性,并合理判定刊用与否,认真提出修改意见,及时反馈给编辑部。如有可能,审稿人审稿过程中应加强对稿件的修(删)改,指导作者修改文稿,提高作者的写作水平。应避免有意无意地带有个人色彩的非理性评价,还应严格遵守保密纪律。曾报道过审稿人违规的案例:WillamBoden博士课题组历时7年完成COURAGE研究,指出药物与支架治疗心绞痛在死亡率和心脏病发作方面无明显区别,论文投稿到《新英格兰医学杂志》,稿件提交给美国心血管研究基金会专家MartinLeon审阅,但在前,他在一个研讨会上公开批评COURAGE研究。这显然违反了保密原则和Ingelfinger法则[18],因此,《新英格兰医学杂志》作出了5年内禁止他向该杂志投评述和综述类文章,并禁止他评审他人论文。
3.2对编辑的责任。1)在审稿过程中,应积极快速回应编辑的审稿邀约,尽快按照审稿时间完成审稿。如因时间或专业不符等原因不能审稿,应尽早告知编辑部。避免拒绝审稿或邀约无回应、拖延审稿、无效审稿等知识隐藏行为[19]。专业方向不匹配时,尽量向编辑部提供合适的审稿人建议,帮助选择到更合适的审稿人。2)审稿过程中除遵守保密原则外,也要注意稿件、作者或作者所在机构与审稿人有无潜在的个人或财务利益冲突,如有则应回避。3)审稿务求客观、详尽,意见具有建设性,帮助作者提升文章质量。如在审稿过程中发现一稿多投或剽窃等其他学术不端行为,应尽快告知编辑部。
4媒体传播者,期刊、媒体评价者的责任
媒体传播包括网站及不同新媒体渠道的展现、转载或引用。媒体传播者的责任主要包括:1)信息展现规范。任何一个环节均应确保分类标引数据表述的准确性。2)准确勘误可溯源。网站进行文章内容的信息更正时,要保留原始错误版本及更正的新版本,新旧版本进行关联。3)转载务求确切。有些期刊在转载其他期刊发表的文章后,不在显著位置标明转载来源,不使用原文献的DOI。转载期刊的文章上线时间节点在后,当2篇同样的文献在数据库中存在时,检索时后上线文章会因时间排序在前,造成转载文献的引用比原期刊发表的文献引用次数还多。在这样的例子中,转载期刊有责任,数据库也应尽到必要的审查和修正责任。4)表达关注与规范撤稿。必要时可对某些有争议的文章表示关注。有些期刊网站或数据库平台,在撤稿时把稿件直接下线了事。规范的做法应该永久保留被撤的文章,在显著位置标明撤稿字样。5)新媒体传播过程中,应避免“隐含作者”的价值扭曲,避免新媒体语境“对话”中的媚俗趋向,避免多媒体“超文本”变异带来的伦理失范,对此应加强审查和监督[20]。期刊评价者或媒体评价者会对期刊的地位带来重要的影响,因此,期刊评价机构应该尽可能地形成科学的评价办法,公正评价。在期刊评价中,要避免方法的偏倚带来期刊是否被收录的不良的影响,不同的分类势必对杂志的排名造成影响。例如,在《中国科技期刊引证报告(核心版)》中,《中华检验医学杂志》分类于临床诊断学类期刊,而在《中文核心期刊要目总览》中,检验类杂志与护理类杂志、部分影像杂志,以及康复、急诊、疼痛等杂志分类在一起,虽同属临床医学类期刊,检验医学与外科学、内科学等同属医学的一级学科分类,但检验医学期刊不具有可比性。学术期刊发展已有很多新的变化,数据增强、多元传播、开放获取,调整期刊的评价方式以及社交媒体传播角度的评价显得很有必要。应改变传统的主要基于文献引用计算影响因子方式,全面反映期刊的影响力和价值。“以刊评文”或“以刊评人”的评价指标导向对科研方向的选择有很大影响,会造成作者避害趋利。新的期刊评价指标和社会媒体评价指标,应更加多元和客观地评价期刊的内容及其发挥的作用[21]。