【摘要】档案管理是政府采购工作的重点。政府采购工作内容较为繁杂，需要大量的人力，在档案管理方面常存在不足。本文分析了政府采购管理工作的意义及存在的问题，并提出了解决对策，以供业界同人参考。
【关键词】政府采购；档案管理
政府采购亦称公共采购，通常指各级政府部门及所属的机构，为顺利开展工作，在政府财政部门与社会公众监督的背景下，以国家法定的程序、方法和方式采购货物、工程和服务的过程。政府采购档案是采购工作期间的书面见证、记录，能直接展现出政府机构采购工作的过程，记录采购过程的决策行为，为后续政府开展其他工作提供一定的依据与参考。然而，当前政府采购档案管理工作仍存在不足之处，需要政府部门加强对采购档案管理的重视，制定针对性的解决措施，不断提高档案管理成效。
政府采购档案管理的意义
详细记录采购活动
政府采购工作遵循公正、公开、公平原则，通常以招标方式组织实施，发挥其促进廉政建设、维护社会与国家公共利益、保护采购人员合法权益等作用。政府采购档案的真实性、完整性以及系统性会在一定程度上影响政府采购工作的施行，也直接反映政府采购水平的高低。从宏观视角看，政府采购档案管理不仅能给委托单位保存、提供采购的数据资料，还能为政府相关部门提供更加便捷的参考材料，以作出更科学的决策，推进经济建设；从微观视角看，政府采购档案管理能为政府职员提供帮助，是政府职员提高自身职业素质的重要途径。
有效降低采购风险
高效、完善的政府采购档案管理工作能规范采购工作流程，有效降低采购期间的风险，减少与防范法律责任问题。在政府采购活动中，可能出现质疑、投诉等问题。通过开展政府采购档案管理工作，不仅能为采购问题提供完整、具体的资料信息，还能当作问题解决的主要证据，厘清法律责任，在一定程度上降低了司法成本。
政府采购档案管理工作中存在的问题
缺少专业人员，管理意识薄弱
目前，政府采购档案管理因缺少专业人员、管理意识薄弱等，很难保证档案管理的有效性。一方面，许多采购人未认识到采购工作档案管理的价值，没有配备高素质的专业档案管理人员，使得档案管理效果不佳。虽然部分单位设立了采购档案管理职位，但真正任职的人员往往缺少充足的采购档案管理经验，无法满足采购档案管理的实际需求。另一方面，部分采购人没有设置专门的档案橱柜、库房，导致采购档案难以得到及时的装订和整理，易出现损坏、丢失等情况。另外，对于采购档案的归纳，档案管理人员的工作不细致，如未一并收集开评标的质疑投诉资料、音像资料等，影响了政府采购监督工作的有序开展。
管理手段落后，忽略信息化建设
信息化时代的到来，对政府采购工作提出了新的需求和更高要求。若要保证采购工作的顺利实行，需要采取现代化的档案管理手段。然而，就目前政府采购档案管理而言，部分采购人仍采取传统管理模式，影响了采购工作的效率，浪费了大量财力、物力和人力，不利于政府采购档案管理工作的高效开展。财政部出台的《政府采购机构管理暂行办法》中提出，采购文件可通过电子档案的形式存储，在一些地区，该项要求尚未得到有效落实。实际生活中，我国政府采购档案在信息化建设中仍存在一定不足，较为滞后，难以实现采购档案信息共享的目的。
管理保密性不强，收集时间长
政府采购档案是机密类文档，若档案信息出现泄密，会导致诸多问题。目前，政府采购档案管理最为明显的问题便是保密性不强。实际工作中，采购机构在评标时因泄密而被起诉的现象屡见不鲜，在社会中引发了较大议论，影响了采购档案管理的成效。同时，部分采购人由于缺少相关的制度规范，采购文件资料收集时间过长，存在采购档案缺失、档案资料不完整等问题，不利于提升采购档案管理质量。
政府采购档案管理工作的对策
组建专业队伍，增强管理意识
为提高政府采购档案管理工作的成效，采购人需要组建专业的采购档案管理队伍，不断提高人员的综合素质，增强采购档案管理意识。首先，需重视优秀人才的培养与招聘，通过面向社会公开招聘或与高校合作交流等形式，遴选更多的优秀人才，满足采购档案管理的实际需求。做好对采购人员和采购档案管理人员的培训工作，利用外出进修和在职学习等，帮助人员掌握现代化的采购档案管理技术与管理理念，积累更多的档案管理工作经验。同时，还要加强采购档案管理人员的职业道德教育，培养其爱岗敬业的精神与责任感，从而保障采购档案管理工作的顺利实行。其次，对于采购领导人员缺少档案采购档案管理意识的问题，需加大采购档案管理工作重要性的宣传力度，使领导人员将采购档案管理工作纳入主要议事的日程中，并在财力资源、物力资源和人力资源等方面投入一定的资金，促进档案管理工作的全面展开。最后，着重监督采购档案管理人员学习管理技术，掌握与了解《政府采购法》《档案法》的相关内容，树立正确、科学的法治观念，确保采购档案管理工作的法治化、科学化发展。
更新管理手段，加强信息化建设
当前社会已步入互联网时代，加强政府采购档案管理的信息化建设是时展的必然趋势。目前，信息技术被广泛应用到各个行业领域，推进了行业的进步与发展。在政府采购档案管理工作中，引进信息技术，打造信息化的采购档案管理体系，不仅能实现采购管理的网络化、数字化与智能化发展，还能弥补传统采购档案管理的不足。为此，采购人应基于现有的档案管理体系，灵活运用信息技术和新型档案管理理念，改革原有的采购档案管理结构，积极开发档案信息资源，最大限度地发挥采购档案信息的作用，实现采购档案信息的统一集中管理，进一步提升采购档案管理的质量与效率。另外，政府采购档案工作的开展还需注重软件与硬件的建设，通过建立专门的档案室，购置装订机、打印机、计算机、打码机、档案数字化管理软件等，突出采购档案管理信息化的优势作用，有效共享档案信息资源，保证采购档案管理的成效。在此期间，采购档案室的建立要满足防火、防高温、防尘、防虫、防光、防潮、防盗等要求，确保采购档案信息的安全性。
注重保密管理，节约收集时间
在政府采购档案管理中，需要加强采购文件与采购资料的保密工作，通过分类立卷储存的形式，节约采购文件的收集与整理时间，保证文件资料收集的完整性。首先，档案管理人员要按照规定的管理制度存储文档，重视采购档案信息的安全性与保密性，避免因档案改动、损坏等因素影响档案的真实性。在招投标文件管理中，由于此类文件内容相对特殊，所以在储存时，若未得到有关人员的认可，档案管理人员不可私自开封文件或公开文件。其次，政府采购活动是较为复杂的活动，在采购档案管理工作中，通常会产生大量的原始资料，若档案管理人员未及时整理与分类，可能会影响政府工作的顺利进行。我国法律明确规定了采购文件是由采购预算、招投标文件、采购过程相关记录等内容组成，因而在开展采购档案管理工作时，要根据采购文件的类型进行储存，按照采购文件的先后顺序进行整理，确保文件的完整性与连贯性。
完善管理制度，重视检查监督
在政府采购档案管理工作中，需及时制定健全的管理制度，加强对采购文件管理的检查监督，保证采购档案管理的有效性与安全性。管理制度是档案管理工作顺利开展的前提。采购人要从以下3个方面完善管理制度：一是制定采购档案的借阅制度。对于已整理归纳好的采购档案文件，若没有相关领导的允许与批准，不得私自查阅或借阅。若是由于自身工作原因，需借阅、查询采购档案信息，那么借阅者需通过填申请表、写申请书等形式详细说明自己所借档案信息的日期、数量、名称以及档案的保管方法和具体原因，上交至领导审核，通过后才能前往档案室借阅文件。在此期间，商业类的机密投标文件不可随意借阅，避免泄露政府的机密文件。二是要以完整的规章制度规范采购档案信息，明确规定资料的收集、保存、分类、归档、利用等流程，根据具体的采购方式制定采购档案管理的模板，统一归档相关信息内容，达到借阅有规定、归档有范围的目的，从细节处确保档案工作的规范性与制度化。三是采购人应将采购档案管理纳入内部考核中，每月对比采购项目情况和具体标准清点、验收项目档案装订的归档信息，做到季度通报、每月考核，强化对管理工作的监督，使有关人员能明确采购档案管理的重要性，避免出现归档不及时、不完整的情况。
规范档案信息，健全管理体系
政府采购档案管理人员在建档时，需要确保书写字迹的清晰、可辨识，要注意对不规范文档进行及时处理，确保采购档案的完整性。资料归档后，不允许随意修改或变更。在采购档案借用期间，不能在档案资料上进行折页、划线、圈点等标记，保证档案信息的有效性与全面性。在采购档案管理工作期间，采购人还要选择专门的工作人员，详细记录采购档案管理的过程及政府的采购决策、采购活动内容，并将收集好的政府采购档案，按照档案的特征或时间顺序进行合理编排、分类及管理，避免不良因素破坏采购档案信息，提升采购档案信息的使用年限与利用效率。此外，政府采购活动各环节的负责人员在完成工作后，也应主动将项目资料信息交接给档案管理人员，由专人负责资料建档。
结语
综上所述，政府采购档案管理工作不仅能降低政府采购风险，还能提升采购工作效率。目前，政府采购档案管理尚存在缺少专业人员、管理手段滞后、管理保密性不强等问题，影响了采购档案管理成效。对此，采购人需高度重视采购档案管理工作，及时组建高素质的档案管理团队，提高人员素养；更新档案管理手段，注重信息化建设；制定完善的管理制度，节约档案收集时间，保证档案信息的保密性、完整性，使政府档案采购管理真正发挥应有的作用。
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作者:王岩 单位:德惠市财政局采购中心
