职业院校财务内部控制存在的问题研究

2022-09-21 16:46:46 来源:写作指导

职业院校财务内部控制存在的问题研究

摘要:近年来,随着办学规模的逐步扩大,作为经费由财政全额核拨的公办职业院校,其内部管理难度逐步加大,为了响应国家财政部的号召,全面推进包括职业院校在内的行政事业单位加强内部控制建设,投入了大量财力物力人力并聘请第三方专业机构建立符合学院实际的内部控制制度体系。但由于现阶段职业院校办学模式日趋国际化、多元化,财务资源的严重不匹配,导致内控管理方面仍旧存在诸多问题。本文通过分析目前职业院校财务内部控制的现状和存在的问题,进一步明确关键控制节点和风险评估要求,为完善职业院校财务内部控制提出改进对策,以期实现职业院校科学化、高效化发展。

关键词:职业院校;财务管理;内部控制;对策

随着国家对职业教育越来越重视,我国职业教育事业实现了快速发展。职业院校作为职业教育的孵化基地,着力于为社会培养中高级技能型人才,在促进就业、提高劳动者素质以及推动经济社会发展等方面做出了突出贡献。职业院校的创新和发展离不开财政资金的投入和支持。随着职业院校办学条件的提高,资金来源和规模不断扩大,财务管理等相关工作的难题也随之增加。因此,更需要建立健全内部控制管理体系,完善内部评价与监督机制,提升职业院校内部管理水平,促进其办学质量的提高。

一、职业院校加强财务内部控制的重要性

(一)财务内部控制概述。财务内部控制是职业院校内部控制体系中不可或缺的重要组成部分,是指财务部门为了实现学院发展目标,保证资产的安全、完整和各项业务的有效开展,通过制定财务制度和财务控制程序以规范会计行为,要求部门职工严格按照控制标准执行各项工作,对单位内部的财务活动进行全面的管控,以达到相互制衡和相互监督的目的。做好财务内部控制工作,有助于通过规范经济业务流程和财务行为,对各类财务活动进行严格管理,确保职业院校经济活动合法合规以及财政资金的安全使用,从而进一步降低财务风险,提高职业院校内部控制的有效性,最终达到防范舞弊和预防违纪的目的。

(二)有利于更好地补充会计法律制度的空白。职业院校加强财务的内部控制,是弥补会计法制度的空白的必要手段,能够起到在法律法规的约束之外另一种形式的制约和控制。但是在某种程度上说,财务的内部控制虽然对于财务功能实现了调整、监管和控制,但同时,也对于内部控制的相关管理人员职业水准提出了相当大的考验,相关工作人员必须要达到内部控制的专业水平,实现对于财务内部控制的各项要求,才能够实现对于内部控制制度的强化和完善,从而提升职业院校的内部管控成效。

(三)有利于充分保证会计目标的实现。加强财务的内部控制还是实现会计目标的最有效保证。在职业院校的日常运转中,对于财务的内部控制制度加强,必然会提升会计工作的准确性,而这也需要会计具备高超的职业素养和专业技能,能够在有效的时间内高质量高标准高效率地完成财务工作,并且能够最大程度地确保数据信息的真实可靠安全有效。同时,对于财务内部控制的加强,还包括对于财务人员的责任感使命感的培养和提升,要能够确保财务管理人员在职业专业的框架内从事财务的相关管理工作,并能够使财务人员及时发现会计财务工作中存在的问题和漏洞,并给予相应的纠正和解决,从而确保职业院校的相关工作顺利开展。

二、职业院校财务内部控制的现状和存在的问题

目前职业院校中普遍存在着组织机构与人员配置不健全,岗位职责不明确,领导对内部控制工作不够重视以及内部控制信息化建设滞后等现象,财务内控管理方面存在的问题制约着职业院校的发展,具体表现在以下方面。

(一)权力运行制衡机制不合理且岗位职责不清晰。目前,职业院校内部控制权力运行机制规定由院长对学院内部控制的建立健全和有效实施负责,以院务会、党委会为最终决策机构,成立学院内部控制领导小组,并由各职能部门负责人共同组成学院内部控制工作小组,而内部控制的牵头部门大部分都由财务部门兼任,具体负责内部控制建设与实施方面的组织协调工作。但是,我们要清楚地认识到,首先,内部控制是对整个学院单位层面和业务层面的全面控制,贯穿学院经济活动的决策、执行和监督全过程,并不能单独由某个部门来负责,存在权力运行制衡机制不合理现象;其次,财务内部控制本身就在内部控制范畴之中,主要涉及财务体系与会计控制、预算业务控制和收支业务控制等经济业务领域的资金管理,仅由财务部门负责不能对单位层面的业务实施有效的监督和管控,存在一定的局限性,导致内部控制岗位形同虚设,财务岗位职责不清晰,在一定程度上违背了不相容岗位相互分离的原则;最后,从组织架构来看,职业院校内控组织机构和人员队伍不健全,由于受制于岗位编制、专业人员等条件限制,没有一个独立的、专业的内部控制工作小组对内部控制制度建立与实施情况进行有效的监督和评价,使得内部控制工作的开展缺乏相对的权威性和独立性,严重制约着内控职能的发挥,也影响了内部控制管理的效果。

(二)财务信息化发展不完善且内部控制流程不规范。随着社会经济的发展,科学技术的进步以及信息化技术在各个领域的普及,潜移默化地影响和改变着人们的生活方式和工作方式,传统的财务管理模式已不能适应现代职业院校发展的需要。在大数据、信息化背景下,有些职业院校信息化建设滞后,内部控制系统未能实现全面覆盖单位各项经济业务,信息系统之间也没有相互关联,每一个子系统之间都处于一个相互独立的状态,且无法实现与政府部门的信息化系统互通互联和信息共享。目前,职业院校财务信息化发展还不够完善,财政经费总体投入力度缺乏长期性和持续性。一方面,受财政拨款体制影响,学院所有资金都实行国库集中支付,大部分财务工作都在政府和财政开发的信息化系统上操作,职业院校并未对本院的信息化系统进行开发和升级。缺少信息化平台的支撑,财务工作就无法实现业务的全过程跟踪和控制,在一定程度上影响了财务工作的管理水平。另一方面,部分院领导对财务管理信息化建设认知力度不够,认为信息化就是在现有的校园平台网站上增加一个财务信息公开的模块,并安装使用几个财务工作软件而已。现有财务管理模块只有预算执行、核算记账、费用报销等独立功能,无法实现财务内部控制各模块间数据共享,降低了财务人员的工作效率。

(三)财务风险管理不到位且内控监督评价机制不健全。财务风险存在于财务内部控制管理全过程,并影响和制约着职业院校的健康可持续性发展。在国家的大力推广和支持下,职业院校发展规模日益扩大,来源于国家财政拨款的资金用途日益多样化,资金使用过程中面临的财务风险逐步增强,尤其是客观因素导致的各项世界技能大赛延期举办,职业院校在实训设备上由于盲目追求先进,缺乏风险评估和可行性分析,导致设备利用效率低下,出现资产闲置和资源浪费现象,使得学院面临较大的财务风险。此外,大部分职业院校的管理者对财务风险管控意识不足,不仅没有建立完善的内控监督评价机制,各方面管理制度建设也不健全,如缺乏完整规范的内部控制制度、预算绩效管理制度、内审监督制度等,导致职业院校内部控制工作的开展流于形式,未能及时准确的识别和有效规避财务风险。

三、完善职业院校财务内部控制的对策建议

(一)建立岗位制衡机制规范内部权力运行。职业院校应逐步完善内部权力制衡机制,按照决策、执行、监督相互分离、相互制衡的要求科学设置内部组织架构。在内部控制建设工作领导小组的组织领导下,独立于财务部门和监察审计部门之外,单独组建一个由专业团队负责的内控部门来牵头组织协调全院内部控制工作。同时,其他各业务部门人员各司其职,积极配合内控工作,并在工作中互相监督。切实做到分事行权、分岗设权,定期进行岗位轮换,确保内部控制工作的相对独立性。同时,职业院校要进一步明确财务岗位职责和财务工作流程,不断完善财务管理机制,大力引进优秀的专业性人才,提升财务人员队伍建设水平,制定并落实奖惩机制,激发财务人员对工作的积极性。此外,还要加强对财务内部控制重要性的宣传力度,提升全体教职工财务内部控制意识。

(二)优化信息化系统完善财务内部控制流程。在信息技术快速发展和普及的背景下,职业院校的财务管理模式必须顺应时展的趋势,利用先进的信息化技术和手段,完成财务内部控制信息系统的改造升级,实现内部控制信息系统间的互联互通。通过优化职业院校信息化系统,实现学院内部各业务系统模块之间的数据信息实时同步与实时共享,实现学院信息化系统数据与政府相关部门信息系统数据的无缝对接,并最终实现内部控制信息化的全面覆盖。可以将预算项目入库管理模块嵌入到财务信息化系统中,建立高效的项目运行机制,坚持择优入库、滚动管理和全程监管的管理原则,提高资金使用绩效;也可以将绩效管理体系嵌入到财务内部控制系统中,建立全方位、全过程、全覆盖的绩效管理体系,加强财政资金的自我评价,落实绩效问责机制。通过完善财务管理信息化建设,从事前、事中及事后三个方面逐步规范财务内部控制的关键流程,不仅可以实现财务资源信息共享,保证财务信息透明化、公开化,还可以提高财务人员的工作效率,促进职业院校财务管理健康发展和财务资源的有效使用。

(三)加强内外部监督管理强化财务风险管控。财务内部控制的最终目的就是实现防范和控制各种风险。要加强内外部监督管理,强化财务风险管控。首先,要构建财务风险评价机制,合理评估职业院校的财务状况和管理水平,及时发现财务内部控制流程中存在的薄弱环节和风险隐患,并将评价结果与部门年度绩效考核挂钩。同时,落实激励机制和责任追究机制,加大督促整改工作力度,以此作为完善内部管理制度的依据和监督问责的参考,从而提高内部控制的针对性和有效性。其次,在财务部门和其他业务部门以外单独设立内部审计部门,并配备专业的内审人员开展内部审计工作,使职业院校的审计监督和风险评估工作不再流于形式,才能更有效地保证财务内部控制工作的顺利开展。最后,要充分发挥外部审计的监督作用,邀请外部审计专家或者财政部门对职业院校内部控制工作的有效性和合理性,站在公平公正的立场上进行客观评价,并出具内控体系审计和评价报告。通过外部监督机构的权威性和专业性,充分披露职业院校财务内部控制中存在的风险隐患,并提出相关改进建议,以督促和保证职业院校财务管理更加合法合规化。

(四)建立长效机制提升财务内部管理人员的专业水平。除上述因素外,人才因素也是职业院校在财务内部控制中应该要着重把握的因素。要注重财务内部管理人员的专业素养的提升,首先,要注重对于职业院校财务管理人员的专业技能的培养和提升,定期组织举办财务管理方面的专业培训,提升财务管理人员的专业素养和职业技能,同时提升对于财务工作的热情和熟练程度,加强与职工间的相互配合。其次,对于新员工要注重培训工作的实施,确保其能够以最短的时间内适应自身角色的转变,尽快融入具体工作中。最后,要建立健全长效的考核评价机制,将员工的工作业绩以奖励激励的形式进行展示,激发员工工作积极性,提升财务内部控制工作活力。并且,还要注重对于财务管理内部控制人才的流动性建设和高水平人才的引进工作,为职业院校财务管理的质效提升做好人才方面的保障。

四、结束语

综上所述,完整的内部控制体系和完善的财务管理制度有利于促进职业院校提升办学水平、完善治理结构、规范权力运行,提高风险防控能力,为学院综合改革保驾护航。职业院校在财务管理过程中加强内部控制的约束力,能够更好地规避资金运行的风险,提高财务管理水平。但是,职业院校财务内部控制工作的改革过程十分艰巨和烦琐,不仅需要院领导给予高度重视以及财政资金的大力支持,还需要财务工作人员与时俱进,创新财务工作方式和财务管理理念,增强风险防范意识,提升专业素养和综合技能,从而更好地推动职业院校长期健康有序的发展。

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作者:唐欣怡 单位:东莞市技师学院。