作者：李维 单位：重庆市长寿区疾病预防控制中心
卫生检验是疾控中心的一项重要工作,它不单是提供检测数据,而且要提供科学规范的检验报告书。如何方便快捷地将实验室数据以检验报告书的形式传递给服务对象,这是每一个检验工作者都应思考的问题。随着电脑的普及,电子报告书早已实现,可是,一直以来,由于基层疾控中心缺乏相应的工作软件,检验报告大多都是以单个的Word文档格式打印,数据的保存显得不很规范。本文将介绍:运用Word的邮件合并功能,将Word文档和Excel数据表有机据结合起来,减少重复输入,既规范保存实验数据又提高工作效率[1]。
1“邮件合并”功能简介
所谓“邮件合并”就是将一批收件人姓名、收件人地址、邮政编码等要素合并到内容相对固定的文档中的过程。邮件合并工具栏常用命令按钮有“设置文档类型”、“打开数据源”、“收件人”、“插入域”、“插入Word域”、“插看合并数据”、“合并到新文档”、“合并到打印机”等。相对于卫生检验来说,这里的收件人姓名、收件人地址、邮政编码等就相当于样品编号、样品名称、收样日期、检验日期、报告日期等。因此,本文所讲的“邮件合并”就是将有着固定格式的检验报告Word文档与装有许多信息的Excel数据表有机结合起来。
2“邮件合并”过程
2.1打开或新建一个文档,按规范设计检验报告书的格式。在需要从数据表中提取信息的地方(如图2中*部分)留够空格,以便能装下所提取的内容。设计好的检验报告书应包括样品信息和检测结果信息,保存为“**报告模式”,如图2,并退出Word程序。
2.2启动Excel程序,设计Excel数据统计表,将报告中的所有可变信息,如“样品名称”、“受检单位”、“色度”、“浊度”、“总硬度”等,都以字段名的形式在第一行的不同列中输入。然后从第二行开始逐一录入与“字段名”相应的“记录”。如图3:待将所有样品的信息录入完后,保存表格并退出Excel程序。
2.3打开已设计好的“**报告模式”,通过“工具”、“信函与邮件”、“邮件合并”启动Word邮件合并功能。接着文档的右侧出现合并向导,并提示选择文档类型,默选“信函”;选择开始文档,“使用当前文档”;选取收件人,通过“浏览”按钮查找到已建好的Excel数据表格并“确定”;“撰写信函”,在设计好的文档格式中,运用邮件合并工俱栏的“插入域”按钮逐一将Excel数据表中“字段名”合并到报告文档中,如图所示,图中有《》的内容就是Excel表中的“字段名”;“预览信函”,查看所有“记录”在报告中的再现情况,并复核有无错误;最后“完成合并”,保存此报告格式,即得到“**报告合并文档”。
3“邮件合并”报告打印
打开一个“**报告合并文档”,点击如图4中的“是”,自动启动相应的Excel表,并将数据表中的一行行记录转换成一页页的报告书,选择需要打印的记录,进行逐条打印,或将此“合并到打印机”,不选择“逐份打印”,设定打印份数,让打印机自动连续打印。
4讨论
在Excel表中录入数字时,均用文本格式,不然合并文档中会出现一些解释不了的错误。进行邮件合并时必须关闭Excel数据表,合并完成后,要查看Excel数据表中记录时,也必须关闭“**报告合并文档”。完成邮件合并后,Excel数据源表的存放位置不得改变,否则打开一个“**报告合并文档”时,点击图4中的“是”,不能自动连接Excel数据源表。检验报告格式会有较多的模式,这是因为不同样品,检测的项目不同,在工作中须分门别类,仔细设计,并取好文档名。不同模式的报告格式可以共用一个Excel数据源表。Word邮件合并功能有广泛的运用[2],不仅是上面讲到的定量报告,对于一些定性报告,比如餐具报告、HIV初筛检测报告等,运用此功能显得尤其方便。另外只要是打印格式固定,内容有变的文档均可,如奖状、请柬、明信片等。
