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档案信息化管理创新思考

2012-06-15 21:13 来源:图书档案 人参与在线咨询

当今世界的两大特点,一是以信息资源为龙头的一大批离新技术飞速发展;二是世界经济一体化步伐加快。面对日趋徽烈的市场竞争和知识经济的来临,本文就加强公司档案信息化建设谈些粗浅认识。

江择民同志指出:“当今世界,以信息技术为主要标志的科技进步日新月异,商科技成果向现实生产力转化越来越快,初见端倪的知识经济预示人类的经济社会生活将发生新的巨大变化。”在知识经济大背录下,新世纪的到来将对上海石化的档案工作者提出更新、更离的要求。因此,加强上海石化的档案信息化建设,将是上海石化档案工作者义不容辞的资任。

一、知识经济的发展

知识经济是“建立在知识和信息的生产、分配和使用上的经济”。它是一个和农业经济、工业经济相对应的经济范璐。农业经挤主要是依命土地,工业经济主要是依命资本,知识经济则是主要依靠知识和信息。

自本世纪so年代以来,信息和通讯产业的兴起,信息处理价格的阵低,通讯和计算机技术的“数字趁同”,国际网络化的进程,所有这一切已使知识的创造、偏存、学习和使用方式产生了第二次革命。

信息技术和通讯技术革命大大降低了人们获取知识的成本,大大增加了人们获取知识的机会,由此产生的结果是:知识的商品化能力大大提高了,知识应用于侧遭业、服务业的速度大大加快了。正是这一发晨,使全球经济的增长方式产生了根本变革,使知识经济成为可能—因为只有当一种经济中的关健要索成本阵低,并可大t获取时,这种经济才得以成立。

知识经济正在使发达国家内部及国与国之间的竞争日趋激烈,发展中国家受到的这种形响也许更为深远。因为在传统工业社会,几十年的差距很难赶上,但在知识经济时代,只要掌握了先机,任何国家都可能在某个领城取得主动。

二、档案伯息化与知识经济

信息资源是当代生产力的代表者,档案是信息的组成部分。

信息资派,在现有生产力水平下,是人类保持可持续发展的可开发的最后资薄,是取之不尽,用之不场的。信息是知识的续体;信息技术是知识经济的火车头。档案资薄和信息技术的结合,必然会产生巨大财富。人们对信息资派建设和开发的重要性认识已逐渐取得共识,它不但关系到人类的可持续发展,而且会对国家经济产生直接和巨大的倍增作用。

所谓档案信息化建设,通俗地说就是将大t的档案信息汇集到一起,进行统一的规划和管理。这偏要现代化管理方法、高素质人才和现代化的设备与技术等。信息技术的普及和档案信息资抓的开发程度是衡t一个单位乃至一个国家档案管理水平和发展后劲的重要标志之一。

三、档案伯息化现状

我国档案信息化建设可分为三个层次。

1.以传统手工管理为墓础,应用徽机辅助管理。

文件资料及其移交清单归档后按照国家标准进行分类,采用建立的手工和计算机检索系统进行组卷、编目或用计算机录人、物出、检索、利用。这主要利用什算机简易相关软件支持,摘好档案管理和利用。这种状况较普遗。随粉时间推移,档案库存t不断增加,在数t多、信息t大,没有建立全文数据库的情况下,主要用案卷级或文件级目录、清单明细、专题索引等来管理,文件级全文利用必须到档案部门查阅。这种以传统的手工管理为基础,应用微机辅助管理的状况属档案信息化建设的起步阶段。

2.档案资料包含多种载体,初步实现档案信息化管理服务。

在市场经济意识较强,经济效益较好,领导重视并舍得投人的档案部门,加上档案人员素质较高,档案资源建设已步人了信息化轨道。他们应用计算机技术及其先进的档案综合管理软件支持,建立档案信息数据库;应用信息处理技术,开发建立档案信息管理系统;应用全文存储技术包括缩微技术、光盘技术、声像技术、多媒体技术等。采用上述技术集文字、图片、声像为一体,存储在大容t光盘上,既可以存档,又可以上网,还可以进行宜传,甚至公开部分可向社会发行。

存在问题主要表现在档案部门各自建立或正在建立的档案信息数据库,至今没有统一的规范标准,影响数据互相交流和信息资源共享。

3.网络技术成熟应用,推动了无纸化办公的发展,也加快了档案信息化步伐。

由于计算机信息处理技术、网络传输技术发展成熟,各单位纷纷建立国际互联网Internet网站和企业内部互联网Intr山祀t及相应的管理信息系统。当然也包括档案部门建立了各自的局域网、广域网或远程网及相应的档案信息管理系统,极盖档案部门各项职能活动,如科学管理、业务指导、收集管理、保护利用等,使之进人“信息高速公路”。

上海市档案局馆于1999年10月创立“上海档案信息网”,并计划逐步将其建成以上海市档案局馆为中心,连接各区、县档案局馆的档案信息服务网络,通过因特网向社会开放上海市档案馆和各区、县档案馆的开放档案信息资源。在此墓础上,进一步连接各专业、部门和企业等档案馆,实现全市范围的档案信息资源联网。

在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录系统,及全国统一的档案信息支持系统,造成档案信息计算机管理系统和网络建设各行其是,层次不一,显得混乱。规范性、开放性、服务性、共享性较差,不能适应现代社会对档案信息开发利用的要求。

我公司办公自动化系统(OA)具有网上传送全文、文件归档、利用者权限设t等等功能,显示了文书档案管理的先进性。然而,除文书档案外,其它如基建、声像等档案大多数单位还属档案信息化建设起步阶段。有的甚至还停留在手工阶段。

四、公司档案信息化趁设的构想

随着我国经济发展、社会进步及《档案法》的贯彻实施,加上信息技术的飞速发展,人们对利用档案会越来越要求不受时间和空间的限制而快速获取和沟通所需的档案信息。

我公司自建厂以来,在各级领导的关心支持下,在《中华人民共和国档案法》的规范下,经过档案工作者的努力和各有关部门的配合,已形成了较完整的档案管理系统。档案在生产、管理、经营和技术进步等方面也发挥了一定作用。然而,随着国企改革的深人,市场竞争的日趋激烈,现代通信技术在各领域的广泛应用,用向先进水平挑战和时代的要求来衡量我公司档案的管理,不可否认,还存在很多圣需改进的地方。

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