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财务共享软件助力会计电算化教学

2019-05-08 11:42 来源:会计电算化论文 人参与在线咨询

摘要:伴随信息技术发展以及会计电子信息的不断丰富和更新,会计电算化软件面临的业务流、数据流、信息流、资金流、工作流、审核流日益复杂化。作为一所应用型大学本科院校,在从事会计电算化以及其他相关财会和税务软件的教学中会逐渐产生一些需要优化的问题。针对本科教育中会计电算化软件教学中出现的常见问题进行分析,借助财务共享软件中先进功能进一步优化会计电算化软件的使用与教学。

关键词:会计电算化;财务共享软件;教学

一、会计电算化与教学改革进程

在会计信息化不断发展的大背景引导下,本科教育不再仅仅针对简单的会计电算化应用软件如用友系统进行课程设计。如今,与财会相关的软件课程面临一个功能复合度日益增加、业务处理日益复杂、公司规模日益扩大、集团总公司既要集权化又要考虑子公司博弈的整体局面。在这种局面下,如果教育者不注意改进传统的教学方式,仍然只要求学生关注软件操作这一个方面,那么学生只会按照老师的指示点击鼠标,却无法独立思考流程是如何建立的,无法在现实中和计算机图标一一对应,无法理解每一个流程的产生原理。

二、会计电算化教学改革成就与不足

(一)本科会计电算化教学改革成就

目前,本科教育主要使用的会计电算化软件为用友ERP-U8系统已经为我国会计行业培养了大批操作能力强、上岗适应期短、工作效率高的优秀电算化人才。但是由于本科会计电算化教学改革还存在一些需要优化的地方,如培养的本科毕业生操作能力虽然很强,但是却不能独立分析操作原理,更无法自行设计一个软件或者软件中的某个模块,仍依赖于企业提供更优秀的会计电算化软件。

(二)会计电算化教学改革不足

1.模块设计问题

目前本科教育中会计电算化面向“信息化”需求前沿的“供应链模块”的学习不能满足。但是软件无法通过建模手段进行修改,也无法对冗余模块进行删除或禁止学生查看权限。

2.理论知识的熟练程度和应用度不高

学生小组案例实践是提升学生操作能力的重要环节,也是巩固和检验学习成果的重要方式,但是案例教学如果不与理论知识一条条对应,就会导致学生对理论知识的分析不够深入,仅仅依靠教师的几句讲授,即使积极性很高并且急着操作,却仍然达不到巩固旧知识最终温故而知新的目的。也就是说,整个会计电算化软件的案例教学中缺少一个理论知识模块来与案例中的每一道问题直接对应。

3.对教学软件的技术支撑受限

本科教育主要是使用会计电算化软件用友ERP-U8来开设会计电算化课程。目前的实验室教学可以支撑该软件的基本操作,但是软件的安装对电脑的配置要求极高,学生一方面只能使用旧教材,新软件很难安装到自己的电脑上,导致学生只能够利用课上时间联网练习,却不能自主复习;另一方面学生一直应用的是实验室内的某一版本的软件,软件的更新时间较长,必然会和现实脱节,目前用于教学的会计电算化软件也缺乏一个云端去针对现实中政策的更新在系统中进行追加。

4.软件中存在一些设置方面的往复循环

因为实际业务中业务流包含工作流,工作流包含审批流,这些流程存在主流程和子流程,如果没有一个好的建模软件对会计电算化的业务模块进行优化,学生一旦错误操作,就会重复循环子流程,无法脱离子流程进入主流程进行下一步操作,这种情况下只有强制重新启用软件才可以继续工作。这不利于教学顺利开展,不利于学生及时熟练掌握和记忆知识,更加不利于学生在企业中开展工作适应社会竞争。

三、财务共享服务软件中的流程设计

(一)流程再造理论

该理论出现于20世纪90年代。流程一般指工作做法或结构,也指事情发展逻辑状况,一般而言,流程包含事情进行全过程以及发展变化的情况。流程再造理论的核心是通过流程再造把传统的业务流程按照专业分工原则重新整合、细化,茧新设计后的流程专业化程度更高,可设置相对的独立部门和人员专门负责某模块运作,这样业务流程就拥有了更多提升空间。

(二)财务共享服务软件的优势

提及财务共享服务软件中的流程设计,首先要学会辨别财务共享服务软件与会计核算软件的区别,以更好地定义财务共享服务软件。如表1,可以看出财务共享作为集体企业加强管控能力的重要手段之一,是通过信息化技术将基层的财务业务进行集中处理和管理,较一般的会计电算化软件而言具有更加鲜明的特点,如规范性、规模性、技术性、服务性,这使得该软件在数据信息的整合处理上更加科学和贴近现实。而财务共享服务软件这一优点主要得益于它的流程再造方面。以集团财务共享系统集成示意图为例(见图1),可以总结为四大优势:

1.业务流与实物流对应

以图1的差旅费报销业务为例,圆圈是差旅费报销业务,这个业务流中付款行为与付款获得的发票紧密相连,报账信息与影像扫描到的发票和付款单也能完全对应。处于集团顶层的财务共享中心的财务审核人员,即使不用深入子公司进行工作,也能清楚掌握每一笔业务流的实物流是否真实存在且完全正确,这就避免了集团为控制子公司安排财务人员驻扎的聘用劳务成本和博弈成本。

2.业务流与信息流对应

以图1的核算系统为例,核算系统在针对收付款业务生成收入成本费用等各类凭证的同时,会实时将凭证数据上传到母公司开户银行,这样每一笔业务的数据与银行采集到的真实交易信息就能够及时被核对到,大大降低了公司的收款不足、供应商信用低下以及延迟付款被诉讼等诸如此类的风险,对企业的长期存续与企业价值最大化的最终目标十分有益。

3.子流程设计避免无限循环

在图1中,每一个业务流相当于一个大圆圈,例如差旅费报销业务,它包含的子流程从员工到系统业务审核,再到财务审核,就是一个审批流。操作者通过提取子流程的形式(相当于建立超链接)把子流程在另一度空间中操作,避免了员工到业务经理审批、业务经理又到业务经理审批的循环,大大提升了操作效能,降低了软件使用的机会成本。

4.云端辅助监控,流程切实科学

在图1最左侧,可以看到只要利用手机或者一台联网的电脑,即借助一个运转比较良好的服务器,不需要下载任何软件。这个软件随时都能被用来做社会工作或用于教学考试和教学科研。不过比较一般的财会软件而言,财务共享服务软件还可以由处在云端的熟知财税以及相关法律政策的集团财务人员实时更新数据库,与现实紧密相连。

四、财务共享中心软件如何助力会计电算化教学

(一)云端数据库打破虚拟现实界限

在会计电算化教学中,教师可以注册一个财务共享中心的云端系统,让学生利用财务共享中心的NC在线版进行操作。首先,教师可以借助财务云,在每次授课之前实时更新财税政策,根据最新政策更改凭证以及报表样式;其次,可以安排学生扫描云端二维码,在手机上对新的政策复习操作;再次,教师还能通过提前设定的超链接查看案例中每一步操作背后的理论原理。根据以上三点,云端的存在可以帮助学生在学习中打破教学软件与现实之间的界限,让学生真正感觉到学有所用。

(二)流程设计功能打破模块信息孤岛

首先,教师通过应用财务共享中心的模块建造功能,可以事先设计好每个模块,附加扫描、打印等现实手工操作,这样便于教师将一个案例从实物流、信息流和业务流三个角度呈现在教学过程中。其次,学生也可以按自己所在子公司的特点,自行设计一套流程并细化优化流程中的每个模块。这样做有助学生在脑海中打破模块之间的信息孤岛,让学生深刻理解每个模块的真实含义以及不同模块间的勾稽关系。

(三)培育复合型本科人才

财务共享服务模式下,会计电算化软件中远程、多元的集中处理案例增多:首先,学生会具有较强沟通能力和严密逻辑思维,合格的财务共享下的电算化人员必须要能和岗位上的每名对应人员及时且恰当地传递信息并顺利完成审批和凭证交接。其次,学生会拥有扎实的会计基础知识和账务处理能力,在案例中学生首先要在一个岗位上接触来自各个子公司不同的电算化业务,其次还要在不同岗位上经历不同的业务,学生接触的每一个业务涉及基础会计、成本会计、税法、财务管理、审计以及经济法等多方面的知识和账务处理能力都能在软件中进行集中练习和巩固提高。最后,学生还必须有分析财税数据能力和预警反馈能力。在共享中心的功能融入电算化教学之后,学生接触的财税数据不完全来自电子案例,不再是简单的复制粘贴,而是更具内涵的从纸质资料到电子资料,再到资料审核与数据整理分析的过程,这就帮助会计电算化教学实现从简单粘贴到深刻思考的飞跃。与此同时,学生对任何疑点都可以向前后业务或岗位的同学进行追溯,使他们对任何在最终财务报告生成前存在的风险都能更加敏锐,并明确如何找到正确流程中的正确人员以便在事前消除风险。

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作者:刘姝婕 陈舒 单位:广东海洋大学

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