摘要:改革开放以来，我国科技事业取得快速发展，国家逐年加大对科研机构的经费投入。伴随着经费来源多元化、经济业务复杂化以及《政府会计制度》落地实施和《事业单位财务规则》重新修订，给科学事业单位财务管理带来新的机遇和挑战。本文介绍科学事业单位财务报销模式的演变，分析不同阶段财务报销模式的优势与不足，提出了在“智能化财务”视角下，通过运用“大智移云物区”等数字化会计新技术，探索优化财务网上报销，推动科研单位业务与财务深度融合。
关键词:智能化财务;科学事业单位;网上报销优化
0引言
科技是一国强盛的根基。随着我国建设世界科技强国战略目标的提出，以及国家科教兴国和人才强国战略的深入贯彻实施，我国科技事业发展迈入到新阶段。伴随着科技经费总投入不断增加，2020年政府属研究机构经费总投入3408.8亿元，比上年增长10.6%。基于此，伴随着科研经费收支多元化、预算管理要求全面性，科学事业单位(以下简称单位)财务管理面临新的机遇和挑战。而财务报销是单位财务管理中最基础和最重要的工作环节之一，针对科研人员突出反映的“报销难”“报销繁”问题，长期以来困扰着广大财务人员。随着“互联网+”、云计算、区块链等新兴信息技术的快速发展，以及国家“十四五”时期实现信息化对单位经济业务活动和会计核算全覆盖，推动财务工作数字化转型新要求。科学事业单位财务报销管理应借此契机，向“智能化财务”平台迈进，提升单位财务综合治理能力。
1科学事业单位传统财务报销模式分析
1.1传统线下报销模式的概念与业务流程
传统的线下报销模式通常是指报销经办人手工填写纸质报销单并粘贴好发票、合同等原始凭证线下完成审批，现场到财务部门办理报销，财务人员现场审核与复核后完成付款并手工填制记账凭证的报销形式以及在会计电算化初期通过财务软件代替手工记账的电算化报销形式。在该模式下，其主要业务流程如图1所示，报销人员依据本单位的政策文件履行相关事前、事中、事后审批手续，在日常经济业务(如差旅费、会议费、材料或设备采购、基础建设等)发生后，整理相关原始凭证(如出差申请报告、发票、合同、采购申请、验收直发单等)填写对应的纸质报销单，依据课题经费支出性质，金额大小联系不同级别领导线下完成签字，签批后将单据送至财务现场办理报销业务。财务人员在收到相应单据后现场审核报销材料的真实性、完整性和合规性，经审核复核无误后传递出纳办理资金结算，最后再将单据传递至记账人员手工登记记账凭证、会计账簿和编制财务报表，纯手工模式较为原始且工作效率不高。随着会计电算化的发展和兴起，通过电算化软件代替原始纯手工记账形式在科学事业单位较为流行，其通过相应的会计核算系统录入会计信息的记账模式，工作效率有所提升。但是该模式下仅是通过计算机来代替人工完成填制会计凭证，本质上只是将手工记账搬迁到PC端去实现，并未对传统模式下业务流程带来实质变革。随着科学事业单位经费体量的增长，报销业务量也随之不断增加，会计电算化记账模式的低效率也逐渐凸显出来。
1.2传统线下报销模式的优势与不足
通过现场面对面的财务报销办理模式简单直观、易于理解，便于对科研管理报销政策的直接宣贯，办理过程中遇到单据问题能够及时沟通处理解决，如当场可以改正直接现场补充完整即可，需要退回补充材料或完善签字的当场退回并一次性告知更正办法，避免科研人员同一报销多次跑腿。但是，随着国家对科研经费的大量投入，在传统报销模式下“报销难”“报销繁”问题日益凸显，主要不足体现在以下几方面:首先，现场报销“排队难”问题无法得到有效解决。报销人在办理每一笔经济业务报销时需在现场经历单据审核全过程，如果遇到课题经费结题时点或年末，大量人员拥涌至财务排队办理报销，队伍后面的报销人还需经历前面所有经办人的业务处理过程，耗时耗力造成巨大时间浪费。其次，财务人员工作自主性弱，承受较大压力。只要有人排队报销，财务审核就需要按照排队顺序被动依次“接待”处理业务单据，而无法根据报销业务繁简灵活选择，为报销人节约时间成本，工作自主安排灵活性差。长期嘈杂的办公环境与报销旺季不断的报销队伍，高强度、机械化和紧张化的工作氛围使得财会人员面临较大压力，有害于身心健康。最后，财务核算质量和效率难以提高。会计业务核算的数量取决于当期有多少经济业务报销，传统模式下财务部门无法控制会计核算主动权，难以均衡安排每日工作量。尤其年底，报销单数量成倍增加，财务人员核算工作量巨大，等待时间的变长也容易激化报销双方的矛盾，导致核算效率不高。随着国家不断推进科技领域“放管服”改革，尽最大可能为科研人员简除烦苛、松绑减负，着力破解科研经费“报销繁”，不断提高经费管理服务水平，传统的线下报销模式已经不在适应当下环境，逐渐退出历史舞台。
2科学事业单位新型财务网上报销模式现状
2.1新型财务网上报销模式的概念与业务流程
目前，随着我国社会信息化的快速进步，依托互联网信息技术实现互联网与会计领域的联合，构建一体化“互联网+财务”大平台，实现业务与财务相融合，推动传统财务管理优化升级，迈向财务数字化和智能化。在此背景下，科学事业单位财务网上报销系统应运而生。这种“全新的、无接触、零等候”的报销模式，集成了当下较为主流的财务管理信息化功能，是对传统会计管理方式的一大突破，也是构建“互联网+财务”一体化的有机融合。其主要流程如图2所示，在该模式下，财务报销系统通过互联网技术完成课题项目经费管理事前授权，报销人在经济业务发生并取得相关票据后，可随时随地登录系统填写报销信息，整理上传相关附件材料，提交业务审核环节，线上逐级审批至财务审核环节后打印报销单，连同原始票据投递凭证柜中。财务人员线上完成审核与记账后出纳付款，整个过程申请人可以通过网上系统查询。
2.2新型财务网上报销模式的优势
2.2.1加强经费预算管理，加大内部控制力度
传统的报销体系中，单位财务对于科研项目经费可用余额是否超支，不同项目费用列支是否违规，往往只能在审核单据和登记经费指标时才发现问题。课题项目经费的报销权限包含哪些成员，只有通过与课题负责人沟通核对。对于项目经费的内部控制管理更多是人工识别和事后控制。而新的网上报销系统通过建立科研项目模块设置经费认领、项目信息管理、核算账号及预算编制等功能，把内部控制嵌入到各节点中，根据项目任务书预设经费支出科目额度，开启核算账号使用人权限，报销人只有在获得课题负责人授权后才能使用，如超出核算账号可用资金额度系统将无法提交报销操作，这种事前预算控制能够加强项目经费预算管理，同时也有助于财务人员及时掌握各科研团队项目预算执行情况，提高经费执行率。
2.2.2有效解决“排队难”，提高会计核算效率
通过重新梳理单位经济业务内容，新型网上报销建立系统综合财务模块对报销业务划分九大类型，报销界面简洁明了，操作方便。报销人员不在受传统模式时间与空间的限制，可以随时随地登录电脑上传票据、合同等附件填写报销单，审批完成后打印报销单并完成附件粘贴，就近投递无需现场等候，有效缓解传统“排队难”的困境。财务部门每天根据投递单据量均衡分配任务量，避免“多劳吃亏”现象，减少部门内部矛盾。出纳从系统中提取转账信息与纸质材料核对无误后，批量导入网银客户端完成支付，减少手工录入缩短支付时间，提高资金结算效率。会计记账凭证在完成资金支付后系统自动生成，财务核算效率得到很大提高。
2.2.3规范标准化报销，实现财务核算自动化
通过信息化技术手段，重新梳理单位经济业务报销事项，在网上报销模式中实现经济业务全覆盖和报销单类型模板固定化。新模式不仅把政府会计制度中“双基础、双功能、双报告”会计核算要求规则转变为信息化规则，而且还优化系统填报界面，嵌入领导线上审批环节，实现一定程度上的会计核算自动化。系统在不同报销单类型下规范费用类别和业务事项标准化映射，报销人在网上填写对应类型报销单的过程，与之相匹配的财务会计或预算会计科目及明细已自动生成，财务人员在完成审核与付款后，根据报销事由自动生成凭证摘要，根据内置的记账规则自动生成会计分录，基本实现财务核算自动化。
2.3新型财务网上报销模式存在的问题
虽然新型财务网上报销模式相比较于传统的报销方式有着较多优点，但由于不同科研单位的差异性和经费收支的多元化，随着经济业务报销的多样性，新的报销模式也开始凸显出一些问题，主要体现为以下方面。
2.3.1投递单据返工率较高，沟通时间成本加大
网上报销模式作为会计信息化产物下的一种新兴形态，在推行初期，财务部门已针对报销系统不同模块进行集中培训，并编制财务报销手册发放宣贯。但在实际操作中，仍会存在因系统操作不熟练、报销流程不熟悉等原因，导致选错报销类型、填错模块产生退单返工修改。与此同时，网上报销改变了传统的面对面办理模式，对单据的填报质量要求有所提高，由于报销人的财务专业知识参差不齐，加上对报销制度的理解误差，实务中经常会出现发票不合规、报销附件不齐全等问题，财务人员审核不通过，单据的退单率高。通过企业微信、电话等途径通知经手人完善补充材料或退单，有时随着报销人的遗忘或不及时回复需要多次沟通催报，也使得财务人员沟通时间成本不断增加，影响工作效率的同时也易造成报销人员不满情绪激增。
2.3.2签字审批流程较复杂，化繁为简待优化
虽然新的网上报销模式根据单位科研管理制度要求已经内嵌线上审批流程，但目前诸多报销事项业务事前审批环节还是采用线下手工签字审批形式，诸如出差申请报告单、招待费审批单、会议预算表等，涉及不同的经费来源经济业务合同需要相对应的归口部门签字审核。由于不同性质的项目经费经济业务报销涉及的签字审批人并不完全一致，报销人因漏签、错签时有发生。另外，如果遇到审批人全部外出出差，无法完成线下签字容易造成报销进度受限，耗时耗力。“签字难”问题已成为科研报销人员的新的堵点和痛点。与此同时，线下签字易发生事后补签情况，导致事前控制失效。因此，优化报销审批流程，减少不必要的审批环节，真正践行“让数据多跑腿，让科研人员少跑路”迫在眉睫，提高科研人员认同感。
2.3.3纸质材料管理效率低，传递中有遗失风险
伴随着《会计档案管理办法》的修订以及电子会计凭证报销入账归档相关规定的出台，会计资料无纸化的政策障碍已消除。但是，由于单位管理制度的滞后性和不完善，目前电子票据仍需打印成纸质发票，各平台模块产生审核结果也都需转为纸质，最后网上报销生成的记账凭证也需打印，连同报销所附相关原始凭证装订成册完成纸质会计档案归档。报销单所附的各种原始票据包含着众多经济信息，是支撑报销数字的佐证依据，如在单据投递分发或保管过程中不慎损毁遗失，则将对财务工作带来恶劣影响。与此同时，随着科研经费审计力度的不断加大以及系统内部各种巡视检查，因还未实现会计电子档案化管理，大量的现场查询并复印加大了会计档案人员的工作量也使得档案管理工作效率不高。
3科学事业单位财务智能化网上报销优化建议
3.1推动业务流程再造，优化内部审批流程
梳理单位财务网上报销业务流程中的“堵点”“痛点”问题，推动财务报销业务流程再造，打造数字化和在线化流程。如把财务审核环节分流为初审和终审，初审环节前置于业务审批节点前，报销单据提交后。财务初审主要判断已提交的业务能否报销并对上传附件信息进行形式审查。初审环节通过后，再流转至业务环节完成网上审批。针对单位线下审批材料，结合国家出台的财经制度和单位内部控制要求前提下，对科研管理做“减法”，进一步简化内部报销手续，同时可以在网上报销系统增加事前申请事项(如出差申请、会议费申请等)内嵌审批人环节，实现全过程无纸化审批，减少报销纸质材料。不仅如此，针对外部签名问题拓展网上报销电子签名功能，实现线上签名，有效避免漏签代签情况。
3.2嵌入智能化技术，打造报销结算智能化
依托移动互联网技术开发移动手机端APP，连同网上报销平台，实现经费授权、票据上传、线上签批等功能。借助OCR识别、高拍仪等技术和工具，方便科研和报销人员高效率将纸质文件转化为电子影像材料，将数据信息结构化，提升外部信息录入速度。随着国内电子票据的普及，系统引入发票自动验真和查重功能，如遇同一张发票号重复提交，系统会自动预警并提示，最终单据无法保存。针对单位差旅费业务量巨大的特点，打造智能公务之家系统实现从手机端完成出差申请、票据购买、住宿预订等功能，出差结束后生成相关电子票据信息自动传入报销系统，无需提供纸质票据，智能化填写差旅报销单，省时省力。对接银行开通银企互联功能，实现出纳结算的便捷化、高效化和智能化。
3.3打通“信息孤岛”壁垒，实现数字共享共用
科研经费的管理使用和报销是一种基于链条式的管理模式，各职能部门管理体系可能存在着一个或多个业务管理系统，各部门的业务系统较多存在数据不互通、不共享等天然的壁垒。随着数字化、智能化时代的来临，通过建立大数据网络平台在保证数据安全的前提下，打通网上报销与各部门业务系统的业财融合，实现系统的相互衔接，数据的“互融、共认、共享”，落实科研管理材料数据“一次提交、互通互用”机制，真正打通各部门之间“信息孤岛”，提高单位管理服务水平，加强单位内部控制。
4结束语
伴随着数字化时代的来临，以大数据、人工智能等为代表的新一代信息技术在会计工作领域的应用，推进了会计报销模式向数字化、智能化的转型。探索智能化财务报销，也是深入贯彻落实科研领域“放管服”政策，落实科研管理改革不能只“加”不“减”，要让科研人员从无用的体制机制中走出来，实现专业人做专业事。智能化财务优化是一个系统工程并非一蹴而就，需要数据安全保驾护航，需要单位各部门间协同配合，需要科研助理真正发挥其“枢纽”作用。期望上述的介绍，能为科学事业单位财务智能化报销模式提供参考借鉴。
作者：邓珌龙 单位：中国科学院合肥物质科学研究院
