竣工档案范文1
【关键词】提高意识；制定规范；实施制约与监督
引言
工程竣工的资料档案能全方位的鉴定及考核工程的质量，也是后期运营与维护的主要参考。因此，作为项目的经营建造单位，必须将整个项目的所有流程涉及的资料档案，严格的遵照管理规范进行分类封存，务必确保资料的真实性，可靠性以及准确性，为整个工程的安全、高效及持久性提供保障。但从建立档案，到收集资料，再到资料审核整理、验收与结算，直至最后封存，有很多方面的问题要注意，因此需要相关单位提高资料管理意识以及工作素养，将资料档案更好地进行管理，以保障整个工程的进程。
1提升相关人员对竣工资料档案管理的意识
水电工程竣工的重要组成部分就是竣工资料档案的管理，因为这一环节可以起到参考、审核、验收及维护等重要作用，并且跟整个工程的效益是有直接关系的[1]。所以一定要将竣工资料收集完整，将整个档案做的真实有效并且准确。要是没能将这部分做好，将会为项目埋下不小的隐患。因此，整个项目相关的领导和工作人员，一定要将竣工档案的管理意识提升上来，在实际工作中，严格的遵照管理流程以及档案归档的规范，认真的对待档案管理这项工作，务必将工程真实，准确并完整的呈现出来，为工程做好辅助工作。毕竟一旦出现资料不全或管理不善的局面，就会导致一部分的资料失真或缺失，或者一旦产生问题便很难查询因由，无法及时正确的将隐患消除，为工程后期的运营造成不必要的麻烦，还会为社会埋下多种不安全隐患。即便如此，资料档案管理也不是一朝一夕就能完成的，靠后期填补，或是突击制作档案，是没有办法保证档案的准确性，真实性及全面性的。必须在工程一开始，就有专人跟进，进行资料的收集、分类及归纳总结。要让档案管理工作与工程的施工同步进行，这样到竣工时，只要稍加整理和检查就可以了。
2将资料呈现的内容规范化
水电工程的图纸编制和各个项目的所有资料文件都是有明确规定与要求的，但总会出现档案管理工作不规范，监管力度不严格，或是其他原因，使档案管理工作依然存在不少问题。比如在用纸方面没有符合档案要求，或者纸张表面不整洁，整份材料用纸大小和质地不同，字写得潦草看不清，图样绘制的不规范，或是对资料随意进行涂改，修改又未经许可，改后修改人也没有签字确认或者加盖公章等[2]。除此以外，还有未将资料收集全面，或是出现只有图纸没有原始资料的情况，甚至是监理报告或是竣工书的缺失，还有就是在最后收尾工作中不按要求进行分类成册，或是成册的未制定目录，有目录的制定的又不准确，明显与内容不符等问题层出不穷，更有因管理上的不到位，造成重要资料丢失的状况。这些问题在工程施工中时常出现，对工程的进度和后期运作维护造成了不小的影响，因此需要相关人员加大资料管理的力度，经常组织学习《验收规程》和《档案法》等相关的重要文件，明确制定好相关的规范制度，将制度尽量细化，包括用纸，格式，涂改规定，字体要求等，并做好档案管理工作的宣传，提高档案管理人员的工作素养及档案管理意识，让档案管理工作得到充分重视，并将《规范法》形成制度，这样才能保证资料的全面、统一、整洁及准确。
3加强档案管理人员的职业素养
工程档案要由专人负责，且对负责档案管理的人员时常进行培训，培训内容涵盖档案管理工作的基本常识、档案法规以及管理标准等，除此以外，档案管理工作人员要具有一定的稳定性[3]。因为这部分人员不稳定，会造成整个工程的各项措施与制度不能持续的落实。而且中途换人管理就会出现交接问题，后来人员对工程前半部分的实施不了解，通过人员交接一知半解，无法与后续工作进行更好的串联，容易造成材料的遗失，或是数据上的错误，或者进行某项资料查询时耗费的时间相对较长，造成不必要的人力物力财力的浪费。因此，档案管理人员要将自己的业务水平不断提高，除了将档案进行规范标准的管理外，还要努力的搜集信息资源，给水电工程的运行与维护提供更高效的服务。
4移交验收竣工档案
一些大型的水电工程项目的流程比较多，耗时也很长，投资及涉及面比较大，分项的工程也少不了，所以竣工的资料档案数量也非常多。如果等到工程竣工将档案整体移交，便很难保证资料的完整性，对施工单位的安全生产与维护也难以保障，因此将不同部门和不同项目的资料分别移交，最终进行正式的统一检查验收，效果会更好。具体操作方式，最好先从人员分配开始。首先让部分人员形成初验小组，在初验小组的带领下，将工程档案管理工作从完整性、准确度及质量编制等方面进行初次整理验收，然后提交第一次的验收报告，报告要将目前存在的问题及整改的方案详细的记录[4]。对验收合格的部分项目，明确标注好资料的保管单位以及使用范围，以保障使用单位能及时使用并及时进行维护。在工程竣工资料正式验收之前，组织各部门人员同监理施工等各单位进行对接，将整个工程所有资料进行进一步的汇总整理，准备迎接上级部门的最终验收。验收时谨防施工单位过度自信，认为档案完成的十分完整详细，且已经经过了多重审核，多重把关，已经不存在任何问题。但实际上经过建设部门人员的详细审核后，还是会发现一些问题。所以工程档案必须严格遵照归档要求进行管理归档，并得到管理机构的认可后，才可以进行下一步的完工结算。
5对施工过程进行制约与监督
为了确保工程档案的准确、完整与真实性，应当将档案管理工作纳入日常工作范畴，并建立起严格的监管机制。具体做法就是在施工一开始的时候，档案管理的工作人员就要深入施工场地，紧跟施工的各项流程，跟进施工的进展，及时发现问题并制定解决方案。还应多方面搜寻资料并密切配合监理，将档案资料与工程报量内容结合，使资料整理和工程的进展保持一致步伐[5]。除此以外，在工程进展过程中建设部门和监管部门要把好验收这一关，争取能高质量高效率的上交竣工验收材料。此外，竣工验收时，应集中检查档案资料的整理情况，以及资料的真实、完整和准确性。当确认工程资料符合规定后，再进行结算工程量的工作。务必要督促施工单位将档案管理工作认真做好，提高管理水平，为工程的顺利进行做好辅助工作。
6结束语
综上所述，工程竣工档案的管理工作，在整个水电工程项目中的作用非常重大，工作流程及工作量也十分的繁琐复杂，因此需要档案管理部门及工作人员具备超强的责任心以及出色的工作能力，并且拥有良好的工作素养，对档案管理工作的重要性有高度的认知，且能细心，耐心的进行每一项工作，及时的发现与解决工作中遇到的问题。这样才能保证整个水电工程顺利的进行下去，后期运营与维护也能得到最好的保障。千万不要抱有侥幸心理或是过度理想化的心理，认为差不多就可以。一旦产生这样的心态，就很容易出现大纰漏，对整个工程以及对社会的影响都非常大。所以，档案管理工作人员一定要收集精准的资料，按照工作规范，严谨的完成竣工资料管理工作，为工程圆满完成以及为社会的发展和人民的安定提供保障。
参考文献
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竣工档案范文2
关键词：数字化档案；工程建设项目；档案管理
一、档案数字化管理的意义
随着信息化技术的迅速发展，工程建设项目的信息存储量变得越来越大。对于传统的档案管理方式而言，各种复杂的档案信息只能通过纸质记录来完成，这就会耗费大量的人力物力。同时，由于文档信息较多，容易出现归类错误甚至没有归档的情况，而且可能由于档案管理人员缺乏工程项目建设的基本专业知识或不熟悉流程等原因，在接收档案时不明确，造成归档质量不高。而档案的数字化管理在一定程度上巧妙地解决了这些问题。
二、如何有效实施工程档案数字化管理
首先，在不同的应用背景及场合对档案管理的需求不同，因此应结合具体的应用背景，从实际出发建立能够符合相应要求的档案数字化管理制度。档案管理工作对于档案管理人员的能力水平要求也较高，因此必须采取相应的措施提高团队的整体专业水平，让档案管理人员掌握如何将传统档案管理与数字化管理模式相结合。例如，在工程项目竣工档案管理中，由于客观原因档案管理人员缺乏工程项目建设方面的相关经验及专业知识，对工程建设流程不清楚，以致于在资料的对接过程中只能被动地接受，非常不利于档案的归类与整理。其次，档案管理人员应做好档案的安全保密工作。纸质版档案容易破损丢失，也容易被心怀不轨的人盗用，因此在档案收集过程中，要注意对原始档案进行保存。此外，还要特别注意对原始文档及扫描原件的存档。在数字化档案管理模式下，应在向计算机录入文档之后，及时将档案进行保存并上传至云端进行实时保存。同时，工程建设项目中的各种资料包含了很多的重要信息，因此要特别注重档案的加密工作。最后，还需要配备好的硬件设施。相比于传统档案管理，档案数字化管理尤其注重对硬件设施的选择，尤其是在工程建设项目资料信息量很大的背景下，需要存储大量的信息资源，因此对硬件设施要求较高。
三、工程项目档案数字化管理存在的问题
（一）工程建设项目数字化档案管理的不安全性。由于数字化档案管理存储的都是电子文件，电子文件的安全问题很难得到保障，很容易被一些黑客截留篡改并且不留痕迹，这就给档案的机密性造成了威胁。
（二）档案的“双套制”保存造成了一定的资源浪费。所谓的“双套制”保存，就是一并保存内容相同的纸质文件和电子文件，在各个单位的自动化办公网络中，每个部门都在网上完成档案的传递、发送及承办等流程，而同时又保存了一套相匹配的纸质资料，这就造成了一定的资源浪费。
（三）数字化档案管理系统与办公自动化系统互不兼容。在工程项目建设中，目前大多数企业都采用电子自动化办公系统，这些系统大多数是针对公司内部结构建立的管理机制及模式。然而，档案数字化管理系统是由档案管理部门按照现代化管理标准单独设计的，这些系统的软件环境存在较大的差异，因此很难进行数据之间的相互转换，从而对档案数据的收集及录入带来了一定的困难。
（四）对工程建设项目数字化档案的利用率较低。由于受到传统观念的限制，人们大都觉得纸质版文档的借阅及使用都是触手可及的，而忽视了以网络形式向人们呈现的丰富的资源宝库。这样使得电子文档的设计开发没有得到充分的利用，而同时却耗费了人力资源。
四、工程项目档案数字化管理存在问题的解决方法
（一）针对工程建设项目数字化档案管理的安全问题，应建立档案安全管理机制。因为工程建设项目档案大多为保密性资料，所以安全工作的落实极为重要。可以分别从软件安全管理和硬件设备安全管理入手，例如硬件方面应该选取质量较好的存储设备，以延长电子文件的保存寿命；软件方面可以对工程档案进行多重加密。
（二）针对工程档案“双套制”保存存在的资源浪费问题，可以将传统纸质文件与电子文件以文字方式和影像方式共存，在它们之间建立“通道”，从而实现资源的节约。
（三）档案的存储系统及自动化办公系统应保持一致，以保证存储标准的一致性，建立实现信息共享档案电子化建设。系统应在设备选型、软件系统、查询、安全加密等各方面均保持一致。同时，为了提高资源的有效多重利用，可以设置合适的查询系统，通过查询及文档网络传输从而达到资源共享的目的。
（四）针对数字化档案利用率较低的问题，可以及时对数据进行更新，保证档案资料的实时性，同时在很大程度上优化办公系统。例如，传统档案找寻方式完全是通过人工方式，查询时间较长，所以可以在查询时间上多作探究，使得数字化档案查询机制的效率大大提升。为了顺应时代的不断发展，档案管理工作也应与时俱进，因此必须将档案管理数字化工作落到实处。工程档案在实际管理过程中，由于工程项目资料本身繁琐复杂的特点使得其对档案管理人员的专业素养要求较高，所以要注意提升档案管理人员的职业素养和专业水平。同时，在进行档案数字化管理的过程中，要注意使用现代化信息技术保障信息的安全，对工程项目中重要的资料信息进行加密处理。总之，随着信息技术的发展及社会的不断进步，数字化档案管理已经成为档案管理的发展趋势，针对工程建设项目档案数字化管理的实践过程中出现的问题，还需进一步探究及解决，以促进档案管理机制越来越健全。
参考文献
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[2]王翠红.实施档案数字化管理的几点思考[J].档案管理，2013(5)：90.
竣工档案范文3
军工固定资产投资项目特点
1.项目投资规模大、建设难度大
军工固定资产投资项目一般投资规模较大，建设内容包括建安工程、工艺设备等，其中工艺设备多为非标定制，技术指标国内领先，项目管理实施难度大，项目档案管理压力大。
2.项目档案管理周期长
军工固定资产投资项目建设周期一般至少2～3年，加上前期立项论证与后期项目竣工验收，项目档案管理周期一般至少在5～6年，时间跨度长。加之无论是项目管理人员或是档案管理人员均可能发生变更，各项管理要求如单项验收程序、档案管理标准等，也可能发生变化，这些都不同程度增加了管理难度。
3.项目档案涉及专业覆盖广
单纯从管理角度来看，军工固定资产投资项目涉及项目管理、安全性评价、环境影响评价、职业病危害防控评价、财务管理等方面。项目实施则涉及建安工程、工艺设备研制、特种设备管理等，整个项目涉及的行业广、专业多，各项管理要求、标准规范多。这使档案收集、档案审查更具复杂性和专业性，对档案管理人员提出了更高的业务水平要求，对其所需的知识面要求更为广泛。
4.项目档案管理标准严格
军工固定资产投资项目档案工作，需要参照《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》执行，档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。项目竣工验收需要对项目的执行过程是否规范、是否满足建设目标进行评价，这在很大程度上需要专家通过查询项目档案完成。因此，固定资产投资项目对文件资料的系统性、全面性、完整性要求更高。档案部门必须严格遵照执行，以确保项目档案完整、真实、安全、可用。
档案管理存在问题
1.档案部门参与项目前期论证不足
军工固定资产投资项目立项论证多由项目管理部门组织技术部门完成，前期档案部门并未介入。以工艺设备方案为例，技术部门更多从功能组成考虑，因此，技术人员设计的工艺设备台（套）表可能会与设备管理要求、档案组卷要求有所差别。这样会导致实施完成后给后期固定资产管理、档案整理带来不利影响。从档案组卷来看，整个项目的仪器设备档案组卷标准不统一、显得较为混乱。
2.档案部门介入项目管理深度不够
档案部门介入固定资产投资项目管理一般是在项目获得上级初步设计批复之后或工艺设备实施阶段，而此前立项、可行性研究等阶段参与较少；对安全性评价、环境影响评价、职业病危害防控评价等单项进展了解更少；介入建安工程管理则要等到竣工验收阶段，对项目总体进展了解不够，档案工作不能随项目进展同步开展。同时，档案部门对项目参与部门归档情况检查指导力度不够，对设备交付验收等关键节点把控力度不够，立档部门往往在项目竣工财务结算审计前才完成收集工作，档案部门审查、整理时间有限，无法保证档案完整性和真实性。
有效管理措施
1.提高思想认识，变被动为主动军工固定资产投资项目是国防科技工业能力提升的重要措施之一，其建设成果代表了国家的科研试验水平。档案部门要贯彻落实总书记对档案工作的重要指示精神，肩负起将各领域的奋斗历史记录好、留存好的重要责任，积极向单位党委汇报档案工作，将其纳入党委专项研究事项。单位党委要组织各党支部学重要指示精神，提高对档案工作重要性的认识，使做好项目档案管理工作成为各部门的自觉行为，变被动为主动，变坐等收集为主动收集。
2.落实档案工作主体责任、从源头提高档案质量
一是制定档案管理办法，明确各类人员档案管理职责。根据《建设项目档案管理规范》等国家有关标准，按照综合类、基建类、设备仪器类、特殊载体类等对归档材料进行收集、整理和分类。为进一步明确档案工作职责及整理要求，可制定专门的固定资产投资项目档案管理办法，对参与部门的档案工作职责进行明确，制定各类文件收集清单，明确归档要求、保管期限等，使项目档案从形成之初便由专人管理，确保项目档案管理工作制度化、标准化和程序化。二是各司其职，把好各级审查关。各部门根据档案管理职责分工，在收集、归档过程中严格审查档案。一方面，能够及时发现问题并加以解决，另一方面，也可以使其对档案管理要求理解更加深刻，促进在后续工作中更加严格落实档案管理要求，从源头提高档案质量（如表所示）。
3.深入参与项目实施，加强过程管控
一是项目立项之初就进行档案工作策划。立项之初，档案部门应完成档案工作整体策划，包括明确档案责任人体系、各类整理标准（特别是建安工程施工资料的整理标准）、组卷策划、档案检查节点等，作为项目档案工作开展的依据。二是合同签订前参与合同条款审查、明确文件交付要求。档案部门应参与招标文件、技术协议、合同等审查，合同条款中应明确文件材料形成要求、交付内容、质量要求、整理标准、交付套数、交付时间、违约责任等，与验收款、工程尾款等挂钩，通过经济制约手段将档案管控措施从项目管理的末端(项目验收、结算支付)向前端(招投标、合同执行)延伸，在法律上形成约束。三是跟踪项目建设进度，档案工作与项目建设工作同步开展。在项目立项、可行性研究、初步设计、实施、单项验收等各个阶段，档案部门要做好对项目参与部门文件材料收集的业务指导，特别提醒可能遗漏的各项评审专家意见（手写原件）、意见落实情况表、上报请示材料，外单位移交的各类专项报告等，使得项目档案文件管理工作与项目建设同步进行，及时发现缺失的文件材料并及时进行补救，确保项目档案的完整归集。四是制定工艺设备外协技术文件编制规范。项目工艺设备外协厂家较多，不同厂家编制文件粗细程度不一，文件签署层级不一，文件格式大相径庭，对于同一项目而言，显得较为凌乱，且不好把控审查标准。因此，档案部门可与标准化部门联合，制定工艺设备技术文件编制规范，规定文件封面、文件名称编制、字体字号、图表编排、打印装订、签署盖章等要求，由项目管理部门在签订合同时提交给外协厂家，以便交付文件资料实现标准化、样式统一，更加符合归档要求。五是参与工艺设备验收、基建工程四方验收，对移交资料进行审查。验收前，外协方或承建方应将资料提交至档案部门进行审查；对于未提交验收资料或不符合档案验收标准的，档案部门不出具档案审查意见；验收会议应邀请档案部门参加，听取档案审查意见。在合同付款审批流程中增加档案部门会签环节，未通过档案部门审查的，不予支付相关验收节点款项，从而提高合作相关方按标准移交资料的积极主动性。
4.加强学习培训，提升业务能力水平
竣工档案范文4
关键词：城区农民联建房档案;问题分析;策略探析
城区农民联建房档案是城区农民群众自行施工或雇佣他人施工、以集体形式建造房屋的过程中，形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的文件材料，它真实地反映了城区农民联建房建设的全部过程，是农民群众今后对房屋进行检查、维修、管理、改扩建的重要技术依据，也是追究房屋工程质量责任的重要凭证。随着城区农民联建房数量不断增多，城区农民联建房档案在整个建设工程中发挥着越来越重要的作用。当前，城区农民联建房工程所涉及的相关单位要以对人民群众生命财产安全高度负责的责任心和使命感做好档案管理。
1问题分析
目前城区农民联建房档案管理最大的问题是档案的完整性得不到保障。一是审批材料缺失现象严重。城区农民联建房都是集体联建的，审批建房时以每个村每小队为单位，有的小队委托某个村民进行审批办理，在相关单位办理完建房审批手续形成的文件材料即由该人自行保管，这就造成审批材料管理分散；囿于保管人员缺乏管好审批材料的意识，或缺乏必要的档案管理业务知识；或在审批结束后没有留下审批资料，或因没有妥善保管审批材料造成材料损毁。二是没有形成专项验收材料。按照相关规定，房屋验收由参建主体（如设计单位、勘察单位、建设单位、监理单位、施工单位）完成，质量监督站监督验收程序的合法性。而城区农民联建房在建设过程中只进行前期审批并形成文件材料，完工后却没有进行各专项验收，这就导致有环评报告与审批意见、无环保验收表；有防雷检测费用收据、无防雷验收意见等。这是因为相关责任部门没有及时督促农民群众办理专项验收手续，农民群众不知道还需要进行专项验收、不知道需要形成并保存好专项验收资料。此外，有些农民群众没有按照规划设计要求建房，如超层建房或超高建房，导致相关单位无法验收，自然不能形成验收材料，这不利于房屋日后的维修或改扩建。三是没有形成竣工资料。不少农民群众房屋产权意识淡薄，错误地认为自己建的房屋自己住，无须办理相关权证，在联建房工程完工后直接入住，没有接受竣工验收，自然没有形成竣工资料。竣工资料的缺失，会给日后办理权证带来麻烦。
2对策探讨
2.1加强业务指导，实现档案统一保管
其一，档案部门要加强档案管理指导，提高农民群众档案意识；还要实现档案集中统一管理，形成由建设部门档案室统一保管城区农民联建房档案并提供利用的管理机制。具体来说，档案部门要及时介入进来，到工程现场做好指导与检查工作。如，直接联系建房负责人，告知他们在工程建设中需要形成的哪些文件材料以及如何整理、保管、归档等；检查施工过程中各责任方是否同步形成文件材料，防止施工单位等资料员工程结束后再补齐资料的现象发生，保障档案的完整性。其二，村委会要切实承担起相应的工作职责，配合档案部门做好档案管理。以龙泉市剑池街道水南村龙山苑安置房工程为例，由于村干部非常重视档案的收集与保管，工程项目建设前审批、建设过程中及工程完工后各阶段所形成的文件材料齐全、完整且得到妥善保管，工程顺利通过市建设局验收，档案移交至市建设局档案室统一保管。
2.2重视专项验收，形成专项验收材料
相关责任部门要重视专项验收工作，及时对符合各项验收条件的工程进行专项验收，并指导农民群众按要求办理各专项验收手续，将防雷验收意见、环保验收表、规划核实确认书等专项验收材料保存好。如，龙泉市建设部门已制定出台相关规定，要求对已建成并入住的城区农民联建房进行联合验收。
2.3组织竣工验收，形成竣工档案
竣工档案范文5
关键词：电力企业；项目档案管理；质量
电力企业建设工程项目档案，是在工程建设期间包括勘测设计阶段、施工建设阶段到竣工验收全过程管理中形成，具有保存和利用价值的文件材料，是工程建设的过程记录，也是项目建设、后期的设备运行、维护、改造不可或缺的原始依据。基建工程项目档案记录了工程建设过程及建成后的真实面貌。做好基建工程项目档案的管理，对于企业的长足发展有着重大作用。笔者结合广东惠来电厂建设工程档案管理和自身工作实际，浅谈如何完善电力企业工程建设项目档案的方法。
一、建立健全制度及组织网络信息体系，以合同作为档案管理的约束点，做好项目档案前端控制
1.领导重视、健全机构，前期制度及工作网络图的建立
厂领导在重视基建工程建设进度、质量和成本的同时，对于基建工程项目档案的建立与管理也十分重视，充分认识到基建工程项目档案达标对于建设、运行并申报优质工程的重要性，在开工建设前，就确立了“确保通过达标投产验收、争取档案管理优秀等级”的档案管理工作目标，与打造优质工程的目标同步。确立以“总经理全面负责、基建副总经理负责档案管理工作”的领导责任制，将基建工程项目档案的建立与管理纳入公司分管领导工作的重要议事日程。在基建前期成立基建文件中心，配备专业的档案工作人员，在各参建单位进厂的同时，要求各参建单位配备专业的档案专职人员，总包单位建立文件中心，从而建立以建设单位基建文件中心为核心，工程部、计划合同部、监理、各参建单位等联合组成的建设项目档案管理工作网络图。文件中心先后制定了《档案工作总体规划与实施措施》《工程流通文件管理制度》《移交资料总目录》《项目档案归档管理制度》《基建项目档案管理网络及管理职责》等一系列项目档案管理制度，及时组织各参建单位学习文件，并下发到各参建单位，让参建单位档案管理人员开展工作有据可依，明确项目档案具体收集和归档什么、如何收集和归档、收集的标准是什么等一系列要求，确保了对整个项目档案的前端控制。
2.确保对前期文件的收集整理
工程前期文件是工程建设的依据性文件材料，指的是工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料，是工程建设核准工作的依据。为保证前期文件的齐全与完整归档，基建文件中心对照项目的进展情况，加强与工程部、计划合同部的沟通，对前期文件及时收集及整理，发现有缺件等问题及时反馈并解决。
3.将档案工作纳入合同管理
将项目档案文件材料收集、整理和归档工作列入设计、施工合同管理中，明确要求参建单位对文件资料必须按质、按期移交归档，档案移交要经过档案管理部门验收并签署确认，并设置工程款比例质保金。工程进度款的交付同样要经过基建文件管理部门签名确认，以此作为工程结算的考核依据之一。这些举措的实施，使得项目档案管理工作有据可依，切实增强了对参建单位配合文件材料及档案管理工作的约束性。
二、加强项目档案工作文件交接和信息沟通，项目工程建设进度与项目档案工作同步进行，落实项目档案过程把控
项目档案工作与项目建设同步进行是做好项目档案的重要方法，基建文件中心按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性；项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合上述《规范》及《科学技术档案案卷构成的一般要求》。
1.加强内部控制
(1)工程流通文件是指产生于项目建设全过程，流通于建设、勘察、设计、施工、监理和设备供应单位之间，与工程建设有关的文件材料。为加强对这些文件的管理，基建文件中心制定了“三一两面”的管理原则，即“管理统一、质量第一、用户第一、面向工程、面向生产”，根据建设工程进度要求，及时对各类技术文件和图文信息进行发送和处理，为工程建设提供准确的技术文件和图文信息。(2)对前期招投标文件及合同文件的把控，基建文件中心与公司计划合同部保持密切联系与沟通，掌握招投标及合同签订情况，对已完成的招投标及合同，及时联系办理移交，并分类登记保管。(3)对竣工图前期的把控，自工程建设伊始，文件中心结合自身实际情况，根据《电力工程竣工图文件编制规定》的有关规定拟定竣工图编制要求，并积极与设计单位沟通。为保证竣工图质量，基建文件中心在竣工图印制前就与设计单位一起就竣工图编制深度、竣工图折叠方式、竣工图章等系列问题进行协商，保证了其质量。(4)加强建设工程档案信息化的建设。基建档案文件中心配备基建档案管理软件系统，进行借还、分发、存储、归档等管理，同时实现纸质档案与电子版同步归档。先进的软件系统和良好的硬件设施使基建文件中心成为一个全新的综合信息储备中心，对档案管理的工作效率与信息化水平起到了强大的推动作用。
2.加强外部控制
(1)严格要求施工技术文件的把控和管理。工程部专工和档案管理人员根据工程建设时间节点，按照《火电建设项目文件收集及档案整理规范》要求，进行监督检查和资料验收。档案工作人员对工程档案实行过程融入的工作方法，采取填写《单位工程竣工文件验收记录表》等形式，从案卷的形成至目录的填写，从图纸的折叠至页码的编制，均严格要求参建单位，以确保档案的准确性。(2)以点带面。为保证施工技术文件归档齐全、完整，对各参建单位档案质量标准统一，施工技术文件的收集与归档按照单位工程来移交，推行“样板工程”归档移交方法，由基建文件中心按照施工进度，将早期竣工的单位工程档案中，选取一个符合档案要求、案卷质量高的单位工程案卷作为“样板工程”，将“样板工程”档案推广到施工全现场，使各参建单位对于归档的具体要求有了更加直观的认识。同时，在每个单位工程的竣工资料收集齐全后，要求参建单位进行严格的自检，自查后立卷单位再会同监理、业主共同验收签证，验收合格后才允许进行组卷装订，使竣工资料整理与施工同步进行。(3)充分发挥监理的监管作用。秉承“小业主、大监理”的理念，发挥监理在工程档案管理中的作用。监理入场后，与监理共同制定项目建设各类表单，让全现场统一表单，监理组织并主持召开图纸审查会、工程协调会、文件材料收集整理会等各类会议，促进了工程档案的管理。
三、严把工程建设项目档案竣工验收关
工程建设项目档案竣工验收阶段是检验过程把控成效，确保项目档案齐全完整和规范的关键阶段，应当切实抓紧抓好。在建设工程竣工阶段，各参建单位施工技术文件的移交管理十分重要。基建文件中心根据项目施工进度，要求各参建单位竣工资料整理与施工同步，通过检查参建单位项目文件收集、归档及整理情况，提出问题，并汇总整改要求，确保移交单位工程的合格档案，实现竣工档案按合同及达标要求在整套启动试运行验收移交生产后45天内移交完毕。竣工图整理与归档工作是建设工程竣工档案的重头戏，通过前期竣工图的一系列把控措施后，在验收阶段首先由设计单位印制白图，之后组织各专业专工与施工单位、监理单位一起会审，查看竣工图的修改有没有到位，是否跟现场一致，将检查意见汇总交设计院进行修改，在经过专业会审后监理单位和施工单位共同签署竣工图章，确保竣工图的真实、准确和有效。惠来电厂通过上述一系列把控措施，工程建设项目档案管理工作取得了显著成效，其项目档案分别于2008年和2012年荣获“广东重大建设项目金册奖”，2012年，惠来电厂一期1、2号机组工程建设项目档案荣获“第一批全国建设项目档案管理示范工程”荣誉称号。该厂的实践经验和工作成果为同类型电力企业建设工程档案管理起到了重要的借鉴和促进作用。
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竣工档案范文6
关键词：文件包；火电机组；建设项目；重要性
引言
在社会经济高速发展的推动下，电力能源的需求量在各个领域得到了较大的提升，火电机组建设项目也随之不断增加，同时也推动动了火电建设事业的快速发展。为了加快火电机组建设项目的施工进展速度，很多火电机组建设项目在进行核准工作的同时就已经开始进行基础性的建设。工程从施工到竣工跨度大，历经时间长，档案涉及面广，给工程档案的收集整理及其管理工作带来较大难度。因此，基建工程开始时，档案工作就要介入，并且在整个施工过程中，都要适时做好档案的收集、管理工作。文件包制度就是对此现状进行优化管理的一种很好的选择，因此，如何优质、高效地实现文件包制度在火电机组建设工程档案管理工作中的贯彻实施成为一个关键问题。
一、“文件包”概念的提出及涵义
1.“文件包”概念的提出
火电机组建设2002年前施工文件是以文件材料种类组卷，一个单位工程的资料分散到几个甚至十几个卷册中，不便于利用。2002年开始以单位工程来组卷。为收齐并及时移交施工文件资料，提出文件包制度，以单位工程为单位收集资料，将每个单位工程涉及的所有文件资料按一定的顺序放在一起进行打包，保证单位工程结束后资料能及时组卷移交。
2.“文件包”的涵义
文件包制度主要运用在建设项目施工前的准备阶段、开工之后的施工阶段以及施工结束之后的竣工验收阶段这三个关键时期。文件包的打包对象主要包括这三个阶段中的各种施工材料、施工机械设备、施工所用到的各种产品的类别和合格证及其检验证书等，同时还包括建设工程项目中的各种施工技术文件、各个环节所涉及到到施工数据记录信息资料以及验收签证资料等。与建设项目相关的所有需要打包处理的资料文件都要按照严格的格式以及形式要求进行整理、分类，并装入指定的文件盒当中，文件盒中的文件、资料必须符合档案管理中文件的质量要求。文件包制度是工程建设领域适应社会经济发展的一个必然产物。“文件包”是为了便于工程建设项目各项档案资料信息进行科学、高效管理而专门量身定制的一种档案管理工作模式。在工程建设项目施工前、施工中以及施工后的各个阶段对各种档案信息进行规范化、标准化、科学化管理的一种手段与方法。这种方法可以有效避免以往传统的建设项目档案管理工作中档案资料信息的疏漏与不齐全的弊端，有效保证了工程建设项目各种档案信息资料的完整性、齐全性以及精准性等。同时还可以实现各种施工过程中所使用到的施工技术文件满足高质量归档的要求，并在高质量标准的要求下进行妥善保管，实现工程建设项目竣工之后档案文件的及时整理与移交。基于文件包制度的建设项目施工档案管理打破了传统的建设项目施工档案由生产部门进行分类收集、保管的管理模式。传统的建设项目档案管理模式其各个阶段和环节的档案资料收集方式比较分散，并且各种档案资料信息之间的关联性被打破。再加上传统的档案管理人员的专业性比较欠缺，不少都不是专业对口的档案管理人员，因此，在进行各种档案信息资料的组卷过程当中很容易出现大流水的不良现象。“文件包”档案资料信息的收集是按照单位工程来进行分类的，各种档案信息资料的收集与建设项目的进展程度时刻保持同步，各种档案信息文件资料之间时刻保持着密切的关联，确保所有重要的档案信息资料都能够实现毫无疏漏，万无一失。每一个独立的建设工程项目资料从项目的申请阶段到施工阶段、再到项目竣工的验收阶段的收集、整理，最终都归档到一个“文件包”当中。每一个“文件包”都安排专人进行负责管理，每一个施工技术人员既要负责施工技术管理，同时还要负责施工技术档案的管理工作，确保每一个建设项目工程竣工以后，整个工程项目的全部档案资料信息都能够跟随“文件包”同时移交到档案资料室。“文件包”在向档案资料室移交的过程当中，必须严格按照已经规定好的目录格式、扉页和隔页纸等进行统一整理，然后再提交到质量科进行检验对档案信息资料的完整性、齐全性以及真实性等进行严格的检验，再由档案资料审核人员对档案信息资料的归档要求进行严格审核，符合归档要求的“文件包”就由档案室保存为工程竣工档案。“文件包”是建设工程项目竣工档案的基础，这种“文件包”大大提高了建设项目工程施工档案管理的便利性、完整性以及全面性等。对于电力机组工程建设项目来说，在组卷的过程当中可以有效确保“文件包”资料信息的齐全性、规范性、完整性以及分类的精准性等，可以有效按照电力机组建设项目的施工要求进行组卷与分类归档及管理，在“文件包”档案资料中隔页纸之间的档案资料可以进行直接组卷。基于文件包制度下的建设项目工程档案管理以单独的单位工程档案信息资料作“文件包”作为基础竣工档案资料进行组卷，档案案卷的题目清晰、简洁、明了，和传统的建设项目档案管理工作相比在组卷方面节省了大量的时间，而且有效避免了以往档案资料的追踪、补充造成的时间浪费，真正做到了项目档案管理“四同步”。
二、在火电机组建设项目档案管理中执行文件包制度的重要性
1.火电机组项目施工文件不仅是建设项目各项工作的重要依据和项目建设过程中各种检查的重要内容，也是保证工程质量和各单位承担相应责任的依据，同时，它能真实反映竣工后电厂运行、设备维护和改扩建的需要，是设备检修的重要参考依据。所以施工文件要齐全、完整、准确，而严格执行文件包制度是达到这个要求的必要保障。2.建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备、监理及竣工验收全过程中形成大量的文字、图表、声像等形式文件，立项、审批、招投标、勘察、设计、生产准备及竣工验收由建设单位负责收集、整理，形成的文件按阶段、种类组卷，每种材料所含的文件有限，容易及时收集和移交。而施工文件和有关监理文件是由施工单位负责收集、整理、移交，从开始建设到竣工后移交，涉及内容信息量大，形成的档案材料种类和数量繁多，涉及到多个单位工程，每个单位工程又包含若干分部、分项工程，涉及开竣工审批、各项验收、措施方案及交底、材料质保书、变更单、各项施工记录等大量文件材料。档案材料形成单位多，跨度大，时间长，有的历经多年，如不执行文件包制度，不仅文件材料极易流失，而且工程竣工时大量的档案材料无法分类归到对应的单位工程。3.火电机组建设单位工程项目划分的原则不是以参建单位划分，而是基本以具有独立生产（使用）功能或独立施工条件的建筑物或构筑物进行划分的。一个单位工程往往有多个施工单位，也就形成了各自的文件材料。如不执行文件包制度，各自保管自己形成的材料，在施工过程中就无法检查文件材料的完整性，竣工文件材料组卷时会出现案卷题名不清晰、不明确，投产后查找档案只能按单位工程查找，而不是按参建单位查找，这样很不利于档案的利用。只有执行文件包制度，才能保证每个单位工程参建单位在单位工程文件包卷内目录中列出单位工程的详细材料清单，其他单位施工形成的材料目录中也相应注明，这样在工程进行过程中，随时能检查到所有内容，并且核验单位工程文件材料是否齐全、完整，发现问题，及时整改，保证到竣工时能及时、完整地汇总整理出单位工程竣工文件。4.火电机组项目从开始施工到竣工，整个工程时间长、跨度大，施工单位专业人员流动大，施工过程中人员经常变化，如不执行文件包制度，各人保管各人的资料，人员调走时又不经过资料移交审核，就会造成施工文件遗失、不完全、无法找到原件等不利情况。工程投产后，许多专业人员常常会被调到其他工程，现场往往只有少数人整理档案，如未执行文件包，根本无法完成档案资料的整理、移交工作。5.根据相关规定，火电机组建设项目档案要求与工程同步，工程竣工时档案也要完成移交。每个单位工程竣工后三个月内要完成编目、组卷、审核、装订、移交，而此时现场还有大量其他工程施工，专业人员离不开现场，没有充足的时间整理已完成的单位工程项目档案。如果平时严格执行文件包制度，此时只要汇总交给其他人或档案人员整理，就能按时移交。根据规定，机组移交生产试运行45天内，施工单位、监理单位要将所有施工文件、监理文件按档案要求编目、组卷，经审核符合要求后装订成册移交建设单位。面对时间紧迫、人员不足的问题，要顺利完成档案文件移交的任务的确难度很大。如果此前一直严格执行文件包管理，在办理移交时只要做好汇总、排列顺序、按规则分册和按档案要求编目、整理，就能按时完成移交工作。如未执行文件包制度，在工程竣工后要将分散在各部门的文件材料马上收齐，将会困难重重，因为文件材料分散，有些遗失，很难按时和保证质量地完成移交。
三、及时制订文件包制度，确保工程档案收集齐全
由于火电机组项目建设时间长，跨度大，在工程开始时，根据国家能源局的《火电建设项目文件收集及档案整理规范》，制定文件包。制度中包含了形成的文件材料要求、内容、格式、表式；也包含指定哪些文件按种类组卷、哪些文件由形成部门组卷，以及在文件包中存放这些文件材料的登记表等内容。卷内目录中列出文件包内容，技术人员只需按目录将已形成的文件材料放入文件包中，不同内容之间用隔页纸，方便材料的插入、查找以及完整性检查，这样不易缺少文件，并且保证放入的材料质量符合文件包制度要求，不符合的随时整改。每个单位工程指定技术人员保管文件包，单位工程施工文件实行集中保管，保证文件材料不易遗失。从而做到除档案人员管理档案外，技术人员平时注意文件材料的收集。有些文件涉及多个单位工程的，原件放一个单位工程，其它单位工程放复印件，并注明原件在哪个单位工程。原材料、成品混凝土质保书、变更单、材料代用单、图纸、计量器具等，按专业、种类组卷，由相关部门负责保管、组卷、移交，文件包中放这些材料的登记表，登记表在施工过程中及时登记，填好内容、编号、单位等登记表内容，保证单位工程涉及的文件材料能追溯到，这样也避免重复归档，避免不必要的浪费，节约用纸。
四、强化文件包管理，确保工程档案质量
一是工程开始时档案人员及时介入，及时制定文件包制度，全程参与，及时发现问题，及时整改。二是建设单位质监站人员应包括档案人员。在工程每个阶段检查时，档案人员要认真检查施工单位文件包，核对文件包内容是否齐全，文件材料质量是否符合要求，登记表是否及时登记，专业人员检查相关的验收、试验报告、施工记录是否齐全、完整，变更内容是否在图纸上标注，变更、联系单、整改单等已完成的内容需闭环的是否闭环，发现问题及时提出整改，以免工程结束时负责的技术人员已调离，无法补救，从而在过程中保证文件材料的齐全、完整、准确，也提高了竣工图编制的进度和准确性。三是运用现代化手段管理文件包。文件包中形成的档案材料信息及时登录到档案管理系统，同时将有关电子文件、照片挂到系统中，技术人员和档案人员都能随时掌握到文件包的情况，在检查中也能及时发现问题，及时整改，保证了文件材料质量符合要求。四是工程竣工的同时档案完结验收。施工单位每个单位工程在竣工时移交文件包，移交的文件包经过相关人员审核签字后移交档案室，最后由档案人员装订移交建设单位。文件包不符合要求的工程不能竣工。五是施工单位每个单位工程文件包要指定专人保管。及时补充，及时收集。由于施工、监理单位人员流动频繁，在人员流动时将文件包移交到指定人员后方可调离，保证施工文件不丢失，保质保量移交。六是在工程施工过程以及各种检查中，文件包材料查找频繁，要做到随时查阅、随时归到文件包中，保证材料不丢失。
五、结语
综上所述，文件包是火电机组建设项目档案管理工作提前介入、全程跟踪、及时完整地收集施工各门类档案的有效方法，是项目施工档案齐全、完整、准确的保障，也是工程竣工后施工档案及时移交建设单位的保证。同时，文件包也提高了项目建设过程中工作的效率，保证了工程进程中各项工作的顺利开展。
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竣工档案范文7
关键词：工程档案;建设项目;档案管理;管理制度
1存在的问题及解决对策
重点工程建设项目的档案是工程建设的真实记录与质量鉴定的重要依据。当前，由于一些施工单位城建档案的整体意识不强，并且严重存在着只关注工程建设却忽视档案管理的情况；只注重眼前的效益，却忽视了长远的效益；注重新闻媒体的宣传效果，缺乏存档的意识；注重文字材料的形成，却忽视了声像档案的收集和保管，这样将会造成部分档案资料散存最终导致遗失。施工单位的工程管理人员一般都是由临时人员所组成，当中有着较强的阶段性和流动性。临时的工程单位和工作人员将造成工程项目文件材料收集不齐与整理不规范。所以，要想解决临时性问题，选配办公人员时要选择有着城建档案专业技术的人员，并建立工程管理制度时要建立档案管理制度，而且要布置和检查工作时要注重检查档案工作。施工单位临时性选好了人员，从而忽略了项目档案管理人员的培训工作。在各个施工企业的工程管理人员是非常注重工程技术人员的技术水平，在选用高级工程技术人员时，就不会聘用中级或者初级的工程技术人员，很多都是大专或者本科学历的人员，一般来说文化层次较高，但是却没有城建档案工作的经验，没有经过培训与专业技术的人员。所以，一些施工单位对档案工作也注入很大的精力，一些档案人员也不断的努力，但是都在凭着感觉工作，其工作成果可想而知也就没有那么完美，很多地方都是不专业不符合规范要求的。由于工程项目有着很大的临时性，这也决定了其不可能对担负档案工作的档案人员进行较长时间的培训工作，因此，要选用现成的档案专业人员来作为解决问题的主要对策。当然，这不是排斥对档案人员短期的强化培训工作，在没有非常专业的档案管理人员的前提下，更要重视对档案管理人员的培训工作。并且还要派送档案管理人员到相关部门进行专业的培训，从而使得档案管理人员能够很好的做好档案管理工作。
2提升重点建设项目档案管理水平的措施
2.1提前介入，分类指导
根据不同项目的特点，来采用不同样式的服务方式，前期介入要做到分门别类。并且按照文件材料形成与工程进度的特点，要从工程建设的开始就要选好专人来负责即时文件材料收集的工作，从而做到档案管理和工程建设保持同步。
2.2强化过程管理和服务
在工程项目开始前和进行施工后以及竣工验收等环节都是要对其进行工程严格的控制，从而来保障施工过程与竣工后的结果保持统一。在一些重点工程开工建设的前期，要将工程竣工档案的质量要求传达到相关的施工单位，并在一些重点工程的建设过程当中，要做到主动到施工现场对施工与监理单位如何编制工程竣工档案进行相关的指导工作。
2.3加大档案信息资源开发力度
做好重点工程项目档案的培训工作，而且要有效结合重点工程建设项目的特点，不断加强对建设和施工以及监理单位档案管理人员的培训工作，培训的内容要具有针对性和可操作性，并且要进行现场操作的示范与现场答疑工作。
2.4保证档案完整、准确、系统
重点建设项目要从立项开始到勘测与设计到施工以及竣工验收等建设全过程的档案都要进行严格的控制，要对档案的完整性做到很好的保障。同时，要不断加强档案管理的硬件建设，配置一些必要的档案办公和各种保护设施，从而使得重点工程建设项目档案得到很好的安全保管。
2.5同步归档
随着我国工程建档案现代化和信息化的不断进步，除了完整的纸质档案，声像和电子档案也在不断的进行。目前，很多重点工程建设项目的建设单位与施工单位以及监理单位都有具体的管理人员，并建立档案管理部门，健全档案管理制度，并且不断加大档案现代化与信息化建设的投入。
2.6做好竣工图的积累和编制工作
竣工图是工程建设当中图实相符的重要依据，竣工图有着法律效率和凭证的作用。要严格检查施工单位要按照国家的相关规定来编制竣工图。在竣工验收时要重点检查竣工图的整体质量，是否和设计变更与工程联系单所修改的一致，要严禁不真实编制竣工图的情况出现。随着一些重点工程建设项目的迅速发展，在城市建设方面，实施了许多城市供水和道路以及桥梁等工程项目，这将在很大程度上提高了城市的整体形象。档案和史册都是代表着建设人员的辛苦劳动与智慧。档案工作在为重点项目建设与发展当中将起到非常大的作用，并受到人们的广泛关注，档案人员要把握好机遇，坚持依法加强对重点建设项目档案工作的监管，从而确保重点建设项目档案工作与建设项目快速发展，使得档案工作为重点项目建设与发展起到非常大的作用。
3结语
综上所述，重点工程建设项目档案很好的体现出了工程项目的实际情况，档案管理工作是工程项目管理当中至关重要的工作，是对历史负责，为现实服务的工作。因此，这就是需要不断加强档案管理的基础工作，对档案资料进行合理的管理及开发利用，从而更好的促进档案管理水平的提高，来实现重点工程建设项目档案工作的价值，也为企业的长期发展提供重要的依据。
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竣工档案范文8
油田产能建设项目档案是油田建设档案中的重中之重，它对于油田的生产、建设以及经营管理都有着至关重要的作用和价值，不仅关系到当前油田建设的发展，同时关系到未来油田建设的发展，其重要性不言而喻。但是，当前大量参与油田建设的施工队伍所产生的竣工档案在质量上良莠不齐，仍然存在着诸多问题有待解决，这些问题同时也严重制约了当前油田工作的顺利开展。下文针对当前油田产能建设项目档案管理中存在的问题进行了一系列的阐述与讨论，并提出了应对措施，以供参考。
二、油田产能建设项目档案管理存在的问题
1、管理责任落实不到位。
在许多油田产能建设项目中，针对油田产能建设项目大多会成立一个专门部门，由专门领导来负责管理工程竣工资料，虽然有岗位职责，但是却不够明确、细化。在管理中，容易出现对于竣工资料审核不严的情况，有时仅仅作为一种形式而存在，甚至出现允许他人代签的情况，这样就导致许多问题得不到及时有效的处理，建设施工单位不能有效保证按期归档，对这样就会对结算进度造成影响。出现这样的问题主要是管理责任方面的缺失所引发的，最终影响竣工资料的质量。
2、存在代签和造假现象。
目前，在一些油田产能建设施工单位对于竣工资料认识匮乏，导致了一些公司制作竣工资料，是请其他单位代为制作的来应付了事。从最开始的资料收集到最终的代办结算手续都全权由一些公司，更有甚者通过私下刻项目组、监理单位的公章，模仿相关负责人的签字，这样就对竣工资料的真实性、准确性造成了一定的影响，严重损害了公司利益。
3、项目建设与资料管理工作不同步。
当前在档案管理中还存在一个较为严重的问题即工程建设进度等方面与资料归档不同步，受一些施工项目赶进度的情况影响，导致一些新成立、新组建单位的项目组对档案方面的相关规定不够熟悉，这样就很容易出现资料更新、跟进不够及时，或者资料晚于规定时间上交的现象。计算结束后，相关的建设施工单位就会对资料的整理、收集失去兴趣，因而出现资料归档效率低下，有些施工单位甚至出现结算前突击进行资料的弥补工作。由于施工队伍素质差异大、分工不清以及重视度不够等原因，导致在结算前突击补资料的现象，这样的资料根本无法真实反映建设情况，导致工程项目无质量保障。
三、应采取的对策
1、实行签名备案制，落实责任。
记录好工程施工现场各项资料，对于现场施工各项记录需要确保资料真实性和准确性，在对施工资料整理、报检、审核等各个环节要做到严格的把关。所以，为了保证工程竣工资料的真实与准确，要求相关负责人在竣工资料管理中实行“签名备案制”，严禁一切造假行为的出现。在工程竣工时，所有相关的工程档案都需由相关主管与资料员进行审核签字，明确责任，真正做到谁签字、谁负责，保证竣工档案的真实与准确，最终提升档案质量。此外，由于项目施工队伍多，涉及的利益主体多，很容易导致泄密等问题的出现，因此必须注意保证地质勘查以及施工图纸等材料的保密。针对这个问题，施工队伍与石油公司通过签订保密协议来确保材料的保密性，以防泄密情况的出现，从而保障油田公司的利益。
2、纳入合同管理，实现项目全过程控制。
为展现档案部门的权威性，应当设立竣工档案的专项验收项目。项目组在签订相关协议/合同时，应当将工程竣工资料的归档要求明确设立于协议/合同之中，同时按照相关建设项目档案管理的法律法规将档案的归档范围纳入协议/合同附件中，从而明确相关建设项目的档案范围和责任。此外，为了保障竣工档案的归档率，应当将竣工档案管理纳入到项目经理的绩效考核中，使其真正成为项目管理的硬性指标和任务。与此同时，竣工资料的汇交台账的建立也是十分必要的，它可以记录整个工程的所有必要内容，并将其随竣工档案一起汇交归档，同时它也成为油田档案主管部门年终及年底竣工资料验收的检点，实现了对于项目档案的全过程控制。
3、健全制度，狠抓落实。
